引論：我們?yōu)槟砹?3篇財(cái)務(wù)檔案的管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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信托財(cái)務(wù)檔案主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他需要保存的會(huì)計(jì)核算資料。可以說(shuō)信托財(cái)務(wù)檔案管理的這些內(nèi)容與固有業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)檔案大體相同，但它的管理方式因?yàn)椤皢为?dú)記賬、單獨(dú)管理”，以及不同的信托品種在期限上、業(yè)務(wù)核算規(guī)模上、涉及業(yè)務(wù)的種類(lèi)上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。

2 信托財(cái)務(wù)檔案管理的原則

信托種類(lèi)、項(xiàng)目繁多，檔案管理的內(nèi)容繁雜，要把信托財(cái)務(wù)檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經(jīng)緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎(chǔ)，做到條理清晰，才能在需要的時(shí)候做到“靈活機(jī)動(dòng)、方便快捷”。

因此，在管理中，應(yīng)以信托項(xiàng)目類(lèi)型為“綱”，以信托項(xiàng)目名稱(chēng)為“目”，以檔案資料類(lèi)型為“經(jīng)”，以時(shí)間順序?yàn)椤熬暋保胺稚⑴c集中”相結(jié)合，在保證每個(gè)信托項(xiàng)目檔案獨(dú)立管理的基礎(chǔ)上，保證信托項(xiàng)目按類(lèi)有序保管，以便于調(diào)閱、查找。

3 信托財(cái)務(wù)檔案管理方式

根據(jù)信托業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合財(cái)務(wù)操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財(cái)務(wù)檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項(xiàng)、分類(lèi)、分期”。 分人：信托項(xiàng)目數(shù)量繁多，期限長(zhǎng)短不一，如所有檔案由一個(gè)人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財(cái)務(wù)人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個(gè)“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進(jìn)行審核，因此在財(cái)務(wù)檔案形成的初期即可做到嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案的有效、齊全；分項(xiàng)：每個(gè)保管人員根據(jù)“單獨(dú)立賬、單獨(dú)管理”的要求，對(duì)自己所管理的檔案根據(jù)信托項(xiàng)目的劃分進(jìn)行分項(xiàng)管理，保證各信托項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案相互間的獨(dú)立性，防止不同信托財(cái)務(wù)資料的相互混淆，同時(shí)便于日常財(cái)務(wù)檔案的查找。分類(lèi)：每個(gè)保管人員在分項(xiàng)目保管的基礎(chǔ)上，對(duì)保管的檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)管理，主要分為業(yè)務(wù)資料和會(huì)計(jì)檔案。這里所指的業(yè)務(wù)資料如“信托合同、資產(chǎn)交易合同”等相關(guān)業(yè)務(wù)文件，在信托項(xiàng)目整體運(yùn)作期限內(nèi)，對(duì)信托項(xiàng)目財(cái)務(wù)操作具有影響，需要隨時(shí)調(diào)閱、參考，應(yīng)單獨(dú)歸類(lèi)管理。

4 信托財(cái)務(wù)檔案的分期

檔案的管理在期限上分為三個(gè)階段――初級(jí)管理人員單獨(dú)管理一年、設(shè)立備查庫(kù)統(tǒng)一管理一年、最后歸入檔案庫(kù)進(jìn)行整體管理。以會(huì)計(jì)年度為標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財(cái)務(wù)檔案因各類(lèi)檢查、審計(jì)或委托人、受益人的要求等原因，調(diào)閱頻度較高，暫存?zhèn)洳闄n案庫(kù)，由檔案管理人員統(tǒng)一保管一年，于下一年再轉(zhuǎn)入信托檔案庫(kù)與原有檔案進(jìn)行集中管理。“兩集中”是指每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了，集中交接財(cái)務(wù)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一管理，一方面是集中接收上年度各信托項(xiàng)目的檔案資料，轉(zhuǎn)入備查檔案庫(kù)，同時(shí)將原保管的前一年度的備查檔案轉(zhuǎn)入信托檔案庫(kù)，進(jìn)行集中管理；另一方面是指每個(gè)信托項(xiàng)目檔案進(jìn)入檔案庫(kù)后進(jìn)行集中管理，檔案保管人員應(yīng)將入庫(kù)的財(cái)務(wù)檔案，按照信托項(xiàng)目名稱(chēng)及時(shí)間順序進(jìn)行整理，使每個(gè)信托項(xiàng)目檔案都成為一個(gè)獨(dú)立的體系，同時(shí)將同一信托類(lèi)型的檔案進(jìn)行集中管理。

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（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視不足。財(cái)務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要工作，但是由于高校財(cái)務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價(jià)值性的財(cái)務(wù)檔案損毀、缺失，無(wú)法發(fā)揮真正的功能。

（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒(méi)有專(zhuān)職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，基本是會(huì)計(jì)人員兼任的，他們沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來(lái)的財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類(lèi)不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案隨著其他無(wú)用資料被一起銷(xiāo)毀。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)是實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒(méi)有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，所以導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會(huì)計(jì)人員完成會(huì)計(jì)檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、提升高校財(cái)務(wù)檔案管理效率的策略

針對(duì)已經(jīng)存在的一系列問(wèn)題，高校可以采取以下幾點(diǎn)方法予以解決：

（一）提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會(huì)對(duì)其投入人力、物力和財(cái)力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況設(shè)置專(zhuān)職人員管理財(cái)務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。

（二）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項(xiàng)工作的人員必須素質(zhì)高、能力強(qiáng)，還要具備一定的法律知識(shí)，因?yàn)椴糠重?cái)務(wù)檔案涉及學(xué)校機(jī)密。在安排財(cái)務(wù)檔案管理工作人員時(shí)，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財(cái)務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，引導(dǎo)他們參加專(zhuān)題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、開(kāi)拓視野。并對(duì)他們進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)。

（三）設(shè)置專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員隊(duì)伍，還應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并落實(shí)目標(biāo)管理責(zé)任制，將財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)績(jī)作為工作人員參加晉升、評(píng)比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動(dòng)工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動(dòng)性。（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，高校必須提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財(cái)務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。

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[中圖分類(lèi)號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-00-01

