引論：我們?yōu)槟砹?3篇標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)劃范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
08年初，我礦制定印發(fā)《××礦20__年質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)規(guī)劃》、《××礦20__年質(zhì)量達(dá)標(biāo)、文明生產(chǎn)管理辦法》等文件，為確保質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化資金專(zhuān)款專(zhuān)用，我礦實(shí)行質(zhì)量達(dá)標(biāo)工程項(xiàng)目管理，嚴(yán)格質(zhì)量達(dá)標(biāo)費(fèi)用定額的適用范圍，并根據(jù)年度達(dá)標(biāo)計(jì)劃，分解實(shí)施月達(dá)標(biāo)計(jì)劃制定、落實(shí)和考核。結(jié)合各井實(shí)際情況，對(duì)各井提出了不同的整改要求和措施。要求在加大系統(tǒng)改造、設(shè)備設(shè)施投入，巷道維修、軌道調(diào)整、硐室整修和管道防腐的同時(shí)，大力開(kāi)展?fàn)巹?chuàng)示范頭面、精品巷道、精品硐室等質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建活動(dòng)，特別是今年后四個(gè)月以來(lái)，我礦積極貫徹落實(shí)集團(tuán)公司××礦質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)會(huì)會(huì)議精神，通過(guò)外出參觀學(xué)習(xí)等方式，走出××看××，積極地找差距，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并印發(fā)《××礦20__年后四個(gè)月質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)劃》和《××礦20__年后四個(gè)月質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工程項(xiàng)目及資金計(jì)劃的通知》，重新部署我礦質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，明確08年全礦必須實(shí)現(xiàn)省一級(jí)達(dá)標(biāo)目標(biāo)，樹(shù)立新的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作理念，為確保我礦20__年安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，并為20__年我礦質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作再上新臺(tái)階打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
二、廣泛宣傳、深入落實(shí)
為營(yíng)造濃厚的安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)氛圍，礦宣傳部門(mén)利用廣播、電視等媒體和板報(bào)、橫幅、標(biāo)語(yǔ)等多種形式，大張旗鼓地宣傳安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)月的目的本文來(lái)源：文秘站 和意義，深入宣傳和報(bào)道質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)月活動(dòng)中涌現(xiàn)出的先進(jìn)個(gè)人及感人事跡，對(duì)表現(xiàn)突出的先進(jìn)單位和先進(jìn)區(qū)隊(duì)、班組廣播站、電視臺(tái)開(kāi)辟專(zhuān)欄，跟蹤報(bào)道；職教中心配合活動(dòng)月做好特殊工種的培訓(xùn)工作；各單位利用每周二、五學(xué)習(xí)日、班前會(huì)開(kāi)展多種形式的宣傳培訓(xùn)活動(dòng)，重點(diǎn)開(kāi)展了崗位描述、手指口述等行為養(yǎng)成、個(gè)人禮儀的培訓(xùn)，08年，我礦先后舉辦了兩屆包含85%以上工種參賽的手指口述、崗位描述競(jìng)賽活動(dòng)。通過(guò)宣傳、培訓(xùn)和強(qiáng)化學(xué)習(xí)，在全礦職工中牢固樹(shù)立起質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)的生命工程，確保了全礦質(zhì)量達(dá)標(biāo)活動(dòng)富有成效的開(kāi)展。
三、加大投入，筑牢安全基礎(chǔ)
08年，通過(guò)投入補(bǔ)欠，進(jìn)一步夯實(shí)了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作。特別是后四個(gè)月以來(lái)，我礦在集團(tuán)公司噸煤5元提取井下安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)費(fèi)用的基礎(chǔ)上，另安排噸煤5元（約300萬(wàn)元），用于井下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建，在項(xiàng)目安排上遵循“輕、重、緩、急”和“先計(jì)劃、后發(fā)生、專(zhuān)款專(zhuān)用”的原則，優(yōu)先用于制約安全生產(chǎn)的系統(tǒng)達(dá)標(biāo)和改善職工作業(yè)條件，著力為職工創(chuàng)造安全、舒適的作業(yè)環(huán)境。施工過(guò)程中嚴(yán)格質(zhì)量管理，做到誰(shuí)施工，誰(shuí)負(fù)責(zé)。礦在每月下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃的同時(shí)，根據(jù)各戰(zhàn)線的具體安排，一并下達(dá)質(zhì)量達(dá)標(biāo)計(jì)劃。月末，由安全科牽頭、各科室負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)劃完成情況進(jìn)行嚴(yán)格考核，對(duì)當(dāng)月質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收達(dá)到一級(jí)的單位，給與適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)當(dāng)月質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收未達(dá)到一級(jí)或有重大質(zhì)量問(wèn)題的單位進(jìn)行嚴(yán)肅追究。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止08年11月份，我礦已完成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化資金689.83萬(wàn)元。（完成公司安排500萬(wàn)元，礦調(diào)整189.83萬(wàn)元）。通過(guò)加大投入力度，完善生產(chǎn)系統(tǒng)，抓質(zhì)量，嚴(yán)考核，嚴(yán)獎(jiǎng)懲，進(jìn)一步提高了我礦質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)水平。
四、以人為本，強(qiáng)化培訓(xùn)
08年，我們堅(jiān)持以人為本，在塑造和培養(yǎng)一流的員工隊(duì)伍上下功夫，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，從安全文化建設(shè)入手，開(kāi)展全員技術(shù)培訓(xùn)。通過(guò)走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)，借鑒取經(jīng)，提高整體隊(duì)伍的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)搞好質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作的緊迫感，使命感。通過(guò)辦班學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、強(qiáng)力推進(jìn)手指口述、崗位描述等，突出抓好區(qū)隊(duì)長(zhǎng)、班組長(zhǎng)、瓦檢員、質(zhì)檢員及職工的技術(shù)培訓(xùn)工作，使全礦干部、職工的操作技能、管理水平、安全素質(zhì)、文明程度得到了明顯提高。通過(guò)一系列學(xué)習(xí)培訓(xùn)，培育了一批素質(zhì)高、技術(shù)精、操作標(biāo)準(zhǔn)、行為規(guī)范的干部隊(duì)伍和員工隊(duì)伍，為安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作的深入開(kāi)展，奠定了扎實(shí)的思想基礎(chǔ)，提供了可靠的技術(shù)支撐。
