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文檔資料管理研究:裝數(shù)字化文檔資料管理系統(tǒng)論文

1系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

裝備機(jī)關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作文件及檔案資料進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)各類電子文件及資料接收、整理加工、檢索利用、編研、鑒定等功能。按照應(yīng)用對(duì)象不同，可分為總部級(jí)、軍區(qū)／軍兵種級(jí)和部隊(duì)級(jí)。各級(jí)業(yè)務(wù)文檔管理信息系統(tǒng)在所管理的文檔資料的種類、數(shù)量及內(nèi)容上有所區(qū)別，但從組成上講，各級(jí)系統(tǒng)都主要分為兩部分：文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)和文檔資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。

1．1文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)

裝備保障文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)是以特定方式組織起來(lái)的文檔資料數(shù)據(jù)集合。按照表現(xiàn)形式，可分為一般性文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)的多媒體資料數(shù)據(jù)庫(kù)；從存儲(chǔ)內(nèi)容上講，包括以下4類文檔資料。

（1）裝備技術(shù)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)裝備基本技術(shù)參數(shù)、圖紙、零配件數(shù)據(jù)及使用和維修手冊(cè)等文件資料。

（2）日常工作文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)裝備使用管理、維修保障、器材籌供、科研訓(xùn)練、經(jīng)費(fèi)管理等經(jīng)常性業(yè)務(wù)工作文件資料。

（3）專項(xiàng)活動(dòng)工作文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)重大專項(xiàng)活動(dòng)規(guī)劃、組織、實(shí)施、檢查評(píng)估等文件資料。

（4）規(guī)范性文件數(shù)據(jù)庫(kù)：已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件資料。文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)依據(jù)裝備機(jī)關(guān)職能分工，按照物理上分布，邏輯上集成的形式部署。以總部級(jí)通用裝備保障文檔資料管理為例，通用裝備保障部統(tǒng)管車(chē)輛、陸軍船艇、工程和防化等6種通用裝備，應(yīng)按裝備類別，在分管該類裝備的局機(jī)關(guān)建立相應(yīng)的裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)，服務(wù)于該局文檔資料管理與使用。各類數(shù)據(jù)庫(kù)按統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，面向集成，需要時(shí)可集成為通用裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)，供總部機(jī)關(guān)使用。

1．2文檔資料檢索維護(hù)系統(tǒng)

檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)主要由裝備業(yè)務(wù)工作文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)、分類管理子系統(tǒng)、檢索服務(wù)子系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)組成。

（1）文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)：主要完成文本文件及多媒體資料的采集，轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)格式后錄入和上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)文檔設(shè)定檢索瀏覽權(quán)限等基本屬性。

（2）文檔資料分類管理子系統(tǒng)：依據(jù)構(gòu)建的文檔資料分類框架體系，對(duì)文檔資料進(jìn)行分類管理、數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。

（3）文檔資料檢索查詢服務(wù)子系統(tǒng)：設(shè)置多種檢索查詢方式，提供文檔信息查詢服務(wù)。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)，較大限度拓寬文檔資料共享空間。

（4）文檔資料統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)：主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、資源上傳時(shí)間、資料類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。此外，由于系統(tǒng)集中存放裝備工作文檔資料，系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì)應(yīng)得到重點(diǎn)關(guān)注，應(yīng)采取權(quán)限管理、備份機(jī)制等多種技術(shù)方法保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)安全。

2系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及配置模式

2．1體系結(jié)構(gòu)

