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檔案管理；大學生；思想政治教育

隨著科學技術的日新月異，世界各國政治、經濟、文化等方面的相互影響越來越大。大學生作為高校的主要群體，其思想活躍，對新鮮事物有強烈的好奇心，但思考問題過于簡單，缺乏理性思維。而作為高校工作重點的思想政治教育工作，一方面是高效工作的保障，另一方面也引領著大學生思想的走向。高校檔案工作者掌握了高校思想政治教育工作的重要資源，是思想政治教育的重要載體和可靠媒介。

一、高校檔案資源在大學生思想政治教育中的功能

高校檔案是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在思想政治教育過程中，高校檔案資源對大學生思想政治教育的功能主要有以下幾點：

（一）高校檔案的“三觀”教育功能“三觀”教育即指世界觀、人生觀、價值觀的教育。在高校中，通過思想政治教育課程培育大學生良好的人生觀和價值觀，這也是高校學生的必修課。作為記錄知名校友和莘莘學子立志報國的感人事跡的高校檔案館，可充分利用上述資源，促進高校思想政治教育的完善和發展。

（二）高校檔案的愛國榮校教育功能我國許多高校，其中包括一些百余年的老校，自建校以來，就開展愛國主義教育活動，并隨著時間的積累，逐漸挖掘出本校歷史中的名人名事、光榮事跡、革命傳統等，通過檔案資料，開展博覽會、舉行講座、編排書目等，讓老師和學生學習前人的學術精神和艱苦奮斗的精神，增強愛國榮校精神榮譽感，增加對校史的了解，同時也是對他們的一種督促和鼓勵。

（三）高校檔案的學科教育功能高校作為教學和科研的主陣地，集合了各學科中的高級優秀人才，在長時間的歷史沉淀下，在教學和科研中不斷取得新的成果，并且將這些成果記錄在高校檔案中了，以便后來的科研者能從眾獲得有效信息，在學術的道路上少走彎路。

二、利用高校檔案進行大學生思想政治教育的現狀和不足

（一）思想政治教育檔案資源意識薄弱在高校的檔案管理中，這種只注重收集保管的現象普遍存在，很多檔案工作者只是片面地以為檔案工作就是收集和保管，只要不丟失、不損毀，就是完成了檔案管理工作，而思想政治教育工作是專業課老師和輔導員的事。檔案作用的發揮不是收藏、保管能實現的，而是要充分開發和利用這一有效資源實現檔案管理與高校思想政治教育的創新結合。同時，思想政治教育工作者也未能全面認識到高校檔案之于大學生的功能和意義。

（二）思想政治教育檔案資源閑置和浪費現象嚴重在我們現實生活中，有極大一部分思想政治教育檔案資源是被閑置的，處于一種無人問津的局面；而與之相反的是，有一小部分的思想政治教育檔案資源因其知名度頗高，而受到他人的追捧，被大量重復使用，時間一長，就造成了一種兩極分化的現象，使得閑置和浪費也越來越嚴重。同時，在高校的檔案管理中檔案歸屬的混亂和檔案資料保管的分散也是導致檔案資源浪費和閑置的重要誘因。

（三）檔案工作者專業知識和能力單一檔案管理作為一門專業性的工作，對檔案管理人員的實際才做技能和專業領域的知識有較高要求。但在高校中，尤其是新建的學校，檔案工作者普遍未受過良好的專業知識和技能培訓，他們的檔案專業知識不精通，操作技能也較弱，因此，很難滿足大學生思想政治教育的需求。目前，高校檔案工作者所存在的問題對思想政治教育的有一定的影響和約束，阻礙了其順利發展。

三、以高校檔案為媒介加強大學生思想政治教育的路徑分析

（一）開放高校檔案館，充分發揮檔案的功能和作用圖書館是搜集和提供本校各學科參考的國內外古今圖書及報刊；檔案館則主要保存和提供本校教師和學生既往的各種學術成果。高校的檔案館必須設立專門的閱覽室，并配備專職人員進行管理。檔案館的開放，有利于使老師和學生直接查閱檔案原件，提高閱覽檔案的周轉率和利用率。同時，高校思想政治教育工作者要有意識的在日常學生教育和管理工作過程中發揮檔案對大學生的學習作用，而不能把檔案這一重要資源束之高閣、置之不理。

（二）提高檔案工作人員意識，為思想政治教育提供便捷服務不管是專職還是兼職檔案工作人員，其檔案意識都需要得到提升，并對檔案工作者進行必要的檔案基礎知識教育，這是做好檔案管理工作的前提。這就要求檔案館在人才選用方面有選擇的聘用，而不是人人都可從事檔案管理工作，同時，對檔案工作者的專業知識和技能進行針對性培訓和強化，使之盡快適應檔案管理工作，更重要的是檔案工作者自身應提高檔案管理的意識，尤其是提高為思想政治教育服務的意識。

（三）運用現代化管理，促進檔案工作質量和效率的提升檔案工作質量和效率的提升，一方面，需要提高檔案工作者的素質，另一方面，檔案管理現代化也勢在必行。這檔案管理現代化是在檔案工作領域內的一場信息化革命，這必將給高校檔案工作帶來巨大的變革，產生深遠的影響。計算機技術的成熟運用，可實現檔案自動編目、自動檢索等。總之，思想政治教育作為高校教育工作中的重要內容，也是對高校檔案工作者提出的要求。因此，思想政治教育實效性的增強，不僅需要高校思想政治教育工作者的努力，而且高校檔案部門也應主動參與到思想政治教育的過程中，為高校思想政治教育作出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]解悅,沈文虹.政府應加大對普通中學的投入[N].南京日報,2005.

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一、政治素質要合格

大學生檔案工作是檔案工作的一部分，檔案工作是一項政治機要性很強的工作，沒有較高的政治素質和強烈的責任感是無法擔任此項工作的。因此大學生檔案工作者和其他檔案工作者一樣，應該做到：

1.樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向；要有高度的政治敏銳性和嚴明的政治紀律性，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀；在工作中不徇私情、廉潔自律，真正維護社會、集體和個人的利益。

2.要有良好的職業道德和嚴謹的工作作風。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業，認真負責地做好本職工作。

3.要有強烈的責任感和高度的事業心。大學生檔案工作是一項政治性、管理性、服務性很強的工作，這就要求檔案工作者要時刻嚴守機密，守口如瓶；要充分發揮自己的主觀能動性，不斷強化工作能力，不斷提升工作質量。

4.要具有愛崗敬業、認真負責的科學態度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。大學生檔案管理人員應當淡薄名利、自甘默默無聞地為莘莘學子服務。

5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。

6.具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

7.全心全意為人民服務是我們黨的一貫宗旨，大學生檔案工作是一項服務性工作，它的出發點和最終目的，在于為大學生的管理工作服務，新時期大學生檔案工作只有甘為人梯，熱心服務，才能順應歷史發展，才能站穩腳跟。

二、知識素質要全面

科學文化知識是人類改造自然和改造社會的經驗總結，要成為本職工作的行家里手，就要優化知識結構，拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業人才。

1.掌握檔案專業知識。檔案工作是專門業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，大學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現大學生檔案工作的科學管理。

2.掌握計算機知識。由于多媒體技術和網絡技術在檔案現代化管理中的廣泛應用，計算機已經從輔工具逐漸成為檔案現代化管理必備的技術，要適應檔案管理現代化，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。

