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篇1
隨著“第三次工業革命”的開始，人類進入了信息時代。互聯網信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業“命脈”的檔案，不僅影響企業的整體運行，也是一些重要環節的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發展，不斷突破傳統，為整體發展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務檔案管理智能化的現狀及解決措施
1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優點的宣傳
檔案管理智能化是未來發展的主流方式，但由于近幾年才開始轉變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現系統錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業應加強信息化、智能化優點的宣傳，為早日實現檔案管理智能化做好準備。
1.2系統不完善，應完善檔案管理系統，實現專業化
上段已經提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統一，新的版本或測試版系統不穩定，容易發生死機、還原系統等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據所在企業對檔案管理的要求，創造完善相應的電子檔案管理系統，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業技術水平不過關，可以進行培訓，規范操作
對于傳統檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統更加完善。
2電子商務檔案管理智能化發展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現虛擬化，節約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯網技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發展策略，為企業運作提供直觀數據，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統的檔案管理全部依靠人工，在紙質資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數據進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優點。
3實現電子商務檔案管理智能化的現實性意義
3.1突破傳統，節約資源
上文也提到了，傳統的檔案管理依靠紙質文件，也需要保存大量紙質文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現電子商務檔案管理智能化，突破傳統模式，節約人力資源和紙質資源費用，本質上為保護環境做了貢獻。除此之外，也節省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節約開支。
3.2便于管理
通過互聯網信息技術，實現檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網絡的界限。
3.3提高工作效率
精簡人員，操作便捷，最大程度上節約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業進步，電商的發展更加順利，也增進了經濟的活力，為普通百姓創造更好的經濟消費環境。
4結論
電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環。電子商務檔案管理有著便捷性、系統性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發展盡最大的努力。
【參考文獻】
[1]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發展趨勢探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
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隨著“第三次工業革命”的開始，人類進入了信息時代。互聯網信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業“命脈”的檔案，不僅影響企業的整體運行，也是一些重要環節的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發展，不斷突破傳統，為整體發展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務檔案管理智能化的現狀及解決措施
1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優點的宣傳檔案管理智能化是未來發展的主流方式，但由于近幾年才開始轉變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現系統錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業應加強信息化、智能化優點的宣傳，為早日實現檔案管理智能化做好準備。
1.2系統不完善，應完善檔案管理系統，實現專業化上段已經提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統一，新的版本或測試版系統不穩定，容易發生死機、還原系統等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據所在企業對檔案管理的要求，創造完善相應的電子檔案管理系統，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業技術水平不過關，可以進行培訓，規范操作對于傳統檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統更加完善。
