引論：我們?yōu)槟砹?3篇數(shù)字化檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。總之，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：

1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。

（二）進(jìn)行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）建立雙套制管理機(jī)制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

篇2

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無(wú)紙化辦公已成普及之勢(shì)，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來(lái)一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開(kāi)發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

篇3

前言

21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，并逐漸成為各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動(dòng)力。而對(duì)于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來(lái)了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過(guò)程中的工作量及難度。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)檔案管理是以服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲(chǔ)功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國(guó)這樣一個(gè)歷史悠久，古文化燦爛的國(guó)度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來(lái)，檔案管理過(guò)程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對(duì)象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動(dòng)中的檔案館”，建立起全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)

信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無(wú)論從哪個(gè)方面來(lái)說(shuō)檔案都是信息資源的中心，因而對(duì)檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會(huì)各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文字檔案、圖像檔案等檔案形勢(shì)進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書(shū)館工程”的概念演變而來(lái)，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索并對(duì)海量檔案信息庫(kù)群進(jìn)行管理。

數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過(guò)在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類別的檔案信息庫(kù)以及多種其他信息庫(kù)作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動(dòng)生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語(yǔ)言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過(guò)程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：

1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來(lái)解決這些問(wèn)題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。

2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升

數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過(guò)程中，需要管理對(duì)象眾多，并且有極大的流動(dòng)性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動(dòng)，退休等都會(huì)伴隨著檔案的移動(dòng)，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動(dòng)態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過(guò)頭來(lái)要想查詢這些信息也是什么的簡(jiǎn)單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對(duì)所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)界性，由此檔案庫(kù)也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。

3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用

傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來(lái)了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

數(shù)字化檔案管理能給我們帶來(lái)諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個(gè)方面的問(wèn)題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)注意一下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建

我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、整理等多個(gè)方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開(kāi)發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對(duì)其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接

篇4

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開(kāi)展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過(guò)程中責(zé)任主體不明，無(wú)章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國(guó)外技術(shù)和產(chǎn)品帶來(lái)的安全隱患。目前我國(guó)大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒(méi)有實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)化。我國(guó)數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國(guó)外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無(wú)法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來(lái)的安全隱患。俗話說(shuō)：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無(wú)論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過(guò)程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國(guó)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國(guó)產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問(wèn)。（4）應(yīng)長(zhǎng)期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問(wèn)控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂疲ňW(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無(wú)論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過(guò)定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過(guò)程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

篇5

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

作為檔案信息化,我認(rèn)為就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開(kāi)發(fā)和提供利用服務(wù)的過(guò)程。據(jù)報(bào)道,保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流,以滿足社會(huì)利用者的多樣化需求。而在我國(guó),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開(kāi)展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國(guó)內(nèi)較為鮮見(jiàn)。同國(guó)外一些國(guó)家相比,差距顯得尤為突出,這說(shuō)明我國(guó)目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件

實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實(shí)現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲(chǔ)存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過(guò)硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才?，F(xiàn)在就對(duì)這三個(gè)條件分析如下:

1. 檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計(jì)算機(jī);二要有儲(chǔ)存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個(gè)基本設(shè)備。這四個(gè)設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)、重視和資金的投入。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實(shí)現(xiàn)。但對(duì)于檔案界這個(gè)小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來(lái)源于財(cái)政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作還沒(méi)有足夠的重視,因此,在本來(lái)財(cái)政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無(wú)法購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運(yùn)用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級(jí)階段。