3.掌握一定的外語知識。在當今社會，沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作，尤其是英語。在計算機網絡技術使用的各種軟件以及網絡信息資源中，占有很大比例，為適應工作的需要，大學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對大學生檔案工作者的要求。

三、業務素質要精湛

樹立以人為本的服務意識。以提供服務為己任，各項工作都應首先從利用者的角度來思考，一切服務都應以利用者的需求為出發點。

樹立遠大理想，熱愛大學生檔案事業。明確自己肩負的責任，以主人翁的工作態度，嚴肅認真的工作作風，把高度責任心、事業心貫穿在大學生檔案工作的各個環節。

培養求真務實、精益求精的工作作風。大學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、管理素質科學

靜態管理與動態管理相結合。管理現存的大學生檔案是靜態的，而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料，則是動態的。靜，是相對的，動則是絕對的。邊收集，收集要齊全；邊整理，整理要細致；邊歸檔，歸檔要嚴謹。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫，精心保管，這是屬“靜”的境界。規章制度與實際情況相結合。只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規章制度，才能切實加強高校大學生檔案的管理工作，進一步推進大學生檔案工作的制度化、規范化、科學化，有效地發揮大學生檔案在學校教育、管理工作中的作用。

五、心理素質要優良

心理素質是整體素質的基礎，培養高校大學生檔案管理人員的心理素質是十分重要的。具體表現在： 對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創造性，積極主動地克服和解決所遇到的各種困難，克服畏難情緒，急流勇進。具有保持良好的心理狀態、從容面對環境變化的能力。大學生檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案，工作內容也總是在重復，時間久了容易產生厭煩情緒，所以，面對這些變化，管理人員要保持心境寬廣、意志堅定，對檔案事業應保持執著的毅力，從容面對各種困難，激流勇進，不斷調整自己的心理狀態，來適應不斷出現的新情況。

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高校學生檔案將一個學生從高中到大學學習期間的德、智、體、美、勞等方面的情況記錄在案，是文件材料的一種，基于高校學生在學校的學習、生活以及社會實踐活動等而產生的，是高校檔案群的組成部分。無論是學生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還是學生的獎懲材料、干部登記表、黨、團組織材料、健康體檢表等，在高校學生檔案中全都有跡可循。高校學生檔案具有一定的價值，可以說是高校學生管理、指導就業、用人單位選拔人才等的一本參考書，學校對學生的培養過程，學生在校期間的素質狀況，學生的社會關系、經濟狀況、家庭組成等多方面的情況都可以通過高校學生檔案來了解。在過去，我國高等教育注重的是培養社會精英，現如今，更加注重國民素質的提升。總而言之，高校學生檔案管理工作的深入有助于大學生科學文化知識的學習以及大學生的社會主義榮辱觀的教育工作的進行，就大學生將來的就業發展而言也是極有幫助的。

二、高校學生檔案的地位

1.高校學生檔案使學校素質教育水平的高低得以體現

對于素質教育，我們應有個理性的思考，促進高校素質教育的推廣和深入。素質教育不應拘泥于一種教育模式，其所體現的教育思想理應是面向未來、面向現代化。通過科學的教育方式來教育學生，使得全體學生德、智、體、美全面發展，這是我們所期許的，這也正是素質教育所要實現的目標。高校學生檔案包括了學生的學習成績表、實習材料、獎勵材料、體檢材料，恰好可以反映學生在德、智、體、美這些方面的發展情況。

2.高校學生檔案反映大學生各方面情況

大學生在校德、智、體、美等方面的發展情況可以從學生檔案中了解。在出現學生入黨、評先評優、就業推薦、用人單位考察以及就業后對其選拔提升等情況時，這些檔案材料將成為重要的考量因素。如《大學生學年鑒定表》和《素質拓展證書》就是兩份重要的檔案資料，在學生面臨評優鑒定及今后就業、提職問題時，可以作為重要的參考資料，它記錄了學生在校期間思想、品德、學習、工作以及參加各項活動的情況。

3.高校學生檔案有助于思想政治教育工作的進行

思想政治工作者理應對大學生的思想、學習和社交等詳細情況有所了解，根據這些實際情況來展開工作，因為大學生的成長過程往往呈現出多傾向性、動態性、自組織性、不完全性、非同步性和不確定性。對大學生的各方面情況，不僅要了解而且要深入全面地了解，不僅要增進交流還要關注學生檔案材料中的記錄，定期整理好大學生思想政治工作有關文件材料并歸入學生檔案，并進行分析總結，得出思想政治工作經驗。

4.高校學生檔案對學生將來的的就業的意義

用人單位可以通過學生檔案的記錄來了解學生學業成績和思想政治表現，進而納入用人考慮因素。被錄用學生在工作過程中的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料整理后會歸檔，在今后的考核定級、考察業績和品德時，將會作為參考。總地來說，高校學生檔案對于用人單位了解員工、正確用人具有重要意義。

三、高校學生檔案管理工作現存狀況

高校學生檔案管理的不斷深入對于高校的管理和發展產生了較為明顯的效果，不過在信息化時代特征日益明顯以及高等教育改革不斷深入的今天，傳統的高校學生檔案管理的不足也漸漸暴露出來，主要有以下問題：

1.學生檔案管理意識不足，工作重心偏移

在現代教育體制下，高校教師和教育工作者的工作重心放在了學生的教育和管理上，主要集中于培養人才。服務育人的教育理念在這種現代教育體制下不被重視，檔案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校領導和負責人缺乏學生檔案管理意識，未意識到學生檔案管理工作的重要性，導致學校的學生檔案管理工作雜亂無章，也可以說是學校工作重心的偏移。另一方面，高校里的學生檔案管理人員工作積極性不高，使得學校的檔案管理工作陷于停滯不前的狀態，此外，有些學生檔案管理人員缺乏專業水平，工作過于保守，還有些工作人員工作熱情漸漸冷卻，對工作采取放任的態度。

2.學生檔案管理策略守舊，信息化技術未盡其用

自高校擴招政策實施以后，高校在校學生人數呈上漲態勢，高校學生檔案材料也自然隨之堆積如山，然而，目前我國高校普遍還在利用傳統的、手工操作的實體管理方式管理學生檔案，僅以紙質檔案作為學生檔案的呈現形式，在高等教育迅速發展、高校學生檔案管理工作日益復雜的今天，這種傳統的管理模式顯然已經不能滿足現實的需要，因此急待開發一款學生檔案管理應用軟件來管理學生檔案。

3.學生檔案的收集整理體制尚未規范

高校學生檔案主要有由各院 （ 系） 管理、由學生處管理、由學校檔案機構管理這三種管理模式。主要的檔案管理模式還是由學生管理部門管理，由學校院系來完成學生檔案的整理工作。目前，大多數高校的檔案管理制度不規范、不健全，使得檔案整理工作效率低、失誤率大，各個院系未統一評價標準，導致歸檔材料的檢查工作難以做好，檔案移交不順利，在移交檔案過程中一有不慎便丟失材料，造成學生檔案管理工作的效率大大降低。

4.學生檔案尚未物盡其用

學生檔案是較為重要的書面材料，記錄了學生在校期間的各方面素質狀況，從學生檔案中可以了解學生的學習狀況、課外素質。教師在教學和選拔學生干部時，可以將其作為重要的查閱資料和參考依據，然而大多數高校教師卻并未這樣做。用人單位招聘時，會因檔案材料內容不全或者是查詢方式不正確而影響工作效果或進度，這樣一來，學生檔案作為“推薦表”的功能就被埋沒。