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程不斷加快，財(cái)務(wù)人員的日常制單、復(fù)核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財(cái)務(wù)報(bào)表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時(shí)打印輸出。越來(lái)越多的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理也實(shí)施了信息化管理，使財(cái)務(wù)檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲(chǔ)取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲(chǔ)量大、攜帶方便的存儲(chǔ)工具如U盤(pán)、磁盤(pán)等得到了廣泛應(yīng)用。財(cái)務(wù)管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。

2 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 建立適合管理的財(cái)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化促使財(cái)務(wù)檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)是信息化管理的基礎(chǔ)，而軟件建設(shè)是信息化管理成功的關(guān)鍵。財(cái)務(wù)檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)里各類(lèi)信息資源的準(zhǔn)確性，同時(shí)也為使用者提供解決問(wèn)題的方案。財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善建立，既可以將各類(lèi)業(yè)務(wù)文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，保證信息完整，還可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)公共查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)及傳輸。總之，財(cái)務(wù)檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時(shí)空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實(shí)現(xiàn)了向動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，使其存儲(chǔ)更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準(zhǔn)確，形成了全面電子化的檔案管理。財(cái)務(wù)信息作為內(nèi)部重要資源，除可對(duì)外披露的信息外，應(yīng)做到保密、不公開(kāi)，涉及重大決策項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息更要嚴(yán)格保密。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好信息保密與公開(kāi)，才能高效地實(shí)現(xiàn)信息合理利用。

2.3 完善財(cái)務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)進(jìn)行采集、分析、整理和傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)、決策者和財(cái)務(wù)人員的決策運(yùn)用提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求高，因此，單單依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)判斷解決問(wèn)題是行不通的，必須借助于先進(jìn)和智能的輔助決策系統(tǒng)來(lái)完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學(xué)、電腦科學(xué)、控制理論以及行為科學(xué)作為基礎(chǔ)，并輔以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、經(jīng)濟(jì)模型等技術(shù)手段，科學(xué)合理地建立起適宜決策運(yùn)用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對(duì)問(wèn)題的提出形成多套可行的解決方案，并對(duì)不同的方案進(jìn)行對(duì)比分析，得出最優(yōu)解決方案，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)決策的質(zhì)量和水平。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1 注重實(shí)效性

財(cái)務(wù)檔案管理要注重信息的實(shí)效性，同時(shí)它也是衡量財(cái)務(wù)檔案信息化程度的標(biāo)尺。首先，在財(cái)務(wù)檔案建立初期，就要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，建立檔案目錄咨詢平臺(tái)，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時(shí)采集、整理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，進(jìn)行補(bǔ)充、完善，確保檔案使用的時(shí)效性。其次，所存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要確保全面、科學(xué)，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理對(duì)所需的硬件、軟件設(shè)備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實(shí)效性，使財(cái)務(wù)檔案信息的利用價(jià)值得到最大化。

3.2 保障網(wǎng)絡(luò)安全

財(cái)務(wù)檔案信息化管理有著非常顯著的特點(diǎn)，就是保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡(luò)化，保障網(wǎng)絡(luò)的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，防止財(cái)務(wù)檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴(yán)格保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止U盤(pán)、磁盤(pán)等磁性介質(zhì)儲(chǔ)存設(shè)備的病毒傳播。定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，及時(shí)安裝防病毒軟件，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行病毒查殺。最后，還要定期做好財(cái)務(wù)檔案資料的備份，防止財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時(shí)檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責(zé)任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)不受地域、時(shí)間等限制的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化精準(zhǔn)查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員是財(cái)務(wù)檔案信息化工作的主體。財(cái)務(wù)部門(mén)要改變?nèi)藛T專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實(shí)計(jì)算機(jī)和通信等專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，以保證信息化建設(shè)的需要。加大管理人員培訓(xùn)力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務(wù)要求開(kāi)展培訓(xùn)，提高管理人員信息化技術(shù)水平，提高其運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)和手段的能力。

主要參考文獻(xiàn)

[1]蔡建美.企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009（4）.

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一、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)分析

會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來(lái)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)核算的結(jié)合產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化，計(jì)算機(jī)技術(shù)取代了原來(lái)的手工記賬、報(bào)賬、信息處理等工作，使得財(cái)務(wù)工作變得更加簡(jiǎn)潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財(cái)務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來(lái)，工作效率得到了提升。會(huì)計(jì)電算化主要具有幾個(gè)方面的特點(diǎn)，一個(gè)就是它對(duì)數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過(guò)程非常簡(jiǎn)單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過(guò)財(cái)務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對(duì)會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行計(jì)算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會(huì)計(jì)報(bào)表就制作完成了。另外，原有的財(cái)務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點(diǎn)，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財(cái)務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握會(huì)計(jì)核算工作內(nèi)容，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財(cái)務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。

二、基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善策略

1.完善財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施

基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展，主要選擇具有檔案管理功能的計(jì)算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營(yíng)造一個(gè)更加安全的運(yùn)行環(huán)境[1]。在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用過(guò)程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財(cái)務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。

2.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對(duì)工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對(duì)不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)安全等知識(shí)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。

3.建立完善的會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

基于會(huì)計(jì)電算化背景下，為了增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對(duì)不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的打印，根據(jù)審計(jì)部門(mén)提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份的時(shí)候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤(pán)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，對(duì)存儲(chǔ)磁盤(pán)與備用內(nèi)容進(jìn)行分開(kāi)存放，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照不同的類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對(duì)檔案的查找，減少不必要的時(shí)間上的浪費(fèi)。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財(cái)務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無(wú)故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的借閱的時(shí)候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財(cái)務(wù)檔案，則需要先去財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開(kāi)具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過(guò)遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。基于會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理工作中還需要注意對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案?jìng)浞莨芾碇贫龋?cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨(dú)的儲(chǔ)存在一個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，對(duì)檔案?jìng)浞莸闹饕獌?nèi)容、備份時(shí)間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展中需要不斷的適應(yīng)新時(shí)代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時(shí)也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時(shí)期，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)電算化管理人才，完善管理制度，使得財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中的軟硬件都符合會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，這樣會(huì)計(jì)電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁艷.淺析實(shí)行會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]張惠霞.探析會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究,2012,21:51-53.