2. 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。否則,形式各異的檢索目錄,就會(huì)影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個(gè)完整的管理體系,對(duì)文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期應(yīng)進(jìn)行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對(duì)重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時(shí)進(jìn)行病毒檢測(cè)、制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場(chǎng)所(如機(jī)房、庫(kù)房等)的出入規(guī)則,制定保護(hù)政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費(fèi)用,就只好在網(wǎng)上進(jìn)行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費(fèi)網(wǎng)站。國(guó)家制定統(tǒng)一的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和自動(dòng)計(jì)費(fèi)軟件。對(duì)每次的訪問(wèn)收費(fèi),都必須有一個(gè)系統(tǒng)而詳細(xì)的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會(huì)計(jì)算機(jī)編輯、會(huì)操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊(duì)伍。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對(duì)策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對(duì)網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開(kāi)展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實(shí)的電子文件信息給利用者,我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說(shuō)明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強(qiáng)宣傳,爭(zhēng)取社會(huì)的支持,爭(zhēng)取政府加大對(duì)檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場(chǎng),讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營(yíng),增加社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來(lái)解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

3.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識(shí),爭(zhēng)做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開(kāi)發(fā)人才,爭(zhēng)做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭(zhēng)做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強(qiáng)風(fēng)上用檔工作立法和制度的建設(shè),用法律和制度來(lái)保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進(jìn)行規(guī)范:

(1)加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對(duì)那些非授權(quán)訪問(wèn),冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、線路竊聽(tīng)等形式的犯罪分子,要以法律為武器進(jìn)行堅(jiān)決的打擊。(2)制定應(yīng)急計(jì)劃,進(jìn)行安全檢查和審計(jì),撰寫(xiě)安全情況匯報(bào)的規(guī)定;(3)嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進(jìn)行安全評(píng)估,不斷改進(jìn)、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開(kāi)放的信息交流平臺(tái),Internet的某些特殊屬性對(duì)檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來(lái)了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個(gè)方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問(wèn)題;硬件設(shè)備對(duì)檔案信息安全的影響主要來(lái)自其核心——CPU芯片的安全性,亦應(yīng)引起我們的關(guān)注;“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計(jì)算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害:存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息,會(huì)因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此,利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開(kāi)展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問(wèn)題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實(shí)際需要,健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等,以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開(kāi)發(fā)利用的安全。

篇6

[中圖分類號(hào)]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價(jià)值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來(lái)越多人的關(guān)注。對(duì)于新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來(lái)了大量的工作量，并對(duì)其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來(lái)源和內(nèi)容越來(lái)越廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來(lái)源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長(zhǎng)、時(shí)間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過(guò)去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來(lái)越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會(huì)需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來(lái)越大。對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息來(lái)說(shuō)，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會(huì)需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會(huì)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來(lái)越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項(xiàng)工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時(shí)代的需要

過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來(lái)，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開(kāi)始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲(chǔ)目錄信息、檔案檢索等方面，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時(shí)展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過(guò)去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會(huì)由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)代勞，計(jì)算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時(shí)可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過(guò)去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢(shì)在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過(guò)程中更為便捷，對(duì)一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來(lái)設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡(jiǎn)化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說(shuō)是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過(guò)去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來(lái)的主要發(fā)展趨勢(shì)，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開(kāi)展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見(jiàn)性，在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中要“一步一個(gè)腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢(shì)下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無(wú)根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個(gè)方面出發(fā)：一是對(duì)醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對(duì)社會(huì)化資源的開(kāi)發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫(kù)，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對(duì)相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對(duì)所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對(duì)性的查閱與下載功能。社會(huì)化資源的開(kāi)發(fā)管理，是對(duì)部分擁有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對(duì)醫(yī)療信息予以過(guò)濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個(gè)重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個(gè)和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開(kāi)展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開(kāi)拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時(shí)，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動(dòng)樹(shù)立安全防范意識(shí)，通過(guò)有針對(duì)性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的安全性，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動(dòng)態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會(huì)引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語(yǔ)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個(gè)發(fā)展與延伸的過(guò)程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動(dòng)樹(shù)立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項(xiàng)工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開(kāi)辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

主要參考文獻(xiàn)

