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國庫會計檔案因不同時期經辦的業務種類不一，如鄉（鎮）金庫設立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規格各異，數量龐大，加之國庫經辦人員的新老更替，現有檔案管理人員對歷史業務的陌生等因素影響，給國庫紙質檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經更替，持續性、完整性不高
根據中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構應按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(2005) 309號文件印發的《中國人民銀行會計檔案管理規定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數次變更，部分檔案已依據原有的管理辦法進行銷毀，致使現有國庫會計檔案的持續性、完整性不高。
（三）部分紙質檔案時間久遠，字跡模糊，修復難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經理國庫職能時就已產生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質量、打印和復印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構及時修復保管期內有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復、保管難度大。
（四）紙質檔案成本高，不符合低碳、環保、綠色的科學發展理念
國庫會計紙質檔案收集了每個工作日及決算時打印的預算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經濟和社會發展倡導的構建資源節約的生產方式、消費模式的低碳、環保、綠色的科學發展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設定會計應用系統中電子會計檔案的保管期限，根據會計應用系統的實際情況制定補充規定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應的會計資料。這為國庫會計實現電子檔案管理提供了制度依據。
（二）國庫信息化系統建設發展為會計檔案實現電子化奠定了基礎
2000年《國家金庫會計核算系統》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統建設進程，2006年國庫信息處理系統(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統數據集中的序幕，隨后國庫會計數據集中系統(TCBS)、國庫信息管理系統(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業務數據由全國數據處理中心集中存儲，國庫會計業務紙質憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現電子化奠定了基礎。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術的發展，電子檔案以大容量的數據存儲、精確的數據保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數據的存儲、傳遞、利用等優勢使電子檔案替代紙質檔案成為必然。
三、推動紙質檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學的電子檔案管理系統
國庫核算數據的高度集中，為各類國庫核算數據的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應根據新辦法要求，積極開發和建立科學的電子檔案管理系統，建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設立電子簽名審簽程序實現電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環境影響、意外事故、自然災害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設定經辦、復核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質失效、自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
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一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。
二、電子會計檔案管理現狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。
第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。
第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。
四、結束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
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隨著經濟和科技的不斷發展，信息技術水平也在不斷的提高，電子信息技術為我國新型農村合作醫療的檔案管理提供了更加科學便捷的管理方式，也適應了新農村合作醫療工作發展的需要，那么在充分利用電子信息技術管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術管理檔案明確檔案管理的職責，促進電子檔案管理的規范化和標準化。其次，利用電子管理的技術手段適應新的形勢，對檔案管理按類別進行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節省人工處理的時間，不斷加快推進新型農村合作醫療檔案管理的電子信息化建設。
三、改變傳統管理觀念，提高電子檔案的開發和利用率
為了更好的管理新型農村合作醫療的檔案，就要徹底改變傳統的管理觀念，農村合作醫療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發和利用，而不僅是停留在整理和保存的環節上，檔案對于農村合作醫療工作的發展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農村合作醫療檔案信息的統計、分類、查找、總結等各項工作的順利進行。傳統的人工收集和整理，一方面浪費了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農村合作醫療檔案管理工作的效率，改變傳統的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術，整理和開發檔案信息資源，大力開拓新型農村合作醫療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優勢，根據具體的實際情況進行科學整合，促進新型農村合作醫療檔案管理的改革和創新，新型農村合作醫療工作創造良好的環境，更好的促進新型農村合作醫療事業的發展和前進。
四、完善新型農村合作醫療電子檔案管理的制度
新型農村合作醫療事業與千家萬戶有著不可割舍的重要關系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發展新型農村合作醫療事業，那么在利用電子信息技術管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農村合作醫療工作中的一項重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權責和管理的程序進行規范化，并且對其有明確的規定，從而使整個新型農村合作醫療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進電子信息技術手段與完善的制度相結合的基礎之上，有利于新型農村合作醫療事業的進一步發展。
