引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案文獻管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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2 統(tǒng)計結(jié)果與分析

2.1 篇均引用及普賴斯指數(shù)（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數(shù)660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統(tǒng)計的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據(jù)表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現(xiàn)穩(wěn)健上升趨勢。普賴斯指數(shù)（引用文獻中5年內(nèi)引文量與總引文量之比）是評價期刊新穎度的數(shù)量指標[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內(nèi)引文量2619次，普賴斯指數(shù)平均值為46.12%，其中2005年達到64.05%，說明2005年引用文獻的內(nèi)容新穎度最高，《管理》作者在檔案學(xué)領(lǐng)域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。

表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況

2.2 文獻類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統(tǒng)計出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據(jù)GB3469-83《文獻類型與文獻載體代碼》規(guī)定，將無法歸類和未說明的文獻統(tǒng)一歸為“Z”，并將中文參考文獻單獨統(tǒng)計。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當(dāng)。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導(dǎo)著參考文獻的比例。此外，網(wǎng)絡(luò)文獻OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網(wǎng)絡(luò)在文獻引用中的作用逐漸顯現(xiàn)。

表2 文獻類型分布

2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，一是《管理》對排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強，其中對《通訊》《研究》《中國檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對《通訊》《研究》的引用高達13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學(xué)專業(yè)期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學(xué)科獨立性強。

表3 高被引期刊分布（前15）[9]

表4 高被引期刊論文（前10）

2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業(yè)書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學(xué)領(lǐng)域影響力很大；非專業(yè)書籍排名前10的無一相同。詳見表5。

表5 高被引圖書（前10）

2.5 學(xué)位論文、報紙、報告等其他類型文獻（中文）。學(xué)位論文、報紙、會議集、標準等在參考文獻中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學(xué)位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數(shù)據(jù)；被引5次以上的集中在蘇州大學(xué)（18），黑龍江大學(xué)（7），安徽大學(xué)（6），中北大學(xué)（5），其中蘇州大學(xué)與安徽大學(xué)在王文統(tǒng)計中亦位列前六[11]。（2）報紙。涉及24份報紙，其中，中國檔案報（19）、中國青年報（9）、光明日報（8）、人民日報（8）排名前四，僅被引1次的報紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會議論文集。54次被引涉及35個會議，其中17個涉及歷屆檔案工作年會，9個屬于檔案工作文集、文選，9個無法核實到具體會議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國檔案工作者年會。（4）標準。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》與GB/T20988-2007《信息安全技術(shù)――信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》。其他類型數(shù)據(jù)甚少，不再贅述。

2.6 網(wǎng)絡(luò)文獻（整體）。《管理》網(wǎng)絡(luò)文獻引文有507篇，占8.93%，篇均數(shù)不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數(shù)量上在逐年增加。按照丁敬達的檔案學(xué)期刊網(wǎng)絡(luò)引文類型分類[14]，《管理》10年間網(wǎng)絡(luò)引文以靜態(tài)類網(wǎng)頁（244）為主，占48.13%，其他網(wǎng)站類（164）占32.35%，動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)可訪率最低僅為21.21%，說明動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和持久性較差，作者在引用時要更加審慎[15]。從網(wǎng)絡(luò)引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達統(tǒng)計的2002年～2011年《通訊》《研究》的數(shù)據(jù)一致[16]。

2.7 譯文、外文文獻（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現(xiàn)代檔案：原則與技術(shù)》，高達52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫克

表6 網(wǎng)絡(luò)文獻引用年度變化表

的文章，即：“銘記未來――檔案在建構(gòu)集體記憶中的作用”“檔案學(xué)與后現(xiàn)代主義：舊意新解”“電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命”，與王文統(tǒng)計一致。

表7 譯文類型分布

外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態(tài)勢，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網(wǎng)絡(luò)文獻（88）和期刊（43）上，說明作者對外文的獲取主要依靠網(wǎng)絡(luò)渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統(tǒng)計相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。

表8 外文引用年度變化表

3 結(jié)論與探討

3.1 加強參考文獻著錄規(guī)范性。參考文獻作為一種引證憑據(jù)和對他人成果尊重的表達，其著錄規(guī)范性可在一定程度上反映作者的學(xué)術(shù)研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標題（178次）、缺來源（124次）、缺時間（250次）；“五錯”，即：作者名字錯，如“劉東斌”標成“劉斌東”，類型錯，如“N”標成“J”，文獻標志碼與期刊位置放錯，出版時間標錯，刊名寫錯；“兩不規(guī)范”，即：多名作者間的標注符號用“、”“，”不一，文獻標志碼“M”“C”“G”混用。

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2.專業(yè)法規(guī)。我國缺乏明確專指的檔案文獻遺產(chǎn)保護法律法規(guī)，與之相關(guān)的法律包含在現(xiàn)有的《中國人民共和國檔案法》中。雖然國家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻遺產(chǎn)的保護管理辦法或條例，但是這對于全國不同地域的檔案文獻遺產(chǎn)的全方位保護來說還遠遠不夠。在當(dāng)今建設(shè)民主政治、法制社會的時代，法律法規(guī)的欠缺，會給檔案文獻遺產(chǎn)保護造成法律上的空缺或空泛，缺少執(zhí)法的依據(jù)。各地區(qū)檔案館應(yīng)根據(jù)國家檔案法和相關(guān)遺產(chǎn)保護法等上位法健全和完善檔案文獻遺產(chǎn)保護的系統(tǒng)管理規(guī)章，對所有檔案文獻遺產(chǎn)的界定、分類、分級、保護措施、經(jīng)費來源和利用原則、保護人員資格、責(zé)任、應(yīng)急措施、搶救辦法等等制訂具體的標準或做出明確規(guī)定，把瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護和搶救工作結(jié)合實際進一步細化，為瀕危檔案文獻遺產(chǎn)的保護提供強有力的組織保障， 做對它的保護法制化，使之真正納入法制軌道。

