引論：我們?yōu)槟砹?3篇合同檔案管理規(guī)范范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益，另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。

調(diào)查顯示，由于種種原因，當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護(hù)措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實(shí)際的消極影響，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式，加強(qiáng)責(zé)任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點(diǎn)知識和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn)，加深大家對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識。

2.明確管理責(zé)任，嚴(yán)格依法歸檔

各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任，明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實(shí)依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。

一般來說，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責(zé)任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標(biāo)識性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求，不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，及時將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實(shí)做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負(fù)責(zé)，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實(shí)做好防蟲、防火、防水、防化學(xué)藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時交由相關(guān)法定部門進(jìn)行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。

以上是筆者對農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認(rèn)識及策略要點(diǎn)。筆者認(rèn)為檔案管理除了科學(xué)、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀(jì)行為要依法追究民事或刑事責(zé)任。

參考文獻(xiàn)：

[1]南京市檔案局.加強(qiáng)土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.

篇2

財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進(jìn)行管理，也沒有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴(yán)重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟(jì)活動信息都?xì)w集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業(yè)化

會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。

縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生。縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會計檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識，所以對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊(yùn)藏的信息的開發(fā)與使用。

2.會計檔案管理的規(guī)范化

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟(jì)信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟(jì)社會有極大地推動作用和促進(jìn)作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。

篇3

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟(jì)活動，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過合同檔案來細(xì)化和評判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購置和維護(hù)的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標(biāo)過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設(shè)備。

（三）潛在預(yù)備作用

當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購時，我們會依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動或買賣過程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動中的強(qiáng)勢主體，在合同訂立時具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險，長此以往可能會導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理

將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時

通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案

運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點(diǎn)問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。總之，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

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然而就是這樣的一家小供應(yīng)商，在2008年經(jīng)濟(jì)大蕭條形勢下，在本公司正遭遇市場淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時，向其當(dāng)?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘蟊竟局Ц度控浛詈瓦`約金的請求，其所在地法院隨即凍結(jié)了本公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經(jīng)地義，本公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對方態(tài)度十分強(qiáng)硬，堅持要求本公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬元及相關(guān)訴訟費(fèi)用等共計2.5萬元，并稱只有貨款和相關(guān)費(fèi)用共27萬元確認(rèn)收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。

公司財務(wù)部門按照公司合同慣例計算應(yīng)付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場官司。然而，在經(jīng)過律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當(dāng)庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還額外向?qū)Ψ街Ц读?萬元的違約金及相關(guān)費(fèi)用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說是輸?shù)膿p失慘重!到底是什么原因?qū)е碌哪?

總的歸納起來，主要有以下幾個要點(diǎn)：

1　在本公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續(xù)簽的經(jīng)濟(jì)合同。

2　XX公司在提供給其當(dāng)?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項(xiàng)”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬陰)違約責(zé)任賠償。”

3　XX公司在開庭日向法官當(dāng)庭提供了一份其在當(dāng)?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標(biāo)明其年借款利率12％。(彼時銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準(zhǔn)備了充足的法律證據(jù)，因此勝券在握。因?yàn)楦鶕?jù)本公司負(fù)責(zé)XX公司的業(yè)務(wù)人員講，本公司之所以沒有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因?yàn)樵谀瓿蹀k理合同續(xù)簽時，業(yè)務(wù)人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮Ψ缴w章回寄，但此后卻忘記了主動追回，導(dǎo)致未能拿到對方蓋章確認(rèn)的合同。業(yè)務(wù)人員確信，自己當(dāng)時寄出的合同原件的“其他約定事項(xiàng)”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應(yīng)業(yè)務(wù)不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項(xiàng)”，因?yàn)橛斜竟臼孪壬w好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地?zé)o需經(jīng)本公司確認(rèn)，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。

這場官司本公司輸了，輸在了合同管理的細(xì)節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐?

二、合同管理的風(fēng)險點(diǎn)

在現(xiàn)代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，從制度層面上講，大多數(shù)企業(yè)都建立了合同管理的相關(guān)制度，比如歸口管理和責(zé)任管理制度等，但是在實(shí)際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風(fēng)險。合同管理中常見的風(fēng)險點(diǎn)主要存在于以下幾個方面：

1　合同簽訂前的準(zhǔn)備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對方的資信審查，會導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重時甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產(chǎn)。或者雖然前期注意了資信審查，但在過程中對對方的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等缺乏持續(xù)關(guān)注，不能及時掌握對方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。

2　合同文本的審查不嚴(yán)格。一般說來，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因?yàn)楸酒髽I(yè)起草的文本，基本用語，條款，格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些。而用對方單位的文本，往往比較生疏，改動量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會導(dǎo)致簽訂不利于本企業(yè)的合同。

3　合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設(shè)計的范本來實(shí)施的，條款中有“其他約定事項(xiàng)”等項(xiàng)目，但是為了針對不同供應(yīng)商的不同需要，項(xiàng)目下的內(nèi)容一般不固定，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應(yīng)該在此欄注明“此項(xiàng)空白”或“無其他約定”等字樣，本公司正是忽略了這樣的細(xì)節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機(jī)可趁。另外如對出現(xiàn)糾紛時的仲裁機(jī)關(guān)所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導(dǎo)致風(fēng)險加大。

4　合同章管理不嚴(yán)格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導(dǎo)向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰先蓋章等，而在和供應(yīng)商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應(yīng)方是處于被動地位的。也就是說，供應(yīng)商在雙方談判的合同條件下，應(yīng)該先在合同上蓋章后再傳遞給購買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點(diǎn)的，即使是需要購買方先蓋章確認(rèn)，也應(yīng)該作為合同章管理中的一個特例來追索后續(xù)進(jìn)展，如果能做到這一點(diǎn)，損失也是可以避免的。

5　合同檔案管理不健全。上述案例出現(xiàn)時，在本公司未能找到尚在生效的經(jīng)濟(jì)合同，而對方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對合同檔案管理是一個多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過加強(qiáng)責(zé)任人追究制度予以解決，但是在實(shí)際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性分類來分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。

6　合同管理的法律意識不強(qiáng)，對應(yīng)當(dāng)重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過程中應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有進(jìn)行簽證確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時可能因無法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時訴諸法律，當(dāng)起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過了2年的訴訟時效。這些法律意識不強(qiáng)導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

三、合同管理中的風(fēng)險防范

為了更好的防范企業(yè)合同管理風(fēng)險，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟(jì)損失，結(jié)合上述合同管理風(fēng)險點(diǎn)，企業(yè)在合同管理中應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2　加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握了合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過公開考評和競爭招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，堅持把優(yōu)秀的人才放在這個崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場的實(shí)際，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)，加大智力投資。此外，建立起嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。對合同管理人員明確責(zé)、權(quán)、利，建立競爭機(jī)制，對合同管理人員建立起良性激勵機(jī)制。

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[中圖分類號]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02

1 建設(shè)工程檔案的重要性

建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準(zhǔn)備活動中的批文、巖土勘察、設(shè)計文本、施工圖、投投標(biāo)文件、施工合同；形成于建設(shè)活動中的工程竣工驗(yàn)收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗(yàn)收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實(shí)的文獻(xiàn)資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。

（1） 一個建設(shè)工程完工后必須要接受驗(yàn)收，而要檢驗(yàn)工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動中形成的真實(shí)檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學(xué)，經(jīng)受考驗(yàn)的，這也成為了工程質(zhì)量等級評價機(jī)制的一項(xiàng)評判指標(biāo)[1]。

（2） 工程施工過程中難免會出現(xiàn)一些問題，而當(dāng)問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查時，則必須從查看工程檔案開始，進(jìn)而提出正確的處理措施。

（3） 在工程竣工驗(yàn)收通過后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。

（4） 一個建設(shè)工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻(xiàn)價值，它還能成為其他同類工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準(zhǔn)的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的，它潛在的價值是不可估量的[2]。

（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學(xué)規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個城市擴(kuò)建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進(jìn)行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達(dá)成社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議

（1） 提高認(rèn)識，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門設(shè)置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關(guān)人員沒有認(rèn)真的工作態(tài)度，那么很多細(xì)微的環(huán)節(jié)會出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點(diǎn)一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓(xùn)工作。

（2） 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認(rèn)識到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責(zé)任，收集整理檔案材料的各個環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。

（3） 參照標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進(jìn)行立項(xiàng)，通過合法程序征地、對施工地進(jìn)行勘察測量，繪制圖表、設(shè)計施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗(yàn)的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)部根據(jù)實(shí)際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案進(jìn)行移交和驗(yàn)收等，規(guī)定詳細(xì)明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點(diǎn)，同時要發(fā)動思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進(jìn)行完善。

（4） 努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項(xiàng)目具有持續(xù)時間長、涵蓋面廣等特點(diǎn)，因而為了更好地進(jìn)行工程項(xiàng)目管理，確保工程項(xiàng)目能順利早日完成，作為工程項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，要在項(xiàng)目管理時重視工程檔案的管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項(xiàng)目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始到建設(shè)項(xiàng)目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。

