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根據所歸納的安全性的范圍，所有這些有關通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設計一個較為完整的安全系統。

電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網絡的各個節點上進行文件數據的自由歸檔和檔案資源的共享，實現電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網絡系統。然而，電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。

二、檔案信息的安全性設計

（一）人員安全。檔案信息安全系統，不論設計如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，再復雜的加密技術亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓教育組織內成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發生的幾率。同時，嚴格執行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權限有效期的控管進行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時，首先要取得區域內電腦的使用權，落實使用者權限的管控。根據不同職位的職權，給予一般使用、超級使用者或管理者權限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強制密碼長度及組合復雜度（如強制必須英文、數字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。

（二）操作安全。對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務器中安裝殺毒工具之外，同時也應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環境。現在的電腦病毒防不勝防，因此還應養成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關條文調整及檢查，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規范。

（三）檔案信息內容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒；以網頁方式發出時，應用內容過濾系統以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全，并阻止可能發生的攻擊事件。

目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應加以重視，掃描前與掃描后務必保持原件的數量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。

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1.檔案信息電子化的現狀

我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據自己的喜好而配置的，缺乏統一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發展。

1.2 無法實現檔案信息資源共享

我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，我國現有的電子信息規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業之間的共享。

1.3 基礎工作的標準化、規范化有待提高

要想實現檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規范和標準，但由于社會、經濟、技術等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統一標準，都是各自的系統適應各自的工作或者適應某一個專業，無法全面的實施、推廣。

1.4 管理方法意識有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發展要求。

1.5 管理人員的素質仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業的人去管理，只有專業素質的人才才能實現電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業素質以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發展來看，需要的是專業型的復合知識人才，實現真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發展

隨著電子信息不斷的進入各個行業的管理，現在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質閱讀到現在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3.檔案信息電子化出現的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統的檔案管理均為紙質的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現，改變這一現狀，一切實現網上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。

3.2 提高信息的時效性

相較于傳統的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 經費限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經費是一次投入，多次產出，與傳統手工編研信息成果出版相比節省了很多的經費。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國際化接軌的進程

檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關技術接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業都應該意識到他是社會發展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。

4.檔案信息電子化的建議

面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

具體的操作就是通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 正確面對電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統性的文件，電子文件不存在磨損等傳統的問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

4.4 重視人員的結構調整

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3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

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目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩定與普及，我們依次根據這幾類的情況分別做詳細介紹。

（一）硬盤載體的保護

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎數據都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護是電子檔案保存的重點。

硬盤的損壞原因很多，如存放環境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發生損壞；另外，供電系統的不穩定也極其容易造成硬盤短路，數據丟失；當然，最直接的損壞即為人為操作不當造成的損壞。

基于以上原因，我們總結，要想將信息保護得更好，在硬盤使用時，應注意認真維護。

1、保持良好的環境。注意控制存放硬盤的環境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標的變化，如濕度過大，要及時通風。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內濕度等。

2、保持供電穩定性。硬盤非常忌諱供電系統的不穩定，這會造成數據的丟失，由于硬盤工作與運轉存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數據進行周期性存儲，數據即丟失；更嚴重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進行開關機的操作，避免產生過度消耗；在擺放機箱時，根據要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠離強電源電壓等，防止驅動與機箱會產生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經可以算得上相當穩定了。移動硬盤的特點是可以存儲大量的數據與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數據容量較小些，但穩定性也非常高。

1、保護移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復地進行讀寫，因為任何一種電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護套，因為通常移動硬盤的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設施以外，數據可能會外泄，導致更嚴重的事件。

（三）光盤載體的保護

光盤的保護要求與硬盤相似，它對于環境溫濕度要求較高，如果保護不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數據無法讀取。

1、光盤也應盡量減少讀取次數，因為每一次讀取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數，光盤可能就會導致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴格控制空氣中的溫度與濕度，不當的存放，會加速其表面性質的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或寫標簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標記工作，不可反復涂改。

4、保護套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數據無法讀取，往往是丟失數據的根源。

二、電子檔案信息保護

電子檔案的信息保護具有非常重要的意義，因為隨著電子化與信息化，檔案資料已經經由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補的損失，所以，做好電子檔案的信息保護工作，是目前的最要課題。

（一）嚴防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產物。它的存在可能會導致電子檔案載體的損壞，甚至嚴重者可能會竊取重要信息，導致高保密文件與數據的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設置第一層屏障；同時，可攜帶設備也應盡量減少在公共計算機中讀寫與使用，防止病毒趁機入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統及時升級