3.保護政策與標準化。在政策導(dǎo)向上，國家和地方政府應(yīng)適當(dāng)考慮向檔案文獻遺產(chǎn)保護領(lǐng)域傾斜，鼓勵科技工作者積極參與瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護科技研究和實踐。同時，加強標準化建設(shè)，促進瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護的科學(xué)化、規(guī)范化管理。研究瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護標準體系的總體構(gòu)成，研究各標準項目的適用范圍、主要內(nèi)容及與相關(guān)標準的科學(xué)關(guān)系，將先進的共用關(guān)鍵保護技術(shù)和普遍認可的保護材料轉(zhuǎn)化為技術(shù)標準；重點開展瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保存環(huán)境標準、檔案館功能設(shè)施標準等通用標準研究；進行不同類型瀕危檔案文獻遺產(chǎn)搶救與保護規(guī)范以及技術(shù)標準研究，推進瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護技術(shù)的發(fā)展及成果推廣，推進瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護標準體制、管理體制、運行機制的調(diào)整與完善。

二、 管理的微觀層面

加強對瀕危檔案文獻遺產(chǎn)的管理，根據(jù)檔案館自身特點對其實施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻遺產(chǎn)保護效率，達到預(yù)防性保護效果。

1.為信息瀕危的檔案文獻遺產(chǎn)提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻遺產(chǎn)對諸多影響因素具備更強的抵御能力，延緩其老化的速度，預(yù)防損壞的發(fā)生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實現(xiàn)。“微氣候法是指為價值重要、較為珍貴的文化遺產(chǎn)營造一個小環(huán)境，通過加強對其周圍微氣候的控制，達到重點預(yù)防的目的。”2001 年由國家檔案局召開的全國檔案局館長工作會議提出：“各級國家檔案館，尤其是副省級市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進的設(shè)施、設(shè)備，對重點檔案實施特殊保管和提供利用。”檔案特藏室的建立是加強全國重點檔案搶救工作，改善重點檔案保管條件，保護我國檔案文獻遺產(chǎn)的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對最珍貴、急需保護的檔案文獻遺產(chǎn)提供特殊的管理方式和更加嚴格的環(huán)境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數(shù)信息瀕危的檔案文獻遺產(chǎn)均較為珍貴，具有較好的文化和研究價值，因此，可將信息瀕危檔案文獻遺產(chǎn)放入特藏室中進行保護。

篇3

1.檔案行政指導(dǎo)的積極性可彌補私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權(quán)的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個部分,其管理在檔案法規(guī)中也有所規(guī)定。但是相對于復(fù)雜的且處于動態(tài)形成與流轉(zhuǎn)的私人檔案現(xiàn)狀而言,相關(guān)法規(guī)仍有待建設(shè),諸如私人檔案的法定含義及法律責(zé)任、相關(guān)的制度建設(shè)與權(quán)益保護等問題。但是法律法規(guī)的制定是個嚴肅慎重的過程,其完善也有待時日,在法學(xué)界就有“立法文件永遠落后于社會生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導(dǎo)體現(xiàn)了積極行政的精神,可以及時靈活地予以調(diào)整,彌補法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實際操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,探索經(jīng)驗,從而為法規(guī)的制定與完善提供有益的實踐依據(jù)。

2.檔案行政指導(dǎo)的非強制性體現(xiàn)了私人檔案管理中的權(quán)益保障檔案行政指導(dǎo)多采用如示范、引導(dǎo)、敦促、建議等柔性的非強制性形式,行政相對人有自主抉擇的權(quán)力。有時雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強制代管等,可先以檔案行政指導(dǎo)的方式進行調(diào)整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強制性措施的效果可能會更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權(quán)益保護,從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應(yīng)的檔案管理知識與保管條件,也需要一定的指導(dǎo)。基于此,甚至可以發(fā)展一種增進雙方溝通與合作的良好行政關(guān)系,這對于雙方都有積極的意義。特別是行政領(lǐng)域也逐漸關(guān)注人文精神,開始從命令到服務(wù)行政觀念的轉(zhuǎn)變。檔案行政指導(dǎo)以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務(wù)與合作、信任與溝通這一行政領(lǐng)域新的人文精神,這點對于強化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實現(xiàn)對人的尊重與激勵。

3.檔案行政指導(dǎo)的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導(dǎo)有多種方法,如會議與文獻指導(dǎo)、咨詢與示范指導(dǎo)、集中與個別指導(dǎo)等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵等,操作程序簡便,能及時靈活處置相關(guān)檔案事務(wù),不直接產(chǎn)生法律后果,可以避免因行政責(zé)任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實現(xiàn)了行政成本的節(jié)省。而且私人檔案管理涉及因素復(fù)雜,管理難度大,行政指導(dǎo)的靈活性優(yōu)勢在這方面顯露無遺,從而實現(xiàn)有效靈活的調(diào)控,將微觀管理引到一個健康有序的發(fā)展軌道上來,這在某種意義上也就達到了私人檔案宏觀管理的目的,實現(xiàn)了行政效率的提高。