四、關于優化當前高校學生檔案管理工作的建議

1.提高領導關注度，強化師生檔案管理意識

高校素質教育的推進，人才的輸送，都有賴于高校學生檔案管理工作的順利進行。而要想實現檔案管理工作高效、順利進行，則需要領導對該工作的足夠重視，進而引起全校師生的重視，增強學生檔案管理意識。按照 《高等學校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，一一處理好檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，各司其職，對管理工作進行合理規劃、部署和監督。此外，在學生這方面，也應強化宣傳效果，使其對學生檔案引起重視，做到準確填寫檔案，細心保護檔案。

2.完善學生檔案管理機制

要想實現學生檔案管理工作的完善，首先對于學生檔案管理的歸口部門就應明確，安排好學生檔案管理工作人員，強化管理人員的工作技能，組成專業化的管理隊伍，建立規范的管理機制，使得學生檔案管理工作有條不紊地進行。

3.充分利用先進技術，打破傳統管理模式

信息化時代的到來使得計算機網絡得以普及，傳統的實體管理模式已經望塵莫及。高校學生檔案管理工作模式也理應跟隨時代而更新，開發管理應用軟件，建立學生檔案數據庫，實行網絡化管理體系，實現學生檔案管理工作與現代信息技術的接軌。另外，學生檔案數據庫的建立有賴于現代設備的使用，如計算機、掃描儀等把學生的基本信息輸入計算機，從而建立檔案數據庫，如此一來，一方面，管理人員在收集和整理檔案時輕松不少，另一方面，也為學生檔案的檢索查閱提供方便，并且，對于檔案轉接工作以及用人單位的員工考察工作而言也是大有幫助。

4.充分發揮學生檔案使用價值

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2． 信息失真，干擾了畢業生就業市場的公平競爭。1999年開始擴招以來，大學生就業壓力越來越大，有的畢業生為在激烈的競爭中取勝，不惜采取涂改成績，辦假證明、假文憑等不正當手段以擊敗對手。新形勢下，也有個別高校為使自己的畢業生就業順利，也為使學校博取“生源素質好，就業率高”的社會聲譽，便普遍提高畢業生專業成績，擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例，降低考評標準，撤銷學生處分材料，等等。由于信息失真，造假現象嚴重，致使很多國有企事業單位在招聘畢業生時，也多采用“試用期”制度，干擾了畢業生就業市場的公平競爭。

3． 高校學生檔案缺乏全程管理，阻礙和影響了大學生就業。

（1）網上招生帶來的影響。2001年始，各省相繼開始實行網絡招生，考生檔案電子化。但電子檔案中所反映的內容不夠真實、完整，只包括報名、體檢、成績和高考志愿4項內容信息，高校能得到的紙質檔案只是一張表格；還有不少省份考生紙質檔案交由本人自帶，有的是由考生所在中學或招辦寄發。更有甚者，有的省份不寄紙質檔案，送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事。至于紙質檔案的內容更是五花八門。這無疑給新生入校后建檔帶來麻煩。

（2）高校學生檔案管理的落后和歸檔的滯后。現在高校學生檔案管理體制的狀況是各行其是。有的高校把學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理；有的高校把學生檔案放在人事部門或學生工作部門一起管理；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個系（院），實行分散管理。不管哪種方式，大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案。而畢業生就業活動則在畢業生離校前一個學期就已經開始了。由于不少高校仍沿襲舊的運作方式，學生進校后其檔案不建檔就束之高閣了，在校期間產生的檔案材料散放在各系（院）、處（室）乃至個人手中，等畢業生離校時再集中整理、歸檔。待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，影響了畢業生就業。

（3）畢業生跟蹤檔案滯后。大多數高校認為，畢業生離校，完成檔案轉遞任務后，學生檔案就應該結束使命了。學生畢業后的跟蹤檔案（如畢業生質量調查、貸款誠信度調查等）幾乎為零。為此，學校在進行學科、專業和課程調整，教學內容和方法改革時便失去重要的參考依據，導致學校的專業設置與社會需求相脫節，人才供需結構性失衡。

二、高校學生檔案管理的新思路

1． 明確高校學生檔案的歸檔規范。教育部作為權威機構在高校學生檔案管理這項工作上應有非常嚴格而明確的要求，應結合新時期對人才的需求，對檔案材料的收集范圍及教師應從哪些方面評價學生都作出統一、具體的規定。按照中央組織部、國家檔案局關于印發《干部檔案工作條例》的通知精神對高校學生檔案進行規范化整理與管理，實現學生檔案向干部檔案順利過渡。每個高校在新生入校后就應抓好這項工作，注意觀察和了解學生在校各項活動中所表現出的能力并如實記載下來，努力做到即收即歸，保持材料的齊全和連貫，這既可減少集中整理時的工作量，又能使學生檔案反映出學生的新情況，使學生檔案有較多、較新的信息含量，保持檔案的完整和最新狀態，使學生檔案真正成為學校或用人單位培養人、使用人的可靠憑證。

2． 確保高校學生檔案的真實性。在一個法制健全的社會中，誠信是一種無形資產，誠信是臉面，更是脊梁。大學生檔案是靠當事人自己的言行建立起來的，其中有些檔案材料學生本人必須實事求是提供，使其更具真實性，更具說服力。一份完整的學生檔案不單純是學生受教育的情況，還應包括學生個人的信貸消費、有無犯罪記錄和參加社會公益活動的記錄等內容，是對學生成長歷史真實完整的記錄。原始的學生檔案材料是具有法律效力的，可以為當事人出具合法的第三方證明。

為維護高等學校及其畢業生合法權利，打擊不法分子偽造和買賣學歷證書的行徑，應根據教育部《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，將普通高校、成人高等教育和高等教育自學考試的畢業生文憑和畢業生彩色照片、身份證號碼一同注冊上網，進入全國高等教育學歷證書電子檔案數據庫，用人單位只需將學生代碼輸入，就可在網上查實，既方便快捷，更可以從根本上治理假文憑市場。

3． 加強高校學生檔案的全程化管理。

（1）規范網上招生檔案。第一，各地招辦、各類中學必須在給每位考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案。強調電子檔案僅是為方便網上招生工作，不能代替紙質檔案。被錄取的考生檔案中，既要有反映其高考情況的電子檔案，也要有其在高中或工作單位經歷的紙質檔案。第二，被錄取考生的紙質檔案一律由各省招辦歸口管理，目前暫不宜由地市縣招辦或中學管理。第三，對已被錄取而后又放棄入學資格的考生，其紙質檔案應退回考生所在的省招辦。第四，保證考生檔案內容的真實性與檔案材料的完整性，以便高校及時對考生入學資格進行復查和今后用人單位對畢業生的全面了解。

（2）及時收集、整理學生檔案材料。面對當前就業工作的超前性，以及檔案材料在大學生就業中作用的特殊性，我們的學生檔案已不能再沿襲過去的方法――滯后到畢業生離校時再整理歸檔。要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，收集、整理有關材料。學生的各種材料一經形成，就要盡快存入學生的檔案中去。保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以杜絕臨時抱佛腳的突擊行為，避免錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的人為錯誤。

