引論：我們?yōu)槟砹?3篇工程建設(shè)檔案管理規(guī)范范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、前言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域都得到了一定的發(fā)展，其相應(yīng)的檔案管理工作越來越重要，并且受到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。在風(fēng)電建設(shè)工程中加強(qiáng)檔案管理工作也是勢在必行的環(huán)節(jié)，為了有效增強(qiáng)工程檔案管理工作的能力，一定要加強(qiáng)管理制度的應(yīng)用，并且對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，進(jìn)而確保工程檔案管理的規(guī)范化。
二、風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)
風(fēng)電建設(shè)工程檔案主要就是指建設(shè)期間的一些歷史記錄，其可以真實(shí)的反映風(fēng)電建設(shè)工程施工的全過程。在工程建設(shè)階段，檔案資料可以為相關(guān)建設(shè)工作提供一定的參考與指導(dǎo)；在工程竣工移交之后，其還可以為相關(guān)管理維護(hù)、風(fēng)電工程正常工作以及發(fā)揮投資效益等方
面提供可靠的保障；隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其還可以為工程擴(kuò)建提供相關(guān)的參考依據(jù)。因此，一定要加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)轱L(fēng)電建設(shè)工程在實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生大量的專業(yè)技術(shù)資料以及管理文件，主要有文字記
錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據(jù)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，只有嚴(yán)格按照國家檔案管理制度以及風(fēng)電行業(yè)的相關(guān)特點(diǎn)開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規(guī)范化與價(jià)值性。
在風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理中主要包括以下特點(diǎn)：一是，風(fēng)電建設(shè)工程涉及的領(lǐng)域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作人員的流動(dòng)非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進(jìn)行及時(shí)的收集，要不然也就無法達(dá)到歸檔的完整性。二是，風(fēng)電建設(shè)工程是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)以及具有較強(qiáng)技術(shù)性的系統(tǒng)，在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要實(shí)現(xiàn)規(guī)范整理、科學(xué)分類，并且相關(guān)工作人員一定要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜，并且要求非常嚴(yán)格的工作，一定要確保相關(guān)工作人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，進(jìn)而可以自覺按照國家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理規(guī)范執(zhí)行具體操作，樹立良好的敬業(yè)精神。四是，檔案管理工作的相關(guān)人員一定要對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及專業(yè)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，并且對(duì)相關(guān)文件、文檔以及圖紙資料進(jìn)行一定的處理。
三、風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀
1、傳統(tǒng)觀念過重
就風(fēng)電機(jī)構(gòu)而言，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理并沒有像工程建沒一樣給予同樣的重視和關(guān)注，大部分的單位認(rèn)為只要工程質(zhì)量做得好，過程中無紕漏，施工完畢沒問題，設(shè)備使用運(yùn)作好，就是重中之重，這種傳統(tǒng)的觀念，從根本上就忽視了風(fēng)電項(xiàng)目檔案存在的重要性和必要性，覺得項(xiàng)目檔案只不過就是起到了對(duì)文字的記載和對(duì)資料的保存作用，并沒有對(duì)項(xiàng)目檔案的作用有更深入的理鰓，
2、管理介入較晚
目前我國的風(fēng)電項(xiàng)目檔案，通常都是設(shè)計(jì)單位繪圖完，建設(shè)單位興建完，施工單位運(yùn)作完，監(jiān)理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應(yīng)的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動(dòng)地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的檢查，也更不能起什么監(jiān)督和監(jiān)理作用，以至于在后續(xù)所產(chǎn)生的各種問題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發(fā)揮出項(xiàng)目檔案最為重要的作用。
3、項(xiàng)目要件不全
由于在風(fēng)電項(xiàng)目檔案的形成過程中，并不是所有的人員都具有專業(yè)的素質(zhì)和能力，這就會(huì)造成在部分環(huán)節(jié)和過程中，資料相對(duì)不健全，檔案內(nèi)容不完善，要件相對(duì)不規(guī)范，施工記錄不詳細(xì)，設(shè)計(jì)編號(hào)不完整，技術(shù)方面依據(jù)}己載不足，圖紙標(biāo)記相對(duì)紊亂等等，這些項(xiàng)目要件不全，就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的相對(duì)脫節(jié)，就會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不良的影響，甚至?xí)斐删薮蟮膿p失。
4、人員素質(zhì)參差不齊
就目前來說，風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作人員，并不是全是檔案專業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生，也有一些相對(duì)年齡較大，學(xué)歷相對(duì)較低，能力相對(duì)不高，素質(zhì)相對(duì)不強(qiáng)的人員在從事項(xiàng)目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數(shù)的工作人員在上崗前也并沒有接受過相對(duì)正規(guī)和專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，很多的員工都是在依據(jù)自己摸索出來的經(jīng)驗(yàn)來開展工作，這也勢必會(huì)造成項(xiàng)目檔案記錄的各種漏洞和不足。
四、規(guī)范風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的措施
1、改變觀念
要想提高風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作管理水平，首先要改變風(fēng)電檔案管理在整個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面，施工方面，監(jiān)理機(jī)構(gòu)，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對(duì)于風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)和深入了解，在最開始從思想上，就要強(qiáng)化對(duì)于項(xiàng)目檔案的關(guān)注和重視，提高對(duì)于項(xiàng)目檔案內(nèi)部的認(rèn)識(shí)。
2、領(lǐng)導(dǎo)重視
檔案工作一定要爭取得到單位分管領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級(jí)或有關(guān)主辦單位那里，與有關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系或從前期工作人員索取資料都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。對(duì)于各參建單位檔案管理工作指導(dǎo)，包括對(duì)各施工單位下發(fā)檔案制度，參與各階段工程質(zhì)量監(jiān)督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。
3、及時(shí)介入
為了加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理，就更應(yīng)該讓工作人員從一開始的項(xiàng)目設(shè)計(jì)人手，就逐步介入跟進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)計(jì)、建沒、監(jiān)督、監(jiān)理、后續(xù)等工作的檔案記錄，直觀、動(dòng)態(tài)地反映出整個(gè)風(fēng)電工程的各項(xiàng)指標(biāo)和依據(jù).為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實(shí)、可靠的資料。
4、建立并且完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
在風(fēng)電建設(shè)工程中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的統(tǒng)一管理，一定要成立一支由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位共同組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)成員展開相應(yīng)的職責(zé)劃分。與此同時(shí)，參與建設(shè)的相關(guān)單位一定要成立相應(yīng)的檔案管理部門，并且安排專門人員進(jìn)行管理。當(dāng)完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，組織相關(guān)成員開展會(huì)議，對(duì)國家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合風(fēng)電建設(shè)工程中實(shí)際存在的問題展開討論，進(jìn)而提出有效的解決措施。在實(shí)際工作中，一定要根據(jù)工程建設(shè)情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保其具有相應(yīng)的可操作性，并且嚴(yán)格落實(shí)業(yè)主與監(jiān)理、現(xiàn)場委托單位、施工與安裝的檔案分級(jí)管理制度，進(jìn)而確保檔案管理工作的全面展開。
5、增強(qiáng)各級(jí)資料人員的素質(zhì)水平
在檔案管理工作中，各級(jí)資料人員的責(zé)任心以及業(yè)務(wù)水平發(fā)揮著非常重要的作用。因?yàn)樵陲L(fēng)電建設(shè)工程中參與的單位比較多，因而其各級(jí)單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對(duì)這樣的情況，一定要對(duì)相關(guān)資料管理人員展開定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而讓相關(guān)工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強(qiáng)檔案管理工作的過程中，在工程建設(shè)初期就要要求各參與單位根據(jù)合同內(nèi)容，制定詳細(xì)的竣工資料目錄，主要包括案卷編號(hào)與案卷題名，同時(shí)一定要交予監(jiān)理單位進(jìn)行相應(yīng)的審核，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時(shí)候，一定要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保收集的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)漏項(xiàng)，并且保證案卷提名正確以及分類科學(xué)，進(jìn)而才可以為相應(yīng)的指導(dǎo)與管理工作提供可靠的依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理工作。
6、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查
為做好與工程項(xiàng)目相關(guān)文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問題，我們組織各參建單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作要求。在工程建設(shè)過程中，針對(duì)工程人員檔案意識(shí)不高的問題，檔案管理部門還加強(qiáng)對(duì)工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)。一方面幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平；另一方面促使工程項(xiàng)目檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定，有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。另外，我們還定期在建設(shè)工地現(xiàn)場開展檢查工作，對(duì)工程各參建單位應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行檢查，查漏補(bǔ)缺、糾偏糾錯(cuò)，確保工程資料管理制度化、程序化、規(guī)范化。
