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（三）黨建機制和管理上缺乏激勵創新。黨建工作與業務工作在管理和考核中存在著較大差距。如業務工作做得突出的集體和個人，不光發獎狀、戴紅花，且有豐碩的“獎金”作為物質成果；如果工作沒干好，考核過不了關，會在經濟報酬上大打折扣。而黨建工作做得突出的集體和個人，至多發個獎狀戴朵大紅花，以此鼓勵；如果黨建工作未做好或未完成任務，至多講兩句客觀原因了事。兩種獎懲措施帶來兩種心態、兩種責任和兩種效果。

二、改進的建議

（一）宣傳教育工作要突出創新。抓宣傳教育要把黨工團組織、組織人事、紀檢監察等部門有機結合起來，齊抓共管，形成大學習、大宣傳、大家抓的格局。不要單槍匹馬，各自為政。要注重研究黨員學習教育形式的開拓、措施的創新，將黨員教育寓于思想性、知識性、趣味性、實用性之中。勇于摒棄老模式、舊習慣，創造宣傳教育的新面孔，使黨員對大宣教活動聽的快樂，談的快樂，干的快樂，從心靈深處感受到宣傳教育是思想在升華、素質在提高、工作在進步。

（二）黨建業務工作要雙贏利。正確處理好黨建工作與業務工作的關系是做好黨建工作的重要保證。在實際工作中，要把黨建工作滲透到業務工作之中，服務于業務工作之中，促進業務工作的發展；而業務工作又要主動與黨建工作相結合，突出創新，突出同步提高。黨建與業務工作要實施同步考核，充分體現在有計劃性、責任書、監督檢查、考核評比等方面，使黨建工作促進業務工作更具有說服力和影響力。黨建工作搞活了，才能為業務工作提供強大的精神動力和重要的政治保證，認真落實一手抓黨建，一手抓業務，才能全面實現黨建工作與業務工作的雙促進。

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藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

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城建檔案管理工作是一項不斷發展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經驗和總結，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是，隨著城市現代的不斷發展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發展帶來了不良影響。其中主要體現在：

1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。

2）人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關注度。

3）城建檔案管理人員的專業素質較低，這方面的人才匱乏，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發展。

4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結構不合理等。

5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發展相比，該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態。使得城建檔案管理在城市發展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續發展起到了重要的作用，它是城市發展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應該不斷加強城建檔案管理工作，使其在城市發展中起到推波助瀾的作用。

3提高城建檔案管理工作水平的建議

3.1加強城建檔案管理工作的規范化要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現現代化、規范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點：

1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實施計算機管理時出現重復以及低效率的情況。

2）計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計算機技術更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》，以便實現檔案著錄的標準化和規范化，提升工作水平。

3）合理組合案卷，使其實現標準化，在整理過程中如若發現案卷內容混亂，無頁碼等現象出現時需要重新進行加工，并將有聯系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。

4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現計算機無法識別的情況發生。

5）使檔案分類實現規范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度，要細心、耐心的糾正分類時出現的錯誤。

3.2提高檔案管理的思想意識要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠的謀劃，要認識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發展。在城市建設日益完善的基礎上，使得檔案管理工作也不斷發展和完善。與此同時，要加大檢查監督力度，一切工作的落實都要在監督檢查基礎上進行，另外，在整體部門的考核體系中也應該包含監督檢查，并用實事求是的科學態度認真的考核工作人員的績效，對工作優異者要給予適當的獎勵進行激勵和鼓舞。

3.3應用先進技術提高工作水平隨著科學技術水平的提高，促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實現網絡一體化，同時使得檔案管理工作更加規范化和系統化。要想運用先進信息技術，就必須實現信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學習，不斷完善自身的專業素質，并要培養創新思維和大膽的創新意識，來運用科學技術手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設要求。

3.4建立系統化管理機制城建檔案是社會發展和國民經濟的重要戰略資源。系統化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創新性有很大的作用，總之，建立系統化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。

3.5培養優秀人才培養優秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育，使其具備良好的專業素質，同時，要有組織的對管理人員進行培訓學習，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續有效的進行。

