引論：我們?yōu)槟砹?3篇城建檔案數(shù)字化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
引言
在城市建設(shè)和發(fā)展的過程中，城建檔案是非常重要的依據(jù)和參考，它記錄城市建設(shè)活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數(shù)字化的趨勢轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
1.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，在構(gòu)建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現(xiàn)檔案數(shù)字化，下面針對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行幾點分析：
1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術(shù)落后、管理制度不完善的問題，在實現(xiàn)數(shù)字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設(shè)方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新?lián)Q代非常快速，如果基礎(chǔ)性建設(shè)不完善，那么數(shù)字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規(guī)范性。
1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質(zhì)檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數(shù)字化檔案相比，存在明顯優(yōu)勢。但是實行了數(shù)字化管理之后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身存在很多安全隱患，加之我國在網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數(shù)字檔案信息的安全性得不到有力保障。
1.3數(shù)字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數(shù)字化管理的一個突出特征，實現(xiàn)了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質(zhì)量，可以節(jié)約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現(xiàn)共享的前提是數(shù)字檔案形式的規(guī)范和統(tǒng)一，必須要統(tǒng)一所有的數(shù)字檔案形式，才能夠?qū)崿F(xiàn)共享。但是目前我國并不具備統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式和規(guī)范，同時在數(shù)字化建設(shè)方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。
1.4傳統(tǒng)檔案雖然管理任務(wù)重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩(wěn)定性，保存時間很長，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案相比具有一定的優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案雖然實現(xiàn)了管理空間以及時間上的優(yōu)化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環(huán)境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統(tǒng)以及設(shè)備來實現(xiàn)，一旦系統(tǒng)環(huán)境出現(xiàn)了問題，信息數(shù)據(jù)就非常容易丟失，電子檔案的穩(wěn)定性與保存期限都不及傳統(tǒng)檔案，這也成為了我國城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的一大難題。
2.對做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的基點思考
基于以上對城建數(shù)字化建設(shè)中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數(shù)字化策略已經(jīng)非常迫切，在信息化的背景下，數(shù)字化建設(shè)在城建檔案管理中的落實和普及已經(jīng)成為了一個不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設(shè)措施是非常必要的。
2.1前期的全面規(guī)劃。全面、科學(xué)的規(guī)劃是進行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的前提，科學(xué)的規(guī)劃能夠提成數(shù)字化建設(shè)的速度，也能夠保障數(shù)字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化文檔的轉(zhuǎn)化，這個轉(zhuǎn)化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調(diào)查分析，在這個前提下，對數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化工作進行全面規(guī)劃，轉(zhuǎn)化需要依據(jù)一定的規(guī)范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調(diào)查，合理規(guī)劃是不可缺少的環(huán)節(jié)。
2.2加強標準規(guī)范建設(shè)。由于我國缺乏數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和依據(jù)，因此在建設(shè)方面遭遇了很多問題。所以在進行數(shù)字化建設(shè)的同時，必須要強化數(shù)字化建設(shè)的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關(guān)的標準以及規(guī)范體系。具體來說包括信息化標準規(guī)范、數(shù)字檔案的規(guī)范等等。
2.3加強信息系統(tǒng)建設(shè)。城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計算機網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個檔案信息系統(tǒng)不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個獨立的網(wǎng)絡(luò)平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時要進行安全認證和身份認證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。
2.4完善資源渾的建設(shè)。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設(shè)這里包括目錄數(shù)據(jù)、目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設(shè)上將各個專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰一目了然提高數(shù)字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。
2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者除了憑證需要還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會對于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案的最佳使用效益。
結(jié)束語
城市建設(shè)的過程中城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是不可忽視的重要方面，并且發(fā)揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設(shè)發(fā)展，必須要積極完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)的制度和規(guī)范，客觀看待存在于建設(shè)過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設(shè)措施，這樣才能夠以最快的速度實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，為城市的建設(shè)規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。
作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處
篇2
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、高密度存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。我們城建檔案事業(yè)要善于運用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設(shè)的歷史背景
城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計算機技術(shù)的發(fā)展走過來的。不管采用了什么新技術(shù)，但是本質(zhì)上，實現(xiàn)的功能就是一個：用計算機這種現(xiàn)代化手段來實現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，同一個功能用了不同的、更高的技術(shù)來實現(xiàn)而已。