五、加大電子檔案管理的基礎設備投入
當前我國科學技術水平不斷地提高，促進了新型農村合作醫療電子檔案管理的更好更快的發展，但是根據相關調查顯示，我國農村合作醫療的檔案雖然采用的是電子信息技術的管理方式，但是在基礎設備上還急需要加大投入，電子信息技術管理檔案的方式是需要一定的基礎設備的，例如，電腦、打印機等，那么為了使新型農村合作醫療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術的基礎設施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎設施環境，更好的促進電子檔案管理的發展和進步。
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（一）強化檔案管理的現代化管理理念。首先，現代事業單位檔案管理不能再沿用傳統的方式，而是應該將檔案管理的媒介從人力轉變為現代的信息化技術，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用不定期的培訓方式學習如何利用現代網絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現代的信息化技術管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。
（二）構建檔案管理信息化建設平臺。首先要構建檔案管理信息化建設平臺，對數據資料進行統一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發展空間，再次需要加強檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎，加快研究解決電子政務環境下檔案工作的新技術新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，逐步實現公文辦理和檔案管理的規范化與一體化。利用電子政務平臺，積極開展已公開現行文件和檔案信息網上查詢服務，穩步推進館藏檔案的數字化，全面提高檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托?子政務平臺建立電子文件中心，實現電子文件和電子檔案的網上接收。加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進檔案信息化建設持續、快速、健康地發展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
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檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、強化事業單位電子檔案管理的策略
（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度
為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。
（二）加大資金投入，改善檔案管理環境
事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。
（三）培養專業的檔案管理人員
檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。
（四）加強對基礎設施的管理
電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。
（五）確保電子檔案管理工作的安全性
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一、傳統檔案管理與電子檔案管理之間的異同
1.傳統檔案管理與電子檔案管理的聯系
1.1電子檔案的形成建立在傳統檔案的基礎之上
隨著科學技術的飛速發展，電子化信息資源在檔案管理中的應用已經比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網絡當中，而是通過電子的形式傳輸到網絡當中，然后在傳統檔案的基礎之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網上使用。
1.2電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息資源
網絡的儲存空間非常大，能夠將各種類型的檔案資料全部收集在其中，有關人員隨時都能夠在網上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠實現互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統檔案管理相比節省了更多的時間，是電子檔案與傳統檔案的完美結合[1]。
2.傳統檔案管理與電子檔案管理的區別
傳統檔案與電子檔案管理的區別主要表現在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內進行統一的歸檔，歸檔后通過網絡傳輸到有關管理部門進行統一歸類，避免出現檔案遺漏、檔案丟失的情況發生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復制，方便調檔。而傳統檔案管理需要根據記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網絡數據庫和存儲載體的方式進行保管，在經歷多年之后必然會發生老化的現象，從而影響了存儲載體中的內容。而且，現代科學技術的發展非常迅猛，計算機更新的速度非常快，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。
二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段
1.加強對電子文件的收集與整理
檔案收集是檔案管理的基礎工作，為工人文化宮后續的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業務檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規定，與傳統檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。
2.積極使用現代化的歸檔管理手段
工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據電子文件中的內容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據其電子文件的產生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網絡系統，就可以通過電子數據庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應的輔助工作與認證工作，結合傳統檔案進行電子文件的歸檔。
3.健全?子檔案管理審核制度
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（一）電子辦公環境下文書檔案管理的優點