篇5

一、財(cái)務(wù)檔案概念

財(cái)務(wù)檔案是一種在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種會(huì)計(jì)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫(xiě)照。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。會(huì)計(jì)檔案在保證一個(gè)單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價(jià)值。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義

財(cái)務(wù)檔案是一種在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種財(cái)務(wù)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫(xiě)照。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計(jì)劃和決策，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息；第三，它為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為研究財(cái)政、經(jīng)濟(jì)歷史和發(fā)展提供可靠的史料。總之，財(cái)務(wù)檔案工作的好壞，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響，財(cái)務(wù)檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。

三、財(cái)務(wù)檔案主要工作內(nèi)容

1、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了化具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，首先，財(cái)務(wù)檔案具有來(lái)源廣泛性，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成財(cái)務(wù)檔案。其次，財(cái)務(wù)檔案具有內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性，再次，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了財(cái)務(wù)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。

2、作用

財(cái)務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)檔案中，其次，企業(yè)單位對(duì)外融、投資都需要協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于財(cái)務(wù)檔案。第三，司法部門(mén)查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)重要組成部分，為國(guó)家各部門(mén)分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供了重要的依據(jù)。

3、價(jià)值

是制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源；是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書(shū)證；是研究經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源；是開(kāi)展歷史研究的記憶庫(kù)；是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。

4、管理職責(zé)

按規(guī)定和要求定期收集與征集需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)檔案；對(duì)會(huì)計(jì)文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對(duì)，并整理組卷，編制會(huì)計(jì)文檔目錄，委派專(zhuān)人保管，嚴(yán)防丟失和損壞；對(duì)所藏會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴(yán)格實(shí)行庫(kù)房管理制度，不隨意堆放，防止會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體散失和內(nèi)容泄密；利用會(huì)計(jì)檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案利用工作制度；對(duì)已滿一定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置；對(duì)單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動(dòng)離職等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)。

5、職業(yè)道德

忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)參照以上的要求把在工作當(dāng)中碰到的實(shí)例寫(xiě)進(jìn)去是怎樣去實(shí)際操作的，總結(jié)實(shí)踐工作中遇到的問(wèn)題和今后改進(jìn)的方法、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)及作用。

四、財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理有效方法

1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門(mén)的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門(mén)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作，提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2、制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。

3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。

結(jié)語(yǔ)

在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

篇6

檔案信息化是檔案工作的一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作中通常都是以紙張的形式對(duì)檔案進(jìn)行管理，為了能夠更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，一定要采取相關(guān)的措施積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來(lái)了很大的變革。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

檔案的真正價(jià)值都是在其使用的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，建設(shè)好財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時(shí)還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數(shù)據(jù)獲取方面也不僅僅局限于紙質(zhì)文件，可以通過(guò)光盤(pán)或者是網(wǎng)絡(luò)等形式獲得數(shù)據(jù)，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題的幾率，同時(shí)還能夠?qū)ζ髽I(yè)的資源進(jìn)行合理的配置，提高企業(yè)資源的利用率。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的輔助系統(tǒng)建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案輔助機(jī)構(gòu)的建設(shè)能夠有效的為企業(yè)在人力和經(jīng)營(yíng)策略的制定起到推進(jìn)的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標(biāo)準(zhǔn)也非常的嚴(yán)格，同時(shí)工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會(huì)降低工作效率，因此就需要建設(shè)一個(gè)輔助系統(tǒng)，更好的保證其建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，將各個(gè)領(lǐng)域中重要的學(xué)科都融入到該系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，這樣才能保證輔助機(jī)制建設(shè)的有效性和科學(xué)性，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)的科學(xué)決策奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化的建議

（一）軟件系統(tǒng)方面

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

加強(qiáng)相關(guān)人員信息化檔案建設(shè)的關(guān)注程度，同時(shí)制度建設(shè)中相關(guān)人員一定要體現(xiàn)出高度的責(zé)任感，在建設(shè)的過(guò)程中一定要充分的考慮到國(guó)家的相關(guān)政策，加強(qiáng)信息的管理和監(jiān)督工作，保證檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量，同時(shí)也能夠更好的對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行有效的保護(hù)。

2、完善財(cái)務(wù)檔案信息化制度的建設(shè)

首先要采取相關(guān)的措施對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表工作進(jìn)行有效的改進(jìn)和完善。財(cái)務(wù)報(bào)告水平在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中對(duì)企業(yè)有著十分重要的影響，在這一過(guò)程中最重要的就是要更好的對(duì)信息的可靠性和真實(shí)性予以有效的保障，在檔案信息管理的過(guò)程中還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和有效性，這樣才能更好的保證財(cái)務(wù)報(bào)表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的水平和質(zhì)量，同時(shí)還應(yīng)該保證核算體系的建設(shè)質(zhì)量，要按照相關(guān)的要求來(lái)構(gòu)件一個(gè)科學(xué)合理有效的控制制度，同時(shí)還要采取有力的手段對(duì)整個(gè)過(guò)程都進(jìn)行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現(xiàn)遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化建設(shè)對(duì)為檔案的高效管理奠定了十分堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案通常都是以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行保存和管理，在管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，同時(shí)還會(huì)給管理人員造成一定的麻煩，在進(jìn)行信息化建設(shè)之后，數(shù)據(jù)的保存和管理就顯得更加的高效，當(dāng)然這一切的實(shí)現(xiàn)都要依賴(lài)于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

4、完善及有效利用財(cái)務(wù)檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)能夠?qū)υ械男畔⒑彤?dāng)前的信息進(jìn)行詳細(xì)的對(duì)比，這樣一來(lái)就對(duì)企業(yè)科學(xué)決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理人員能夠根據(jù)市場(chǎng)的變化調(diào)整自己的決策，構(gòu)建一個(gè)具有良好科學(xué)性的決策體系。