采用B／S運(yùn)行模式構(gòu)建文檔資料管理系統(tǒng)，將應(yīng)用功能分成表現(xiàn)層、邏輯層和數(shù)據(jù)層3個(gè)部分。表現(xiàn)層是應(yīng)用的用戶接口部分，它擔(dān)負(fù)著用戶與應(yīng)用間的對(duì)話功能。它用于檢查和接收用戶從鍵盤(pán)等設(shè)備輸入的數(shù)據(jù)，顯示應(yīng)用輸出的數(shù)據(jù)。在變更用戶接口時(shí)，只需改寫(xiě)顯示控制和數(shù)據(jù)檢查程序，而不影響其他兩層。邏輯層相當(dāng)于應(yīng)用的本體，它是將具體的業(yè)務(wù)處理邏輯編入程序中，例如，確認(rèn)用戶對(duì)應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)存取權(quán)限的功能以及記錄系統(tǒng)處理日志的功能；以及處理用戶檢索要求和反饋數(shù)據(jù)檢索結(jié)果。數(shù)據(jù)層主要操作后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，響應(yīng)邏輯層數(shù)據(jù)存取請(qǐng)求，完成數(shù)據(jù)的物理存取。

2．2配置模式

裝備機(jī)關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)采用瀏覽器／服務(wù)器（Browser／Server，B／S）架構(gòu)進(jìn)行建設(shè)。B／S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)不需要安裝客戶端軟件，它運(yùn)行在客戶端的瀏覽器之上，系統(tǒng)升級(jí)或維護(hù)時(shí)只需更新服務(wù)器端軟件即可，這樣就大大簡(jiǎn)化了客戶端計(jì)算機(jī)載荷，減輕了系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。在系統(tǒng)性能方面，B／S占有優(yōu)勢(shì)的是其異地瀏覽和信息采集的靈活性。局域網(wǎng)建立B／S架構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，能實(shí)現(xiàn)不同的人員，從不同的地點(diǎn)，以不同的接入方式訪問(wèn)和操作共同的數(shù)據(jù)庫(kù)。它能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺(tái)和管理訪問(wèn)權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)也很安全。系統(tǒng)部署在裝備機(jī)關(guān)局域網(wǎng)中，如果滿足數(shù)據(jù)安全要求，可以接入軍事綜合信息網(wǎng)，在機(jī)關(guān)機(jī)房部署數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，安裝文檔資料管理系統(tǒng)，對(duì)于需要錄入數(shù)據(jù)的終端，配置掃描儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)據(jù)采集設(shè)備，其他工作人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)進(jìn)行各種文檔資料查詢。

3結(jié)語(yǔ)

軍隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)行業(yè)務(wù)文件和檔案資料的數(shù)字化管理，是解決當(dāng)前業(yè)務(wù)資料管理維護(hù)困難、查詢利用效率低問(wèn)題的必然要求，也是順應(yīng)部隊(duì)信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。構(gòu)建裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理系統(tǒng)，其困難和關(guān)鍵點(diǎn)在于如何科學(xué)構(gòu)建裝備保障文檔資料分類框架體系，如何實(shí)現(xiàn)安全高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與檢索，以及如何有效控制和推進(jìn)數(shù)量龐大、種類復(fù)雜的裝備業(yè)務(wù)文檔資料數(shù)字化過(guò)程，這些問(wèn)題都需要在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中研究解決。

作者：傅鈺 單位：中國(guó)人民解放軍軍事交通學(xué)院 裝備保障系

文檔資料管理研究:vc++文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

摘 要

本系統(tǒng)使用mfc提供的文檔視圖結(jié)構(gòu)為主體框架，用xml文擋進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種資料的管理。及時(shí)部分是實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶界面操作的響應(yīng)，這部分主要是使用mfc提供的不同的窗口類，即框架窗口，視圖窗口，對(duì)話窗口以及控件來(lái)實(shí)現(xiàn)用戶操作界面的主體框架的實(shí)現(xiàn)。第二部分為處理具體事務(wù)的模塊，實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)資料的管理和使用。第三部分是用xml編寫(xiě)儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)，這部分主要是設(shè)計(jì)xml樹(shù)和對(duì)其存儲(chǔ)和讀取的具體實(shí)現(xiàn)。