1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質(zhì)檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業(yè)務(wù)工作的開展基本上以手工為主。
2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現(xiàn)了機讀式檢索工具與一定數(shù)量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應(yīng)用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀初到現(xiàn)在，以計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)全面滲透到檔案館領(lǐng)域，將檔案館推向自動化發(fā)展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內(nèi)局域網(wǎng)，用戶可以通過局域網(wǎng)訪問檔案館的機讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接，大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。
4、《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案計算機輔助作業(yè)和輔助管理；正在進行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的館應(yīng)完成數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，全面實現(xiàn)館藏檔案檢索計算機化；已建成城建檔案計算機管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的館，應(yīng)實現(xiàn)與政府部門政務(wù)網(wǎng)的銜接和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)；正在開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源建設(shè)的館，要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務(wù)，這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務(wù)。
二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求
我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復(fù)加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發(fā)利用。所以我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、動態(tài)化和信息化。
第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應(yīng)新形勢。目前的社會是一個以信息為主導(dǎo)的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數(shù)字時代，信息化建設(shè)是必由之路。
第二個方面，未來的數(shù)字化信息社會對城建檔案服務(wù)功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實體利用形式已經(jīng)難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數(shù)字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務(wù)功能發(fā)生變化。各部門的信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)尤其是建設(shè)系統(tǒng)信息化的建設(shè)等等方面，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等單位基本上都已應(yīng)用計算機制作檔案，這樣就產(chǎn)生了大量的建設(shè)電子文件， ――這些在建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。
第三個方面，城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。建設(shè)工程在勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設(shè)電子文件；勘察設(shè)計行業(yè)CAD技術(shù)得到普遍應(yīng)用；甲乙級設(shè)計單位計算機出圖率達到100％；計算機輔助施工技術(shù)（CAC）也在建筑施工領(lǐng)域得到應(yīng)用；建設(shè)工程管理中已普遍實現(xiàn)了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設(shè)的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數(shù)字化發(fā)展邁進。
第四個方面，城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。 在我們建設(shè)領(lǐng)域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證在信息時代城鄉(xiāng)建設(shè)活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務(wù)社會為主導(dǎo)的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時代。
四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)
數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術(shù)與計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢？數(shù)字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術(shù)接收、管理城建檔案并通過網(wǎng)絡(luò)為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。對城市的發(fā)展而言，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務(wù)能力的建設(shè)工程，建設(shè)好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。
從城建檔案工作實際出發(fā)，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，把發(fā)展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)作為根本出發(fā)點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫，基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫， 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫，規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫，重要竣工項目數(shù)據(jù)庫城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫，聲像資料數(shù)據(jù)庫。
數(shù)字城建檔案館可以進一步強化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務(wù)功能，提供新的管理和服務(wù)機制。數(shù)字城建檔案館構(gòu)建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)動態(tài)的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務(wù)也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應(yīng)建成全方位、多層次、技術(shù)先進的城建檔案信息化管理、服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享。深層次開發(fā)城建檔案的內(nèi)在價值，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供全方位的信息，提高城市建設(shè)的科學(xué)化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫和專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫，信息服務(wù)達到及時、準確和權(quán)威；信息資源的開發(fā)和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設(shè)事業(yè)不可缺少的有力保證。
篇3
二、數(shù)字化在城建檔案管理中存在的問題