五、結(jié)束語
總而言之，隨著風(fēng)電建設(shè)工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其檔案管理工作的重要性越來越突出。在風(fēng)電工程建設(shè)過程中，只有確保各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)建立正確、客觀的質(zhì)量觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實(shí)反映風(fēng)電工程的建設(shè)情況。因此，加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理勢在必行。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李敏：《風(fēng)電建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理》，《浙江檔案》，2013年05期
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關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 檔案 規(guī)范化 管理
一、工程檔案的重要性及其與工程質(zhì)量的關(guān)系
一方面，從工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系上看，工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量管理之中，工程質(zhì)量是對(duì)包含工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。另一方面，從建設(shè)工程質(zhì)量的形式來說，任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，其活動(dòng)過程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。其記錄、竣工圖經(jīng)過整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程檔案，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而工程實(shí)物體的質(zhì)量是反映工程技術(shù)人員的精心實(shí)施，其外表很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們簡單地發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷，通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況大不一致時(shí)，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要，二者不能忽視某一個(gè)方面，缺一不可。
二、工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)
基本建設(shè)項(xiàng)目由于施工周期長，條件復(fù)雜，環(huán)境多變，工序繁多，檔案形成的時(shí)間也相當(dāng)長，檔案管理容易忽視，檔案質(zhì)量的控制也比較困難。如果不能全面、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集、整理和保存建設(shè)工程檔案，將會(huì)給今后檔案的利用帶來不利影響。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理這個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設(shè)工程整個(gè)過程中加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)主要有以下幾點(diǎn)。
1.工程準(zhǔn)備階段的文件材料，由責(zé)任方按照實(shí)際反映情況，不能由任何個(gè)人和單位偽造，手續(xù)印章必須齊全。
2. 工程監(jiān)理單位要記錄工程活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及其處理情況、措施、實(shí)施過程、處理后的檢測結(jié)果和鑒證情況。
3.主要原材料構(gòu)配件的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)按國家“產(chǎn)品質(zhì)量法”及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)是否一致，產(chǎn)品的種類、規(guī)格、批號(hào)出廠日期是否過期，國家規(guī)定復(fù)檢的產(chǎn)品是否現(xiàn)場進(jìn)行了復(fù)檢。
4.施工現(xiàn)場的工程地質(zhì)情況，地基地質(zhì)與地質(zhì)勘察的下臥持力層地質(zhì)的強(qiáng)度是否一致，開挖后的情況記錄。驗(yàn)基要對(duì)該工程地質(zhì)情況簡要描述。按規(guī)定該簽章的個(gè)人和單位要完善手續(xù)。
三、工程檔案的歸檔和驗(yàn)收
建設(shè)工程檔案最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是工程竣工時(shí)檔案的歸檔和驗(yàn)收。要嚴(yán)格按照《基本建設(shè)項(xiàng)目n案資料管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收。施工單位在工程竣工時(shí)要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門和建設(shè)單位組織檢查
竣工圖的質(zhì)量。建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規(guī)格統(tǒng)一、紙質(zhì)優(yōu)良。”竣工時(shí)檔案檢查是工程檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵，經(jīng)過預(yù)檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設(shè)工程竣工檔案時(shí)有了一定的基礎(chǔ)；但仍不能掉以輕心。要對(duì)前期收集、整理、驗(yàn)收的檔案再次復(fù)查，最后在各單位會(huì)簽的基礎(chǔ)上正式驗(yàn)收歸檔。對(duì)結(jié)尾工程形成的檔案材料和竣工驗(yàn)收中存在的需整改的遺留問題，在限期改正之后，及時(shí)給予檢查驗(yàn)收，以保證建設(shè)工程檔案竣工驗(yàn)收工作善始善終。
四、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
1.規(guī)范建檔，奠定基礎(chǔ)。在建檔過程中，要嚴(yán)格按規(guī)范在“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”上下功夫。“全”是指要盡可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率。“準(zhǔn)”就是根據(jù)工程檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率。“嚴(yán)”就是在工程檔案組卷上，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，不合格的工程檔案資料嚴(yán)禁進(jìn)入工程檔案室，對(duì)現(xiàn)有庫房內(nèi)不合格的工程檔案資料，按照國標(biāo)要求重新裝訂、整理、排架，實(shí)行微機(jī)打印卷皮，對(duì)不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證工程檔案案卷合格率。同時(shí)，在工程檔案形成過程中，項(xiàng)目檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其要做到工程檔案資料與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，盡可能保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。
2.把握關(guān)鍵，科學(xué)管理。為確保工程檔案管理的科學(xué)性和安全性，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時(shí)間。對(duì)已取得的資料，工程檔案管理人員要及時(shí)同有關(guān)人員聯(lián)系，做好交接手續(xù)，本著誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，加強(qiáng)指導(dǎo)，盡快整理，及時(shí)立卷歸檔；二是嚴(yán)格庫房管理，認(rèn)真履行工程檔案收進(jìn)、移出手續(xù)。將工程檔案收進(jìn)移出情況詳細(xì)記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規(guī)定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設(shè)置存取工程檔案標(biāo)識(shí)，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進(jìn)行庫房工程檔案資料保管情況的排查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，認(rèn)真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發(fā)生霉變；三是抓好工程檔案基礎(chǔ)工作。對(duì)工程檔案的搜集、分類、打號(hào)、編目、裝訂工作要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)；針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的實(shí)際，克服“等、靠、要”的思想，實(shí)行工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行，建立項(xiàng)目檔案登記制度，做到每路一表，詳細(xì)記錄項(xiàng)目監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)情況的全過程，實(shí)現(xiàn)工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開展調(diào)研，探索總結(jié)工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經(jīng)驗(yàn)，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規(guī)則、交接手續(xù)、歸檔套數(shù)以及音像、會(huì)計(jì)等類工程檔案資料的整理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)作詳細(xì)要求，從源頭上保證工程檔案案卷質(zhì)量。
篇3
桂林市防洪及漓江補(bǔ)水樞紐工程（以下簡稱水利樞紐工程或工程）由斧子口、小溶江、川江等3座控制性水利樞紐組成，工程建設(shè)任務(wù)是，以城市防洪和漓江生態(tài)環(huán)境補(bǔ)水為主，結(jié)合發(fā)電、灌溉，實(shí)現(xiàn)水資源綜合利用。工程總用地面積37024畝，淹沒房屋446616平方米；規(guī)劃搬遷人口7764人。該工程總庫容4.38億立方米，工程概算投資40.47億元。為桂林市建國以來投資最大的水利樞紐工程。
檔案工作是一門管理科學(xué)，是一個(gè)系統(tǒng)工程。為了做好樞紐工程檔案收集管理工作，從工程建設(shè)開始，我們就以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，在不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、信息化、制度化建設(shè)上下功夫，努力推進(jìn)工程檔案建設(shè)與工程建設(shè)同步，做到檔案管理資料全面、詳細(xì)、系統(tǒng)、科學(xué)。
1 樞紐工程檔案的形成過程，努力做好全面、詳細(xì)、系統(tǒng)
工程檔案是反映工程建設(shè)真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)的全過程，從工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、規(guī)劃、招（投）標(biāo)、征地拆遷、移民安置、施工、監(jiān)理，到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是工程建設(shè)的重要依據(jù)和寶貴財(cái)富。這些看似零亂，五花八門且不同類別專業(yè)而又互相交叉的文件資料，實(shí)際上它是緊緊圍繞著一個(gè)系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行的，所形成的文件材料之間既以不同的工作階段、不同門類相區(qū)別，又與工程建設(shè)總體程序和內(nèi)容緊密銜接，全面反映了工程建設(shè)的全過程。各個(gè)設(shè)計(jì)、施工階段，各專業(yè)互相滲透，缺一不可。在工程建設(shè)過程中，這種有規(guī)律的自然形成的文件材料各具有一定的成套性，相互之間又有緊密的關(guān)聯(lián)性。作為工程項(xiàng)目的建設(shè)單位。一是在工程建設(shè)初期就高度重視檔案管理工作，向有關(guān)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位下發(fā)工程檔案收集、分類、歸檔、編制的具體要求；二是更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)，把檔案工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理，把檔案資料收集管理與支付工程建設(shè)進(jìn)度款掛鉤，與建設(shè)文明工地相結(jié)合，確保工程檔案資料收集與工程建設(shè)同步，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門、各參建單位關(guān)心、檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的良好氛圍，為工程建設(shè)檔案資料收集形成做到全面、詳細(xì)、系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)。
