引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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(一)電子檔案的接收格式問(wèn)題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上

一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

1、原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過(guò)載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

4、安全性問(wèn)題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問(wèn)題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲(chóng)生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。

2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲(chóng)體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。

3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。

4、空氣污染。有害氣體常見(jiàn)的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。

6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫(kù)房中常見(jiàn)的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。

7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。

(四)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來(lái)往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問(wèn)題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：

(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行

二、對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。

2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”。

3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。

4、身份驗(yàn)證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過(guò)防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過(guò)濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。

6、防寫(xiě)措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤(pán)（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)（WORM）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

1、調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善檔案庫(kù)房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫(kù)內(nèi)，庫(kù)房盡量使用無(wú)紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。

3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

4、防治有害生物。(1)通過(guò)控制溫濕度、搞好庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫(kù)房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。

5、避開(kāi)磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開(kāi)電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫(kù)房，或選用專門(mén)的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。

7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年應(yīng)拷貝一次，光盤(pán)每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。

(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來(lái)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。

(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。

參考文獻(xiàn)：

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[2]韓翠峰“.學(xué)科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技,2005（11）.

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一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺

1.電子檔案安全問(wèn)題電子檔案是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會(huì)容易很多。然而，在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，不可避免會(huì)遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過(guò)程中，可能會(huì)被他人通過(guò)各種方式盜取或者篡改檔案信息，進(jìn)而引發(fā)安全問(wèn)題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過(guò)后，其對(duì)公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而，當(dāng)前我國(guó)很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大，使得他們的精力無(wú)法集中起來(lái)，從而無(wú)法認(rèn)真做好電子檔案管理工作，同時(shí)，該崗位人員的流動(dòng)比較頻繁，這對(duì)于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤(pán)等，使得這些工具并沒(méi)有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對(duì)于那些重要信息，由于沒(méi)有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鳂O為混亂。

二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理

1.制定電子檔案管理制度通過(guò)對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認(rèn)真管理好電子檔案，進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來(lái)確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動(dòng)。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強(qiáng)，對(duì)于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求，故人員的流動(dòng)不能過(guò)于頻繁。再者，管理人員還需主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時(shí)還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境，及時(shí)更換那些無(wú)法正常運(yùn)行的設(shè)備，定期展開(kāi)監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時(shí)間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來(lái)避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時(shí)要通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的利用來(lái)合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。

三、結(jié)束語(yǔ)

在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運(yùn)用電子檔案來(lái)管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來(lái)加以改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見(jiàn)的，都是以光盤(pán)、U盤(pán)、硬盤(pán)等方法進(jìn)行存儲(chǔ)的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動(dòng)中信息存儲(chǔ)和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開(kāi)出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過(guò)肉眼來(lái)定位，也不需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理和抄寫(xiě)，都是通過(guò)人工計(jì)算機(jī)智能模式來(lái)完成的，因此其存儲(chǔ)形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性。最后，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲(chǔ)存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家下發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時(shí)還能確保其朝著智能化趨勢(shì)發(fā)展。因此在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的過(guò)程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過(guò)智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。另一方面，當(dāng)前改革開(kāi)放政策不斷深入，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時(shí)代接軌，改變過(guò)去單一老化的檔案管理模式，做到與時(shí)俱進(jìn)。在實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)踐，朝著智能化趨勢(shì)發(fā)展。電子行業(yè)必須及時(shí)變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運(yùn)用智能化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務(wù)檔案所帶來(lái)的社會(huì)效益和潛在的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務(wù)檔案管理制度。在新時(shí)期下電子商務(wù)檔案管理工作是電子商務(wù)行業(yè)重要組成部分，它對(duì)今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。因此電子商務(wù)行業(yè)要加快進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理工作的改革、重視提高電子商務(wù)檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計(jì)算機(jī)水平和整體服務(wù)素質(zhì)，使電子商務(wù)檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。

篇4

2、醫(yī)院的電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（1）檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。

（2）醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門(mén)人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。