五、克難攻堅(jiān)，高起點(diǎn)創(chuàng)新
××井是我礦生產(chǎn)主力礦井，井下一、二水平主要運(yùn)輸巷壓力大，井巷維修頻繁，曾經(jīng)多次影響礦井安全生產(chǎn)。08年，我礦科學(xué)安排，統(tǒng)籌規(guī)劃，把該井井下主要運(yùn)輸巷整修和硐室改造列入安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化治理整頓項(xiàng)目，科學(xué)有效地利用專(zhuān)項(xiàng)資金，通過(guò)井下維修拉底、支護(hù)更新、軌道調(diào)整、巷道刷白、照明安裝、燈箱懸掛等，逐步建成三條高、寬、平、直、凈，軌道鋪設(shè)精細(xì)化的示范運(yùn)輸大巷。××公司面臨資金短缺、采區(qū)接替緊張等系列問(wèn)題，按照礦整體部署，從企業(yè)的發(fā)展大局出發(fā)，著眼未來(lái)，立足高起點(diǎn)、求創(chuàng)新、求突破、求提高、求發(fā)展，樹(shù)立“干一條巷道，創(chuàng)一個(gè)精品， 樹(shù)一面旗幟”的質(zhì)量理念，對(duì)東翼千米運(yùn)輸大巷進(jìn)行取直改造的同時(shí)，抓細(xì)節(jié)、嚴(yán)過(guò)程、控動(dòng)態(tài)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作突飛猛進(jìn)。截止08年11月份，我礦共創(chuàng)建5條示范化運(yùn)輸大巷、12個(gè)精品硐室、9個(gè)示范采掘工作面，杜絕了各類(lèi)事故的發(fā)生。
六、加大檢查、獎(jiǎng)懲力度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)達(dá)標(biāo)
08年，我礦進(jìn)一步加大日常工程質(zhì)量和文明生產(chǎn)檢查力度。一是安全質(zhì)量監(jiān)督檢查部門(mén)和業(yè)務(wù)科室根據(jù)實(shí)際，詳細(xì)制定出安全質(zhì)量監(jiān)督檢查管理辦法，分線分井，落實(shí)責(zé)任；二是堅(jiān)持安全檢查與質(zhì)量達(dá)標(biāo)檢查相結(jié)合、日常檢查與專(zhuān)項(xiàng)檢查相結(jié)合、定點(diǎn)檢查與線路檢查相結(jié)合、重點(diǎn)監(jiān)督與全面普查相結(jié)合，做到安全質(zhì)量檢查網(wǎng)絡(luò)化，覆蓋率達(dá)到100％，確保安全質(zhì)量檢查不留死角；三是對(duì)檢查中查出的工程質(zhì)量和文明生產(chǎn)問(wèn)題，嚴(yán)格按照工程質(zhì)量、文明生產(chǎn)獎(jiǎng)懲辦法落實(shí)到人，督促整改；四是在月底質(zhì)量驗(yàn)收中突出“三嚴(yán)”，嚴(yán)驗(yàn)收、嚴(yán)考核、嚴(yán)獎(jiǎng)懲。確保實(shí)現(xiàn)日常質(zhì)量達(dá)標(biāo)。
08年，盡管我礦的安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作取得了一些成績(jī)，但與集團(tuán)公司的要求還有很大的差距，09年，我們將認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)加強(qiáng)管理、強(qiáng)化教育、細(xì)化責(zé)任、完善制度、嚴(yán)格考核等措施，進(jìn)一步鞏固08年質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作取得成果，在確保全礦實(shí)現(xiàn)省一級(jí)達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上。力爭(zhēng)××公司、××井向“五優(yōu)”邁進(jìn)。為確保以上目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)將09年我礦質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作安排如下；
（一）總體目標(biāo)
篇2
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
篇3
文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程。這一過(guò)程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)，各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是四階段劃分法，將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段糅合起來(lái)，這種糅合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的，這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所，其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)，有的可能沒(méi)有價(jià)值，可以銷(xiāo)毀，有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值，然后再銷(xiāo)毀，有的具有永久保存價(jià)值，將來(lái)還需要進(jìn)館保存，因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎，這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離，使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖，而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
二、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
篇4
一、文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別
《檔案法》第十二條規(guī)定：“博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。”可見(jiàn)，同樣是原始記錄，并不影響我們對(duì)檔案與圖書(shū)、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。也許有人會(huì)說(shuō)，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性”，［1］所以，文件與檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”［2］。其實(shí)，這是對(duì)文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下次要性質(zhì)可以發(fā)生變化，而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說(shuō)，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說(shuō)的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱(chēng)，也就說(shuō)明了這一點(diǎn)。
二、做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提工作