（5） 提高效率，加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實(shí)現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進(jìn)的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把各個部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時間也可以獲得大量精華信息。

3 結(jié) 語

建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻(xiàn)。只有不斷地更新加強(qiáng)工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)現(xiàn)代化城市的建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

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1.電力企業(yè)合同管理工作中存在的若干主要問題

電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部眾所周知，電力企業(yè)從各自為戰(zhàn)走向區(qū)域并網(wǎng)，直至現(xiàn)在的國家電網(wǎng)運(yùn)營，實(shí)行真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理模式為時還不長，電力企業(yè)內(nèi)部合同管理的規(guī)范化建設(shè)剛剛起步。就筆者在電力企業(yè)法律顧問崗位上的工作實(shí)踐情況看，電力企業(yè)合同管理工作目前普遍存在的規(guī)范化問題主要有以下幾個方面：

1.1 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作機(jī)構(gòu)需進(jìn)一步健全

按照現(xiàn)行體制，電力企業(yè)內(nèi)部沒有專門設(shè)置合同管理工作機(jī)構(gòu)，配置的合同管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，日常合同管理與審核工作人員是由電力企業(yè)法律顧問兼任。從嚴(yán)格意義上而言，電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)有一個完善的合同管理工作機(jī)構(gòu)和一支較高業(yè)務(wù)水平的合同管理隊(duì)伍。

1.2 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作中的內(nèi)部會簽制度與工作流程效率低下

在電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部現(xiàn)行的合同會簽制度與工作流程中，在每一份合同的最終簽定之前，都要經(jīng)過電力企業(yè)內(nèi)部的承辦部門，財務(wù)部門、審計部門，其他相關(guān)部門、法律事務(wù)部門專職、辦公室、分管副局長、局長的簽章，按照這樣的會簽工作流程，一份合同會簽完畢至少一整天，快則三、五天，慢則不可預(yù)計。如果遇到某個部門負(fù)責(zé)人或局領(lǐng)導(dǎo)外出開會、出差、病事假等特殊情況，甚至幾個月還無法會簽完畢。在此產(chǎn)生一個規(guī)范與效率的極大矛盾。

1.3 電力企業(yè)合同規(guī)范性文本類型不全，適用文本嚴(yán)重欠缺

目前可供基層電力企業(yè)選用的電力企業(yè)系統(tǒng)合同文本有國家和地方電力行政部門制訂并強(qiáng)制適用的示范文本，還有國家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一合同文本。現(xiàn)有的電力企業(yè)合同文本，僅局限在電力企業(yè)主產(chǎn)品為核心的產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后相關(guān)的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)。而電力企業(yè)資產(chǎn)社會化服務(wù)經(jīng)營（如房地產(chǎn)租賃）、電力企業(yè)職工福利后勤保障供給（如勞保服務(wù)用品采購）等方面的示范性文本嚴(yán)重欠缺。此外，現(xiàn)有可供選用的強(qiáng)制適用示范文本中，存在很多不需要或不適用的條款，顯得過于繁瑣，不符合經(jīng)濟(jì)合同簡潔明確的表述要求。

1.4 電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號缺乏科學(xué)設(shè)計

就電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號實(shí)際做法而言，普遍存在各自為戰(zhàn)、自以為是的嚴(yán)重問題。既沒有對各類合同分類設(shè)定編碼，也沒有對合同設(shè)定系統(tǒng)編碼規(guī)則，這給電力企業(yè)的日常合同管理工作和檔案管理造成了極大的難度和混亂。

2.電力企業(yè)合同管理問題形成的基本原因分析

前述電力企業(yè)合同管理工作中客觀存在的若干主要問題，從總體上而言是電力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中無可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成這些問題有著主客觀方面的很多原因。筆者認(rèn)為前述電力企業(yè)合同管理工作中問題的形成基本原因?yàn)椋?/p>

2.1 電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識

長期以來，電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性認(rèn)識不足，僅僅作為電力企業(yè)內(nèi)部一般的日常事務(wù)來設(shè)計安排，沒有將合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的核心樞紐來科學(xué)設(shè)置專門的組織機(jī)構(gòu)，使得電力企業(yè)合同管理工作長期處于非規(guī)范狀態(tài)，就最新修訂頒布實(shí)施的《國家電網(wǎng)公司合同管理辦法》而言，也尚未將合同管理組織機(jī)構(gòu)與合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)提出專門要求，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)很難快速完成。

2.2 電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范性制度不健全

電力企業(yè)合同管理工作制度，長期來都處于探索與不斷修正與完善過程中，至今尚未形成專門的成熟的科學(xué)的電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)綱要，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)還得再繼續(xù)探索中前行。

2.3 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理專業(yè)力量嚴(yán)重不足

在電力企業(yè)內(nèi)部絕大部份職能科室都有一定量的合同承辦或會簽業(yè)務(wù)，但承辦合同起草、審核、會簽、登記管理的人員幾乎沒有合同管理專業(yè)人員配置，這是長期以來電力系統(tǒng)忽視合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的結(jié)果。沒有合同管理專業(yè)隊(duì)伍，合同管理規(guī)范化建設(shè)將成為紙上談兵。

2.4 電力企業(yè)系統(tǒng)“政企合一”的現(xiàn)行模式制約

在電力企業(yè)系統(tǒng)，名義上已經(jīng)列入國家電網(wǎng)公司的現(xiàn)代企業(yè)模式運(yùn)作，但實(shí)際上還處于行政管理電力企業(yè)。因而，電力企業(yè)內(nèi)部的合同管理僅僅作為行政管理的一項(xiàng)工具，而并非現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的手段。真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理，必須建立一個較為完善的合同管理機(jī)構(gòu)，將合同管理作為核心樞紐來建設(shè)。

3.電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對策措施

從我國電力企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)任務(wù)非常艱巨，不可能在短期內(nèi)完成。但是，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的要求和依法治企的發(fā)展必然，我們必須采取有效的對策措施，盡早盡快地推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)。筆者認(rèn)為，推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對策措施主要有：

3.1 加快制訂電力企業(yè)合同管理規(guī)范化各項(xiàng)制度

針對電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的內(nèi)在要求和依法治企的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然，加快制訂電力企業(yè)合同管理工作從組織機(jī)構(gòu)、專業(yè)人員配置、標(biāo)準(zhǔn)合同文本、會簽工作流程、合同分類編碼規(guī)則、合同檔案管理、合同信息傳遞與保密原則，至規(guī)范化工作機(jī)制與效率的關(guān)系協(xié)調(diào)方法各環(huán)節(jié)的具體制度，科學(xué)的制度是推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。

3.2 建立健全電力企業(yè)合同管理專門工作體系

從電力企業(yè)合同管理工作的實(shí)際出發(fā)，電力企業(yè)內(nèi)部的合同種類繁多，合同數(shù)量巨大，客觀要求建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，配足配好合同管理的專業(yè)專職人員，建立一支與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理、市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢、依法治企要求相適應(yīng)的電力企業(yè)合同管理工作專業(yè)隊(duì)伍。健全的工作體系是合同管理規(guī)范化建設(shè)的組織保證。

3.3 科學(xué)建立電力企業(yè)合同編碼規(guī)則

合同編碼規(guī)則是合同簽訂后有效管理和信息傳遞利用不可或缺的前提。合同編碼規(guī)則設(shè)計時，應(yīng)充分體現(xiàn)電力企業(yè)的區(qū)域、網(wǎng)級及合同的年份、類別、屬性、序位等因素，便于對電力企業(yè)合同的信息化處理。

篇7

1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒有開展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費(fèi)各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟(jì)活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟(jì)和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實(shí)施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項(xiàng)目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標(biāo)的物簽收、核驗(yàn)、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

篇8

國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)合同管理辦法中規(guī)定了合同承辦部門需要履行的管理職責(zé)，主要如下：組織合同項(xiàng)目談判；起草合同文本；負(fù)責(zé)合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)；辦理授權(quán)委托申請；監(jiān)督、組織合同履行；負(fù)責(zé)本單位合同統(tǒng)計，保管合同檔案；保管合同當(dāng)事人主體資格和資信證明文件；指定合同承辦人。

2科研物資合同管理特點(diǎn)

科研物資合同管理和普通的商務(wù)合同管理有著很大的區(qū)別，因?yàn)榭蒲形镔Y合同受到一些因素的制約，如科研生產(chǎn)的復(fù)雜性、保密性、不確定性、專業(yè)性和知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。科研物資合同的形式多種多樣，科研物資合同的管理必須規(guī)范才能防止合同風(fēng)險，降低電力企業(yè)的成本，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益。

3科研物資合同管理存在的問題

3.1對科研合同的風(fēng)險意識認(rèn)知薄弱

不少科研工作者缺乏對科研合同的法律風(fēng)險意識的認(rèn)知，這就導(dǎo)致了他們無法在現(xiàn)實(shí)化的法律風(fēng)險途徑中有效維護(hù)制定雙方的權(quán)利和義務(wù)。另外，對科研合同的風(fēng)險意識認(rèn)知薄弱在客觀上導(dǎo)致了自我利益保護(hù)的薄弱化。