5、不斷提升相關(guān)人員信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。

（二）硬件系統(tǒng)方面

1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案控制信息化從工作過(guò)程中能夠產(chǎn)生非常關(guān)鍵的影響，能夠推動(dòng)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案數(shù)據(jù)合理使用，為營(yíng)造健全財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系的關(guān)鍵基礎(chǔ)。有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化，不但能夠有效的減少財(cái)務(wù)工作者實(shí)際工作量，同時(shí)能夠提高數(shù)據(jù)真實(shí)性水平。

2、建立財(cái)務(wù)檔案安全運(yùn)行管理機(jī)制

營(yíng)造財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化將可靠性當(dāng)作基礎(chǔ)。提高可靠性，關(guān)鍵在于營(yíng)造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時(shí)可以提高利用率，對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行科學(xué)合理的監(jiān)督。想要提高可靠性水平，則一定營(yíng)造出科學(xué)合理的安全控制體系。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控，網(wǎng)絡(luò)之間要實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進(jìn)行。

3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設(shè)

篇7

Keywords: higher school; Financial affairs; Electronic files

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識(shí)前沿的高等學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化已廣泛普及。由會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。

一、財(cái)務(wù)電子檔案特點(diǎn)：

財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語(yǔ)言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物―財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：

1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫(xiě)的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。

2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。

3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。

4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。

5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。

6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。

二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況

高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對(duì)于新介質(zhì)的檔案，既沒(méi)有前人的管理模式可參照，又沒(méi)有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：

1、儲(chǔ)存環(huán)境欠妥。早期電算化會(huì)計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。

3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。

隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用，財(cái)務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購(gòu)置和管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財(cái)務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。

三、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理

財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理，包括四個(gè)環(huán)節(jié)即財(cái)務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。

（一）財(cái)務(wù)電子檔案的收集

1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來(lái)設(shè)定；也可以視具體項(xiàng)目周期長(zhǎng)短，實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無(wú)間斷。

2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤(pán)，確保備份的一致有效，必要時(shí)還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時(shí)應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語(yǔ)言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識(shí)，作為以后復(fù)現(xiàn)時(shí)的參照。

3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時(shí)，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語(yǔ)言運(yùn)行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對(duì)轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無(wú)誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。

4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級(jí)次、型號(hào)，內(nèi)存的大小、硬盤(pán)的容量以及外部設(shè)備的配套類(lèi)型等，有時(shí)還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲(chǔ)存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。

5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊(cè)，區(qū)分責(zé)任。

（二）財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存

財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個(gè)管理工作的有效性。不僅需要兼具財(cái)務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。

1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)或者專(zhuān)設(shè)磁場(chǎng)屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時(shí)間，連續(xù)順序編號(hào)，再分放于不同儲(chǔ)柜，以防意外。

2、貯存的光盤(pán)介質(zhì)。光盤(pán)介質(zhì)檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專(zhuān)用的防塵儲(chǔ)柜；光盤(pán)的保護(hù)膜應(yīng)完好無(wú)損，防止的盤(pán)面磨損、刮擦；每張光盤(pán)應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見(jiàn)光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

財(cái)務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲(chǔ)存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲(chǔ)存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。

（三）財(cái)務(wù)電子檔案的利用

財(cái)務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財(cái)務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。

1、財(cái)務(wù)電子檔案的查閱。

查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識(shí)，打開(kāi)相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時(shí)、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專(zhuān)設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個(gè)盤(pán)面，保證另一盤(pán)面的無(wú)介入、封存性。

2、財(cái)務(wù)電子檔案的計(jì)算與分析。財(cái)務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過(guò)微機(jī)計(jì)算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤(pán)面多，范圍廣，存有潛在危險(xiǎn)，因此應(yīng)指定專(zhuān)業(yè)人員，在內(nèi)控專(zhuān)用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實(shí)在危險(xiǎn)。同時(shí)還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境，以免不同軟件帶來(lái)的誤差，生成錯(cuò)誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。

隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，財(cái)務(wù)電子檔案會(huì)有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時(shí)代步伐，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使財(cái)務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。

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隨著數(shù)字信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，高校財(cái)務(wù)檔案管理也開(kāi)始逐漸向會(huì)計(jì)電算化模式轉(zhuǎn)變，就目前高校財(cái)務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在不少問(wèn)題。首先，財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)載體不同于傳統(tǒng)載體，其存儲(chǔ)環(huán)境也相應(yīng)不同。目前絕大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境并沒(méi)有達(dá)到電子媒體介質(zhì)的存儲(chǔ)要求，主要體現(xiàn)在環(huán)境的通風(fēng)、干燥等基礎(chǔ)要素，環(huán)境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。其次，電子財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此在高校中還未有相應(yīng)齊全的管理制度。目前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的依據(jù)是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其管理的對(duì)象是傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)快信息，對(duì)于近些年興起的電算化會(huì)計(jì)檔案信息并未涉及，因此這種相對(duì)滯后的管理方法已經(jīng)不太適應(yīng)發(fā)展需求。再次，因?yàn)闆](méi)有健全的電子財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時(shí)候管理工作做不到位。由于沒(méi)有得到應(yīng)有重視，大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作由會(huì)計(jì)人員代為執(zhí)行，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理崗，導(dǎo)致一些混亂想象的出現(xiàn)，這就導(dǎo)致既給財(cái)務(wù)電子檔案管理工作帶來(lái)不變，又造成學(xué)校人力、財(cái)力的浪費(fèi)。最后，財(cái)務(wù)電子檔案的后續(xù)利用不充分。在多數(shù)高校內(nèi)，財(cái)務(wù)檔案通常屬于保密類(lèi)型檔案，一旦封存很少再會(huì)用到，并且在全新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)模式下，高校的過(guò)往財(cái)務(wù)信息沒(méi)被重視，很少拿出來(lái)被利用，用以檢查和反思以往的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，一定程度上造成了高校財(cái)務(wù)電子檔案資源的浪費(fèi)。

三、現(xiàn)念下的高校財(cái)務(wù)電子檔案管理

從高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生及后續(xù)利用過(guò)程來(lái)看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