2 樞紐檔案管理過程中，努力做到科學(xué)化、信息化、制度化
為確保樞紐工程檔案收集完整、整理有序、甄別正確、保管有方，并便于今后利用。項(xiàng)目業(yè)主要制定了嚴(yán)格的工程檔案管理制度，努力推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、信息化、制度化建設(shè)。
2.1 不斷提高樞紐工程檔案科學(xué)化管理水平
收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是提高檔案科學(xué)管理水平的前提條件。在工程建設(shè)期間，我們嚴(yán)格按照“流程控制”方法，對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、整編。再利用管理軟件建立檔案管理系統(tǒng)，將工程建設(shè)檔案統(tǒng)籌起來，使檔案工作在工程設(shè)計(jì)建設(shè)之初就建立起來，包括每一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙和每一份來往文件。對(duì)于入檔文件采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把好檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)，不合格的檔案材料不得入檔。要保證歸檔文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔圖紙按要求折疊，歸檔竣工圖必須加蓋竣工圖章，施工、監(jiān)理等有關(guān)單位簽字、審核。在施工工地設(shè)立專門工程檔案庫房，購置系列檔案柜，設(shè)置干濕溫度計(jì)，優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。確保歸檔檔案處在良好的環(huán)境不受損害。確保整理入庫的檔案資料全部符合檔案管理要求。
2.2 加快樞紐工程檔案信息化管理進(jìn)程
篇4
崮頭水庫位于長清區(qū)馬山鎮(zhèn)崮頭村南,始建于1959年,控制流域面積100平方公里,總庫容1305(改建后1530)萬方,興利庫容373(改建后676)萬方,是一座以防洪、灌溉、涵養(yǎng)水源、改善生態(tài)為主的中型水庫。水庫下游是104省道和華東輸油管道,涉及三個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)15萬人,地理位置十分重要。由于該庫的前身是小攔河壩,經(jīng)過三次較大的施工,施工質(zhì)量較差,在運(yùn)行中出現(xiàn)大壩裂縫、壩基滲水等問題,給下游人民生命財(cái)產(chǎn)安全帶來嚴(yán)重威脅。為此,我局于2000年5月編制了崮頭水庫安全鑒定報(bào)告,并通過省水利廳組織的專家評(píng)定。同年9月,國家水利部大壩安全管理中心批準(zhǔn)為三類險(xiǎn)壩。2001年10月編制了可行性研究報(bào)告,省計(jì)委進(jìn)行了批復(fù)。2002年5月,省水利廳審查批復(fù)了初步設(shè)計(jì)。
在申請(qǐng)立項(xiàng)工作中,市、局領(lǐng)導(dǎo)多次明確指示,一定要做好立項(xiàng)過程中產(chǎn)生的檔案資料的整理歸檔工作,確保檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。在組建工程建設(shè)處時(shí),同時(shí)設(shè)立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,由處主任任組長,有關(guān)科室負(fù)責(zé)人任成員,并明確了一名專職、四名兼職檔案管理員,具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作。對(duì)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工中形成的報(bào)告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、帳冊(cè)、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料悉數(shù)歸檔。
在一線跟班作業(yè)的技術(shù)人員,堅(jiān)持做好施工記錄,工程階段驗(yàn)收以后,即將記錄移交檔案室歸檔。對(duì)一時(shí)難以判定的材料,先整理歸檔,三個(gè)月后經(jīng)主任或分管主任審查后再?zèng)Q定取舍。利用磁帶、光盤、膠卷、實(shí)物等多種形式,盡量全面、系統(tǒng)地記錄工程建設(shè)原貌,展現(xiàn)建設(shè)風(fēng)采。
水利工程一般都是國家重點(diǎn)工程,其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長、要求嚴(yán),在施工中還會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù),如不及時(shí)記錄、收集、歸檔,對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程,并及時(shí)收集歸檔,沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,沒有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé),沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè),是不可能做到的。
2健章立制,確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
為規(guī)范檔案資料的管理,工程建設(shè)處根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法規(guī),制訂了《檔案員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度,對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格規(guī)定。為提高工程檔案管理水平,建設(shè)處采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法,派人赴其他水庫學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn),到檔案局參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)專家指導(dǎo)、幫助建檔立冊(cè)。
為改善檔案保管條件,我們注重加強(qiáng)了檔案室的建設(shè),配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裝訂裱糊等一系列設(shè)備,保證檔案管理達(dá)到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時(shí),還配備了計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備,基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化,使各類檔案資料條目清楚,存放有序,管理規(guī)范,從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。
為做好檔案管理工作,工程檔案管理人員不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感,在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律,保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系,力爭將水利工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。特別在工程檔案移交工程管理單位使用以后,要注意從計(jì)算機(jī)管理入手,利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù),豐富信息資源,建立專題數(shù)據(jù)庫,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化,減輕管理人員的工作強(qiáng)度,提高存檔質(zhì)量和工作效率。
篇5
Key words: heating enterprises; files of engineering construction
中圖分類號(hào)：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
供熱工程建設(shè)檔案管理是供熱企業(yè)在管網(wǎng)、鍋爐等供熱工程前期準(zhǔn)備、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證的作用。
供熱工程建設(shè)檔案點(diǎn)多面廣，資料分散，收集填寫及整編都存在一定的困難，因此，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業(yè)和社會(huì)提供可利用資料，是實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案自身價(jià)值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。
一、供熱工程建設(shè)檔案資料的特點(diǎn)
一般供熱工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多，所形成的檔案有以下特點(diǎn): 一是檔案資料數(shù)量大、種類多。供熱工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目立項(xiàng)、核準(zhǔn)到開工、建設(shè)和項(xiàng)目竣工，周期較長，期間所產(chǎn)生的文件包括勘測設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、土木工程、設(shè)備安裝、管網(wǎng)敷設(shè)等資料，形成數(shù)量巨大、種類繁多的供熱工程建設(shè)檔案。二是檔案資料綜合性強(qiáng)。供熱工程建設(shè)涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程及土地征用等各個(gè)方面，使形成的供熱工程建設(shè)檔案綜合性高、專業(yè)性強(qiáng)。三是檔案資料保存價(jià)值高。供熱工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于供熱工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方，涉及到質(zhì)量評(píng)定、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理期間不可缺少的參考資料。
二、供熱工程建設(shè)檔案管理存在的問題
1、檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位
當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱工程建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
2、檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高
檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質(zhì)量，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，而一些小型供熱企業(yè)和施工單位往往只重視供熱工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。
3、檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
有的供熱工程建設(shè)長達(dá)數(shù)年, 其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱工程建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度。一些鍋爐、管網(wǎng)等工程項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符；數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人審核簽署時(shí)經(jīng)常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，極易導(dǎo)致竣工圖出現(xiàn)誤差和失實(shí)。等到工程項(xiàng)目完工后需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，又重新組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過長，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。
三、對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理的建議
1、加大宣傳和培訓(xùn)力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)
為了實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案的有序管理，增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)工程檔案宣傳培訓(xùn)，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。
2、強(qiáng)化管理、完善標(biāo)準(zhǔn)，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是供熱工程檔案完整規(guī)范的重要保證，為此應(yīng)根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合供熱工程建設(shè)情況，不斷建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。同時(shí)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理, 并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。