為了防止數據與載體的匹配度，應注意及時更新系統，只有完善的系統才是信息保護的基礎，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護基礎

多做備份永遠沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎備份工作。

三、結束語

電子檔案載體與信息保護是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預防，就不會出現數據無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護的重要手段。

參考文獻：

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一、檔案信息電子化基本現狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。

1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。

1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。

1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。

2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。

無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

2.2 建立歸檔管理質量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質

電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）

參考文獻：

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一、傳統紙質檔案與電子信息檔案的異同

（一）傳統紙質檔案與電子信息檔案的相同點

傳統的紙質檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴重影響紙張的保存質量，使字跡模糊、紙張發霉等，容易導致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴重丟失。所以說無論是傳統的紙質檔案還是電子信息檔案，都應該選擇一個非常合適的保管環境，保障資料的安全，同時也應該用其它方式來做好資料的備份。

（二）傳統紙質檔案與電子信息檔案兩者的差異

1.在載體方面兩者的差異

傳統的紙質檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數據的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復制與轉存的。

2.在檔案保管方面兩者的差異

傳統的紙質檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機設備及電子技術存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應該對數據傳送過程進行嚴格地控制保管，如建立安全的服務器、設置安全權限、數據加密等，以免造成資料數據的流失。

二、傳統檔案與電子檔案互補共存的必然性

傳統的紙質檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩定的性，同時極具法律效力，在各種機構中都有著非常權威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優勢，所以在發展電子檔案的同時也更應該加強對紙質檔案的管理水平。

電子檔案極易復制與傳輸的這一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關工作從開始到結束的一系列過程都通過電腦來實現，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調用上，也擺脫了傳統地域上與時空上的限制，極大地提高了相關人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。

傳統紙質檔案與電子信息檔案各有各自的優缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進行合理地搭配，找到一個互補共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。

三、傳統檔案與電子檔案如何實現互補共存

（一）做好傳統檔案與信息檔案的轉化工作

在傳統紙質檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉化為紙質檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

（二）培養全面的檔案管理人才

傳統檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業的全面型的檔案管理人才。現階段，我國檔案相關工作人員想要適應檔案事業與信息技術的發展，就必須積極的學習新的知識結構，引進學習消化新的信息技術。在熟練掌握傳統檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關存儲設備的使用，具備全面的管理水平，擔負起將傳統檔案與電子檔案完美結合的重任。

（三）對電子檔案運行過程科學控制

電子檔案的運行都是通過電子技術、計算機設備來實現的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關工作人員的安全意識，加大所有相關計算機設備的安全管理力度，設立一套對電子檔案運行全過程的記錄監管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩定與正常運行。

（四）現代檔案實行雙套制

想要達到傳統檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統檔案與電子檔案之間是可以互相轉換的，所以我們必須建立兩套相互聯系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據傳統檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯系的兩套不同的管理制度。

四、結語

在社會發展中，傳統檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統紙質檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統紙質與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發展。為此，相關的檔案管理工作人員必須做好傳統紙質與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達到一個最為合理的共存關系，這樣才能使檔案管理工作發揮出其應用的效用。

參考文獻

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二、企業信息集成系統下的檔案工作

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。

首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

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1 影響電子檔案信息安全的原因

電子檔案信息安全會受到環境因素影響，自然災害也是其中之一，尤其是火災、水災和雷電、盜竊的影響，其中空氣質量和害蟲都會影響到電子檔案信息安全；其次，技術也能在很大程度上危害電子檔案信息安全。在儲存過程中，計算機技術的應用程度和網絡技術的安全程度以及讀取技術的完善程度都會對信息檔案安全造成較大的影響。電子檔案在設備的基礎上進行閱覽和使用，再通過網絡技術傳輸，是需要依附于這些載體而存在的，因此，設備選擇是否符合檔案信息安全要求是能夠影響電子檔案安全系數的。計算機病毒是最大的信息安全威脅，因為其帶有目的性，因此，電子檔案信息安全一定要針對計算機病毒進行嚴防死守，避免資料流失；電子檔案的管理流程標準還不是十分的完善如果沒有嚴格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識、沒有應急處理預案等等，這些都會會威脅到電子檔案的信息安全；故意破壞、操作失誤，無論是操作失誤還是故意破壞，都會威脅到電子檔案的信息安全[2]。

2 保障電子檔案信息安全手段

2.1 提高安全意識

檔案信息安全意識是保證檔案信息安全的手段之一，檔案中包含大量的文化價值和參考價值，必須加強工作人員對檔案的保護意識，以及社會公眾對檔案的安全意識，才能使檔案長久可持續應用。