（3）電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

3、醫(yī)院電子檔案的管理和利用

（1）電子檔案的收集

收集范圍是醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔

醫(yī)院的檔案管理部門(mén)，要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的利用

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網(wǎng)絡(luò)傳輸。3）提供拷貝。

4、醫(yī)院電子檔案的管理

（1）醫(yī)院電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共存

目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在各種問(wèn)題，在這些問(wèn)題沒(méi)有得到有效解決之前，針對(duì)醫(yī)院科研的特點(diǎn)，為如實(shí)反應(yīng)醫(yī)院科研活動(dòng)及其成果，必須有針對(duì)性地實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。只有紙質(zhì)文件的，如試驗(yàn)記載、取樣調(diào)查、化驗(yàn)分析數(shù)據(jù)、會(huì)議資料等就只歸檔紙質(zhì)文件；即有紙質(zhì)文件，又有電子文件的，如上題論證報(bào)告、成果申報(bào)書(shū)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等就即要保存紙質(zhì)文件，又要保存電子文件。

（2）醫(yī)院電子檔案的同步管理

醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

（3）醫(yī)院電子檔案的提供利用

由于醫(yī)院科研成果均擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復(fù)制等特性，在網(wǎng)絡(luò)普及的今天，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用是應(yīng)采取適宜的保密、防范措施。

5、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理中存在的很多問(wèn)題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān)，因此，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的電子檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升電子檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位，可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞，對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過(guò)程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中，從而提升檔案管理的效率。

6、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理和利用的具體措施

（1）電子檔案的有效收集。

收集范圍是在醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔。

醫(yī)院的檔案管理部門(mén)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的合理利用。

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般有三種方法：直接利用。直接利用是利用者通過(guò)檔案館或另一個(gè)檢索機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī)，在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是可以減少大量的管理工作，為利用者條放那個(gè)技術(shù)支援，使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案；網(wǎng)絡(luò)傳輸。通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合，為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫(yī)院遠(yuǎn)程會(huì)診提供了技術(shù)支撐；提供拷貝。電子檔案具有良好的復(fù)用性，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。

篇5

1 電子檔案的定義

電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類型，關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一，本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來(lái)闡釋電子檔案的含義：

學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件，她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。

學(xué)者孫笑一則通過(guò)特征來(lái)闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化，時(shí)效性強(qiáng)、周期短，具有交互性和個(gè)性化，加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。

孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）中的定義，即電子檔案是指在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

綜上，本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說(shuō)的紙質(zhì)檔案，指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。

2 電子檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程，當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì)，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問(wèn)題，本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問(wèn)題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。

2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)

電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。

與此同時(shí)，不可否認(rèn)電子檔案在帶來(lái)諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問(wèn)題。電子檔案容易修改增刪，真實(shí)性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。

2.2 電子檔案管理存在的問(wèn)題

電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì)，但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種大形勢(shì)下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問(wèn)題作一了解。

2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠，意識(shí)淡薄

檔案管理屬于我們所說(shuō)的冷門(mén)專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國(guó)很多有關(guān)部門(mén)對(duì)于檔案管理這一工作并不重視，甚至認(rèn)為可有可無(wú)，不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作，這是一個(gè)不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，意識(shí)問(wèn)題和管理理念是根本對(duì)問(wèn)題。

2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏

檔案工作者對(duì)檔案管理的專業(yè)性自不必說(shuō)，但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù)，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善

互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關(guān)電子檔案管理的專門(mén)規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。

3 電子檔案管理發(fā)展方向

當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速，時(shí)展日新月異，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起；大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來(lái)襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術(shù)的逐步滲透，人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。

3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開(kāi)始首先是理念的變革，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì)，樹(shù)立良好的管理理念，積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化，促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展

電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。

3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門(mén)合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境

良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門(mén)通力合作，構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題，采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應(yīng)的法律法規(guī)，借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，需要專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變，做好電子檔案的維護(hù)工作，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。

參考文獻(xiàn)

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篇6

一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義

會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)檔案中占據(jù)著重要的位置，同時(shí)也是各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會(huì)計(jì)檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文件、會(huì)計(jì)操作說(shuō)明和軟件以及一些電子會(huì)計(jì)核算資料。電子化會(huì)計(jì)檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、依賴計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境、對(duì)安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

第一，沒(méi)有健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個(gè)比較新鮮的事物，檔案管理人員對(duì)其沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會(huì)計(jì)檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價(jià)值，在管理效率和管理水平上沒(méi)有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。

第二，電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時(shí)間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和重視，在安排電子會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問(wèn)題，甚至有的管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒(méi)有深入的了解，這樣使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