2電子商務檔案管理智能化發展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現虛擬化，節約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯網技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發展策略，為企業運作提供直觀數據，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化傳統的檔案管理全部依靠人工，在紙質資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數據進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優點。
3實現電子商務檔案管理智能化的現實性意義
3.1突破傳統，節約資源上文也提到了，傳統的檔案管理依靠紙質文件，也需要保存大量紙質文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現電子商務檔案管理智能化，突破傳統模式，節約人力資源和紙質資源費用，本質上為保護環境做了貢獻。除此之外，也節省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節約開支。
3.2便于管理通過互聯網信息技術，實現檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網絡的界限。
3.3提高工作效率精簡人員，操作便捷，最大程度上節約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業進步，電商的發展更加順利，也增進了經濟的活力，為普通百姓創造更好的經濟消費環境。
4結論
電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環。電子商務檔案管理有著便捷性、系統性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發展盡最大的努力。
【參考文獻】
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1.前言
電子商務檔案管理的智能化發展歷程是同步于圖像信息智能技術的發展歷程，它體現在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統的紙質版檔案管理，它能夠通過計算機網絡技術以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質文件信息，而企業在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠將巨大的電子檔案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。
2.電子商務檔案管理的特點
電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發生的行為是虛擬行為，所產生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質檔案上的比較中有明顯體現。例如：在電子商務交易過程中，通過網絡對存貨的查詢、產品的展示到確定交易，產生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統擁有復雜而準確的操作技能，能夠將電子商務活動中的數字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或對內完整、真實地呈現出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序對電子商務內部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。
3.電子商務檔案管理智能化發展
電子商務檔案管理智能化發展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發展、電子商務檔案信息應用的智能化發展三大類，第一：信息存儲的智能化發展需要經過計算機精密的操作系統得以實現，通過計算機系統將電子檔案放入某種存儲介質中得到有效的存儲能力。要實現信息存儲的智能化發展，就必須進行對存儲系統不斷優化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業未來的發展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關系之間的管理提供有效信息。
4.結語
綜上所述，有效利用計算機科學系統為電子商務創造出無限智能化水平，結合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術難題的軟件，加快企業信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領域。
篇4
從電子商務檔案的特征來看，有關電子商務檔案智能化管理的需求更加依賴于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用，而對于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用始于上個世紀七十年代，首先開展的是基于內容的圖像智能檢索的研究，重點在于采用標注的方法對圖像設置檢索關鍵字，并建立文本數據庫管理系統，從而實現對圖像的智能檢索。這種方法的缺點在于當圖像數據庫中圖像數據較大時則檢索較難實現，當圖像內容復雜時，標注起來較困難，因此，這種檢索方法同時還要求圖像內容比較單一。而另一種基于內容的圖像檢索技術逐漸受到業界的關注即基于視覺特征的圖像檢索技術。由于任何圖像都包含物體本身的紋理、形狀、顏色、空間關系等特征，因此，基于視覺特征的圖像檢索技術采用提取圖像所包含的紋理、形狀、色彩、對象的空間關系等信息建立圖像的特征矢量庫，并以此特征矢量作為索引關鍵字。與以往采用人工標注方式對圖像內容進行標注的方法不同的是視覺特征的提取是從圖像中自動提取的，并且檢索的過程采取視覺特征間的匹配。