3、加大監(jiān)管力度，及時(shí)搜集檔案
為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)工作，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，跟蹤提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗(yàn)收材料及施工期間的工程檔案資料準(zhǔn)確齊全，嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關(guān)，尤其是工程的關(guān)鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時(shí)的檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
篇6
水利工程檔案能夠詳細(xì)記錄水利工程建設(shè)的全過程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計(jì)圖等歸納分類保管起來，保證工程建設(shè)的信息資源完成，具有實(shí)用價(jià)值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理方法是水利工程檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價(jià)值。
檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水利工程?n案管理的目標(biāo)，要達(dá)到這一目標(biāo)就必須將檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目維護(hù)提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)和后期管理的全過程，所以每一個(gè)小的參數(shù)的準(zhǔn)確性都是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質(zhì)量與效率。
2 水利工程檔案管理過程中存在的問題
目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項(xiàng)目中都已經(jīng)納入計(jì)劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項(xiàng)目建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導(dǎo)致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時(shí)有發(fā)生。
2.1 水利工程檔案管理質(zhì)量問題
水利工程檔案的質(zhì)量與水利工程的質(zhì)量具有直接的聯(lián)系，水利工程檔案是質(zhì)量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利工程都是由若干個(gè)子工程構(gòu)成，根據(jù)施工進(jìn)度，每完成一項(xiàng)工程都需要進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和驗(yàn)收，這時(shí)水利工程檔案則是重要的評(píng)定依據(jù)，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設(shè)不同步，往往都是工程完成后，集中對(duì)工程檔案進(jìn)行采集和分類，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容與工程建設(shè)的內(nèi)容不完整，工程施工數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，這加大了工程的質(zhì)量評(píng)定難度。同時(shí)，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，在對(duì)工程進(jìn)行針對(duì)性分析時(shí)，檔案無法起到有效的參考價(jià)值，甚至一些施工單位不能及時(shí)上報(bào)檔案材料，導(dǎo)致部分工程無法找到評(píng)定依據(jù)。
2.2 水利工程檔案管理人員配置問題
水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對(duì)水利工程的施工建設(shè)足夠熟悉，能夠?qū)n案科學(xué)分類，根據(jù)項(xiàng)目的施工過程進(jìn)行有序的管理。而現(xiàn)實(shí)檔案管理人員往往都是臨時(shí)抽調(diào)的非專業(yè)人員，他們的工作具有被動(dòng)性特點(diǎn)，都是由施工企業(yè)將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項(xiàng)目建設(shè)之中，這往往會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問題，對(duì)一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對(duì)應(yīng)，嚴(yán)重影響了工程的質(zhì)量驗(yàn)收。
2.3 水利工程檔案管理規(guī)范性問題
水利工程檔案的管理與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接的關(guān)系，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，對(duì)于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級(jí)部門貫穿不到位，導(dǎo)致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問題的出現(xiàn)。加之水利工程人員流動(dòng)比較大，參與單位眾多，對(duì)于檔案的調(diào)用沒有明確的制度約束，導(dǎo)致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學(xué)的和強(qiáng)制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。
3 提升水利工程檔案管理水平的方法
水利工程檔案管理的水平直接關(guān)系到工程的建設(shè)、監(jiān)理、評(píng)級(jí)與后期的應(yīng)用與維護(hù)，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進(jìn)，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規(guī)范化的水利檔案管理體制；其次，加強(qiáng)檔案管理的重視力度，建立層級(jí)負(fù)責(zé)的檔案人員管理組織結(jié)構(gòu)；最后，提高檔案管理的技術(shù)水平，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。
3.1 建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制
水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導(dǎo)，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個(gè)方面建立具體的申報(bào)審批制度，保證檔案的及時(shí)采集與整理歸檔，并有效地進(jìn)行監(jiān)督。在使用過程中，必須主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批才能夠調(diào)用水利工程檔案，對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，按照檔案使用期限及時(shí)收回檔案，保證檔案不會(huì)丟失。
3.2 建立層級(jí)責(zé)任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)
檔案管理要由專門的部門進(jìn)行管理，由工程項(xiàng)目的主要領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理業(yè)務(wù)，通過層級(jí)的責(zé)任任務(wù)分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級(jí)逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項(xiàng)目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對(duì)應(yīng)，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量保駕護(hù)航。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實(shí)際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項(xiàng)目建設(shè)在同一水平線上，能夠真實(shí)地展現(xiàn)水利工程建設(shè)的全過程。
3.3 建立信息化檔案管理體系
篇7
建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實(shí)材料到立卷歸檔有一個(gè)漫長的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟(jì)周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。如何有效開展工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進(jìn)建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟(jì)效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實(shí)踐,筆者認(rèn)為,要做好工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,必須準(zhǔn)確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實(shí)做到“及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)”、“認(rèn)真貫徹落實(shí)”、“切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行”三個(gè)方面。
一、及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供信息支持
建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點(diǎn),加之建設(shè)工地分散、點(diǎn)多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益增加了難度。
建設(shè)項(xiàng)目的報(bào)建、開工、施工、結(jié)算、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認(rèn)、建設(shè)項(xiàng)目的創(chuàng)優(yōu)申報(bào)都離不開工程資料。工程項(xiàng)目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟(jì)糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對(duì)于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時(shí)、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。
檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門對(duì)建筑企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)制要求,同時(shí)也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會(huì)好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對(duì)于每一個(gè)檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺(tái),我們都要認(rèn)真研讀,加強(qiáng)理解,準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點(diǎn)。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會(huì)、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實(shí)質(zhì),才有可能正常開展工作。
首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時(shí)知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實(shí)施,及時(shí)開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,落實(shí)貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報(bào)送的資料必須及時(shí)報(bào)送,應(yīng)該備案的資料必須及時(shí)備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場,在多年的施工建設(shè)過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的變更。每一次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更后,項(xiàng)目部都及時(shí)組織檔案工作人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和理解新標(biāo)準(zhǔn),并根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更的順利過渡和實(shí)施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