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。所以，我們首先要做好公文制發(fā)的工作，而公文制發(fā)得怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響著日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題，提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。要做好以下四個(gè)方面的工作：第一，公文用紙質(zhì)量要好應(yīng)該是前提，要統(tǒng)一幅面尺寸、規(guī)格、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。第二，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。第三，公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，保證字跡鮮明、清晰，以利于日后長(zhǎng)久保管利用。第四，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
三、做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。立卷歸檔工作是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：第一，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。第二，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在以本單位形成的文件為主的原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問(wèn)題具體分析，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，從而提高檔案利用的效率和效果。第三，在堅(jiān)持貫徹以本單位形成的文件為主歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、依靠原始材料進(jìn)行檔案立卷，建立電子文件歸檔制度
除了依靠原始材料設(shè)立分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作外，還要開(kāi)展電子文件歸檔。電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原始材料立卷，要以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍。進(jìn)行這項(xiàng)工作需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，而現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，因此，在進(jìn)行這項(xiàng)工作以前，要對(duì)承擔(dān)此項(xiàng)工作的人員加以培訓(xùn)，通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文歸檔工作，這樣才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。
總之，為促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，建立電子文件歸檔制度，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
篇5
眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化、管理人員的專(zhuān)業(yè)化以及信息服務(wù)的高效化等四個(gè)方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類(lèi)的實(shí)體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲(chǔ)，以求能夠發(fā)揮其最大的價(jià)值和作用。在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，各類(lèi)信息的存儲(chǔ)顯得越來(lái)越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長(zhǎng)，各類(lèi)行業(yè)、各個(gè)單位都將檔案的搜集、整理和存儲(chǔ)擺在更加重要的關(guān)鍵位置。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國(guó)各類(lèi)檔案館以及市級(jí)以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)3億卷，并且這個(gè)數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲(chǔ)的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)與之匹配，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。
二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題與不足
近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲(chǔ)信息和資料的意識(shí)明顯增強(qiáng)以及現(xiàn)代化的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)化人才的不斷投入，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)確實(shí)取得了許多驕人的成績(jī)。然而，細(xì)究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問(wèn)題和不足，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：
1.檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識(shí)相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強(qiáng)，但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們實(shí)際工作中對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)仍然不足，許多單位對(duì)檔案的整理和存儲(chǔ)也陷入一種程式化、機(jī)械化的模式當(dāng)中，只片面的注重實(shí)體資料的整理，相關(guān)的電子信息的存儲(chǔ)非常不到位，工作方法也遲遲沒(méi)有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無(wú)法滿(mǎn)足日益高漲的存儲(chǔ)需求，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施也亟待更新，現(xiàn)代化的設(shè)施配備不足，多媒體的技術(shù)沒(méi)有得到最大程度的利用和最大價(jià)值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)。
2.檔案管理的專(zhuān)業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類(lèi)行業(yè)、各個(gè)單位最為活躍和最能創(chuàng)造價(jià)值的資源，檔案管理工作自然也不會(huì)例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒(méi)有接受過(guò)這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)以及相關(guān)的學(xué)科理論知識(shí)和素養(yǎng)已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對(duì)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足、落實(shí)不到位，其檔案管理的工作人員并沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓(xùn)，定期的學(xué)習(xí)和職業(yè)技能的提升更是無(wú)從談起，這也是導(dǎo)致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。