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一、電子文件歸檔工作的現狀

1.電子文件歸檔缺乏規范化、制度化

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，由于電子文件涉及的技術環境較復雜，對于不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，在這種情況下，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。但目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執行常常不到位，缺乏規范化、制度化。

2.電子文件歸檔管理人員職責不明確

在實踐中我們發現，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經過多年實踐與培訓，具備了相當強的業務能力，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數據庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質檔案的異同。而大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。

3. 歸檔的電子文件質量較差，內容真實性無法保障，且缺乏可讀性

有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內容不真實，形成電子文件的背景信息及元數據未同時歸檔，無法提供可利用的資料。部分歸檔文件材料的標識出現不同程度的錯漏，如圖紙更改但目錄沒有更改、計算書封面新舊版本不分、圖紙版號錯誤、文字有效版本不詳、簽署不全、使用圓珠筆或鉛筆書寫等。

二、提高電子文件歸檔工作的建議和措施

針對電子文件歸檔管理中的問題，從保障電子文件的真實性、完整性、可讀性和可靠性四個方面建立電子文件歸檔管理的質量體系，通過提高電子文件歸檔管理人員的素質強化電子文件歸檔工作的發展。

1. 保障電子文件的真實性

無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。

2、保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔

同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

3、保障電子文件的可讀性

必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用，且確保電子文件中的內容可以正常讀出，沒有丟失和差錯；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。

4、保障電子文件的可靠性

對于電子文件的可靠性，主要從內容的真實、完整性上去把關。電子文件的易修改性使得計算機系統中同一文件經常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。

5、提高電子文件歸檔管理人員的素質

從某種意義上說，電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。

三、結語

綜上所述，在信息高速發展的今天，電子檔案的歸檔工作對于企業的發展生存來說至關重要，電子檔案在企事業單位中將扮演越來越重要的角色，是辦公自動化向工程管理的自然延伸，也是現代企業管理中提高效率的重要手段，我們檔案工作者應該在這樣的技術潮流中努力把握機會、適應發展，共同推進和提高電子檔案在企事業管理中的地位和作用，為企事業現代化建設添磚加瓦。

參考文

[1] 馮寶云.電子文件歸檔管理在自動化辦公中的應用[J]. 價值工程. 2010（23）

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(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。

與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

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(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。

與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

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1可以在本民族文化基礎上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。

2在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優秀的民族文化反映到這一職業上的印記，也可以恰當地解釋和描述我國檔案工作者所特有的思維和行為方式。

3對于檔案工作者的服務實踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚民族的優良傳統，進一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認識分析一些行為中的陋習與弊端，有針對性地加以改進并做出符合時代要求的調節。

二、檔案工作者行為獨特的文化心態

檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。

當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現在：

1道德追求大于社會索取

現實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經久不衰的深層原因。

2社會本位高于個人本位

檔案工作者有著一種強烈推動社會發展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻、珍貴文化遺產，傳播優秀文化思想，培養人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負責勝過自身付出的思考，行為表現處處皆反映出它所屬的社會團體的性質。

3自我修養先于對他人的服務

自強、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質的主流，發憤忘食，樂以忘憂，學而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務的標準。

三、檔案工作者交往中的文化特征

中國傳統文化中有關人際關系的理論特別發達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環境的和諧，而且延伸到人內在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務效益，這種文化現象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務思想并構建了具有經典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關系上突出的是“愛”，強調的是服務過程中的情感因素，并具有以下特征：

“融”，即情感的融匯狀態，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務功能上表現為和風細雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。

“情”，在實際工作中只有產生情的效應，才能充分發揮服務功能，捕捉住服務最佳時機并產生出最佳效果。高質量、高效益的服務，往往會使利用者產生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點點慰問，也往往使我們難于忘懷。

中國傳統文化重視事物的相互聯系及統一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質表現應是：穩建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發泄，不走極端，不沖動，不破壞內心平穩，對服務工作增加正效應，減少副作用。

