引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
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(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業(yè)技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統(tǒng)網絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調節(jié)庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節(jié)系統(tǒng)等措施調節(jié)庫內溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統(tǒng)一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
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2、電子數據管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數據是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業(yè)務信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標準，元數據不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現狀分析
由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務領域普遍開發(fā)應用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業(yè)電子信息很難實現有效聚合和共享，文件、數據的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。
3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構建策略
“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業(yè)務電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現行文件和非現行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。
1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障
企業(yè)應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統(tǒng)運行維護，各個業(yè)務部門負責具體實施。根據各業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量
隨著現代企業(yè)的科學管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉的電子公文等內容，專業(yè)工作文件包含電子商務、ERP等業(yè)務信息系統(tǒng)上形成的表單和數據等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業(yè)務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數據和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的對接，實現對關鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質量
企業(yè)應創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業(yè)務工作實現了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。
4、完善制度保障機制的建設
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1.2對原始檔案屬性的影響
檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現在檔案的內容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務活動中形成的檔案，不僅檔案內容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：電子商務檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質檔案相區(qū)別的地方。隨著現代電子信息技術的飛速發(fā)展，電子商務檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調整電子文件才能適應不斷變化的環(huán)境，這就導致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務檔案可以根據需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術尚未完全普及，在電子商務檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務文檔的真假。電子商務文檔的這些特點，使得我們無法用紙質文檔的標準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。
1.3對檔案學理論的影響
電子商務文檔出現，也增加了檔案學理論研究的內容。傳統(tǒng)檔案學的研究對象主要是如何管理紙質文檔。電子商務文檔的出現，不僅會補充和完善原先的檔案學研究內容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現許多與電子商務檔案管理相關的研究課題。比如：如何保證電子商務檔案的原始記錄性、如何維護電子商務檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網絡信息安全技術保護電子商務檔案以及如何對電子商務檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學理論面對的新的課題。
2電子商務檔案管理應采取的對策
2.1采取有效手段，保證電子商務檔案的原始記錄性
目前，保證電子商務檔案原始記錄性主要的技術手段有：信息加密技術、簽章認定技術、信息識別、身份認證、網絡防火墻等等。當然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術手段是無法保證電子商務檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術人員的支持和配合。與此同時，還應盡快建立和完善電子商務檔案相關的管理制度，并將電子商務檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網絡保護技術和手段，也必須有完善的電子商務檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴格執(zhí)行科學的電子商務檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務檔案的原始記錄性。。
2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務水平和專業(yè)素質
電子商務的飛速發(fā)展，產生了大量的電子商務文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進行變革，以適應電子商務檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務水平和專業(yè)素質，學習電子商務檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應當通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識結構，培養(yǎng)現代企業(yè)檔案管理人才，以適應現代電子信息時代電子商務檔案管理發(fā)展的趨勢。
2.3建立科學、合理的檔案管理體制
一個文件是否生效，其主要標志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應將重要的電子商務文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉化為檔案后，歸檔保存兩套內容相同、載體不同的檔案，把紙質文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質檔案的卷內目錄備注項標明相應的電子商務檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務檔案目錄的備注項中注明相應的紙質文件的檔號及存放地址。
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（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質的服務。
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（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃
電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。