(一)財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制

從四個(gè)方面或環(huán)節(jié)入手財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制，分別為財(cái)務(wù)信息收集區(qū)間的設(shè)定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環(huán)境的更替收集程序、有關(guān)登記資料的收集。收集區(qū)間要具有連續(xù)性和不間斷性，區(qū)間的固定可根據(jù)財(cái)務(wù)工作及業(yè)務(wù)量的大小來(lái)確定；電子檔案載體介質(zhì)要選擇高質(zhì)量、安全性能高的材質(zhì)，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)會(huì)計(jì)需求進(jìn)行備份，備份數(shù)量依高校自身需求確定；軟硬件環(huán)境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復(fù)查詢中便于轉(zhuǎn)換。由于數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展太快，軟硬件及數(shù)字信息的讀取方式更新?lián)Q代較快，需隨時(shí)關(guān)注技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)，必要時(shí)最初最有效的轉(zhuǎn)換；同時(shí)，軟硬件的設(shè)備最好同步保留備份，以便技術(shù)更新后的電子檔案信息轉(zhuǎn)換。

(二)財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存

財(cái)務(wù)電子檔案整理與保存是電子財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵，是關(guān)系整個(gè)管理工作實(shí)施有效性的重點(diǎn)，因此在實(shí)際的財(cái)務(wù)電子檔案管理中，不但要配備專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環(huán)境。由于磁性會(huì)改變或破壞數(shù)字信息的完整性和準(zhǔn)確性，因此在進(jìn)行財(cái)務(wù)電子檔案整理和保存時(shí)，磁性介質(zhì)電子檔案的保存要原理磁場(chǎng)或?qū)ＴO(shè)磁場(chǎng)屏障；光盤(pán)介質(zhì)的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤(pán)保護(hù)膜應(yīng)完好，避免擠壓或刮擦；

篇9

由于目前我國(guó)仍處于發(fā)展階段，在步入現(xiàn)代化國(guó)家行列的過(guò)程中無(wú)疑需要大量的資金和技術(shù)投入。近年來(lái)，盡管我國(guó)的總體經(jīng)濟(jì)水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細(xì)節(jié)化和子系統(tǒng)化的工作上仍然存在著一些問(wèn)題。在這樣的背景下，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發(fā)展提供了參考數(shù)據(jù)和資料，為財(cái)政工作整體發(fā)展提供了一個(gè)效率保證。

（二）防止亂象叢生

對(duì)于事業(yè)單位而言，大部分的財(cái)政撥款都是為了履行公共職能或是國(guó)家職能，因而需要在資金進(jìn)出流程上嚴(yán)格把關(guān)。然而，從長(zhǎng)期以來(lái)的事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理來(lái)看，始終存在著資金挪用和浪費(fèi)等現(xiàn)象，這是缺乏科學(xué)管理的結(jié)果。因此，有了體系化規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現(xiàn)，防止相關(guān)人員偏離正軌，保證國(guó)家財(cái)政資源不受浪費(fèi)。

二、現(xiàn)今事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代化的許多工作都強(qiáng)調(diào)人和理念的結(jié)合，財(cái)務(wù)管理也不例外，但是，由目前的情況來(lái)看，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，法律意識(shí)薄弱，對(duì)于現(xiàn)行的相關(guān)檔案法律法規(guī)和財(cái)務(wù)管理規(guī)定抱著無(wú)所謂的態(tài)度。同時(shí)，在管理工作的細(xì)則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問(wèn)題，這兩部分的結(jié)合造成了財(cái)務(wù)管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。

（二）檔案歸檔工作不規(guī)范

財(cái)務(wù)檔案管理工作是一個(gè)注重流程和規(guī)范的工作范疇，同時(shí)也是一個(gè)需要不斷完善和系統(tǒng)化的過(guò)程，它對(duì)于工作規(guī)范和流程嚴(yán)謹(jǐn)化的要求是極高的，因而在財(cái)務(wù)檔案歸檔過(guò)程中，及時(shí)的記錄和規(guī)范化的檔案編號(hào)編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理方面僅憑賬目數(shù)據(jù)和憑證就對(duì)合同等重要文件進(jìn)行評(píng)估，忽視了檢驗(yàn)報(bào)告等重要核驗(yàn)憑證，沒(méi)能做到完全意義上的結(jié)合實(shí)際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財(cái)務(wù)檔案管理失去了原有的規(guī)范性，還使得資料失去了參考價(jià)值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規(guī)范還與相關(guān)的硬件設(shè)施有關(guān)，一些單位未能及時(shí)建立獨(dú)立的檔案管理儲(chǔ)存室，只是檔案歸檔工作與會(huì)計(jì)審計(jì)工作混淆，不僅加大了工作量，還導(dǎo)致原有的財(cái)務(wù)檔案因?yàn)橐恍┎淮_定性因素而損壞，從而嚴(yán)重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化科技和信息技術(shù)已經(jīng)成為各個(gè)工作范疇必不可少的技術(shù)工具，事業(yè)單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術(shù)的配合。財(cái)務(wù)檔案管理失數(shù)據(jù)和分析的工作綜合，因而計(jì)算機(jī)可以為工作人員提供分析和計(jì)算統(tǒng)計(jì)的工具，大大減少工作壓力，通過(guò)高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方位的信息化分析為事業(yè)單位的整體發(fā)展提供參考資料。這一過(guò)程不僅需要時(shí)間的投入，還需要大量的資金和技術(shù)投入，而從目前的事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作信息化程度來(lái)看，尚不夠客觀，它是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，必然需要通過(guò)采取合理的措施來(lái)不斷完善和提升。

三、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)建議

（一）提高工作人員素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)問(wèn)題應(yīng)該從多個(gè)方面下手，首先是從意識(shí)方面進(jìn)行端正，既要樹(shù)立起檔案管理的規(guī)范化意識(shí)，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識(shí)，從而通過(guò)意識(shí)層面的影響來(lái)端正工作行為。另一方面，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，加深對(duì)于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴(yán)格要求自己，將規(guī)范和端正意識(shí)融合進(jìn)工作中去，形成良好的工作習(xí)慣。事業(yè)單位在充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性的同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員的整體工作流程培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高精尖的財(cái)務(wù)管理人才隊(duì)伍，對(duì)于單位的整體發(fā)展有利無(wú)害。

（二）樹(shù)立檔案管理和規(guī)范意識(shí)