四、現實對檔案工作者傳統道德文化的沖擊

從社會發展的現實來看，中國傳統文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發揚的一面，但傳統文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實踐領域，商品經濟的發展使民族文化傳統受到了強大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發生了變化。首先，當社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質享受，對檔案工作者及優秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習慣的不是工作效能、質量以及對社會發展進步產生的作用，而僅僅是比較奉獻與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴重。其次，中國傳統中的“和”對檔案工作者行為同時也產生了一定的消極影響，它以進展平穩為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關系的平衡。服務過程中，往往表現為消極容納、妥協，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內心普遍存在著“息爭”心態，缺乏對沖突的正確認識和恰當處理，當服務中出現矛盾時以調合甚至降低服務水準為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。

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2.1檔案工作與企業變革的不同步

隨著市場經濟體制的逐步建立和不斷完善，企業為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構的變革，應對市場的風云變幻，在這個過程中，由于檔案意識還很薄弱，企業注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動，出現的是文件資料、技術資料流失的現象。甚至有的企業檔案管理工作的地位在企業改制中，出現擠脫現象。

2.2 檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應

檔案工作是一項十分專業的系統工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業生產經營特點的一些工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。

2.3 企業檔案的“主體”錯位

檔案的主體明確性，是一個企業檔案管理工作的關鍵。當前不少基建企業的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業檔案管理工作水平。不少基建企業幾乎把企業的人事檔案當成了企業檔案的全部，即主體，而忽略了企業自身發展所形成的真正確定企業命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業檔案的開發利用和企業的發展。

2.4 企業檔案編研工作薄弱

有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務價值來確立。但不少企業的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以持續下去，檔案沒有得到很好的利用。這是導致檔案工作在有的企業沒有地位，可有可無的最主要的原因。

2.5 基建企業檔案管理的理論研究滯后

在新形勢下，基建檔案的管理工作已經成為了基建企業管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，基建企業需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢?

2.5.1 基建企業檔案的產權特征和法律地位問題。

2.5.2 基建企業在產權變更后檔案的流向問題。

2.5.3 國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。

2.5.4 基建企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。

2.6 基建企業的檔案管理的信息化建設滯后

信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。其滯后性主要體現在兩點。

2.6.1 管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備都亟待更新。

2.6.2 基建工程人員不能在工程現場調閱檔案圖紙。那么導致其發展滯后的原因主要有哪些呢?（1） 個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，這樣就導致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后；（2）企業檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據；（3）基建企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限；（4）沒有充分的開發利用檔案信息資源；（5） 基建企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

3強化基建企業檔案管理的措施

3.1嚴格規范基建企業的檔案管理制度

基建企業檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目(工程)檔案驗收辦法》等等。

3.2 提高檔案管理人員的業務素質

我們具體應該怎樣做來提高檔案工作人員的素質呢?其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下基建企業檔案管理工作的需要。

3.3 加強檔案管理中的制度建設

檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

3.4 加強檔案管理中的隊伍建設

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動物檢疫工作與人民生活息息相關，關系到廣大人民群眾的食品安全健康問題，是維護食品市場安全，社會穩定，構建社會主義和諧社會的強大推手。曾強調：“食品衛生人人重視，國計民生時時關注”，這就要求扎實做好動物檢疫工作，從而確保流入市場的動物及其相關產品合格、安全、放心。然而，現在檢疫工作中監管漏洞、體質不健全、宣傳不到位、私屠亂宰現象、產地檢疫申報以及臨欄檢疫都面臨許多問題，已經嚴重阻礙了動物檢工作的開展和進一步發展，因此，如何采取相應措施發展動物檢疫工作凸顯的尤為重要。

一、動物檢疫工作中存在的主要問題

1.動物檢疫工作相關法律法規不完善，執法工作保障機制不健全，使動物檢疫監督執法工作難以到位

《動物防疫法》作為動物檢疫監督管理工作的唯一標準，在相關監督管理工作中起著風向標的作用。但是，動物檢疫工作中會出現不同的問題，而由于相關具體的法規法律以及實施細則中沒有相關規定，從而導致法律威懾力降低，監督管理工作中存在死角和漏洞，檢疫員面對存在的具體問題無從下手的尷尬局面。同時，檢疫工作因其特殊的職業特點，例如執法難度大、危險性高等，再加上工作保障機制不健全，導致動物檢疫工作執法難度大，工作難以進行和落實。