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社保檔案涉及的信息量非常多，內(nèi)容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書(shū)方面的信息，管理信息預(yù)測(cè)征管系統(tǒng)可以更好的完善每一項(xiàng)信息工作。當(dāng)社保檔案管理系統(tǒng)健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時(shí)間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺(tái)被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時(shí)的提醒我們按時(shí)投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實(shí)際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化社保檔案管理系統(tǒng)體系，可以將經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機(jī)構(gòu)中社保的選擇情況，真實(shí)有效的記錄每筆業(yè)務(wù)的來(lái)源與去向，在對(duì)機(jī)構(gòu)賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，我們可以更快的查詢每筆業(yè)務(wù)的實(shí)際信息，數(shù)字化技術(shù)為實(shí)現(xiàn)健全的管理體系做出了巨大的貢獻(xiàn)，并且可以有效的提供技術(shù)性的保障，能夠最大化的實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量。

（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督

無(wú)論我們提出何種的社保檔案管理技術(shù)，都需要對(duì)其進(jìn)行事后監(jiān)督，并且有必要為其設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)沒(méi)有正式的運(yùn)行到社保檔案管理工作中，所以該技術(shù)中存在的問(wèn)題需要切實(shí)的發(fā)現(xiàn)。通過(guò)設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，可以有效的預(yù)防數(shù)字化技術(shù)在社保管理工作中的問(wèn)題，提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而由經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門完善問(wèn)題，有效的保障社保管理工作的展開(kāi)。

二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國(guó)的社保檔案管理制度是根據(jù)各省級(jí)以及各市級(jí)規(guī)范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒(méi)有形成統(tǒng)一的制度。這在很大程度上限制了地區(qū)之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據(jù)我國(guó)社保實(shí)際狀況出發(fā)，由我國(guó)社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國(guó)的制度形成一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一的整體，能夠依照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)予以執(zhí)行，使仁和地區(qū)的工作機(jī)構(gòu)在查閱公民社保狀況時(shí)的速度更加快速。

（二）引用信息技術(shù)管理方式

信息技術(shù)工作是當(dāng)今社會(huì)的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國(guó)的社保檔案管理數(shù)量在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷加大，只有引用信息技術(shù)管理方式進(jìn)行工作，未來(lái)才可以實(shí)現(xiàn)全國(guó)社保檔案管理的統(tǒng)一化。其能夠改變傳統(tǒng)手工操作記錄模式浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力成本的缺點(diǎn)，有效提升社保機(jī)構(gòu)的工作效率。同時(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)管理模式，能夠讓社保工作跟上時(shí)代的步伐，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為每位人民服務(wù)，促使社保檔案管理現(xiàn)代化。

（三）實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中的為其設(shè)置一個(gè)電子文件，并且在該網(wǎng)站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享，規(guī)范社保檔案信息系統(tǒng)中每個(gè)數(shù)據(jù)接口的管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復(fù)率，在很大程度上節(jié)約人力物力，并且為社保檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)更多的便利。

（四）加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)

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進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)正在深刻地影響著新時(shí)期的檔案管理工作，在數(shù)字化背景下，時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求。這些改變不管是對(duì)我們的檔案管理工作還是對(duì)我們檔案管理人員都是重要的挑戰(zhàn)，在新形勢(shì)下，檔案管理人員只有認(rèn)清檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

一、數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

（一）數(shù)字化電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來(lái)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應(yīng)的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）檔案館形態(tài)發(fā)生變化。檔案館形態(tài)由傳統(tǒng)型檔案館向數(shù)字型檔案館轉(zhuǎn)變， 這種轉(zhuǎn)變將傳統(tǒng)型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實(shí)體通過(guò)數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡(luò)化以及信息資源共享化。這種轉(zhuǎn)化帶來(lái)的還有檔案實(shí)體保管模式的轉(zhuǎn)變；之前的紙質(zhì)檔案管理是相對(duì)集中的，進(jìn)入數(shù)字時(shí)代后，紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過(guò)渡。