就目前來看，數(shù)字化在城建檔案管理中仍然存在一定的問題，其中最為嚴峻的問題便是檔案的長期存取。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的存儲載體及保存期限較佳，具有較高的可靠性。相比之下，數(shù)字化城建檔案信息存儲時間受物質(zhì)載體性能的影響，其性能的優(yōu)劣會對存儲時間產(chǎn)生直接的影響，因而要對存儲載體的使用性能以及穩(wěn)定性能進行合理確定，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案無法正常使用的情況。其次，數(shù)字化城建檔案信息完整性及安全性偏低，這是因為傳統(tǒng)的檔案管理借助紙質(zhì)材料實現(xiàn)，紙張作為城建檔案信息的重要載體，其信息完整性、安全性較高，因而具有較強的法律效益。相對而言，數(shù)字化信息管理的安全性和完整性較差，原始檔案信息的保存風(fēng)險較大，易受多種因素影響，因而其法律價值需要一段時間才會體現(xiàn)。數(shù)字化的檔案管理需要實現(xiàn)資源的共享，因而需要制定統(tǒng)一的規(guī)范、標準對資源共享問題進行約束和規(guī)范，提高檔案信息的安全性。但就目前來看，我國的數(shù)字化城建檔案信息管理的相關(guān)約束規(guī)范還不健全，這在一定程度上對信息資源的交換和共享造成了一定的阻礙。另外，由于城建檔案具有成套性的特點，決定了每套工程檔案中有部分資料的利用率極低，可以說是只有工程不出現(xiàn)大的質(zhì)量問題，在長長的保管期限內(nèi)基本上處于休眠狀態(tài)，這部分檔案資料從數(shù)字化的成本和社會效益來看明顯不匹配，因此從事城建檔案數(shù)字化還應(yīng)該從成本和社會效益兩方面進行考慮。
三、提高數(shù)字化在城建檔案管理中作用的舉措
(一)落實檔案前期準備工作
要想強化數(shù)字化城建檔案管理的作用，首先應(yīng)重視檔案的前期規(guī)劃準備工作，即將以往使用的紙質(zhì)材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字材料，因而工作量較大，且存在一定的信息改變風(fēng)險。因此，在使用數(shù)字化管理城建檔案時，應(yīng)先了解檔案館的館藏，通過調(diào)查分析，實現(xiàn)對檔案的歸檔及數(shù)字化的規(guī)劃。在進行城建檔案規(guī)劃工作時，應(yīng)嚴格按照相關(guān)的規(guī)范流程，捋順工作重心，落實檔案前期準備工作，奠定數(shù)字化的應(yīng)用基礎(chǔ)，強化其在城建檔案管理中的重要作用。其次，還應(yīng)根據(jù)數(shù)字文檔資源共享的特點制定相關(guān)的規(guī)范標準，完善規(guī)范體系，一般包含：數(shù)字化檔案規(guī)范管理體系、信息化標準規(guī)范體系等等。通過系列標準體系的建立實現(xiàn)對檔案信息的采集、提取、整理以及安全維護，確保其安全完整性。最后，根據(jù)各工程項目的實際出發(fā)，對查找、利用率高的檔案如：項目前期準備階段及竣工驗收文件、竣工圖紙應(yīng)及時進行數(shù)字化加工，對利用率極低、基本處于休眠狀態(tài)的檔案應(yīng)考慮小部分或完全不進行數(shù)字化，以此來控制城建檔案數(shù)字化成本。
(二)有效建立數(shù)字檔案館
城建數(shù)字檔案館對于推動數(shù)字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。在城建檔案管理過程中，數(shù)字化的應(yīng)用能夠從一定程度上轉(zhuǎn)換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為主動的信息管理模式。為實現(xiàn)檔案信息合理利用以及資源的共享，城建檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設(shè)要求來看，城建檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應(yīng)充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數(shù)字化城建檔案管理工作的正常有序開展。
(三)提升相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)
受以往檔案管理模式的影響，部分檔案管理人員對數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用還存在認識上的不足，急需培養(yǎng)新型的檔案管理專業(yè)人才。實際人才培養(yǎng)過程中，不僅要注重對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，還應(yīng)注重現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用人才的培養(yǎng)，優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)，并及時更新領(lǐng)導(dǎo)階層的管理知識，改變其知識結(jié)構(gòu)，從而領(lǐng)導(dǎo)員工做好數(shù)字化檔案管理工作。結(jié)合信息開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字化在城建檔案管理中的重要作用。
篇4
城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；對策
前言
計算機信息化的發(fā)展帶動了數(shù)字化的發(fā)展，在現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時代的社會發(fā)展過程中，城市檔案建設(shè)管理工作也應(yīng)跟隨時展的潮流向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，近些年來，國家政府部門都在高調(diào)提倡檔案管理的重視程度，提倡運用科學(xué)的信息化手段來推進我國的城建檔案管理，面對新形勢，城建檔案管理也面臨著自己的機遇和挑戰(zhàn)。
1.我國城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題
1.1城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金投入不足
檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要電腦、專業(yè)圖紙掃描儀以及其他輔助設(shè)備等硬件，而且還需要檔案管理平臺、應(yīng)用等軟件，但城建檔案數(shù)字化建設(shè)其資金來源主要來源財政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現(xiàn)狀而言，國家一二線城市撥款較多，城建檔案數(shù)字化建設(shè)起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)就受到制約。資金不足是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的主要因素。
1.2城建檔案管理缺乏專業(yè)人才
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要的是在檔案管理和計算機信息化建設(shè)方面有所專長的復(fù)合型人才。但是在實際工作中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)從事城建檔案管理人員專業(yè)大部分不是對口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業(yè)人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業(yè)人員是半路出家對城建檔案工作不熟悉，也沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)城建檔案管理知識，甚至部分地方還存在著兼職現(xiàn)象。
1.3城建檔案數(shù)字化建設(shè)安全性不高
城建檔案數(shù)字化安全性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是城建檔案數(shù)字化過程，因為這一過程中，檔案會在不同人之間進行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復(fù)雜，對于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風(fēng)險；另一方面電子檔案依賴于對網(wǎng)絡(luò)、計算機設(shè)備，但由于計算機病毒、黑客攻擊等技術(shù)原因可能造成系統(tǒng)問題或者重要數(shù)據(jù)就會丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。
2.城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的建議
2.1推進城建檔案信息化的建設(shè)與其他平臺接軌形成聯(lián)動
目前建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)各平臺建設(shè)百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設(shè)工程項目一體化平臺和招投標平臺，市審批中心的聯(lián)審聯(lián)批平臺，市發(fā)改委的企業(yè)征信平臺，市規(guī)劃綜合管理平臺、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺等。城建檔案信息化建設(shè)若能將將建設(shè)項目從立項到竣工驗收備案過程中所有審批環(huán)節(jié)所需要的材料，進行整理，去除重復(fù)的資料，在城建檔案數(shù)字化平臺上，形成一個大的數(shù)據(jù)庫，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺上傳到這個大數(shù)據(jù)中，各個部門、科室根據(jù)自己實際業(yè)務(wù)需要，從數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實準確；而且還減少企業(yè)重復(fù)工作，簡化手續(xù)事項，方便企業(yè)，推動了城建檔案工作取得成效，為機關(guān)、企業(yè)提供了更好更有效的服務(wù)。與此同時，還通過電子政務(wù)平臺的發(fā)展，推進檔案信息化的發(fā)展進程。
2.2做好城建檔案數(shù)字化可行方案