3.2科研合同簽訂環(huán)節(jié)缺乏合同風(fēng)險意識

在科研合同簽訂之前，沒有對對方的經(jīng)營效益、研發(fā)能力、履約能力等情況進(jìn)行詳細(xì)地調(diào)查和了解，僅僅是為了爭取“合同”而簽合同，合同簽訂以后，在合同履行的過程中才發(fā)現(xiàn)對方并不具備完全履約的能力，這就導(dǎo)致了簽訂的合同半途而廢；合同簽訂的雙方都是依據(jù)簽訂的合同去取得權(quán)利并履行義務(wù)，有些合同簽約人并沒有透徹的理解合同中的定義和各個條款，這就導(dǎo)致了合同的簽訂并不標(biāo)準(zhǔn)，存在一些風(fēng)險；科研合同執(zhí)行周期一般較長，一些簽訂完畢的科研合同沒有被及時交到合同管理部門，這就導(dǎo)致了合同管理臺賬的建立不及時，合同管理部門無法動態(tài)跟蹤合同的執(zhí)行情況，因而無法有效地管理合同。

3.3科研合同在管理上存在紕漏

科研合同的風(fēng)險不僅存在于制定過程中，還存在于履約過程中。企業(yè)中對于科研合同的管理一般是傳統(tǒng)化方式管理，缺乏體系化的調(diào)控手段和監(jiān)管體制，因此科研合同的履約過程無法得到有效地管理和監(jiān)督，有些合同在簽署以后，后期的審查流程缺失，導(dǎo)致合同失去了執(zhí)行意義。企業(yè)科研合同在管理上的缺失會導(dǎo)致原本該追究的合同權(quán)利喪失了最佳的訴求時間，因而合同風(fēng)險無法及時得到解決，給企業(yè)的自身利益帶來了損害。

4科研物資合同管理規(guī)范

4.1加強(qiáng)、完善物資合同管理制度

一個合同的正式訂立，要經(jīng)過一系列過程，如資信調(diào)查、當(dāng)事人談判、合同文本起草、合同審核、合同簽署等。合同訂立以后，還涉及合同的履行過程，另外，由于各種條件的變化，還可能會涉及合同變更、合同解除、合同糾紛的處理等問題。合同既可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益，也可能會給企業(yè)帶來損失和麻煩。目前，市場經(jīng)濟(jì)中也發(fā)生過一些案例，有些企業(yè)因?yàn)楹贤芾聿灰?guī)范，簽訂的合同中存在一條或多條漏洞條款，給企業(yè)造成了巨大損失，甚至導(dǎo)致破產(chǎn)。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)科研合同規(guī)范化管理，高度防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，使當(dāng)事人的合法權(quán)益得到有效保障，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，這就要求企業(yè)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，建立和完善各種科研合同管理制度，保證合同管理的各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有法可依。

4.1.1供應(yīng)商管理制度

合同管理部門應(yīng)根據(jù)本單位對外簽訂合同的性質(zhì)，涉及的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，制定相應(yīng)層級的供應(yīng)商管理評審程序，另外，合同管理部門還要對招投標(biāo)相關(guān)單位的一些信息進(jìn)行全方位評價以及審核，如主體資格、資信財政狀況、履約能力等，盡量避免在招標(biāo)談判中忽略細(xì)節(jié)、核心內(nèi)容等問題，在完成供應(yīng)商信息審核的基礎(chǔ)上建立合格供應(yīng)商名單，以便進(jìn)行管理。

4.1.2合同會簽制度

合同會簽制度一定要規(guī)避越權(quán)簽署合同的情形，應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際情況，分類制定合同的會簽程序，對于重大的合同，由法定代表人進(jìn)行簽署，對于一般事務(wù)性合同或數(shù)額較小的合同，則可以由被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行簽署，另外，經(jīng)過指定部門簽字流轉(zhuǎn)后的合同才能生效。

4.1.3合同履約管理制度

合同的履約需要科學(xué)合理的物資供應(yīng)計劃，在合同的履約過程中，根據(jù)物資需求、供應(yīng)商生產(chǎn)情況等實(shí)際情況的變化，合理地調(diào)整物資供應(yīng)計劃，保證物資按期交貨；另外，為確保供應(yīng)商按照供應(yīng)計劃完成生產(chǎn)，合同管理部門應(yīng)該動態(tài)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況，并形成生產(chǎn)進(jìn)度報告，確保物資按期供應(yīng)；物資到貨以后，合同管理部門應(yīng)聯(lián)系物資需求部門，一起驗(yàn)收貨物，如果在驗(yàn)收的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，及時與供應(yīng)商聯(lián)系并協(xié)商解決；建立合同履約臺賬，及時跟蹤合同履約情況，監(jiān)督合同執(zhí)行過程。

4.1.4合同糾紛解決辦法

合同簽訂雙方對于因合同及合同有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生的爭議應(yīng)該本著誠實(shí)信用原則，通過友好協(xié)商進(jìn)行爭議的解決，經(jīng)過友好協(xié)商無法解決的爭議則提交至仲裁委員會進(jìn)行仲裁，或者向人民法院提訟。

4.1.5合同變更管理辦法

由于受到許多不可控因素的影響，一些物資合同在履行的過程中會出現(xiàn)變更。一是對于設(shè)備類物資，在物資的單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量和金額增加的情況下，如果合同金額的增加超過50萬，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；如果合同金額的增加小于50萬，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；二是對于材料物資，在物資單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量增加的情況下，如果合同簽訂增加的數(shù)量不超過原合同規(guī)定數(shù)量的15%，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；三是合同物資型號變更，這種情況需要重新納入物資采購計劃，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同。

4.1.6合同檔案管理制度

合同的檔案管理包括了合同文本歸檔、合同保管、合同登記和合同統(tǒng)計管理。在合同的執(zhí)行過程中，合同管理部門應(yīng)該及時對合同從簽訂到履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料進(jìn)行備案、歸檔。以便在合同糾紛出現(xiàn)的情況下盡快收集取證，進(jìn)而維護(hù)自身利益，減少經(jīng)濟(jì)損失。

4.2創(chuàng)建完善的物資合同管理體系

科研合同管理體系能夠?qū)崟r反映合同的進(jìn)展情況，能夠保證科研管理部門動態(tài)監(jiān)督合同的全過程，另外，信息化合同管理體系具有智能化和高效化等優(yōu)勢，節(jié)省了紙質(zhì)審批的人力物力資源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理體系中，合同在網(wǎng)上進(jìn)行立項(xiàng)并完成審批流程，縮短了科研項(xiàng)目計劃統(tǒng)計上報工作的時間，合同信息均集成在系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)主管和各審核人員能夠在系統(tǒng)中全面了解合同信息，一線部門可以在系統(tǒng)中動態(tài)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，提高了合同信息的準(zhǔn)確性、時效性和共享性，增強(qiáng)了監(jiān)控力度，另外，工作效率也大大提高了。實(shí)現(xiàn)合同管理與招投標(biāo)的同步，合同管理人員要積極參與招投標(biāo)過程，及時了解招投標(biāo)的情況，另外，合同管理人員要與招投標(biāo)負(fù)責(zé)人一起審查相關(guān)招標(biāo)文件并提出可行性建議，招投標(biāo)負(fù)責(zé)人根據(jù)建議對招投標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，減少、避免不規(guī)范、不合法的行為，使企業(yè)的利益得到保障。在招標(biāo)的全過程中，招標(biāo)負(fù)責(zé)人員應(yīng)積極配合合同管理人員，共享相關(guān)招標(biāo)文件，促進(jìn)招標(biāo)工作順利進(jìn)行，提高企業(yè)的效益。完善招投標(biāo)的制度體系，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立招投標(biāo)的制度體系，規(guī)范和約束招投標(biāo)過程，避免招投標(biāo)過程中出現(xiàn)不正當(dāng)競爭行為。明確招投標(biāo)的細(xì)節(jié)實(shí)施法則，推動招投標(biāo)工作的合理性、標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性和規(guī)范性，避免合同條款中存在字里行間的歧義從而引發(fā)其他問題造成經(jīng)濟(jì)損失。另外，應(yīng)建立有效的監(jiān)督管理機(jī)制并做好嚴(yán)格地審查工作，杜絕在招投標(biāo)的過程中出現(xiàn)惡意招投標(biāo)和評標(biāo)不公平等行為，使招投標(biāo)當(dāng)事人和企業(yè)的利益得到保障。完善合同管理的體系。應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的職能管理部門，對合同的過程進(jìn)行有效地監(jiān)督和管理，并對其他管理部門履行義務(wù)的情況進(jìn)行監(jiān)督，動態(tài)跟蹤合同的履約情況并進(jìn)行匯總。強(qiáng)化科研合同管理隊(duì)伍建設(shè)。科研人員法律意識的缺失導(dǎo)致了科研合同管理工作中存在風(fēng)險，因此要對科研合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，另外，還要做好對科研人員、行政管理人員的科研合同知識普及教育，使科研人員和管理人員的法律意識和合同管理意識得到提高，進(jìn)而自覺地依法辦事，保證科研合同管理工作順利進(jìn)行。

