引論：我們?yōu)槟砹?3篇紙質(zhì)檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

1電子檔案與紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案具有較高的留念價(jià)值，將其保存后，當(dāng)一些有意義的事物產(chǎn)生后，會(huì)對(duì)其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實(shí)現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員需要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的重要性，以認(rèn)真的態(tài)度對(duì)其處理。對(duì)于電子檔案來說，本身具備一定的保存價(jià)值，是基于計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時(shí)間比較長，容易識(shí)別，在儲(chǔ)存期間，存在一定的直觀特點(diǎn)，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實(shí)現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對(duì)各個(gè)信息介質(zhì)進(jìn)行識(shí)別，對(duì)信息儲(chǔ)存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進(jìn)信息資源的共享性發(fā)展。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)

在企業(yè)與事業(yè)單位中，對(duì)檔案進(jìn)行處理期間，要促進(jìn)原始數(shù)據(jù)完整性。促進(jìn)原始內(nèi)容的完整性，保證其價(jià)值的充分發(fā)揮。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當(dāng)單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核后，對(duì)其無法更改，其存在的真實(shí)性也比較強(qiáng)，具備一定的法律特征[2]。

3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)都處于獨(dú)立發(fā)展地位。電子檔案在對(duì)信息進(jìn)行傳輸、處理與開發(fā)過程中，實(shí)現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應(yīng)用過程中，是各個(gè)媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，促進(jìn)較大優(yōu)勢(shì)。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進(jìn)行開發(fā)與備份保存。電子方式的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，在該階段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實(shí)現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進(jìn)行備份，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲(chǔ)存與使用。對(duì)于雙軌制，主要是信息在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)期間實(shí)現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務(wù)流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對(duì)重復(fù)文件進(jìn)行辦理，促進(jìn)了管理形式的全面化發(fā)展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時(shí)期不斷進(jìn)步與發(fā)展下，電子商務(wù)、電子政務(wù)得以有效開展，各個(gè)企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的作用。隨著國家檔案局對(duì)相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)融合。在并存時(shí)期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對(duì)檔案進(jìn)行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動(dòng)過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲(chǔ)存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對(duì)其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效實(shí)施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因?yàn)殡娮訖n案自身一定的技術(shù)特點(diǎn)和系統(tǒng)特點(diǎn)，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了應(yīng)用新型檔案載體，實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能化管理，在對(duì)檔案處理工作中，要求實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在新型載體檔案得以廣泛應(yīng)用后期，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理各個(gè)方面更標(biāo)準(zhǔn)十分重要。如：建立統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等。還需要為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實(shí)施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作等各個(gè)環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。

結(jié)束語

電子檔案成為當(dāng)今發(fā)展的主要趨勢(shì)，其含有的豐富內(nèi)容能夠?yàn)楣ぷ魈峁┬畔⒒A(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)長期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。

參考文獻(xiàn)

[1]紀(jì)曉群,江媛媛,柳萍等.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界,2013(29):15-16.

[2]吳雨珊.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]趙暉.城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析[J].城建檔案,2012(7):38-39.

篇2

1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對(duì)人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個(gè)性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價(jià)值的文件直接轉(zhuǎn)換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時(shí)，紙質(zhì)檔案同時(shí)有其自身的劣勢(shì)：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時(shí)入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費(fèi)；在利用方面，在同一時(shí)段，紙質(zhì)檔案只能供一個(gè)對(duì)象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時(shí)，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過計(jì)算機(jī)直接處理，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時(shí)間與空間限制，可實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時(shí)在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對(duì)技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然借閱了保存的空間，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在實(shí)際管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實(shí)可信的法律憑證，在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)過程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗(yàn)收、決算等工作提供真實(shí)的憑證；在發(fā)生工程事故時(shí)提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價(jià)值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計(jì)企業(yè)每年約入庫設(shè)計(jì)圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時(shí)長，效率低。而對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考、套用的頻率很高，同時(shí)，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計(jì)圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計(jì)算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。

3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計(jì)行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價(jià)值，既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無法支撐環(huán)境通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計(jì)企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們?cè)谌嫱茝V使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時(shí)，也應(yīng)清醒的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來了諸多問題，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，為檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)與管理，對(duì)電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識(shí)型數(shù)字檔案館。