第四，電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)中，如果管理人員對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)沒(méi)有進(jìn)行合理的保管，磁盤(pán)和光盤(pán)非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位帶來(lái)了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有采取任何安全措施或者沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

三、提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。其一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書(shū)面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤(pán)介質(zhì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)需要保證備用磁盤(pán)和存儲(chǔ)盤(pán)獨(dú)立保存，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行分類和編號(hào)；其三，對(duì)現(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。

第二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒(méi)有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn)；其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對(duì)各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對(duì)其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。

第三，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會(huì)計(jì)資料檔案，新式的會(huì)計(jì)資料檔案主要有：存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤(pán)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印的書(shū)面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等，與此同時(shí)需要將通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用和定點(diǎn)開(kāi)發(fā)軟件相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的整套開(kāi)發(fā)文檔資料和會(huì)計(jì)軟件程序等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案資料的來(lái)源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的來(lái)源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料的形成、管理和使用過(guò)程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確。

第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性和可操作性，電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對(duì)光盤(pán)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題，根據(jù)所有的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，在每年的年末對(duì)本年的電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時(shí)間；其二，做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時(shí)在第一時(shí)間發(fā)出提示。

四、結(jié)束語(yǔ)

上述文章對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說(shuō)明，并且對(duì)提高電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了一些措施，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一定的建議。

參考文獻(xiàn)：

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[3]胡薇.轉(zhuǎn)型發(fā)展視角下地方高校會(huì)計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)利用研究[J].山西檔案，2015（3）：79-81.

篇7

（一）電子文件的概念

目前，國(guó)際上對(duì)電子文檔的概念是：在機(jī)構(gòu)或個(gè)人活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的記錄信息，它由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系組成，并作為一個(gè)整體提供該項(xiàng)活動(dòng)的證據(jù)。另外一種說(shuō)法就是：電子文件是一種通過(guò)數(shù)字式電腦進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件。

（二）電子文件的特點(diǎn)

電子文件的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面，第一，電子文件信息與載體的不固定性。第二，電子文件內(nèi)容豐富性、多樣性。第三，電子文件傳遞的速度極快，幾乎不受時(shí)間和空間的限制。第四，電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。第五，電子文件的安全性差。

二、做好電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)建議

做好電子文件歸檔工作應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，摸清文件產(chǎn)生的源頭，并對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲(chǔ)工作逐步進(jìn)行完善，以下是對(duì)做好電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)建議。

（一）建立嚴(yán)密的電子文件歸檔制度

電子文件的形成涉及的環(huán)節(jié)眾多，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都影響到電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度。明確各方面的職責(zé)，顯得尤為重要。

（二）做好電子文件的收集、積累工作

收集工作是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)，重視對(duì)電子文件的及時(shí)收集，防止存有信息內(nèi)容的載體發(fā)生丟失、損壞。收集要實(shí)行“雙套制”：紙質(zhì)一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內(nèi)容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網(wǎng)上操作，因此，電子文件的收集也要在網(wǎng)上進(jìn)行.同時(shí)可以利用記錄系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責(zé)任人等信息。

（三）做好電子文件的鑒定工作

電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關(guān)性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)部門(mén)等多方參與，鑒定的內(nèi)容包括電子文件的真?zhèn)?、價(jià)值、開(kāi)放度等。

（四）嚴(yán)格電子文件的歸檔工作

目前電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求：首先，文書(shū)檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上。其次，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)異地保管，另一套供查閱使用。再次，宜采用通用標(biāo)準(zhǔn)，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件等。

（五）提升管理人員的綜合素質(zhì)

一方面要為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，舉辦計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體等各種技術(shù)培訓(xùn)班；另一方面檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需要。