二、數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)：一是數(shù)字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來(lái)；數(shù)字化檔案歸檔的網(wǎng)絡(luò)化也方便了對(duì)檔案的管理，提高了對(duì)檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進(jìn)行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)方便地使用檔案信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。

（二）數(shù)字化檔案的缺點(diǎn)：一是數(shù)字化檔案容易失真。數(shù)字化檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在數(shù)字化檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。數(shù)字化檔案極易失真，這不是數(shù)字化文件本身的缺陷，而是在形成數(shù)字化檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。二是數(shù)字化檔案安全性有待提高。數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會(huì)直接損害數(shù)字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電， 直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題 。三是數(shù)字化檔案的永久保存問(wèn)題。辦公自動(dòng)化帶來(lái)的無(wú)紙辦公給工作帶來(lái)了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數(shù)字化檔案給人們帶來(lái)極大的方便之余，其數(shù)據(jù)保存長(zhǎng)久性問(wèn)題有時(shí)候相當(dāng)脆弱。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或者電腦出現(xiàn)故障等問(wèn)題時(shí)， 很容易導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)丟失。

三、完善數(shù)字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求的電子檔案真實(shí)和安全的法規(guī)。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有更改或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)性，只有通過(guò)法律形式將有關(guān)電子檔案保管和使用的行為規(guī)范下來(lái)，使有關(guān)部門及個(gè)人自覺(jué)遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時(shí)，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

（二）增強(qiáng)防寫(xiě)技術(shù)措施。目前，在許多軟件中可將數(shù)字化文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從數(shù)字化計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤可供使用者一次寫(xiě)入，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改數(shù)字化檔案。接入網(wǎng)絡(luò)的電腦應(yīng)當(dāng)注意使用防火墻，以防止網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)；阻止機(jī)要信息等重要信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)上數(shù)字化檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

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（一）有助于檔案原件的保護(hù)。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因?yàn)樽匀焕匣脑蚨д妗?/p>

（二）有助于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲(chǔ)存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲(chǔ)量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險(xiǎn)。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項(xiàng)日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲(chǔ)存載體以及存儲(chǔ)方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值和傳播范圍。

二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑

（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個(gè)有效途徑之一。各個(gè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實(shí)情，從實(shí)際出發(fā)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運(yùn)行過(guò)程中不斷考證、不斷實(shí)踐，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)以及對(duì)制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。

（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對(duì)于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無(wú)原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時(shí)候，必須滿足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級(jí)層次對(duì)借閱、利用人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對(duì)檔案內(nèi)容不是開(kāi)放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進(jìn)行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)含有密級(jí)信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時(shí)也避免借閱、利用人員誤操作對(duì)電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會(huì)不斷增加，從而給儲(chǔ)存設(shè)備帶來(lái)儲(chǔ)存壓力，而且伴隨時(shí)間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時(shí)可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)頻率來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)各種數(shù)字化檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，在滿足檔案利用者需求的同時(shí)，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)成本。

（三）實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際需求，嚴(yán)格評(píng)估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽(yù)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫(kù)手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中，必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問(wèn)題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無(wú)犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門工作人員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館開(kāi)始按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包給云南蘭臺(tái)商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館按照社會(huì)利用面廣、利用率高和更具有利用價(jià)值的原則優(yōu)先對(duì)這些檔案進(jìn)行全文數(shù)字化錄入。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁(yè)；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁(yè)，今年繼續(xù)做第三批。通過(guò)檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會(huì)提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。

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高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實(shí)踐面臨的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲(chǔ)空間有限和資源異構(gòu)的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻(xiàn)資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過(guò)程中對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)帶來(lái)了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)，還使對(duì)海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行可靠訪問(wèn)這一問(wèn)題也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設(shè)的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構(gòu)的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴(yán)重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)與服務(wù)之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)總的涉及到兩個(gè)方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)和管理中重建設(shè)而輕服務(wù)的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個(gè)性化信息檔案需求以及知識(shí)服務(wù)等方面的要求日益增長(zhǎng)，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務(wù)層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務(wù)與用戶對(duì)檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護(hù)之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權(quán)保護(hù)等問(wèn)題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權(quán)限設(shè)定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復(fù)制制度等方面都面臨許多問(wèn)題。上述問(wèn)題必然會(huì)對(duì)高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務(wù)以及檔案信息安全等方面帶來(lái)不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價(jià)值的發(fā)揮與利用。