二、認(rèn)真貫徹落實(shí)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供政策保證
做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實(shí)際工作中的貫徹落實(shí)。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點(diǎn),了解檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求,認(rèn)真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達(dá)貫徹和落實(shí)工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實(shí)踐中,要使檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實(shí)在管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進(jìn)下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時(shí)間、創(chuàng)造效益。
貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場的實(shí)際條件,充分發(fā)揮人的能動(dòng)性和積極性。要克服工作中的困難,嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)、工法申報(bào)、企業(yè)資質(zhì)申請(qǐng)等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經(jīng)濟(jì)效益。
貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動(dòng)性和積極性,還要有檔案組織機(jī)構(gòu)的推進(jìn)和監(jiān)督。設(shè)立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場進(jìn)行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責(zé)的要求,將專職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時(shí),按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專門的綜合檔案室,負(fù)責(zé)工程資料及工程檔案工作的開展、推進(jìn)和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復(fù)工作。實(shí)踐證明,我司的做法,較好地促進(jìn)了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。
三、切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益保駕護(hù)航
工程資料的準(zhǔn)確性,對(duì)于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯(cuò)誤,對(duì)于施工企業(yè)將會(huì)是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)、認(rèn)真貫徹落實(shí)的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點(diǎn),就是必須切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會(huì)成為一紙空文。因此,起著推動(dòng)和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對(duì)工程資料嚴(yán)格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時(shí)歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實(shí)際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。
切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個(gè)方面,兩者相得益彰、互為促進(jìn)。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會(huì)削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進(jìn)企業(yè)“向管理要效益”。
二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實(shí)憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項(xiàng)目管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù),及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價(jià)值,對(duì)工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認(rèn)工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益。
三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí),抓好檔案工作隊(duì)伍的教育管理和檔案崗位責(zé)任制的落實(shí)。對(duì)于特殊的工程項(xiàng)目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密意識(shí)教育,增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí),不斷推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實(shí)做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益。
四是要加強(qiáng)與建設(shè)主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項(xiàng)工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù),分類做好消防、城建等分項(xiàng)資料,及時(shí)收集整理歸檔,為工程項(xiàng)目的分步分項(xiàng)驗(yàn)收及早做好準(zhǔn)備工作,減少因分步驗(yàn)收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費(fèi)用。
在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運(yùn)作機(jī)制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好、貫徹落實(shí)好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時(shí)解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實(shí)際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進(jìn)管理工作逐步發(fā)展完善,一定會(huì)扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動(dòng)局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)一定會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]陳作明.檔案學(xué)研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).
篇8
1．1工程參建單位技術(shù)人員和檔案人員的檔案意識(shí)淡薄
在施工過程中，由于某種需要當(dāng)技術(shù)人員對(duì)原設(shè)計(jì)方案進(jìn)行更改時(shí)，有的領(lǐng)導(dǎo)和職工缺乏檔案意識(shí)，不注意將變更文件及時(shí)納入企業(yè)的工作計(jì)劃，或歸檔后分類、組卷不規(guī)范，未能納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，造成部分工程建設(shè)檔案管理混亂、散失或丟失情況，嚴(yán)重影響了事后的查找利用。
1．2企業(yè)檔案管理人員管理不到位．編研開發(fā)力度不強(qiáng)
有的工程監(jiān)理單位只看重工程質(zhì)量的監(jiān)理，而忽視了對(duì)檔案管理的監(jiān)理。一些電力項(xiàng)目參建單位對(duì)竣工圖的編制不夠重視，造成施工、監(jiān)理單位都沒有及時(shí)收集、變更單隨意修改、簽字不合要求，這些都為檔案管理和利用帶來了麻煩。不重視檔案編研、信息開發(fā)利用工作，沒有充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。
1．3檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高
有些企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，抽不出時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，甚至有些單位也不愿意提供檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，以致一些基層單位的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。因此，要做好檔案收集和管理工作，加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的新對(duì)策。
2提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性
2．1全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)
檔案部門要引進(jìn)計(jì)算機(jī)，信息、外語專業(yè)人材，采取接收其他專業(yè)與檔案專業(yè)并重原則，使其他專業(yè)人才和檔案專業(yè)人才知識(shí)互補(bǔ)，適應(yīng)信息化的需要。為適應(yīng)新的形勢，檔案人員要自覺學(xué)習(xí)，理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，使檔案管理人員成為既有專業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)。實(shí)現(xiàn)高速、高質(zhì)量的檔案信息收集、開發(fā)、傳遞工作。檔案人員要早期介入工程建設(shè)活動(dòng)，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建沒項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)。按檔案的要求對(duì)工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)提出修改意見，積極主動(dòng)、有計(jì)劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動(dòng)關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識(shí)與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識(shí)，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。同時(shí)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)法律法規(guī)，增強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，處理好保護(hù)企業(yè)利益和信息開放兩者之間的關(guān)系
2．2加強(qiáng)檔案編研工作．發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)作用
檔案部門應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本，服務(wù)基層為宗旨。積極創(chuàng)造條件，改進(jìn)服務(wù)方式，以適應(yīng)市場的需要。為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強(qiáng)檔案編研工作。建立功能健全的檢索工具，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、配置照相機(jī)、攝影服務(wù)等方便利用者。企業(yè)檔案只有搞好開發(fā)利用，為企業(yè)取得明顯經(jīng)濟(jì)效益，才能充滿生機(jī)和活力。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。
3建立和健全檔案管理制度，確保檔案工作有序發(fā)展。
由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣，各施工單位歸檔工作的工作制度不一樣。必須建立一套科學(xué)、合理，適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，使檔案工作有序進(jìn)行，從組織領(lǐng)導(dǎo)，管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。進(jìn)一步加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，提高依法冶檔的自覺性。根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展的需要，制定企業(yè)檔案管理制度，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。