2.2 及時更新技術

安全技術是保障檔案信息安全的根本，電子檔案主要依靠技術生存，因此，完善信息安全技術已經成為當下非常急迫的需求。信息技術的發展給檔案安全要求設定了較高的難度，介于此，防病毒技術和防火墻技術以及加密技術等應不斷改進，提高防御功能，加強技術創新，讓不法分子無孔可入。信息加密技術在安全技術中作用較大，為了防止竊取，必須設置權限，保證其機密性，通過檔案信息和加密技術的連接，利用密碼的形式保障機密檔案不外流，未來生物識別技術也竟成為加密技術的一部分，開發新型技術是時代的需求，也是保證電子檔案信息安全的一種趨勢。監控技術能夠最大化減少電子檔案病毒侵入，并及時進行病毒查殺，作用較強。備份技術既有預防緊急安全事件功能，不會受到黑客攻擊，防止信息丟失，最大程度的保證原有信息安全[4]。

2.3 標準化操作

標準化管理是電子檔案信息安全保障的首要條件，只有標準化執行、管理才能保證各個級別的電子檔案信息的有效應用。因此，應推行監管制度，發現沒有按照標準進行操作的工作人員應即時遏制，并進行經濟及權勢懲罰，只有這樣才能提高電子得信息安全的防御終極功能的實現，啟動預警機制，發現問題及時應對并解決。制定特殊情況防御機制，提高工作效率，最大限度的實現信息安全。

電子檔案在信息時代已經普及到人們的生活工作中，是一種非常重要的資源，具有及其寶貴的作用和價值，保障電子檔案信息安全使其發揮更大的作用，需要跟上時代的變化，不斷更新技術額管理機制，并端正態度，達到電子檔案信息安全的目的。

3 結語

綜上所述，電子檔案信息安全是電子檔案信息工作中的重中之重，必須有嚴格的機制和技術的支持才能保障信息安全與完整，也是檔案部分最為主要的工作項目之一。隨時提高警惕性，及時發現危害安全的問題，妥善解決，消除隱患，保證檔案的絕對安全。

參考文獻

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[4]羅灤.檔案信息“三軸四維能力”安全保障體系研究[D].浙江大學，2013.

[5]郭玉英.淺析電子檔案信息公開與檔案信息安全[J].黑龍江史志，2014，05：81.

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電子檔案是一種基于數字化技術所建立的一種信息管理平臺，在檔案管理工作中應用數字化的技術與平臺，不僅可以提高信息數據的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因為檔案開放利用的現象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具備顯著意義。

1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題

1.1電子檔案信息安全問題

網絡安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網絡的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網絡本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個方面實現直接體現：①電子檔案信息的長效性，數字檔案對于網絡的依賴性較為明顯，如果網絡發生故障，則電子檔案內的信息也會隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長效性，就務必提升網絡的維護力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲存在網絡當中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會導致電子檔案內的信息完整性遭受破壞，出現被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因為任何的檔案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當中的信息內容，這也是開放性利用的環境下電子檔案信息安全的主要問題。

1.2影響電子檔案信息安全的主要因素

就當前網絡環境而言，應當電子檔案信息安全的主要因素主要有三個方面。①網絡的安全性。網絡本身的不安全性必然會導致電子檔案內信息安全性遭受破壞和影響；②外部環境的安全性。例如電子檔案的硬件設備在發生故障時，必然會導致電子檔案的信息發生丟失、停運以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時性，在許多領域中檔案的更新和修改速度有待提升。

2電子檔案開放利用中信息安全保障改進對策

通過上述關于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現的問題可以發現，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環境之下提高電子檔案的管理質量，并從根本上著手，優化國家的信息網絡安全性，構建網絡的安全屏障[2]。例如采用以下幾個方面的措施：①構建穩定的網絡環境，提高網絡本身的安全性，例如在網絡當中構建各種安全管理技術，例如路由安全技術、訪問控制技術、密碼技術、安全管理技術、系統漏洞技術、病毒查殺技術以及防火墻技術等；②構建安全可靠的檔案基礎，尤其是提高計算機等硬件設備的防火防水防震動等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進電子檔案管理理念，從根本上提高對檔案管理的重視程度。意識是行動的導向，為了持續創新和完善電子檔案管理利用發展平臺的功能，確保檔案管理可以推動社會發展，提高數字化檔案管理意識成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認識到檔案管理的重要性，并構建行之有效的管理制度進行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標和方式，管理措施、管理內容以及管理要求等，明確每一個電子檔案信息安全管理部門的職責以及任務，例如法律法規支撐、環境與設備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護技術支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標。

3總結

綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動檔案發展，并且顯著優化檔案的儲存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發展方向。但是，我國當前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優化和創新，提高信息安全保障效果，推動電子檔案長遠發展。

參考文獻

[1]余建國.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].信息化建設，2015，23（12）：5001~5002.