三、企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題

檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)前所未有的嶄新變化，同時(shí)存在著諸多亟待解決的問(wèn)題。首先，對(duì)電子檔案管理的重視力度不夠。缺乏系統(tǒng)長(zhǎng)期的整體規(guī)劃，上項(xiàng)目的熱情高，抓管理的后勁不足；仍停留在傳統(tǒng)管理的老思路、老辦法，跟不上新技術(shù)新要求。工作起色不大。其次，電子檔案鑒定工作難以正常開(kāi)展。檔案鑒定一直是企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)。電子檔案鑒定專業(yè)技術(shù)要求高，普遍有畏難情緒，致使鑒定工作舉步維艱，處于停滯或半停滯狀態(tài)，造成檔案大量積壓，管理難度加大。第三，電子文件收集歸檔不及時(shí)不完整。電子文件歸檔制度不完善，責(zé)任不明確，缺乏約束力；過(guò)于依賴電子文檔管理系統(tǒng)。容易造成部門(mén)問(wèn)對(duì)接移交不及時(shí)，延誤文件歸檔，造成文件不全。第四，電子檔案管理存在不安全的因素。除電子文檔系統(tǒng)存在安全隱患外，電子檔案存儲(chǔ)載體選擇不當(dāng)，以及保管措施不完善，也影響著電子檔案的安全。

四、強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理的主要對(duì)策

為加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化、制度化管理。提高企業(yè)檔案管理工作水平，應(yīng)采取以下對(duì)策。

（一）實(shí)行統(tǒng)一管理全程管理新體制，形成企業(yè)電子檔案管理的合力

企業(yè)電子檔案管理的內(nèi)在要求必須實(shí)行統(tǒng)一管理、全程管理的模式。企業(yè)檔案管理部門(mén)、文件形成部門(mén)、信息化部門(mén)都要擔(dān)負(fù)起各自的工作職責(zé)，各司其職，步調(diào)一致，協(xié)同管理。檔案管理部門(mén)要做好電子檔案管理有關(guān)制度的制定，以及對(duì)直屬、下屬單位電子檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。文件形成部門(mén)要積極參與文件歸檔過(guò)程管理，按照要求做好本部門(mén)電子文件的積累、鑒定和歸檔工作。信息化部門(mén)應(yīng)主動(dòng)做好電子文檔系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)工作，及時(shí)解決運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。確保正常安全運(yùn)行。只有做到“三位一體”，發(fā)揮綜合管理效能，才能真正形成電子檔案管理的合力，從根本上解決工作力度不夠的問(wèn)題。

（二）從文件形成源頭抓起，確保電子檔案的真實(shí)有效

從電子文件形成的源頭抓起，首先做好電子文件的積累，凡是反映電子文件真實(shí)性、有效性，保證其長(zhǎng)期可讀的元數(shù)據(jù)和背景信息都應(yīng)通過(guò)文檔系統(tǒng)予以保存。其次，要強(qiáng)化電子文件歸檔前的鑒定與整理工作，并進(jìn)行在線歸檔。次之，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，掌握電子文件在形成和使用過(guò)程中所需的專業(yè)和技術(shù)方面的知識(shí)，全方位適應(yīng)檔案管理工作的需要。

（三）認(rèn)真做好電子文件鑒定工作，全面提高電子檔案質(zhì)量

在借鑒紙質(zhì)檔案鑒定經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，做好電子檔案鑒定工作。鑒定時(shí)，要判定電子文件的原始性和真實(shí)性，滿足電子檔案憑證功能的要求。全面分析電子檔案的保存價(jià)值，同時(shí)要考慮電子文件之間的聯(lián)系、企業(yè)今后的需要、現(xiàn)有的保管條件等因素，確定保管期限。要重視加強(qiáng)鑒定專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，抓好歸檔鑒定和期滿鑒定兩個(gè)環(huán)節(jié)，制定和完善電子檔案鑒定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持原則性和靈活性相結(jié)合，按照國(guó)家和企業(yè)檔案管理要求，切實(shí)做好電子檔案鑒定工作，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

（四）重視安全保障體系建設(shè)，切實(shí)做好企業(yè)電子檔案安全管理工作

加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，必須建立健全安全管理保障體系，確保各項(xiàng)安全管理制度和技術(shù)防范措施落到實(shí)處。著重抓好企業(yè)內(nèi)控和檔案保密制度建設(shè)，確保保密檔案不泄密，在線開(kāi)放檔案不。堅(jiān)持“雙軌制、雙套制”的原則，選擇最佳的存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，實(shí)行異質(zhì)異地備份.專庫(kù)或?qū)９窦斜９?，并做好相關(guān)環(huán)境、濕度、溫度、電磁等安全防護(hù)工作。堅(jiān)持每年對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行檢查登記，認(rèn)真做好電子檔案安全管理工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以得出，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子文件的歸檔與其電子檔案的管理工作逐漸成為一種新的挑戰(zhàn)，人們?cè)趯?duì)其認(rèn)識(shí)不斷提高的同時(shí)，其方法也得到了很大的改進(jìn)，標(biāo)準(zhǔn)化程度逐漸提高。相信通過(guò)各方不斷努力，其管理工作一定會(huì)更加合理和科學(xué)的。

參考文獻(xiàn)：

[1]李建國(guó).試論電子文件的歸檔[J].檔案，2006，87.