（3）建立畢業生信息反饋檔案。建立畢業生信息反饋檔案，可以為在校學生提供相關的就業信息。一是間接的就業信息。即畢業生信息反饋中反映了當前社會對大學生的思想道德、知識結構、專業技能、心理素質等的具體要求，在校生可以依據這些信息，主動地、有意識地設計自己，以適應社會。二是直接的就業信息。某些畢業生信息反饋中提出了明確的用人要求，高校可以直接提供給有關專業的在校生。更重要的是學校可以根據這些信息反映出的市場對人才的需求狀況，在教學計劃、教學內容、教學方法和手段等各個教學環節進行調整，主動適應人才市場，培養學生綜合素質和基本技能。

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一、加強高校畢業生檔案管理工作的必要性

（一）學生檔案管理工作是衡量學校內部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統化、規范化管理，培養合格人才的重要保證。畢業生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內容，是學生管理工作內容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業后將來的成長與發展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。

（二）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。

二、加強高校畢業生人事檔案管理工作的思路與對策

（一）適應社會，提高對大學畢業生檔案工作重要性的認識

1. 強化宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經濟建設服務”的基本原則，實行統一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用。

（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范

1. 各院校結合國家相關法律法規以及當前社會形式制定出統一的規范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。

2. 加強收集工作，完善檔案內容。高校畢業生檔案的管理人員要經常主動地與形成畢業生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業生檔案的負責人聯系、協商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

3. 實行專門統一管理。不論畢業生檔案是放在招生就業處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業生檔案的管理工作，一定要根據畢業生檔案的數量配備適當編制的專業人員。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

1. 增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。

總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。

參考文獻

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教育部作為權威機構在高校學生檔案管理這項工作上有非常嚴格而明確的要求,并結合新時期對人才的需求,對檔案材料做出統一、具體的規定,即統一立卷內容、統一建檔標準、統一規范管理。高校學生檔案內容豐富、形式多樣,是學生各項活動的真實記錄,從一個側面反映了學校教育教學管理工作的歷史、現狀及發展狀況。規范學生檔案管理,確保學生檔案的真實性,是當前學生檔案管理的首要任務。目前,高校學生檔案的管理體制尚未建立統一的規范,學生檔案在收集、整理、建檔、歸檔、借閱、利用、轉人和轉出等方面均不甚嚴格,客觀上造成了高校學生檔案管理的不認真、不嚴肅。有的高校把學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的則把學生檔案放在人事部門或學生工作部門一起管理;還有的為了便于利用,把學生檔案放在各個系(院),實行分散管理。另外,大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案,而畢業生就業活動則在畢業生離校前一個學期就已經開始了,用人單位上門查閱參考時,影響了畢業生就業。

一、建立大學生就業檔案的意義

隨著我國高等教育進入大眾化階段,普通高等學校畢業生人數逐年增加,而大學生就業問題日漸突出,高校作為培養和輸送人才的前沿陣地,除作好大學生就業指導外,建立已就業大學生檔案,不僅可以有效掌握已就業畢業生就業動態,對他們進行有效地跟蹤走訪,并通過他(她)們的反饋及時掌握用人單位的最新用人信息,而且可以通過建立已就業學生聯誼會等就業畢業生團體,讓就業學生帶動未就業學生就業,并增加就業穩定率。已就業學生檔案的建立可以及時準確地掌握在單位表現優秀、成長較快的畢業生情況,并以些建立優秀畢業生報告團,根據學院需要定期邀請他(她)回母校進行現身說法,引導在校大學生正確認識社會和自己的專業前景,合理規劃自己的職業生涯。

二、如何建立大學生就業檔案

1、以就業區域為單位,根據不同就業單位建立已就業學生檔案,具體是以紙質與電子檔案相結合的靜態與動態管理形式。紙質就業學生檔案包括:已就業畢業生照片、姓名、專業、家庭住址、QQ號、聯系電話等信息,同時預留足夠的空間填寫以后學生在單位發展情況。完整的資料還包括本次招聘單位的具體招聘要求、單位介紹、招聘負責人信息、聯系方式、招聘人數、最終錄取人數、前往用人單位報到時間等信息。

2、電子檔案主要是建立已就業畢業生基本信息并利用網絡的優勢,學校就業主管部門指定專門的網絡管理員,按不同就業單位建立就業學生QQ群,并對QQ群進行維護。當畢業生異地就業時,與手機號相比QQ號是相對穩定,更加快捷方便的溝通平臺,通過這個平臺,可以及時了解和掌握就業畢業生在工作和生活中的最新情況,對于不能適應工作或在工作、生活中遇到困難的學生,可以通過QQ進行引導和幫助。建立以區域為單位的QQ平臺,可以增加區域內不同就業單位之間學生的聯系,通過QQ網絡平臺實現對已就業畢業生的動態管理,以增加就業穩定率。

3、根據畢業生就業的不同階段,及時更新或添加已就業學生發展資料,對于經過一段時間的努力已取得成績或崗位有所變動的已就業畢業生資料,要在紙質和電子檔案的備注欄內進行記錄,使已就業畢業生的整個成長過程都能在就業檔案中完整體現。

4、定期對已就業學生進行跟蹤,了解用人單位對就業學生的評價,及時完善其就業檔案資料。

三、就業檔案在高校就業工作中的作用

1、大多數高校認為,畢業生離校,完成檔案轉遞任務后,學生檔案就應該結束使命了。學生畢業后的跟蹤檔案(如畢業生質量調查、貸款誠信度調查等)幾乎為零。為此,學校在進行學科、專業和課程調整,教學內容和方法改革時,便失去重要的參考依據,導致學校的專業設置與社會需求相脫節,人才供需結構性失衡。通過QQ群每天關注就業學生工作及思想動態,對于學生關心的核心問題和主要困難,給予引導和解決,定期在QQ群共享內一些積極向上的文章,鼓勵和引導他(她)們,以增加就業穩定率。

2、對于同一單位的二次招聘,可以充分利用已建立的就業學生檔案,將在該單位就業畢業生的工作生活情況客觀地向有意向的畢業生進行說明,也可以利用學生之間容易溝通的特點,將已就業畢業生的聯系方式或QQ進行公布,讓他們進行進一步的溝通。

3、利用在單位取得成績的已就業畢業生,組成報告團,定期邀請回母校開展講座,將自己的發展歷程,從離開學校進入社會的不適應到現在具有從容駕馭工作的能力及一系列的心理變化等進行介紹,有助于使未走出校門的在校大學生端正學習態度、明確學習和就業目標。

4、畢業生就業檔案的建立不但是對學校就業工作的記錄,而且對學校根據專業選擇用人單位也起到了很好的總結作用。

5、已就業畢業生QQ群的建立,不但可以動態地對已就業學生進行管理,而且還可以利用已就業學生的聯系,掌握單位用人情況的最新用人情況,使學校可以第一時間與用人單位取得聯系,洽談下一步的用人情況,為學校節約了跑市場的費用。

6、畢業學生就業檔案的建立起到了已就業畢業生帶動未就業學生就業的積極作用。

7、已就業畢業生檔案的建立使學校對在校生進行就業指導工作方面起到了很好的作用.