與傳統的檢索方法相比，基于內容的圖像檢索融合了圖像理解技術，從圖像的紋理、形狀、色彩、對象的空間關系等維度分析圖像的特征，從而可以提供更加有效的檢索途徑。已經投入運行的基于內容的圖像檢索系統包括：IBM公司的QBIC系統、Virage公司的VIR工程系統、MIT的Photobook系統、美國伊利諾斯大學的MARS系統等等。國內近年來對于基于圖像顏色的檢索系統的研究也取得了豐碩成果，例如：Photo Navigator系統和Photo Engineer系統。而這一發展方向更加符合電子商務的智能化發展需求。可以預計，為適應未來網絡化、智能化以及個性化的需要，并行檢索、分布式檢索、知識的智能檢索、知識挖掘、異構信息整合檢索和全息檢索、自然語言檢索、跨語言信息檢索、問答系統、概念空間、信息融合技術等檢索技術都將在電子商務檔案管理領域得以應用。屆時用戶將獲得完整、準確、及時、有效的而且是簡潔、明了的商務信息。
二、電子商務檔案應用的智能化趨勢
電子商務檔案是企業管理的重要組成部分，是企業從事商務活動中最原始、最可靠的數字化信息。充分利用電子商務檔案信息，為企業發展提供商情預測、營銷策劃、客戶關系管理、維護企業或經營者合法權益已經成為電子商務檔案應用的一個重要領域。而電子商務檔案應用的智能化趨勢無疑已經成為電子商務行業的重要研究方向。
1、客戶關系管理的智能化。客戶檔案毫無疑問將是電子商務檔案的一個不可忽視的組成部分。在企業從事電子商務的過程中，電子商務系統將提供一種商家與客戶進行交流的新方式，這就要求企業管理者以全新的思維來看待客戶關系管理。客戶關系管理源于“以客戶為中心”的新型商業模式，是企業樹立以客戶為中心的發展戰略的核心部分。企業通過智能化的客戶關系管理系統來加強對客戶的服務提高客戶滿意度和忠誠度，提高企業效率和利潤水平。通過客戶關系管理系統企業加強與客戶的聯系、分析客戶的需求、研究產品的市場、拓展潛在的利潤空間、提高產品的市場競爭能力、改進企業的管理漏洞、吸引更多的優質客戶進而達到優化、提升企業管理能力、提高企業利潤水平的目的。而這一切的實現都依賴于智能化的客戶關系管理系統、智能化的客戶數據庫的開發與應用。智能化的數據庫技術是所有其他技術的基礎。
篇5
第一，電子商務檔案具有虛擬性。因為電子商務產業的進行使處于網絡環境中，它具有同網絡一樣的虛擬性質。那么，電子商務檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現為，電子商務活動和交易都是在網絡平臺上完成的，這些活動或交易所產生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內容、物質信息，另外，交易時買賣雙方采用的支付手段是網上銀行或其他的金融服務，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務檔案具有復雜性的特征。電子商務的一切活動和行為的存儲方式都是通過數字技術來存儲，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務檔案也愈加復雜化。
第三，電子商務檔案具有集成性。和傳統的紙質檔案相比，電子商務檔案在信息存儲上具有集成性的特點。目前的電子商務檔案不僅存儲的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務檔案存儲的信息多元化，較紙質檔案更為方便。
二、電子商務檔案智能化管理的發展趨勢
（一）電子商務檔案存儲的智能化發展
電子商務檔案的管理有三項具體內容，分別是存儲、信息檢索和應用。整個電子商務產業是在計算機和網絡平臺上進行的，而且檔案信息的存儲也同樣需要依靠計算機。因此，電子商務檔案存儲的智能化發展必須依靠計算機來完成。
電子商務檔案存儲的智能化，是指通過計算機的運算和控制功能應用到存儲設備上，也就是說讓存儲電子商務檔案的設備本身擁有等同于計算機存儲系統的運算控制功能，讓存儲設備智能化，讓存儲設備能夠自發存儲電子商務檔案。并且在此基礎上，對電子商務檔案進行備份，保證電子商務檔案的安全性，對電子商務檔案進行分級存儲。如果電子商務檔案采用智能存儲的方式，具有非常明顯的效果，對比原來的存儲方式，智能存儲在信息安全和保密兩方面上有著更大的優勢。具體來說，智能存儲更加全面具體地監控信息存儲設備的內部情況，包括文件數據的讀取、寫入。此外，在發現存儲系統問題和故障上，智能存儲技術可以及時發現并采取相應的措施來解決問題，保證存儲信息的安全完整以及存儲設備的繼續使用。電子商務檔案智能存儲除了軟件上的智能化，也就是存儲管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對于電子商務檔案的安全性來講，智能存儲可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當電子商務檔案存儲系統出現問題時，可以進行修復，給電子商務檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務檔案信息檢索的智能化發展
科技的發展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發展，電子商務檔案信息檢索智能化應運而生，是不可逆轉的發展趨勢。計算機技術的發展已經取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發明了圖文信息智能檢索，計算機信息檢索技術的發展為電子商務檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務檔案存儲的信息具有復雜性和集成性：信息存儲形式和格式多樣化，信息的表現方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲信息的設備不同，面對復雜的信息，對信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠的影響力和意義。
將商業、客戶信息等內容和搜索詞的關聯度作為基礎，以包含信息的重要性作為考察指標，對這些包含的信息進行排序，提高搜索的效率。而且，產業的進步必然會帶來更多更復雜的交易信息和客戶信息，傳統的信息搜索方式只會加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業信息等內容，就必須智能搜索信息。