2.云計(jì)算在高校數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

云計(jì)算在高校數(shù)字化檔案管理和應(yīng)用中有以下優(yōu)勢(shì)：第一，云計(jì)算能夠提供完善的信息資源服務(wù)能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)水平?；谠朴?jì)算構(gòu)建的數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務(wù)訪問(wèn)向云端遷移，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)水平，并大大的降低服務(wù)成本。第二，云計(jì)算能夠提供多樣化和個(gè)性化的服務(wù)，促進(jìn)數(shù)字檔案館職能不斷改變，實(shí)現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務(wù)效率。第三，云計(jì)算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲(chǔ)能力。云計(jì)算對(duì)信息資源實(shí)施集中存儲(chǔ)的策略，檔案資源存儲(chǔ)于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務(wù)器組成的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，由數(shù)據(jù)中心對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負(fù)載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲(chǔ)問(wèn)題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計(jì)算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用模式

云計(jì)算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來(lái)了新的信息服務(wù)與管理模式。以下嘗試從三個(gè)方面論述云計(jì)算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用模式。

3.1基于云計(jì)算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架

云計(jì)算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計(jì)算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建就是要為用戶提供靈活的部署和應(yīng)用服務(wù)方式，對(duì)來(lái)自不同服務(wù)平臺(tái)和系統(tǒng)的服務(wù)進(jìn)行整合，提供開(kāi)放的API接口，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的認(rèn)證服務(wù)[2]。從邏輯結(jié)構(gòu)上看，把云計(jì)算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、資源層、平臺(tái)層、應(yīng)用和服務(wù)層。

3.2基于云計(jì)算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)機(jī)制

針對(duì)高校數(shù)字化檔案的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，云計(jì)算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)機(jī)制可以采用“云+端”的形式?？擅枋鋈缦拢骸霸啤倍擞煞植嫉木W(wǎng)絡(luò)、計(jì)算、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應(yīng)用都可存儲(chǔ)在“云”里。云端作為服務(wù)端存在，對(duì)外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機(jī)、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接入“云”，經(jīng)驗(yàn)證授權(quán)后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計(jì)算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲(chǔ)機(jī)制

大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)帶來(lái)了巨大的壓力。云存儲(chǔ)可以將各種物理存儲(chǔ)單元通過(guò)軟、硬件技術(shù)轉(zhuǎn)化成為一個(gè)邏輯的虛擬存儲(chǔ)單元，并共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)功能。在高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用中，采用典型的網(wǎng)絡(luò)虛擬存儲(chǔ)作為云存儲(chǔ)的具體實(shí)現(xiàn)[3]。

4.結(jié)束語(yǔ)

高校應(yīng)充分利用云計(jì)算提供的強(qiáng)大資源整合能力來(lái)提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，論文的研究對(duì)于高校數(shù)字檔案館的資源建設(shè)、管理模式、應(yīng)用服務(wù)方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻(xiàn)：

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一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點(diǎn)

（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進(jìn)行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時(shí)間，從而進(jìn)一步提高檔案信息時(shí)效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時(shí)從信息的收集到最后生成信息報(bào)告需要很復(fù)雜的過(guò)程，如果信息過(guò)時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的利用價(jià)值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲(chǔ)存空間，從而使檔案的儲(chǔ)存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費(fèi)，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長(zhǎng)時(shí)間的存放和翻閱后，這種情況就不會(huì)在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的功能，同時(shí)也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級(jí)部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時(shí)間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進(jìn)行查找，需要浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力，而且如果在信息不明確時(shí)，則需要更多的查找時(shí)間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時(shí)間。