2.私屠亂宰現象尚未得到有效控制

大部分地區已經根據《動物防疫法》和《動物檢疫管理辦法》等要求，已經建立固定屠宰場，但是少數地區并未建立符合標準的屠宰點，導致肉源和生產時間不明確。同時檢疫程序的不明確規范也助長私屠亂宰現象的不正之風。有些檢疫員只是通過“用眼看”，“看的過去”來檢驗肉制品的質量。有些屠宰戶通過賄賂檢疫員將健康豬肉與病死豬肉“摻和”檢驗，以帶合格印章瞞混過關，從而謀取不法利益。這些做法無疑會滋生更多的私屠亂宰現象的產生。

3.產地檢疫申報以及臨欄檢疫都面臨問題

產地檢疫申報是開展檢疫工作的基石，是檢疫工作的重中之重，只能嚴抓不能松管。做好動物及其相關產品的申報是做好檢疫工作的開端。但是由于一些屠戶以及政府工作人員的檢疫申報意識不強、利益驅使等原因導致產地申報率不高，甚至出現抵制申報現象和逃避申報現象的出現，嚴重影響了動物檢疫工作的開展和進一步發展。

4.廣大群眾動物檢疫意識有待進一步提高

由于動物檢疫相關知識宣傳不到位，導致相當一部分群眾對于動物檢疫的流程、規范、法律的相關知識普遍缺乏，對動物檢疫工作開展的必要性和重要作用沒有深刻和科學地認識。甚至有些屠戶對于病死豬肉的危害一無所知。這種意識淡薄的行為直接間接地買動物及其相關產品的過程中，缺乏索取檢疫證明的習慣，從一定程度上來說助長逃避檢疫、抵制檢疫的惡性循環的泛濫。部分經營者的法制觀念淡薄，見利忘義的行為不僅阻礙檢疫工作的開展同時也危及群眾的身體健康。

二建議應采取的措施

1.完善相應法律法規建設，加大執法監督力度

建議完善《動物防疫法》、《動物檢疫管理辦法》的相關實施細則以及配套的法律法規，使執法監督工作做到“有法可依”，從而進一步提高執法監督工作的可操作性。同時有必要拓寬檢疫監督范疇，對相關賓館、餐飲行業、冷庫、學校等集體伙食單位劃入動物檢疫工作監督管理范圍；加強對流通環節進行監督，做到對無產地檢驗證明的一律禁止運出產地和收購，做到經常性地監督，一旦發現有無證運輸，違法違規經營等現象出現。依據法律進行嚴懲，做到“執法必嚴，違法必究”。

2.通過加強基層執法隊伍建設，嚴厲懲處打擊私屠亂宰現象

基層動物檢疫執法隊伍作為國家動物檢疫工作的根基，對嚴厲懲處打擊私屠亂宰現象起著重要作用。通過借助國家推進獸醫制度改革的大好契機，增加基層檢疫人員編制數量，壯大檢疫人員數量；大力提高檢疫人員自身的業務素質和職業道德素質，杜絕因為業務不熟練和貪污受賄等行為導致的食品安全問題，把好食品安全的第一道大門；堅持完善人事管理制度，嚴格檢疫人員任職資格管理，做到把好人員招進隊伍。

同時，對于少數屠宰戶和養殖場（戶）違反《動物防疫法》、《動物檢疫管理辦法》等規定的案件要及時處理，造成嚴重后果的要依法追究其刑事責任。

3.加大財政投入支持，提高產地申報檢驗率和臨欄檢疫率

地方各級政府應該響應國家號召，支持動物檢疫工作的開展，應在財政預算上予以政策性傾斜。就地方臨欄檢疫率低的情況來說，部分養殖場（戶）位于交通不方便的地方，許多檢疫員從事工作強度大、專業要求高、危險度高并且收入低的情況，很少有人主動去養殖地進行臨欄檢疫工作，當地政府財政應就此情況予以財政補貼。對于產地檢疫申報率的情況，政府對于主動進行產地申報的農戶予以補貼，調動廣大養殖場（戶）和屠宰戶的積極性。