篇8

1 電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1　對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾，給想要使用檔案的人員帶來(lái)極大的不便，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念發(fā)生變化，意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。然而，社會(huì)中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法，認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開(kāi)發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開(kāi)放與上網(wǎng)了。

1.2　檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。例如，國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理指明了方向，然而，這項(xiàng)政策真正落實(shí)到各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施過(guò)程中，就不容樂(lè)觀了。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施奉單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

1.3　計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

由于檔案管理部門(mén)的人力、物力有限，有些檔案部門(mén)至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

2　電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1　電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1　對(duì)電子文件原稿保存的忽視

目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

2.1.2　信息安全與保密問(wèn)題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

2.1.3 電子檔案的接收格式問(wèn)題

由于電子檔案的應(yīng)用尚沒(méi)有全國(guó)范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門(mén)存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過(guò)程中出現(xiàn)困難。

2.2　電子檔案自身的缺陷

2.2.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的真實(shí)性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

在真實(shí)性問(wèn)題上，電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。

電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。

2.2.2 電子檔案存儲(chǔ)栽體的特質(zhì)與缺陷

(1)溫度。高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1―2倍。

(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。

(3)光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。陽(yáng)光中的紫外線對(duì)電子檔案載體的影響很大，紫外線長(zhǎng)期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。

(4)空氣污染。空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環(huán)境下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

(5)灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷。在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。

(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。

(7)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號(hào)丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。

2.2.3 電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題

當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤(pán)載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對(duì)

于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子檔案來(lái)說(shuō)，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無(wú)法找到讀取設(shè)備。這是一個(gè)比檔案載體壽命更為重要的問(wèn)題。

3　解決電子檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策

3.1 電子檔案管理的原則

3.1.1　規(guī)范性原則

規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.1.2　可靠性原則

人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

3.1.3　高效率原則

檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)。是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2　解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

3.2.1　加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過(guò)程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

3.2.2　采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

3.2.3　重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

篇9

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求

（一）保證企業(yè)檔案存放與保存的完備性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案的管理的要求大有不同。從存放上來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的、膠片的，種類單一，保管起來(lái)比較容易，而大數(shù)據(jù)往往帶來(lái)多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤(pán)、電子軟硬盤(pán)到數(shù)碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對(duì)基本保存的條件和場(chǎng)所有了更高的要求外，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，光盤(pán)要防磨損，硬盤(pán)要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，同時(shí)還要引入專用的設(shè)備來(lái)保護(hù)類型各異檔案的安全。從收集上看，大數(shù)據(jù)背景下的檔案材料種類較為復(fù)雜，各檔案資源的價(jià)值也參差不齊，給收集工作帶來(lái)了較大的困難。大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文件、數(shù)字檔案都面臨著因載體、格式、計(jì)算機(jī)技術(shù)的滯后以及保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來(lái)的潛在威脅。而大數(shù)據(jù)材料更新速度快，內(nèi)容和技術(shù)復(fù)雜這些特點(diǎn)為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強(qiáng)度和工作難度。

（二）保證企業(yè)檔案的信息內(nèi)容安全性。檔案信息內(nèi)容安全是指防止檔案數(shù)據(jù)信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，往往產(chǎn)生很多數(shù)字化的檔案，數(shù)據(jù)越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業(yè)檔案大部分保存在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會(huì)造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業(yè)檔案信息化為烏有，從而帶來(lái)難以估量的損失。根據(jù)有關(guān)安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網(wǎng)遭遇到非法訪問(wèn)的情況，目前的防火墻技術(shù)十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網(wǎng)只是在邏輯上對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網(wǎng)絡(luò)遭遇到破壞時(shí)，將對(duì)檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，保障對(duì)檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來(lái)檔案管理的重中之重。