三、推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)對(duì)策
檔案管理工作因其具有信息量大、操作復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)，需要一整套的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細(xì)節(jié)抓起，全方位多角度地展開(kāi)工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價(jià)值不會(huì)有一絲一毫的受損，及時(shí)進(jìn)行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個(gè)方面入手：
1.嚴(yán)格細(xì)化公文制發(fā)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。所謂檔案，通俗來(lái)講就是各類(lèi)公文資料的統(tǒng)稱(chēng)。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴(yán)格細(xì)化公文執(zhí)法的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此在進(jìn)行公文的制作之前，要對(duì)紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定；其次，在不違背國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則的基礎(chǔ)上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標(biāo)題到內(nèi)容再到各項(xiàng)格式的正確無(wú)誤；最后，文體的選用、書(shū)寫(xiě)的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無(wú)誤，這可以交由具體的相關(guān)簽發(fā)人員負(fù)責(zé)。
2.推動(dòng)文檔一體化建設(shè)。在實(shí)際的檔案管理工作中，若能保證各類(lèi)文檔的一體化那將不僅會(huì)提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個(gè)單位的文書(shū)整理、文件歸檔和存儲(chǔ)納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復(fù)環(huán)節(jié)，改變當(dāng)前各個(gè)部門(mén)就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，M行各類(lèi)檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e(cuò)誤歸檔、遺漏歸檔以及重復(fù)歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、精確化的實(shí)現(xiàn)。
3.杜絕重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔的現(xiàn)象歷來(lái)層出不窮，這也往往被視為是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來(lái)也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，筆者認(rèn)為在市級(jí)的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲(chǔ)的指導(dǎo)原則，這就需要我們做好以下幾個(gè)方面的工作：
首先，在對(duì)各個(gè)部門(mén)的各項(xiàng)工作進(jìn)行檔案的搜集和整理時(shí)，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項(xiàng)工作的完成情況和實(shí)施細(xì)節(jié)，如此來(lái)保證相關(guān)文書(shū)資料的時(shí)效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過(guò)程中，要注意分門(mén)別類(lèi)，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點(diǎn)和核心，降低相關(guān)資料的重復(fù)操作和整理，保證各項(xiàng)工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點(diǎn)的同時(shí)，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲(chǔ)完整性的同時(shí)，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點(diǎn)幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。
四、結(jié)語(yǔ)
在實(shí)際的檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化歷來(lái)是我們不變的追求，在具體的操作過(guò)程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導(dǎo)原則和具體的操作方法，這其中無(wú)一不需要我們對(duì)文件資料進(jìn)行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點(diǎn)核心，唯有如此，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
篇6
1 公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
2 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。期刊文章分類(lèi)查詢(xún)，期刊圖書(shū)館它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，要注意解決好以下問(wèn)題：
2.1要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性 完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。
2.2明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工 要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
2.3在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入；同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可靠保證
3.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 要認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)很重要的工作，檔案的規(guī)范性能夠保證其真實(shí)性及重要性作用的發(fā)揮，確保規(guī)范性意義重大。要切實(shí)加強(qiáng)這方面的思想認(rèn)識(shí)，真正從思想上引起對(duì)檔案工作的重視和支持，加強(qiáng)檔案規(guī)范性的監(jiān)督管理。
篇7
前 言：
檔案管理工作有其獨(dú)有的工作方法和管理體系。檔案管理工作的需要檔案管理人員能夠針對(duì)不同情況及時(shí)收集和整理檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，形成檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)并維護(hù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下對(duì)于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來(lái)越高，并作為檔案管理工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)決定檔案管理工作的成敗。在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)立足于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求，運(yùn)用科學(xué)高效的管理方法，處理龐大復(fù)雜的信息，并建立一套全方位、多層次的完備管理系統(tǒng)。
