引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校數(shù)字化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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首先，在我國高校圖書館的建設(shè)過程之中，發(fā)展理念主要是從西方借鑒過來的，所以在發(fā)展中完全依賴于西方發(fā)達(dá)國家的發(fā)展模式，無論是其中的發(fā)展理念，還是發(fā)展過程、發(fā)展模式等方面都是以西方國家基本形式相適應(yīng)的，所以這種發(fā)展理念，導(dǎo)致我國高校圖書館數(shù)字化管理的方式較為僵化，不能完全適合自身的發(fā)展。其次，在信息數(shù)字化的過程，發(fā)展較為緩慢，我國的各個高校在發(fā)展過程中，十分注意自身的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但是由于在發(fā)展中缺乏對于圖書館數(shù)字化的基本關(guān)注，導(dǎo)致該項建設(shè)發(fā)展相對緩慢也相對滯后，這種數(shù)字化資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足為我國高校大學(xué)生以及科研工作者提供文獻(xiàn)支撐的力度。再次，由于我國高校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及其信息資源每一個高校有各自的特點，但是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各個高校之間不能進(jìn)行借鑒學(xué)習(xí)，阻礙了其發(fā)展之中的共同提高。

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（二）隊伍結(jié)構(gòu)問題。

相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實際檔案管理經(jīng)驗較為豐富，但專業(yè)研究能力不強，對先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實踐經(jīng)驗。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識背景等方面存在著嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性問題。

（三）信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。

近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。

（四）信息安全與憑證問題。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴(yán)重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實性和完整性；在升級、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。

（五）信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題。

高校數(shù)字化檔案信息蘊含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護(hù)。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實問題。

二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略

（一）加強檔案信息資源意識宣傳。

在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進(jìn)一步加強宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。

隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應(yīng)該強化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識，并制定檔案管理政策保護(hù)個人信息及知識產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。

檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進(jìn)，完善工作隊伍的知識背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。

（四）推動檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化及其管理集成化。

合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。

(五)運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理中心）運用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行評估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時,定期排查、更新和升級相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。

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1檔案數(shù)字化管理是信息時展要求

隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都在不斷與信息技術(shù)相融合，數(shù)字化的管理是運用網(wǎng)絡(luò)、多媒體、計算機(jī)等進(jìn)行管理工作，高校檔案管理工作的有序進(jìn)行關(guān)乎著高校能否健康發(fā)展，而良好的管理辦法對管理工作有著直接的關(guān)聯(lián)，高校的檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的歷程，成為管理者研究學(xué)校未來發(fā)展方向的第一手資料，經(jīng)過了多個學(xué)校管理者不斷的分析、總結(jié)、制定方向才擁有了這樣一個寶貴財富。對檔案工作進(jìn)行研究，目的就是了解目前高校檔案管理現(xiàn)狀以及數(shù)字化管理辦法的應(yīng)用情況，借鑒和吸收優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，良好的檔案管理工作使得學(xué)校工作的高效、有序進(jìn)行得到了保證，因此檔案管理工作的制度設(shè)立、建立健全管理機(jī)制尤其重要。小到個人，大到單位、國家，檔案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要資料時可以快速、準(zhǔn)確的定位查找，總之學(xué)校事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展離不開檔案的有效管理。數(shù)字化管理的引入希望能夠幫助學(xué)校不斷適應(yīng)時展對檔案管理工作的新要求，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的穩(wěn)步前進(jìn)，但是與之俱來的弊端也不能忽視。所以對檔案科學(xué)規(guī)范的管理就是當(dāng)代高校發(fā)展的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校好的檔案管理工作，不但可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)理清學(xué)校事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、及時調(diào)整辦學(xué)戰(zhàn)略提供依據(jù)，也為學(xué)校未來發(fā)展指引方向；還可以為社會能夠鑒定高校的文化和辦學(xué)成果奠定扎實基礎(chǔ)。而真正好的檔案管理工作離不開先進(jìn)的管理手段，更離不開管理過程的不斷調(diào)整，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和弊端都要時刻審視，優(yōu)勢要不斷發(fā)揚，弊端要不斷改正，這樣對學(xué)校遠(yuǎn)期戰(zhàn)略、管理效率的提高都有著深遠(yuǎn)的影響，更能指引學(xué)校依據(jù)自身情況制定長期發(fā)展規(guī)劃。因此好的檔案管理工作對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校不斷向前具有重要意義，而檔案的數(shù)字化管理給予當(dāng)前高校的檔案管理帶來了新鮮的血液，需要我們進(jìn)行不斷探索和挖掘。

2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

2.1利于高校立卷制度的落實

當(dāng)前社會，高校部門立卷已經(jīng)是一個十分常見的問題，但是仍有很多檔案室的管理工作代替了部門的立卷工作，這樣就會有一部分檔案管理人員將檔案進(jìn)行立卷管理，取代個別立卷單位的工作，但是由于檔案管理員并非專業(yè)管理人員，所以對檔案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判斷所交的檔案是否完整，這就使得檔案的管理質(zhì)量受到影響，數(shù)字化的檔案管理過后就能使檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化的管理，這樣就能將檔案輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案的管理員就能對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，這就從最基本情況對檔案進(jìn)行了管理。

2.2數(shù)字化管理不受時間、空間限制

傳統(tǒng)的檔案管理受到時間和空間的很多限制，使得管理上出現(xiàn)很多不便，而數(shù)字化的管理模式則使得檔案的管理打破了時間、空間的束縛，傳統(tǒng)檔案管理，想要查看資料還需要到學(xué)校檔案室，找到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案查閱批示，經(jīng)檔案館員查找才能進(jìn)行利用。數(shù)字化管理實現(xiàn)后，只要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)平臺，就能有效進(jìn)行檔案的管理和查閱，還能做到精準(zhǔn)查找，這樣不僅在時間上大大縮減，還對檔案管理員的工作量進(jìn)行縮減，減輕了管理員的工作難度。數(shù)字化的管理能有效把檔案進(jìn)行歸類、分檔、排序，也能在不同載體上保存，保存和查找起來更加方便，檔案的安全保密工作也比較容易做到位，進(jìn)而提高查找文件的準(zhǔn)確性。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理能夠?qū)n案迅速進(jìn)行明確分類、排序，也更加能夠保證檔案的完整性，在這種情況下，每個想要使用檔案的人員都可以通過網(wǎng)絡(luò)得到允許，對檔案進(jìn)行方便、快捷的查找，省時省力，檔案的管理效率也就大大提高，資料更新也更具時效性，只要適時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，操作流程會更加節(jié)省了人力、物力、財力，提高工作效率，促進(jìn)我國高校檔案事業(yè)迅速發(fā)展。

2.3有利于檔案內(nèi)容信息的開發(fā)

傳統(tǒng)的檔案管理模式所能保證的只是檔案的完整性、原始性，所占空間非常龐大，對管理用的庫房要求也比較高，查找起來費時費力。而經(jīng)過數(shù)字化管理之后，所有的高校檔案都能在局域網(wǎng)上進(jìn)行統(tǒng)一管理，并且能夠進(jìn)行明細(xì)的分類，保存空間也很大，新增檔案時也可以隨時進(jìn)行添加，查找也能實現(xiàn)精準(zhǔn)查找，實現(xiàn)檔案內(nèi)容完整的保存，根據(jù)一條線索，還能查找出相關(guān)內(nèi)容的其他所有檔案，快捷便利，對檔案信息的開發(fā)和利用十分有利，同時也有利于對事項進(jìn)行追根溯源，滿足利用者對檔案信息的深層次需求。

3檔案數(shù)字化管理的弊端

3.1數(shù)字化管理人員選擇受限

雖然信息化時代給人們帶來了極大的便捷，在高校數(shù)字化管理過程中也確實有了諸多便利的條件，但是高校檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)、信息管理掌握并不到位，缺乏相應(yīng)的技術(shù)，檔案數(shù)字化管理人員的選擇上會受到許多限制。目前很多高校檔案管理員需要進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)操作熟練度，并且需要掌握檔案數(shù)字化管理相關(guān)知識，兼具這兩種素質(zhì)的管理員才能實行檔案的數(shù)字化管理。檔案的管理本質(zhì)上需要管理員對當(dāng)前的各項政策保持住相對好的敏感性和絕對好的理解力，同時也需要管理員具備較強的數(shù)字管理技術(shù)。因此，管理人員要有比較高的專業(yè)管理素養(yǎng)和信息網(wǎng)絡(luò)操作能力，才能很好的勝任當(dāng)代高校數(shù)字化檔案管理工作。部分高校管理人員身兼多職，對檔案的管理缺乏時間與精力的投入，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)比較欠缺，這樣都會直接影響到高校檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。但是現(xiàn)實是高校檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)往往不夠，使得檔案分類缺乏準(zhǔn)確性，檔案資料收集缺乏完整性，檔案信息化步伐相對落后。檔案數(shù)字化管理對管理人員的檔案和科技素養(yǎng)提出了更高的要求，作為新時代的高校檔案管理人員必須要掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)操作能力以及檔案學(xué)術(shù)理論水平，才能勝任當(dāng)前高校檔案的數(shù)字化管理工作。