現階段的人工智能技術取得較大程度的進步和發展，技術上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發展的人工智能技術，智能化信息檢索越趨于高級階段發展。
（三）電子商務檔案應用的智能化發展
企業需要將檔案所包含的信息作為依據預測商情、設計營銷方案、處理客戶關系。目前，對檔案信息的應用已經成為推動電商產業進步的一項重要途徑。為了實現最優目標，研究如何實現檔案應用的智能化成為現階段電子商務研究的主要內容。
企業對電子商務檔案的應用主要在預測商情、設計營銷方案和處理客戶關系三個領域。檔案存儲的信息包含客戶檔案。在電子商務活動開展過程中，企業和客戶之間的交流方式和以往的傳統交易模式有很大的區別，因此，客觀上要求企業經營管理者必須正確處理新型的客戶關系。當前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業模式要求，必須管理新型客戶關系，而且管理新型客戶關系是企業樹立以客戶為中心理念的重要實踐。企業將客戶關系管理系統進行智能化，形成新型的客戶關系管理系統，企業通過這種管理系統來加強和客戶之間的聯系，更好地服務客戶，增添客戶對企業工作的滿意度，達成企業經濟效益和競爭力提升的目的。此外，企業還可以通過管理系統深入了解客戶的需求，研究電商產品的市場需求以及完善度，發現并解決企業在管理上存在的問題，吸引更多優質的客戶，將利潤最大化，從而實現提高企業的競爭力，優化企業管理能力的目的。
針對企業的商情預測需要智能化發展。隨著電子商務的發展，電子商務檔案存儲的客戶信息、商業信息是非常復雜且多樣，面對如此復雜和多樣的電子商務檔案信息系統，是需要一個智能化的數據分析處理系統來進行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預測系統，它所依據的思想和技巧分別是數據挖掘和數據倉庫管理，采用的營銷策略是一對一的方式，并且采用個性化的售后服務，在此基礎上滿足客戶的需求。以此實現企業的盈利。另外，智能化的商情預測系統除了滿足現有的市場需求之外，還需要不斷的發展和更新，以適應不斷發展的市場，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務檔案管理智能化發展方式
電子商務檔案管理實現智能化需要通過兩個方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進的計算機技術，這是電子商務檔案管理實現智能化的基礎和客觀要求。現階段，很多企業在硬件上的落后嚴重阻礙了智能化管理的前進路程，因此，在未來的發展中，企業必須對硬件的更新投入資金和精力上的支持，實現硬件和存儲設備的匹配，再匹配相應的軟件，使之具備實現智能管理檔案的前提條件。
篇6
（二）電子商務檔案管理的缺陷
電子檔案并不會受到時間或者是地點的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質檔案對于保存的環境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務檔案進行管理的時候，關于電子文件的歸檔管理存在復雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因為很多負責電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關于紙質檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高。或者是有的工作人員為了減輕自己的工作負擔，并沒有主動關注關于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術不足，對于計算機的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點子文件的歸檔管理工作。
對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現在了檔案的內容與形式上，正是因為檔案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務檔案屬于電子文件，它的形式和內容之間是相對對立的，而其內容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關于原件的界定就會很困難。即使信息技術發展迅速，但是數字簽署技術并沒有得到普及，要在電子文件上進行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進行真偽鑒別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。
在電子文件越來越多的現在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點，也能夠更好的從行政管理與法律責任的角度去對電子文件歸檔管理問題進行處理。在實際使用當中，工作人員可以根據需要來進行電子文件的隨時復制，又再對其信息內容進行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當電子文件在運轉期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進行文件整理的時候，關于文件原始聯系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當中的文件其組合變化以及電子文件管理實踐作為基礎與依據。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護好，在進行整理時要根據原始順序來進行。
二、電子商務檔案管理的發展趨勢
（一）信息存儲智能化
1.借助智能存儲設備 電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。