二、檔案行政指導(dǎo)在私人檔案管理中的具體運用

從上述檔案行政指導(dǎo)對私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規(guī)制性指導(dǎo)、授益性指導(dǎo)和調(diào)整性指導(dǎo)三類。規(guī)制性指導(dǎo)是指為了維護和增進公共利益,對違反檔案法規(guī)的行為加以規(guī)范和制約的指導(dǎo)。授益性指導(dǎo)是指以幫助和促進相對人自身利益和檔案工作的發(fā)展而進行的指導(dǎo)。調(diào)整性指導(dǎo)是調(diào)整相互對立的當(dāng)事人之間利益關(guān)系的指導(dǎo)。這三類指導(dǎo)形式在私人檔案管理的不同方面有各自側(cè)重和結(jié)合的地方。它們在私人檔案管理中的運用具體體現(xiàn)在以下幾方面:

1.對私人檔案微觀管理的指導(dǎo)這包括對私人檔案的形成、整理、保管、流轉(zhuǎn)等各方面。在形成方面,應(yīng)有意識地引導(dǎo)、勸告、說服一些私人或私人組織加強對所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價值檔案的流失;在整理方面,應(yīng)針對私人檔案形式多樣、不規(guī)范現(xiàn)象突出的情況進行建議、引導(dǎo)與示范,可制發(fā)相關(guān)規(guī)范和標準以供參考;在保管方面,可借鑒國外經(jīng)驗開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術(shù)或經(jīng)濟上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規(guī)定公共檔案館長可以以書面通知的形式對他認為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識的增強,我國私人檔案館有增多的趨勢,對私人檔案館的指導(dǎo)也應(yīng)成為檔案行政管理部門的一個工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規(guī)定“根據(jù)私人檔案館向研究界的開放情況,由國家提供財政幫助用以保護這些私人檔案。”①;在流轉(zhuǎn)方面,可通過建議、勸告、協(xié)商、鼓勵、表彰等方式確認相關(guān)的權(quán)利與義務(wù),消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國家檔案館捐贈、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規(guī)勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動。

2.對私人檔案申報登記的指導(dǎo)私人檔案管理中應(yīng)考慮逐步建立檔案的申報登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對其保管、流轉(zhuǎn)等方面進行針對性監(jiān)控的重要條件。國外諸多國家包括發(fā)達國家與發(fā)展中國家,如法國、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規(guī)定了私人檔案的申報登記制度。我國目前已有一些地方將屬于非國家所有的“對國家和社會有保存價值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監(jiān)管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關(guān)規(guī)定,它通過有關(guān)部門提供信息,通知保管屬于重點收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個人,自接到通知之日起六十日內(nèi)向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應(yīng)當(dāng)將登記認定情況通知相關(guān)的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導(dǎo)的勸告、建議、鼓勵、告誡等方式引導(dǎo)所有者依法登記,在登記前及時將登記手續(xù)通知檔案所有者,并可考慮對經(jīng)過登記的檔案,國家可提供相關(guān)的代管、咨詢等服務(wù),確保相關(guān)權(quán)益,從而以一定的利益誘導(dǎo)來激勵所有者對這一制度的切實執(zhí)行。

3.對檔案館接受寄存、捐贈、出售私人檔案的指導(dǎo)《檔案法》賦予了國家檔案館在私人檔案流向中的優(yōu)勢地位,因而對檔案館的檔案行政指導(dǎo)成為私人檔案管理中不可或缺的一環(huán)。具體可在兩方面發(fā)揮作用:一是可對檔案館接受寄存、捐贈、征集、購買、復(fù)制、利用私人檔案等方面的檔案事務(wù),進行政策法規(guī)、方式方法的指導(dǎo);二是可以發(fā)揮檔案行政指導(dǎo)的協(xié)調(diào)規(guī)范作用,就當(dāng)事雙方的利益問題進行協(xié)商,諸如私人檔案價值的判定及所有者的各種權(quán)益保護包括所有權(quán)、利用權(quán)、隱私權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等。這也可以應(yīng)用到對檔案中介機構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)方面,如私人檔案的寄存、代管等。

4.對下級檔案行政管理部門進行私人檔案管理時的指導(dǎo)檔案行政管理部門實行的是分級管理,上級檔案行政部門對下級檔案行政部門開展關(guān)于私人檔案的管理活動時,也需要進行必要的指導(dǎo)。這主要是對涉及私人檔案管理的各項職能工作的指導(dǎo),如對下級檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、監(jiān)督和指導(dǎo)等方面進行指導(dǎo),明確指導(dǎo)、監(jiān)督的對象、依據(jù)與方法,以確保相關(guān)的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結(jié)經(jīng)驗、進行培訓(xùn)、召開會議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復(fù)雜管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)能力。

三、在私人檔案管理中實施檔案行政指導(dǎo)應(yīng)注意的問題

檔案行政指導(dǎo)盡管在私人檔案管理中具有應(yīng)用面廣,運用及時靈活等優(yōu)勢,但作為一種行政權(quán)力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導(dǎo)才能發(fā)揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:

1.要完善檔案行政指導(dǎo)相關(guān)制度目前主要應(yīng)考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導(dǎo)所依據(jù)的政策法規(guī)公開化,強化信息服務(wù)功能,并將指導(dǎo)的相關(guān)程序、內(nèi)容、規(guī)范、標準等科學(xué)化、條文化,這也可實現(xiàn)相對人的監(jiān)督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯(lián)合印發(fā)了《成都市私營(民營)企業(yè)檔案管理暫行辦法》,內(nèi)容涵蓋了相關(guān)管理體制與職責(zé)、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發(fā)利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關(guān)會議時邀請私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協(xié)調(diào)制度,通過與其他部門的配合來增強指導(dǎo)力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國有企業(yè)檔案工作聯(lián)席會議制度,成員由工商局、工商聯(lián)和檔案局組成。三是行政獎勵制度。檔案行政指導(dǎo)本身就要求有一定的利益誘導(dǎo)機制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎勵表彰(包括精神上和物質(zhì)上的雙重獎勵)對人的激勵作用。《檔案法》及實施辦法就將向國家檔案館捐贈重要或珍貴檔案作為一種獎勵條件。此外,還可以通過對私人檔案工作進行如目標考評、職稱評定等來調(diào)動相對人的積極性。

2.檔案行政指導(dǎo)要有針對性,注重指導(dǎo)實效這是形成私人檔案管理工作良性互動局面的保證。而且用指導(dǎo)的實例作為示范,更容易收到指導(dǎo)實效。主要有兩方面要求:一是在指導(dǎo)對象的選擇方面,要求建立在充分的調(diào)查研究之上,有的放矢地進行,具體可考慮實行分類指導(dǎo)和重點指導(dǎo)。二是在指導(dǎo)方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學(xué)也是一門藝術(shù),行政指導(dǎo)也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時候并不是主動與公共利益相一致的,實施中更要講求方式方法,而檔案行政指導(dǎo)本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級秘書網(wǎng)

3.將行政指導(dǎo)與檔案執(zhí)法監(jiān)督結(jié)合起來運用由于兩者的實施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實際工作中很多時候也是配合進行的。因而兩者的結(jié)合運用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導(dǎo)可發(fā)現(xiàn)私人檔案中存在的與檔案法規(guī)相違背的問題,并先以行政指導(dǎo)的非強制性方式加以調(diào)整,再執(zhí)行剛性的執(zhí)法監(jiān)督檢查,共同達到行政目標。同時也可以通過行政執(zhí)法監(jiān)督發(fā)現(xiàn)實際中需要檔案行政指導(dǎo)行為介入的各個方面,從而推動檔案行政指導(dǎo)的進行,此外,在這一過程中還可以實現(xiàn)對檔案行政指導(dǎo)的監(jiān)督,防止將檔案行政指導(dǎo)異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強調(diào)國家對私人檔案適度干預(yù)的原則也是一致的。

4.注意行政成本效益原則相當(dāng)長一段時間以來,在檔案工作實施達標升級的過程中,檔案行政部門對有關(guān)單位進行指導(dǎo)時,過于具體以至陷入瑣碎的事務(wù)中,影響了宏觀管理的進行。這對開展私人檔案管理中的檔案行政指導(dǎo)時也應(yīng)當(dāng)引以為戒,應(yīng)逐漸弱化微觀管理,強化宏觀管理。要改革檔案行政指導(dǎo)模式,適當(dāng)將事務(wù)性指導(dǎo)如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術(shù)性事務(wù)外包給社會,交給檔案中介組織來做,從而實現(xiàn)行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機構(gòu)、大社會”的行政改革方向。

參考文獻:

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作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向為網(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內(nèi)對于電子文件風(fēng)險管理研究正在深入，經(jīng)過，對于電子文件的風(fēng)險類型和風(fēng)險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險檢測研究》一文中提出。目前，國內(nèi)對于信息化平臺中電子文件風(fēng)險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風(fēng)險。根據(jù)安全調(diào)查機構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲和無控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護的特點

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過計算機系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書，嵌入國家認證的數(shù)字證書中心頒發(fā)的證書，實現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個方面加強對應(yīng)的文件保護措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環(huán)境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網(wǎng)盤等電子文件的存儲介質(zhì)的保護；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護出發(fā)，加強電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風(fēng)險問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險

電子檔案的在線利用是通過網(wǎng)絡(luò)開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風(fēng)險。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測的安全風(fēng)險，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風(fēng)險

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對電子檔案的監(jiān)護控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風(fēng)險

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風(fēng)險。

三、電子檔案文件的安全存儲管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲

在電子文件的媒介存儲方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲服務(wù)器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對電子文件進行安全歸檔

嚴格按照我國指定的《信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國標GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實現(xiàn)三方管理的相互制約機制及監(jiān)督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護

對電子文檔提供數(shù)字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續(xù)制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實現(xiàn)動態(tài)跟蹤保護。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標準授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實現(xiàn)對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。

參考文獻：

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［3］楊鳳梅．關(guān)于電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法探討［J］．才智，2013(16)：121－123．

篇5

作為一項實際要求較高的實踐性工作，地下管線檔案管理問題的特殊性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對地下管線檔案管理問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步優(yōu)化該項工作的最終整體效果。