1.利用辦公自動化系統對文書檔案進行管理，其實主要是利用辦公自動化中的信息處理能力來實現對文書檔案的高效化管理。傳統的檔案管理，從文件的收發、歸檔、分類到編號、入庫等，要求細心嚴謹，不容出現差錯，一系列的工作環節都需要借助人力來展開，其間需耗費大量人力，花費大量時間。而利用辦公自動化技術來管理文書檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發、歸檔、查閱等程序都可以利用計算機技術來運行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統的文件檔案無論借閱還是傳遞的過程中，紙質文件都容易發生復制、保密內容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時，因距離、天氣、快遞人員責任心強弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經歷的時長。而電子辦公環境下文書檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過程既安全又省時，使文件傳遞保持較高的安全系數。
3.傳統的文書檔案主要借助紙質來保存，其保存時間受環境、氣候、紙質及查閱次數的影響，一旦紙質文件遭到毀壞，文件的內容信息將不復存在。而電子版的文書檔案受周圍環境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書檔案保存可以借助U盤、網絡云盤及硬盤來進行，保存在此設備中的文書檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書檔案的保存比傳統紙質文書檔案的保存具有顯著的穩定性。
4.傳統的文書檔案隨著量的累積，大量的文書檔案陳設在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費，且查閱和管理都變得十分不易。應用辦公自動化技術對文書檔案實施管理以后，建成了相對完善的文書檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實現共聯，可以促使文書檔案合理利用，杜絕了資源的浪費，同時，可以利用廣闊的網絡平臺系統實現與其他檔案部門的信息共享，或者彼此之間相互進行信息交流與經驗借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環境下文書檔案管理的缺點
1.電子版文書檔案與傳統紙質文書檔案相比，其保密性問題是目前的一大隱患。電子版文書檔案比較容易被修改，因計算機中很多預設條件都是通用的，修改者可以根據自己的需要隨意設置字體種類、顏色和大小，電子版文書檔案無法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復印件。所以，電子版文書檔案容易被修改的問題是目前電子辦公環境下文書檔案管理面臨的一大挑戰。
2.電子辦公環境下文書檔案管理的另一個缺點是檔案管理人員的素質不能跟現代自動化辦公設備發展相適應。因受傳統檔案管理模式的影響，傳統的檔案管理方式已固化在他們的思維意識里，又因大多數檔案管理員的素質相對來說都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進了用以文書檔案管理的辦公自動化設備，也不能發揮其應有的作用。所以，提高文書檔案管理人員的素質是電子辦公環境下文書檔案管理需要努力克服的另一個困難。
二、電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題
（一）未能及時轉變觀念
受信息時代影響，人們逐漸有了要高效開發信息的意識。實踐中，我國電子文書檔案管理起步時間較晚，在很長一段時間內，檔案都處于封閉及半封閉的狀態。對于應用辦公自動化技術對文書檔案進行管理，檔案管理員還沒有足夠的認識，也尚未具備充足的實踐經驗。由于受經費限制，文書檔案管理得不到應有的重視，而文書檔案管理人員缺乏創新精神，缺乏對檔案信息資源開發的服務意識，導致文書檔案管理工作質量長久以來得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術阻礙
電子信息技術是實現對文書檔案應用電子化管理的基礎，電子辦公環境下的文書檔案管理對技術要求極高，它需要有專業系統并且嚴格的電子技術來做保障，對計算機領域的知識涉及面廣、技術密集、更新發展速度快等給文書檔案的管理工作帶來了一定難度。另外，保證電子文書檔案的真實性，對于信息安全技術來說極其重要，所以需要借助相關法律來保證電子文件信息的安全，但目前我國關于電子文書檔案管理的法律法規尚未確立，所以電子文書檔案的安全暫時還難以保證。又因電子文書檔案所涉及的個人隱私與公共信息網絡的隔離問題，以及網上信息管理、檢索、數據壓縮及存儲技術的應用都尚未普及，成為電子文書檔案管理中的技術阻礙。
（三）資金不足以及設備落后
對電子辦公環境下的文書檔案進行管理，就需要相關的電子設備做其強有力的后盾。目前的辦公環境下，大部分電子文書檔案管理部門都能配備計算機作為檔案管理的基礎設施，但是受經濟條件限制，其他類似文字掃描、計算機硬件、檔案管理系統之類的文書檔案管理設備得不到配備，所以導致電子辦公環境下的文書檔案管理工作一直得不到進展，效率得不到提高。
（四）未能及時更新電子文書檔案管理標準
要確保電子文書檔案的管理規范統一，其前提是要制定嚴格的電子文書檔案管理標準，我國雖然對文書檔案的管理制定了成熟的標準，但是對電子文書檔案的管理還沒有一個系統成熟的標準和模式，管理質量更是參差不齊。電子文書檔案管理標準的制定，應該以文書檔案的登記、錄入、保存等環節為起始，借鑒其他檔案的管理標準進行制定，文書檔案的管理過程中每一個環節都應該考慮在文書檔案管理標準的制定范圍中， 并且還應該在實際管理工作中，依照實踐不斷總結高效的管理教訓和經驗，使電子文書檔案管理更具科學性。
三、電子辦公環境下文對書檔案進行高效管理的對策
（一）將文書檔案管理觀念數字化
日漸信息化的社會促使文書檔案管理也走上數字化和信息化的道路，不同于傳統紙質檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時代下的文書檔案管理采用大量的多媒體、數據庫和圖片等數字檔案來代替。想要實現文書檔案管理的高效與創新，就要充分意識到信息的重要性，盡早樹立信息化的文書檔案管理觀念，將文書檔案管理有效融合到現代計算機技術和網絡技術中去，促進文書檔案管理的方式改革和技術創新。
（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度
網絡技術的發展使得電子辦公環境下的文書檔案管理工作逐漸趨向于科學高效，但同時也暴露出一些弊端，文書檔案載體的多樣化發展，為電子辦公環境下的文書檔案管理制定并完善相應的法律法規提供了必要的條件。首先，要嚴格規范鑒定及建立電子檔案的全過程，使其趨于規范、標準。其次，建立完成后還應進行調整，使文書檔案管理與相關的制度相符合，要逐漸促使文書檔案信息的開發走向規范、程序、制度化，以此來保證電子辦公環境下文書檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設
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檔案電子商務化管理與傳統管理方法相比，具有明顯不同的特點。一是虛擬性。電子商務行為發生在虛擬的網絡空間，與直觀的紙質檔案相比，電子檔案需要借助計算機才能識別。二是便捷性。高校檔案電子商務化管理可以節省大量存儲空間，大量人力物力，通過網絡可以實現信息的快速采集和傳輸，實現檔案信息的共享和通用。三是復雜性。隨著信息技術的快速發展，電子商務檔案的信息格式、傳輸協議、存儲形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務檔案的復雜性[2]。四是集成性。與紙質檔案相比，電子商務檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學生理論學習、社會實踐的信息，也包括教學過程中的教學檔案、教職工的人事檔案、財務活動中的會計檔案，還包括科研項目申報、科研立項、項目驗收等信息，具有綜合性特點。
2.高校檔案電子商務化管理的意義。
高校檔案電子商務化管理能實現檔案管理模式的現代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務。一是實現檔案管理模式現代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實現檔案檢索便捷化。檔案電子商務化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網絡就能馬上實現，節省了大量的時間和勞動力。三是實現檔案閱用可控化。傳統的檔案借閱、查詢都以手工為主，費時費力。檔案電子商務化管理后，通過計算機可以準確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實現科研服務高效化。檔案電子商務化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復勞動，提高研究質量和效益。