5結(jié)束語

只有科研合同管理規(guī)范化才能保證技術(shù)交易、成果轉(zhuǎn)化順利進(jìn)行，電力企業(yè)科研合同管理人員一定要對合同實(shí)行全過程管理與監(jiān)督，保證科研合同管理的規(guī)范化，促進(jìn)電力企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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篇9

根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等。上述每種檔案,還可具體細(xì)分。經(jīng)濟(jì)檔案是指主管和從事經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的有保存價值的文字、聲像等形式的歷史記錄。包括負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的行政管理機(jī)關(guān)、公司、企業(yè)等所產(chǎn)生的有關(guān)涉及經(jīng)濟(jì)的法律、法規(guī)、合同、業(yè)務(wù)活動文字、聲像、實(shí)物記錄材料等。經(jīng)濟(jì)檔案涉及面很廣,內(nèi)容紛繁復(fù)雜,具有載體多樣化、證據(jù)價值突出(合同檔案等)、具有較強(qiáng)機(jī)密性、業(yè)務(wù)檔案成套性等特點(diǎn)。

二、經(jīng)濟(jì)檔案管理中存在的問題

(一)管理者缺乏檔案意識

很多經(jīng)營者認(rèn)為建立經(jīng)濟(jì)檔案沒有實(shí)際用途,也有的認(rèn)為,賬目、技術(shù)與客戶都在心中裝著,沒有必要浪費(fèi)資金專門建立經(jīng)濟(jì)檔案。部分從管理層到員工層對檔案的概念認(rèn)識模糊,不懂得企業(yè)在經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的歷史記錄都是檔案,認(rèn)識不到經(jīng)濟(jì)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分,是企業(yè)掌握內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息資料,維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌,保證企業(yè)經(jīng)營決策科學(xué)性,促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步,推動企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)效益的一項(xiàng)重要工作。

(二)企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案管理缺乏相應(yīng)約束,管理分散,缺乏安全性

目前,管理中缺少統(tǒng)一的對經(jīng)濟(jì)檔案管理的機(jī)制和制度,有的分散在各個部門里,部門管理形式又多種多樣,不能形成部門間統(tǒng)一,有的形成案卷沒有目錄,有的形成電子文檔隨意存儲,有的公司進(jìn)行隨機(jī)管理,沒有指定人員管理,這具有很大的隨意性和自發(fā)性,缺乏相應(yīng)的約束。導(dǎo)致檔案材料殘缺不全,造成無法挽回的損失。因缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制,一旦出現(xiàn)人員“跳槽”,有的核心材料就會隨之泄露,會導(dǎo)致企業(yè)的獨(dú)有知識產(chǎn)權(quán)流失,造成無法彌補(bǔ)的損失,甚至危及企業(yè)的生存。

(三)我國目前檔案管理體制和運(yùn)作模式很難適應(yīng)經(jīng)濟(jì)檔案工作

我國目前檔案管理體制和運(yùn)作模式,突出表現(xiàn)在履行檔案行政管理職能和國家檔案資源建設(shè)中。而企業(yè)則注重企業(yè)檔案自身的實(shí)用價值及經(jīng)營、競爭的成本。這兩者目的是一致的,但在實(shí)際操作上很難達(dá)成一致,檔案部門的現(xiàn)有行政管理模式,很難適應(yīng)企業(yè)檔案工作的進(jìn)程。有的檔案行政管理部門片面地認(rèn)為,企業(yè)檔案屬于企業(yè)所有者的私人財產(chǎn),不受行政干預(yù),檔案部門無權(quán)、無精力過問,基層檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣多年來在計劃經(jīng)濟(jì)時期形成“靠紅頭文件”、“靠國有性質(zhì)的行政隸屬關(guān)系”開展工作,形成“條塊結(jié)合,齊抓共管”的檔案工作模式,對無主管上級、享受充分自的私營企業(yè),一時還很難適應(yīng)。忽視了對企業(yè)檔案工

作的調(diào)查研究和監(jiān)督指導(dǎo)工作。同時,企業(yè)主也認(rèn)為經(jīng)濟(jì)檔案屬于企業(yè)內(nèi)部信息,別人無權(quán)過問,造成了行政管理部門開展工作艱難,成效甚微。除少數(shù)發(fā)達(dá)地區(qū)之外,絕大部分的企業(yè)檔案工作基本上沒有開展起來。

(四)企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案管理人員專業(yè)知識薄弱,企業(yè)經(jīng)費(fèi)投入有限私營企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)知識缺乏。許多企業(yè)沒有配備專職檔案工作人員,兼職人員專業(yè)知識不足以承擔(dān)經(jīng)濟(jì)檔案管理,有的未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn),有的只接受過傳統(tǒng)的崗位培訓(xùn),缺乏經(jīng)濟(jì)和檔案管理專業(yè)知

識,更缺乏計算機(jī)、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運(yùn)用能力。檔案所需資金缺乏保障,由于大多數(shù)企業(yè)管理者的觀念都是舍不得在檔案管理建設(shè)上的投入,檔案室陳舊簡陋,沒有配備必要的設(shè)備,很難推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化進(jìn)程。

三、提高檔案管理水平的建議

(一)檔案行政管理部門應(yīng)依法加強(qiáng)管理企業(yè)由于其所有制形式?jīng)Q定,檔案所有者在某種程度上有著不受檔案行政管理部門行政干預(yù)的自,對企業(yè)檔案工作要依法進(jìn)行管理。市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì),為保證這種契約的公正和得到遵守,就需要有完備的法律規(guī)范來保障。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,單靠行政手段來抓企業(yè)檔案工作是不夠的,應(yīng)以法律法規(guī)保障,教育、經(jīng)濟(jì)、行政等各種手段相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。檔案行政管理部門必須加大對企業(yè)的檔案行政執(zhí)法力度,用法律手段幫助企業(yè)建立健全檔案工作,依法監(jiān)督私營企業(yè)的檔案工作,從實(shí)際出發(fā),切實(shí)做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必究。

(二)建立企業(yè)檔案咨詢、托管機(jī)構(gòu)將經(jīng)濟(jì)檔案管理業(yè)務(wù)從企業(yè)外包到專業(yè)的檔案承包單位,這些機(jī)構(gòu)由受過專業(yè)培訓(xùn)的人員組成,為企業(yè)提供社會化、專業(yè)化的經(jīng)濟(jì)檔案服務(wù),并且更具有保密性。經(jīng)營方式可為有償服務(wù),按照檔案的數(shù)量和管理工作的難易程度收費(fèi)。企業(yè)和托管機(jī)構(gòu)之間明確權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任,通過這種方式,私營企業(yè)可以不再設(shè)立專門的檔案機(jī)構(gòu)和專兼職人員,可以解決人員業(yè)務(wù)不熟和管理資金浪費(fèi)的問題。

(三)創(chuàng)新服務(wù)觀念

經(jīng)濟(jì)檔案能夠最直接的、最客觀、最真實(shí)地反映經(jīng)濟(jì)事業(yè)的發(fā)展歷史。由于受傳統(tǒng)體制制約,經(jīng)濟(jì)檔案工作長期服務(wù)于國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,具有一定的范圍局限性,使檔案部門一直處于工作較封閉、信息不完全流通、服務(wù)面狹小、方法傳統(tǒng)的狀態(tài)。在工作中形成被動的工作模式,間接地為一線工作服務(wù)的意識,沒有創(chuàng)新。建設(shè)經(jīng)濟(jì)檔案,應(yīng)該拓展服務(wù)新領(lǐng)域,以為經(jīng)濟(jì)檔案管理服務(wù)為切入點(diǎn),使檔案工作直接融入到市場,為企業(yè)發(fā)展把握當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn),推動經(jīng)濟(jì)檔案工作與時俱進(jìn),樹立超前服務(wù)意識。經(jīng)濟(jì)正在日益壯大,龐大的市場群體在經(jīng)濟(jì)商戰(zhàn)磨礪后,企業(yè)越來越看重檔案工作的重要性,以企業(yè)為主的經(jīng)濟(jì)檔案咨詢業(yè)務(wù)呈上升趨勢,足以說明私營企業(yè)在市場競爭、知識經(jīng)濟(jì)、經(jīng)濟(jì)全球化的背景下,對經(jīng)濟(jì)檔案的重要性認(rèn)識正在逐步提高。檔案部門應(yīng)將私營企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案建設(shè)作為工作重點(diǎn)之一,建立服務(wù)型體系,創(chuàng)新服務(wù)觀念,加強(qiáng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案的管理與服務(wù)。通過建立數(shù)字型檔案,構(gòu)建檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)通道,最終能使私營企業(yè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。建立市場咨詢檔案,開辟檔案信息服務(wù)空間,使企業(yè)在存檔的同時還能獲得一定的商業(yè)信息,也能達(dá)到宣傳檔案、擴(kuò)大檔案工作影響的目的。

(四)加強(qiáng)有針對性的培訓(xùn)