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1 醫學高校學生檔案管理工作中存在的問題

1．1 學生檔案工作管理不規范

我國高校中的教育行為日益走向法制化，然而高校學生檔案工作卻缺乏必要的管理規章制度。國家對高校學生管理下達了不少文件，但沒有具體提到對高校學生檔案的管理。高校學生檔案管理往往成為學校某個行政部門的兼職工作。許多高校的學生檔案無專人負責，一般都是在學生畢業時突擊整理，完成轉遞任務，很多醫學院校也是如此。管理學生檔案的工作者意識淡薄，專業知識欠缺，未形成規范化、科學性的管理方式，對學生填寫的歸檔材料未加管理，出現檔案材料涂改，用圓珠筆填寫、缺頁、缺件、錯件等現象時有發生；檔案的存放無序，用人單位等查閱極不方便；檔案的轉遞存在一定的隨意性，出現學生個體自帶，未通過機要郵寄轉遞或經過人事部門工作者提取的現象。

1．2 學生檔案內容單一、無個性化

當今社會對人才的要求，不僅僅是成績，而是需要具有扎實的專業知識、創新精神、合作協調能力、健全的心理素質的綜合素質型人才。社會了解畢業生的情況，不可能通過洽談會“一見就知”，只能先從學生檔案中作初步了解。然而，目前許多學生檔案未能展示學生的真實情況，檔案的歸檔范圍仍舊是陳舊不變的老模式，內容包括高中材料、高考材料、體檢表、入黨入團材料、獎懲材料、學年鑒定表、學籍成績表、畢業生登記表、畢業生報到通知書存根等。老套的檔案材料無法具體地反映學生綜合素質，不利于用人單位對學生的全面考察和了解，嚴重地影響到用人單位及時準確選拔、合理使用人才。

1．3 檔案管理模式陳舊落后，不適應信息時代的要求

21世紀，人力資源的檔案信息成為信息革命的重要內容，醫學生的檔案則是未來國家醫藥衛生人力資源檔案信息的基礎，醫學學生檔案管理的現代化是社會發展的必然要求。然而，如今學生檔案管理基本上還采用傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式。近年來，隨著招生人數的擴大，學生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。不實行計算機管理檔案，就不能使學生檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談。由于沒有實現學生檔案計算機管理，平時材料沒有及時整理歸檔，沒有建成學生檔案信息數據庫，就不能為學生就業提供服務，為用人單位服務，檔案將成為死檔。目前這種狀況嚴重制約著學生檔案管理工作科學化、規范化、現代化的進程。

2 提高醫學院校學生檔案管理工作的對策和措施

2．1 建立健全學生檔案管理的規章制度

教育行為應依法辦事，因此做任何一項工作都必須有法可依，有章可循，尤其是學生檔案這項專業性較強的工作。國家教育部應盡快出臺《高校學生檔案管理工作條例》。在條例中應明確學生檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并要對學生檔案管理工作的各項內容做統一具體的規定，用條例等法規性的文件來規范大學生的檔案管理及運作方式，用條例來提高教育管理者的檔案意識，重視大學生檔案的珍貴價值。

2．2 強化檔案意識

應配備專職、專業人員管理學生檔案，學生檔案管理者應以科學的態度，嚴謹的作風，專業化的手段對待。學生檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習管理計算機操作、數據輸入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。

2．3 加強隊伍建設，提高管理人員的素質

搞好學生檔案工作，必須建立一支強有力的管理隊伍，并不斷提高他們的業務水平，以適應現代化檔案管理的需要。應從以下幾方面入手：一是設置專職學生檔案管理人員，做到專人負責；二是聘任兼職學生檔案管理人員，聘任兼職人員專門作好各個班級的檔案的收集、整理和移交工作；三是加強業務培訓。根據實際工作需要舉辦一些針對性強、時間短、見效快的專業培訓，較快地提高學生檔案管理人員的業務水平。

2．4 擴大歸檔范圍，充實檔案內容，健全學生檔案信息資料

現有學生檔案材料在為用人單位使用時顯得較單薄，不能使用人單位滿意，不能全面反映素質教育成果，不能突出醫學院校大學教育的特色，也不能突出大學生本人的特點，不能反映大學生全面發展的狀況。這需要在原有歸檔材料的基礎上進行調整改進，并擴充學生檔案內容。如醫學生在學校期間所考取各類水平測試及職業資格證書，參加醫學專業社會活動材料，學生的愛好特長等，以利于用人單位真正挑選優秀人才，滿足用人單位需求。

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2.1 宣傳學習檔案管理知識，增強師生的檔案意識。應該在全體師生員工中大力宣傳大學生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高對大學生檔案工作的認識，增強師生的檔案意識。調動院系工作人員自覺、主動、及時送交檔案材料的積極性，形成人人關心大學生檔案工作的良好局面。實現檔案管理工作規范化、科學化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時完整。同時結合就業指導工作，從思想上提高大學生對自身檔案價值和重要性的認識。把認真、準確、完整、規范填寫個人檔案作為檔案管理的重要環節。學生檔案管理者要根據大學生檔案材料形成的規律，從源頭著手，保證檔案管理各環節的有序性，從而提高學生檔案管理工作質量。

2.2 建立相關制度，規范檔案管理。大學生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國家沒有統一的管理制度的情況下，各高職院校應根據學校的實際情況，制定學生檔案管理辦法，提出學生檔案收集、整理、移交的規范標準，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實專門的檔案管理負責人，配合學校做好日常性的工作，院系不能存放學生檔案，有關材料要定期定時歸檔。學生檔案應按材料形成的時間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時間以一學期或一學年為單位，由各有關部門定期向專用檔案室移交學生檔案材料，檔案室也應建立索要制度，定期或不定期地索要應歸檔的學生檔案材料。為保證歸檔材料的準確規范，檔案室必須按照一定的原則，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真偽，判斷其有無保存價值，確定其是否歸入本人檔案。

大學生檔案轉入時要查對入學材料是否吻合一致，完整齊全，核對無誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學生畢業離校時要“檔隨人走”，轉出時一定要有轉出憑證，并在轉出材料登記中注明轉出時間、材料名稱、數量、去向和發文號。

2.3 明確歸檔材料范圍，充實檔案內容。在全面深化高等教育改革和就業機制不斷完善的新形勢下，健全大學生檔案信息資料勢在必行。現有高職院校學生檔案材料包括高中階段材料：學籍材料、高考報名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績單等；大學期間材料：入學登記表、獎懲材料、黨團組織材料、實訓實習鑒定表、考試成績單、畢業生鑒定表等。這些材料對用人單位來講還顯不足，體現不了大學生個性特點和全面發展狀況。這就要對原有歸檔材料進行調整擴充，如可增加學生在校期間所考取的各類職業資格證書復印件、寫實性的學年綜合素質測評登記表、社會實踐活動材料等，這些材料的形成過程能促使學生在校期間不斷調整努力方向，為就業增加實力。

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( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。

二、加強高校學生檔案管理創新的途徑

( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。

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1 高校學生檔案管理的困難

1.1 學生檔案的流程復雜、整理工作繁重

目前，高考檔案的傳遞是學生按照錄取通知書的地址，到所在高中辦理檔案快遞手續；然后，高中學校集中將考生檔案寄往高校；各高校開學前收齊學生檔案；按照系、專業、班級分類；最后，將分好的檔案交予輔導員。如此大量的檔案，工作量也是巨大的。每年學工部門的教師都為此感到頭痛。

高校學生畢業前，檔案要收集整理大量的在校材料，如高考時原始檔案、學生成績冊、成績單、授課教師意見、學生評語、系部材料、實習手冊、畢業生登記表、派遣報到證、獎懲材料、組織關系、貧困證明、誠信記錄等。使得檔案管理部門和輔導員感到材料種類非常多樣，整理檔案工作非常繁重。