利用本系統(tǒng)可以管理自己的各種資料（文本的和電子的）， 對(duì)每一份資料均有命名，對(duì)所有的資料進(jìn)行歸類，指明各資料的存放位置，可以給每一份資料指明關(guān)鍵字，便于用戶查找資料。若是電子資料（如電腦上的文件），可以通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊直接打開(kāi)文件。整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了最初設(shè)計(jì)的各種功能，并能夠快速方便的幫助用戶查找到需要的資料信息，整個(gè)操作界面簡(jiǎn)潔和實(shí)用。 關(guān)鍵詞： mfc；xml；框架；窗口

3.2系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境

3.2.1 系統(tǒng)軟件環(huán)境

本系統(tǒng)采用的軟件工具有:

操作系統(tǒng): windows xp

開(kāi)發(fā)環(huán)境：vc++6.0

3.2.2工具簡(jiǎn)介

vc++6.0在提供可視化的編程方法的同時(shí)，也適用于編寫(xiě)直接對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行底層操作的程序，其生成代碼的質(zhì)量要優(yōu)于很多其他的開(kāi)發(fā)工具。vc++6.0所提供的基本類庫(kù)mfc，對(duì)windows所用的win32應(yīng)用程序接口進(jìn)行了十分徹底的封裝，這使得開(kāi)發(fā)人員可以使用面向?qū)ο蟮姆椒▉?lái)進(jìn)行windows編程，從而大大節(jié)省了應(yīng)用程序的開(kāi)發(fā)周期，降低了開(kāi)發(fā)成本。而且，其強(qiáng)大的調(diào)試功能也為大型復(fù)雜軟件的開(kāi)發(fā)提供了有效的排錯(cuò)手段。

隨著多媒體技術(shù)和圖形圖像技術(shù)的不斷發(fā)展，可視化技術(shù)得到了廣泛的重視，愈來(lái)愈多的人開(kāi)始研究并應(yīng)用可視化技術(shù)。所謂可視化技術(shù)，一般是指軟件開(kāi)發(fā)階段的可視化和對(duì)計(jì)算機(jī)圖形技術(shù)和方法的應(yīng)用。vc++是一個(gè)很好的可視化編程工具，使用vc++環(huán)境來(lái)開(kāi)發(fā)基于windows的應(yīng)用程序，其界面更友好，便于程序員操作。開(kāi)發(fā)環(huán)境是程序員同vc++的交互界面，通過(guò)它程序員可以訪問(wèn)c++源代碼編輯器、資源編輯器，使用內(nèi)部調(diào)試器，還可以創(chuàng)建項(xiàng)目文件

3.3系統(tǒng)概述

軟件主要提供的功能包括：資源管理方面——添加資源，刪除資源；資源瀏覽——按照目錄，按照搜索。因此把軟件大體分成三個(gè)部分進(jìn)行實(shí)現(xiàn)：及時(shí)部分: 用戶界面。包括整個(gè)程序的框架，以及用戶操作的接口設(shè)計(jì)等即就是實(shí)現(xiàn)用戶界面的部分.第二部分：用于處理事務(wù)的模塊.包括用戶添加,刪除，修改資源，用戶通過(guò)目錄瀏覽，通過(guò)搜索找尋，通過(guò)自己的收藏夾進(jìn)行資源管理等業(yè)務(wù)邏輯的實(shí)現(xiàn)。第三部分: 用于進(jìn)行數(shù)據(jù)物理存儲(chǔ)的模塊。使用xml文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，所以在實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，xml的操作成為了這個(gè)模塊的主要工作。