城建檔案數(shù)字化工作需將大量的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個循序漸進、不懈探索的過程，我們應(yīng)根據(jù)實際情況制，科學(xué)設(shè)計、合理規(guī)劃，不可刻意追求最高、最新的技術(shù)，這樣要投入大量的人力、物力、財力，容易造成浪費，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數(shù)字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應(yīng)選擇成熟、可靠、穩(wěn)定的技術(shù)，充分發(fā)揮資金利用效率。
2.3加強城建檔案數(shù)字化相關(guān)標準的制定
城建檔案信息化工作是一項系統(tǒng)工程，但是相關(guān)的法規(guī)、標準、政策都相對滯后，有的甚至是空白，嚴重制約著數(shù)字化工作的推進。目前，我們應(yīng)加強標準化建設(shè)方面的工作，要對檔案整理著錄標準、掃描數(shù)據(jù)標準、系統(tǒng)管理標準、數(shù)據(jù)存儲標準、紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準等方面的研究，制定相應(yīng)的規(guī)范、標準。同時要注重同規(guī)劃、國土、市政、工程質(zhì)量監(jiān)督部門等緊密合作，確保數(shù)字檔案在不同部門，但采取高度統(tǒng)一的格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)在不同部門、地區(qū)之間進行資源的共享，共同推進城建城建檔案數(shù)字化標準的建設(shè)。
3結(jié)束語
綜上所述，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個動態(tài)的、系統(tǒng)化的工程，而非一朝一夕就能夠建設(shè)全面和完善的，在數(shù)字化建設(shè)過程中需要加大投入力度，建立專業(yè)性的檔案人員隊伍，從標準和要求上嚴格把控自身，同時應(yīng)強化城建檔案管理部門的規(guī)章制度，只有這樣才能夠為建設(shè)規(guī)范的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。
參考文獻：
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篇5
1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
在對城建檔案進行管理的過程中，普遍采用了數(shù)字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數(shù)字化的管理方式更有助于檔案的建設(shè)，無論是在整理還是在進一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優(yōu)越性。并且隨著社會的進步，人工查找的方式顯然已經(jīng)不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進行改革，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。所以數(shù)字化管理建設(shè)是目前檔案事業(yè)的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質(zhì)檔案，這種檔案如果經(jīng)常調(diào)閱就會損壞，并且也不能實現(xiàn)資源共享的效果，在這種情況下就需要運用數(shù)字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)大大節(jié)省了時間，促進工作效率的提高，促進了社會的發(fā)展建設(shè)，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發(fā)揮。但是在數(shù)字化建設(shè)的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業(yè)的發(fā)展，筆者對此進行了總結(jié)。
2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
從我國現(xiàn)階段的發(fā)展建設(shè)來看，伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，計算機已經(jīng)成為工作中必不可少的工具之一，沒有計算機的幫助，就無法高效的進行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計算機的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數(shù)字化建設(shè)的實現(xiàn)是要建立在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上的，物質(zhì)載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質(zhì)載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關(guān)資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質(zhì)載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應(yīng)用，就要充分考慮物質(zhì)載體的穩(wěn)定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠的使用計算機相關(guān)設(shè)備開展數(shù)字化管理的相關(guān)工作。
實際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當?shù)姆蓛r值，從傳統(tǒng)的管理角度來看，進行檔案管理的信息存儲載體的性質(zhì)是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠?qū)⑵浔４嫱旰镁途邆湟欢ǖ膬r值，在法律上也擁有相應(yīng)的效力，但是數(shù)字化的檔案就有所不同了，因為數(shù)字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進行驗證的，這就要求對數(shù)字檔案進行統(tǒng)一的標準評定，讓其更加具有統(tǒng)一性的特點，在我國現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲的穩(wěn)定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點，在數(shù)字化檔案中則需要更加安全的環(huán)境才能實現(xiàn)穩(wěn)定性的要求，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲載體出現(xiàn)問題數(shù)字檔案就無法使用。
3 對做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考
3.1 前期的全面規(guī)劃
對于城建檔案數(shù)字化建設(shè)來說，前期的規(guī)劃是一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，需要將大量的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，工作量非常巨大。在進行數(shù)字化工作時，應(yīng)對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調(diào)查，根據(jù)檔案的類型對檔案進行數(shù)字化規(guī)劃。在規(guī)劃的過程中，工作人員應(yīng)認真謹慎按照一定的程序突出工作的重點，嚴格按照相關(guān)規(guī)定做好規(guī)劃，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
3.2 加強標準規(guī)范建設(shè)
數(shù)字文檔的資源共享，需要根據(jù)相關(guān)標準和規(guī)范進行文檔信息的數(shù)字化，所以建設(shè)檔城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定一個完整的規(guī)范制度體系。主要包括信息化標準規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標準規(guī)范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數(shù)字檔案的格式標準以及網(wǎng)站建立和管理等的指導(dǎo)說明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范主要是由接收標準和管理細則這兩方面構(gòu)成。加強標準規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)。
3.3 加強信息系統(tǒng)建設(shè)
城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計算機網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個檔案信息系統(tǒng)，不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個獨立的網(wǎng)絡(luò)平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性，使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時要進行安全認證和身份認證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。
3.4 完善資源庫的建設(shè)