在企業(yè)中,往往是老板怎么說就怎么做,檔案管理人員與經(jīng)濟(jì)檔案工作沒有直接利害關(guān)系,也缺乏考核指標(biāo),對經(jīng)濟(jì)檔案業(yè)務(wù)不精,對檔案工作缺乏有效管理。根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn),實(shí)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)相結(jié)合的方法,切實(shí)為私營企業(yè)在檔案工作中遇到的問題進(jìn)行排解。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的建設(shè),對達(dá)到目標(biāo)管理考評的企業(yè),相關(guān)部門應(yīng)采取檔案目標(biāo)管理認(rèn)定,提高私營企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案管理水平,加強(qiáng)在規(guī)范化管理方面的培訓(xùn)。以提高私營企業(yè)管理者的檔案建設(shè)意識,提高企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)為重點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)。

四、結(jié)語

要依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對經(jīng)濟(jì)檔案工作的協(xié)調(diào)、服務(wù)和指導(dǎo)。對基礎(chǔ)工作扎實(shí)，達(dá)到目標(biāo)管理考評有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，檔案行政管理部門應(yīng)積極主動配合參加相應(yīng)等級的檔案目標(biāo)管理認(rèn)定，不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

篇10

Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention

中圖分類號：G47文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2011）17-0222-02

1當(dāng)前高校合同管理中存在的問題

1.1 合同管理機(jī)構(gòu)缺位在高校內(nèi)部設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu)是搞好合同管理工作的前提和基礎(chǔ)。在學(xué)校層面，應(yīng)設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu)對全校合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，學(xué)校所屬各部門或單位也應(yīng)設(shè)立專門崗位對本部門合同進(jìn)行統(tǒng)一管理。然而在現(xiàn)實(shí)中，合同管理機(jī)構(gòu)缺位導(dǎo)致合同簽訂和審批程序混亂無序，各部門各自為政、溝通不暢，學(xué)校對合同管理全過程缺乏統(tǒng)一監(jiān)控。[1]

1.2 合同訂立不盡規(guī)范

1.2.1 合同主體不適格高校作為獨(dú)立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)的事業(yè)單位法人，對外簽訂的各類合同都需以學(xué)校名義進(jìn)行，學(xué)校的法定代表人或者其授權(quán)的委托人是合同的法定簽約人。這就意味著，學(xué)校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)是沒有資格以自身名義對外簽訂合同的。[2]而現(xiàn)實(shí)中，高校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)以自身名義簽訂合同的現(xiàn)象非常普遍。在司法實(shí)踐中，這類合同即使未經(jīng)學(xué)校授權(quán)而簽訂，只要已經(jīng)履行，則往往被認(rèn)為實(shí)質(zhì)上已經(jīng)生效，由該合同所產(chǎn)生的種種后果也不可避免地由學(xué)校承擔(dān)。因此，高校須規(guī)范合同簽訂主體，消除隱患，避免和減少不必要的損失。

1.2.2 合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)高校對外簽訂的各類合同都應(yīng)嚴(yán)格依照民法通則、合同法等相關(guān)法律法規(guī)訂立，在體現(xiàn)合同雙方真實(shí)意思表示的基礎(chǔ)上，盡可能完備地對合同基本條款進(jìn)行約定。在實(shí)踐中，合同承辦部門在簽訂合同時往往忽視對違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，認(rèn)為違約、糾紛不可能發(fā)生，這類條款可有可無。而實(shí)際上，這類條款恰恰是不可或缺的，它可督促雙方積極履行合同義務(wù)，并提供處理合同糾紛的依據(jù)和方法。[3]此外，合同起草專業(yè)性較強(qiáng)，導(dǎo)致許多合同承辦部門不加修改地適用對方提供的合同版本，喪失主動權(quán)，不利于維護(hù)學(xué)校利益。

1.3 合同審核分工不明、流于表面合同審核是學(xué)校合同管理中不可缺少的步驟，也是學(xué)校法律風(fēng)險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而實(shí)踐中，學(xué)校合同審核工作往往分工不明，沒有做到層層審核把關(guān)，學(xué)校合同管理機(jī)構(gòu)、財務(wù)處、招投標(biāo)管理辦公室等相關(guān)部門并未形成統(tǒng)籌協(xié)作。同時，由于學(xué)校的合同管理人員大多是非專業(yè)出身，法律意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，致使合同審核流于表面，缺乏專業(yè)性。

1.4 合同履行監(jiān)控不到位合同履行是指合同生效以后，雙方當(dāng)事人按照合同約定履行合同權(quán)利義務(wù)，從而使合同目的得以實(shí)現(xiàn)的過程。然而在實(shí)踐中，合同承辦部門往往忽視這一環(huán)節(jié)，對合同履行中的許多關(guān)鍵問題重視不夠，把握不足。例如，在合同執(zhí)行過程中，有時因具體情況變化需對原合同進(jìn)行修改和變更，而這些變更項(xiàng)目往往只流于口頭層面，沒有以書面形式加以確定，這為合同后續(xù)履行、糾紛處理等埋下隱患。再如，學(xué)校往往沒有設(shè)立合同履行動態(tài)監(jiān)督機(jī)制，合同承辦部門執(zhí)行合同缺乏監(jiān)督控制措施，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，學(xué)校往往反應(yīng)不及，處于被動。

2加強(qiáng)高校合同管理的對策建議

2.1 完善合同管理制度建設(shè)完善合同管理制度為合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法治化進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)。第一，要依據(jù)《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，建立高校的合同管理辦法。合同管理辦法是高校內(nèi)部合同管理的基本準(zhǔn)則，對合同的立項(xiàng)、談判、起草、審核、簽署、備案、履行等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面部署、統(tǒng)一規(guī)定。第二，要建立合同管理辦法相關(guān)配套制度，對合同運(yùn)作全過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、合同法定代表人授權(quán)委托制度、合同審查會簽制度、合同專用章使用制度、合同檔案管理制度等等。[4]

2.2 構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機(jī)制構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機(jī)制，需要遵循以下幾個步驟

2.2.1 建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)體系學(xué)校合同管理應(yīng)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理，分工合作，加強(qiáng)監(jiān)督”的原則進(jìn)行，即合同管理各個環(huán)節(jié)均應(yīng)按程序辦理，規(guī)范流程、嚴(yán)格制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)。學(xué)校應(yīng)設(shè)立合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)，成員可由學(xué)校辦公室、紀(jì)檢、財務(wù)、審計、業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)人及法律事務(wù)室人員組成。法律事務(wù)室作為合同管理委員會的日常辦事機(jī)構(gòu)，歸口負(fù)責(zé)學(xué)校的合同管理工作。學(xué)校合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室應(yīng)在合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，各負(fù)其責(zé)，各盡其職，通力協(xié)作，開展合同管理工作。

2.2.2 建立全程性、動態(tài)化合同管理流程①做好合同簽署的準(zhǔn)備工作。合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)加大對合同相對方主體資格、資信情況的調(diào)查力度，將合同風(fēng)險防范關(guān)口前移，從源頭上規(guī)避法律風(fēng)險；合同承辦部門在簽訂各類合同前需申請《法定代表人授權(quán)委托書》，授權(quán)委托書須載明人姓名、事項(xiàng)、權(quán)限和期限，以此規(guī)范人的簽約行為；學(xué)校應(yīng)大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由專業(yè)法律人員制定，有效彌補(bǔ)了合同訂立人員法律水平參差不齊的狀況，使合同條款更加專業(yè)、準(zhǔn)確、全面、嚴(yán)謹(jǐn)。②完善合同申報、審核、簽署相關(guān)流程。在申報環(huán)節(jié)，學(xué)校可根據(jù)自身實(shí)際情況，按照合同金額對申報所需材料進(jìn)行分類規(guī)定，對于小額合同，可采用簡單的申報程序，對于大額或重要的合同，可以要求合同承辦部門提供包括合同相對方資質(zhì)資格文件、招投標(biāo)文件等在內(nèi)的詳盡材料，學(xué)校進(jìn)一步審查或復(fù)核；在審核環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同審查會簽制度，加大合同審核力度，由合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室按照各自職責(zé)對合同的專業(yè)技術(shù)問題、法律問題、資金使用問題進(jìn)行全面審核把關(guān)，合同中如涉及重大事項(xiàng)、不確定或有爭議的事項(xiàng)，應(yīng)提請合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行討論；在簽署環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范合同專用章的使用，對于學(xué)校對外簽訂的各類合同，任何不具有法人資格的部門或單位都不能僅僅加蓋本部門行政章，而必須加蓋學(xué)校統(tǒng)一的合同專用章。③對合同履行進(jìn)行動態(tài)、全程監(jiān)控，切實(shí)執(zhí)行合同履行跟蹤制度。[6]合同承辦部門須按合同約定，遵守誠實(shí)信用原則，全面履行規(guī)定的義務(wù)。在合同履行過程中，合同承辦部門及其他合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對履行的動態(tài)監(jiān)督，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行動態(tài)跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對履行過程中發(fā)生的合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時報告，法律事務(wù)室根據(jù)需要同專業(yè)律師研究案情、搜集證據(jù)、分清法律責(zé)任，并提出解決方案。④完善合同檔案管理工作。合同簽署后，合同承辦部門應(yīng)將合同資料及時歸檔，妥善保管合同正本、副本、談判記錄、往來函件、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，建立信息化合同管理系統(tǒng)。