4規(guī)范電子文件歸檔
電力工程建設(shè)中的檔案管理人員一定要將文檔整理規(guī)范，同時(shí)要熟悉建設(shè)部門制定的《工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、《工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》以及相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，清楚收集．歸檔范圍，才能在電力工程建設(shè)中把握住檔案工作的重點(diǎn)，對(duì)設(shè)計(jì)，施工、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作開展規(guī)范，有效地組織、監(jiān)督和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中．各施工單位會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。扎實(shí)做好工程檔案的收集工作。
5抓好項(xiàng)目工程檔案工作與工程建設(shè)管理
篇9
高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題
(1)參建單位多，建設(shè)周期長，形成項(xiàng)目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項(xiàng)目正式開工以后，建設(shè)單位，多個(gè)施工和監(jiān)理單位進(jìn)場，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復(fù)雜，管理難度大。二是建設(shè)項(xiàng)目周期長，高河項(xiàng)目從2003年開始籌備建設(shè)，2006年正式開工，2011年進(jìn)合試運(yùn)轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報(bào)、審批到竣工驗(yàn)收前后近10年時(shí)間，文件收集跨度時(shí)間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項(xiàng)批復(fù)文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個(gè)責(zé)任部門;各施工單位只重視工程進(jìn)度，平時(shí)不注重整理工程資料，驗(yàn)收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項(xiàng)目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實(shí)際運(yùn)用中指導(dǎo)性有限。高河礦井項(xiàng)目竣工資料存在遵循國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項(xiàng)目審計(jì)、質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收帶來隱患。在這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，同時(shí)依據(jù)高河項(xiàng)目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標(biāo)準(zhǔn):①礦建工程高河礦井項(xiàng)目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評(píng)級(jí)辦法》(煤規(guī)字1999第34號(hào)文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項(xiàng)目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項(xiàng)目礦井設(shè)備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的煤礦項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項(xiàng)目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項(xiàng)目檔案資料時(shí)造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動(dòng)性大。在高河礦井項(xiàng)目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責(zé)任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項(xiàng)目屬新建項(xiàng)目，各相關(guān)人員沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在項(xiàng)目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時(shí)抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學(xué)整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項(xiàng)目檔案的整理驗(yàn)收。高河礦井項(xiàng)目由于建設(shè)周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動(dòng)性很大，很多人員工作一段時(shí)間，對(duì)檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)相對(duì)熟悉之后都被調(diào)離高河項(xiàng)目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識(shí)，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。
針對(duì)高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題采取的措施
(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項(xiàng)目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責(zé)任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時(shí)間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實(shí)際，準(zhǔn)確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅(jiān)持“早介入”、“早檢查”、“早動(dòng)手”，緊緊跟蹤前期工作的進(jìn)展，指導(dǎo)相關(guān)部門及時(shí)歸檔，同時(shí)做到隨時(shí)歸檔隨時(shí)整理，具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，并隨時(shí)根據(jù)后續(xù)資料補(bǔ)充調(diào)整，保證工程竣工時(shí)前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預(yù)留5%相應(yīng)工程款對(duì)其進(jìn)行約束，采取工程完工檔案移交不及時(shí)或未移交按相應(yīng)條款進(jìn)行處罰。并對(duì)工程檔案的移交時(shí)間、整理質(zhì)量和項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項(xiàng)目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項(xiàng)目驗(yàn)收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對(duì)檔案收集、整理歸檔等情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，質(zhì)監(jiān)站要對(duì)每個(gè)單位工程進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證。通過各方人員的嚴(yán)格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標(biāo)準(zhǔn)和要求。(4)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理。按照每一實(shí)體工程造價(jià)5%的比例，預(yù)留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗(yàn)收、不進(jìn)行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟(jì)手段的制約，有力地推動(dòng)和促進(jìn)了項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時(shí)性。(5)實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責(zé)任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導(dǎo)各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進(jìn)行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收和工程資料例會(huì)，積極監(jiān)督項(xiàng)目檔案工作，確保工程檔案與工程實(shí)體同步進(jìn)行。(6)嚴(yán)格驗(yàn)收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收管理規(guī)定，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個(gè)單位工程竣工驗(yàn)收時(shí)，均由潞安集團(tuán)驗(yàn)收組和我單位工程部門、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等成員，以及設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實(shí)行“一票否決”制，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中無檔案人員簽字，就不能通過驗(yàn)收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標(biāo)準(zhǔn)要求才能通過驗(yàn)收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進(jìn)行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴(yán)把檔案移交關(guān)。本項(xiàng)目工程在嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收程序和規(guī)定的同時(shí)，檔案人員嚴(yán)把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對(duì)每個(gè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查每個(gè)單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批等工程驗(yàn)收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗(yàn)、測試、系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定等竣工驗(yàn)收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細(xì)則、制度、報(bào)驗(yàn)、造價(jià)控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴(yán)格的把關(guān)，保證了項(xiàng)目檔案的歸案質(zhì)量。
本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團(tuán)
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二、提高竣工資料歸檔的積極性
工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。要認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，引起各方面重視，爭取檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)分公司經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰，為搞好檔案管理工作提供保證。
三、強(qiáng)化檔案材料編制工作
按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)要求。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。公路工程的行業(yè)特征決定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達(dá)10多張甚至20張，那么隨著施工的進(jìn)展，一個(gè)分項(xiàng)下來，其數(shù)量之多而雜。如果不在資料產(chǎn)生源頭抓，等工程進(jìn)展快結(jié)束時(shí)來收集，資料容易流失，此時(shí)編制假資料就會(huì)發(fā)生。因此，在檔案管理的產(chǎn)生、收集、整理中應(yīng)把檔案嚴(yán)格分類，并把各種類別的產(chǎn)生人、收集人、整理人，分別給予明確，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。工程檔案生成后，制定嚴(yán)格的收集整理歸檔制度。檔案管理中千頭萬緒的問題自然就迎刃而解。
四、建立健全工程檔案管理制度