文檔資料管理系統(tǒng)是為個(gè)人管理自己的各種資料的軟件,首先將資料分為電子資料和非電子資料；電子資料主要包括自己電腦上面儲(chǔ)存的例如:電子文檔,電子書(shū)籍,影像資料等各種電子資料。非電子資料包括書(shū)籍，影碟，光碟等實(shí)物資料；對(duì)每一份資料均有命名,可以使用書(shū)名來(lái)指代這本書(shū)，也對(duì)每一份資料加了關(guān)鍵字和注釋，便于后面需要時(shí)候的找到需要的資料。對(duì)所有的資料進(jìn)行歸類，如劃分為vc++資料，windows類資料，影像類資料等；指明資料的存放位置，若是電子資料（如電腦上的文件），可以通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊直接打開(kāi)文件，對(duì)于非電子資料和非本機(jī)子上的資料，在注釋內(nèi)注明其放置的位子，便于快速找到自己需要的資料；系統(tǒng)也有增加,刪除,修改等工具條：增加是在有新資料需要用本系統(tǒng)管理的時(shí)候，可以通過(guò)它來(lái)增加。刪除是對(duì)無(wú)用的資料進(jìn)行刪除。修改是需要對(duì)已有的資料增加一些說(shuō)明的。另外也有目錄，搜索和收藏夾等功能。系統(tǒng)也在最下面的窗口有一個(gè)對(duì)選中的資料有一個(gè)類似統(tǒng)計(jì)的顯示，便于使用者，更加方便的使用本系統(tǒng)。

4文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

4.1系統(tǒng)需求分析及功能設(shè)計(jì)

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，電腦用戶的資料日益增多，而這些資料可能有著不同的特點(diǎn)。比如，它可能是一本書(shū)，也可能是一張光碟，也可能是個(gè)電子文檔。如果稍有疏忽，資料的存放位置失去了某些特征，例如，某些電子文檔你可能放到了一個(gè)目錄下，而另外一個(gè)文檔你卻放到了其它的目錄下。當(dāng)你需要的時(shí)候，將難于迅速的找到，更談不上有效的查詢和管理了。總之，資料屬性的多元化和數(shù)量的增多給管理這些資料帶來(lái)了很多不便。

文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)正是為了解決這些問(wèn)題。它將滿足用戶對(duì)資源的管理：增加，刪除，修改，搜索及查看資源。具體說(shuō)來(lái)，該系統(tǒng)將具備下面的功能：

（1）增加資源——用戶能夠添加一個(gè)資源，該資源可以是電子資源（比如pc上某個(gè)目錄下的一張圖片）或者是非電子資源（例如書(shū)桌上的本書(shū)）。添加該資源后，用戶將可以通過(guò)該系統(tǒng)直接管理和使用該資源。

（2）刪除資源——用戶能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的某個(gè)資源刪除掉，從而放棄系統(tǒng)對(duì)該資源的管理。

（3）修改資源——當(dāng)某個(gè)資源的屬性發(fā)生變化的時(shí)候（例如存放位置發(fā)生變化），用戶能夠選中某個(gè)資源，對(duì)其屬性進(jìn)行修改，以反映這種變化。

（4）搜索資源——用戶能夠通過(guò)提供資源的某個(gè)特征屬性進(jìn)行查找，獲得相關(guān)的資源。

（5）查看資源——如果所選擇資源為電子文檔，用戶將能在系統(tǒng)中直接查看該資源。

文檔資料管理研究:文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷革新與進(jìn)步，積極改進(jìn)文檔資料數(shù)據(jù)信息的管理，對(duì)于提高工作效率、促進(jìn)信息化產(chǎn)業(yè)建設(shè)等具有重要的意義。本文根據(jù)三層體系架構(gòu)的設(shè)計(jì)思想，設(shè)計(jì)了一套文檔資料管理系統(tǒng)，通過(guò)本文的分析研究，希望能實(shí)現(xiàn)文檔資料信息簡(jiǎn)便管理及資源共享的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：文檔資料；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

作者簡(jiǎn)介：曹力丹（1991-），男（漢族），湖南郴州人，湖南科技學(xué)院軟件工程專業(yè)2015屆畢業(yè)生，本科，研究方向：軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，推動(dòng)了信息技術(shù)的不斷革新與進(jìn)步，信息化日趨成為社會(huì)發(fā)展的主要推動(dòng)力。積極改進(jìn)文檔資料數(shù)據(jù)信息的管理，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)文檔資料信息資源的共享，促進(jìn)商務(wù)信息化建設(shè)，變得很有必要。