一、檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中存在的問(wèn)題
（一）缺乏正確的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問(wèn)題就是認(rèn)識(shí)不足。很多撾淮癰涸鶉說(shuō)焦芾砣碩緣蛋腹芾淼墓娣痘和標(biāo)準(zhǔn)化重視程度不夠，固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不僅僅是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)所能實(shí)現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的定位及重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。
（二）缺乏投入的力度
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化建設(shè)，設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢很大程度上與資金投入量過(guò)小，經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門(mén)的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理工作建設(shè)失力。
（三）缺乏原則的確立
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需要確立嚴(yán)格的原則加以維護(hù)，否則就會(huì)成為某一個(gè)單位或部門(mén)自愿采取而其它機(jī)構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化就無(wú)法大范圍的普及和推廣。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當(dāng)前我國(guó)缺乏對(duì)檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作進(jìn)程中出現(xiàn)各種矛盾和弊端，轉(zhuǎn)型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持[1]。
二、檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中有效的措施
（一）檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作要落實(shí)
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不是一朝一夕即可實(shí)現(xiàn)完成的，因此有必要在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)原則，尤其是基礎(chǔ)工作要做到位，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提。基礎(chǔ)工作的工作內(nèi)容即是對(duì)公文的處理，具體環(huán)節(jié)有三：第一，公文的制發(fā)環(huán)節(jié)。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。公文的制發(fā)環(huán)節(jié)往往因缺乏嚴(yán)格的管理和監(jiān)督而出現(xiàn)紕漏，因此相關(guān)部門(mén)應(yīng)在制發(fā)公文的同時(shí)嚴(yán)格監(jiān)管程序，確保制發(fā)公文高質(zhì)高效[4]。第二，公文的檔案檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，涉及到的細(xì)節(jié)更多，需要進(jìn)行反復(fù)檢查與糾正，確保公文的準(zhǔn)確無(wú)誤。特別是要按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書(shū)寫(xiě)。公文的各種文體在書(shū)寫(xiě)規(guī)范和要求方面都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括筆種、墨色、和紙張，在書(shū)寫(xiě)時(shí)要確保字跡的簡(jiǎn)潔、工整和清晰，有利于存檔管理。
（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征
檔案管理中，一定要注重對(duì)時(shí)效性的管理原則，該原則能夠使檔案的利用率得到提高，更能加強(qiáng)檔案管理的價(jià)值。然而，要想遵循檔案時(shí)效性原則，必須做到及時(shí)清理檔案的案卷。這就要求在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須根據(jù)檔案資料的保管類(lèi)別作用及特征，采取合理的管理方法進(jìn)行保管[2]。在一段管理期過(guò)后，及時(shí)清理檔案案卷，將失去價(jià)值的文件及時(shí)銷(xiāo)毀，那些要求永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，文件沒(méi)有損壞，這樣就能保證檔案管理的時(shí)效性。
（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[5]
在信息化的時(shí)下要求案管理向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門(mén)的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤(pán)，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程。
（四）注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理
從事檔案管理的工作者使檔案管理工作得以有效展開(kāi)的直接實(shí)踐者，檔案管理工作者的工作質(zhì)量提高就會(huì)提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于檔案管理工作的科學(xué)化與信息化更是具有十分大的促進(jìn)作用[3]。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時(shí)，被交接的工作是否規(guī)范，是否標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到管理工作的安全性和科學(xué)性，更是現(xiàn)代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。
結(jié) 語(yǔ)：
總而言之，檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是建立在現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)理論之上，對(duì)當(dāng)下檔案管理工作提出的新要求。在建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須注意檔案管理工作的具體情況具體分析，合理科學(xué)地展開(kāi)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
參考文獻(xiàn)：
[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘（連續(xù)型電子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]龐艷.對(duì)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化若干問(wèn)題的研究與思考[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2013（8）：48.