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1.1真實完整性原則

完整性指的是電子檔案信息文件件數、數量，以及相關的背景信息、數據不存在受損、篡改和丟失，使檔案信息真實、完整。然而，醫院檔案管理，一般都是集中在院辦中的綜合檔案室，電子檔案實行的是全程管理，基本上各科室部門辦理完畢需要歸檔的檔案資料就需要向檔案部門移交，但一般的科室部門都設有自己的檔案資料室，為了工作方便，并沒有完全移交本部門的病歷醫療檔案，這些會影響電子檔案信息的完整性，導致電子檔案的價值受到影響。

1.2全程管理原則

當前，我國對電子檔案實行的是全過程管理，即對電子文件從形成到銷毀或是作為檔案永久保存下來的的整個生命同期中，在每一個階段與每一個時期，都確保電子文件或是電子檔案信息內容的一致性，不可以更改。確保電子檔案信息從一開始到結束生命周期中內容的一致性。全程管理通過對電子檔案在每個階段如流轉、利用、保管全程的控制與監控，從而確保電子檔案信息的完整性。然而，由于醫院檔案信息資料文件來源廣泛，種類多樣，而從事檔案管理的工作人員人手不足，或是素質高低不一，很難現實對電子檔案全程管理，這必將影響到電子檔案信息的真實性與完整性。

1.3前段控制原則

前段控制是基于文件生命周期的反映，將檔案的形成、保存、銷毀等階段視為完整過程，具體通過對電子檔案管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合，把文件形成階段的所需要的管理功能盡可能在前端實現，它主要作用在于減少滯后與重復作業，提高工作效率從而確保電子檔案的真實可靠性、完整安全性以及長期可讀性。

2影響醫院電子檔案信息管理的安全因素

當前，影響到電子檔案信息真實完整性的安全因素主要表現如下。

2.1環境安全因素

我們都知道，對紙質檔案來說，確保紙質檔案信息的安全主要是防火、防光、防濕、防塵、防蟲咬等。而電子檔案信息是以電信號和磁介質為媒價的數據信息存儲載體，要確保磁介質中的數據信息安全，就要遠離磁場的干擾，磁場的干擾會使電信號與磁介質數據發生破壞，使數據失真，從而使電子檔案信息丟去真實性。同時，電源供給系統故障，也會造成電子檔案信息損壞，如發突發性的斷電，可能會損壞在硬盤或存儲設備上的數據。

2.2來自網絡安全因素

當前，互聯網信息安全是一個全球性的問題，對電子檔案信息安全影響的主要是來是互聯網威脅。醫院電子檔案信息并非是封閉的、不開放的信息孤島，它也是信息資源的重要組成部份，對于非機密的電子檔案信息，對社會公眾開放提供利用服務。另外，醫院電子檔案系統始終是處于聯機的狀態，這使醫院電子檔案信息有被計算機病毒、特洛伊木馬、惡意代碼和電腦黑客攻擊的風險，從而造成醫院電子檔案信息數據文件破壞、信息被篡改，使電子文件失去了歷史真實性與完整性，失去了檔案的原始價值，而敏感數據信息被盜竊，將使醫院機密與病人私隱被泄漏，造成不可挽回的損失與影響。因此，來自網絡的威脅是醫院電子檔案信息最大的安全因素，這需要特別注意與認真對待。

2.3人為因素

醫院電子檔案信息建設是最近這幾年才發展起來了，是一個較為嶄新的管理課題，很多醫院的規章制度還不夠健全，操作還不夠規范。管理者綜合素質的高低直接影響醫院電子檔案信息管理水平。醫院電子檔案信息檔案管理者非檔案學專業的，不懂得電子檔案全程管理原則、前段控制原則，就會對電子檔案信息管理中隨意處理，將對電子檔案信息產生安全隱患；不懂得醫學知識，就不知道該案卷的檔案的數量、數據的份數是否準確；不懂得計算機、網絡技術、數據庫知識，就不能規范操作，也就不會對電子檔案信息備份、對計算機硬軟件殺毒，修補漏洞，醫院電子檔案信息的真實性、完整性與網絡的安全將得不到保障。