4.加強對群眾進行宣傳教育

經常組織檢疫員進行下鄉宣傳活動，通過廣播、傳單、咨詢、“一對一談話”等宣傳手段加強有關動物檢疫工作的法律和知識教育。擴大教育目標，不僅對生產者、經營者、銷售者進行宣傳教育工作，對于違法行為予以嚴厲制裁。同時，還應對基層政府人員進行宣傳，在執法監督管理工作中爭取行政、司法等相關部門的配合，順利地進行動物檢疫工作。

三、結語

動物檢疫工作是建設食品安全社會的重要推手，只有動物檢疫工作合理、規范、科學地開展，才能堅持政府“以人為本”的執政理念，保障人民食品安全，維護社會穩定，助力構建社會主義和諧社會。

參考文獻

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[2]曹暉；安雪蓮.芻議動物檢疫工作存在的問題與對策[J].畜牧市場.2010（07）.

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2.1對檔案信息化建設不重視

在當今信息社會,經濟建設各項工作都離不開信息化手段的有效推進,信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計算機水平比較落后,軟硬件設備都需要更新,與現代化發展不協調,這主要是因為單位對檔案信息化建設認識不足,對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統的手工管理模式,對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認為熟練了就不需要進步,不愿意推進檔案工作信息化建設。同時,由于其思想保守、文化素質不高也難以適應單位信息化發展的需要,更多的是安于現狀,對信息化知識與管理知識的認知甚少,不思進取的現象十分普遍,整體業務素質很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設進程的推進。

2.2檔案信息化專業人員匱乏

大多數基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習,對于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的,所以年齡結構也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統是多種學科知識的集結,需要運用多種知識與專業配合,是通過多部門的相互協作和多環節配套所構成的系統工程,這就需要高素質的檔案從業人員來進行協調和運作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業素養都偏低,具備信息化、檔案專業知識的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業人員匱乏,當前在職的檔案管理人員結構老化,思維調整較慢,從而對檔案信息化的開發力度有深度有很大的影響。

2.3檔案信息化建設投入不足

我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發展。基層單位對檔案管理工作不重視,認為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認為檔案工作非常簡單。同時,許多單位認為沒有必要單獨設立一個專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設投入不足,認為單位經費沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預算經費,更別說實行統一規范的單位檔案管理應用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。

3如何加強基層單位檔案信息化建設

3.1加強對檔案工作信息化建設的重視度

重視檔案管理信息化建設,通過各種渠道擴展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認識到檔案是當今社會及未來發展的重點,是單位發展的重要組成部分,尤其是單位領導,更要提高對檔案信息化建設的重視程度,必須要將數字化檔案建設工作作為單位長期目標規劃的重點之一,并給予全面支持。同時,檔案管理者應樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業素養與技能,充分汲取與補充檔案信息化建設知識,逐步改變守舊觀念,從傳統的檔案保管人員變為檔案信息資源管理者與傳播者,積極發揮主觀能動性,求實探索,適應檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應檔案的價值,并擴大檔案信息資源開發利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當檔案信息建設的開發者,從而將檔案轉化為單位可利用的信息。

3.2加大檔案信息化建設的投入

基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照檔案管理的相關規范規定,結合行業特點與單位工作實際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經費來更新檔案信息化軟硬件,并設有一名專職檔案員來全權負責檔案管理工作。同時,還應加強對檔案應用系統的開發,可以購買市場占有率高的檔案系統。為了更好的適應實際工作的需要,檔案系統應結合單位實際來調整參數,減少單位各部門獨立開展不必要的人、物、財支出。單位也可根據需要自主研發,采用現代技術實現存儲信息與相關單位檔案數據的鏈接處理,從而可以改變傳統的檔案管理方式,實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優勢。