3.2數(shù)字化管理存在安全隱患

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展帶來檔案管理的便捷，但是也存在很大安全隱患，在進(jìn)行檔案的查詢、分類等工作時，信息安全保證更加急切，一是查找利用過程中可能會帶來更加大的風(fēng)險，二是不法分子也會利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的盜取，這就給網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全帶來相當(dāng)大的威脅。首先，檔案信息保密的重點工作就是信息的使用程序，檔案查找一定要嚴(yán)格檔案利用權(quán)限，并不是什么人都可以進(jìn)行檔案查閱，查找利用檔案需要有完整的檔案利用審批流程。總體而言，檔案的管理需要嚴(yán)格把好安全關(guān)。從文件的保密性質(zhì)考慮，應(yīng)該制度健全的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督實施，無關(guān)人員不得隨意登錄網(wǎng)站查詢。其次，檔案的保存要做好鑒定工作。檔案的鑒定原則是對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析與鑒別，以分析現(xiàn)實和歷史作用為主，根據(jù)國家和高校內(nèi)部對檔案的文化價值的需要，準(zhǔn)確分析確定高校檔案的保存價值，以便精確的確定高校檔案的管理分類，便于日后的查找利用。還要對文件進(jìn)行保密等級的劃分，區(qū)別管理，將機(jī)密級的文件進(jìn)行更嚴(yán)格的管理，保密管理級別要根據(jù)泄露所帶來的國家安全和學(xué)校利益影響的程度進(jìn)行確定，以便獲得國家相關(guān)法律、法規(guī)保護(hù)。

3.3數(shù)字化管理檔案利用率不高

雖然數(shù)字化管理模式有很多便利，但是在我國的利用率并不高，有很多高校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案室管理的辦法，對于數(shù)字化管理的優(yōu)勢也認(rèn)識不到位，缺乏科技意識，看不到數(shù)字化管理過程對人力、物力的節(jié)省，也看不到對我國檔案在使用過程中展現(xiàn)的便利，更加看不到檔案數(shù)字化管理過程帶來的豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，歸根到底是管理人員缺乏與時俱進(jìn)的觀念，缺少學(xué)習(xí)新知識的動力，對于檔案的分類、查詢等工作還是人工進(jìn)行的，觀念陳舊，并且單純的認(rèn)為檔案觸手可及，才是最安全的、最有用的，卻忽視了網(wǎng)絡(luò)帶來的豐富的檔案資源，這就使得數(shù)字化管理的利用率較低，給高校檔案管理工作帶來人為的制約，也使得檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享受到阻礙，消耗了大量的人力、物力、財力，這就造成了檔案管理過程的浪費。

4總結(jié)

綜上所述，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展，信息化時代的繼往開來，我們要在高校檔案管理的各項管理工作中創(chuàng)新方式方法，尤其是不能再沿用傳統(tǒng)方法，要與時俱進(jìn)，采用更加科學(xué)便捷的方法進(jìn)行檔案管理。在管理過程，提高高校檔案數(shù)字化帶來的便捷性，不斷地解決檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題，不斷完善數(shù)字化管理，總結(jié)檔案信息化管理經(jīng)驗，使得整個檔案的管理過程更加便捷、安全，高校數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中的障礙，也需要高校全體管理人員不斷的深化研究，充分利用科技發(fā)展實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

參考文獻(xiàn)：

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文章編號：1009—0118（2012）10—0187—01

針對高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，電子文件也會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)：

一、健全高校數(shù)字平臺，構(gòu)建和諧共享環(huán)境

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，具體包括總體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理、光盤備份等。高校檔案要想實現(xiàn)數(shù)字化，首先必須投資開發(fā)一整套與高校相適應(yīng)的檔案管理軟件，配備構(gòu)建這個數(shù)字平臺所需要的硬件設(shè)施。由于高校日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、高速掃描儀集中掃描、光盤等雙備份解決方案。使檔案文件能及時、準(zhǔn)確歸檔，保護(hù)磁介質(zhì)為載體的檔案的安全，延長其壽命。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目標(biāo)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、高校分類管理等，從而在機(jī)制上提高高校信息共享能力。此外，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要達(dá)到以下二個方面的要求：

（一）系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性

信息系統(tǒng)一定要具有穩(wěn)定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環(huán)境。因此所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計（如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風(fēng)扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點故障，確保整套系統(tǒng)的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護(hù)級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享。可通過增加應(yīng)用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（二）系統(tǒng)應(yīng)具有良好的性能

要使用正規(guī)的檔案管理軟件，能夠跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，保證系統(tǒng)的高性能。系統(tǒng)升級不必停機(jī)，可在線升級。系統(tǒng)具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機(jī)系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。

二、搭建溝通橋梁，銜接各領(lǐng)域的信息交流

（一）在辦公自動化系于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間建立橋梁

針對高校中辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不能充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化（OA）系統(tǒng)、人事管理、教務(wù)教學(xué)管理等系統(tǒng)的無縫集成。便于收集整理各部門生成的電子文件，更好地建立起高校檔案資料數(shù)據(jù)庫。

（二）在電子文件與紙質(zhì)文件之間搭建“綠色通道”

針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存，根據(jù)檔案管理數(shù)字化工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。

對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。切實確保電子文件的安全，解除人們的顧慮。

三、建立一支高素質(zhì)、高水平的專職檔案隊伍

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

四、提高高校人員的檔案意識

提高高校員工的檔案意識，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使他們認(rèn)識到檔案工作對于高校發(fā)展的重要性，使領(lǐng)導(dǎo)和信息部門能夠重視檔案和檔案的數(shù)字化建設(shè)，并積極為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供所需的資金和技術(shù)的支持。同時，檔案人員要虛心向檔案數(shù)字化建設(shè)走在前列的高校學(xué)習(xí)，樂于交流。汲取人家成功經(jīng)驗，結(jié)合自己高校的實際情況，逐步推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)。

總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，不是一蹴而就的，我們要緊跟時展的腳步，積極學(xué)習(xí)新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)，根據(jù)高校的現(xiàn)實狀況，不斷實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理從保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

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（一）高校檔案數(shù)字化是信息時展的要求

社會發(fā)展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲平臺，達(dá)到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。

（二）高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結(jié)果

在社會數(shù)字化的背景下，高校作為技術(shù)發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會將大量的檔案信息寫入計算機(jī)中，并實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

（三）高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)新時期檔案管理的科學(xué)優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對策分析

應(yīng)當(dāng)看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機(jī)等多媒體硬件成為 “高檔打字機(jī)”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進(jìn)一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：

（一）首先要正確認(rèn)識電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術(shù)，其具體內(nèi)容和關(guān)鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護(hù)，隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性。

（二）盡快建立健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

新型載體的應(yīng)用和計算機(jī)智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。在實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉(zhuǎn)變的過程中，必須遵守嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。其標(biāo)準(zhǔn)通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應(yīng)充分發(fā)揮自身能動性，根據(jù)自身條件和檔案管理的特點制定詳細(xì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎(chǔ)。

（三）不斷改進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

電子文檔具有與紙質(zhì)檔案不同的技術(shù)特性，檔案數(shù)字化管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設(shè)計階段，依據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，充分綜合文件檔案業(yè)務(wù)部門、管理部門及技術(shù)開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術(shù)手段把相關(guān)的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。

（四）加快硬件基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)作為載體，需要加大資金投入來引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發(fā)一系列不良結(jié)果，要及時對系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和升級，以確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（五）突出數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格做到正確、科學(xué)、規(guī)范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細(xì)則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設(shè)置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設(shè)館際共享的數(shù)據(jù)庫長遠(yuǎn)目標(biāo)。

（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要重視對檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)的業(yè)務(wù)能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識、多媒體知識和相關(guān)的學(xué)科知識的學(xué)習(xí)，做到熟練地掌握計算機(jī)操作技術(shù)和基本的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。同時，加強檔案管理者的隊伍建設(shè)，適時引入激勵考核機(jī)制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。

三、切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的保護(hù)

電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內(nèi)容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：

