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2.案卷資料記錄不完整

目前計生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細的工作標準約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內容之一，但是當前大多數的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統一的標準裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監督，不利于計劃生育工作的進行。

二、加強計生檔案管理工作的對策

隨著我國計劃生育工作的越來越深入，基層計生檔案管理工作也應該越來越完善，在新的形勢下我們應該加強計生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數據記錄工作的需求，提出有效的計生檔案管理工作建議，提高工作效率。

1.端正基層檔案管理人員的工作態度

基層檔案管理工作人員，首先要準確地進行自我定位，檔案管理工作關系到我國計劃生育的大計，要充分認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態度，認真工作，切不可敷衍了事。

2.信息化辦公，實現檔案管理工作的無紙化辦公

我國的人口基數大，需要記錄越來越多的數據，傳統的手工檔案管理工作已經遠遠不能滿足計生檔案管理工作的需求。計算機技術越來越發達的今天，我們要充分利用計算機和網絡強大的功能，來解決我們現在面臨計生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統的手工方式轉移到無紙化辦公已經不再遙遠，引進先進的管理理念，針對現在檔案管理工作中不適應的一些工作方式進行變革。計生檔案管理部門的工作人員要不斷地學習新技能，提高自身的業務水平，才能使計生檔案管理工作更上一層樓。

3.建立有效機制，規范計生檔案管理

各個計生部門要圍繞計劃生育工作的各種要求指標，有針對性地加強檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實行相應的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強計生檔案管理工作的檢查監督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計生檔案管理工作的要求落到實處，形成部門的制度，工作人員要嚴格按照工作標準制度工作。只有建立有效的工作機制才能使計生檔案管理工作形成新的管理模式。

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學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

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計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束。

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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2.內容存在弄虛作假情況。由于實行計劃生育“一票否決”，少數單位在計生檔案中將單位內部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育、節育情況沒有管理，出現漏管漏檔、報喜不報憂的現象。

3.監督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”式的檢查不能真正解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

4.人員素質偏低。大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業知識缺乏、實際操作能力差等現象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。

5.管理制度不健全，手段落后。對建立計生檔案沒有統一要求，處于放任自流狀態，不能按照檔案的立卷原則規范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

二、認真抓好人口計生檔案的規范化、標準化、現代化管理建設

1.實行標準化、規范化的工作程序和方法。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。首先要全面普查案卷。一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。其次要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。最后要統一分類號，保證檢索查全率。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。其中，還要重要的一點是規范題名，保證檢索查準率。

2.加快數據準備，推進計生檔案現代化管理進程。(1)分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優先加工整理。(2)分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。(3)分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。(4)用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯―關鍵詞進行標識，待錄入計算機后，利用計算機批量處理的功能進行處理。

三、加強檔案管理人員隊伍建設

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1.2計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優質的服務

利用計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優質的服務，使醫院不斷改進計劃生育工作方法，不斷滿足廣大育齡婦女的需求。醫院計劃生育檔案可以對流動人口的婚姻以及生育情況進行初步了解，建立流動人口計劃生育檔案，能夠滿足流動人口對計劃生育及生殖健康的需求，使他們能夠在醫院的指導下落實避孕節育措施，避免出現超生現象。

2.當前醫院計劃生育檔案管理存在問題

2.1計劃生育檔案管理工作意識淡薄，管理人員素質有待提高

在實際工作中，院方領導并未對計劃生育檔案管理工作給予高度重視，沒有意識到加強計劃生育的重要性。對于檔案的管理不能做到嚴格要求，對于單位內部聘用的臨時工、停薪留職以及下崗人員的生育節育出現漏管的情況，個別單位報喜不報憂現象嚴重，出現造假資料、證明，大大降低了計劃生育檔案的真實性。計劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴謹，導致一些計生資料收集不全，計生資料系統性、全面性較差。當前計劃生育檔案管理信息化建設進一步加強，而基層檔案管理人員對于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經驗不足，管理經驗與理念跟不上新時期計劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統層面上，管理工作缺乏靈活性與創新力。有一些計劃生育檔案管理人員流動性強，多為兼職，人員不固定，在單位內部沒有相應的職務，這部分人員往往文化素質不高，缺乏系統完備的檔案管理知識，這也造成了檔案資料出現流失，影響了計劃生育檔案的完整性。