篇8
一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度
檔案種類(lèi)繁多，形式各異，有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，并設(shè)有專(zhuān)柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專(zhuān)人管理文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
二、嚴(yán)格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。
三、做好文書(shū)以及電子文件的處理工作
工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。所以在選擇軟磁盤(pán)時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
在保存方面，要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤(pán)片基霉變，所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。
四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量
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一、全面普查案卷
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來(lái)大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜、魚(yú)目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性
在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，既大大提高著錄速度，又便于迅速查尋。
五、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫(xiě)關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫(xiě)“基本建設(shè)”，有人寫(xiě)“基建”，有人寫(xiě)“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
六、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的完整化、利用價(jià)值的最大化和檢索利用的便捷化，而“以我為主”的歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題文件的完整性，能反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
七、提高人員素質(zhì)
檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。
當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
1.楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國(guó)檔案出版社，2001年版。
2.王榮國(guó)、李東來(lái)：《數(shù)字圖書(shū)館的概念形態(tài)及研究范圍》，《圖書(shū)館學(xué)刊》，2001年第5期。
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文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
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所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)。國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程。這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)，各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所。其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)，有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀，有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀，有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存。因此，需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的。在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢？回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端，造成大量失控的、具有重要價(jià)值的賬外文件。檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低，進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用，導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低，也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件，也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程，也存在著類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為，這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣，只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。 轉(zhuǎn)貼于 二、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
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[中圖分類(lèi)號(hào)]TU714 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）24-0-01
推行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司的需要，是施工企業(yè)提升生產(chǎn)精益化管理水平的必然要求，同時(shí)也是提高安全管控水平的有力抓手。在過(guò)去的施工現(xiàn)場(chǎng)存在諸如沒(méi)有統(tǒng)一的作業(yè)流程和標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)隨意性較大，責(zé)任不明確、工作環(huán)節(jié)不清晰等問(wèn)題，再加上人員素質(zhì)參差不齊，造成安全隱患多，施工作業(yè)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。通過(guò)對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的認(rèn)真分析發(fā)現(xiàn)：作業(yè)人員工作憑經(jīng)驗(yàn)，作業(yè)隨意性大，管控手段落后，并且沒(méi)有一套規(guī)范統(tǒng)一的作業(yè)流程。公司通過(guò)探索和實(shí)踐，逐步摸索出一套適合本公司現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的思路和方法。通過(guò)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善了作業(yè)流程，明確了職責(zé)，對(duì)個(gè)人行為進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了工作效率和安全管控水平的提高。