（一）提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識，嚴(yán)格按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數(shù)字化檔案的管理和制定詳細(xì)的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓(xùn)，檔案管理人員必須對安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數(shù)字化管理人員的配備應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，突出責(zé)任意識、紀(jì)律意識和信息道德品質(zhì)，又要精通計算機(jī)知識，把合格的管理人員委派到關(guān)鍵崗位上。

（二）提高系統(tǒng)安全防范技術(shù)能力

一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進(jìn)行安全保護(hù)。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方法的功能，進(jìn)行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權(quán)控制。對網(wǎng)上信息用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，設(shè)置不同用戶對各類信息的訪問權(quán)限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗證。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中采用數(shù)字簽名，動態(tài)驗證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實性，確保數(shù)據(jù)的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術(shù)。根據(jù)安全實際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進(jìn)、出兩個方向的通信，借以保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶向外泄密。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力

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電子檔案安全評價方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險的評價方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評價體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨立性、可操作性、動態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評價指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評價通常涉及檔案學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個學(xué)科。同時其安全評價涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評價指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點，對于諸多安全評價指標(biāo)，需確定與之對應(yīng)的權(quán)重，對安全級別和要求進(jìn)行分級，避免一概而論帶來的資源浪費。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評價指標(biāo)權(quán)重確定的計算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實際效果較符合高校信息化安全管理實際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評價方法。綜合評價是一項復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評價研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評價、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評價、智能化方法、可拓物元分析法、動態(tài)綜合評價法、交互式多目標(biāo)的綜合評價法、交合分析法等。

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我國高校檔案管理體制不夠完善，檔案管理經(jīng)費還不夠充足，加之一些檔案管理人員更多的重視紙質(zhì)檔案管理工作，很少顧及到照片檔案，導(dǎo)致了照片檔案管理工作有些混亂，無法做到及時歸檔，開發(fā)利用率也不是很高。

(一)照片檔案的管理意識不夠強。

高校針對照片檔案的管理意識還沒有真正樹立起來，這就造成了不少高校的照片檔案無法做到及時歸攏，分散在各個部門甚至個別人手里。這就使得一些反映高校重大教學(xué)科研實踐活動的照片檔案容易丟失或損壞，從而造成了一些不可挽回的巨大損失;

(二)照片檔案收集整理不規(guī)范。

我國高校照片檔案管理工作由于缺乏足夠的管理意識，因此，高校檔案管理者對其收集整理就顯得不夠積極主動，很多年份長的照片并沒有保留好相關(guān)的底片，甚至也沒有相關(guān)的文字說明。那些照片拍攝者也由于時間久遠(yuǎn)而無法準(zhǔn)確的回憶和認(rèn)知，這就使得照片檔案的保存利用價值被人為地降低了;

(三)照片檔案管理制度不夠完善。

高校照片檔案的管理制度還不夠健全與完善，很多制度并沒有能夠切實落實到位。一些極具保存價值的照片檔案缺乏足夠的保存條件，無法很好地進(jìn)行歸集與歸檔。一些照片檔案還存在著失真褪色等問題，這就讓高校照片檔案管理工作無法充分有效的利用照片檔案，還有些已經(jīng)存檔的照片被借出使用后，并沒有及時收回，這就造成了無法彌補的損失。

三、高校照片檔案實行數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

高校照片檔案是高校歷史發(fā)展過程的一種形象記錄載體，隨著時間的推移，照片檔案的價值不斷凸顯出來。但是，高校檔案部門雖然經(jīng)過了多年的發(fā)展，但是，在照片檔案管理工作方面仍然存在著諸多不足之處，從而造成了照片檔案質(zhì)量受到了一定的不良影響，也影響了其價值的有效發(fā)揮。那么，高校如果采取數(shù)字化管理模式，就會讓照片檔案管理工作具有很多的優(yōu)勢。這些數(shù)字照片是通過先進(jìn)的設(shè)備獲得的，并以數(shù)字形式保存在計算機(jī)中，是一種可以通過計算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行處理與傳送的靜態(tài)圖像文件。這些數(shù)字化管理方式下的照片檔案，將具有如下幾個方面的重大優(yōu)勢。

照片檔案是由攝影人員拍攝得來的，那么，在進(jìn)行留檔的時候，攝影人員就可以從拍攝的所有照片中挑選出一些較好的照片，并對其進(jìn)行再次加工和編輯，讓圖片更具可參考性。高校檔案管理人員也可以根據(jù)學(xué)校的立檔要求對這些照片進(jìn)行刪減和編輯，最終讓這些照片檔案保持在一種最佳的數(shù)碼拍攝效果上;

(二)方便存檔和檢索利用。

這些數(shù)字化處理的照片在拍攝完成以后，通過計算機(jī)等的處理與加工，并標(biāo)注一些必要的文字說明，就作為檔案存入到計算機(jī)中，還可以把它們進(jìn)行刻盤保存。高校的檔案管理者還可以通過校園網(wǎng)傳送給其他地方的計算機(jī)。這就讓不在一個時空的使用者可以更為方便快捷的進(jìn)行照片檔案的檢索與利用。從另一方面來講，這些數(shù)碼照片還拓展了自己的應(yīng)用范圍;

(三)不容易褪色或變形。

數(shù)字照片被存放到電腦上以后，只要不進(jìn)行人為的破壞，就可以被長期保存下來，并且不太容易發(fā)生褪色或變形的問題。這些照片檔案比起紙質(zhì)檔案更為形象直觀，可以再現(xiàn)高校發(fā)展過程中的教學(xué)、科研以及管理等各項重要工作。那么，網(wǎng)絡(luò)背景下，高校檔案管理者更要實施好數(shù)字化管理模式，讓照片檔案更好的保留下來，為將來的照片檔案發(fā)揮出信息資源共享的作用打好基礎(chǔ)。

四、高校照片檔案數(shù)字化管理的具體對策

由于高校照片檔案相對于那些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有更為逼真和直觀的優(yōu)勢，它能夠把高校的教學(xué)、科研與管理歷史更好的再現(xiàn)出來。因此，它在高校整個檔案管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。高校檔案管理者就應(yīng)該以一種科學(xué)的態(tài)度對待當(dāng)前照片檔案管理工作中的各種問題與矛盾，并實施一些有針對性的管理對策，讓照片檔案管理工作更為科學(xué)化、合理化與規(guī)范化，并通過數(shù)字化處理手段來構(gòu)建一個完善的照片檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正做好照片檔案的歸檔工作，讓其充分發(fā)揮出自身的信息資源共享作用。

(一)高校應(yīng)該進(jìn)一步提升自己的照片檔案管理意識。

高校檔案管理中對于照片檔案的管理工作不夠重視，從而在一定程度上影響了照片檔案的管理效果。因此，高校檔案管理者就應(yīng)該充分認(rèn)識到照片檔案的重要地位與價值，做好相關(guān)的歸檔與整理工作，確保高校整個檔案工作的順利且均衡的開展下去。那么，高校照片檔案管理工作要想很好的實施下去，僅僅依靠高校檔案管理部門基本上是不夠的。這就需要高校檔案管理者不斷加大自己的宣傳力度，提升檔案工作在整個校園內(nèi)的影響力，逐步引導(dǎo)高校師生樹立起正確的檔案管理意識，尤其是要不斷提升高校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識，這樣有利于真正在高校校園內(nèi)營造出一種積極向上的檔案管理工作氛圍。高校還可以開展一些諸如校史展覽等宣傳活動，讓照片檔案更為形象直觀的展示在師生面前，讓高校師生在閱覽完這些照片之后，腦海里形成了對照片檔案的一定認(rèn)識。此外，高校還可以組織學(xué)生和教師參與到一些活動的拍攝與制作中來。如此種種，都有利于進(jìn)一步提升照片檔案在高校師生中的影響力;

(二)高校應(yīng)該盡快建立健全照片檔案管理機(jī)制。

當(dāng)前，高校照片檔案管理工作顯得有些混亂無章，很多照片檔案都無法得到及時的歸檔與開發(fā)利用。為了改變這種管理現(xiàn)狀，高校就應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范照片檔案的管理工作。這就要求高校根據(jù)相關(guān)的《檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等檔案法規(guī)，并依據(jù)各個高校自身的不同情況制定并實施合適于自己的照片檔案管理制度，讓照片檔案管理工作有一個明確且詳細(xì)的管理條例，讓檔案管理者可以有一個工作依據(jù)，從而在高校校園內(nèi)構(gòu)建起一個完善的照片檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保照片檔案的及時且完整的收集與利用。同時，高校檔案管理者還應(yīng)該建立一個照片檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正對其實施數(shù)字化管理模式。這些照片檔案是經(jīng)過數(shù)字化處理后的圖像文件，檔案管理者需要對其進(jìn)行及時且到位的結(jié)構(gòu)化組織，否則，它就會變得毫無規(guī)則。這也就是說，我們應(yīng)該針對照片檔案建立一個系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫，可以根據(jù)不同的類別進(jìn)行管理，并建立一個目錄數(shù)據(jù)庫，從而讓使用者更為方便檢索與利用。此外，高校還應(yīng)該妥善保存好照片檔案數(shù)據(jù)庫，定期做好相關(guān)維護(hù)工作，確保照片檔案的完整性;