2.2.3 加大法制宣傳及人員培訓(xùn)力度合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)積極開展合同法律知識的宣傳教育活動，通過培訓(xùn)會、座談會、經(jīng)驗(yàn)交流會等多種形式，向?qū)W校各部門或單位普及《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，對合同管理人員的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)合同管理人員的法制觀念和風(fēng)險意識，提高合同管理水平。

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篇11

1、1項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目是指在一定資源（投資、材料、施工機(jī)械等）約束下，為實(shí)現(xiàn)特定目的而進(jìn)行的一次性任務(wù)，它具有整體性、一次性、目標(biāo)性、生命期屬性、資源約束性、漸進(jìn)明細(xì)性等特征。

項(xiàng)目管理與項(xiàng)目的概念相對應(yīng)，是在一個確定的時間范圍內(nèi)，為了完成一個既定的目標(biāo)，通過特殊形式的臨時性組織運(yùn)行機(jī)制和有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。

1、 2業(yè)主在合同管理中的作用

我國的高速公路建設(shè)市場，正在全面推行“項(xiàng)目法人責(zé)任制”、“招標(biāo)投標(biāo)制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”，按照市場經(jīng)濟(jì)原則和現(xiàn)代化企業(yè)制度進(jìn)行工程管理。作為投資主體的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主，既是資金的持有者又是建設(shè)項(xiàng)目的所有者，按照項(xiàng)目法人責(zé)任制原則、不僅要對項(xiàng)目建設(shè)的過程負(fù)責(zé)，還要對項(xiàng)目建設(shè)的成敗和項(xiàng)目運(yùn)行的好壞發(fā)展；既要負(fù)責(zé)籌措項(xiàng)目的建設(shè)資金，還要對建設(shè)過程、生產(chǎn)經(jīng)營及還款付息，直至發(fā)揮投資效益承擔(dān)責(zé)任。俗話說，一個事業(yè)的好的開始是成功的一半，項(xiàng)目建設(shè)的成敗在很大程度上影響著工程投入運(yùn)營后效益的好壞。項(xiàng)目采用招投標(biāo)選擇承包單位，用經(jīng)濟(jì)合同約束雙方的實(shí)施行為，聘用可靠的監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)合同履行過程中的監(jiān)督、管理、協(xié)調(diào)工作，這些都是建設(shè)過程中有效的保證措施。

1、 3業(yè)主合同管理的任務(wù)

業(yè)主必須依法確定與承包商這間的經(jīng)濟(jì)權(quán)利和經(jīng)濟(jì)義務(wù)關(guān)系，并通過簽訂工程建設(shè)合同的形式將這種關(guān)系進(jìn)一步的確立。有關(guān)法律、法規(guī)是簽訂合同的重要依據(jù)和保障，嚴(yán)格履行與科學(xué)管理工程建設(shè)合同，是業(yè)主控制工程投資、確保工程質(zhì)量的重要手續(xù)。業(yè)主對于合同管理的另一項(xiàng)任務(wù)就是通過加強(qiáng)合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設(shè)當(dāng)事人實(shí)施合同管理的法定依據(jù)。這就要求甲乙雙方在簽訂有關(guān)合同時，應(yīng)該就合同條款內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真研究、推敲，力求條款內(nèi)容完善、詞句嚴(yán)密、簽訂合同程序合法，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。合同上認(rèn)真地按照有效合同履行其職責(zé)，達(dá)到預(yù)防和減少合同糾紛的目的。

2、實(shí)施高速公路建設(shè)業(yè)主方合同管理體系的意義

2、1高速公路合同管理規(guī)范全面性的要求，現(xiàn)階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項(xiàng)目前期管理與施工合同管理聯(lián)系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。

2、2嚴(yán)格加強(qiáng)合同管理，以合同作為以確參與方權(quán)利和義務(wù)，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強(qiáng)投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設(shè)參與方素質(zhì)，增加各方競爭力的需要。

3、現(xiàn)階段業(yè)主合同管理系統(tǒng)建立的必要性分析

3、1規(guī)范的合同管理的需要：業(yè)主專業(yè)人員需要對招標(biāo)合同相關(guān)條例的審核：建立專門系統(tǒng)的合同管理班子，如合同的簽訂嚴(yán)謹(jǐn)性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業(yè)主陷入被動境地，甚至給項(xiàng)目造成很大的損失。

3、2現(xiàn)階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數(shù)量的管理人員按照合同的條款對項(xiàng)目履行情況進(jìn)行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業(yè)主直到出現(xiàn)問題才發(fā)現(xiàn)原來合同早有上述規(guī)定，工程的損失卻無法彌補(bǔ)。

3、3業(yè)主合同管理職責(zé)落實(shí)到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關(guān)系必須調(diào)整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。

3、4業(yè)主對合同管理全面控制，動態(tài)管理的要求，對于實(shí)際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發(fā)展的情況，這就需要業(yè)主合同管理人員具備全面控制，動態(tài)管理的意識，全面的對合同進(jìn)行管理，包括業(yè)主與中標(biāo)人簽約后合同管理人員根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況的變化就項(xiàng)目出現(xiàn)的新情況對原合同條款進(jìn)行補(bǔ)充與修正以適應(yīng)新情況。

4、合同管理體系建立的內(nèi)容分析

根據(jù)高速公路項(xiàng)目管理的實(shí)踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點(diǎn)：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設(shè)計合同體系，選擇合同條件，準(zhǔn)備合同草本。（2）組織招標(biāo)文件的編制，組織招標(biāo)，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執(zhí)行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預(yù)算進(jìn)行控制對各種合同條件和技術(shù)要求變化引起的爭議進(jìn)行商務(wù)處理。（6）分析和處理索賠，預(yù)見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統(tǒng)，負(fù)責(zé)合同信息處理和檔案管理。

5、合同管理需要先進(jìn)的合同信息系統(tǒng)

為加強(qiáng)和規(guī)范高速公路工程項(xiàng)目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準(zhǔn)確、動態(tài)的掌握工程各階段進(jìn)度和投資狀況，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的標(biāo)書管理、合同管理、變更管理、計量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實(shí)現(xiàn)標(biāo)書生成、設(shè)計變更、計量支付、投資分析數(shù)據(jù)的計算機(jī)處理并在網(wǎng)上共享，提高工程管理水平和工作效率。

5、 1規(guī)范清單及變更管理：該系統(tǒng)可為用戶提供了動態(tài)化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業(yè)主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實(shí)際情況。對中標(biāo)清單“暫定金額”計算進(jìn)行了改進(jìn)，可設(shè)定不參與計算暫定金額的清單項(xiàng)目，并可對暫定金額比例進(jìn)行調(diào)整，同時，用戶可以在清單項(xiàng)目選擇的時候方便地選取需要加入的項(xiàng)目。在變更管理中實(shí)現(xiàn)了一般、重大變更均可做數(shù)量、單價、新增合同項(xiàng)目變更。

5、 2加強(qiáng)計量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計量支付業(yè)務(wù)不規(guī)范，給業(yè)主計量支付帶來很大困難，包括報表格式不統(tǒng)一、監(jiān)理審批過程繁瑣、業(yè)主監(jiān)控手段不完善等。在系統(tǒng)中，清單項(xiàng)目計量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現(xiàn)清單中沒有的項(xiàng)目的暫計量功能（指已按照變更通知要求做，但設(shè)計變更手續(xù)未批復(fù)的項(xiàng)目，按暫定單價和數(shù)量計量）；暫定金額中列支項(xiàng)目：補(bǔ)貼、材差、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，僅在計量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預(yù)付項(xiàng)目中的動員預(yù)付款與材料設(shè)備預(yù)付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當(dāng)金額達(dá)到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計量項(xiàng)目準(zhǔn)確性和及時性，使歷史數(shù)據(jù)的查詢變得快速、有效，同時，利用系統(tǒng)適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當(dāng)計量數(shù)據(jù)大于合同數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動報警，及時發(fā)現(xiàn)工程計量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計量支付更有效準(zhǔn)確。

篇12

司法機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)存在的問題

檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，作為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，是加快檔案工作融入信息社會步伐、推動檔案部門向多元化服務(wù)型角色轉(zhuǎn)變、適應(yīng)新時期社會和公眾需要的重要舉措。近年來，司法檔案的建設(shè)取得了一定的成果，門類比較齊全、結(jié)構(gòu)逐步合理、管理日益科學(xué)、裝備日趨精良、能有效為司法工作提供服務(wù)的檔案資源體系基本形成。但是，與國家檔案發(fā)展規(guī)劃相比，與國內(nèi)先進(jìn)城市檔案水平相比，與司法工作和社會民眾要求相比，仍存在一些深層次的問題和矛盾。具體表現(xiàn)在：