1 施工現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的現(xiàn)狀
1.1 職工標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)意識(shí)較差
有的職工缺乏標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)意識(shí)，在工作中不按標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，僅憑經(jīng)驗(yàn)干活的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。有的職工規(guī)章制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已爛熟于胸，但在作業(yè)過(guò)程中卻不遵守，把規(guī)章制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)拋在一邊，盲目搶作業(yè)進(jìn)度，為的是提早下班。
1.2 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與生產(chǎn)實(shí)際不適應(yīng)
一是企業(yè)所制定的一些標(biāo)準(zhǔn)，由于施工環(huán)境、技術(shù)條件、檢修工藝的調(diào)整，可能已經(jīng)與現(xiàn)在的實(shí)際情況產(chǎn)生了較大的差別；二是新設(shè)備、新技術(shù)、新工藝、新材料的使用，使作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與生產(chǎn)實(shí)際不相適應(yīng)；三是由于信息方面的落后，對(duì)一些生產(chǎn)過(guò)程中使用的標(biāo)準(zhǔn)，不知道標(biāo)準(zhǔn)制定或修訂的最新情況，一些已經(jīng)被代替、作廢的標(biāo)準(zhǔn)，仍然在班組內(nèi)使用，形成用作廢標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理現(xiàn)場(chǎng)施工的現(xiàn)象。
1.3 管理松懈
在實(shí)際施工過(guò)程中，班組在現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)控制上還沒(méi)有有效手段，作業(yè)質(zhì)量不高，存在管理軟、標(biāo)準(zhǔn)低、紀(jì)律松的問(wèn)題。部分干部“嚴(yán)不起來(lái)、落不下去”的問(wèn)題尚未從根本上解決。一些工班長(zhǎng)對(duì)職工不按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的問(wèn)題不敢大膽管理，存在“老好人”主義。
2 強(qiáng)化班組標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的措施
2.1 作業(yè)前準(zhǔn)備
2.1.1 作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)人員行為
①作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)所有人員要嚴(yán)格遵守安全規(guī)章制度，無(wú)違章行為；②高出作業(yè)正確使用安全帶和防墜裝置，轉(zhuǎn)位過(guò)程中不得失去安全保護(hù)；③正確使用各種施工工器具，服從現(xiàn)場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人的指揮；④作業(yè)人員工作中認(rèn)真嚴(yán)肅，無(wú)抽煙、吃東西、玩手機(jī)等與工作無(wú)關(guān)的行為。
2.1.2 “一案三會(huì)”之“站班會(huì)”
①工作負(fù)責(zé)人在得到許可人許可進(jìn)行工作后，按規(guī)定召集所有作業(yè)人員召開(kāi)“站班會(huì)”，進(jìn)行安全、技術(shù)交底，并經(jīng)簽字確認(rèn)；②“站班會(huì)”期間專(zhuān)人設(shè)置3G視頻管控，工作負(fù)責(zé)人應(yīng)使用錄音筆或?qū)χv手機(jī)錄音進(jìn)行“三交三查”記錄。部分區(qū)域在無(wú)信號(hào)情況下，應(yīng)使用錄像功能；③“站班會(huì)”期間由工作負(fù)責(zé)人執(zhí)行省公司作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控程序。
2.2 保證安全的組織、技術(shù)措施
2.2.1 現(xiàn)場(chǎng)踏勘
①項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘，填寫(xiě)符合現(xiàn)實(shí)情況的踏勘單；②對(duì)危險(xiǎn)點(diǎn)分析全面、到位，制定的措施針對(duì)性強(qiáng)。
2.2.2 工作票
①工作票種選擇正確；②票面填寫(xiě)符合要求，無(wú)遺漏；③附圖清楚、正確；④工作內(nèi)容、安全措施符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況；⑤正確履行簽發(fā)手續(xù)；⑥人員簽名正確、齊全，無(wú)遺漏。
2.2.3 “一案三會(huì)”之“一案”
①根據(jù)工程的具體要求及現(xiàn)場(chǎng)踏勘實(shí)際情況，編制施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；②施工方案針對(duì)性強(qiáng)，可操作；③單項(xiàng)或單一工作可按作業(yè)指導(dǎo)書(shū)執(zhí)行。
2.2.4 驗(yàn)電、接地、懸掛標(biāo)識(shí)牌及裝設(shè)遮攔
①正確使用驗(yàn)電器、絕緣手套，按規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)電；②按規(guī)范的要求和順序裝設(shè)、拆除接地線；③接地線位置的變動(dòng)符合規(guī)定；④在需要個(gè)人保安線時(shí)，必須按相關(guān)安全規(guī)定要求使用，禁止用個(gè)人保安線代替接地線；⑤按規(guī)范掛好標(biāo)識(shí)牌，并在工作區(qū)域裝設(shè)遮攔，設(shè)置工作區(qū)域進(jìn)出的安全通道。
2.3 作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的過(guò)程管理