2.存儲設備智能化管理 未來信息儲存的發展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統、工作模式以及連接方式都發生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數據存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節約。智能化存儲管理技術能夠實現對于存儲系統當中存在的問題相關監控與調整工作，從而第一時間發現問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數據存儲的安全與持續得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。
（二）信息檢索智能化
1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內容可能包含文字、數字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。
2.相關性分析 在進行智能檢索結果排序的時候，相關性與重要性都是需要考慮的，而相關系選擇各個字段其加權混合索引能夠分析得更加準確，而重要性則是與文獻來源權威性有關系。通過這樣的方式，讓檢索結果得到更加準確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務的發展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務檔案信息其全球性、信息管理系統的分布性、交易語言復雜性以及交易方式多樣性等特點越來越顯著。這樣的事情勢必導致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發的必然性與必須性也得到了凸顯。
3.推理化分析 計算機科學技術的發展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現更智能的模式開發。
（三）檔案應用智能化
1.客戶管理智能化管理 電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統以及智能化的客戶數據庫開發以及應用。
2.商情智能化預測 智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點。客戶數據龐大，而企業的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業智能的數據分析以及數據處理系統才能夠很好的實現對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統，借助于數據挖掘思想以及數據倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數據分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。
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二、檔案庫房智能化管理系統的設計及實踐
（一）檔案庫房智能化管理系統的設計。檔案庫房智能化管理系統的構建要更新升級檔案管理信息系統，增設智能庫房管理模塊，包括庫房基本信息的定義及具體情況展示、實體出入庫管理、溫濕度及門禁采集信息等幾大模塊（詳見圖1），通過集成智能密集架、溫濕度信息采集設備、門禁及RFID等設備，實時監控和管理庫房內部情況，將庫房轉變為在線展示的“透明”庫房，進而提高檔案庫房管理的實時性及高效性。1.智能密集架的建設。智能密集架是指通過計算機控制密集架的打開及關閉等，主要的工作原理是通過檔案管理信息系統對相應的檔案實體信息進行檢索，利用計算機結合已存儲密集架的位置信息自動打開密集架，架上顯示屏會及時顯示檔案資料的具置及所需的數量，取出后自動關閉。歸還檔案時對檔案條形碼進行掃描，將案卷在計算機系統內歸還入庫，同時再次打開密集架將案卷放到規定的位置上。2.溫濕度自動控制系統。檔案庫房內溫濕度的變化情況通過設置自動溫濕度信息采集設備來實現實時、自動采集與監控，一旦溫濕度超出指定范圍，溫濕度自動控制系統會自動啟動或關閉溫濕度控制設備，實時調節庫房內溫濕度。通過集成溫濕度自動控制系統與管理信息系統，將采集到的溫濕度數據傳送管理信息系統中并自動保存，同時制成溫濕度變化曲線圖，有利于后期的數據分析與利用。3.門禁控制設備。檔案庫房通常使用的是鋼制防盜門鎖，在此基礎上加裝接觸式磁卡電子門禁系統，提高庫房的安全性。檔案庫房管理工作人員持有專門授權的磁卡，在進入檔案庫房時通過讀卡器自動識別持卡人身份，確認有效后才可開啟門鎖，門禁控制系統會自動記錄磁卡身份及出入庫時間等信息并傳送至管理信息系統中，形成庫房的巡查記錄報表、異常情況報警等。4.物聯網RFID技術。物聯網RFID技術的利用主要是通過二維條碼標簽及監控設備實時監控庫房內檔案實置的變化情況。通過對檔案管理信息系統的更新升級，打印檔案盒及檔案資料的實體標簽的唯一二維條形碼，通過掃描二維條形碼自動登記借閱、歸還及上下架信息。在使用檔案時可以通過系統檢索直接打開對應的密集架；自動記錄經出庫掃描后的檔案出庫信息；歸還檔案資料時需再次對標簽信息進行掃描，自動入庫和上架。另外，監控設備在監測到未經系統登記的檔案出庫信息時會自動記錄和報警，從而有效控制檔案的安全。
圖1 庫房智能化管理系統功能模塊示意圖
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一、系統體系結構設計
全國各地城建檔案館一直非常重視城建信息化的建設，先后推行了地下管線系統、城建檔案管理系統、聲像檔案管理系統以及辦公OA系統軟件，但是隨著現代化的快速發展，這種各系統相互獨立的系列軟件已經無法滿足實際工作需要，而且嚴重影響了工作效率。所以一套集檔案業務管理系統、辦公OA和聲像檔案系統結合的綜合系統更適合當今城建檔案館的需要。
正元城建檔案信息管理系統是管理信息系統（MIS）和城建檔案日常業務工作流程（辦公OA）的有機結合，符合國家有關政策法規和行業標準，實現檔案館業務自動化管理建設、城建檔案的數字化建設、庫房管理現代化建設。
系統采用B/S結構，以“項目”、“工程”、“案卷”、“文件”四級管理為主線，掛接PDF、圖片、視頻等數字檔案，利用計算機網絡技術、電子檔案管理信息化等先進技術手段，實現了檔案業務工作流程化、實體檔案數字化、查詢信息可視化、網上辦公自動化以及行業的標準化。系統采用四層架構設計，第一層基礎設施層主要為檔案信息管理系統的網絡系統，第二層數據層為各種數據庫提供數據存儲和數據交換服務，第三層業務層主要為各種應用業務系統，第四層用戶層為使用本系統的系統用戶。