二、地下管線檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

（一）建設(shè)單位對地下管線檔案重視程度不夠。建設(shè)單位對地下的管線建設(shè)重視程度不夠：一是不注重自身建設(shè)項目管線檔案的形成歸檔移交，往往是形成時間嚴重滯后，影響后續(xù)工程的利用。二是不注重對地下管線檔案的利用，往往因為不了解原有管線的位置而造成管線的損壞。三是建設(shè)單位不完全按照設(shè)計圖紙施工，并缺乏后期監(jiān)管，導(dǎo)致管線設(shè)計圖與實際管線的位置不符，現(xiàn)狀與規(guī)劃不符，無法利用。

（二）權(quán)屬單位眾多協(xié)調(diào)困難。由于各個地下管線權(quán)屬單位幾乎都為行業(yè)壟斷單位，獨享各自單位的信息資源，對管線信息封閉管理，各自封鎖測繪數(shù)據(jù)信息，加之沒有有效的管理機制制約，很難實現(xiàn)管線數(shù)據(jù)的共享，使得“拉鏈馬路”現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（三）標準不統(tǒng)一缺乏監(jiān)督。地下管線的權(quán)屬單位在建設(shè)和測量中均采用自己的標準，沒有建立統(tǒng)一標準，造成管線數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一使用。同時，地下管線施工缺乏第三方監(jiān)督管理，使施工要求難以得到保障。

（四）數(shù)據(jù)更新不及時。地下管線檔案資料管理必須是一個動態(tài)的管理過程，而目前由于各單位普遍采用人工方式進行管理，一些管線權(quán)屬單位沒有設(shè)置專門的管線檔案管理人員，導(dǎo)致管線數(shù)據(jù)的更新困難。

三、提升地下管線檔案管理的有效對策探討

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)進一步強化

政府可以指定建設(shè)或規(guī)劃管理部門成立城市地下管線檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)，加強考核，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的地下管線檔案工作管理體制和工作程序。做好各地下管線的產(chǎn)權(quán)單位、參建單位的組織、協(xié)調(diào)、管理工作，實施有效控制，相互配合，保證各地下管線檔案統(tǒng)一管理工作有序推進。

（二）法制建設(shè)的進一步完善

依據(jù)國家有關(guān)檔案的專門法律，制定部門規(guī)章，完善管理制度，規(guī)范備案程序。約束所有管線權(quán)屬單位，以法律手段規(guī)范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的行政行為，使城市規(guī)劃、建設(shè)和管理部門在城市地下管線工程的整個建設(shè)過程中依法管理，部門協(xié)調(diào)，各盡其責(zé)。也使各專業(yè)管線權(quán)屬單位依法、依規(guī)建設(shè)，履行其應(yīng)承擔(dān)的社會責(zé)任和義務(wù)，為地下管線工程檔案管理提供良好的法律環(huán)境。

（三）管理措施不斷加強

一是做好宣傳和培訓(xùn)工作，各級建設(shè)、規(guī)劃行政管理部門要以對歷史負責(zé)、對子孫后代負責(zé)的態(tài)度，認真履行管理職責(zé)，采取各種有效措施。加強檔案管理。收集、管理、開發(fā)和利用好城市地下管線工程檔案信息資源，對實現(xiàn)地下管網(wǎng)的科學(xué)管理，避免各種管線事故的發(fā)生，確保各項建設(shè)的健康、快速、持續(xù)發(fā)展和社會的和諧穩(wěn)定。二是加強組織與協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)地下管線工程檔案的科學(xué)管理。城市地下管線工程檔案信息管理涉及面廣、業(yè)務(wù)量大，各地建設(shè)、規(guī)劃行政管理部門要把地下管線工程檔案管理工作列入議事日程，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立綜合動態(tài)管理協(xié)調(diào)機制，要結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，由政府或建設(shè)行政主管部門委托城建檔案管理部門組織協(xié)調(diào)各專業(yè)管線管理單位、產(chǎn)權(quán)單位、建設(shè)單位、勘察測量單位資料利用單位等，各部門要密切合作，積極配合。三是加大檢查與監(jiān)督力度。各地城建檔案管理機構(gòu)要依法認真履行職責(zé)，認真貫徹執(zhí)行城市地下管線工程檔案管理工作的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)范等規(guī)程，檢查、指導(dǎo)全市的地下管線工程檔案工作，協(xié)助市建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門依法查處地下管線工程檔案工作的違法行為，城建檔案管理部門依法做好地下管線工程檔案的統(tǒng)一驗收和保管工作。