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信息時代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，促進(jìn)了高校的檔案管理工作開始朝著信息化的步伐邁進(jìn)，這對當(dāng)代的高校來說具有重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理模式，往往采用人工紙質(zhì)記錄的方式對檔案進(jìn)行保存，這種方式目前已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的實際需求，局限性很強。取而代之的是信息化的檔案管理已經(jīng)滲入到高校的管理中去，很多的高校檔案管理開始實現(xiàn)了信息化的管理模式，但是普及力度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。很多的高校檔案管理依然以傳統(tǒng)的人工檔案管理為主，不僅浪費了大量時間，同時還是降低了工作效率，通過復(fù)雜的人工搜索，很難準(zhǔn)確找到所需要的檔案。在高校大力推進(jìn)信息化檔案管理的浪潮中，計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校的檔案管理工作中，其作用已經(jīng)變得無法被取代。檔案的信息化管理不僅給我國的高校檔案工作帶來了極大的便利，同時也給我國的檔案管理創(chuàng)新帶來了極大的挑戰(zhàn)，只有抓住這一挑戰(zhàn)，高校的檔案管理才會取得長足的發(fā)展。檔案的管理工作是一項非常重要的工作，近些年國家非常重視檔案的管理工作，他們不僅在檔案管理工作上加大了資金的投入力度，同時還對檔案的信息化管理加大了科研力度。在新時期下，檔案的管理是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的管理工作，它對我國的高校的檔案管理人員提出了更為嚴(yán)格的的要求。作為檔案管理者，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，同時還要具備很強的檔案保密意識，充滿責(zé)任心，不能損害高校的利益。信息數(shù)字化的檔案管理模式是高校未來發(fā)展的必然趨勢，它對于提高檔案管理工作效率，提升檔案管理質(zhì)量，具有重要的現(xiàn)實意義。

二、 我國的高校檔案信息化管理存在的問題分析

（一） 高校檔案管理人員素質(zhì)偏低

高校檔案管理人員要想做好高校的檔案管理工作，首先要從加強自身的道德建設(shè)，提高自己的素質(zhì)入手。但是從目前的實際情況來看，我國的檔案管理人員普遍存在著素質(zhì)偏低的現(xiàn)象，這不僅不利于檔案管理工作的正常開展，同時還阻礙了我國高校的檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的步伐邁進(jìn)。很多的檔案管理人員單純地認(rèn)為檔案管理工作實際上就是簡單的將檔案搜集與整理，必要的時候拿出來供高校參考與使用，這種想法是錯誤的。檔案管理工作實際上是一種非常復(fù)雜精密的工作，它要求檔案管理人員具有一顆細(xì)致的心，不放過檔案管理的每一個細(xì)節(jié)問題，在工作中要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。我國的高校檔案管理人員還存在著一種更為嚴(yán)重的問題，那就是檔案管理人員對檔案的保密意識不強，很多的檔案已經(jīng)不再是檔案了，大部分人可以隨便翻看或查閱。這種現(xiàn)象對高校的未來發(fā)展是非常不利的，作為檔案管理人員一定要“以身作則”，認(rèn)真研讀《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密工作。計算機(jī)系統(tǒng)目前已經(jīng)開始應(yīng)用到高校的檔案管理工作中去，但是很多的檔案管理人員計算機(jī)水平比較低，不能勝任高校的檔案管理工作。作為檔案管理者一定要加強自己的計算機(jī)學(xué)習(xí)，提高自己的計算機(jī)水平，適應(yīng)高校檔案管理工作的需要。

（二） 高校檔案管理工作任務(wù)量大，工作效率低

高校的檔案管理工作是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，檔案信息量比較大，它要求檔案管理人員能夠快速找出所需要查閱的檔案。我國目前的高校檔案管理存在著以傳統(tǒng)管理為主的模式，人員還是依靠紙質(zhì)記錄的方式進(jìn)行歸檔、整理，在面對大量的檔案管理時，管理人員很難對大量的信息進(jìn)行處理，影響辦事效率。高校應(yīng)該從根本上意識到這種現(xiàn)象的危害性，并采取多種手段改變這種現(xiàn)狀。

三、高校檔案信息化管理策略分析

（一） 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理的直接參與者，其素質(zhì)高低與否直接影響檔案管理工作的效率。作為高校領(lǐng)導(dǎo)一定要全面培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并加強他們的理論知識學(xué)習(xí)。對于檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，我們可以從以下幾個方面入手：首先，加強他們的思想道德理論知識學(xué)習(xí)，使他們具備較強的檔案管理理論功底。其次，舉辦多樣化的公益活動，提高他們的法律意識。檔案管理是一項嚴(yán)密的工作，管理人員一定要了解《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，遵紀(jì)守法，不，靠關(guān)系出賣檔案。對于一些違反法律法規(guī)的檔案管理人員，要按照法律的要求對其進(jìn)行處罰。

（二） 引入高科技計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

計算機(jī)檔案管理具有很多傳統(tǒng)檔案管理所沒有的特點，它不僅可以以電子檔的形式儲存大量的檔案信息，同時在必要的時候我們可以通過檢索“關(guān)鍵詞”，很快查詢到自己所要找的檔案信息。引入計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，是目前高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對于提高高校檔案管理工作效率具有重要的意義。

結(jié)束語

高校的信息化檔案管理模式，對高校的管理發(fā)展具有很大的推動作用。作為高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，不斷加強自己的檔案管理理論知識學(xué)習(xí)，同時還要強化自己的計算機(jī)水平學(xué)習(xí)。信息化的檔案管理模式是時展的需要，它不僅可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需要的檔案信息，同時還可以最大化降低高校檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡生漢.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理的分析[J].現(xiàn)代檔案管理，2012（9）

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The Management and Maintenance of Universities Digitalization Language Room

Liu Caimei

(Lijiang Teachers College,Lijiang674100,China)

Abstract:With the extensive application of computer network technology,university language lab has also undergone a revolutionary change.This article from the current digital language laboratory management and maintenance problems,discuss,and propose effective countermeasures.

Keywords:Digitalization;Language room;Management;Maintenance

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校的語音實驗室也發(fā)生了革命性的變革，原來的耳機(jī)加卡座的傳統(tǒng)模擬教學(xué)設(shè)備，逐漸地被耳機(jī)、學(xué)生終端、鼠標(biāo)、鍵盤、顯示器、攝像頭等先進(jìn)的數(shù)字化多媒體設(shè)備所替代。數(shù)字語音實驗室改變了傳統(tǒng)語音實驗室功能簡單的缺點，為教師授課提供了數(shù)字化操作界面，功能大大增強。同時也出現(xiàn)了讓管理員思考的問題――如何進(jìn)行科學(xué)管理與維護(hù)，使數(shù)字語音室充分發(fā)揮其功效，保證教學(xué)的正常進(jìn)行。本文就從現(xiàn)行數(shù)字語言室管理與維護(hù)中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行探討，并提出有效的解決對策。

一、數(shù)字語言實驗室的管理

（一）學(xué)生的管理

學(xué)生是數(shù)字語言實驗室的主要使用者，對于學(xué)生必須強調(diào)保持?jǐn)?shù)字語言實驗室清潔的重要性。學(xué)生在語言室上課時必須實行固定座位，這樣便于對學(xué)生跟蹤管理和責(zé)任追查。對于第一次進(jìn)入數(shù)字語言實驗室上課的學(xué)生，要先讓他們熟練掌握學(xué)生終端的各種功能，且熟悉各種操作方法和技巧；并充分強調(diào)語言實驗室管理的各項規(guī)章制度。