4結(jié)語

電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案記錄了中國電力設(shè)計(jì)水平及電力設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計(jì)企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計(jì)發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實(shí)際管理過程中，必須通過合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開發(fā)其中的信息資源，使其成為一個(gè)平臺(tái)，讓企業(yè)的資訊與知識(shí)，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與企業(yè)的知識(shí)成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]紀(jì)曉群，等．電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺(tái)世界．2013，(29)．

篇3

底圖是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分。工程項(xiàng)目底圖的一個(gè)特點(diǎn)是為施工現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，即使是在科技發(fā)達(dá)的美國，它在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)時(shí)也以紙質(zhì)圖紙為主，以國內(nèi)目前的條件，還不可能拎著一臺(tái)筆記本電腦，帶著一張光盤在現(xiàn)場(chǎng)解決各種問題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質(zhì)底圖是藍(lán)圖的母版，是工程項(xiàng)目建設(shè)過程中不可缺少的依據(jù)。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中需要反復(fù)添曬圖紙，離開了設(shè)計(jì)底圖，工程項(xiàng)目建設(shè)就失去了方向。因此它的一個(gè)重要特點(diǎn)是利用的頻繁性，同一份底圖反復(fù)要曬幾十份，甚至上百份的藍(lán)圖，為工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。此外，工程竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)定、設(shè)計(jì)參考咨詢、建筑物裝修和改擴(kuò)建等都需要大量地調(diào)閱和復(fù)用底圖檔案。底圖檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴(yán)重，其利用也就無從談起，也將給施工和科研帶來無法彌補(bǔ)的損失。因此，加強(qiáng)紙質(zhì)底圖檔案管理，顯得十分重要。

二、底圖檔案的管理

加強(qiáng)紙質(zhì)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。其重要環(huán)節(jié)：一歸檔驗(yàn)收；二臺(tái)帳登記；三底圖修改；四分類排放；五現(xiàn)場(chǎng)利用；六底圖鑒定；七保管和保護(hù)。

（一）、歸檔驗(yàn)收

由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。底圖歸檔驗(yàn)收，一查底圖質(zhì)量。重點(diǎn)查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍(lán)圖的母版，沒有好的底圖質(zhì)量，也就談不上高質(zhì)量的藍(lán)圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三查文件號(hào)是否與工程名稱一致。項(xiàng)目文件號(hào)是每張圖紙的身份證號(hào)，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計(jì)中起到關(guān)鍵作用。若多份底圖共用一個(gè)編號(hào)，會(huì)給底圖日后查找利用帶來很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

（二）、臺(tái)帳登記

臺(tái)帳登記是檔案查詢利用的信息平臺(tái)。隨著公司發(fā)展壯大，每年都有上百個(gè)工程項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行。底圖年歸檔數(shù)千個(gè)檔號(hào)，文表達(dá)20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個(gè)項(xiàng)目的底圖，紙質(zhì)臺(tái)帳，以歸檔時(shí)間登記流水賬。驗(yàn)收合格的底圖，雙方互簽字確認(rèn)，作為歸檔驗(yàn)收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統(tǒng)》中詳細(xì)著錄歸檔日期、項(xiàng)目文件號(hào)、題名等三十多項(xiàng)信息內(nèi)容。《系統(tǒng)》能夠?qū)@些信息進(jìn)行單項(xiàng)或多項(xiàng)組合查詢、統(tǒng)計(jì)，提高了底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。

（三）、底圖修改

由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時(shí)可能修改。底圖修改院采用版次遞進(jìn)的方式管理。因此，在底圖檔案中就會(huì)出現(xiàn)同一工程項(xiàng)目文件號(hào)有多個(gè)版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號(hào)和圖號(hào)。多版設(shè)計(jì)文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會(huì)給工期帶來影響。