3.3加強檔案信息化建設技術管理

3.3.1電子檔案信息化管理

在單位發展各個階段都會形成的大量電子文件,電子文件的產生和應用,使得基層單位檔案快速向數字化方面發展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統的檔案文件,通過權限設置,利用者只要獲得權限,或在自己的權限范圍內允許利用,就可以隨時調出自己所需的檔案信息,并可復制和存儲,可以說,電子文件是適應現代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強規范電子文件,檔案管理部門要嚴格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網絡、計算機及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統一集中管理,并存儲于檔案部門存儲介質中,檔案管理部門進行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進行用戶確認才能調閱檔案。

3.3.2檔案信息化安全管理

檔案信息化建設除了要確保歸檔文件真實、完整、有效,同時還應保證檔案數據庫安全。對此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強系統管理維護,可以實行身份認證來保護檔案安全。在使用中,給用戶分別授權,讓用戶在授權范圍內操作。此外,為了確保檔案數據安全,檔案系統應實行專人專機專用,對電子檔案的保護要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案備份,對重要電子檔案的信息內容進行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動檔案管理的數字化建設,從而為在單位各部門之間實現資源共享奠定數字信息基礎。

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建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經驗，但對于建設項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應有的重視。這個現象伴隨著項目檔案管理相關規定的出臺而得到了很大轉變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。

1充分認識建設項目檔案的重要性

根據國家檔案局、國家發改委聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。

2如何做好建設項目檔案管理工作

2.1各級領導要高度重視建設項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

2.2加強對建設項目檔案工作的組織領導。成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

2.3定期召開建設項目檔案工作會議。項目建設單位對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。

2.4加強建設項目檔案管理制度建設。俗話說“沒有規矩，難成方圓”。建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。

2.5堅持執行“四同步”制度。即：企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

2.6項目建設單位檔案部門及時介入。項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設單位檔案部門及時跟蹤項目建設進度，及早介入對項目檔案工作進行業務指導，并對有關人員進行檔案業務培訓。

2.7檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。

2.8項目檔案整理工作前移。每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力。建議項目建設單位在簽訂招標合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向建設單位項目管理部門或檔案部門移交。

2.9強化對重點檔案的收集。項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據我們這些年項目檔案驗收的工作經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

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鄉鎮檔案工作的現狀及建議

依法做好企業檔案管理工作略談

集團企業檔案管理工作方式探索

維護檔案的真實性是檔案工作者的職責

高速公路檔案管理人力資源建設的思考

檔案信息化管理中檔案人員應具備的素養

應正視檔案管理工作中存在的問題

關于檔案開放與保密若干問題的思考

基層檔案人員素質提升對策探析

高校檔案外包的風險與應對策略

民生檔案管理工作現狀與對策

我國檔案中介服務的現狀及其發展思考

論民生檔案工作如何向廣度和深度拓展

試析民生檔案管理中的隱私權保護

國有企業重組中加強檔案管理的思考

高校非常規工作檔案項目化管理實踐

高校機要工作為決策服務的三要素

新形勢下城建檔案監督指導工作探討

法院訴訟檔案業務外包的實踐與探析

疾控檔案星級創建與醫院檔案規范管理

環境保護綜合檔案服務能力建設思考

企業文件材料歸檔范圍及保管期限表編制探析

企業信息載體銷毀方法及應注意問題

檔案室環境空氣質量監控實踐

沿海地區加強檔案保護工作之思考

推動高校檔案事業可持續發展的法治思考

新《環境保護法》下如何做好環保檔案工作

構建JCI論證標準下的醫院文件架構體系

信息時代檔案管理隊伍存在的問題及對策

摭談檔案登記備份與檔案部門的職能拓展

電力工程檔案質量控制的難點和解決辦法

加強醫院檔案管理服務醫院持續發展

醫院圖書、檔案實行一體化管理初探

基于PDCA和JCA循環法則的醫院檔案管理

電力企業檔案管理中存在的問題及應對措施

加快體制內檔案中介機構改革之我見

論以“五檔共建”理念推進“五水共治”檔案工作

改善縣級檔案館檔案征集工作現狀的對策分析

新常態下提高市政設施工程檔案管理水平之策略

開發區檔案管理優化研究——以寧波國家高新區為例

創新檔案宣傳工作的實踐與思考——以海鹽縣為例

略論大數據時代下醫院檔案管理模式創新

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篇13

一、電子文件的特點

電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統辦公方式。與紙質文件不同，電子文件主要有以下幾個特點：