1.2 學生檔案管理沒有配備專業人員

由于學生檔案工作長年沒有被重視，多數工作人員都是兼職，工作主動性不強，也不可能有創造性的發展和深入的研究。沒有按照標準進行登記、立卷、歸檔、錄入、檢索，將檔案管理工作認為是簡單的收發工作，學生檔案利用率低，沒有體現出檔案的真正價值。檔案只是保存在那里，工作人員也就成了“保管員”。

1.3 學生檔案室沒有基本的條件

學生檔案室還是傳統的檔案柜，紙質、照片、錄音、錄像等存放的資料容易損壞，經過長期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人員不足的情況下，幾乎是無法完成的事。條件更差一些的高校還沒有學生專用檔案室，有的即使有檔案室，也沒有配備復印機、電腦、攝像機等，不能滿足現代化的需要，不能進行網絡信息的交換。

1.4 檔案信息管理存在安全問題

學生電子檔案的各種私人信息是受國家保密法保護的，學校有義務保護學生的檔案信息安全。但如網絡上的學生身份證和密碼防盜問題、防病毒問題、服務器防火墻、遠程控制、數據備份、災難恢復等問題，高校卻很難解決。

1.5 學生檔案軟件開發不夠

計算機硬件技術的發展比檔案管理軟件方面的開發速度和水平明顯要快很多，尤其是在學生檔案管理軟件方面沒有一個全面、系統的產品。隨著學生檔案信息數量和種類的多樣多變，以及對檔案管理信息化軟件的不斷需求，全國高校聯網共享的檔案管理模式必定取代局域的形式。

2 如何進行學生檔案信息化管理

2.1 重視學生檔案工作

用人單位可以從大學生的檔案，直接看出高校管理水平的高低和學生的綜合素質，無論是高校和大學生自己都必須要認真對待。首先，從硬件方面，高校要給檔案室配備電腦、復印機、傳真機、數碼攝像機等，檔案室應和教育廳、檔案局、其他處室、系部、輔導員、學生建立一個信息互動的電子平臺系統。其次，從制度方面，高校要制定出一定理論水平的規章制度，做到標準化、規范化、系統化、網絡化。例如，學生可以通過身份證或學號，在網上提出申請，經過認證后，登錄電子平臺系統，可以進行查閱學習成績、打印在校證明等事宜。

2.2 加強學生信息電子化錄入管理

2.2.1 檔案信息管理做到分級化

對于學生的基本信息，如姓名、性別、民族、血型、身份證號碼等，應由派出所在學生出生時，一次性錄入并加密鎖定，成為學生電子檔案中永久的信息，任何單位和個人無法修改。在幼兒園、小學、中學、高中到大學，分別由班主任或檔案管理人員整理好數據批量導入每位學生電子檔案中。每個學段結束后加密鎖定，只能查閱不能修改，分別形成固定檔案。畢業生就業后繼續收集人事檔案。這樣分階段收集，錄入的工作量不大，也減少了重復錄入的工作。

2.2.2 內容錄入規范統一化

每個階段的入學和畢業的照片，要求“免冠”、“2M”以內，各類畢業證、英語等級證、計算機證、獎勵證書的電子版，盡量做到內容完整。特別是音樂、美術、體育特長，大學期間的入學培訓、創業培訓、參加社團、各類比賽、社會實踐、誠信記錄等還未收錄到現在的學生檔案中沒有記載。

2.2.3 檔案儲存設備科技化

紙質的檔案、實體材料、照片、錄像等，體積大占用庫房，這些材料也易破損、老化，很難存檔。所以可使用具有壓縮功能，高科技的光盤、U盤、移動硬盤、虛擬網絡硬盤等進行索引存檔。利用電腦查閱檔案的速度增加了幾百倍。

3 配備檔案專業的工作人員

做到檔案的高度信息化管理，專業工作人員顯得特別重要。工作人員要具有檔案專業技能，熟知我國檔案法、文書立卷、信息應用技術、Foxbase數據庫知識、辦公自動化等，不斷提高檔案管理的綜合素質。轉變思想觀念，以服務社會、服務學生為宗旨，充分發揮學生檔案的價值。

4 保障學生信息安全

學生檔案信息化的基礎是運用在網絡平臺上，為了避免信息泄露和丟失，檔案管理必須應用多層安全關口模式。學校應用服務器防火墻、專用網絡（VPN）、電子密碼器、USB Key等，學生以身份證號碼和學生證號認證為第一關，密碼認證為第二關，個人密碼鑰匙為第三關。基本上能夠保正檔案信息的安全。如有特殊需要，還可以用指紋識別、紅外眼膜等更加安全的方式。

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一、高校畢業生就業中學生檔案工作的作用

1.提供檔案利用,為用人單位的人力資源管理奠定基礎。

經過收集、整理、歸檔等環節而形成的畢業生檔案系統、有序地匯集了畢業生學習期間的學籍記錄、獎懲記載、社會活動情況、相關社會關系等一系列內容,用人單位通過對學生檔案的查詢,在對員工個人能力、興趣的分析與評估的基礎上,可以了解畢業生的能力結構,分析畢業生的素質狀況,從而比較全面地了解學生在校期間的經歷與表現。

2.協調學生檔案管理,為畢業生就業提供及時完整的檔案材料。

學生檔案材料的收集歸檔主要包括學生入學登記表,畢業生登記表,畢業生就業通知書,入黨(團)材料,獎學金登記表及在校期間獎勵、表彰,以及懲處材料、德育鑒定、所學課程的歷次考試(或考查)成績等材料。

3.進行檔案管理咨詢服務,完善畢業生檔案轉遞工作。

畢業生檔案通過檔案轉遞工作與畢業生就業同向流動,以實現“人檔合一”的人事檔案管理要求,檔案轉遞工作的開始也是畢業生在校身份的結束,學校對畢業生的管理就此告一段落。

二、高校畢業生就業中學生檔案工作面臨的突出問題

1.檔案轉遞。

(1)檔案轉出的問題:第一,畢業生升學,招生調檔與應屆畢業生畢業的時間差。如碩士生錄取檔案調檔在每年的四、五月,本科生畢業時間在六月底,出檔在七月初。由于升學招生時畢業生學籍等材料未能完整,造成應屆畢業生升學工作中的兩次投檔,而且,各高校招生檔案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能兩次轉遞地址不一致,未能將學生檔案轉遞到實處。第二,退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機要權限的限制,造成學生檔案轉遞被機要部門退檔,需要學生檔案管理工作人員主動與有關人員聯系,或接受相關檔案轉遞情況查詢,落實具體的檔案轉遞方式。

(2)檔案接受的問題:人事(管理)部門檔案管理滯后,接到畢業生檔案未能及時整理,被誤認為檔案未收到,需要學校的學生檔案管理工作人員借助畢業生檔案轉遞單據,在畢業生與檔案接收部門之間進行溝通,明確學生檔案歸屬。

2.畢業生檔案管理的相對滯后性。

(1)檔案整理相對于畢業生求職活動在時間上的滯后性。目前,不論哪種方式,大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案。但是,人才市場日趨激烈的競爭,求職方式的多樣化,使得畢業生求職活動有超前的趨勢,在校期間產生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個人手中,學生檔案工作與畢業生擇業活動相比,從材料的收集到歸檔,呈現明顯滯后的管理模式,應屆畢業生學籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據時,往往尚未能收集、整理齊全,造成畢業生檔案材料缺乏系統性、完整性。