二、系統的設計與實現
1.系統的設計思路
按照現行標準、規范的要求，結合現在城建檔案管理工作實際，采用先進的計算機技術、數據庫技術，信息存儲技術、多媒體技術、工作流技術、網絡通信技術、安全技術等信息技術，建立一個規范、高效、系統的檔案管理系統，使數據管理與業務流程管理融為一體，提供各種檔案管理工作元素實時運行狀況，分析其內在聯系
根據檔案管理業務操作的需求范疇，系統設計為7個子系統：數據采集子系統、數據管理子系統、查詢利用子系統、統計打印子系統、配置管理子系統、系統管理子系統和虛擬檔案子系統。
2.系統實現
(1)檔案數字化
現有紙質檔案、資料目錄及全文轉化為數字信息保存、利用。文件目錄主要利用人工輸入方法，檔案全文采用掃描后OCR轉換成為文本方式，存儲到數據庫中
館藏照片數字化。各種歷史照片掃描以后以JPEG格式或者PDF格式存儲到對應目錄下，同時其相關信息存儲在數據庫中，最終實現兩者關聯。
縮微膠片轉換為數字信號。將縮微照片通過縮微照片掃描儀掃描以PDF格式存儲到對應目錄下，同時其相關信息存儲在數據庫中，最終實現兩者關聯。
(2)系統開發
基于網站模板，我們根據功能的設計，用Microsoft Visual Studio 2008開發工具來開發各功能模塊，先完成系統登陸系統、用戶管理系統、權限設置、系統配置等功能模塊，再開發系統必備功能如檔案查詢，立卷歸檔，檔案整理，掃描件上傳掛接，統計打印等功能。最后開發庫房管理，溫度濕度等的實時監測，遠程控制和報警等功能。
伴隨著功能開發的進度，我們要花大量的精力來進行界面要設計與美化，做到實用、便捷、友好的界面。同時根據系統設計需要，網站框架也進行了重新布局。這部分主要是用JavaScript來完成了菜單與圖層控制兩大部分。
三、系統的功能
1.檔案信息管理系統的功能
系統設計為7個子系統：數據采集子系統、數據管理子系統、查詢利用子系統、統計打印子系統、配置管理子系統、系統管理子系統和庫房管理子系統。
(1)數據采集子系統主要實現各種形式與格式的不同來源的數據采集工作，是整個系統檔案電子化的入口。該子系統主要有五個模塊：前期管理、檔案接收、電子文件接收、紙檔案數字化、聲像采集以及數據轉換。
(2)檔案管理子系統主要實現將采集到的檔案數據信息資源的基礎上進行立卷歸檔、檔案編研、檔案銷毀、檔案保管和庫房管理等電子化、網絡化業務管理。該子系統主要有五個模塊：立卷歸檔、檔案編研、檔案銷毀、檔案保管、庫房管理。
(3)查詢利用子系統提供豐富的查詢檢索條件，導出工程信息供外部系統使用，實現利用登記和未還檔案查詢功能，主要包含：利用登記、項目檢索、工程檢索、案卷檢索、文件檢索、高級檢索、流媒體服務、導出項目信息、導出工程信息、導出案卷信息、導出文件信息及導出四級信息。
(4)統計打印子系統提供了標準且豐富的報表模板，用戶可以根據這些模板打印出國家檔案局要求的標準格式報表。
(5)配置管理子系統是城建檔案管理信息系統基本功能模塊之一，是作用于整個綜合系統的基礎部分，用戶根據自己的實際情況進行定義與配置，并在以后可以隨業務變化而進行調整。
(6)系統管理子系統主要實現系統的后臺配置管理功能。包括權限管理，用戶管理，日志管理，備份管理，系統代碼維護，光盤六大功能模塊。
(7)庫房管理子系統實現了溫度濕度的查詢、統計、實時監測和控制，以及庫房和設備信息的維護等功能。
2.系統擴展功能
實現強大的工程檔案可視化編輯、查詢等功能：
（ 1）檔案可視查詢功能：提供多種查詢方式，如條件查詢、組合查詢從而實現圖形與檔案信息的雙向查詢，即通過圖形查找檔案信息及照片，即知道某一項目的位置，可以查到該項目的檔案及照片；通過圖形查找檔案信息，即知道某一工程檔案，可以查到該項目所在的地點；提高了查全率、查準率、查詢速度，彌補傳統檔案的查詢缺陷。
（2）具有建筑檔案圖形錄入功能：系統提供標志點、輪廓線、任意區域的檔案添加、錄入、刪除、修改等功能；
（3）具有建筑物照片檔案編輯功能：系統提供建筑檔案照片添加、刪除、查詢、顯示等功能；
（4）支持地圖數據錄入與編輯功能，能顯示不同的溫濕度下，紙質、聲像、照片檔案受影響的專題圖
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1、提升高校辦學質量
目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。
2、助力地方經濟發展
高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。
3、培養共生環境生態
盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。
二、高校檔案管理的社會化職能分析
結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：
1、助推社會主體的發展
實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。
2、實現社會化辦學目標
貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。
從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。
三、實踐措施
根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。
1、充分理解企業對檔案信息的需求特點
高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。
2、具體掌握企業技術和管理創新的短板
在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。
3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合
在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。
4、開展線上信息交互線下人員往來活動
為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。