（四）、分類排放

對(duì)底圖實(shí)體進(jìn)行科學(xué)分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項(xiàng)目通常有基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、竣工圖三個(gè)階段。項(xiàng)目從開始到竣工，跨度時(shí)間長。一個(gè)全廠性的大的工程項(xiàng)目就有幾十個(gè)，甚至上百個(gè)單元，文表有六、七萬頁，圖紙兩、三萬張，圖紙量大且利用頻繁?，F(xiàn)階段公司的底圖編號(hào)是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項(xiàng)目號(hào)、階段、單元號(hào)、專業(yè)及目錄級(jí)別等信息。為了保存一個(gè)工程項(xiàng)目底圖的連續(xù)性和完整性，在項(xiàng)目運(yùn)行中，底圖處于動(dòng)態(tài)管理。已經(jīng)完成的項(xiàng)目，檔案實(shí)體與計(jì)算機(jī)排序同步。即按年代―項(xiàng)目―階段―單元―專業(yè)―圖號(hào)進(jìn)行分類排序上架，并在柜架上寫明工程名稱、單元、專業(yè)、圖號(hào)等信息。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項(xiàng)目、單元抽圖時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，或到庫房找到這個(gè)項(xiàng)目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）、現(xiàn)場(chǎng)利用

歸檔后的底圖，不能直接用于現(xiàn)場(chǎng)，需曬制成藍(lán)圖，并加蓋單位資質(zhì)章，發(fā)圖章等才能為施工現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。底圖請(qǐng)曬，有嚴(yán)格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫圖號(hào)及曬藍(lán)圖份數(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)。底圖人員根據(jù)委托內(nèi)容，調(diào)配齊底圖，送交出版室，出版人員當(dāng)面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點(diǎn)回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺、修補(bǔ)，保證底圖再次利用的完整性和完好性。

（六）、底圖鑒定

底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。對(duì)底圖檔案進(jìn)行鑒定，就是確定底圖檔案科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，決定檔案的存毀，對(duì)提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、緩解庫房及設(shè)備的緊張狀況，充分發(fā)揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門制定了檔案鑒定和銷毀制度。對(duì)已制成電子檔案且破損嚴(yán)重的底圖；裝置報(bào)廢，年份較長且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺(tái)帳中做好標(biāo)識(shí)，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認(rèn)作廢的底圖，實(shí)體下架，按檔案銷毀程序處理。

（七）保管和保護(hù)

底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點(diǎn)、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責(zé)任心，更要珍惜和愛護(hù)底圖。取放底圖時(shí)，一定要維護(hù)好底圖圖號(hào)的排序，同時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長期的保管和再次利用。

三、數(shù)字化管理

底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點(diǎn)，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍(lán)圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理。當(dāng)前已實(shí)現(xiàn)電子簽名的項(xiàng)目，紙版底圖、PDF版電子文件同時(shí)送交檔案部門存檔。對(duì)近期沒有實(shí)行電子簽名的設(shè)計(jì)文件，做到即存即掃。在條件具備時(shí)，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進(jìn)行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時(shí)，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項(xiàng)目整理，儲(chǔ)存在光盤中異質(zhì)備份。電子化文件作為紙質(zhì)檔案的備份進(jìn)行保存，一是紙質(zhì)檔案多一層保險(xiǎn)；二是實(shí)現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化。通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，也可以滿足多人同時(shí)使用。為需求者提供方便、快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也減少了紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對(duì)已制成電子檔案且破損嚴(yán)重、年份稍長利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍(lán)圖不再存檔，大大緩解庫房存放壓力，現(xiàn)有庫房資源能得到高效利用。

檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護(hù)好檔案。電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和安全性相對(duì)于紙質(zhì)文件，都有其獨(dú)自的特點(diǎn)[2]。電子文件數(shù)據(jù)保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務(wù)途徑等優(yōu)點(diǎn)，但受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點(diǎn)。其次，電子工程圖紙?jiān)陔娔X上可以任意修改、復(fù)制，或存儲(chǔ)在其他載體上，雖然能采取一些技術(shù)手段，如數(shù)字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實(shí)性與原始性[1]。紙質(zhì)檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優(yōu)勢(shì)。其唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強(qiáng)紙質(zhì)底圖檔案管理，還是一項(xiàng)長期的任務(wù)。

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一、紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)及缺陷

紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現(xiàn)代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關(guān)注和青睞，但傳統(tǒng)的、具有原始性質(zhì)的紙質(zhì)檔案也不容忽視。據(jù)了解，紙質(zhì)檔案具有以下特點(diǎn)：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩(wěn)定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復(fù)用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質(zhì)檔案對(duì)檔案安全的影響及優(yōu)勢(shì)

（一） 紙質(zhì)檔案可以較為獨(dú)立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質(zhì)檔案可以獨(dú)立地完成信息的記載。在紙質(zhì)檔案的記錄中，紙質(zhì)檔案的閱讀、調(diào)閱和使用都可以單獨(dú)完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)等高科技，信息與設(shè)備結(jié)合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質(zhì)檔案載體穩(wěn)定、可較長期地保存資料。紙質(zhì)檔案相比其他檔案記載方式有更加穩(wěn)定、耐用的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達(dá)到這個(gè)要求。因?yàn)殡娮有畔?huì)受到多種因素的影響，如環(huán)境的防磁性、抗病毒和資料的儲(chǔ)存空間都有較大的要求。

（三）紙質(zhì)檔案記載方式傳統(tǒng)而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡(jiǎn)便的查詢和調(diào)閱方式，而電子檔案相比紙質(zhì)檔案來說，運(yùn)用的是更為先進(jìn)的記錄技術(shù)和調(diào)閱方式。在這個(gè)過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機(jī)盲”，在這種情況下，會(huì)操作、懂電腦的特別少。所以紙質(zhì)檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的年代，科技發(fā)達(dá)給現(xiàn)代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現(xiàn)象也更普遍了。所以紙質(zhì)檔案在這一點(diǎn)上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴(yán)密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質(zhì)檔案的存在，很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數(shù)據(jù)而達(dá)到其特有目的的幻想，維護(hù)了檔案的權(quán)威。同時(shí)，紙質(zhì)文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對(duì)一些重要數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時(shí)備份形成紙質(zhì)檔案?？梢哉f，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的不安全因素，充分體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案存在的重要性，同時(shí)也穩(wěn)固了紙質(zhì)檔案在檔案中的地位。

三、紙質(zhì)檔案管理的對(duì)策研究

（一）與電子檔案相結(jié)合。既然紙質(zhì)檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質(zhì)檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，可以將紙質(zhì)檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)。應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質(zhì)檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學(xué)性和集中性。建立集中管理的紙質(zhì)檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時(shí)歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對(duì)檔案的完整性和可持續(xù)使用性造成的破壞。

（三）建立科學(xué)的管理制度。由于紙質(zhì)檔案的無法更改性和永久性，應(yīng)必須保證檔案在建立之初就有一個(gè)很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對(duì)紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。實(shí)施檔案保管和整理的責(zé)任制，確保發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時(shí)地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時(shí)地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。最后也是最重要的一方面，就是必須加強(qiáng)檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解紙質(zhì)檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學(xué)化。

四、結(jié)語

雖然在信息科技大力發(fā)展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質(zhì)檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對(duì)紙質(zhì)檔案的研究仍然十分有必要。在紙質(zhì)檔案管理建設(shè)中，我們也應(yīng)該跟上科技發(fā)展的步伐，在紙質(zhì)檔案建設(shè)上搶占制高點(diǎn)，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

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根據(jù)“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì)實(shí)踐的文件，而且是有意識(shí)保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會(huì)有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。因此說：檔案是人類記憶的基礎(chǔ)，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認(rèn)為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥淼臋n案世界，將會(huì)是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢？對(duì)此，本人談一點(diǎn)自己的看法：

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關(guān)注和重視，但對(duì)有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運(yùn)用于行政文件；二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認(rèn)的。

2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復(fù)審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是電子檔案的判斷過程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門別類，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理；電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；它可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn)；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。

三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案界來說是一個(gè)新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn) 。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。

目前，我國計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。

所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長一段時(shí)期內(nèi)。既要保存電子檔案．又要保存紙質(zhì)檔案．就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案．及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性．證據(jù)性和權(quán)益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入．轉(zhuǎn)化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻(xiàn)：

河南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào) 2005年第四期

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電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。

篇7

1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異

當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。

而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時(shí),其載體上的信息將無法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無法在識(shí)取電子文件信息。

因此,對(duì)電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異

在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。

而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無時(shí)無刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。

4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異

電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。

5、結(jié)語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

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[2]謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).