（二）任課教師的管理

教師是數(shù)字語言室的主要決策與控制者。教師機(jī)集成了各種多媒體信息控制與媒體處理，在多媒體計算機(jī)控制協(xié)調(diào)下向?qū)W生傳遞教學(xué)信息。所以，我們應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行教師上機(jī)前的培訓(xùn)制度，未經(jīng)培訓(xùn)的教師不準(zhǔn)上機(jī)操作，不僅要重視對教師的操作培訓(xùn)工作，而且還應(yīng)向他們傳授一些排除簡單故障的方法，以增強他們處理突發(fā)故障的能力。要求教師在使用設(shè)備后認(rèn)真填寫《數(shù)字語言實驗室設(shè)備使用情況記錄表》，記錄內(nèi)容包括上課時間、班級、人數(shù)、設(shè)備使用情況等，尤其對發(fā)生的故障要作詳細(xì)記錄。這樣可以避免因違規(guī)操作造成設(shè)備的損壞，不作記錄、不報告情況而影響正常教學(xué)的情況。

（三）實驗室管理員的管理

實驗室管理員是教學(xué)工作正常進(jìn)行的保障者。這就要求實驗管理員應(yīng)對數(shù)字語言實驗室技術(shù)有較全面的了解，具備一定的音視頻電路、邏輯控制電路、計算機(jī)接口技術(shù)和數(shù)字語言實驗室測試基礎(chǔ)知識和故障處理能力。實驗室工作人員應(yīng)切實做好以下幾方面的管理工作。首先，做到設(shè)備的一般性故障及時維修，每周應(yīng)安排一次例行技術(shù)檢查，檢查設(shè)備的使用情況，及時排除故障和隱患，并對設(shè)備進(jìn)行定期的保養(yǎng)，保證語言實驗室內(nèi)各項設(shè)備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態(tài)，以確保教學(xué)的順利進(jìn)行。設(shè)備維修及技術(shù)檢查均應(yīng)有詳細(xì)的工作記錄并歸檔保存；其次，實驗管理員要嚴(yán)格按每項試驗寫出詳盡的實驗操作流程和指導(dǎo)實驗手冊并嚴(yán)格實時監(jiān)控學(xué)生是否按操作手冊進(jìn)行實驗，要及時制止違規(guī)實驗的操作。最后，對實驗室管理人員的管理工作也要制定好基本的作業(yè)程序并加強管理。

二、數(shù)字語言實驗室的維護(hù)

為了保證數(shù)字語言實驗室內(nèi)各項設(shè)備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態(tài)，設(shè)備的日常維護(hù)、定期維護(hù)是必不可少的。

（一）數(shù)字語言實驗室設(shè)備日常維護(hù)

數(shù)字語言實驗室的設(shè)備多，做好相關(guān)資料的收集和整理，以便設(shè)備維護(hù)和質(zhì)量鑒定，將實驗設(shè)備按照功能不同分類，并歸納整理好相關(guān)的資料。如，設(shè)備卡片、產(chǎn)品合格證、說明書、保修卡等。對損壞的設(shè)備及時提出報修申請；并認(rèn)真填寫設(shè)備損壞維修記錄。同時，實驗管理人員對使用過程中出現(xiàn)的故障應(yīng)及時排除，保證課程的順利完成。每次上完課后，管理人員要仔細(xì)查讀任課教師填寫的《數(shù)字語言實驗室設(shè)備使用情況記錄表》，及時了解實驗室的設(shè)備運行情況并及時解決出現(xiàn)的問題。保證語言實驗室內(nèi)各項設(shè)備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態(tài)，以確保教學(xué)的順利進(jìn)行。

（二）數(shù)字語言實驗室設(shè)備定期維護(hù)

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1傳統(tǒng)圖書館與數(shù)字圖書館技術(shù)融合是現(xiàn)代圖書館發(fā)展的主體方向

傳統(tǒng)圖書館和數(shù)字圖書館的區(qū)別只是圖書館在發(fā)展階段上的區(qū)別，并不是本質(zhì)意義上的區(qū)別。因為計算機(jī)的大規(guī)模普及和internet的暢通為數(shù)字圖書館的產(chǎn)生和發(fā)展提供了前提條件，而傳統(tǒng)圖書館的館藏、分類、編目、查詢、資源共享、傳遞等固有的模式，則是數(shù)字圖書館產(chǎn)生與發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，沒有傳統(tǒng)的圖書館，就沒有日后的數(shù)字圖書館。

傳統(tǒng)圖書館和數(shù)字圖書館的這種既有區(qū)別又具有內(nèi)在發(fā)展聯(lián)系使圖書館人認(rèn)識到傳統(tǒng)圖書館和數(shù)字圖書館技術(shù)融合是現(xiàn)代圖書館發(fā)展的主體方向。圖書館務(wù)必要適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，充分應(yīng)用各類信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行技術(shù)革新和服務(wù)創(chuàng)新，這樣，才能煥發(fā)蓬勃的生機(jī)與活力。高校數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)把握這一主體方向，進(jìn)行全方位的技術(shù)革新和服務(wù)創(chuàng)新。

2人力資源是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵

人力資源，即數(shù)字圖書館的專業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲備人才，是建設(shè)數(shù)字圖書館的關(guān)鍵。建設(shè)數(shù)字圖書館必須確立“以人為本”。傳統(tǒng)圖書館時代的工作人員的工作基本模式是人與書的結(jié)合，或者說是以書為媒介與讀者的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而數(shù)字圖書館時代圖書館員工作的基本模式是人與計算機(jī)的結(jié)合，也就是所謂的“人機(jī)結(jié)合”，工作人員得通過計算機(jī)和計算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時代圖書館員既要有扎實的傳統(tǒng)圖書館學(xué)知識，又要兼?zhèn)溆嬎銠C(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識，并要通曉知識產(chǎn)權(quán)(版權(quán))保護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識，即是通才、復(fù)合型的人才。美國報刊曾稱：電腦圖書館管理員、對答網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是21世紀(jì)頭10年將問世的10種興起職業(yè)中的兩種稀缺人才。而在我國由于圖書館數(shù)字化起步較晚，計算機(jī)在全社會普及率不很高，目前，各類高校特別是地方高校圖書館尚囿于傳統(tǒng)的館藏、借閱工作模式。工作人員中的“兩多”和“兩少”現(xiàn)象較為普遍，即低學(xué)歷者多，非圖書館專業(yè)畢業(yè)者多；圖書館學(xué)專業(yè)者少，懂信息技術(shù)者更少。因此，高校圖書館要實施數(shù)字化建設(shè)，首先要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)，突出圖書館信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。同時，要花大力氣進(jìn)一批能駕馭計算機(jī)開發(fā)、運行管理和維護(hù)的專業(yè)人才，并配備若干名知識產(chǎn)權(quán)方面的專業(yè)人才，為圖書館的數(shù)字化改造、信息化發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)化管理作好人力資源的準(zhǔn)備。

3數(shù)字化資源是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的前提

數(shù)字化資源建設(shè)是發(fā)展數(shù)字圖書館的前提條件，不然，圖書館的數(shù)字化發(fā)展猶如無米之炊、無本之木。數(shù)字化資源建設(shè)要立足于做好以下兩個方面的工作：一是館藏資源數(shù)字化；二是社會資源館藏化。

館藏資源數(shù)字化，就是根據(jù)各高校的學(xué)科特點、科研方向和日后的發(fā)展規(guī)模，建立個性化的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)目錄檢索、主題檢索和全文檢索；同時，還可根據(jù)教學(xué)和科研的需要，對相關(guān)的教學(xué)參考書、學(xué)術(shù)期刊作數(shù)字化技術(shù)處理，在此基礎(chǔ)上建立全方位搜索引擎，實現(xiàn)網(wǎng)上輕松閱讀和下載。

社會資源館藏化，指對社會上已數(shù)字化的信息資源進(jìn)行收集、整合和利用，大力拓展網(wǎng)上資源，通過對信息的搜索、跟蹤和過濾，將有關(guān)資源分門別類地加以組織，供教師、學(xué)生使用。如根據(jù)學(xué)校教學(xué)的需要開通相關(guān)鏡像站點，有用web方式提供網(wǎng)上檢索服務(wù)。高校圖書館信息資源數(shù)字化是一項關(guān)聯(lián)度較高的工程，鑒于圖書館又是一項社會公益性事業(yè)，政府部門務(wù)必在政策上給予特別的扶持，加大經(jīng)費投入力度。在這一方面，國內(nèi)一些地方高校已有所動作，據(jù)黑龍江省圖工委自動化專業(yè)委員會的調(diào)查，目前，該省29所高校圖書館已有23所通過了自動化工作的評估，自動化建設(shè)的總經(jīng)費達(dá)1855萬元，購置各種硬件設(shè)備共計1317臺(件)，自動化應(yīng)用集成系統(tǒng)計23套。在軟件應(yīng)用方面，采訪子系統(tǒng)應(yīng)用的有22所高校；流通子系統(tǒng)應(yīng)用的有21所高校；查詢子系統(tǒng)應(yīng)用的有19所高校；期刊子系統(tǒng)應(yīng)用的有18所高校；文獻(xiàn)開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用的有12所高校。21所高校擁有校際局域網(wǎng)，聯(lián)入internet的有18所高校。其中，哈爾濱工程大學(xué)圖書館建立了中國船舶文獻(xiàn)等5個專題數(shù)據(jù)庫，存儲14萬多條數(shù)據(jù)。此外，東北農(nóng)業(yè)大學(xué)的大豆專題數(shù)據(jù)庫和大慶石油學(xué)院的中國石油網(wǎng)頁也頗具特色。