除了做到作業(yè)前準(zhǔn)備中的作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)人員行為規(guī)范和召開(kāi) “站班會(huì)”外，還需要召開(kāi)“班后會(huì)”，其主要內(nèi)容為：①當(dāng)日工作結(jié)束回到駐地后由作業(yè)票工作負(fù)責(zé)人組織召開(kāi)“班后會(huì)”，工作人員全部參加，點(diǎn)評(píng)當(dāng)天工作任務(wù)的完成情況、安全措施的落實(shí)情況、人員遵守紀(jì)律情況和下一步的改進(jìn)措施；②工作負(fù)責(zé)人指派人員進(jìn)行省公司稽查系統(tǒng)信息錄入工作。
3 結(jié) 語(yǔ)
每項(xiàng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)都是從長(zhǎng)期的生產(chǎn)實(shí)踐中摸索總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，因此，每個(gè)職工都應(yīng)嚴(yán)格遵守，認(rèn)真執(zhí)行，不能隨意違反。同時(shí)，要強(qiáng)化班組的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平是落實(shí)安全生產(chǎn)逐級(jí)負(fù)責(zé)制的重要手段，也是班組管理的重要組成部分，它可以充分發(fā)揮職工在企業(yè)安全生產(chǎn)中的主觀能動(dòng)性，提高職工的現(xiàn)場(chǎng)安全控制能力，有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制的實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)的完成和經(jīng)濟(jì)效益的提高做出貢獻(xiàn)。
篇13
一、基層單位檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）近年來(lái)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)逐步提高，為開(kāi)展檔案工作提供了必要的設(shè)施、設(shè)備，但與檔案規(guī)范化管理還有一定的差距。奎屯市住建局自2001年成立檔案室以來(lái)，配備了檔案柜、電腦、防磁柜，加濕器等設(shè)備，但蝕刻設(shè)計(jì)仍然不能達(dá)到檔案專(zhuān)用館房的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的相關(guān)制度，落實(shí)還不到位。
（二）公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。目前，在基層單位還存在公文制發(fā)不規(guī)范的現(xiàn)象，奎屯市住建局自2001年完成檔案二級(jí)達(dá)標(biāo)之后，開(kāi)始使用規(guī)范的公文撰制單，但由于機(jī)關(guān)工作人員變動(dòng)較快，很多新進(jìn)機(jī)關(guān)的工作人員對(duì)公文撰制的使用還不規(guī)范，存在排版格式不正確、簽發(fā)手續(xù)不完善、筆種紙張不符合要求等現(xiàn)象。這給文書(shū)檔案工作帶來(lái)了很大患隱。
（三）對(duì)“以我為主”的立卷歸檔原則還存在模糊認(rèn)識(shí)
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。但在實(shí)際工作中，一些檔案管理人員對(duì)這一原則的認(rèn)識(shí)還不夠全面，存在刻板、教條、片面的認(rèn)識(shí)，不注重檔案的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)單位業(yè)務(wù)職責(zé)了解不全面，導(dǎo)致一些重要的、有參考價(jià)值的文件，沒(méi)能及時(shí)歸檔，給日后提供利用帶來(lái)了不必要的麻煩。
（四）檔案工作者的素質(zhì)參差不齊
檔案工作往往被放辦公室各項(xiàng)工作的末端，檔案工作者也經(jīng)常被安排一些“老弱病殘”帶有照顧性的崗位上，這些都不利于檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)展，也給檔案事業(yè)的健康發(fā)展帶來(lái)了一定影響。
二、解決的措施和辦法
（一）奎屯市住建局作為一個(gè)基層單位，檔案種類(lèi)繁多，形式各異，有日常的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范管理，就必須建立切實(shí)可行的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)硬件建設(shè)，在新建辦公室樓時(shí)應(yīng)該按檔案館館房設(shè)計(jì)規(guī)范，進(jìn)行設(shè)計(jì)建設(shè)，并配備相應(yīng)的配套設(shè)施，為檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提高硬件支持。其次，要完善工作機(jī)制，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和督促，指定專(zhuān)人管理檔案，并在業(yè)務(wù)科室設(shè)立兼職檔案員，以便對(duì)各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后，要嚴(yán)格借閱登記手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失，同時(shí)，要注重開(kāi)展檔案提供利用的總結(jié)，對(duì)今后提供利用工作提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。
（二）為解決公文制發(fā)不規(guī)范的問(wèn)題，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
（三）堅(jiān)持“以我為主”的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的全面認(rèn)識(shí)，提高檔案工作效果。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的原則，要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)件內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
（四）在當(dāng)今檔案工作不斷發(fā)展的過(guò)程中，基層檔案工作人員的素質(zhì)亟待提高。一是要提高檔案工作人員的政治素質(zhì)，堅(jiān)持把政治素質(zhì)高、政治敏銳性強(qiáng)、政治鑒別力高的人員放在檔案管理崗位上，提高政治安全性。要樹(shù)立正確的世界觀、價(jià)值觀，恪守檔案工作紀(jì)委，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密，熱愛(ài)檔案工作。二是要提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案工作人員應(yīng)具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還要學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的法律法規(guī)、文化理論知識(shí)，更要加強(qiáng)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，為今后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。