城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設(shè)，這里包括目錄數(shù)據(jù)，目錄中心，全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將工作的重點放在特色資源庫的建設(shè)上，將各個專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫，使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數(shù)字檔案的實用性，有利于檔案管理工作的順利進行。
3.5 提高檔案的使用效益
城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會對于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案的最佳使用效益。
4 結(jié)束語
城建檔案數(shù)字化建設(shè)對于城市建設(shè)來說有著不可忽視的作用，檔案工作人T應(yīng)予以高度的重視。在進行檔案數(shù)字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性，完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高數(shù)字檔案的使用效益，捉進檔案管理工作的發(fā)展，為社會提供更好的信息服務(wù)。
參考文獻
篇6
1 城建檔案信息化管理方案
1.1 加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)
數(shù)字城建檔案管是城建檔案管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及多媒體技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)相互結(jié)合的產(chǎn)物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現(xiàn)形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數(shù)字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規(guī)范也相繼出臺。因而，各個地方理應(yīng)該加強和加快積累數(shù)字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數(shù)字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可以從以下兩個方面著手：
第一，城建檔案館應(yīng)該實事求是，堅持從實際的經(jīng)濟能力和需要出發(fā)，結(jié)合全部管藏檔案信息管理信息數(shù)字化、珍貴檔案現(xiàn)代數(shù)字化、重點選擇某類檔案信息數(shù)字化以及高頻率使用檔案數(shù)字化等等途徑，將現(xiàn)在擁有的實體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化的形式，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數(shù)字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術(shù)方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數(shù)字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優(yōu)勢將城建檔案轉(zhuǎn)化為信息，完善利用服務(wù)。
第二，城建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立和建設(shè)應(yīng)該借助GIS電腦軟件，建立數(shù)據(jù)庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設(shè)施等等相關(guān)的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據(jù)GIS軟件所建立的數(shù)據(jù)庫還方便于信息數(shù)據(jù)的管理、檢索、查詢、進一步提取數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的進一步加工和輸出。信息資源數(shù)據(jù)庫的信息主體同時還得包括城建資料的內(nèi)容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設(shè)項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數(shù)據(jù)庫。背景數(shù)據(jù)庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設(shè)施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。
1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作
換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，對有關(guān)城建檔案基本工作標準、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺的上面。此外，工作主管部分還應(yīng)該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)和組織工作，向組織城建檔案信息化建設(shè)的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務(wù)工作。
1.3 加快和加強城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
伴隨著《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網(wǎng)站也進入了不斷建設(shè)和完善的狀態(tài)，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊。現(xiàn)階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，還應(yīng)該將其逐步納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架體系中，力求和電子政務(wù)建設(shè)同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務(wù)平臺的作用，促進城建檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)的積極開展以及城建檔案利用服務(wù)質(zhì)量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關(guān)方面來加大對其經(jīng)費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)能夠和政府政務(wù)網(wǎng)同步，實現(xiàn)一體化，進一步推動其信息管理化建設(shè)的跨越式前進、發(fā)展；第二，不斷建設(shè)和完善城建檔案信息網(wǎng)，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態(tài)，迅速將經(jīng)過整合后的信息在網(wǎng)上予以，實現(xiàn)資源的共享，從而促進城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的穩(wěn)定化前進；第三就是要主動學(xué)習(xí)和借鑒其它的有關(guān)檔案館信息化管理的經(jīng)驗，將城建檔案信息化建設(shè)事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設(shè)和政府電子政務(wù)建設(shè)的統(tǒng)一、同步協(xié)調(diào)向前發(fā)展，從而促進自身的進步。
2 總結(jié)
總的來說，為了促進信息管理服務(wù)功能的早日實現(xiàn)，響應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實需求，應(yīng)該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設(shè)的速度，以確保城建檔案現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化、規(guī)范化目標的進一步實現(xiàn)。
參考文獻
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篇7
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題
數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。
三、數(shù)字化檔案具備的功能
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。
1.館藏檔案數(shù)字化:通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心.
2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ).
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地利用信息資源，實現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化:數(shù)字檔案館的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)標準規(guī)范的信息傳遞.
5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標準的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。
四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.