1、從宏觀分析，檔案建設(shè)缺乏全局性戰(zhàn)略規(guī)劃

一方面，由于目前國家尚無全國統(tǒng)一、具體的檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致全國各地區(qū)、各級司法機(jī)關(guān)在檔案資源體系建設(shè)中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，形成了“以我為主，自成體系”的建設(shè)機(jī)制。另一方面，國內(nèi)學(xué)術(shù)和實(shí)務(wù)界對于檔案資源建設(shè)理論的研究欠缺，傾向于通過管理系統(tǒng)和計算機(jī)應(yīng)用提高檔案管理工作，而忽視了檔案信息資源的整合、利用、共享和安全保障。基于對檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)內(nèi)容的理解差異，司法機(jī)關(guān)在體系核心、建設(shè)策略、建設(shè)原則、體系結(jié)構(gòu)等方面分化嚴(yán)重，“重硬輕軟”、“重信息輕實(shí)體”、“重系統(tǒng)輕信息資源”成為許多司法機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀寫照，盲目投資，重復(fù)建設(shè)比比皆是，甚至破壞了檔案的完整性。

2、從管理分析，司法檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境

標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境包括兩個方面：一是法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容具有強(qiáng)制性，反映不同類別、不同業(yè)務(wù)流程下檔案在各環(huán)節(jié)工作的流程和規(guī)定。如法院系統(tǒng)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》，檢察院系統(tǒng)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》等。二是信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)共享與交換的關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)樣式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等。以上標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一與規(guī)范，是加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，是確保檔案資源系統(tǒng)建設(shè)根基牢固的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫流通的關(guān)鍵。由于司法機(jī)關(guān)檔案部門組織結(jié)構(gòu)均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，司法機(jī)關(guān)的專業(yè)檔案館(室)分別遵循最高法、最高檢的檔案規(guī)定，開展檔案的收集、整理、利用等工作，難以形成統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境，制約了司法檔案資源跨地區(qū)、跨部門、跨門類的利用和共享。

3、從內(nèi)部狀況分析，司法檔案資源體系建設(shè)面臨著諸多制約因素

一是檔案缺位失位現(xiàn)象。個別檔案部門沒有樹立“大檔案”意識，不能突破從檔案保管者向多元化服務(wù)者角色轉(zhuǎn)變，缺乏檔案工作可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，檔案缺位失位現(xiàn)象普遍存在。二是受傳統(tǒng)檔案管理模式、館庫建設(shè)和人員綜合素質(zhì)等因素限制，司法機(jī)關(guān)弱化了對聲像、實(shí)體和特色檔案等檔案材料的接收，導(dǎo)致室藏檔案門類單一，普遍“車少貨缺”。三是“條塊分割”的弊端尚未革除。司法檔案均以各自形成單位利益為重，只注重本單位的檔案工作，“直筒式”的檔案管理系統(tǒng)居多，分散保管限制了檔案的整合。

建立司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的思考

1、“一體化"檔案資源體系的基礎(chǔ)分析

從政策方針看，國家檔案局局長楊冬權(quán)在2009年全國檔案工作會議上明確提出要從3個方面對檔案實(shí)體或檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合：“整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合統(tǒng)一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源。”在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中明確：“實(shí)現(xiàn)‘大檔案’建設(shè)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系成為‘十二五’期間的檔案戰(zhàn)略發(fā)展的主要任務(wù)。”司法機(jī)關(guān)的檔案改革趨勢勢必要跟上國家信息化建設(shè)步伐。

從理論研究看，“大檔案”資源體系建設(shè)一直以來是檔案實(shí)務(wù)和理論學(xué)術(shù)研究的熱點(diǎn)課題。2004年丁培良在《淺析集聚“大檔案”》一文已經(jīng)對“大檔案”進(jìn)行，了深入的思考，也即“一體化”檔案資源建設(shè)的理論雛形。2005年，安徽和縣進(jìn)行了檔案資源整合試點(diǎn)，引發(fā)了波及全國的縣級檔案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作為先行先試的改革試驗(yàn)田，在檔案資源建設(shè)方面取得突出的成績?yōu)椤按髾n案”理論奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。

從工作實(shí)踐來看，司法檔案在形成、內(nèi)容、利用、整理等方面存在特殊性，司法機(jī)關(guān)之間基于案件辦理所形成的司法檔案聯(lián)系相當(dāng)緊密，互為參考，互為補(bǔ)充。

2、建立司法檔案“一體化”檔案資源體系的客觀原因

一是管理體制的創(chuàng)新。體制的創(chuàng)新將促成各管理機(jī)構(gòu)形成工作合力，尋求工作上的支持和默契。積極探索建立區(qū)域性有效調(diào)控機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)力度，推動資源建設(shè)全面發(fā)展。同時，體制改革能增進(jìn)管理者之間的學(xué)習(xí)交流，拓寬業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道和范圍，加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。

二是有利于建立多樣化資源整合模式。“一體化”檔案資源體系能夠把實(shí)體整合和信息整合相結(jié)合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，針對各專業(yè)檔案的國標(biāo)要求，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理，最大限度保證檔案的歸檔率、完整性和安全性。

三是有利于資源共享，深化服務(wù)職

能。實(shí)現(xiàn)“多檔合一”，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式所形成的管理壁壘，通過建立功能強(qiáng)大、海量的數(shù)據(jù)庫和安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門、跨門類的檔案資源共享，從而使社會、機(jī)關(guān)和用戶成為真正受益者，實(shí)現(xiàn)檔案資源查詢、利用的一站式服務(wù)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的整體效益。

四是有利于減少建設(shè)成本和運(yùn)行維護(hù)支出。體系的建設(shè)將遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，穩(wěn)步推進(jìn)、注重實(shí)效的原則，有效避免多頭建設(shè)、多頭投資，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的合理規(guī)劃和配置，從而節(jié)約財政開支和日常維護(hù)費(fèi)用。同時，體系的建設(shè)所籌集的專項(xiàng)資金也解決了各機(jī)關(guān)資金緊張的難題。

3、司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的建設(shè)構(gòu)想

建設(shè)“一體化”檔案資源體系意味著要打破長期形成的檔案管理體制，改變多年來的傳統(tǒng)管理模式，面對體制的改革、資源的整合、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立、共享渠道的監(jiān)控等難題，任重道遠(yuǎn)，卻意義非凡。

在組織管理架構(gòu)上，各級檔案館，尤其是市級以上檔案主管部門，應(yīng)該充分履行檔案統(tǒng)管和指導(dǎo)職能，將司法機(jī)關(guān)納入體系建設(shè)推進(jìn)小組，憑借自身檔案專業(yè)和資源優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)，分類指導(dǎo)，分層推進(jìn)，分階段實(shí)施，做大、做強(qiáng)、做活檔案館。

在整合內(nèi)容和管理模式上，一是對分散在各單位的司法檔案進(jìn)行實(shí)體整合或信息虛擬整合。經(jīng)濟(jì)和館庫條件較好的地區(qū)可以將實(shí)體移交進(jìn)館實(shí)現(xiàn)集中管理，館庫條件緊張的地區(qū)則依托檔案資源數(shù)字信息匯集到檔案館系統(tǒng)進(jìn)行虛擬整合。二是實(shí)現(xiàn)檔案信息整合。在統(tǒng)一檔案信息著錄、數(shù)字化處理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)不同單位、檔案的信息整合，建立區(qū)域性檔案目錄中心或共享平臺。

在標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境上，國家檔案行政管理部門應(yīng)盡快出臺系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案工作者有章可循，各地檔案主管部門也應(yīng)該結(jié)合司法機(jī)關(guān)特點(diǎn)，制定規(guī)范性的實(shí)施細(xì)則和管理規(guī)范。此外，還應(yīng)該建立科學(xué)的績效考核機(jī)制，確保檔案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

在人才培養(yǎng)上，各級檔案主管部門和司法機(jī)關(guān)要善于總結(jié)和工作創(chuàng)新，要支持、鼓勵和促進(jìn)學(xué)者和檔案工作者對檔案資源體系進(jìn)行研究，加強(qiáng)校地合作，提高業(yè)務(wù)水平，實(shí)施檔案資源建設(shè)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使復(fù)合型檔案人才成為建設(shè)的中堅力量。

參考文獻(xiàn)：

1、丁培良，《淺析集聚“大檔案”》，中國檔案，2004，06

2、魏勤政，《大檔案熱的冷思考》，檔案管理，2006，02

篇13

民生檔案是指機(jī)關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、教育、醫(yī)療、食品安全、社會管理等民生領(lǐng)域中形成的檔案。它是建立解決民生問題長效機(jī)制的重要基礎(chǔ)；是維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的現(xiàn)實(shí)需要；是檔案部門服務(wù)大局的重要途徑。加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)，努力使全體人民學(xué)有所教、勞有所得、病有所養(yǎng)、住有所居，推動建設(shè)和諧社會，是我國改革發(fā)展關(guān)鍵階段社會建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容和戰(zhàn)略目標(biāo)，也是檔案工作服務(wù)黨和國家工作大局的前進(jìn)方向。作者結(jié)合多年檔案基層工作經(jīng)驗(yàn)，就如何構(gòu)建民生檔案工作聯(lián)動機(jī)制，更好地共享資源，服務(wù)和諧社會，談一些想法：