篇8

紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)。現(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無紙化實(shí)現(xiàn)過程中一個(gè)重要的過程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，無紙化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無紙化實(shí)現(xiàn)過程中必然的一個(gè)過程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇9

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲(chǔ)方式也不斷地發(fā)生變化，存儲(chǔ)形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時(shí)刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個(gè)檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會(huì)在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲(chǔ)豐富性

電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，具有“海量存儲(chǔ)”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡(jiǎn)化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動(dòng)形象性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)事物信息的原來形態(tài)，形象生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的概貌進(jìn)行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性

電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對(duì)信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲(chǔ)介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時(shí)，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。

2 并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案

管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識(shí)，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對(duì)他們的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和文史知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)。對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會(huì)發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對(duì)機(jī)的拷貝來完成，不必對(duì)文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對(duì)電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)為對(duì)象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過是存儲(chǔ)介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲(chǔ)介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識(shí)別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻(xiàn)

篇10

所謂紙質(zhì)檔案,就是以紙張為信息記錄載體的檔案,它具有獨(dú)特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價(jià)值。

一、原始性。檔案具有原始性,這是檔案和其它文獻(xiàn)的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點(diǎn),紙質(zhì)檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質(zhì)特征。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和純潔性。

二、安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來說,其安全性更穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后,原件中的內(nèi)容和形成的特征不會(huì)發(fā)生變化,在保密方面紙質(zhì)檔案更容易保守秘密,只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到,另外,紙質(zhì)檔案相對(duì)電子檔案來說,如果保管妥善的話其保存時(shí)間更長。

三、利用的直接性。紙質(zhì)檔案一目了然,無需借助任何輔助手段,這種利用的直接性,使紙質(zhì)檔案和利用者之間沒有任何障礙。

四、憑證作用。紙質(zhì)檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以保存的,存在唯一性使紙質(zhì)檔案的原始性容易被確定,這也是作為憑證作用的根本原因所在。

電子檔案獨(dú)有高新技術(shù)的價(jià)值

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤)上的檔案,作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視。電子檔案獨(dú)有信息的可變性、信息的共享性、信息的復(fù)用性、信息傳遞的快捷性等高新技術(shù)特點(diǎn)。

一、信息的可變性。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言,可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理,省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié),使檔案信息的處理快捷、方便,又能節(jié)省時(shí)間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活,讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。利用者可以要求計(jì)算機(jī)對(duì)文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印或復(fù)制,將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式,而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點(diǎn)。

二、信息的共享性。電子檔案的可共享性,使得檔案可能供所有需要它的人共享,這就打破了紙質(zhì)檔案利用傳統(tǒng)方法實(shí)現(xiàn)信息共享的局限。

三、信息的復(fù)用性。對(duì)電子檔案的重復(fù)利用不會(huì)在它身上留下老化的痕跡,一份電子檔案無論多少次在計(jì)算機(jī)屏幕上被顯示,或者有多少次被打印在紙上,都不會(huì)導(dǎo)致它的信息受到任何損失和破壞,正當(dāng)?shù)睦没顒?dòng)不會(huì)對(duì)電子檔案的信息壽命產(chǎn)生一絲一毫的傷害。

四、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸,使異地快速利用電子檔案內(nèi)的信息。電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術(shù)條件下,利用極為方便,利用者不用到檔案室來,在任何地方一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上,都可以利用檔案館的開放檔案,這樣大大提高了檔案的利用率。

篇11

紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對(duì)于事件進(jìn)行記錄的形式，通過文字或者圖標(biāo)的方式來表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國存在已久，對(duì)于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲(chǔ)信息的可靠性與紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對(duì)于檔案信息進(jìn)行利用的時(shí)候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長時(shí)間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會(huì)存在水解以及氧化問題，但是只要在進(jìn)行保管的過程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：

（1）?質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。

（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時(shí)候應(yīng)用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時(shí)候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會(huì)需求。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來說，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問題，對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實(shí)性是確定無疑的。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

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一、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1、管理效率提升