（二）嚴格制度統(tǒng)一標準
電子文件管理工作是一項長期開展的持續(xù)性工作，應落實領導責任，組織相關數量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續(xù)工作的質量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統(tǒng)設備升級維護、網站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統(tǒng)一標準，數字化技術參數標準等。
（三）多方參與爭取合作
電子文件管理涉及社會的各行各業(yè)，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網絡利用優(yōu)勢；發(fā)揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。
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2應用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求
由于時間戳的產生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務機構，因而電子文件本身可不通過網絡傳遞，在網絡上傳遞的僅為根據HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務機構DTS是通過互聯(lián)網絡提供服務的。無論是可以在互聯(lián)網絡上生成、存儲、傳輸的非密電子檔案，還是不允許在互聯(lián)網絡上生成、存儲、傳輸的電子檔案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進行適當分離——在所在計算機或局域網絡上對該電子檔案數據文件事先進行消息摘要計算——然后通過互聯(lián)網絡將消息摘要提交給時間戳服務機構DTS，DTS對消息摘要和接收時間進行數字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數據原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經存在。蓋戳過程通過這種方式來實現，檔案原文始終是不上互聯(lián)網的，所以符合電子檔案管理的數據保密要求。
二在電子檔案管理中應用時間戳的幾點建議
浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數據加蓋時間戳的試點，根據實踐經驗，筆者總結出有關時間戳應用的以下幾點建議：
1所依賴的時間戳服務應具有較高的可信度
單從技術而言，時間戳服務可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關重要。如果采取自建的方式，必須采取相應機制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機主板電池電量短缺、桌面時間任意設置等因素，致使對外提供的時間證明服務不可靠的可能。如果采取外購服務的方式，則應盡可能選擇由可信度高的專門機構來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨立性、間隔、精確度等。選擇服務機構時要充分考慮服務機構在這些方面的能力與水準。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯(lián)合信任技術服務有限公司共同建設的聯(lián)合信任時間戳服務中心。這是一家我國權威第三方公共可信時間戳服務機構，該中心由北京聯(lián)合信任技術服務有限公司負責技術支持和系統(tǒng)接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負責授時和守時，從而保障時間的權威和準確。
2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業(yè)務流程
應緊密結合電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點。關于何時加戳，有的認為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環(huán)節(jié)都應該分別加蓋時間戳，也有的認為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關于由誰來操作，有的認為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認為，根據時間戳的原理，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實際情況，加蓋時間戳的過程應和電子檔案的流轉過程相結合，即當電子檔案從一個單位流轉到另一個單位時，應當蓋戳，而若是同一個單位內部的管理環(huán)節(jié)就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉相關雙方的認可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經雙方確認；又如，檔案部門向利用者脫機提供經過內容與元數據補充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數據的來源與真實性，也可在提供脫機利用之前加蓋時間戳。
3應根據管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式
加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數據的數量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數據整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數據包；可以將全部數據按照光盤載體容量劃分成若干個數據單元分別打包，每個數據包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數據包；可以對批次中電子檔案按每一件進行打包，對每件的數據包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數據包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數據文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數據文件。由于時間戳服務機構加蓋時間戳通常是有償服務，同時又要考慮檔案的整體性、相關性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數據包為宜。因為進館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續(xù)環(huán)節(jié)，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務機構返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨立計算機文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數據包文件名相同，擴展名一般是“.tsa”，后續(xù)管理中需要始終將電子檔案數據包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數據包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數據等內容以PDF文檔附件的方式打包進電子檔案PDF數據包，然后對該PDF數據包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進該PDF文件中一并保存并利用。
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（二）規(guī)范電子檔案利用方式
避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。
（三）加強檔案工作人員管理
提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。
二、電子檔案管理工作中應注意的問題
（一）要重視電子文件的存放環(huán)境
電子文件的載體基本上是光盤和磁介質。由于介質的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數據的讀取。磁介質包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質存放的萬無一失，必須電子文件與紙質文件同進并存，以備有據可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現代化辦公設備，爭取采用自動化監(jiān)控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。
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1.2電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學生注冊、教學、科研和財務結算等多方面檔案材料，通過傳統(tǒng)方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現出優(yōu)勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網絡傳輸技術能夠實時進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應整個專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹記檔案工作對高校的服務性與輔，通過不斷提升自我專業(yè)能力以達到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。
