制約期刊效用的因素雖然是多方面的,但期刊管理是其中的主要因素之一,而能否做好期刊的著錄、目錄的組織、排放與標引、宣傳及導讀工作,又是其中的關鍵,特別是外文更名期刊這一部分,因為它所占的比例高,且容易遺漏、疏忽.這就要求期刊工作人員要有崇高的敬業精神.只有這樣,外文更名期刊所報道的文獻,信息才能得到充分的利用.更名的具體情況可歸納為以下幾種:
1.做好更名期刊的著錄
在外文期刊更名范圍大、頻率高的情況下,必須建立完整的目錄體系.特別注意收集與著錄期刊的沿革情況,如更名的年份、卷號、期數、版本變化及更名的原因,這在信息網絡化的今天顯得特別重要.化學化工期刊更名前絕大部分事先沒有聲明,有的更名后也沒有及時向訂戶和讀者報道.化學工作者雖然能從美國化學文摘來源索引(《Chemical Abstracts Service Source Index》)中查到詳細的沿革,但該索引5年才出版一次.即使美國化學文摘(Chemical Abstracts)有所說明,但也要滯后期刊幾個月.所以期刊工作者一旦收到更名刊,須速核對期刊號,并及時向讀者通告.在我國如今還沒有正式的外文連續出版物著錄標準的情況下,可參照中文連續出版物的著錄規則,規范地做好新刊名的著錄,并且在原刊名及其ISSN中予以注明.如例1,有6種刊名,必須在每張目錄中注明其先前出版物的刊名及其后繼刊名,使每種目錄都注有完整的沿革.
2.做好目錄組織工作
我們要在眾多的館藏期刊、資料中尋找所需的文獻,就必須借助于檢索工具,因而對于館藏文獻目錄的組織就顯得非常重要.如前列舉的例1,共有6種刊名,應互做參見卡片,6張參見卡片都應詳細記錄每次更名的情況,再將6種不同刊名的卡片分別按字母順序排列.外文期刊目錄的排列在我國主要是按字母順序,若第1個字母相同,則比較第2個字母,以此類推.對于冠詞及介詞不計入內.這樣,讀者只要查任一刊名,就會清楚該刊的來龍去脈,大大提高了期刊的查全率和檢準率.
3.做好更名期刊的排架工作
對館藏文獻的開發和利用,僅僅做好著錄和目錄組織工作還是不夠的,它僅是一種獲取或了解文獻的手段,讀者的最終目的是通過文獻檢索的方法和途徑去獲取所需的原始文獻和信息.所以,對期刊、資料進行分類,加工整理,按一定的體系有規律、有序地排放,也就是說期刊的排架和標引工作是非常重要的.在我國外文期刊一般是按英文字母順序排放的,而更名刊是否也按字母順序排放,就值得探討.更名期刊若按字母排列,那么就得與原刊分開存放,各種分刊可能身首分離.這樣排放,雖然比較直觀、整齊,但容易將改刊誤解為停刊.另外,分段存放也不便于讀者的查閱.如果將更名前后的期刊或分刊作為一個單元,按年份前后連續存放,這樣便于讀者查閱,但容易造成讀者漏檢和產生無序的感覺.如果在每排架子上做好標引,曾經使用過的期刊名一個不漏地按字母順序標上,更名刊注上現存放的位置,就可以彌補更名期刊不按字母排放帶來的不足.因此,我們認為后一種排列方法更合理、更科學.
4.加強讀者的情報意識和檢索能力
外文科技期刊的檢索與利用是一門重要而又具有相當難度的學問,據某大學1991年統計的一份材料表明,該校只有32.6%的學生入館后會使用《館藏期刊名目錄》.毋庸置疑,外文科技期刊因語種、更名、分輯、合并、停刊、復刊等多種原因給人造成的陌生感,會檢索的學生肯定將更少.所以,為了充分發揮高校圖書館的情報職能和教育職能,應當加強文獻檢索與利用課的教學,將它作為全校各個專業的必修課.
圖書館工作人員,特別是專門從事期刊、參考咨詢工作的館員,應當參與文獻檢索與利用課的教學工作.當然更經常的是從事包括查目輔導在內的咨詢工作.眾所周知,咨詢是最理想的教學方式之一,高校圖書館工作人員能夠而且應該像教師那樣承擔和開展各種咨詢工作,如定期向高層次的讀者群(教師、博士生、碩士生)介紹各種新創的期刊、停、復、更名期刊,推薦核心期刊.圖書館工作人員所從事的研究不應僅僅是限于圖書館學和情報學,而且應當涉及許多其它的學科領域,他們應當積極幫助學生和教師開展研究工作,特別是對科技期刊的咨詢檢索起著一般教師無法替代的作用.在國外“圖書館工作人員這一職位包含著教師的作用”這一觀點正被越來越多的人所承認.
5.加強對期刊信息的報導
為了保持外文期刊的完整性和連續性,期刊工作人員應密切注視掌握國內外期刊出版動態,了解期刊的出版內容、期刊編輯機構、出版發行單位、價格以及停刊、復刊、分輯、合并及更改刊名和新創刊的期刊等有關情況,否則容易造成漏訂或錯訂等現象,給期刊目錄和管理造成混亂.期刊工作人員應在訂購工作結束后,編制新刊預告卡,設置外文科技期刊宣傳架、柜、及櫥窗,特別介紹新創刊的和更名期刊的情況,做好對讀者的導讀工作.
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