二、高校檔案電子商務化管理存在的問題
1.基礎設施薄弱。
多數高校檔案信息網還處于孤立狀態，沒有接入校園網，檔案館各自為政、急功近利，不能實現網絡數據的傳遞和共享。由于經費有限，用于檔案電子商務化建設的經費有限，沒有配備專門管理檔案的計算機、打印機、掃描儀等基礎設施，計算機老舊，多為淘汰或者廉價產品，反應速度慢，性能質量差，操作使用不便。同時，高校檔案管理軟件功能單一，界面復雜，使用不便，不能實現跨庫檢索、數據傳輸，運行還停留在維持日常簡單業務的功能上，與高校檔案電子商務化管理還有一定差距。
2.組織管理不力。
在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進步，但服務意識樹得不牢，創新動力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領導只重視教學科研工作，對檔案管理信息化建設缺乏清醒認識，沒有建立檔案信息化建設的決策機構，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設規劃、制度設置、系統設計等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業務知識匱乏，很多科研、教學、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經丟失或損壞。高校對信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設備購買了，人員納編了，機構設置了，場地開設了，而對如何做好檔案管理工作，如何發揮檔案效益，如何提升服務水平思考不透，管理不精，要求不高。
3.標準規范不一。
高校檔案信息化建設還處于起步階段，高校根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，接口規格不一；檔案管理軟件沒有遵循國際規范，使得不同高校之間標準不統一，甚至同一高校不同院系之間的標準也不統一，不能實現資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統一、規范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質文檔、書面材料都沒有系統、規范地處理，而是簡單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲混亂，造成資源的浪費。受高校管理和運行機制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統，缺乏館際之間的交流合作，進一步造成檔案管理標準規范的不統一。
4.專業力量不足。
高校檔案電子商務化管理，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業技術過硬，而且還要求熟悉電子技術、計算機網絡、計算機操作等知識。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩”的現象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對檔案管理工作關注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數量與擔負的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業素質偏弱，大多數高校檔案管理人員專業知識匱乏，業務不精；由于構成復雜、知識老化，大多數檔案管理人員計算機使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務重，福利待遇差，出彩機會少，導致檔案管理隊伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識，又熟練掌握計算機使用和管理的復合型人才。
三、高校檔案電子商務化管理創新途徑探索
1.夯實電子商務化管理之基礎。
用發展的眼光看問題、做決策、謀發展，緊跟科技進步潮流，結合高校自身特點，進一步配套完善高校檔案信息網。將各高校檔案信息網鏈接到Internet網，實現不同省市、不同區域、不同領域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設橋梁，構建紐帶。合理統籌經費使用，進一步加大檔案信息網投入，建立有效的檔案電子商務化管理系統，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機專用的計算機、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。加大對硬件系統的管理維護力度，制定專門的使用管理規程，嚴格按章操作，確保設施設備性能良好。結合檔案電子商務化管理的實際需求，邀請既懂檔案電子商務管理，又深諳軟件設計的復合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實現檔案的錄取、分類、存儲、管理、檢索一體化服務，為高校檔案電子商務化管理提供可靠的硬實力和軟實力保障。
2.健全電子商務化管理的組織。
加強檔案管理工作的組織領導，根據教學、科研的實際，及時調整策略，成立決策機構，負責檔案管理工作的組織領導和檢查監督，對檔案資源、數量及內外部環境進行革新。加大檔案電子商務化管理的宣傳貫徹力度，營造“檔案電子商務化管理為我謀利，我為檔案電子商務化管理出力”的良好氛圍，形成全校“上下互動，內外聯動”的良性發展局面。筑牢檔案管理人員服務中心思想，喚醒他們的崗位榮譽感和事業責任心，確保為客戶提供優質、高效、便捷的服務。構建順暢的反饋機制，根據客戶對檔案管理的意見建議，改進檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務化管理向全方位、多層次、系統性的方向發展。積極借鑒電子商務的成功經驗，注重自主創新，適時組織評估，改進技術手段，構建智能化的檔案信息檢索查詢系統，為客戶提供最便捷化、人性化、個性化的檔案服務。
3.完善電子商務化管理之標準。
“沒有規矩、不成方圓”，制定和實施檔案工作的標準和規范，是實現高校檔案電子商務化管理的基礎，是提高工作質量和效益的前提，是實現資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務化管理過程中，要購置標準統一，接口通用，性能配套的硬件設備，確保新舊設備、接口管理的延續性和通用性。積極完善檔案電子商務化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規章制度，明確不同類型電子文件的存儲格式，為檔案的電子商務化管理奠定良好基礎。設計檔案管理軟件時，要統籌協調、注重長遠、細化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統之間的通用性。各高校、院系之間要加強合作、分享經驗、互通信息、共享資源，避免不必要的重復勞動，充分發揮檔案對科研、教育、管理的促進作用。
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文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。
1.電子文書檔案與紙制檔案的關系
在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。
2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處
1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。