2.2計劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善

沒有制定嚴格的檔案管理規章制度，沒有添置必要的檔案保管設備，檔案室存在一房多用，檔案資料污損、丟失現象較為嚴重。由于計劃生育檔案資料案卷數量繁多，在基層對于計劃生育檔案的管理并沒有統一的要求，計生資料的收集并沒有按照檔案的立卷原則規范來進行，如組卷混亂現象較嚴重，檔案號不規范，出現一卷多冊現象等。檔案的收集、整理、編目等多數仍是采用手工管理模式，管理人員缺乏專業的檔案知識，工作積極性不夠，管理模式陳舊、缺乏創新力，現代化管理手段還沒有完全地應用于計劃生育檔案管理中，制約了計生檔案資料管理水平的提高。

2.3資金投入不足，計生檔案信息化建設有待加強

近年來，隨著信息技術與互聯網的發展，檔案管理信息化建設進一步推進。醫院計劃生育檔案管理工作要跟上時代的步伐，符合人們對于計生與生殖健康的要求，就必須推進計劃生育檔案的信息化建設。而這就要增加相應的硬件設備，但是由于領導層未對計生檔案的管理給予足夠的重視，對于計生檔案的經費投入很有限，這些有限的經費顯然不能滿足信息化建設的需要。信息化建設的受限，使得提供服務及資源共享方面范圍狹窄，服務層次較低。同時，在計劃生育檔案信息化建設中由于缺乏專業技術指導，也出現了一系列新的問題，這也在一定程度上制約了醫院計劃生育檔案信息化建設的推進。

3.加強醫院計劃生育檔案管理措施

3.1提高計生檔案意識，加大計生檔案管理經費投入力度

計劃生育檔案能夠有效促使計劃生育政策的貫徹落實，隨著醫院檔案管理向科學化、現代化的發展，計生檔案管理已成為醫院檔案管理工作的重要內容。各級醫院領導要提高加強計生檔案管理的意識，將加強計生檔案管理工作納入重要議事日程，確保檔案管理事業與醫院業務同步發展。要通過多種方式，加大檔案管理重要性的宣傳，提高全院職工檔案管理的認識，使其意識到做好計劃生育檔案管理所帶來的經濟效益和社會效益。不斷普及檔案管理相關法律法規，使領導層加大對計劃生育檔案管理的經費投入，推進計生檔案管理信息化建設，加強在職檔案管理人員的業務素質培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平，確保在人力、財力等方面給予檔案管理全面支持與保障，促使醫院計劃生育檔案管理事業不斷發展。

3.2計生檔案管理人員要更新觀念，加強自身素質建設

計劃生育檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作的質量，因此計生檔案管理人員應不斷更新理念，加強自身業務素質的全面提升至關重要。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化已經成為一種趨勢，人們對檔案信息的利用需求增大，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料，而且還要具備熟練的計算機操作技術，不僅要掌握扎實的檔案管理基礎知識，還要具備現代管理理念與管理技術，掌握一定的計算機知識，具備一定的信息處理能力。同時檔案管理人員還要具備一定的創新精神和創新能力，要敢于打破傳統管理模式的束縛，在計劃生育檔案管理工作中有所創新。醫院要做好對檔案管理人員的業務培訓與技術學習工作，不斷優化人才結構，更新知識體系，檔案管理工作人員的整體素質提升必將給計生檔案管理工作帶來新的發展思路。

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(1)安全性差儲存的安全性。一個是檔案資料的物理上的安全性，這也是最重要的，單個儲存介質如電腦硬盤、服務器硬盤、磁帶、光盤壽命有限且安全性低，且由于重慶氣候原因，容易受潮造成磁粉脫落；由于儲存介質的損壞造成資料的丟失，后果非常嚴重。資料保密的安全性。機關工作資料許多都是資料有其嚴格的保密等級、公開對象限制，隔離保存非常重要。

(2)存取檢索不方便以磁帶為載體的保存方式，由于沒有健全的編目檢索條件，資料的查找非常的復雜，同時傳統方式還有一個重大缺陷，就是很多不相關的資料保存在一盤光盤上，有人將這盤光盤借出后，別人將無法利這一盤光盤上所有的資料。城建檔案館目前就存在這種困難，如有某位領導想看一段歷史媒體資料，聲像科的技術人員需要在海量的光盤中找出保存的單個光盤，然后將這盤光盤從始至終的播放才能找到，浪費大量的人力物力。

(3)共享的困難假如有幾個人同時需要借用某一些資料，目前的管理方式無法實現。

(4)資料交換的困難目前衛生系統內各單位間的資料提交、交換都是由人工刻成光盤，在送給管理或使用部門。假如能在局域網內用電腦完成提交，而不需人工，將會讓工作效率大大提高。

(5)遠程檢索查找的困難局內的領導或工作人員出差在外，因工作需要想查找各種資料，目前遠程資料檢索、下載還無法實現。媒體資產管理系統可通過B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式）檢索方式來實現。