要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，就要向各施工項(xiàng)目分發(fā)《中華人民共和國檔案法》、交通部《關(guān)于公路工程竣工驗(yàn)收辦法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《湖南省公路建設(shè)工程 竣工文件編制及檔案管理辦法》，同時(shí)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說明，使檔案管理員在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。
五、開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程技術(shù)人員和施工人員對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
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1 必須充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案的重要性，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺性
水利工程檔案來源于水利工程建設(shè)的全過程，不僅在建設(shè)過程中如工程建設(shè)來往聯(lián)系、原材料鑒定、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量問題分析、工程糾紛、工程竣工驗(yàn)收等具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的試運(yùn)行、日常運(yùn)行、管理工作中，也是不可或缺的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。安全責(zé)任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實(shí)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制必然要求，又是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過去的資料與情況，從而明確責(zé)任歸屬，防止工程質(zhì)量問題的發(fā)生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發(fā)揮。因此，在建設(shè)第一個(gè)水利工程項(xiàng)目時(shí)，不管是建設(shè)單位，還是施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，都必須充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工各個(gè)階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺性。正如主席所指出的，“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一項(xiàng)維護(hù)歷史的神圣使命和責(zé)任。
2 建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一監(jiān)督管理，形成工作合力
強(qiáng)化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強(qiáng)組織是做好水利工程檔案的基礎(chǔ)手段，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案為工程以后的生產(chǎn)運(yùn)行、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)升級(jí)、結(jié)構(gòu)改造提供重要的基礎(chǔ)信息保障，實(shí)現(xiàn)整個(gè)水利工程的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。因此，要對(duì)水利工程檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一監(jiān)督與管理，建立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制與相關(guān)或具體責(zé)任人的責(zé)任制，并按照集中統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一工作制度、分級(jí)分項(xiàng)管理的原則，成立水利工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、指揮、組織、監(jiān)督檔案管理工作；按照所確定的責(zé)任制度，明確相關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)人的檔案工作職責(zé)；建立符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案室，設(shè)立專職檔案員，并明確要求各建設(shè)單位指定一名或數(shù)名專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組織網(wǎng)絡(luò)；在建立健全領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)、明確工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)檔案員的檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化如各建設(shè)單位負(fù)責(zé)各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設(shè)單位密切聯(lián)系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關(guān)單位納入統(tǒng)一控制范圍，確保檔案工作與工程建設(shè)同步。
3 建立“四納入”和“三參加”制度，從源頭強(qiáng)化檔案收集，確保水利工程檔案的完整性
檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有檔案收集工作，就沒有檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，更沒有日后檔案的提供利用。水利工程各參建單位應(yīng)建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度，強(qiáng)化源頭收集，確保水利工程檔案不丟失或損失。
3.1 “四納入”即將水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員崗位職責(zé)；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。
3.2 “三參加”即建設(shè)項(xiàng)目檔案人員要參加設(shè)備開箱；參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和項(xiàng)目總驗(yàn)收；參加項(xiàng)目技改鑒定。
4 建立“四同步”和“三約束”機(jī)制，避免檔案工作在工程建設(shè)中被弱化，確保檔案工作落到實(shí)處
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1 把握科技檔案管理的特點(diǎn)
科技檔案的形成并不是在某個(gè)階段，而是工程從開始到結(jié)束的整個(gè)過程，科技檔案的建立能起到維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要作用，同時(shí)也是我國水利水電建設(shè)事業(yè)的珍貴財(cái)富。專業(yè)性是科技檔案管理建設(shè)的重要方面，建立程序、內(nèi)容的鏈接、專業(yè)的交叉都必須建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)都是不可或缺的。在工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該開始檔案建立工作了，按照社會(huì)上存在的檔案建立規(guī)則來開展一系列的文件整理，這也說明了當(dāng)前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)踐性，能夠?qū)?shí)際的工程建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。要想實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理，就必須結(jié)合實(shí)際工程的特點(diǎn)，在建立檔案的時(shí)候，使用任何對(duì)建檔有幫助的方法和技術(shù)，樹立檔案管理人員現(xiàn)代化管理的意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理的水平，發(fā)揮出檔案管理對(duì)工程建設(shè)的重要作用，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
2 加快水利水電科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)
檔案是企業(yè)發(fā)展的見證，能夠人們了解企業(yè)的歷史文化。在水利水電工程建設(shè)中經(jīng)常會(huì)用到檔案，它能夠幫助施工人員查看到原來類似工程建筑的資料，為當(dāng)前的工程提供依據(jù)，進(jìn)一步保證工程建設(shè)的質(zhì)量。下面我們就對(duì)如何加快科技檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行闡述。
2.1 提高科技檔案管理水平
檔案管理工作十分復(fù)雜，其中涉及到的步驟很多，例如收集信息、編號(hào)、歸檔、保存等等，檔案管理人員必須做好每一步工作，否則就會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量。為了能夠進(jìn)一步加快當(dāng)前水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理能力，第一，對(duì)檔案管理的各個(gè)流程實(shí)行科學(xué)化管理方法，采取先進(jìn)的檔案管理軟件，提高檔案管理效率。第二，按照當(dāng)前的檔案管理規(guī)范，對(duì)不同性質(zhì)的文檔采取不同的歸檔方法，對(duì)一些保密性強(qiáng)的文件，應(yīng)該做好特殊管理。第三，紙質(zhì)的檔案由于隨著時(shí)間的增長會(huì)逐漸損壞，工作人員應(yīng)該對(duì)這些文件進(jìn)行妥善處理，在接手一批文件時(shí)就應(yīng)該做好驗(yàn)收工作。第四，檔案資料中會(huì)有竣工工程圖，在歸檔之前要查看各個(gè)部門是否都已經(jīng)加蓋公章。第五，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，加大檔案管理投入，提高檔案管理的環(huán)境，盡量減少對(duì)檔案的破壞程度，延長檔案歸檔年限，只有做好上述工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。
2.2 加快科技檔案管理進(jìn)程
作為水利工程單位，科技文檔將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，加快科技檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，一要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，形成高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，達(dá)到檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的目的，進(jìn)而提高檔案的利用率。二要積極推進(jìn)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用作為檔案管理工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，提高檔案檢索、內(nèi)容查詢功能的實(shí)效便捷，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化。三要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，全面收集、安全管理、使檔案管理向著信息化方向發(fā)展。
2.3 完善科技檔案管理制度
（1）作為水利工程單位，應(yīng)該根據(jù)國家水利部的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，制定出本單位相關(guān)的規(guī)章制度，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（2）建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到帳實(shí)相符；建立查、閱、借檔案利用效果登記表，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載。（3）規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理，制定切實(shí)可行的科技檔案分類大綱、保管期限，使檔案業(yè)務(wù)工作井然有序。
3 科技檔案在水利水電建設(shè)中的作用
3.1 激發(fā)水利水電科技檔案活力
（1）優(yōu)化整合。針對(duì)水利水電科技檔案是水利活動(dòng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確記載的規(guī)律性，根據(jù)每個(gè)主題要求，收集整理工程資料，通過整理、分類、鑒定、保管、積極挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，總結(jié)規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合。（2）將整合的資源信息與電子網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行現(xiàn)代管理。將整合的資源信息與電子網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，以確保整合后的檔案信息資源能夠以有效手段為本單位提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（3）加強(qiáng)規(guī)劃。檔案的建立需要各個(gè)部門的配合，通過完善和協(xié)同各個(gè)部門之間的工作，規(guī)劃好檔案的管理方法，制定出合乎當(dāng)前檔案管理的制度，并組織好其他部門和人員參與科技檔案的管理中。