（四）監(jiān)督體系的有效保障

在城市建設(shè)高速發(fā)展的今天，城市地下空間的變化越來越大，地下管線錯綜復(fù)雜，點多、面廣、線長，因此，城市地下管線工程檔案的管理是一項長期而復(fù)雜工作，要建立長效機制，健全機構(gòu)，明確職責(zé)。同時需要有管理措施和辦法，規(guī)范程序，科學(xué)管理。為確保實現(xiàn)動態(tài)管理、信息共享，要有以下監(jiān)督體系的有效保障。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。各級領(lǐng)導(dǎo)是城市地下管線建設(shè)的指揮員，要加強領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，切實履行工作職責(zé)。二是部門配合。政府及政府所屬的規(guī)劃、建設(shè)和管理的各職能部門是城市地下管線規(guī)劃、建設(shè)和管理的主體，地下管線施工、監(jiān)理、產(chǎn)權(quán)單位和城建檔案管理部門要加強組織與協(xié)調(diào)，建立綜合動態(tài)管理機制，實現(xiàn)地下管線工程檔案的科學(xué)管理。三是社會監(jiān)督。城市地下管線工程檔案的管理要引取全社會的關(guān)注、支持，廣大人民群眾要提高認識，加強輿論監(jiān)督和法制教育，加大政策、法規(guī)的宣傳力度，理解城市建設(shè)――地下管線――工程檔案――信息資源與可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)系，不斷增強城市發(fā)展競爭力。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強對地下管線檔案管理問題與對策的研究分析，對于其良好管理效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的地下管線檔案管理實踐中，應(yīng)該加強對其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點要素的重視程度，并注重其具體實施策略的科學(xué)性。

參考文獻

篇6

首先，要正確認識檔案的地位和價值。

檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網(wǎng)。信息化檔案，一方面擔(dān)負信息資源的建設(shè)重任，另一方面要為網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化，是檔案管理進入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動化經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化改造，打通信息與外界進出口通道，增加計算機存儲與處理的力度。

增強經(jīng)濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應(yīng)用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會進步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識，有嚴謹?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

其次，大力開發(fā)檔案信息資源。

知識經(jīng)濟時代到來，社會對檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用，這是時代賦予檔案工作的重要內(nèi)容。

利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計算機，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現(xiàn)細微保存及全屏幕自動檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時空限制，為實現(xiàn)資源共享及遠程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進的、符合國情的、標準統(tǒng)一的應(yīng)用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎(chǔ)上繼續(xù)擴展，延續(xù)開發(fā)，使系統(tǒng)在較長的時間內(nèi)保持其先進性和穩(wěn)定性，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

盡快介入電子文獻的收集和管理。電子文獻的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術(shù)更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩(wěn)定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態(tài)與虛擬文件特征。由于電子文獻的上述特點，傳統(tǒng)的保存和管理文件方法不再有效。應(yīng)建立電子信息管理系統(tǒng)，從它的產(chǎn)生之初就開始業(yè)務(wù)監(jiān)督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規(guī)章制度，同時還應(yīng)對現(xiàn)有的檔案保存部分或全部文件進行保存，以免檔案流失。

再次，強化對檔案的信息管理。

建立集成系統(tǒng)，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強綜合開發(fā)功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。

注重檔案信息的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)檔案信息資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。

篇7

（一）提高全體員工的檔案管理意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來抓，和醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平同步策劃，同步實施。堅持做其他工作時都不忘檔案工作，堅持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對檔案管理的深刻認識，并采取多種方法，利用各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會全員學(xué)習(xí)；聘請專家進行知識講座，并進行當(dāng)場指導(dǎo)；利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料；各科學(xué)習(xí)，提高全員的檔案管理制度的認識，使所有醫(yī)護人員深刻意識檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平

檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量，所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對檔案的管理人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，同時可以適當(dāng)?shù)钠刚垖＜一驒?quán)威人士進行講座，對于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺，并且鼓勵員工不斷地學(xué)習(xí)，從而提高管理水平。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備并且重視檔案管理信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對檔案管理已是勢在必行，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)在的形勢，，努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件，力爭用反應(yīng)敏捷、方便查閱的計算機作為管理工具，建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，并在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上編制與之匹配的自動化應(yīng)用軟件，構(gòu)建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)。從而提高辦公的速度和質(zhì)量，便于相關(guān)人員查閱，實現(xiàn)檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)資源共同利用，該系統(tǒng)方便使用者快速準確的查找所需資料，并且實現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計算機網(wǎng)絡(luò)給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進行。

篇8

1.2操作化尚未實現(xiàn)

相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)有時對檔案管理的認知出現(xiàn)問題。他們認為要做好檔案管理就只需要被動的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術(shù)性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調(diào)到檔案管理辦公室讓他們繼續(xù)發(fā)揮余熱。然而隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會節(jié)奏的加快，人們對檔案管理的質(zhì)量要求越來越高，人們要求檔案管理人員能夠主動了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)來說，人們要求醫(yī)療保險檔案的工作人員要熟悉網(wǎng)絡(luò)，以信息化的思路看待醫(yī)療保險檔案建設(shè)的問題；要求他們熟悉計算機操作，能夠準確的錄入檔案資料；能夠從醫(yī)療保險檔案的數(shù)據(jù)中提煉出更多的有用信息等。

1.3共享化尚未進行

醫(yī)療保險檔案資料是帶有隱私性質(zhì)的檔案資料，在未經(jīng)持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫(yī)療保險檔案的資料。然而隨著我國信息化建設(shè)的推進，信息安全的不足也成為人們憂慮的問題。如果不能給予醫(yī)療保險檔案共享平臺一個安全的保障，那么醫(yī)療保險檔案共享化就難以持續(xù)。