(2)檔案提供利用相對于用人單位查詢的滯后性。近年來,不少用人單位陸續走進高校,舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常由高校就業主管部門牽頭,先介紹畢業生情況,而后由用人單位通過看檔案材料,再確定面洽人選。因此,學生檔案管理部門能否提供詳實、全面的學生檔案就顯得至關重要。有的在關鍵時刻如果不能提供大學生檔案材料,就會嚴重影響畢業生就業。

三、對畢業生就業中學生檔案工作的思考

1.樹立動態管理學生檔案的觀念。

(1)檔案情況的變動性。由于學生學習具有一定的周期性和階段性,因此,學生檔案材料是在變動中不斷豐富的,有學籍、求學經歷、獎勵、處分、撤消處分等變化等,使得學生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉遞、出檔,始終處在動態運作當中。(2)動態收集的可能性。大學生學習生活具有一定規律性,檔案材料的形成過程,從開始時的入學登記,到結束時的畢業離校,學科考試、評獎選優、社會實踐等活動都是有組織、相對集中進行的。動態管理學生檔案的目的,就在于適時補充檔案材料,及時歸檔,最大限度地有效提供檔案材料,切實為畢業生就業服務。

2.畢業生信息資源的共享。

(1)資源共享的工作因素。畢業生就業中的學生檔案工作涉及學生管理、教學管理、檔案管理等諸多學校管理部門,這些部門有共同的服務對象――應屆畢業生,有共同的工作目標――完成畢業生就業計劃,也有共同的信息源――畢業生個人信息及就業信息。(2)資源共享的支持環境。高校作為高等教育的教學、科研基地,有著豐富的資源優勢及得天獨厚的人才優勢,校園網的建立更為信息資源的共享提供了切實可行的技術平臺。將計算機數據技術和網絡技術用于畢業生就業工作,不但能減少就業信息管理工作中的重復勞動,還能提高畢業生檔案管理的技術水平及工作效率,有助于及時、準確地掌握畢業生檔案運作的狀況。在數字校園建設和現代化管理手段在高校各部門間普遍應用的今天,畢業生信息網絡化管理已成為就業及畢業生檔案工作的發展趨勢。

3.拓寬畢業生檔案服務范圍。

(1)畢業生檔案流向查詢服務。第一,關于未收到檔案問題的查詢,應及時主動聯系機要部門,為其落實檔案轉遞情況;第二,關于遺留檔案問題的查詢,應建立檔案滯留聯系方式,注意對其個人資料的補充,以確保檔案信息的連續性。(2)畢業生檔案材料的證明服務。學生畢業后,因人動而檔案管理一時滯后、本人材料不全或不慎遺失,學生檔案管理部門作為畢業生信息資料的管理機構,應該為其學歷、學籍、學習成績提供相應的證明材料。(3)畢業生信息的數字化管理。隨著高校辦公自動化的發展,作為學校公共服務體系之一的學生檔案管理部門,在畢業生就業工作中應將學生檔案工作從單一的紙質材料管理發展成學生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式,依據高校辦學特點及檔案管理的技術水準,依托校園網的規范管理,主動提供服務,宣傳學生檔案管理政策,在設置查詢權限的前提條件下,畢業生檔案流向、遺留檔案信息,滿足畢業生及用人單位對學生檔案的利用。

參考文獻:

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一、新時期高校學生檔案管理工作滯后的現狀分析

1.歸檔內容不夠全面。當前高校學生檔案的歸檔內容，主要包括這幾個方面：獎懲材料、入黨入團材料、畢業鑒定表等思想政治方面的表現；入學成績表、學籍變動材料、畢業成績、授予學位證書等學籍管理方面的文件；入學學生體檢表、畢業生體檢表以及各種疾病史等有關于身體狀況方面的情況；家庭政治、經濟狀況方面的少量材料等。新的就業形勢下，真正能夠反映一個學生各方面綜合素質的材料還未進入歸檔的范圍，比如專業特長、創造性、社會適應性、藝術修養等。這樣極不利于用人單位對學生的全面考察和了解，嚴重地影響用人單位及時準確選拔、合理使用人才。

2.管理人員少，專業素質較低。高校檔案管理隊伍作為高校學生管理工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設在新時期并未得到應有的加強。高校學生檔案管理隊伍主要的弊病表現為：人手有限、缺乏應有的專業培訓。據筆者抽樣考察，很多高校并沒有配備專職的學生檔案管理人員，此項工作多由教務員、輔導員兼任。一些高校即使配備有專職的學生檔案管理員，其數量也有限，根本不能與連年擴招的新形勢下高校學生人數急劇增長的現狀相適應。而且很多專職的學生檔案管理人員，大多是高校引進人才優惠政策下安排工作的家屬等，其之于檔案管理方面的工作能力，專業積累都很缺乏。真正懂得檔案業務和利用現代化信息技術建設檔案的人員很少，故很大程度上限制了檔案資料的有序建設與有效利用。

3.現代化管理技術落后。檔案是未來國家重要人力資源檔案信息的基礎，高校學生檔案管理的現代化是社會發展的必然要求。隨著近幾年高校的不斷擴招，高校學生檔案材料數量有遞增的趨勢，而且呈現出存放時間長短不一、流動快、投寄單位多等特點。目前大多數高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事務，未充分發揮計算機的管理效能，未能形成無紙化電子檔案，落后的管理方式已越來越不適應現代化高等教育的快速發展。

4.管理體制有待完善。目前，很多高校學生檔案仍然實行粗放式管理，將學生檔案分散至各院系保管，到學生畢業時才將學生在校期間的有關檔案內容突擊收集，整理歸檔，再由學生就業指導中心寄往用人單位。這樣的管理體制不甚規范，轉遞學生檔案材料歸檔把關、移交手續不嚴格，不按規定渠道轉遞，檔案保密性難以得到保障，遺失現象時有發生。加之由于新時期就業形勢的變化，大學生就業很難一步到位，這樣一來，大量的畢業生檔案需暫留母校，增加了檔案管理工作的周期和難度。這些都對新時期檔案管理體制提出了新的要求。

二、高校學生檔案管理工作的對策性建議

1.完善高校學生檔案管理體制。首先，加強對檔案相關人員的宣傳教育，加大宣傳學生檔案重要性的力度，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識。同時，與學生教育管理工作者密切配合，提高大學生對自身檔案的正確認識，使他們做到準確、完整、規范地填寫個人檔案。要利用一切機會和可能，向學校各個部門做好宣傳工作，要大力宣傳《檔案法》，積極樹立檔案觀念，把高校全面推行素質教育和檔案管理結合起來，向社會輸送合格人才，讓社會通過檔案全面準確了解學生。

2.充實檔案管理隊伍，提高管理人員素質。根據學院的實際情況充實專職檔案管理隊伍，增強檔案專業人員的責任感、使命感和業務素質，提高學生檔案工作人員的待遇，使他們熱愛檔案工作，不斷提高管理工作水平，充分發揮應有的作用。在此基礎之上，更要引進和培養一批具有開拓創新意識、政治思想素質高、法制觀念強、專業知識和外語水平過硬、計算機技術和信息處理能力強的復合型檔案管理人才，使高校的學生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準確，并能起到規范化、信息化、系統化的作用。