二、管理檔案數(shù)字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)一定要把握好下面的幾個(gè)原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護(hù)原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對(duì)縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進(jìn)行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個(gè)過(guò)程中，不能因?yàn)樾畔⒌闹匾潭群兔舾谐潭鹊纫蛩囟鴮?duì)檔案信息進(jìn)行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來(lái)麻煩。還應(yīng)該注意要維護(hù)檔案的原貌，減少對(duì)檔案原件可能會(huì)造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開(kāi)展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，重質(zhì)量。要對(duì)檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁(yè)，建立一個(gè)高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯(cuò)。因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的對(duì)錯(cuò)、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)的細(xì)致的工程，它需要多方籌措并且需要長(zhǎng)期的開(kāi)展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。首先要建立一個(gè)收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過(guò)著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)基本的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而就能通過(guò)檢索來(lái)提高檔案原件的利用率；然后建立一個(gè)基層的報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個(gè)基層報(bào)表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將各部門反饋的信息和需要報(bào)送的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進(jìn)行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級(jí)的使用情況和要求，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報(bào)表。第二，提高檔案意識(shí)，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理部門一定要定期的組織召開(kāi)會(huì)議，宣傳、貫徹檔案管理意識(shí)的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識(shí)，還要努力建立一個(gè)檔案信息收集、報(bào)送和管理的高效機(jī)制，同時(shí)各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代必須要將檔案工作實(shí)現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對(duì)現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的開(kāi)發(fā)，利用數(shù)字備份來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案資料原件的保存，因?yàn)闄n案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡(jiǎn)單的查閱了。二是要在檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過(guò)學(xué)習(xí)和時(shí)間來(lái)掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵(lì)的機(jī)制，逐漸的建立完善有效地激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，一定要掌握好全面化、同步化、書(shū)面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來(lái)便利的時(shí)候，同樣存在著一些困難和問(wèn)題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個(gè)的環(huán)節(jié)都需要各個(gè)部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對(duì)檔案管理員進(jìn)一步的掌握專業(yè)知識(shí)非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實(shí)行“雙保險(xiǎn)”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開(kāi)始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，所以可以先保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作。要保證重點(diǎn)，突出特色，所以我們要對(duì)那些使用的頻率比較高、重要的檔案進(jìn)行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來(lái)進(jìn)一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對(duì)于社會(huì)和人們來(lái)講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進(jìn)入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來(lái)很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來(lái)，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]劉云霞．淺談檔案管理的數(shù)字化[J]．科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)．2011：2（21）

[2]馬秀英．試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新服務(wù)[J]．城建檔案．2011-

02-05

[3]許平．淺談檔案管理數(shù)字化與高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)[J]．基層工作．2009-09-02

[4]富玉．關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]．現(xiàn)代商業(yè)．2010-

篇13

（2）隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們的時(shí)間觀念越來(lái)越強(qiáng)。所以，現(xiàn)代水利的發(fā)展需要融入現(xiàn)代的文化理念與辦事習(xí)慣。發(fā)展農(nóng)業(yè)水利建設(shè)，保障其順利實(shí)施，項(xiàng)目的指導(dǎo)與決策是建立在詳細(xì)的資料分析以及實(shí)地考察之上。領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，需要快速得到所需要的相關(guān)資料，并進(jìn)行分析與決策；各個(gè)與該開(kāi)發(fā)項(xiàng)目有關(guān)的職能部門也需要及時(shí)獲得各種項(xiàng)目信息，并及時(shí)準(zhǔn)確地給予工作指導(dǎo)；這些都想檔案管理的快速與便捷性方面提出了較高的要求。同時(shí)不斷增加的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案也要求檔案的管理者加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行檔案的歸檔、保存、檢索和提供利用服務(wù)等。提高農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案管理能力和效率、提供便捷及時(shí)的利用方式都要求農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的管理必須盡快地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