（三）數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)。在大數(shù)據(jù)檔案管理中，技術(shù)作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)的檔案管理工作推進(jìn)時(shí)，由于存在著技術(shù)上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，可通過(guò)利用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行加工，對(duì)其進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)利用，加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用。以各類數(shù)據(jù)庫(kù)為代表的大數(shù)據(jù)云服務(wù)器，能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)較為強(qiáng)勁的索引及導(dǎo)航服務(wù)，加大了關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用，促進(jìn)檔案管理將重心放在索引的優(yōu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息資源的開(kāi)放等方面。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的思維轉(zhuǎn)變過(guò)慢。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識(shí)。檔案管理存在的重心應(yīng)當(dāng)及時(shí)從保管到利用轉(zhuǎn)移，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)信息資源及時(shí)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、再次利用，注重檔案數(shù)據(jù)信息資源潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用。因此，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改變思維模式，努力挖掘檔案數(shù)據(jù)信息資源所蘊(yùn)藏的重要價(jià)值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（二）數(shù)字化檔案歸檔和存檔存在著問(wèn)題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源的技術(shù)提出了更高的要求，存檔歸檔問(wèn)題也更加復(fù)雜。伴隨著多媒體設(shè)備的運(yùn)用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語(yǔ)音等其他非標(biāo)準(zhǔn)化信息的方式存在。數(shù)字化的檔案資源如果離開(kāi)了一定的特殊環(huán)境就失去了可讀性，增加了檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數(shù)字化管理未有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由于各檔案館以及企業(yè)檔案管理部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)及管理軟件參差不一，無(wú)法進(jìn)行有效的信息共享，形成了一個(gè)個(gè)的信息孤島。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享就無(wú)法發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件未能有地的按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，檔案管理功能較為單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、數(shù)據(jù)信息資源不盡完善。若這種情況繼續(xù)持續(xù)下去，必將會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享帶來(lái)更多的不確定性。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理模式

（一）建設(shè)大數(shù)據(jù)資源信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共建共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源的互通互用。為使其發(fā)揮最大效用，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢索服務(wù)。通過(guò)這種數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索，涵蓋了省內(nèi)各檔案管理部門(mén)的檔案數(shù)據(jù)信息資源，向各級(jí)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會(huì)有利于避免檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復(fù)構(gòu)建，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力及物力。各檔案管理部門(mén)通過(guò)這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門(mén)只需要按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能夠適應(yīng)社會(huì)時(shí)代的發(fā)展要求，亟待與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的提升可從以下兩個(gè)方面著手進(jìn)行改進(jìn)：第一個(gè)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保持著與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代意識(shí)，不斷更新自己的知識(shí)及技術(shù)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求；其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的開(kāi)發(fā)及利用，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建有利于檔案管理人員及檔案數(shù)據(jù)信息資源提交人員的操作軟件平臺(tái)?？蓮囊韵氯齻€(gè)方面進(jìn)行著手：第一，需要不斷改進(jìn)及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數(shù)據(jù)平臺(tái)；第二，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)與其進(jìn)行深入整合，不斷改進(jìn)檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性，嚴(yán)控檔案管理部門(mén)的內(nèi)部制度，保障檔案管理部門(mén)的安全性。

四、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機(jī)遇之間是并存關(guān)系，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷努力，抓住機(jī)遇，積極學(xué)數(shù)據(jù)的理論與技術(shù)知識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理將會(huì)不斷獲得新的突破，使其蘊(yùn)含的巨大價(jià)值得以有效開(kāi)發(fā)及利用。

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篇10

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

2、財(cái)務(wù)電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

（2）賬簿。學(xué)校會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

3、學(xué)校其它電子文件的整理

現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、課表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)

與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件是用光盤(pán)保存，因此，對(duì)當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。

1、規(guī)范排放和使用。

篇11

1、電子檔案原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進(jìn)行還原顯示?？刹捎?種方法來(lái)保存。首先是保存電子檔案相關(guān)支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。

2、電子檔案安全性。這主要是對(duì)保存環(huán)境溫濕度的要求，在溫度過(guò)高或過(guò)低的條件下，磁盤(pán)的聚酯底基會(huì)膨脹或收縮變形；光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫(xiě)。因此，最適宜電子檔案長(zhǎng)期保存的溫度應(yīng)控制在17℃-25℃之間，相對(duì)濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應(yīng)超過(guò)±2℃，濕度的變化不應(yīng)超過(guò)±5%。電子檔案最好放在設(shè)置自動(dòng)恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置的庫(kù)房?jī)?nèi)。此外，電子檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)能浻布菬o(wú)法解讀的。為了保證光盤(pán)信息的長(zhǎng)期可讀，需要逐步解決光盤(pán)存檔的問(wèn)題，降低光盤(pán)存檔的風(fēng)險(xiǎn)。建立長(zhǎng)期可讀的保障機(jī)制，每年應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。