2加強電子檔案管理的意義
加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉向現代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。
2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質文字資料已無法滿足其快節(jié)奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務對象需求會隨著社會發(fā)展與科學進步而發(fā)生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態(tài)需求及時更新并有效提出解決方案。
2.2加強電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風險。然而，計算機及其網絡不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。
3加強電子檔案管理與應用的對策
加強電子檔案利用管理與應用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。
3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網絡技術對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應用的同時也可以兼用傳統(tǒng)紙質檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創(chuàng)新檔案管理模式，推動實現電子檔案管理工作的發(fā)展。
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（三）可靠性原則電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規(guī)范，從而實現對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。
二、電子檔案管理中應該注意的問題
（一）集中統(tǒng)一管理近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關檔案室應當積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。
（二）紙質文件和電子文件雙套歸檔目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
（三）實行文件、檔案一體化管理目前計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導下重構整個管理流程。
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(二)網絡系統(tǒng)存在安全隱患
目前通用網絡財務的功能主要包括:遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上銀行等。基于網絡技術，企業(yè)提高了會計文檔的多方位檢索速度，可以進行網上遠距離傳送，使會計工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網絡病毒、黑客伺機而動，一旦計算機系統(tǒng)中病毒或被黑客攻擊，不僅會造成會計檔案的遺失、篡改，甚至會泄露企業(yè)的經濟信息。
(三)會計軟件升級與檔案讀取不兼容
在電子信息技術下，會計工作的錄入需要相應的電算化軟件予以支持。而會計軟件的使用，又對計算機的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計算機無法安裝或運行軟件。同時由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數據有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱。
二、完善會計檔案管理的幾點建議
(一)明確會計檔案保管路徑，設置會計檔案管理專崗
鑒于目前紙質和電子會計檔案并存的情況，企業(yè)應按會計期間、會計資料內容進行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動硬盤雙重存儲，以防損壞，不可讀。同時，設置會計檔案管理專崗并安排專人負責，建立會計檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲路徑。
(二)明確會計工作權限，建立電子信息修改的備查簿
建立完善的內部控制制度，嚴格實行崗位責任制。建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電子會計檔案的各項內容要規(guī)定不同的使用權限，如：普通數據，可較大范圍共享；機密的數據，僅供一定需要的人員使用。同時，要求會計軟件開發(fā)商，但凡登陸軟件進行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務，比如是完成新會計事項的錄入還是修改工作等。同時建立電子信息修改備查簿，對修改事項進行登記，以防私自篡改。
(三)建立內外網分級會計信息錄入機制
將局域網和外網分級使用錄入，分離授權。注重網絡的管理，建立內外網的使用準入機制。盡量不要在網絡上傳遞有關的財務數據。必須要通過網絡傳遞的，應通過添加密碼或其他加密措施保護數據的安全。
(四)注意會計軟件供應商的選擇，設置專門電子計算機維護崗
由于電子信息技術的不斷更新，經濟活動的高速發(fā)展，會計工作不是一成不變的，會計軟件也是不斷升級調整的。這就要企業(yè)在進行會計軟件供應商選擇的時候，要選擇售后完善的，技術過硬的公司，保證會計軟件在升級后，不僅能進行現有經濟業(yè)務的處理，也能對以往的會計檔案進行調取、讀取，以防電子會計檔案形同虛設，無法使用。
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(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業(yè)結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。
4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。
將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態(tài)轉換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。
將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復合應用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養(yǎng)目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業(yè)務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業(yè)務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統(tǒng)計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實行規(guī)范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。
規(guī)范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規(guī)范化、制度化、科學化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態(tài)度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。
3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應用軟件系統(tǒng)。
篇13
目前氣象圖像電子檔案巨大的數據存儲量，已經超出了計算機的存儲和處理能力。因此將來需要對氣象圖像進行圖像壓縮處理，圖像壓縮是數據壓縮技術在數字圖像上的應用，其目的是為了減少圖像數據中的冗余信息，達到高效率的圖像存儲和傳輸。圖像壓縮在保證圖像質量的條件下，用最少的bit單位來顯示原始圖像，以達到減少圖像的存儲空間，壓縮的過程就是編碼的過程，解壓縮的過程就是解碼的過程。圖像壓縮分有損數據壓縮和無損數據壓縮兩種，針對氣象圖像數據的價值及其重要性，我們采取無損壓縮的技術方法，更好地保留氣象圖像數據。無損壓縮是指對圖像數據統(tǒng)計冗余進行壓縮，在解碼時可以完全恢復原始數據不會有任何的失真，但是壓縮率可能會受到一定數據統(tǒng)計冗余度的限制。Huffman編碼是無損壓縮編碼中比較有效的一種方法，是由美國數學家DavidHuffman創(chuàng)立的一種可變長編碼方式。基本原理是對出現次數越多的代碼，分配長度較短的編碼，而對出現次數越少的代碼，則分配較長的編碼，并且保持編碼的唯一可解性。Huffman編碼是一種靜態(tài)的壓縮技術，從提供接近信源熵的編碼來說是最佳的一種編碼方式，通過Huffman編碼可以節(jié)省大約14%的空間。