3.2 強(qiáng)化水利水電科技檔案的服務(wù)效能
（1）為了保證檔案的及時(shí)歸檔，建立起最全的檔案資料，檔案管理人員在服務(wù)方式和內(nèi)容加以改進(jìn)，提高催促的力度，積極建立檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)檔案資源，建立期一個(gè)科學(xué)的檢索方式，方便用戶使用。（2）科技檔案的建立目的不僅僅是為了記錄工程建設(shè)的過程，更大的目標(biāo)就是能夠被其他工程建設(shè)服務(wù)，作為檔案管理人員也應(yīng)該積極地為建設(shè)人員提供檔案信息。同時(shí)還應(yīng)該借鑒其他國家和地區(qū)的先進(jìn)的檔案管理方式。（3）計(jì)算機(jī)技術(shù)在科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的管理方式，這也是體現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要方面，根據(jù)檔案的特點(diǎn)建立起科學(xué)的管理方式，嚴(yán)格控制檔案的使用權(quán)限，特別是對(duì)一些保密的文件，對(duì)整個(gè)檔案使用的過程嚴(yán)格把關(guān)。
4 結(jié)束語
綜上所述，科技管理主要是對(duì)水利水電企業(yè)中的工程建設(shè)的詳細(xì)記錄，其中包括建設(shè)的思想、施工技術(shù)、施工經(jīng)驗(yàn)等方面，同時(shí)也是水利水電建設(shè)中重要的組成部分，是最原始的工程建設(shè)檔案。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視，并作為企業(yè)發(fā)展中的一部分，這不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)獲得更好的經(jīng)濟(jì)收益同時(shí)還能夠降低勞動(dòng)成本，促進(jìn)自身的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
篇13
1.工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理未與工程建設(shè)同步管理
檔案管理工作滯后，應(yīng)歸檔的文件材料沒有根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，導(dǎo)致不齊全、不完整，不能按要求達(dá)到形成、積累、移交與工程建設(shè)同步。
2.工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理人員配備不足
風(fēng)電項(xiàng)目工程建設(shè)時(shí)期普遍不配備專職檔案管理人員，一般為臨時(shí)兼職，導(dǎo)致兼而不顧。多數(shù)沒有接受專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案知識(shí)匱乏，對(duì)風(fēng)電建設(shè)過程及風(fēng)電行業(yè)檔案管理規(guī)范不了解，缺乏檔案管理意識(shí)；不了解風(fēng)電工程項(xiàng)目的劃分，不知道各參建單位應(yīng)該形成哪些檔案材料，收什么、找誰收都很模糊；無法指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督各參建單位檔案材料形成管理和質(zhì)量控制。
3.缺少檔案的保護(hù)設(shè)施、設(shè)備
風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)中側(cè)重項(xiàng)目建設(shè)，忽略檔案管理，多數(shù)單位沒有配備規(guī)范的檔案庫房和專用設(shè)備：如庫房、辦公和閱覽三分開、調(diào)控溫濕設(shè)備等。
4.風(fēng)電項(xiàng)目工程檔案材料普遍存在不規(guī)范和缺失現(xiàn)象
風(fēng)電工程的檔案材料不齊全。如：規(guī)劃許可證；原始地形地貌、關(guān)鍵部位、隱蔽工程及節(jié)點(diǎn)的照片；地質(zhì)礦樣、項(xiàng)目報(bào)審材料、征地材料、紅線圖；招投標(biāo)文件缺少部分評(píng)議標(biāo)過程文件；執(zhí)行強(qiáng)制性條文的實(shí)施計(jì)劃；管理臺(tái)帳、部分建筑安裝材料試驗(yàn)和檢測報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收簽證；設(shè)備材料的檢驗(yàn)、保管、發(fā)放記錄等；
工程項(xiàng)目檔案材料原件不齊全、不規(guī)范。如項(xiàng)目建議書、租征地文件、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底等都有復(fù)件；施工中使用的表格式文件不規(guī)范；施工原始記錄、隱蔽工程、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)材料、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收簽證中填寫內(nèi)容不完整；書寫材料不規(guī)范；簽字、蓋章不齊全、并有隨意涂改和事后編造現(xiàn)象、無簽署日期；竣工圖的編制不規(guī)范，竣工章加蓋部位有覆蓋原圖字跡現(xiàn)象、有代簽字現(xiàn)象。
5.檔案整理不規(guī)范
案卷題名擬寫不能簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，案卷脊背粘貼及文件裝訂不牢固、不美觀，卷內(nèi)頁碼編寫潦草，檔號(hào)編制不規(guī)范，如：把甲、乙兩個(gè)不同項(xiàng)目名稱的第一期工程檔案，當(dāng)成同一期項(xiàng)目的兩臺(tái)機(jī)組來編制目錄代號(hào)，這必將導(dǎo)致甲或乙第二期工程的檔案目錄代號(hào)混亂，也給以后提供利用造成不便。
二、造成風(fēng)電工程檔案管理不善的原因
1.地域問題
由于風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目的選址一般在偏遠(yuǎn)地區(qū)，交通不便，與內(nèi)地溝通不暢，特別是檔案管理規(guī)范和要求的宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，不能及時(shí)了解和溝通，是導(dǎo)致檔案管理滯后原因之一。
2.管理體系及管理制度不健全
工程建設(shè)單位組織管理體系不健全，沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，沒有將檔案管理工作納入到項(xiàng)目建設(shè)的工作程序和議事日程中，沒有納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員的崗位責(zé)任制。檔案管理規(guī)章制度不健全，執(zhí)行不到位，缺乏完善的約束機(jī)制，也是造成風(fēng)電項(xiàng)目工程檔案材料不齊全、內(nèi)容不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范的原因之一。
3.各參建單位檔案責(zé)任意識(shí)差
參建隊(duì)伍龐雜，人員流動(dòng)性大，且素質(zhì)參差不齊。檔案管理意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)素質(zhì)低和責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，只重視建筑工程實(shí)體，對(duì)檔案工作敷衍塞責(zé)。
4.建設(shè)單位控制措施不到位
建設(shè)單位未將檔案管理要求納入合同管理，未制定檔案的歸檔范圍和要求，未對(duì)施工和監(jiān)理單位的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，未對(duì)參建單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，沒做到有效的事前策劃、事中控制、事后核查。
三、解決辦法與控制措施
1.健全管理體系
建立健全風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)管理體系，并覆蓋建設(shè)的全過程、全方位。檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則，把檔案管理工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員的崗位職責(zé)和工作程序，納入招投標(biāo)、合同管理、工程監(jiān)理、項(xiàng)目管理程序和工程質(zhì)量管理體系，并建立考核機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)并覆蓋各參建單位，明確職責(zé)，跟蹤收集各階段形成的文件材料，并負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位文件材料形成、管理指導(dǎo)、監(jiān)督。實(shí)現(xiàn)檔案工作與風(fēng)電項(xiàng)目工程建設(shè)同步計(jì)劃、同步檢查、同步驗(yàn)收。
2.建立完善的檔案管理制度
根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002、《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》NB/T31021及《風(fēng)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》，結(jié)合實(shí)際編制《風(fēng)電項(xiàng)目工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》。明確劃分建設(shè)單位、勘測設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、各施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位、調(diào)試單位、及總包和分包單位的檔案文件材料的施、竣工文件的編制、收集、積累、整理、鑒定和移交中各自的責(zé)任和范圍；明確監(jiān)理單位職責(zé)按《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》將各參建單位形成的文件和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)量監(jiān)控范圍，并負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位整理和移交的檔案審查簽字確認(rèn)。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及監(jiān)理文件；明確收集范圍、收集時(shí)間；明確項(xiàng)目文件、竣工文件和竣工圖的編制質(zhì)量和要求；明確竣工圖章的使用及竣工圖的審核；明確項(xiàng)目文件的整理、組卷、編目、編號(hào)、裝訂等要求；明確檔案的移交套數(shù)和移交時(shí)間。確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.配備與工程項(xiàng)目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理人員與設(shè)施設(shè)備
配備具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能、大專以上學(xué)歷及中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的檔案管理人員；熟悉風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)的過程，掌握參建單位的職責(zé)范圍；有較強(qiáng)的責(zé)任感及嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度；配備規(guī)范的庫房和設(shè)備。
4.事前策劃、過程控制、事后核查
建設(shè)單位首先在立項(xiàng)時(shí)就要明確歸檔范圍，在編制招標(biāo)文件、合同簽訂時(shí)明確文件形成、歸檔和質(zhì)量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質(zhì)要求，并約定獎(jiǎng)罰條款。加強(qiáng)對(duì)參建單位工程現(xiàn)場管理人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和檔案法宣傳，使每個(gè)責(zé)任單位和責(zé)任人了解其職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗(yàn)收中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。
建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)，同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進(jìn)行單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整與質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
監(jiān)理單位要按照《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》嚴(yán)格監(jiān)督檢查施工過程文件、竣工文件編制和檔案整理質(zhì)量。監(jiān)理人員在對(duì)關(guān)鍵工序進(jìn)行監(jiān)理時(shí)，同時(shí)檢查有關(guān)原始記錄的形成情況和內(nèi)容、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。監(jiān)理單位在進(jìn)行工程質(zhì)量評(píng)定時(shí)，同時(shí)評(píng)定文件材料的形成質(zhì)量和完整性。
在設(shè)備安裝階段，建設(shè)單位的檔案管理人員對(duì)設(shè)備檔案及時(shí)控制。要參加設(shè)備開箱，隨時(shí)收集設(shè)備檔案。
在施工階段，各單位的檔案管理人員在收集紙質(zhì)文件的同時(shí)要注重收集各種載體的檔案。如聲像、照片、電子文檔等。