1.便捷性：電子文件具有紙質文件和其它文件無可比擬的優越性，它改變了傳統的收發文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，它改變了傳統的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。方便了文件的查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。

2.依賴性：電子文件對設備具有依賴性，它的起草修改、定稿、收發傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統才能實現，這就形成了對系統的依賴性。

3.共享性：電子文件改變了文件處理和運轉方式，電子文件中的信息不是靜態、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內容可以從一種載體上分離出來轉移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現信息共享。

4.易更改性：電子文件與傳統文件相比具有易更改性，它一般是通過網絡來進行轉移的，在轉移或傳遞過程中便于操作和修改，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，但它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據性。其易更改性主要表現在兩個方面：一是人為修改；二是電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質檔案和電子檔案并存的雙重管理模式。

二、電子文件的歸檔管理

1.嚴把歸檔檢測關。首先，明確電子文件的歸檔條件和歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵，檔案管理工作者在對電子文件進行歸檔時，需將經過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件原數據相輔。對于收發文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環節相匹配。確保電子文件的歸檔質量，認真檢查電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

2.建立統一的網絡體系。電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，沒有形成網絡體系，不同軟件形成的數據難以轉換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：辦公自動化系統和檔案管理系統沒有統一管理、統籌考慮，多層管理，各自為政，使建成的辦公系統不能完全符合檔案傳輸要求。二是電子文件是靠網絡生存，一旦網絡被破壞，電子文件就會丟失。

3.明確電子文檔管理標準。計算機技術的應用已經深入到社會的各個領域和角落，隨著電子文件的不斷產生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定電子文件的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標準化、規范化、制度化。

三、電子檔案的保存、維護

對于電子檔案來說，需依據其特性進行保存和維護，因此，要對電子檔案的物理特性、邏輯特性有詳細的了解和掌握。

1.保證電子檔案載體物理上的安全。電子檔案一般情況下是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，因此要建立一個適合磁、光介質保存的環境，諸如環境溫度、相對濕度、存放載體的柜、架、庫房等都要達到有關標準的要求。

2.保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中必須依賴于電子計算機軟硬件平臺對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解和習慣閱讀的格式進行顯示，這是一個復雜的過程。因為，電子檔案是在不同的計算機系統上形成的，在內容和格式上也不盡一致，這種技術和格式上的差異，必然導致在轉換和還原時采用的技術與方法不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術到了保管利用階段往往已經過時了。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還要對其依賴的技術和數據結構的相關定義參數加以保存。然而被動的保存這些電子檔案所依賴的數據，會給檔案部門帶來很多負擔和不便之處，還會隨著時間的推移使這個“包袱”越來越重。所以，必須采用積極的辦法，使保存的電子檔案適應新的技術，以達到永久保存和準確轉換與還原的目的。一般可采用下列三種方法：一是歸檔時把屬于一般性的電子文件轉換成各種平臺上都能適應的文本格式，以不變應萬變，消除由于技術演變帶來的影響；二是可以將電子文件建立在現有通用的數據平臺上，這樣能方便快捷的有效利用；三是采用和自行開發對應的轉換軟件，這樣當所應用的技術和保存的電子檔案在技術條件上的一致性發生變化時，就對所保存的電子檔案進行相應轉換，使其始終保持同新技術的兼容性。當然，這種轉換軟件也需要隨著技術的發展而不斷升級和更新。

3.保證電子檔案的原始性。電子檔案必須以原始形成的格式進行還原顯示，保證電子檔案的原始性一般采用以下三種方法：一是保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件和應用系統一并保存，當需要對電子檔案恢復時，使用這些軟件、系統還原顯示電子檔案；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成微縮品。