（3）發(fā)展新型農(nóng)業(yè)的必然要求。農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展使得新型農(nóng)業(yè)迅速崛起，農(nóng)業(yè)可開(kāi)發(fā)項(xiàng)目迅速增多，而傳統(tǒng)的檔案管理模式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給新型農(nóng)業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很多的不便。利用數(shù)字化的方式進(jìn)行農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)檔案的錄入與管理，可以節(jié)省項(xiàng)目開(kāi)發(fā)者的工作時(shí)間、減少工作量，由此，工程進(jìn)度便能順利完成，提高了農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。

二、農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

以數(shù)字化為依托的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案管理有著眾多的優(yōu)勢(shì)，更便于農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)信息的管理與使用，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)水利的發(fā)展提供大量的有用信息，節(jié)約農(nóng)業(yè)水利項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的人工成本、減少不必要的開(kāi)支，提供農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的效益。

（1）信息容量最大化。對(duì)農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，是把各種信息以數(shù)字化的形式保存在水利信息的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，而這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的容量巨大，容納的信息量比以往的紙質(zhì)檔案要大出很多；而它所占空間小，往往幾臺(tái)計(jì)算機(jī)便可以實(shí)現(xiàn)冗雜的信息管理，完全不用像以往那樣考慮各種檔案的存放空間問(wèn)題。在農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，可以適時(shí)地錄入開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的詳細(xì)資料，以備查閱。并且在開(kāi)發(fā)工程實(shí)施之前以及之后，各種與工程相關(guān)的資料都可以搜集起來(lái)，以信息為特征量，分類存放到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便用戶信息檢索，為所開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目提供更好地借鑒。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需注意把檔案資料清晰歸檔，避免文件的混亂不宜查找。在搜集與補(bǔ)充資料的過(guò)程中，也要確保資料的真實(shí)性。在進(jìn)行檔案數(shù)字化整理的時(shí)候由于信息容量很大，各種數(shù)據(jù)資料可以盡可能地詳實(shí)，保證檔案資料的完整性以及長(zhǎng)期可讀性，以便于對(duì)歷史資料的查詢。

（2）信息利用便捷化。以數(shù)字化形式對(duì)農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的管理，是以網(wǎng)絡(luò)中心為依托，實(shí)現(xiàn)對(duì)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目相關(guān)資源的共享的現(xiàn)代化檔案管理模式。在檔案中心，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連線，訪問(wèn)信息資源。節(jié)省了翻閱開(kāi)發(fā)檔案的時(shí)間，而且不受時(shí)間的限制，真正做到了隨時(shí)隨地可以獲取自己所需要的信息，節(jié)省時(shí)間、勞力又方便快捷。同時(shí)，由于數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少會(huì)受到信息檢索困難，或者是難以找到自己所需要的信息而帶來(lái)的麻煩。當(dāng)然，要做到這一點(diǎn)就需要信息錄入過(guò)程中就詳細(xì)地進(jìn)行分類，并盡可能地錄入一切相關(guān)并有用的數(shù)據(jù)資料，更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施與應(yīng)用。

（3）信息保存安全化。數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案，是用數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤、U盤等形式進(jìn)行保存，一般不會(huì)出現(xiàn)損壞或者其他保存載體出現(xiàn)意外等情況，減少了農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案丟失或者損毀的風(fēng)險(xiǎn)。并且數(shù)字化的檔案在歸檔、轉(zhuǎn)移、管理以及利用等方面都是通過(guò)局域網(wǎng)站、專用網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行的，確保檔案在傳送的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者丟失等。檔案數(shù)據(jù)的安全性一直是檔案管理的重要內(nèi)容，為了確保農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的安全性，首先應(yīng)該保證機(jī)房的安全，同時(shí)也應(yīng)該做好日常維護(hù)工作，例如電子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁與防塵的工作；也要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵；做好重要文件的備份工作。