如何保障數(shù)字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可采用包括操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、信息加密與身份認證技術(shù)、防病毒技術(shù)等在內(nèi)的多種安全技術(shù)。1.采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。(2)綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護。(3)采用信息加密技術(shù)與身份認證技術(shù)。(4)采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負責、及時維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行及高效服務(wù)。加強對用戶的管理包括加強對用戶權(quán)限的管理即加強對用戶的監(jiān)督、審計、跟蹤，同時控制上網(wǎng)信息范圍。(6)加強計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。
五、結(jié)論
建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向，數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)和應(yīng)用過程中應(yīng)該堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻:
篇8
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機存儲、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數(shù)字化。
2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關(guān)鍵點。
以作者所在項目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細節(jié)多次進行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標準；在實際工作中嚴格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標準驗收。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術(shù)都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計算機故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
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（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。
城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現(xiàn)辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個基本點。
（三）檔案資源的利用共享化。
當下，城市建設(shè)的步伐越來越快，各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實現(xiàn)資源共享，數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化，完成城市建設(shè)檔案為社會服務(wù)的根本目的。
二、實現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。
我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對檔案實行集中管理，具體體現(xiàn)在兩個方面：一方面，對館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢在于：對檔案管理進行整體規(guī)劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白，能促進統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時對城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別，還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個專業(yè)、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。
（二）檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，并提供支持。
城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)涉及到各方面的工作，不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織，還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理，得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結(jié)果來看，我國大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節(jié)點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工，專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實現(xiàn)。
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(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標準和規(guī)范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標準規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標準都屬于行業(yè)標準,對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實施的細則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點和質(zhì)量管理辦法等。以便強化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行,這就涉及到計算機及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業(yè)標準科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務(wù)。城建檔案部門負責對建檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調(diào)研。進行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達到的目標,結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍。《中華人民共和國行業(yè)標準紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻才能進行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標準
結(jié)合實際設(shè)定相應(yīng)加工標準和參數(shù)依據(jù)國家制定的標準,結(jié)合實際設(shè)定符合本單位實際需要的標準和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標準有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實際工作中應(yīng)以國家標準為依據(jù),制定符合本單位實際的城建檔案數(shù)字化具體標準和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標準和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數(shù)的設(shè)置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標準和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計算機與外網(wǎng)實現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責任心和較強業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項參數(shù)等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計算機數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來源機構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標引實現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