二、電子檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線查閱等方式，通過(guò)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，利用者可以經(jīng)獲權(quán)訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時(shí)提供給更多的利用者利用，達(dá)到了資源共享的目的。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

篇12

中專學(xué)校的持續(xù)發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過(guò)去部分學(xué)校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應(yīng)用越來(lái)越引起中專學(xué)校的重視。

一、電子檔案管理的意義

檔案是人們生活活動(dòng)的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進(jìn)步的腳步不斷變更。部分中專學(xué)校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專學(xué)校的檔案管理應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行代替，擴(kuò)大檔案的保存領(lǐng)域。電子檔案管理實(shí)現(xiàn)資源的共享，信息化的應(yīng)用可以提供海量存儲(chǔ)功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實(shí)際應(yīng)用將使得中專院校內(nèi)的檔案保存工作上升到新的水準(zhǔn)。

二、保障中專檔案管理中實(shí)行電子檔案管理的安全性

中專學(xué)校應(yīng)提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對(duì)于該系統(tǒng)要進(jìn)行有規(guī)劃性的科學(xué)升級(jí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)化的維護(hù)整理，控制設(shè)施設(shè)備的良好穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)于重要的檔案信息進(jìn)行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時(shí)造成嚴(yán)重的損失。系統(tǒng)內(nèi)部可以進(jìn)行防火墻工作模式，通過(guò)系統(tǒng)殺毒、網(wǎng)絡(luò)體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學(xué)校檔案管理中的重要基礎(chǔ)和前提。

三、建立完善的規(guī)定細(xì)則，促進(jìn)中專電子檔案管理的規(guī)范化

中專學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該建立一套完整的管理方案，構(gòu)建具體的使用細(xì)則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對(duì)于該部門(mén)的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術(shù)工作人員進(jìn)行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識(shí)，保證自身的職業(yè)道德水準(zhǔn)，熟悉地操作相關(guān)電子系統(tǒng)運(yùn)行流程，實(shí)行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進(jìn)性。

四、提高學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

檔案信息的性質(zhì)是保持歷史信息，不能直接為學(xué)校創(chuàng)造明顯的利益價(jià)值，管理要求迫切且程度較低，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要程度。部分中專學(xué)校的檔案管理數(shù)字化設(shè)備條件不足，部門(mén)內(nèi)部缺乏相關(guān)專業(yè)人才。面對(duì)如此狀況，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門(mén)檔案管理人員首先應(yīng)進(jìn)行電子管理相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，明白檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建議和想法，主動(dòng)將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行反饋并提出可行的解決辦法，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽(tīng)取相關(guān)專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對(duì)于學(xué)校的文化發(fā)展和學(xué)生老師各級(jí)人員的重要性，提供相應(yīng)的支持方法。從領(lǐng)導(dǎo)層做出相應(yīng)的政策決定，提供資金和硬件設(shè)施方面的基礎(chǔ)保障，加大對(duì)檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)的地位。

五、提升中專學(xué)校的硬件軟件設(shè)備管理水平

電子檔案管理工作由于實(shí)現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲(chǔ)，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。在實(shí)行電子檔案管理工作中不斷實(shí)行技術(shù)的研究工作，提高學(xué)校內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設(shè)備，根據(jù)學(xué)校內(nèi)部的實(shí)際情況對(duì)相關(guān)技術(shù)人員制訂電子管理的計(jì)劃，提出具體的實(shí)施方案。詳細(xì)規(guī)定包括其具體需要的硬件設(shè)備需求，相關(guān)設(shè)備的購(gòu)買要依據(jù)經(jīng)濟(jì)情況量力而行，確保所購(gòu)買東西的實(shí)際應(yīng)用性和完整性，保證設(shè)備的整體實(shí)用性。總而言之，中專學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，加大部門(mén)專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理準(zhǔn)備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學(xué)校的綜合文化競(jìng)爭(zhēng)力。