(6)傳統磁帶管理媒體資料成本高以上的困難，都通過建立媒體資產管理系統來解決。

衛生系統內建立媒資系統

鑒于衛生系統的實際情況，我們需要建立一款高度集成化的即連即用型媒體資產存儲管理產品，在具有彈性和易用性的B/S（WEB頁面）架構基礎上，以最簡化的流程實現視音頻素材和多種其他媒體文件的導入、編目、存儲、檢索、離線歸檔管理、素材下載等媒體資產管理系統的主要業務。

1需求分析

1.1網絡站點需求與現有非編系統及PC機緊密連接的方式，實現采編存一體化的網絡應用流程，建立完整的在線/近線/離線相結合的媒體資產管理系統。在局域網內任意機器都可作為編目檢索工作站,無須單獨配置編目檢索工作站.

1.2網絡管理需求由于在網絡中的各類使用人員眾多，因此應具備如下要求的網絡管理功能：①系統必須具有對所有編輯人員進行統一的分類管理和對應的操作權限管理；②系統必須要具有對網絡編輯中所有重要信息進行記錄，便于事后通過記錄的事件日志查詢功能；③系統具有對各類編輯設備的管理功能，在網絡編輯中，通過中心服務器自動完成對網絡中所有編輯站點的使用時間進行記錄，方便事后的各項統計。

1.3存儲需求現有的資料為10TB，因此在媒體資產管理系統中，應至少包含600小時的高質量媒體資料長期存儲，并有年增量100小時素材存儲的實際需求。

2功能要求

提供手動和自動兩種上載方式，手動上載就是在客戶端以C/S或B/S方式上載；另外為了更加便利于衛生系統內部工作流程，要求操作人員只需要將上載的素材拷貝至設定的HotFolder共享文件夾，媒體資產管理系統自動掃描HotFolder文件夾并上載該素材。系統具備高低碼流兩種存儲方式，及系統分在線、近線、離線的管理方式。采用可視化的離線帶架管理，根據自定義策略自動為離線介質分配帶架位置，并提供可視化的帶架視圖，直觀、便捷地對離線帶架及介質進行管理和維護。

2.1要求具備很強的系統擴展性要求將組件與核心服務分離，能通過新增組件實現功能擴展；能通過新增存儲設備來擴展存儲能力支持將組件集中部署和分布部署，從而加大系統處理能力和業務吞吐量。

2.2可跨平臺的運作完美運行于windows平臺和MACOS平臺。不同操作系統下的計算機設備都可以聯入系統做為媒體資產管理系統的客戶端。

2.3要求媒體資產管理中心系統采用多平臺全程B/S架構，應用WEB技術，可架設在任意網絡環境中，局域辦公網、域環境和因特網等等，部署簡單，所有客戶端只需輸入服務端IP地址即可接入媒體管理系統。

2.4安全性要求要求具備完善的密級管理，素材級的加密控制，嚴密的用戶權限控制，素材對于客戶端完全不透明，全流程只存在元數據交互，杜絕病毒滲透，在線素材可另存到光盤介質，存儲系統的具備備份容錯機制保證系統數據和素材的安全。

媒體資產管理系統在衛生系統的應用

媒體資產管理系統要求既可以在單機模式下應用，也可以在網絡模式下應用。就重慶市衛生系統目前的現狀來看，除市衛生局外，其他下屬的區縣級單位目前的媒體資料很少，還沒必要用媒體資產管理系統，所以現階段建立媒資系統主要用在管理市局現有的媒體資料，滿足與非編系統無縫鏈接調換資料。但應用功能上必須具備網絡化的模式，公共網內的任意一臺PC機都可作為客戶端進行上傳、下載等操作。

1單機應用模式，即媒體資產管理系統只配合非編系統使用，可在非編單機上安裝B/S客戶端軟件，組成一套帶有上載、編輯、存儲、編目、檢索、素材下載等功能的最簡化媒體資產管理系統。

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聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、文化、教育、軍事等活動中形成的、有保存價值的、以音響和形象等方式為載體，并輔以文字說明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽檔案。① 聲像檔案是在現代技術產生的新載體材料上傳播信息的，它依賴于先進的科學技術和快速的傳送手段，時間感和空間感比較強，這是一般檔案難以具備的。聲像檔案主要包括照片檔案和錄音、錄像檔案，它是國家全部檔案的重要組成部分。然而，目前聲像檔案管理中存在著諸多問題影響著檔案管理的整體水平，聲像檔案管理存在收集渠道不暢，歸檔不完整、保管條件差、管理混亂、管理制度不健全、利用效率低、管理人員素質不高等問題，因此采取有效的對策解決問題刻不容緩。