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一、會計電算化環境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展起來的一種實現會計職能的手段，是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下，一方面，會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高。傳統的人工記賬時期，會計工作的主要任務是進行會計核算，其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表；在會計電算化環境下，會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成，會計人員所進行的主要是審核與監督工作。另一方面，會計職能作用形式產生了變化，會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作，從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。
二、會計電算化環境下會計檔案職能的定位
會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點，會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能，但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題，給會計工作提出了新的任務與要求。要解決這一問題，使會計職能適應會計環境對會計工作的要求，就應從調整會計職能人手，將會計職能的行使設置為兩個層次，一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能，完成對單位經濟業務的處理工作，二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能，完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據，既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶，也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此，同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較，會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。
1.會計質量控制關口的職能
在會計電算化環境下，會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制，及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生，會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡，并通過相應的事后監督機制，及時發現并中止上述行為。因此，在會計電算化環境下，會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集關口的前移，確保會計檔案資料的真實性，反映經濟業務與會計工作的本來面貌；其次，要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的范疇，把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺，同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程。
2.會計信息利用窗口的職能
由于計算機中的數據文件是動態的，時刻都在發生變化，因此，會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點，在規定的時間段內進行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上，與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎。其次，要運用相關的統計分析方法，根據單位經濟業務的分類，對會計信息進行加工整理，并通過對會計檔案的編研，以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失。
三、會計電算化環境下會計檔案職能的實施
要實現會計電算化環境下會計檔案的各項職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會計檔案職能的實施。
1.更新檔案管理理念
首先，要克服傳統會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念，糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質實物檔案管理，輕磁性介質檔案管理，重檔案移交后續管理，輕前臺會計工作的檔案管理，重一般檔案的統一管理，輕專門檔案的專門管理。其次，要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐，樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。
2.完善檔案管理制度
會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發，充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環境檔案管理的要求，積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度，加強前臺會計工作的會計檔案管理，確保入庫會計檔案的質量；要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全，要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理，防止磁性介質檔案信息的失效，確保會計檔案的完整。
3.強化檔案管理手段
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一、電子商務檔案的特點