一、文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

1.安全性。文檔資料管理系統(tǒng)是一種信息龐大、用戶人數(shù)多、使用頻次高的依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在線服務(wù)系統(tǒng)，因而必須通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)外部提供所需的服務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)自誕生以來(lái)，給人們生活帶來(lái)了巨大的變化，互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)龐大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)點(diǎn)遍布全世界。然而，互聯(lián)網(wǎng)在為人們提供便捷的通信的同時(shí)，也存在著安全隱患。互聯(lián)網(wǎng)自身所具有的信息資源的共享性、整體的開(kāi)放性和分布的廣域性[1]，也為信息系統(tǒng)的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作提供了便利的可乘之機(jī)，而信息系統(tǒng)的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作等又很難預(yù)防和控制。因而，文檔資料管理系統(tǒng)的建設(shè)，首先必須要建立安全的信息安全管理機(jī)制，以有效保障文檔資料管理系統(tǒng)在線服務(wù)的穩(wěn)定與安全。

2.靈活便捷性。文檔資料管理系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)的功能很多，其要求滿足的用戶需求也很多，且文檔資料管理系統(tǒng)運(yùn)行的周期很長(zhǎng)，因而，要求文檔資料管理系統(tǒng)具有靈活便捷性，要能夠靈活、便捷和迅速地運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)能夠靈活、便捷和迅速地調(diào)整流程，以滿足用戶的需求。

3.擴(kuò)展延伸性。文檔資料管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)需求，往往會(huì)隨時(shí)間及用戶等各種因素的變化而變化。因而，文檔資料管理系統(tǒng)還必須具有擴(kuò)展延伸性。良好的擴(kuò)展延伸性是文檔資料管理系統(tǒng)得以持續(xù)不斷發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，文檔資料管理系統(tǒng)從信息管理平臺(tái)的角度去定位，能夠在系統(tǒng)使用前期實(shí)現(xiàn)文檔資料管理與分析等基礎(chǔ)功能，而且，其擴(kuò)展延伸性還能夠?qū)崿F(xiàn)信息門(mén)戶、綜合事務(wù)、決策分析、知識(shí)管理和業(yè)務(wù)流程等功能，滿足系統(tǒng)用戶后續(xù)發(fā)展的需求。

二、文檔資料管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

1.設(shè)計(jì)思路。該文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，參照了國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)（FIDIC）、國(guó)際信息系統(tǒng)審計(jì)與控制協(xié)會(huì)（ISACA）等機(jī)構(gòu)先進(jìn)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，此外，還結(jié)合了我國(guó)目前信息系統(tǒng)工程建設(shè)特點(diǎn)與要求，將關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)與文檔服務(wù)相結(jié)合，由此設(shè)計(jì)了力求滿足用戶需要的文檔資料管理系統(tǒng)。

2.文檔資料管理系統(tǒng)資源分類。文檔資料管理系統(tǒng)資源可以分為很多類，如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)、電子文獻(xiàn)等。

3.文檔資料管理系統(tǒng)架構(gòu)。文檔資料管理系統(tǒng)架構(gòu)一般有三層，分別包括：表現(xiàn)層、服務(wù)層和數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。表現(xiàn)層又稱View模塊，服務(wù)層又稱Service模塊，而數(shù)據(jù)訪問(wèn)層則稱Data模塊。之所以這樣分層，主要是為了實(shí)現(xiàn)“高內(nèi)聚，低耦合”。