4組織模式創(chuàng)新是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的保證

數(shù)字圖書館是一種嶄新的圖書館形態(tài)。建設(shè)數(shù)字圖書館，必須要構(gòu)筑一個能與之相匹配的新的組織模式。對此，我們通常可以從三個層面去理解：一是從數(shù)字圖書館構(gòu)成要素去理解，即數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布管理；二是從技術(shù)層面去理解，主要包括用戶接口、預(yù)處理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)和對象庫等基本構(gòu)件；三是從社會組織系統(tǒng)方面去理解，作為社會整個的數(shù)字圖書館與行為個體的高校數(shù)字圖書館之間各自的組織結(jié)構(gòu)及相互關(guān)系。

從宏觀角度去探析數(shù)字化后的高校圖書館，它僅僅是日后社會廣義數(shù)字圖書館眾多節(jié)點的一個點，是狹義的數(shù)字圖書館。目前，學(xué)術(shù)界對狹義數(shù)字化的高校圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置(組織模式)觀點各異。筆者傾向于按主題來設(shè)置和劃分高校圖書館的工作部門：

1)人文科學(xué)部門。負(fù)責(zé)人文科學(xué)方面數(shù)字信息的采集、整合、咨詢、傳播等工作。

2)自然科學(xué)部門(可根據(jù)各高校的科學(xué)設(shè)置狀況，設(shè)置若干小組加以細(xì)分)。負(fù)責(zé)自然科學(xué)方面數(shù)字信息的采集、整合、咨詢、傳播等工作。

3)數(shù)字系統(tǒng)維護(hù)部門。負(fù)責(zé)軟、硬件的維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全，數(shù)據(jù)保存?zhèn)浞莸裙ぷ鳎婀苤R產(chǎn)權(quán)(版權(quán))保護(hù)及訴訟工作。

4)管理部門。保障圖書館內(nèi)部信息的通暢，負(fù)責(zé)管理指令的下達(dá)、執(zhí)行和反饋，進(jìn)行上下溝通業(yè)務(wù)聯(lián)系及館際間橫向協(xié)作等工作，并對圖書館的總體發(fā)展方向、管理目標(biāo)，作出科學(xué)、前瞻性的規(guī)劃。

按主題進(jìn)行部門設(shè)置、工作分工的數(shù)字圖書館組織模式，是對傳統(tǒng)圖書館時代組織模式的創(chuàng)新，大大精簡了傳統(tǒng)的龐大工作部門，便于按學(xué)科，按工作性質(zhì)加以劃分，著重、著力于對信息的采集、整合、傳播，突出信息咨詢服務(wù)，有利于優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)配置，降低管理成本，提升管理效能。按主題進(jìn)行圖書館組織創(chuàng)新，實質(zhì)是充分發(fā)揮專家型館員的學(xué)科“領(lǐng)頭羊”作用，同時也迎合了數(shù)字圖書館各項業(yè)務(wù)之間相互交叉、滲透的發(fā)展趨勢。

同時，還要注重圖書館人員的素質(zhì)提高。日后數(shù)字化高校圖書館的人員結(jié)構(gòu)應(yīng)加大高級專業(yè)人員的比重，按數(shù)字化的發(fā)展建設(shè)進(jìn)程，逐步增加既具圖書館專業(yè)知識，又有信息學(xué)、計算機(jī)系統(tǒng)運行管理方面一技之長復(fù)合型人才的比例；要加大現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育工作力度，使之知識結(jié)構(gòu)能適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展要求。

5改善硬件是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)

目前，高校圖書館大多在籌劃數(shù)字化圖書館建設(shè)，盡管起點不盡相同，但都還屬轉(zhuǎn)型發(fā)展期。數(shù)字化發(fā)展，硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣，才能為日后數(shù)字化建設(shè)留足發(fā)展空間。考慮到高校數(shù)字化圖書館以數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用為主，最大限度地滿足全校師生訪問館藏資源、網(wǎng)上資源的需求，因此在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性，可即時擴(kuò)展，且易于維護(hù)。總之，高校圖書館的硬件條件改善要突出能創(chuàng)造開放式的信息環(huán)境，重點要抓住以下三個方面工作：

——建設(shè)高性能、高可用性的圖書館網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)系統(tǒng)。目前，各地高校相繼建設(shè)校園局域網(wǎng)，建議網(wǎng)絡(luò)主干采用千兆以太網(wǎng)，同時配備1000m高速以太模塊為主干的交換機(jī)和交換集成器，使圖書館局域網(wǎng)骨干帶寬達(dá)到1000m的能力，能基本滿足日后數(shù)字信息包括多媒體信息傳輸和交換的容量之需。

——多媒體閱覽室建設(shè)。多媒體閱覽室的開設(shè)滿足師生多樣化信息需求的有效服務(wù)手段。各校的多媒體閱覽室建設(shè)要立足高起點、富規(guī)劃，有條件的可配備交互式多媒體教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時，能為讀者提供掃描、拷貝、打印等系列化配套服務(wù)，實現(xiàn)文獻(xiàn)檢索課程的網(wǎng)上教學(xué)、人員培訓(xùn)。

——書(刊)廳電子化建設(shè)。隨著數(shù)字圖書館時代的來臨，館內(nèi)電子資源占館藏資源的比重將日益增大，單一的印刷型載體書廳難以滿足讀者需要。就地方高校圖書館而言，隨書磁盤、光盤的量將會逐年遞增，而現(xiàn)行的圖書入書廳，光盤歸電子檢索室的做法，給師生入庫查閱帶來諸多的不便。若采用磁盤和光盤上網(wǎng)、電腦入書廳的方法，且在書廳配備一定數(shù)量的聯(lián)網(wǎng)工作站(開通節(jié)點)，那么廳便兼具了電子閱覽的功能，實現(xiàn)印刷型、電子型文獻(xiàn)資源及網(wǎng)上資源的綜合查閱，使用戶在同一時點便可獲取多媒體的信息，滿足多方面的信息需求。

6高校圖書館數(shù)字化建設(shè)應(yīng)量力而行、因“校”制宜

高校圖書館數(shù)字化建設(shè)是社會信息化工程的有機(jī)組成部分，是一項子工程，不應(yīng)搞“小而全”、“大而會”，應(yīng)遵循整體性原則，各館的數(shù)字化館藏資源必須各具特色，不必搞人為地重復(fù)。筆者以為，高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的原則取向是：因“校”制宜、科學(xué)規(guī)劃、準(zhǔn)確定位、特色鮮明、逐步推進(jìn)。互聯(lián)互動，網(wǎng)絡(luò)資源共享，是社會信息化建設(shè)的基本原則，高校數(shù)字圖書館的建設(shè)無疑也要遵循。目前，國家教育部正在實施的calis項目，是高校圖書館數(shù)字建設(shè)的總體規(guī)劃，是總綱，各高校圖書館要在服從calis規(guī)劃的前提下，從地方性、辦學(xué)特色性及用戶需求個性等因素出發(fā)，量力而行，使有限的人力、財力資源和硬件條件在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息資源中發(fā)揮的效能達(dá)到最大化，做到“有所為，有所不為”，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

(來稿時間：2001年9月)

參考文獻(xiàn)：

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數(shù)字化校園是以數(shù)字化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，對教學(xué)、科研、管理等校園信息進(jìn)行收集、處理、整合、傳輸、存儲、應(yīng)用，并使這些數(shù)字資源得以充分利用的一種虛擬教育環(huán)境。新時期，數(shù)字化校園環(huán)境為高校提高財務(wù)管理水平，強化財務(wù)預(yù)算管理執(zhí)行效果提供了技術(shù)支持。首先，數(shù)字化校園環(huán)境下，高校資源的存量和使用情況能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化處理，為財務(wù)預(yù)算的編制提供了便利條件，并且預(yù)算的執(zhí)行情況可以通過教學(xué)、科研、管理工作流程進(jìn)行實時反映，有利于高校各部門領(lǐng)導(dǎo)對項目預(yù)算實施動態(tài)管理；其次，數(shù)字化校園能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實時傳播和高度共享，將傳統(tǒng)預(yù)算管理模式中重視預(yù)算事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暿虑啊⑹轮锌刂啤Ｍㄟ^校園網(wǎng)絡(luò)使學(xué)校的各項業(yè)務(wù)活動均處于預(yù)算控制體系中，有利于強化資金管理，對資金的使用狀況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控；再次，高校財務(wù)預(yù)算管理可依托數(shù)字化校園環(huán)境建構(gòu)決策支持體系，改善高校傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下信息孤島、財務(wù)信息滯后等問題，在充分整合高校業(yè)務(wù)流、財務(wù)流、管理信息流的基礎(chǔ)上，為財務(wù)決策提供充足的財務(wù)信息資源，從而有利于確保財務(wù)決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