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需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。
從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上海“2010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。
基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建
高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用。可見，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標———智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。
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高校檔案管理中的物聯網技術，主要是在高效檔案管理中，通過加強信息傳感設備的應用，在一定的協議下，實現檔案與互聯網的聯系，從而在交換信息和通信的過程中達到識別智能化、定位自動化、追蹤動態化和監管一體化的現代網絡技術，從而達到“物物對話”的目的，因而其在整個智慧校園建設中有著不可或缺的作用。
1 應用現狀概述
1.1 就實體檔案而言
主要是通過物聯網技術將實體檔案所在的位置實時的反饋出來，不僅能促進手工操作的簡化，而且還能從傳統的繁瑣的檔案管理工作中解脫出來。利用這一技術進行檔案信息查找時，主要是利用芯片進行信息交換，從而得到想要的信息。尤其是在重要檔案管理中，利用網絡監控應對其所在地點進行查詢，且利用服務器對其調閱記錄進行記錄，對于出現的異常能及時的進行警報。這主要是因為檔案信息在芯片中存儲，當儲存環境變化時，就能準確的感知，從而實現對其的精準控制和實時預警，對于實現檔案管理的智能化和科學化具有十分重要的意義。
1.2 就檔案庫房而言
通過物聯網技術的應用，對整個檔案庫房實時全天候24小時不間斷、無縫的監測，并能結合實際需要，對庫房的環境進行調節和優化，從而達到智能化監管檔案庫房的目的。加上很多檔案自身在存放環境上要求較為特殊，通過這一技術對庫房環境的監測，就能有效的提高檔案管理的安全性，及時的掌握其情況，利用所采集的數據與預先設定的監測指標進行對比之后，就能有效的提出相應的提示和警報，從而更好地利用遠程視頻對庫房的運行情況進行觀察。
1.3 就檔案館舍而言
主要是利用這一技術構建互動式的檔案館廳、展覽館和博物館等，這樣就能實現一館多能多用。
2 必要性分析
2.1 有助于檔案管理網絡化的實現
要想實現網絡化的檔案管理，主要是在利用網絡將信息化的檔案數字信息存儲在數據之中，并利用網絡為師生提供查詢和使用。所有檔案的卷宗上均貼上標簽，并將其與數據庫內的數字信息之間相互對應，加上智慧校園網絡的支持，給高校檔案管理利用效率的提升奠定了堅實的基礎。檔案管理人員只需要點擊鼠標就能清點和移交檔案，并對其進行在線整理、在線發揮，所有校園用戶均能對開放的高校檔案信息進行查閱。所以高校檔案管理中加強物聯網技術的應用就顯得尤為必要。
2.2 有助于檔案管理智能化的實現
在物聯網技術的支持下能實現檔案管理平臺的智能化，主要是因為在檔案查詢和歸檔時均能實現自動化的完成，不僅能加強與檔案管理人員的交流，而且還能與檔案進行直接對話，并對工作環節規范與否進行判斷，有效的確保檔案的安全。例如在查閱者進入檔案館之后，利用管理系統就能有效的對其身份進行自動識別，并對其權限進行判斷，若非法進入，就會及時的報警。這主要是因為檔案館中安裝了諸多傳感器，能有效的對館內的環境參數進行實時的采集、分析和監控，利用傳感器的性能完成不同的工作。例如利用溫度傳感器能對館內的溫度進行智能化的調節，既能滿足實際需要，又能有效的降低能耗。而光控傳感器則能在智能照明系統中調節館舍的亮度，收集每個位置的光照信息，并智能化的調節燈光的亮度和窗簾的開度。而煙霧傳感器則能有效的監控和探測煙霧，一旦存在煙霧就會報警，有效的避免出現火災事故。即便是出現火災，也能及時的報警，消防人員就能利用視頻監控查看現場情況，并利用滅火器控制單元自動化的遠程打開滅火裝置，為火災的初期救援和救援方案的確定具有十分重要的意義。
2.3 有助于檔案管理人性化的實現
在日益注重人本理念的今天，在檔案管理工作中，要想實現人性化的管理，加強物聯網技術的應用就是不錯的選擇，對于拓展檔案管理服務水平人性化的提升具有不可或缺的作用。尤其是在當前檔案查詢者在信息需求方面更加多元化的今天，為了更加全面、個性化的滿足需求，在物聯網技術的支持下，就能能自動識別身份，從而更好地對其需求進行聯想和猜測，進而結合用戶所查詢的信息對查找的內容進行優化，有效的節約時間的同時提高效率。
3 對物聯網技術在高校檔案管理中應用的思考
目前，雖然很多高校已經意識到應用物聯網技術的必要性，并在實際應用中加強對其的投入，但是物聯網技術的應用是否意味著在今后的檔案管理中就能實現一勞永逸呢？答案顯然是否定，而現實的存在的，一些高校在引入物聯網技術之后，過分的依賴物聯網技術，錯誤的任務物聯網技術的引進之后就能高枕無憂，而實際是行不通的。因為物聯網技術的應用帶來了諸多便利，同時也面臨著諸多威脅和不足，所以必須引起高校檔案管理人員的反思，尤其是在網絡安全威脅、用戶訪問量劇增和管理人員自身等方面的不足，必須針對性的進行處理和完善。這就需要我們切實加強對其的管理和維護，及時的做好網絡安全的防護，尤其是在檔案查詢系統中，加強對其的防病毒和防黑客等工作，加強對其的安全投入，強化對系統的維護，對系統的開放時間、開放量進行優化和完善，強化現有檔案管理人員的教育和培訓，不斷的提高其自身專業技術水平的同時，還應切實加強現代科學技術的應用，尤其是在計算機技術、數據處理技術、互聯網技術和物聯網技術等方面，才能更好地將其余信息資源進行有效的整合，切實提高檔案管理效率，預防進入先建設后規范、先應用后完善的怪圈，否則將得不償失。
4 結語
綜上所述，在高校檔案管理工作中，我們只有切實注重物聯網技術的應用，才能促進其檔案管理水平的提升。但是這必須建立在應用質量方面，在人員、技術和資金加大力度，才能更好地促進管理水平的提升，從而提供更加優質高效的檔案服務。
參考文獻
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