電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存和傳遞方式有天然限制，易分散，不便集中統(tǒng)一管理。電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動(dòng)真實(shí)地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢(shì)，大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報(bào)志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)行查閱時(shí)也必須逐項(xiàng)翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，極大地提高了管理效率。

2、存儲(chǔ)空間的壓縮

紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲(chǔ)量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會(huì)受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對(duì)象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時(shí)地服務(wù)于社會(huì)。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達(dá)600MB-4000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個(gè)中等規(guī)模的省級(jí)檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個(gè)書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。

3、資源共享的實(shí)現(xiàn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時(shí)候，眾多的用戶無法同時(shí)享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地?cái)U(kuò)展，滿足更多人對(duì)檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠?xiàng)資料，只有去圖書館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊(duì)等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時(shí)查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無限多。

二、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的劣勢(shì)

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對(duì)于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢(shì)。

1、載體壽命有待驗(yàn)證

紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對(duì)保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗(yàn)證才得以知曉是否有70年壽命。

2、環(huán)境的要求嚴(yán)格

電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會(huì)受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價(jià)值。

3、安全保護(hù)困難

紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4、原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會(huì)使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案的互補(bǔ)與管理方法總結(jié)

1、做好傳統(tǒng)檔案與信息檔案的轉(zhuǎn)化工作

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進(jìn)行互相轉(zhuǎn)化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，從而提高檔案的簡(jiǎn)單直觀性，使檔案達(dá)到不同的利用效果；同樣的，紙質(zhì)檔案也可以通過掃描或計(jì)算機(jī)輸入的方式，快速地轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉(zhuǎn)化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個(gè)合適的臨界點(diǎn)。

2、培養(yǎng)全面的檔案管理人才

傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發(fā)展方向下，也要求有一批緊跟時(shí)展步伐，專業(yè)的全面型的檔案管理人才。現(xiàn)階段，我國檔案相關(guān)工作人員想要適應(yīng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展，就必須積極的學(xué)習(xí)新的知識(shí)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)學(xué)習(xí)消化新的信息技術(shù)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方法的同時(shí)，也能熟練掌握電腦知識(shí)及相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備的使用，具備全面的管理水平，擔(dān)負(fù)起將傳統(tǒng)檔案與電子檔案完美結(jié)合的重任。

3、對(duì)電子檔案運(yùn)行過程科學(xué)控制

電子檔案的運(yùn)行都是通過電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復(fù)制的特點(diǎn)，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全意識(shí)，加大所有相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全管理力度，設(shè)立一套對(duì)電子檔案運(yùn)行全過程的記錄監(jiān)管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉(zhuǎn)換，一直到存儲(chǔ)，都要對(duì)其進(jìn)行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩(wěn)定與正常運(yùn)行。

4、現(xiàn)代檔案實(shí)行雙套制

想要達(dá)到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存，必須有一個(gè)比較完善的檔案管理方案。傳統(tǒng)檔案與電子檔案在收集的方式、時(shí)間以及其保護(hù)、利用、儲(chǔ)存等方面都不相同；同時(shí)，傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間是可以互相轉(zhuǎn)換的，所以我們必須建立兩套相互聯(lián)系又互相獨(dú)立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運(yùn)行、分別存儲(chǔ)，所以在管理時(shí)一定要使兩者之間可以聯(lián)系，要建立兩個(gè)方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據(jù)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點(diǎn)，我們可以實(shí)行保險(xiǎn)又簡(jiǎn)單的雙套制，可以相互聯(lián)系的兩套不同的管理制度。

結(jié)語：

紙質(zhì)檔案和電子檔案都是歷史事實(shí)的記錄方式，因此價(jià)值和作用是一樣的，在記錄方式與保存方式上卻差異甚大，基于檔案應(yīng)用效率的需要，傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案兩者之間需要達(dá)到一種合理的共存關(guān)系，這是檔案工作者工作中的重點(diǎn)之一。

參考文獻(xiàn)：

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1.2檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)

一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來的使用查找也存在諸多不便。

1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。

1.4檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容

高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：

2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置

要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門提供檔案服務(wù)。

2.2人員配備

檔案室要配備專業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國家規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。

2.4制度體系

無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急恚b訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷毀。

2.5獎(jiǎng)懲措施

要按照十精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措

3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視

檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)

電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。