二、數(shù)字化校園環(huán)境下高校財務(wù)預(yù)算管理策略

（一）建立預(yù)算管理新機(jī)制

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代到來的今天，數(shù)字化校園日益增多，在這樣的背景下，高校應(yīng)當(dāng)盡快建立起一種相互制約、互相監(jiān)督、嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的資金管理新機(jī)制。首先，高校不但要進(jìn)一步增強自身的預(yù)算意識，而且還應(yīng)不斷提高對預(yù)算編制部門重要性的認(rèn)識，并借助預(yù)算管理來實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，以達(dá)到提高資金使用效率的目的；其次，應(yīng)充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息時代的技術(shù)優(yōu)勢，對預(yù)算實施全周期的動態(tài)管理，掌控好各責(zé)任主體的工作業(yè)績和效率，同時還應(yīng)加強信息反饋，借此來形成有效的獎懲機(jī)制，為下一階段的預(yù)算提供可靠的決策依據(jù)，從而制定出更為合理、可行的預(yù)算目標(biāo)。

（二）提高預(yù)算編制質(zhì)量

數(shù)字化校園環(huán)境下，高校的財務(wù)預(yù)算編制要充分利用資源存量和使用狀況數(shù)字化的優(yōu)勢，提高預(yù)算編制質(zhì)量。為此，高校在制定年度預(yù)算時，應(yīng)充分考慮對現(xiàn)有資源的整合調(diào)配，并在此基礎(chǔ)上合理確定出各個部門及相關(guān)項目在年度內(nèi)的物資增加預(yù)算。具體可從零基預(yù)算和項目預(yù)算這兩個方面著手。其一，零基預(yù)算。其是以零作為基底，并從實際需求和可能的角度出發(fā)，對各類費用開支的合理性、必要性以及金額大小進(jìn)行逐項審議。通過零基預(yù)算不但能夠在年初對下一年度資金使用情況進(jìn)行合理安排，而且還能使高校現(xiàn)有的資源與下一年度準(zhǔn)備投入的資源整合到一起，并按照新的規(guī)劃進(jìn)行合理的資源配置；其二，項目預(yù)算。這是目前高校財務(wù)預(yù)算中最為常用的方法之一。數(shù)字化校園最大的特點就是資源從購建前的申請、可行性論證到購建和使用以及產(chǎn)生效益這幾個方面全都實現(xiàn)了數(shù)字化，使得管理者能夠從中獲得下一階段各項業(yè)務(wù)活動對資源的需求及由此產(chǎn)生的效益，這樣便可以此為據(jù)對資源進(jìn)行合理優(yōu)化配置，這不僅是下一階段預(yù)算編制的重要前提，也是預(yù)算能否成功的關(guān)鍵之所在。

（三）強化財務(wù)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督

數(shù)字化校園的實現(xiàn)為預(yù)算的審批和執(zhí)行工作提供了公開、透明的監(jiān)督。為此，可借助這一環(huán)境來防止人為在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上制造障礙的情況發(fā)生，并遵循先預(yù)算、后開支的原則，嚴(yán)格執(zhí)行先審后支、先批后付的程序，以此來杜絕各類不良的現(xiàn)象發(fā)生，如亂收亂報、非正常支出扥等。首先，應(yīng)按照各個費用項目的金額及性質(zhì)，分別采用以年為單位和以月為單位的資金控制方式，無預(yù)算的開支堅決不予入賬；其次，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好預(yù)算指標(biāo)的銜接和對賬工作以及年度的財務(wù)狀態(tài)分析，并借助網(wǎng)上公示的方式，將經(jīng)費的收支明細(xì)和預(yù)算執(zhí)行情況定期公示到網(wǎng)上，同時對全年財務(wù)預(yù)、決算情況進(jìn)行及時公布，并接受群眾監(jiān)督；再次，應(yīng)加大預(yù)算執(zhí)行的考核力度，建立健全定期考核監(jiān)督制度，并在當(dāng)月月末對收支情況進(jìn)行匯總，年末時應(yīng)摸清各單位資金結(jié)余的實際情況，進(jìn)一步強化對項目預(yù)算資金使用情況的監(jiān)督管理，以確保預(yù)算執(zhí)行落實到位。

（四）構(gòu)建財務(wù)決策支持系統(tǒng)

在數(shù)字化校園環(huán)境下，高校應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)、財務(wù)及管理這三大信息流進(jìn)行整合，并建立起一個全面的數(shù)據(jù)倉庫，這樣能夠使財務(wù)智能決策支持獲得有效的資源支持。首先，在建立數(shù)據(jù)倉庫的過程中，應(yīng)以滿足決策支持對數(shù)據(jù)的要求為前提，通過對校園內(nèi)各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)一組織、存儲和權(quán)限管理，形成全面、完整的數(shù)據(jù)倉庫。在數(shù)據(jù)倉庫中，由于財務(wù)數(shù)據(jù)是較為重要的組成部分之一，這就要求財務(wù)人員應(yīng)按照學(xué)校的具體要求，并結(jié)合數(shù)據(jù)的特點，對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計和定義，給出由源數(shù)據(jù)向倉庫進(jìn)行復(fù)制時的清理和增強規(guī)則；其次，應(yīng)建立決策支持?jǐn)?shù)據(jù)模型。通過該模型的建立，能夠?qū)Ω鞣N業(yè)務(wù)活動的資金使用情況進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和測算，基本可以消除各類偶然因素的影響。

參考文獻(xiàn)：

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[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[論文編號]1009―8097(2009)13―0112―02

引言

隨著數(shù)字校園建設(shè)理論日趨成熟，軟硬件建設(shè)均衡發(fā)展，重視管理、運行與服務(wù)得到了廣泛的認(rèn)可。關(guān)于數(shù)字化校園軟硬件的建設(shè)問題，很多高校都提出了很好的解決方案，而對于建設(shè)之后的運行和服務(wù)，卻很少有系統(tǒng)的闡述。本文將結(jié)合本校及其他高校數(shù)字化校園建設(shè)管理的實際情況，分析當(dāng)前高校數(shù)字化校園運行管理中普遍存在的問題并提出合理化建議。

一　高校數(shù)字化校園建設(shè)管理現(xiàn)狀與問題分析

數(shù)字化校園是指以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的信息化手段和工具，實現(xiàn)從環(huán)境(包括設(shè)備、教室等)、資源(如圖書，講義、課件等)到活動(包括教、學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等)全部數(shù)字化，在傳統(tǒng)校園的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個數(shù)字空間，拓展現(xiàn)實校園的實踐和空間維度，提升傳統(tǒng)校園的效率，擴(kuò)展傳統(tǒng)校園的功能，最終實現(xiàn)教育過程的全面信息化，從而達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、科研和管理水平與效率的目的。

經(jīng)過10余年的發(fā)展研究，高校數(shù)字化校園取得了可觀的成果。根據(jù)我國教育部科技發(fā)展中心的《2008年中國教育信息化發(fā)展趨勢研究分析報告》統(tǒng)計，目前國內(nèi)幾所重點大學(xué)均實現(xiàn)了校園數(shù)字化，而近70％的高校在籌劃或?qū)嵤?shù)字校園工程，其中少數(shù)院校已經(jīng)完成了數(shù)字化校園的基本建設(shè)。隨著部分高校數(shù)字化校園基礎(chǔ)設(shè)施的完成，運行管理中也逐漸突顯出來一些共性問題：

1　用戶信息化熱情不高，系統(tǒng)利用率低

人們很難擺脫傳統(tǒng)的辦公、教學(xué)模式，造成使用人員有限，系統(tǒng)功能利用率低，最后甚至成了擺設(shè)。大連民族學(xué)院自數(shù)字化校園啟動兩年來，門戶網(wǎng)站日平均訪問量約1400人次，應(yīng)用系統(tǒng)除教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)輔助系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)保持一定的訪問數(shù)量外，其他系統(tǒng)登錄使用者幾乎很少。