三、文檔資料管理系統(tǒng)主要功能的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

文檔資料管理系統(tǒng)主要功能的設(shè)計(jì)是依據(jù)文檔部門(mén)和廣大用戶的客觀實(shí)際需求，一般包含：文檔資料分類管理、文檔資料用戶類型及權(quán)限管理、文檔資料功能使用管理、文檔資料檢索與閱覽管理、文檔資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、文檔資料系統(tǒng)維護(hù)管理。

1.文檔資料分類管理。文檔資料分類系統(tǒng)一般為樹(shù)形結(jié)構(gòu)，可以分成很多級(jí)：及時(shí)級(jí)、第二級(jí)、等三級(jí)、第四級(jí)……樹(shù)形結(jié)構(gòu)對(duì)于級(jí)別沒(méi)有限制，可隨意添加子節(jié)點(diǎn)。為了確保該系統(tǒng)的擴(kuò)展延伸性，文檔資料分類系統(tǒng)的及時(shí)級(jí)一般代表“家族”。在文檔資料管理系統(tǒng)中與樹(shù)形結(jié)構(gòu)及時(shí)級(jí)相對(duì)應(yīng)的為“文檔資料管理”；從第二級(jí)開(kāi)始，定義文檔資料的分類[2]。（1）列表格。文檔資料管理系統(tǒng)中的列表是根據(jù)級(jí)別、名稱以及上級(jí)名稱進(jìn)行查詢、檢索等，并且根據(jù)文檔資料分類全稱予以排序。（2）資料信息的添加與修改。文檔資料需要添加新的分類時(shí)，要先建立相應(yīng)的文件夾；文檔內(nèi)資料需要對(duì)分類進(jìn)行修改時(shí)，不用修改相應(yīng)的文件夾。按照文檔資料分類代碼、文檔資料分類名稱以及文檔資料排列順序號(hào)碼建立相應(yīng)的文件夾，存儲(chǔ)不同分類的文檔資料。（3）資料信息的刪除。文檔資料分類系統(tǒng)中的某個(gè)或者某些節(jié)點(diǎn)需要?jiǎng)h除時(shí)，必須按照下面兩條“刪除約束”來(lái)進(jìn)行：及時(shí)，在進(jìn)行刪除操作時(shí)，只能刪去葉子節(jié)點(diǎn)，不可對(duì)有子節(jié)點(diǎn)的部分進(jìn)行刪除操作。第二，對(duì)于已用過(guò)的文檔資料分類節(jié)點(diǎn)，也不可刪去。如何判斷一個(gè)或多個(gè)節(jié)點(diǎn)是否使用，則要看在文檔資料表中進(jìn)行查詢時(shí)是否有對(duì)應(yīng)的資料分類分檔。進(jìn)行刪除操作時(shí)，將是否有效狀態(tài)改成“無(wú)效”，在進(jìn)行文檔資料上傳時(shí)，不可選取“無(wú)效”的分類。

2.文檔資料用戶類型及權(quán)限管理。文檔資料管理系統(tǒng)的用戶主要有三大類，包含文檔資料管理系統(tǒng)管理員、高級(jí)用戶和普通用戶。其中，文檔資料管理系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)日常的管理和維護(hù)；高級(jí)用戶一般為內(nèi)部管理層領(lǐng)導(dǎo)，是參與此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人，通過(guò)系統(tǒng)提供的平臺(tái)去了解下屬員工對(duì)工作的進(jìn)展?fàn)顩r及查閱有關(guān)資料；普通用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的平臺(tái)查閱與工作相關(guān)的資料，共享工作中積累的經(jīng)驗(yàn)與成果。基于開(kāi)發(fā)框架的權(quán)限管理，基于角色管理，與文檔資料分類系統(tǒng)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)不同角色可以更新維護(hù)不同分類的文檔資料的功能，相當(dāng)于數(shù)據(jù)權(quán)限管理。文檔資料的管理，即文檔資料的上傳、文檔資料的更新，與文檔資料的檢索分屬于兩個(gè)不同的模塊，二者相互獨(dú)立。而文檔資料權(quán)限控制均使用其定制的角色與文檔資料分類系統(tǒng)對(duì)應(yīng)關(guān)系。其中，文檔資料管理模塊使用“寫(xiě)權(quán)限”，主要用于更新和維護(hù)各類文檔資料；而文檔資料檢索模塊則使用“讀權(quán)限”，僅用于檢索和瀏覽文檔資料。