2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。
3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。
4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容。可以利用計算機輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。
綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。
3.實施原則
系統實現過程應遵循以下技術原則：
3.1 開放性
基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。
3.2規范性
系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。
3.3靈活性與可擴展性
方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。
3.5先進性和前瞻性
采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。
4.檔案管理系統應具備以下特點
4.1安全性
因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。
4.2易用性
檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。
4.4和紙質文檔管理充分結合
在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。
【參考文獻】
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2.加大經費投入，提供物質基礎，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實基礎，抓規章制度建設，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設備維護使用制度》。
5.開展培訓，抓電子檔案管理人才建設，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現場專業指導，力求盡快適應檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應用系統開發，我們與專業軟件公司共同開發了養老保險業務檔案管理信息系統和電子檔案查詢信息系統，實現了將大量傳統的紙質檔案信息轉換成數字化、電子化檔案信息管理的質變。
二、拓展領取養老金人員檔案電子化建設
近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業管理，由于鹽城市社區平臺建設不到位，致使企業退休人員檔案無人管理的現象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務中心已接收保存的企業退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數量的與日俱增，傳統的退休人員檔案管理方式已不適應時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務職責和使命，就要堅持不懈創新，就要通過檔案電子化管理技術解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養老保險業務檔案電子化建設的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設工作，完全避免了過去查詢人員在頻繁查閱、借用檔案過程中發生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現象，有效地控制了領取養老金人員篡改檔案信息而產生的欺詐養老金問題。另外，還加強數字化、電子化檔案信息系統管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意。現在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標準化建設的基礎工作，通過業務檔案達標工作，規范了檔案管理，加快了標準化建設進程。
3.在業務實現信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。
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2.加強企業檔案管理的信息化建設
2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。
2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業的檔案管理軟件并未統一和規范，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和系統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一制約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平臺，建立統一的電子檔案的管理軟件平臺，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。
2.3實現信息化檔案的網絡化。企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。要實現檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術水平的專業技術人員，企業要注意引進招聘一些有專業技術、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們具有較高的業務素質和較強的開拓創新意識，從而促進檔案工作的持續穩定發展。
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一、強化檔案管理制度的意義
1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。
1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。
1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度
檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。
2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。
2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。
2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。
三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求
3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。
3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。
3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。
四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異
4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。
4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。
五、提高學校檔案管理的措施