篇13

電子文件的存儲(chǔ)歸檔應(yīng)該建立一整套的歸檔制度，電子文件的生成者或者處理者應(yīng)該嚴(yán)格按照指定的歸檔準(zhǔn)則進(jìn)行歸檔，并明確標(biāo)注其保管年限。電子文件歸檔后，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行編碼，納入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于日后的管理和利用。不同特點(diǎn)的電子文件應(yīng)該使用不同的存儲(chǔ)載體，并且應(yīng)該同紙質(zhì)文件的保存相結(jié)合，以便于保證文件的原始性和真實(shí)性。電子文件歸檔的主題思想應(yīng)該是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，同時(shí)通過(guò)加密、設(shè)置安全措施和備份措施保證電子文件的安全和穩(wěn)定。電子文件與傳統(tǒng)檔案存在的諸多區(qū)別，在產(chǎn)生、歸檔、保存和傳輸上區(qū)別顯著，因此在電子文件的管理工作中，應(yīng)該注意一下幾個(gè)方面：①形成完整的電子檔案管理體系，整合相關(guān)資源，實(shí)現(xiàn)資源利用的最優(yōu)化。在電子檔案的管理中，明確電子檔案的生成和歸檔，避免重復(fù)錄入，確保其原始性和真實(shí)性，并在傳輸過(guò)程中保證其安全。②檔案管理工作中應(yīng)該充分利用已有的網(wǎng)絡(luò)資源，并對(duì)非電子文檔轉(zhuǎn)化為電子文件保存，逐步建立起完整的電子檔案體系。對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案的管理要規(guī)范，做好充足的安防措施，暢通電子檔案的訪問(wèn)和查詢路徑。③標(biāo)準(zhǔn)化管理和存儲(chǔ)。電子檔案的生成、存儲(chǔ)、傳輸和使用應(yīng)該按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在電子文件的管理過(guò)程中我們可以參照相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策等。例如，參考國(guó)家關(guān)于電子文件的相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位的電子檔案歸檔范圍和保管期限表。④提高電子檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。電子檔案管理的好壞與電子檔案工作者的知識(shí)水平、專業(yè)技能和工作態(tài)度息息相關(guān)，因此提高電子檔案工作者的知識(shí)水平、專業(yè)技能和工作態(tài)度有著極其重要的作用。在這個(gè)過(guò)程中，我們可以“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“。走出去”即多向電子檔案管理工作突出的單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”即可以引進(jìn)這方面的人才，帶來(lái)新的管理理念。電子檔案的利用不會(huì)受到時(shí)間和空間上的諸多限制，方便了使用。電子檔案一般有三種利用方式，即拷貝、通信傳輸和直接利用。拷貝為將檔案?jìng)浞蒉D(zhuǎn)化為一定標(biāo)準(zhǔn)的文件提供給使用者，或?yàn)殡娮游募驗(yàn)榇蛴∥募?；通信傳輸為將?jīng)過(guò)了各項(xiàng)處理以后的電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給相關(guān)使用者，多為共享檔案文件；直接利用就是使用檔案室中已有的設(shè)備進(jìn)行查詢。

電子文件和檔案管理中存在的問(wèn)題以及其對(duì)策

電子檔案的管理中會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題，這將影響到電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。從多年的電子文件和檔案的管理工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，問(wèn)題多出在以下幾個(gè)方面：①忽視對(duì)文件原稿的保存。文件原稿富含著豐富的信息，諸如圖片信息、聲音信息。如果在處理為電子文件和檔案的過(guò)程中，忽視了對(duì)文件內(nèi)容的深加工和處理，必然會(huì)讓文件失真。因此，保留原始文件對(duì)于后續(xù)工作時(shí)極其重要的。②電子文件存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?yīng)該加強(qiáng)安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③電子檔案生成、存儲(chǔ)和傳輸設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)問(wèn)題。每年都有大批的電子文件和檔案因?yàn)橛布O(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)不到位而丟失，因此必須做好這方面的工作。④電子文件的長(zhǎng)期可讀性。因?yàn)殡娮有畔⒓夹g(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案應(yīng)該不斷的更新，以防文件在新設(shè)備和新軟件中無(wú)法讀取。對(duì)于可能出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：電子檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性和高效性。做好這三個(gè)方面，就能在工作中避免這些常見(jiàn)的問(wèn)題。