3醫院電子檔案信息安全管理對策

面對層出不窮的信息安全問題，那么怎么樣才能確保電子檔案信息安全呢？這需要我們從環境因素、網絡安全因素、人為因素上加以解決。

3.1維護安全穩定的數據庫環境

解決影響電子檔案信息安全的環境，首先建設獨立儲存電子檔案信息數據庫室，把數據庫室設置為暗室，避光，防塵，室內除了獨立的18T的光纖通道存儲設備、數據核心交換機、高性能刀片服務器，并配除濕機、恒溫機，以確保室內濕度與溫度保持在適度的范圍，并遠離磁場，防止磁干擾。同時，在電源保護方面，數據庫配置獨立的電源室，配有交流電源，即便突然斷電，交流電源可維持一段時間，使管理者能夠手動關閉數據庫，避免突然斷電造成的數據損壞。

3.2做好網絡上信息技術安全保障

確保醫院電子檔案信息網絡上的安全，首先是備份，備份是確保即便電子檔案信息受到攻擊導致數據毀失還可以對數據進行恢復，是電子檔案信息安全的基本保障方法。備份按地理不同可分為本地備份與異地備份，按備分的方式可分為在線備份和離線備份，按備份的略策又可分為增量備份與差分備分。在備份的儲存方面上，當前，由于備份電子檔案信息數據量巨大，一般都是在磁盤陣列式儲存。其次是對檔案信息進行加密，防止黑客與病毒入侵，對電子檔案信息實行加密技術，從而防止電子檔案信息的被篡改與泄密，一般加密的方法有軟件加密、硬件加密與混合加密，具體來說軟件加密就是利用計算機程序對電子檔案生成不可讀的格式，需要用專門軟件才能讀取，硬件加密是通過TPM加密硬件對硬件進行加密以保護電子檔案數據；混合加密是通過用戶認證、身份密碼、權限分配等進對電子檔案數據保護。再次是設置高級別的防火墻，對檔案用戶采取限制訪問級別的限制，對于非機密檔案信息，可以對社會開放，對于限制用戶數量密級的檔案，按全程管理原則與前段控制原則，在電子信息形成時涉及到哪一個用戶，為用戶授權的訪問級別，未經授權的無權訪問，確保電子檔案信息在合法用戶范圍內利用，從而防止人為對電子檔案信息篡改，維護電子檔案信息的真實完整。

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二、電子檔案中信息安全管理存在的問題

網絡環境是一個極為復雜的虛擬環境，其帶有很大的安全隱患，使得電子檔案管理在網絡環境下存在很大的風險及漏洞，出現泄密、偽造等問題，給電子檔案管理工作帶來很多的挑戰與潛在風險。

（一）黑客入侵

我國高校越來越重視對電子計算機技術人員的培養，一方面為我國經濟發展輸送了大量知識技術型人才，另一方面也出現了一些黑客分子。這些人擁有很高的計算機水平，專門攻破各網站，并獲取大量電子信息資源，以謀取個人利益，給電子檔案信息安全管理帶來了威脅。

（二）計算機病毒的傳播

計算機病毒的傳播形式多樣，即使一個鏈接也可能是潛在的計算機病毒。電腦系統一旦染上這些病毒，嚴重威脅到了電子檔案信息的安全性。

（三）個別檔案管理人員職業道德素質的低下

個別單位的電子檔案管理人員在金錢等其他方面的誘惑下，違背自己的職業操守，以非法的途徑向某些單位人員出售電子檔案信息。

三、電子檔案中信息安全管理問題的解決措施

電子檔案的信息安全管理主要表現為對信息安全存在的潛在風險的一種主動性預防和控制，是為減少甚至是杜絕信息安全管理出現漏洞時，給個人或者企事業單位所帶來的損失。

（一）開發研究更加嚴密、技術水平

更高的電子檔案管理系統。在電子檔案管理系統的開發設計上，應該聘請具有更高資格、更高技術水平的計算機專業人才進行開發設計，并設置多道保護程序，進行反復試驗，尋找潛在的風險漏洞，一旦發現，立刻修補。

（二）安裝防火墻和殺毒軟件

為保障單位電子檔案資源的安全性，應督促單位安裝防火墻，保障單位內部局域網的安全，使其在與外網之前形成一道安全屏障。此外，應督促每臺電腦安裝殺毒軟件，每天進行電腦殺毒。

（三）規范和完善電子檔案信息安全

管理制度，加強對相關工作人員的道德素質教育單位內部應建立起完善的電子檔案制度，采取規范性電子檔案信息安全管理措施。加強對工作人員的道德素質教育，獎罰分明。