物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)反作用于物質(zhì)，因而要使得事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作達(dá)到一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的程度，務(wù)必要使相關(guān)工作人員和管理層人員樹(shù)立起端正的檔案管理和規(guī)范意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，從而在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)能夠鎮(zhèn)定自若，找準(zhǔn)癥結(jié)，對(duì)癥下藥。

（三）合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

篇10

事業(yè)單位是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)獲取利潤(rùn)，而是提供公共服務(wù)，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強(qiáng)硬的賬務(wù)隊(duì)伍和可行的實(shí)施辦法。

一、目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在幾個(gè)問(wèn)題

（一）制度的不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循，不僅查找非常困難，而且銷(xiāo)毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。無(wú)用的檔案、無(wú)序的堆放、無(wú)章法的整理給單位會(huì)計(jì)檔案的管理和利用帶來(lái)許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

（二）正規(guī)的、專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒(méi)有，現(xiàn)任的會(huì)計(jì)檔案人員大多由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)；其次，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，所謂的會(huì)計(jì)檔案只是一摞摞裝入箱子的會(huì)計(jì)憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問(wèn)題。

（三）會(huì)計(jì)電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會(huì)計(jì)運(yùn)用在會(huì)計(jì)檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）單位從上到下對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況看來(lái)，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠的重視。

二、針對(duì)財(cái)務(wù)檔案中存在的幾個(gè)問(wèn)題，提出如下建議

（一）建立健全完善的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案制度。《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是財(cái)務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識(shí)入手，充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會(huì)計(jì)檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理步入正規(guī)化管理。

（二）指定專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人員。邀請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)人員，依據(jù)《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)財(cái)務(wù)檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識(shí)，又要精通財(cái)務(wù)知識(shí)，更要有過(guò)硬的法律意識(shí)，還要能熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)。

（三）對(duì)于會(huì)計(jì)電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時(shí)備份進(jìn)行保存，防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會(huì)計(jì)檔案、電腦磁盤(pán)一同保管；同時(shí)要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，并指定專(zhuān)業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。

篇11

自改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，醫(yī)療體系改革也在逐漸加快步伐，其改革效果已經(jīng)有了質(zhì)的發(fā)展與進(jìn)步。在我國(guó)醫(yī)療方面上，雖然各大醫(yī)院已經(jīng)將大量的經(jīng)費(fèi)投入到了醫(yī)院日常管理中，醫(yī)院將會(huì)獲得越來(lái)越多的市場(chǎng)，但是在醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作上卻沒(méi)有得到良好的實(shí)際發(fā)展，難以保障醫(yī)院今后能夠良好運(yùn)作與長(zhǎng)久發(fā)展。就醫(yī)院的本質(zhì)而言，其屬于公益性質(zhì)單位，因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容與性質(zhì)較企業(yè)其他單位財(cái)務(wù)管理存在較多差異，將其細(xì)化可理解為，該項(xiàng)工作涉及的范圍為醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作人員管理、醫(yī)療器械設(shè)備的管理以及對(duì)醫(yī)院內(nèi)部資產(chǎn)的管理與投資。在醫(yī)院管理工作過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)院核心部分起到舉足若輕的作用。在醫(yī)院進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理工作能夠提升醫(yī)院管理效率和質(zhì)量，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與管理質(zhì)量得到有力保障，并推動(dòng)醫(yī)院順利發(fā)展。

三、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的作用

首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理是所有管理的基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，是財(cái)務(wù)工作的最具體的體現(xiàn)和最終憑證。因此只要將相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作處理妥當(dāng)，才能夠使財(cái)務(wù)管理工作在今后的發(fā)展道路上更加順利。財(cái)務(wù)檔案管理在醫(yī)院管理中不僅是檔案管理的重要組成部分，還是醫(yī)院從發(fā)展之初乃至今后的成長(zhǎng)記錄筆記。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠?qū)⑨t(yī)院成長(zhǎng)發(fā)展道路上的大小事情真實(shí)地記錄下來(lái)，以便人們能夠在今后清楚的了解醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r。從中我們可以了解到，醫(yī)院在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，其主要是圍繞著醫(yī)院展開(kāi)工作的，將醫(yī)院作為其工作重心。醫(yī)院財(cái)務(wù)管理為醫(yī)院今后順利運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的順利發(fā)展與成長(zhǎng)具有重要作用。

四、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題

(一)管理人員意識(shí)淡薄。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，其起到一個(gè)樞紐作用，即對(duì)檔案歷史起到保存作用，還對(duì)當(dāng)下的服務(wù)工作負(fù)起責(zé)任，具有承前啟后的重要作用。雖然醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作與醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r密不可分，但是卻未被醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視，并且檔案財(cái)務(wù)管理也未被財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)對(duì)待。最終，該種現(xiàn)象造成檔案管理工作只是做做形式，而不切實(shí)落實(shí)到工作中，對(duì)付工作的成分十分的濃重。與此同時(shí)，由于管理人員具有十分強(qiáng)烈的該種觀念，便會(huì)對(duì)醫(yī)院資金投入產(chǎn)生影響，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作在管理經(jīng)費(fèi)方面、管理設(shè)備方面以及人員管理方面存在不足。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理長(zhǎng)期處于如此極端的情況下，將使其無(wú)法進(jìn)行正常工作并對(duì)其今后的發(fā)展與成長(zhǎng)產(chǎn)生了限制，進(jìn)而將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作推入到不良的狀況中，長(zhǎng)此以往，最終會(huì)進(jìn)入惡性循環(huán)。