3.建立規范的檔案材料的收集整理制度。新生入校時，管理人員要認真登記、整理、核實檔案，仔細查看檔案材料是否齊全。大學生畢業時，檔案將轉向社會，此時除了準確、及時地轉遞檔案外，還應建立嚴格的轉遞手續制度，使每一份檔案都有去處可查。其次，建立檔案材料的收集補充、定期移交歸檔制度。明確歸檔材料的內容、標準、渠道和時間，確保檔案內容的真實準確、全面系統，使學生檔案管理工作規范、有序地進行。再次，學生檔案要由專人管理、分門別類專柜存放，便于查找或補充。嚴格遵循檔案借閱登記準則，防止損毀、丟失或造假。

4.利用高科技手段，提高檔案管理層次。高校學生檔案管理人員要遵循檔案和檔案管理工作的客觀規律，充分利用新技術、新設備，力爭采用以電子計算機為核心的現代技術，有計劃地形成網絡，有步驟、有程序地把學生檔案分類存檔，逐步實現學生檔案管理的標準化、規范化。采用高速掃描儀和存儲技術以及強大的專業管理軟件，對學生多項信息進行數字管理，并實現存儲信息與網上閱卷、網上錄取和學業證書的鏈接及數據處理，實現學生檔案的網上查閱和利用，為用人單位提供最簡捷、最準確的畢業生檔案信息，開辟基礎教育、高校招生、人才培養過程和用人單位與高校檔案管理工作之間的信息通道，搭建檔案利用工作的信息平臺，把電子檔案和紙介檔案合理地結合起來，收集各種形式的原始文件資料，豐富高校學生檔案的形式和內容。

5.擴大學生檔案材料收集范圍，充實檔案內容。從目前的高校學生檔案來看，反映學生道德品質、進取精神、工作能力、管理能力、科研能力、學術水平的材料非常少。因此，學生檔案管理人員要在現有檔案材料收集范圍的基礎上，擴大收集范圍，充實檔案內容。全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。客觀、公正、公平地收集、審查、整理有關材料，促使學生檔案管理模式不斷走向合理化；建立學生檔案信息反饋制度，收集校內其他部門對學生檔案和社會各界對畢業生檔案的意見或建議，積極創新管理范式，提高學生檔案的真實性和完整性。

總之，在新時期做好高校學生檔案管理工作，使之適應當前素質教育的要求，更好地服務于高等教育的各項改革，是高等教育人才培養目標的需要，也是社會經濟發展的需要。因而，學生檔案管理工作要與時俱進，在不斷完善改進中更好地發揮檔案管理服務于人才、服務社會的作用。

參考文獻：

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一、引言

高校學生檔案記錄了學生在校期間的學習信息，包括學習成績、實踐技能、獲獎情況等。這是要跟隨學生檔案進行流動的重要信息[1]，對用人單位、政府部門選拔人才有重要參考價值，因此要保證學生的檔案信息真實可靠性。

高等院校是為我國培養專業化高級人才的主要機構，學生接受不同領域、不同形式的教育，對其整體素質起到培養促進的作用[2]。在管理工作中，高校學生檔案工作極為重要但往往又被管理者所忽視，它是學校事業發展的一個必不可少的因素。在高校快速發展、大力提高教學質量的形勢下，使檔案工作更好地為教學、科研和各項管理工作服務，實現檔案管理的規范化、科學化是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。在步入知識經濟時代，高等院校學生檔案工作出現了不少新情況、新問題，因此，深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題，對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業，甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。

1.高校學生檔案管理工作的探索

1.1高校學生檔案的內容。高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案[3]。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記載。臨時檔案的部分內容在學生畢業時將裝入學生終身檔案。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案。

1.2高校學生檔案管理存在的問題

1.2.1檔案管理理念和技術落后。多數高校現行的檔案管理模式老套、技術陳舊，管理方式還停留在紙質檔案管理層面，隨著高校的擴招和社會節奏的加快，高校學生檔案呈現出存放時間短、 流動快、投寄單位多等特點，這種落后的管理方式已不能適應快節奏的社會需要，有的高校開始使用計算機輔助管理，但也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事務，未充分發揮計算機管理效能，未能形成無紙化電子檔案。

1.2.2管理制度不完善。高校學生檔案管理還沒有形成一套科學的管理體系。目前，很多高校學生檔案仍然實行粗放式管理，將學生檔案分散至各院系保管，到學生畢業時才將學生在校期間的有關檔案內容突擊收集，整理歸檔，再由學生就業指導中心寄往用人單位，這樣就出現了檔案時間填寫不統一，歸檔材料缺乏統一協調、把關不嚴、檔案移交手續不規范、不嚴密等問題。

1.2.3管理隊伍建設薄弱。高校檔案管理隊伍作為高校學生管理工作的重要組成部分，并未得到應有的加強。從事學生檔案管理工作的專職人員很少，兼職人員大多沒有經過檔案業務培訓，缺乏檔案管理知識，在很大程度上限制了檔案資料的有序建設。

2.高校學生檔案工作問題的對策研究

2.1高校學生檔案的特征。高校學生檔案，是指高校學生在高校學習生活和參加各種活動中形成的記述及反映其獨特個人成長經歷表現,并以個體為單元按歸檔制度整理、保管,以備查考的信息載體。其較全面地反映了學生在校期間德、智、體、美等方面的素質狀況。

高校學生檔案管理具有延續性和獨立性的特征。絕大多數的人事檔案始于學生階段，形成于工作期間、學生階段的材料是人事檔案的最初的資料，是學生在學習過程中的歸納記錄和陳述。

學生檔案又具體分為義務教育階段、高中階段、大學階段及之后的研究生階段，而大學階段和研究生階段的學生檔案形成于學生在高校就讀期間，是用人單位綜合考量人才的最重要資料來源，甚至會影響學生在就業過程中的角色定位及發揮。

2.2高校學生檔案的重要性。高校學生檔案管理是學校日常事務管理的重要組成部分,也是大學生思想政治、知識技能、行為規范、家庭狀況等方面以及參加各種社會實踐的真實記錄,是大學生由學校走向社會的重要人生履歷。

2.3高校學生檔案管理工作的對策

2.3.1樹立正確的檔案管理理念,健全管理機制。高校要認識到學生檔案管理工作的重要性,樹立和加強檔案工作意識,建立健全檔案管理各項規章制度。學校要把學校檔案管理工作納入議事日程,把學生檔案建設工作當做一項基礎的工作常抓不懈,同時組織專業人員管理檔案,平常做好檔案工作的監督和指導。

2.3.2豐富檔案內容。學生檔案的歸檔內容既要包括常規材料，又要包括體現學生個性和綜合素質的材料[4],如反映學生特長的作品和創新成果,反映學生道德和誠信水平的材料以及學生參加各種社團活動、社會實踐，參加各種科技創新和競賽的材料。

2.3.3強化廣大師生的檔案意識。提高對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作，就必須在高校有關部門及廣大師生員工中大力宣傳學生檔案以及檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識，宣傳歸檔材料的各種要求及規范歸檔材料的重要性，形成人人都關心高校學生檔案工作的良好局面，只有這樣才能為安全保管和有效利用檔案創造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時和完整。

三、結束語

高校學生檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，作為高校檔案工作者,有必要對學生檔案管理工作進行積極探索，研究工作中存在的問題，并提出相應的對策，爭取提高檔案的利用率，充分發揮學生檔案的重要作用，更好地服務學生的學習和就業。