3.文檔資料功能使用管理。文檔資料管理模塊的主要功能有：文檔資料的上傳、文檔資料的查看、文檔資料的修改、文檔資料的更新、文檔資料的刪除以及文檔資料的存儲(chǔ)類型與文件路徑等。文檔資料上傳類型一般有：word格式、txt格式、pdf格式、ppt格式、gif格式、jpg格式以及excel格式等等。文檔資料上傳的步驟：首先，點(diǎn)擊進(jìn)入上傳頁(yè)面，然后選擇添加新的文檔資料文件。在文檔資料上傳的過(guò)程中，需要先對(duì)文檔資料文件實(shí)施分類管理操作，確認(rèn)其資料分類，另外還要制定相應(yīng)的屬性分類，一般屬性分類有三個(gè)。待文檔資料上傳成功以后，資料狀態(tài)會(huì)默認(rèn)為“新增”，其版本數(shù)字會(huì)默認(rèn)為一。新上傳成功的文檔資料可進(jìn)行屬性分類，該系統(tǒng)支持其分類，為了方便查找，和對(duì)文檔資料進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)致分類，一份文檔可以分到三個(gè)文檔資料分類當(dāng)中去。

4.文檔資料檢索與閱覽管理。文檔資料管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)文檔資料的檢索，能夠閱覽近期版本的資料文件。當(dāng)文檔資料在文檔資料管理系統(tǒng)中被檢索到之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄資料被檢索的次數(shù)，這些會(huì)被作為統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)來(lái)源之一，而且當(dāng)點(diǎn)擊打開(kāi)了文檔資料管理系統(tǒng)中的資料文件的詳細(xì)頁(yè)面時(shí)，檢索記錄都能夠清楚顯示。

5.文檔資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。文檔資料管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)與分析模塊的主要功能為：文檔資料數(shù)據(jù)點(diǎn)擊率排名統(tǒng)計(jì)與分析、相關(guān)文檔資料分類統(tǒng)計(jì)與分析、文檔資料貢獻(xiàn)情況統(tǒng)計(jì)與分析以及屬性分類統(tǒng)計(jì)與分析等。其中，屬性分類統(tǒng)計(jì)與分析可參照相關(guān)文檔資料分類統(tǒng)計(jì)與分析來(lái)進(jìn)行，而文檔資料貢獻(xiàn)情況則可依據(jù)責(zé)任人統(tǒng)計(jì)、單位統(tǒng)計(jì)或者以年為單位進(jìn)行具體分析。

6.文檔資料系統(tǒng)維護(hù)管理。在文檔資料管理系統(tǒng)正常運(yùn)行前，首先要對(duì)文檔資料管理系統(tǒng)執(zhí)行日常維護(hù)與管理操作，文檔資料管理系統(tǒng)維護(hù)一般分成六個(gè)部分，分別是文檔資料管理系統(tǒng)設(shè)置、角色權(quán)限維護(hù)、文檔資料數(shù)據(jù)字典維護(hù)、文檔資料數(shù)據(jù)備份、文檔資料數(shù)據(jù)恢復(fù)以及文檔資料系統(tǒng)用戶設(shè)置。

四、結(jié)束語(yǔ)

文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)應(yīng)用，對(duì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展具有重要的意義。筆者希望有更多的有志之士，能夠投身到這個(gè)課題的研究之中，并指出筆者在文中的不足之處，同時(shí)也為文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)這一課題的研究，做出自己應(yīng)有的一份貢獻(xiàn)。

作者：曹力丹 單位：湖南科技學(xué)院