(二)檔案使用率較低。所謂財(cái)務(wù)檔案管理，既是對(duì)財(cái)務(wù)工作的流程進(jìn)行管理，也是對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以其在醫(yī)院管理工作中具有重要作用與意義。但是由于醫(yī)院不經(jīng)常使用相關(guān)檔案，因此，其較易被人們忽視，不易記住其存在，出現(xiàn)該種現(xiàn)象的原因具體有以下幾點(diǎn)。首先，醫(yī)院未對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理手段進(jìn)行規(guī)范化，沒(méi)有將財(cái)務(wù)檔案管理收集方法進(jìn)行整合并歸類(lèi)成一個(gè)方便存取的體系。在進(jìn)行工作時(shí)，檔案的歸類(lèi)與使用無(wú)法有效對(duì)應(yīng)。在醫(yī)院中，雖然不同類(lèi)別的檔案應(yīng)由與之相對(duì)應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行檔案管理，但是由于工作性質(zhì)等原因使各個(gè)部門(mén)之間溝通交流的機(jī)會(huì)較少，因此，在各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理之后，不能及時(shí)告知醫(yī)院中的其他部門(mén)，最終將會(huì)造成檔案利用率較低的現(xiàn)象。其次，由于傳統(tǒng)思想在管理人員的意識(shí)里根深蒂固，使其未樹(shù)立起服務(wù)意識(shí)，對(duì)工作缺乏熱情，最終對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案使用效率造成影響。

(三)管理人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院中工作的財(cái)務(wù)檔案管理人員并非是由該專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，其大部分人員是由護(hù)理、醫(yī)師以及行政等部門(mén)轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)任職的。這些人員不但具有較低的財(cái)務(wù)管理水平與理論基礎(chǔ)，并且該類(lèi)配備人員思想無(wú)法及時(shí)跟上管理工作標(biāo)準(zhǔn)的更新速度，知識(shí)涉獵不廣泛。如此一來(lái)，該種現(xiàn)象將會(huì)大大降低醫(yī)院管理人員在財(cái)務(wù)管理專(zhuān)業(yè)方面素質(zhì)水平，在工作態(tài)度上過(guò)于隨意、散漫并且易造成人員流動(dòng)現(xiàn)象。由其他崗位調(diào)任過(guò)來(lái)的管理人員與更新發(fā)展的管理要求準(zhǔn)則具有較大的差別，因此，其無(wú)法及時(shí)適應(yīng)到全新的財(cái)務(wù)管理工作要求標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理事業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。

(四)部分醫(yī)院不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。當(dāng)前部分醫(yī)院的管理者，對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，醫(yī)院缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致在現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)各種問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員在管理當(dāng)中無(wú)章可循，僅僅憑借自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，長(zhǎng)此以往，會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的財(cái)務(wù)漏洞，為醫(yī)院造成嚴(yán)重的財(cái)務(wù)損失，同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)不科學(xué)，財(cái)務(wù)人員沒(méi)有按照規(guī)章進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的整理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案混亂，當(dāng)財(cái)務(wù)管理人員休息或者請(qǐng)假時(shí)，其他使用者不能夠準(zhǔn)確地找到檔案，影響了醫(yī)院工作的正常運(yùn)行。目前許多醫(yī)院都存在這種重醫(yī)療、輕管理的理念，導(dǎo)致醫(yī)院在提高醫(yī)療質(zhì)量方面缺乏一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，不能對(duì)財(cái)務(wù)管理核算進(jìn)行重視，那么就會(huì)造成財(cái)務(wù)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致醫(yī)院不能健康、良性的發(fā)展下去。

(五)信息化管理水平較低。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，為當(dāng)今醫(yī)院檔案的信息化管理提出了挑戰(zhàn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)張?jiān)缫殉蔀獒t(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。但目前仍有多數(shù)醫(yī)院不能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，財(cái)務(wù)檔案管理仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理模式，造成一定的人力、物力的資源浪費(fèi)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在檔案損毀、丟失或者被人擅自篡改的現(xiàn)象，部分財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)管理只不過(guò)是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，不會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題，但這種不負(fù)責(zé)任的意識(shí)，會(huì)在工作中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，為醫(yī)院帶來(lái)一定的損失，同時(shí)也導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)不真實(shí)的現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往，醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息失真的現(xiàn)象，影響了醫(yī)院管理者的判斷力和掌控力，制約了醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展，因此，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化管理，是構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管理制度的重中之重。

五、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的有效對(duì)策

(一)增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識(shí)。伴隨著社會(huì)不斷地發(fā)展與更新，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展方向進(jìn)行審查并及時(shí)將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重要性了解清楚。醫(yī)院管理人員應(yīng)找出醫(yī)院的自身發(fā)展特點(diǎn)，并根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)有效加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理力度，從而為醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先需要做到有檔案可供授權(quán)使用人員查找。可將其細(xì)化為，管理人員所建立的檔案要將醫(yī)院每一項(xiàng)的財(cái)務(wù)包括在內(nèi)，使其具有與之相對(duì)應(yīng)的、詳細(xì)的財(cái)務(wù)管理檔案，建檔內(nèi)容需要將物品的來(lái)源時(shí)間與存放位置包含在內(nèi)，以此能夠?yàn)槲锲繁M可能發(fā)揮最大的功效提供有力保障。其次，管理人員在建立財(cái)務(wù)檔案時(shí)需要確保所建成檔案具有較高的準(zhǔn)確性以及完整性。對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確收集與建立檔案，能夠保證醫(yī)院財(cái)務(wù)在今后將其功能使用率達(dá)到最大值，進(jìn)而從根本上將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)功能體現(xiàn)出來(lái)。最后，在職管理人員需要將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門(mén)的宣傳力度加大，使醫(yī)院各位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視財(cái)管理部門(mén)的作用與發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)而對(duì)員工產(chǎn)生積極的影響，使每一位工作人員甚至工作部門(mén)能夠積極地對(duì)財(cái)務(wù)管理部門(mén)的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督與幫助。

(二)將檔案管理使用率提高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅需要對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理資料的收集與管理進(jìn)行重視，還需要將財(cái)務(wù)管理工作、醫(yī)院相關(guān)建設(shè)以及醫(yī)療服務(wù)發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，在如何將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作水平與用途增加的方面進(jìn)行積極思考，以達(dá)到將醫(yī)院的服務(wù)狀況改善的目的。如何做到這一點(diǎn)，以下將給出具體有效措施以解決醫(yī)院檔案使用率較低的問(wèn)題。首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作管理人員應(yīng)在服務(wù)觀念方面上進(jìn)行及時(shí)更新與學(xué)習(xí)，其需要將從前被動(dòng)的服務(wù)方式如坐等上門(mén)、被動(dòng)談話等問(wèn)題改掉，以全新的面貌積極主動(dòng)的開(kāi)發(fā)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案的信息資源，為提高財(cái)務(wù)檔案管理的利用效率盡職盡責(zé)的拓展其可使用的路徑，并大力推動(dòng)電算化的進(jìn)程，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠向著信息化管理水平不斷邁進(jìn)。