2做好醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)的對策

2.1完善信息化檔案的標準

要讓醫(yī)療保險檔案信息化實現(xiàn)，就要在全國的范圍內(nèi)統(tǒng)一一個科學(xué)的醫(yī)療保險檔案建立標準備，它必須要能準確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標準的、錄入的格式必須是統(tǒng)一的、使用的標簽必須是科學(xué)的。如果不能做好這一系列的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么醫(yī)療保險信息化建設(shè)的根基會非常薄弱。要確保這個環(huán)節(jié)能夠順利進行，我國相關(guān)的部門要統(tǒng)一建設(shè)意見，督促執(zhí)行過程、嚴格審核結(jié)果。

2.2培養(yǎng)現(xiàn)代化管理的人才

醫(yī)療保險檔案建設(shè)能不能順利進行，與執(zhí)行該建設(shè)的一線工作人員的素質(zhì)有很大的關(guān)系，為了讓醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)能順利的推進，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)必須拋棄陳舊的觀念，用現(xiàn)代化信檔案管理的方式看待醫(yī)療保險檔案建設(shè)的工作。為了確保一線工作人員的素質(zhì)，相關(guān)部門的管理人要從招聘、培訓(xùn)、考核這三個方面確保人才的素質(zhì)。即人力資源管理部門要招聘具有現(xiàn)代化管理經(jīng)驗、具有較大發(fā)展?jié)摿Φ臋n案人員；錄取適當(dāng)?shù)娜诉x以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓(xùn)，讓他們能擁有現(xiàn)代化的管理意識和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標考核工作人員的成績，讓他們的成績與經(jīng)濟收入掛勾。

2.3做好安全化平臺的建設(shè)

雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會比較困難，可是利用先進的科學(xué)技術(shù)，依然能夠提高醫(yī)療保險檔案的保密性。比如醫(yī)療保險檔案建設(shè)部門要使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)杜絕有人入侵信息檔案建設(shè)的平臺；要求醫(yī)療保險檔案持有人牢記調(diào)閱醫(yī)療保險檔案的密碼，并用多重驗證的方式確保其機密性。

篇9

前言

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、安裝、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄。對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。

一、建設(shè)工程與檔案管理關(guān)系

1建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分

一般來說，遠在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目概要設(shè)計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設(shè)計的依據(jù)。也就是說，在工程開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用過程中，應(yīng)該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監(jiān)督記錄和檢測記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。

2建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴格定義，即：建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標準、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。它包括：適應(yīng)性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評價體系。當(dāng)我們的評價有感受性的經(jīng)驗?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設(shè)工程質(zhì)量的評價就不在是以工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。實際上，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為重要依據(jù)全面評價工程質(zhì)量。

二、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

1工作職責(zé)劃分不明確，工作中容易出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象

工程檔案管理是一個系統(tǒng)化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負其責(zé)。由于城建檔案管理人員編制不全或?qū)I(yè)分工等方面的原因，導(dǎo)致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現(xiàn)分工不明確，職責(zé)不清的現(xiàn)象。出現(xiàn)了問題互相推諉，誰也不承擔(dān)責(zé)任。有些檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉，沒有認真地系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握城建檔案管理工作所需要的專業(yè)知識和技能。城建檔案管理是一個專業(yè)性很強的工作，它既需要管理人員懂得工程建設(shè)方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼?zhèn)洌币徊豢伞Ｎ覀兊臋n案管理人員應(yīng)該加強學(xué)習(xí)，掌握好系統(tǒng)的城建檔案管理知識，認真履行自己的職責(zé)，開展好各方面的工作。而管理者應(yīng)按工作流程，按每個人所掌握的專業(yè)知識和特長來進行合理分工，理清職責(zé)。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協(xié)同的統(tǒng)籌。

2施工單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負責(zé)收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質(zhì)量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責(zé)分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導(dǎo)致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強對施工單位的管理，制定合理的法律法規(guī)對施工單位進行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應(yīng)的資格資歷或者在上崗前必須經(jīng)過系統(tǒng)的城建檔案管理方面專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項目要進行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設(shè)計、設(shè)備選型、采購、安裝、運營、維護到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經(jīng)驗表明，工程前期的資料、監(jiān)理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現(xiàn)象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現(xiàn)象比較嚴重。監(jiān)理和施工階段相對較好，但缺失也時有發(fā)生。目前，我國城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案管理法規(guī)多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護基本沒有相關(guān)政策法規(guī)，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護單位根據(jù)所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現(xiàn)重視施工資料的收集，輕視工程準備階段文件資料和監(jiān)理資料收集的現(xiàn)象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準備文件，例如工程征地文件、工程的招投標文件、工程的項目建議書等

（2）工程設(shè)計文件，尤其是初設(shè)文件，包括初設(shè)和擴大初步設(shè)計、批準概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復(fù)，質(zhì)量監(jiān)督報告，竣工驗收報告等。

（4）監(jiān)理文件，有的監(jiān)理月報、季報缺失等。

（5）運營維護檔案資料：小型技術(shù)改造升級資料、設(shè)備維護資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，必須從各個環(huán)節(jié)加強這一基礎(chǔ)且重要的工作。

4工程檔案整理不規(guī)范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化。工程檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用，在檔案管理環(huán)節(jié)中具有重要意義。在實際工作中，整理不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生。如文件材料編目不規(guī)范，不按專業(yè)進行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業(yè)人員精心立卷，確保案卷質(zhì)量，在整理過程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。對現(xiàn)場資料管理人員加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，保證建設(shè)工程檔案材料的系統(tǒng)性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質(zhì)量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術(shù)規(guī)范工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。這些都嚴重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設(shè)和實現(xiàn)存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應(yīng)當(dāng)認識到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長的。