1 當(dāng)前民生檔案管理工作中存在的問題

1.1 對民生檔案重視不夠

有的單位檔案人員變動頻繁，管理設(shè)備和經(jīng)費(fèi)不到位，有的鎮(zhèn)、街和部門沒有專門的檔案室。特別是村、社區(qū)和企業(yè)基層單位的檔案管理薄弱，該歸檔的檔案沒有及時歸檔，檔案隨意保存的情況時有發(fā)生。

1.2 民生檔案管理政出多門各自為陣，沒有統(tǒng)一的管理體系

我市不同種類的民生檔案分別歸屬不同的部門管理，形成多頭管理問題，造成檔案行政管理資源分散、利用效率不高、信息溝通困難；部門之間協(xié)作配合差、管理規(guī)范不一致、管理方法不科學(xué)，查全一個人的民生檔案往往要跑多個部門。

1.3 民生檔案數(shù)量大、種類繁多、管理難度很大

我市民生問題涉及眾多領(lǐng)域和各個社會階層，形成的檔案數(shù)量大，種類五花八門，時間跨度很長，造成管理不到位，民生檔案資源存在散失和毀損風(fēng)險。僅社保檔案就分為業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、財物檔案、個體工商戶參保檔案、部分破產(chǎn)、解體企業(yè)退休（職）人員檔案、個體工商戶參保人員退休檔案等六大類；還有各類人事人才檔案、物權(quán)產(chǎn)權(quán)檔案、教育教學(xué)檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、婚姻狀況檔案、收入情況檔案等。隨著民生事業(yè)的深入推進(jìn)、民生領(lǐng)域改革不斷深化、民生檔案的覆蓋面也不斷擴(kuò)大，民生檔案的庫存量每年以20%的速度增加，對民生檔案的管理難度越來越大。

1.4 管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不健全

社保檔案執(zhí)行的是《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，部分條款已不適應(yīng)工作需要，醫(yī)保檔案和民營企、事業(yè)機(jī)構(gòu)則沒有規(guī)范的檔案管理辦法，造成檔案管理混亂，查閱不便。

2 構(gòu)建民生檔案聯(lián)動機(jī)制的對策

2.1 加強(qiáng)調(diào)研，協(xié)調(diào)涉民單位建立民生檔案工作聯(lián)動機(jī)制

針對檔案形成特點(diǎn)、管理現(xiàn)狀、利用服務(wù)情況，檔案部門應(yīng)制訂詳細(xì)可行的實(shí)施方案。一是系統(tǒng)性地開展民生檔案工作調(diào)研活動，將調(diào)研結(jié)果總結(jié)、探討，提出意見建議，及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。二是切實(shí)貫徹落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》等相關(guān)民生檔案發(fā)展的文件精神，組織召開涉民單位民生檔案工作協(xié)調(diào)會和民生檔案工作現(xiàn)場會，協(xié)調(diào)各涉民單位，構(gòu)建共建、共享民生檔案工作聯(lián)動機(jī)制。三是宣傳推廣典型經(jīng)驗(yàn)，全面促進(jìn)民生檔案工作的開展。

2.2 加強(qiáng)指導(dǎo)，多個領(lǐng)域發(fā)展民生檔案工作

各級檔案部門和廣大檔案工作者要立足實(shí)際，開拓創(chuàng)新，扎實(shí)工作，協(xié)調(diào)配合，在多個領(lǐng)域發(fā)展民生檔案工作。

（1）要積極開展新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，在農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)方面要有新突破。在鞏固農(nóng)村建檔率的基礎(chǔ)上，圍繞村莊規(guī)劃、農(nóng)村養(yǎng)老保險、宅基地劃分、村級財務(wù)、計劃生育等熱點(diǎn)工作，開展檔案的收集、整理和保存。選擇條件好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）開展“示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)”、“示范村居”試點(diǎn)工作，組織召開“新農(nóng)村建設(shè)檔案工作現(xiàn)場會”，總結(jié)推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（2）要大力推進(jìn)社區(qū)建檔工作，努力提高基層和群眾服務(wù)水平。拓展社區(qū)建檔內(nèi)容，把民生檔案工作作為社區(qū)建檔方向，建立低保人群檔案、殘疾人檔案、優(yōu)撫對象檔案、貧困戶援助檔案等社保檔案，健全低保戶廉租房檔案和拆遷安置檔案，完善社會醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、殘疾人救助、孤困兒童等民生檔案。例如，為使全部社區(qū)加強(qiáng)建檔，曲阜市檔案局深入社區(qū)，積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 與市民政局聯(lián)合制發(fā)了《曲阜市社區(qū)檔案管理辦法》，編輯出版《社區(qū)檔案工作操作手冊》。

（3）要廣泛開展“檔案進(jìn)家庭”活動，使家庭和民生服務(wù)有新亮點(diǎn)。可以與市機(jī)關(guān)工委、文明辦等單位共同組織開展以“建家庭檔案，促社會和諧”為主題的“檔案進(jìn)家庭”活動；對有建檔需求的家庭開展義務(wù)指導(dǎo)和無償幫助，使之建立起具有一定規(guī)模的家庭檔案，從而成為全市的家庭檔案示范戶。

（4）要重點(diǎn)抓好社會保險檔案，使完善社會保障體系服務(wù)有新成效。積極聯(lián)系保險企業(yè)，促進(jìn)保險檔案升級達(dá)標(biāo)規(guī)范化；聯(lián)合房產(chǎn)交易中心、住房公積金管理處、婚姻登記處等多個單位建立起規(guī)范的房屋確權(quán)檔案、住房公積金檔案等，提高工作的規(guī)范化水平，拓寬了民生檔案工作領(lǐng)域。從而形成各部門共建共享民生檔案的聯(lián)動機(jī)制，使民生檔案工作規(guī)范化水平全面提高。

2.3 整合資源，完善服務(wù)，發(fā)揮民生檔案利用價值

（1）大力豐富館藏。重點(diǎn)接收涉及民生的檔案進(jìn)館，不便于進(jìn)館的通過目錄共享等多種聯(lián)動機(jī)制，建立完善包括土地延包檔案、社保檔案、醫(yī)保檔案、合作醫(yī)療檔案、養(yǎng)老保險檔案、房屋拆遷檔案、檔案、環(huán)保檔案、用工合同檔案、衛(wèi)生防疫檔案、疾控檔案等服務(wù)體系。針對部分企業(yè)改制過程中檔案流失的現(xiàn)象，可采取與改制企業(yè)簽訂《改制企業(yè)檔案移交進(jìn)館責(zé)任書》，積極爭取市經(jīng)貿(mào)局支持的方法，將檔案移交工作納入企業(yè)破產(chǎn)程序，保證檔案移交與企業(yè)破產(chǎn)同步進(jìn)行。發(fā)揮破產(chǎn)企業(yè)檔案在開展就業(yè)培訓(xùn)、辦理職工保險、促進(jìn)社會穩(wěn)定等方面的重要作用。

（2）完善民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立包括婚姻檔案、知青檔案、公證檔案、勞模檔案等內(nèi)容的民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并對部分重要檔案進(jìn)行全文掃描。

（3）加強(qiáng)民生檔案開放鑒定。優(yōu)先對館藏民生檔案進(jìn)行開放鑒定，編制出開放目錄。按照《政府信息公開條例》的要求，建立政府信息公開查詢服務(wù)中心，開展政務(wù)信息公開服務(wù)工作，直接為群眾提供服務(wù)。

2.4 齊心協(xié)力，常抓不懈，建立健全民生檔案工作長效機(jī)制

結(jié)合民生檔案工作實(shí)際，可持續(xù)做好以下五個方面的工作。

（1）建立經(jīng)常性的涉民單位檔案工作協(xié)調(diào)會議制度。與各民生檔案管理部門建立起經(jīng)常性、互動式的協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開民生檔案聯(lián)席會，交流民生檔案工作情況，協(xié)調(diào)工作關(guān)系，統(tǒng)一部署工作任務(wù)，保持民生檔案工作同步發(fā)展、平衡發(fā)展。

（2）制定一個具體的民生檔案工作時間表，有計劃、按步驟地開展民生檔案收集整理工作，確保涉民單位不空檔、民生檔案門類不缺項(xiàng)、民生檔案資源不流失。

（3）推行民生檔案工作包保責(zé)任制，將涉民單位進(jìn)行分解劃塊，責(zé)任到科室，并將民生檔案納入檔案年檢范圍，每年開展一次交叉檢查活動，確保責(zé)任落實(shí)到位。

（4）建立方便群眾利用的民生檔案查閱場所。設(shè)置民生檔案查閱場所，并配備便民設(shè)施、設(shè)備；深化“文檔服務(wù)中心”的作用，堅持服務(wù)群眾的優(yōu)良傳統(tǒng)，簡化利用手續(xù)，公布服務(wù)承諾，對弱勢人群利用檔案給以照顧，使服務(wù)凸顯人文關(guān)懷。

（5）全面提高民生檔案工作規(guī)范化水平，建立共建共享民生檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)民生檔案的數(shù)字化和管理現(xiàn)代化。

【參考文獻(xiàn)】