一、聲像檔案管理中的問題

（一）聲像設備管理混亂

隨著檔案工作的逐步完善，許多單位購置了聲像設備，但缺乏健全可行的設備管理制度，致使聲像設備沒有更好的發揮作用。聲像設備管理中存在三個方面的問題。第一，聲像設備管理存在無制度，無手續的問題。有的單位沒有制定聲像設備管理制度，借用設備沒有手續，使用人員頻繁變動，借出的設備沒有借用登記簿記錄，導致設備丟失或形成的聲像資料不知道反映什么主題，甚至無從查起。第二，重要會議、事件無人錄，錄制的聲像資料無人管。有的單位聲像設備無人會用，重大會議或事件沒人錄制，聲像設備成了擺設。有的單位聲像資料沒人管，散亂不集中。第三，想用時找不到，找到的已損壞。有的單位沒有專門的聲像設備室，由于受潮等原因造成聲像設備性能降低，聲像資料利用不大。聲像設備管理混亂，造成設備難以發揮作用，進而影響聲像檔案的形成。

（二）聲像資料攝錄人員素質不高

有些單位受資金人力都有限，攝錄人員缺乏專業知識和專業素養，致使在重大活動、重大事件上攝錄形成的聲像檔案價值不大。分析看來影響聲像檔案價值的原因如下：第一，偏遠地區的有些單位，單位效益不好，受經濟條件的限制購買不起優質的聲像設備，只能購買價位較低的聲像設備。這樣導致的后果是攝錄形成的聲像資料可能圖像聲音效果差，保存利用價值也就不大了。第二，有些單位人員少部門小，一般不會花錢聘用專業的攝錄人員完成重大事件的攝錄工作，需要時隨便派個人去攝錄。

（三）聲像檔案管理制度不健全

1.聲像檔案管理工作開展得好壞，關鍵在于是否有健全易行的管理制度

有的單位聲像檔案管理的無章可循，聲像檔案散亂不集中，缺乏健全可行的管理制度，或是有的單位制定了管理制度，但落實的不徹底，缺乏有效的保障措施，導致聲像檔案缺損遺失。

2.收集渠道不暢，聲像檔案館（室）藏匱乏

隨著社會的發展，聲像檔案對整個檔案工作來說越來越重要，但事實上，聲像檔案的館（室）藏量比較匱乏，當然有歷史原因，也受客觀條件限制。在單位部門，照片檔案散失在個人或科室內部，分散保存難以集中歸檔管理，這樣一來聲像檔案的藏量自然匱乏。

3.檔案意識不強，導致聲像檔案難以及時歸檔

聲像檔案對國家檔案的完整性很重要，必須做好聲像檔案的歸檔工作。首先是照片檔案，如不及時歸檔照片、底片分了家，時間久了也被遺忘了，破了角也發黃了，保存利用的價值。其次看錄音、錄像檔案，有些單位攝錄了音像資料，缺乏歸檔意識時間久了由于受潮、曝光無法利用。總之，損壞或遺失直接造成聲像檔案收集受阻，進而影響檔案的完整性。

4.聲像檔案鑒定不嚴謹

檔案部門在鑒定聲像檔案時把好消磁關很重要。對有長期保存價值的錄音、錄像檔案要進行復制，定期復查。有些單位管理水平有限，鑒定工作不嚴謹，銷毀了重要的聲像檔案，對檔案館（室）藏造成巨大損失。

5.保管條件差，難以維護聲像檔案完整和安全

聲像檔案有強烈的時間感和空間感，其保管條件要求更高更嚴。按要求應配備聲像檔案專柜，而有的單位聲像檔案則與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁防震等的保管要求。致使照片發黃褪色，底片粘連變質；磁帶帶體受損；錄音、錄像檔案失磁。原版帶子被反復利用沒有復制，時間久了原始錄音、錄像沒能保存下來。聲像檔案保管做不好，其安全和完整令人擔憂。

6.聲像檔案利用不充分，流失嚴重

單位召開重要會議有時需要攝錄像。形成的聲像檔案一些除在報刊刊登或者印成畫冊對外發行外，在檔案館（室）卻找不齊原始檔案。有些由于不注意保存，造成聲像檔案損毀。如果是稀有珍貴的聲像檔案，一旦遺失損壞就會悔之晚矣！

（四）聲像檔案的保管方面的研究不夠

聲像檔案是國家檔案的重要組成部分，其重要性不亞于紙質檔案。但一直以來檔案工作人員更重視紙質檔案。研究如何保護聲像檔案以延長其壽命也應是檔案工作的重要工作，目前在這方面的研究工作還不夠。