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Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實現(xiàn)城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。隨著城市建設(shè)發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質(zhì)檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質(zhì)檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等，檔案將會遭到滅頂之災(zāi)。城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進行，不能實現(xiàn)遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題
（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務(wù)重，人員少，工作標準要求高。
檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，具有建筑和計算機數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應(yīng)慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計算機數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理進入了城建檔案管理領(lǐng)域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認識不明確。
建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上，資金投入不足，存在著重建設(shè)，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術(shù)，施工工期和工程質(zhì)量等方面的問題。卻對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展
（一）城建檔案數(shù)字化建設(shè)需政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視，把好城建檔案接收關(guān)。
城建檔案的科學(xué)歸檔是實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)，進一步加大對重點工程，城市基礎(chǔ)設(shè)施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設(shè)備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。
篇12
一、概述城建檔案數(shù)字化工作
對于我國傳統(tǒng)上的城建檔案數(shù)字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作無法在較短的時間內(nèi)收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數(shù)字化效率的落后。其二，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作沒有適應(yīng)當今形勢變化的管理方式，并且，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)方式僅僅立足于工作的表面，這對于城建檔案數(shù)字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個方面，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發(fā)，而某些城建檔案數(shù)字化工作還要求在城建檔案數(shù)字化工作中加入當?shù)氐慕?jīng)濟以及社會發(fā)展的因素。并且，隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，逐漸出現(xiàn)了采用多媒體文件來進行城建檔案數(shù)字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進行有效的整合，能夠?qū)τ跈n案實現(xiàn)長期的保存。有效的多媒體文件還能夠?qū)τ诋敃r歷史活動發(fā)生的場景進行詳細的記錄，甚至再現(xiàn)聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數(shù)字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應(yīng)社會的發(fā)展，加強新形勢對于城建檔案數(shù)字化工作的需要。傳統(tǒng)上的城建檔案管理往往具有這樣的特點，那就是檔案的建設(shè)一旦完成，城建檔案管理人員便不再對于檔案的維護負責，只有在檔案出現(xiàn)嚴重的安全隱患或者是質(zhì)量問題時，才會由城建檔案管理人員重新對于檔案進行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實際進行是分不開的，由于這個特點，就很有可能造成城建檔案管理人員在進行檔案的建設(shè)時，不注意對于施工標準的實施，或者是隨意制定施工的規(guī)范，甚至于出現(xiàn)編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關(guān)系有著緊密聯(lián)系的檔案，對于檔案的歸檔也是一個難題，因為檔案歸檔所需要的環(huán)節(jié)相當復(fù)雜，一個城建檔案的項目即使能夠在最短的時間內(nèi)歸檔，也需要至少半年的時間。至于檔案的建設(shè)上來說，其經(jīng)歷的周期便更長。我國許多城建檔案的建設(shè)項目從施工的準備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長的時間。城建的立項不能依靠建設(shè)單位自己來完成，而是需要建設(shè)項目所在地的政府來提供保證，只有得到當?shù)卣呐鷾手螅涣腥胪顿Y的計劃，之后還需要當?shù)氐恼掳l(fā)相應(yīng)的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設(shè)，不僅如此，只有建設(shè)單位的建設(shè)項目與當?shù)氐南罉藴氏喾希拍軌蜷_始檔案的建設(shè)。一個高效的城建檔案數(shù)字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環(huán)境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對于人員的管理工作，進一步提升城建檔案數(shù)字化工作對于社會的價值，從而使城建檔案數(shù)字化工作獲得應(yīng)有的發(fā)展，并且使其服務(wù)于社會，服務(wù)于人民。
二、城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性
城建檔案數(shù)字化只有實現(xiàn)一定的科學(xué)規(guī)范性，才能夠為社會以及經(jīng)濟的發(fā)展作出貢獻。從形勢的需要上來說，城建檔案數(shù)字化工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)有助于提升管理人員的工作熱情。
做好城建檔案數(shù)字化工作不僅僅是形勢的需要，同時也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數(shù)字化工作的體系，能夠加強城建檔案數(shù)字化工作的水平，并且改善傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化工作存在的問題，開創(chuàng)城建工作對于城建檔案數(shù)字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數(shù)字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數(shù)字化工作的層次，培養(yǎng)工作人員對于城建檔案數(shù)字化工作的熱情，促進城建檔案數(shù)字化工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，進而使城建檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)長期的科學(xué)持續(xù)地發(fā)展。
（二）有助于衡量單位的業(yè)績以及管理水平。
城建檔案數(shù)字化工作的有效性直接決定城建檔案數(shù)字化工作的發(fā)展水平，并且還反映了這個城建工作的管理水平的高低。一個單位的檔案不僅僅記錄著這個單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對于城建工作的經(jīng)營戰(zhàn)略進行系統(tǒng)性的分析，有助于協(xié)助城建工作制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。并且，科學(xué)的城建檔案數(shù)字化的方法還可以培養(yǎng)城建工作人員進行科學(xué)分析的水平，使分析人員看到城建工作的發(fā)展中存在的不足以及優(yōu)勢。從而進行針對性的分析。對于我國的城建工作來說，要想做好城建檔案數(shù)字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化的觀念，從新時代的特點出發(fā)，大膽地對新的城建檔案數(shù)字化方案進行探索。只有這樣，才能夠?qū)τ诔墙üぷ鞯恼w的發(fā)展方向以及城建工作的經(jīng)營戰(zhàn)略進行精確的分析，幫助城建工作在一定的時間范圍內(nèi)，實現(xiàn)城建工作內(nèi)資源的有效合理的配置。這對于城建工作的未來的發(fā)展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數(shù)字化的方案，可以在更深的范圍內(nèi)實現(xiàn)對于城建工作的管理效率，提升城建工作的發(fā)展空間。
（三）有利于經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展。