2　提供服務(wù)粗糙，應(yīng)用層次偏低

毫無疑問，數(shù)字化校園建設(shè)是基于高質(zhì)量的校園網(wǎng)絡(luò)的，但僅靠傳統(tǒng)的WWW、FTP、E-MAIL、BBS、電子教室等服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化建設(shè)的要求，短信平臺、消息中心、招生就業(yè)數(shù)據(jù)倉庫、知識庫、校園視頻播放等增值服務(wù)的作用越來越重要，但卻沒有充分實現(xiàn)。

3　資源庫建立容易，運轉(zhuǎn)難

數(shù)字化校園需要大量數(shù)字化教育資源內(nèi)容的支撐，學(xué)校對教育資源庫產(chǎn)品的需求也不斷增大。資源庫建立容易運轉(zhuǎn)難。由于權(quán)威數(shù)據(jù)缺乏，大量資源盲目堆積，針對性差，更新慢，海量信息不能有效組織和管理，造成用戶普遍感到獲取有用信息難。

4　網(wǎng)絡(luò)要求高

數(shù)字化校園的啟動對校園網(wǎng)絡(luò)提出了更高的要求，運行通暢、穩(wěn)定可靠是數(shù)字化校園得以順利開展的基本保障。但是隨著用戶范圍的擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的增加和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的增多，網(wǎng)絡(luò)性能也受到極大影響：網(wǎng)絡(luò)出口很寬，但關(guān)鍵應(yīng)用帶寬不夠用；信息點多，出故障幾率也隨之加大；用戶上網(wǎng)不良行為多，如：BT下載、在線視頻等，占用帶寬大，上網(wǎng)高峰時，網(wǎng)絡(luò)負(fù)載重；未知數(shù)據(jù)多，用戶計算機(jī)安全意識薄弱，網(wǎng)絡(luò)安全隱患大；用戶設(shè)備質(zhì)量良莠不齊，系統(tǒng)各異，統(tǒng)一管理有難度。

5　技術(shù)力量明顯不足

隨著高校數(shù)字化校園的深入發(fā)展，越來越多的技術(shù)難題和工作任務(wù)需要技術(shù)人員來完成，技術(shù)人員也需要運用更多的新技術(shù)和新方法來解決新問題。工作人員沒有增加，但工作強度和技術(shù)難度卻加大，嚴(yán)重制約相關(guān)部門的工作效率。

二　幾點思考

通過以上分析，筆者認(rèn)為科學(xué)有效的管理數(shù)字化校園，真正發(fā)揮其在學(xué)校建設(shè)中優(yōu)化管理、提高效率的作用，主要應(yīng)著力解決好以下幾個問題：

1　完善數(shù)字化校園運行服務(wù)體系

為了數(shù)字化校園的穩(wěn)定運行，信息主管部門應(yīng)做好用戶服務(wù)、技術(shù)支持、應(yīng)用管理和系統(tǒng)管理四個方面的工作。用戶服務(wù)指直接為最終用戶提供問題解答、操作指導(dǎo)、密碼修改等服務(wù)；技術(shù)支持指為學(xué)校各部門提供軟、硬件系統(tǒng)運行過程中的技術(shù)指導(dǎo)與服務(wù)；應(yīng)用管理指為保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定、高效運行而相應(yīng)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行的安裝、配置、優(yōu)化、監(jiān)視等運行維護(hù)工作；系統(tǒng)管理指設(shè)計、安裝、配置、優(yōu)化、監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)，以及電子郵件、Web主頁、FTP等基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的運行維護(hù)。該運行服務(wù)體系的形成將會明確數(shù)字化校園管理者的工作方向。

2　繼續(xù)提高網(wǎng)絡(luò)的安全性與可靠性

運行暢通、安全穩(wěn)定、可控可管的“高可信”網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代高校校園網(wǎng)絡(luò)的目標(biāo)，也是數(shù)字化校園運行的有力保障。①推行校園網(wǎng)“三全機(jī)制”，即全網(wǎng)認(rèn)證、全網(wǎng)監(jiān)控、全網(wǎng)防毒，有效監(jiān)管和記錄網(wǎng)絡(luò)用戶的上網(wǎng)行為并有針對性的制定用戶管理策略；②建立校園網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案，包括校園網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案、重要服務(wù)器和核心設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案、數(shù)據(jù)中心異常應(yīng)急預(yù)案等，以應(yīng)對數(shù)字化校園運行過程中出現(xiàn)的異常狀況；③做好數(shù)據(jù)備份工作，包括異地備份、雙機(jī)備份、多介質(zhì)備份等，以保證數(shù)據(jù)完整性和安全性；④建立校園網(wǎng)絡(luò)安全日志管理系統(tǒng)。

3　繼續(xù)加強教學(xué)資源庫建設(shè)

(1)多交流、巧下載、不斷充實與更新是資源的生命力所在

資源庫建設(shè)是個長期任務(wù)，應(yīng)區(qū)分輕重緩急，擇重建設(shè)，分級制定切實可行的資源收集計劃，并備案，既能保證資源質(zhì)量又可避免重復(fù)建設(shè)。信息主管部門一方面要加強與兄弟學(xué)校的資源共享，一方面要充分發(fā)揮各個學(xué)院的學(xué)科專業(yè)優(yōu)勢，有力指導(dǎo)和組織專業(yè)教研室和教師參與資源庫建設(shè)，同時也要通過購買和下載一些資源內(nèi)容以達(dá)到資源的持續(xù)更新。

(2)科學(xué)組織、合理分類是資源庫高效使用的關(guān)鍵

由于資源提供者不同，導(dǎo)致上傳資源的形式不一、類別不一、質(zhì)量不一。這就要求信息主管部門必須對海量的資源進(jìn)行二次分類和組織，并通過數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段進(jìn)行信息的整合，為用戶瀏覽和使用提供方便的目錄和搜索引擎。

4　加強教師的信息素質(zhì)教育

教師是數(shù)字化校園的直接受益者，更是主要使用者，他們的信息素質(zhì)直接決定數(shù)字化校園的應(yīng)用水平。信息主管部門應(yīng)定期舉辦學(xué)校信息化建設(shè)講座，向廣大師生宣傳數(shù)字化知識，使其了解數(shù)字化校園、最新信息化技術(shù)，提高對數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識；定期組織網(wǎng)絡(luò)教學(xué)競賽，鼓勵廣大師生運用信息技術(shù)獲得教學(xué)成果：定期通過網(wǎng)站、會議、論壇等形式向用戶告知學(xué)校數(shù)字化校園的發(fā)展情況，使用戶親身體會數(shù)字化校園的成果；另外學(xué)校也應(yīng)建立相應(yīng)的激勵機(jī)制，如為校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)精品課計算一定的科研積分、將網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)作為教改課題立項等，更好的調(diào)動教師及相關(guān)技術(shù)人員參與學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的積極性。

5　加強技術(shù)管理人員的自我研發(fā)能力

數(shù)字化校園的運行給信息主管部門提出了更多的技術(shù)挑戰(zhàn)，除了常用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，還應(yīng)逐漸向更多的技術(shù)領(lǐng)域探入，如云網(wǎng)格技術(shù)、流媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等，同時隨著系統(tǒng)的深入使用，為了滿足系統(tǒng)更個性化需要，也要進(jìn)行必要的二次開發(fā)甚至是三次開發(fā)。這就意味著技術(shù)人員必須不斷學(xué)習(xí)和參加培訓(xùn)，不斷積累和創(chuàng)新，力求運用新技術(shù)和新方法來解決問題，以提供更好的技術(shù)管理和技術(shù)支持。

三　結(jié)束語

隨著數(shù)字化校園建設(shè)與管理的深入探討和不斷實踐，我們將會發(fā)現(xiàn)硬件加軟件的校園信息化模式遠(yuǎn)不能發(fā)揮出校園網(wǎng)的優(yōu)勢，更不能實現(xiàn)教育信息化所要求的對傳統(tǒng)教學(xué)模式的改革和對全新教育模式的建構(gòu)。因此，數(shù)字化校園管理最終要實現(xiàn)通過對數(shù)字校園內(nèi)的各種數(shù)據(jù)(環(huán)境、資源、活動)的挖掘，輔助以一定的統(tǒng)計分析，給予校園不同層次的管理者的分析決策提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

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[2]稽兆君.發(fā)展高可信網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)機(jī)制創(chuàng)新[J]中興通訊技術(shù)，2006，(6)：57―59.

[3]CERNET.2008年度CERNET信息技術(shù)專題[EB／OL].＜http：//省略/cernet fu wu 1325/index.shtml.＞

篇13

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：