(三)提升管理人員素質(zhì)。管理人員專(zhuān)業(yè)技能與道德素養(yǎng)將直接影響醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的高低。想要將財(cái)務(wù)檔案管理工作做好，首先要將確保財(cái)務(wù)管理信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性基本要點(diǎn)。雖然該項(xiàng)工作聽(tīng)起來(lái)十分簡(jiǎn)單，但是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理人員真正實(shí)行起來(lái)卻并不是一件簡(jiǎn)單的事情，管理工作人員需要具備十分優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德水平。一方面，醫(yī)院需要建立起有關(guān)約束制度，可通過(guò)激勵(lì)員工的方式為員工提供一個(gè)良好的道德環(huán)境，其約束方式與對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合使用，最終可達(dá)到良好的效果;另一方面，引導(dǎo)并鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我約束，使其能夠?qū)ψ陨淼穆殬I(yè)生涯負(fù)責(zé)并進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)自身的特點(diǎn)與差異進(jìn)行細(xì)致考慮，使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員能夠在日常工作中對(duì)自身的問(wèn)題進(jìn)行反省，并根據(jù)問(wèn)題不斷完善不足，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平得到逐漸提高。

(四)做好檔案保密工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在日常工作過(guò)程中將檔案保密工作的相關(guān)規(guī)定、制度貫徹落實(shí)。醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理庫(kù)的建設(shè)地點(diǎn)應(yīng)該是按照我國(guó)具體財(cái)務(wù)管理相關(guān)法律、法規(guī)而專(zhuān)門(mén)為其設(shè)立的。但是由于較多的外界與內(nèi)部因素致使部分醫(yī)院無(wú)法達(dá)到法律要求建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，因此醫(yī)院無(wú)法專(zhuān)門(mén)為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)建設(shè)檔案管理地點(diǎn)。就醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理保密的角度而言，醫(yī)院應(yīng)為其設(shè)立檔案庫(kù)房，以免造成財(cái)務(wù)檔案被棄之一旁甚至丟失的現(xiàn)象的發(fā)生，從根本上將財(cái)務(wù)檔案管理工作的保密性加強(qiáng)。

篇12

電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專(zhuān)業(yè)的軟件和系統(tǒng)來(lái)保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：

1.針對(duì)外部的管理問(wèn)題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問(wèn)時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫(xiě)權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問(wèn)與讀寫(xiě)都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問(wèn)與改寫(xiě)等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問(wèn)對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫(kù)進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。

2.內(nèi)部管理的問(wèn)題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門(mén)也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過(guò)備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤(pán)中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長(zhǎng)的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁(yè)定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類(lèi)并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類(lèi)與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類(lèi)與存檔，并填寫(xiě)存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫(xiě)入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問(wèn)題。所有的檔案讀寫(xiě)過(guò)程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

篇13

一、會(huì)計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價(jià)值。主要是：

（一）會(huì)計(jì)檔案可以為制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供各種有用的信息，為研究指導(dǎo)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。

（二）會(huì)計(jì)檔案對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國(guó)家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)，有著重要的作用。

（三）會(huì)計(jì)檔案是管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的可靠史料。

（四）會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。

二、管理會(huì)計(jì)檔案如此重要，但目前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，不少單位會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有受到重視，缺乏明確認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。其主要表現(xiàn)在：

（一）沒(méi)有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存已分類(lèi)造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類(lèi)的檔案仍無(wú)法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)。

（二）對(duì)裝訂沒(méi)有統(tǒng)一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計(jì)算機(jī)軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對(duì)電算化中生成的會(huì)計(jì)信息記錄沒(méi)有統(tǒng)一的管理，電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，由于軟件的變更、升級(jí)，使原有的數(shù)據(jù)在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。

（四）會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)不完備，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落于不同經(jīng)辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專(zhuān)門(mén)管理人員，不少單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理崗位。由于技術(shù)上的原因，往往沒(méi)有將財(cái)務(wù)報(bào)表、上級(jí)有關(guān)文件、合同、財(cái)務(wù)制度及主要財(cái)務(wù)活動(dòng)等資料歸檔。

三、鑒于上述，應(yīng)采取以下措施進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理：

（一）配備合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好人員入口關(guān)

要選擇那些忠于原檔，忠實(shí)守信，保守機(jī)密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴(yán)禁求實(shí)，不畏權(quán)勢(shì)的管理人員，將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員選聘到會(huì)計(jì)檔案管理崗位。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對(duì)不符合規(guī)定要求的會(huì)計(jì)檔案管理方式和案卷質(zhì)量，及時(shí)給予糾正。另外，制定必要的獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，將物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合起來(lái)并與相應(yīng)處罰同步進(jìn)行。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高，促使其安于并樂(lè)于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（二）進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

抓住基本環(huán)節(jié)：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點(diǎn)，不僅要保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整、信息準(zhǔn)確，還要保證質(zhì)量。在整理過(guò)程中，要區(qū)分各類(lèi)檔案歸檔的范圍、時(shí)間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類(lèi)、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。②嚴(yán)格建立檔案保管制度。首先，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，保證會(huì)計(jì)檔案完好無(wú)缺，做到不丟失、不破損、不霉?fàn)€、不被蟲(chóng)蛀等。要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管會(huì)計(jì)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查會(huì)計(jì)檔案的保存情況，嚴(yán)格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問(wèn)題。③建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要出具介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案定期檢查、復(fù)制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。現(xiàn)代會(huì)計(jì)核算已普遍使用計(jì)算機(jī)軟件處理賬務(wù)、賬款及固定資產(chǎn)，在會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上完善財(cái)務(wù)管理，又將計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)對(duì)形成的信息進(jìn)行收集、加工及處理，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。可以預(yù)見(jiàn)，會(huì)計(jì)檔案存檔也必將實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)。