城建檔案數(shù)字化實際上就是對于歷史活動的一種記錄，通過對于這種記錄進行分析，可以對于檔案中的資料進行合理有效地分析，這種分析方法實際上就是一種對于檔案的基礎(chǔ)性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經(jīng)常會體現(xiàn)對于經(jīng)濟活動的規(guī)律，甚至是體現(xiàn)社會的發(fā)展方向。因此，從這個意義上來說，檔案是在經(jīng)濟社會活動中一項不可多得的資源。加強城建檔案數(shù)字化工作在當前的時代中有很強的時代意義。加強城建檔案數(shù)字化工作有助于在全社會形成一種信息資源的貢獻氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對于檔案進行檢索，并且實現(xiàn)對于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經(jīng)濟以及社會的發(fā)展。
（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。
首先，建設(shè)單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設(shè)的立項以及施工，直至最后竣工的整個過程入手，確立城市建設(shè)城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準確性。
（五）有助于制定清晰的歸檔方案。
在城市建設(shè)的項目完成之后，需要施工單位根據(jù)施工的標準來制定城市建設(shè)的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設(shè)的審核部門對于文件進行審核，審核的主要內(nèi)容為城市建設(shè)的測量文件，以及城市建設(shè)的施工標準，城市建設(shè)的質(zhì)量認定等等。另外，還需要審核人員對于城市建設(shè)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行把關(guān)，保證竣工文件的準確性以及清晰性。
三、結(jié)束語
綜上所述，通過對于城建檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀以及城建檔案數(shù)字化重要性進行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數(shù)字化人員的工作熱情，促進城建檔案數(shù)字化工作發(fā)展，還可以在一定的范圍內(nèi)實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化工作水平的提高。提升城建檔案數(shù)字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發(fā)展水平，還可以利用合理的檔案對于城市的發(fā)展方向進行預(yù)測。
【參考文獻】
[1]韓玉梅.中外進館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學(xué)通訊,2014（05）.
篇13
1城建檔案數(shù)字化的必要性及意義
1.1檔案數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢
傳統(tǒng)的檔案管理方式為紙質(zhì)化的管理，無論是賬目、目錄等管理都需要建立一定的紙質(zhì)化檔案，在信息的傳播、利用效率上都較為低下。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理方式帶來了革新，從而突破了紙質(zhì)化的限制[1]。數(shù)字化的管理方式使得計算機技術(shù)、信息技術(shù)、存儲技術(shù)等都能夠有效的應(yīng)用到檔案管理的過程中，將海量的信息通過數(shù)字化的方式存儲在計算機中，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的建立來實現(xiàn)信息資源的共享。利用計算機技術(shù)還能夠建立一個完善的信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的實時調(diào)用。
1.2城建檔案數(shù)字化是社會經(jīng)濟發(fā)展及城市規(guī)劃建設(shè)管理工作的需要
城建檔案是在城市建設(shè)的過程中產(chǎn)生的，其中包含著大量的城建信息資源，能夠為今后的建設(shè)提供良好的依據(jù)和參考數(shù)據(jù)。在城市建設(shè)規(guī)模不斷擴大的今天，城建信息的容量也不斷的增大，因此實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理是一項亟待解決的任務(wù)。城建檔案的數(shù)字化可以實現(xiàn)對城建信息的整合利用，充分發(fā)揮城建檔案的作用與功能，使其真正服務(wù)于城市建設(shè)和社會發(fā)展。
1.3城建檔案數(shù)字化是提高城建檔案工作效率的有效途徑
城建檔案的數(shù)字化管理有效的解決了城建檔案紙質(zhì)化管理中存在的一些問題和缺陷，從而有效的提高了城建檔案管理的效率和質(zhì)量。數(shù)字化的管理方式能夠極大的減少對紙質(zhì)原件的調(diào)閱頻率，能夠較好的保護檔案原件，同時也使得檔案調(diào)閱的效率得到了顯著的提升。城建檔案的數(shù)字化管理實現(xiàn)了文件的實時瀏覽和管理，并使得檔案的調(diào)閱突破了空間上的限制，使得檔案的使用更加的方便，更好的發(fā)揮了城建檔案的作用。
2城建檔案數(shù)字化工作策略和質(zhì)量控制
城建檔案的數(shù)字化是一項復(fù)雜且難度較大的工作，在這一過程中涉及到了檔案的收集、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用、管理標準的制定、質(zhì)量控制、信息分類整合等環(huán)節(jié)。因此，在數(shù)字化管理的過程中，工作人員必須根據(jù)檔案管理的要求，做好數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保檔案的安全和數(shù)字化的質(zhì)量得到保障。
2.1城建檔案數(shù)字化工作將安全放首位
城建檔案的規(guī)模十分龐大，因此其數(shù)字化的過程也是漫長而艱巨的。在這一過程中，檔案會經(jīng)歷頻繁的調(diào)動，接觸到檔案的人員也十分復(fù)雜。在這些過程中，必須將檔案的安全性作為首要考慮的因素，相關(guān)工作人員加強安全意識，制定嚴格的檔案保密制度，合理應(yīng)用數(shù)字化的手段，確保檔案的安全性、完整性。
2.2城建檔案數(shù)字化內(nèi)容的選擇
城建檔案中包含著城市建設(shè)各個方面的內(nèi)容，信息含量龐大，每一種檔案的管理都有其自身的特點。城建檔案的數(shù)字化應(yīng)當遵循循序漸進的原則，不應(yīng)一蹴而就，而應(yīng)當按照程序有計劃的進行。首先應(yīng)當數(shù)字化標準的制定和完善，確定進行數(shù)字化管理的內(nèi)容，將信息含量較大，管理難度較高的檔案首先進行數(shù)字化的管理。城市規(guī)劃建設(shè)檔案是城建檔案中的核心內(nèi)容，是城市規(guī)劃建設(shè)的重要參考，對人們生活的各個方面有著極大的影響作用，因此在城建檔案的數(shù)字化過程中應(yīng)當優(yōu)先進行。
2.3檔案的現(xiàn)代化標準化管理是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的前提
城建檔案的數(shù)字化過程中，掃描技術(shù)是核心的技術(shù)之一，但城建檔案的數(shù)字化并不等同于將紙質(zhì)檔案進行掃描。城建檔案的數(shù)字化是一個系統(tǒng)化的管理過程。要實現(xiàn)良好的管理效果，管理部門應(yīng)當建立一個完善、科學(xué)的檔案管理體系，對檔案進行標準化和規(guī)范化的管理、整理。城建檔案的數(shù)字化是建立在對檔案的合理分類基礎(chǔ)上的，這也是整個數(shù)字化的過程中工作量最大的環(huán)節(jié)[2]。只有對檔案進行規(guī)范合理的整理才能提高數(shù)字化的效率和質(zhì)量。
2.4檔案數(shù)字化加工方式的選擇
城建檔案數(shù)字化的根本目的是更好的實現(xiàn)對檔案的使用，因此檔案信息資源的加工和整合是數(shù)字化過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在這一過程中涉及到了海量信息的輸入和掃描，工作量十分的龐大。一些檔案館會采用內(nèi)包的方式來提高對檔案加工的效率，另一些檔案館則采用了購買服務(wù)的方式，將檔案加工的任務(wù)進行外包。這兩種都有各自的優(yōu)點和缺陷。例如，內(nèi)包的形式能夠較好的保障檔案的安全性和保密性，而且由于內(nèi)部管理人員對檔案和管理流程較為熟悉，在數(shù)字化的過程中可控性較高。其缺點是檔案館內(nèi)部的管理人員有限，采用內(nèi)包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本較高。外包的方式在管理效率上較高，但由于外部管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案的管理過程可控性較差。為了確保管理過程中檔案的安全性，在實行外包的管理方式時，應(yīng)當加強對管理人員的監(jiān)管，從各個方面實現(xiàn)質(zhì)量的控制。在招標投標的過程中，首先要選擇信譽較高的外包商。其次，在工作過程中應(yīng)當制定嚴格的管理標準，并嚴格按照標準來執(zhí)行[3]。加強對檔案加工過程的規(guī)范和檢查，及時發(fā)現(xiàn)工作過程中存在的問題，并及時解決。為了提高監(jiān)管質(zhì)量，還可以采用第三方監(jiān)理的管理模式，從整體上確保檔案管理的質(zhì)量。
3結(jié)束語
總而言之，隨著科技的發(fā)展和時代的進步，城建檔案的管理質(zhì)量將得到進一步的提升，而在這一過程中，城建檔案的數(shù)字化是不可或缺的關(guān)鍵步驟，同時也是發(fā)展的必然趨勢和要求。
參考文獻：
[1]黃亞銘.城建檔案數(shù)字化外包的實踐與思考[J].浙江檔案,2013,(12):24－25.