三、數(shù)字化的農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)檔案管理具體措施

農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，要以需求為指導(dǎo)，并以方便信息的使用為管理宗旨，充分利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)成果、發(fā)揮軟件與硬件的功能，最大限度的保存，管理好開(kāi)發(fā)檔案的同時(shí)，也更好地發(fā)揮水利開(kāi)發(fā)資源信息的利用價(jià)值。而做好以數(shù)字化為依托的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案管理工作也要做好一些基礎(chǔ)性的工作。

（1）提高思想認(rèn)識(shí)，關(guān)注檔案的安全性與數(shù)字化管理的長(zhǎng)效機(jī)制。農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的管理是實(shí)施開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、引進(jìn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、盡心開(kāi)發(fā)項(xiàng)目調(diào)整等工作的重要依據(jù)，對(duì)開(kāi)發(fā)檔案的管理，應(yīng)該提上農(nóng)業(yè)水利發(fā)展工作的議事日程。首先要加大農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案重要性的宣傳力度，使所有相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到檔案有效管理工作的重要性。其次對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作要明確具體的負(fù)責(zé)人，嚴(yán)格把關(guān)農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。再次是要對(duì)農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)檔案的數(shù)字化管理工作有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃，不能流于形式或者搞面子工程，將所有的開(kāi)發(fā)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理是一個(gè)繁瑣龐大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要對(duì)原有的檔案進(jìn)行一一整理歸類并錄入。并且在數(shù)字化的過(guò)程中，要確保數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性與完整性，在完整收入數(shù)據(jù)庫(kù)之后也要保存原有檔案的完整性。

（2）建設(shè)健全的農(nóng)業(yè)水利檔案管理體系。開(kāi)發(fā)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對(duì)檔案管理人員自身的知識(shí)素養(yǎng)也提出了更高的要求。首先應(yīng)該創(chuàng)建起一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，這就需要培養(yǎng)起一批既熟悉水利開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，又具備檔案管理知識(shí)以及計(jì)算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才，可以采用內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)等方式培養(yǎng)這樣的人才，也可以請(qǐng)專家指導(dǎo)提高檔案管理水平；此外也可以積極向外部招聘農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化管理的人才參與到數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案管理工作當(dāng)中來(lái)。其次要建立起完整的信息網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的檔案資料在搜集的過(guò)程中就要盡可能地全面并確保其真實(shí)性，檔案資料的形式要豐富多樣，涵蓋圖片、音頻、視頻等多種形式，全方位記錄農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的內(nèi)容。信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面要大，設(shè)置專門的用戶門戶系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的閱讀、使用與下載等都能方便快捷。

（3）以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度開(kāi)展農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的數(shù)字化管理工作。開(kāi)發(fā)檔案管理的工作像所有的檔案管理工作一樣冗雜，甚至更為繁瑣，在對(duì)眾多的檔案進(jìn)行數(shù)字化的掃描時(shí)要優(yōu)化掃描儀的參數(shù)設(shè)置，把握數(shù)字檔案的資料。其次在數(shù)字化的過(guò)程中也要各種材料進(jìn)行有目的的選擇，按照一定的原則確定需要進(jìn)行數(shù)字化并收入數(shù)據(jù)庫(kù)的資料。此外還要對(duì)所有檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，注重全面的質(zhì)量檢測(cè)。同時(shí)在數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中，也不可避免會(huì)遇到各種技術(shù)難題，這樣的情況下一定不可以馬虎過(guò)關(guān)，導(dǎo)致以后使用上的各種不便，一定要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度進(jìn)行解決。針對(duì)檔案數(shù)字化管理工作也會(huì)出現(xiàn)各種前所未有的問(wèn)題，需要參與檔案管理工作的人員有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待農(nóng)業(yè)水利開(kāi)發(fā)檔案的管理。