三、對策

1依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強的地方規(guī)范性文件，嚴格執(zhí)行。建立、完善自上而下的法規(guī)、規(guī)范體系,是保障建設(shè)工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續(xù)出臺《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，使建設(shè)工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規(guī)范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設(shè)檔案管理辦法，各市應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律、規(guī)定,結(jié)合本地實際，出臺具體的、操作性強的規(guī)章制度，為建設(shè)工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業(yè)的執(zhí)法和監(jiān)督力度，強化職能，分清責(zé)任。建設(shè)工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執(zhí)法資格,應(yīng)加強執(zhí)法力度，對不按規(guī)定報送工程檔案的建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，予以處罰，維護法律的嚴肅性。

2將建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)管理程序,建立并認真落實建設(shè)工程檔案責(zé)任制。為確保建設(shè)工程檔案的齊全、真實,必須將建設(shè)工程檔案整理報送納入規(guī)劃或建設(shè)施工許可程序和工程質(zhì)量備案程序。建設(shè)單位在與城市建設(shè)檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》后,方可辦理《規(guī)劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設(shè)檔案館對該項建設(shè)工程檔案進行預(yù)驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗收合格證》,工程質(zhì)監(jiān)部門憑證予以辦理工程質(zhì)量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經(jīng)實行，效果較好。

建立建設(shè)工程檔案責(zé)任制，明確由建設(shè)單位對建設(shè)工程檔案負全面責(zé)任，各責(zé)任單位按照各自職責(zé)范圍對建設(shè)工程檔案承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。督促建設(shè)單位嚴把合同關(guān)，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂相關(guān)合同時，必須在合同中明確勘測、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位形成并應(yīng)提交的有關(guān)文件材料的內(nèi)容及整理要求，確定竣工圖的編制責(zé)任及相關(guān)費用，在條款中要明確建設(shè)工程檔案的相關(guān)違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強宣傳、督促和指導(dǎo)，對建設(shè)工程檔案工作實行超前控制。建設(shè)工程檔案是進行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，是工程質(zhì)量的可靠依據(jù)和真實鑒證。鑒于建設(shè)工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓(xùn)等，有針對性地對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及城市建設(shè)管理部門宣傳城市建設(shè)檔案工作，擴大影響，提高檔案意識。其次，應(yīng)提高主動服務(wù)意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設(shè)工程進度，了解建設(shè)單位的需要，切實幫助建設(shè)、施工等單位解決實際問題。

4加強人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。由于工程建設(shè)的專業(yè)性和復(fù)雜性,檔案人員的素質(zhì)直接決定了建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，建立一支具有高度責(zé)任心、事業(yè)心、業(yè)務(wù)精、技術(shù)強的檔案專業(yè)隊伍至關(guān)重要。城建檔案管理部門首先要加強對建設(shè)單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識，重點講解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設(shè)主管部門的檔案管理人員也應(yīng)加強自身建設(shè)，參加上崗培訓(xùn)，自覺鉆研專業(yè)業(yè)務(wù)以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務(wù)中介機構(gòu)。針對目前不少建設(shè)單位缺少檔案專業(yè)人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現(xiàn)狀，建設(shè)單位可聘請城建檔案服務(wù)機構(gòu)代為編制，實行有償服務(wù)； 城建檔案服務(wù)中介機構(gòu)應(yīng)配合城建檔案館檔案業(yè)務(wù)工作。這樣既可滿足部分建設(shè)單位的需要，又可彌補城建檔案館的經(jīng)費不足。

6加強監(jiān)督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關(guān)檢查機構(gòu)，配置人員，組織監(jiān)督、檢查工作，按程序辦事，認真負責(zé)。對在工程檔案工作上操作不規(guī)范的建設(shè)單位及其相關(guān)負責(zé)人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監(jiān)督、檢查的相關(guān)作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設(shè)單位的通力協(xié)作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設(shè)的行政管理部門與相關(guān)部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應(yīng)做到：提前介入、全程參與、確保質(zhì)量、有效落實、加強培訓(xùn)。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關(guān)措施切實執(zhí)行，才能真正發(fā)揮出工程檔案管理工作所應(yīng)有的價值。

7加強信息化建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案管理效率

跟上時代的發(fā)展步伐，工程建設(shè)檔案管理要應(yīng)用計算機信息管理技術(shù)。適應(yīng)工程項目現(xiàn)代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據(jù)建設(shè)工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規(guī)范、有序。建立和共享電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高建設(shè)工程檔案管理效率。

結(jié)束語：

工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時，更好地為社會主義經(jīng)濟和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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[2] 李玉山;;論工程檔案在工程建設(shè)中的作用[J];山西建筑;2008年28期

篇10

Keywords: enterprise personnel files; information; management modernization

中圖分類號：G270文獻標識碼A 文章編號

0前言：企業(yè)在人事管理活動中，形成了人事檔案。它是以個人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業(yè)對個人的一些考察活動。人事檔案能夠全方位真實的記載員工的基本信息，反映員工的個人經(jīng)歷和綜合能力。

人事檔案主要包括以下幾方面的內(nèi)容：員工的成長經(jīng)歷、家庭情況和社會關(guān)系；學(xué)歷和專業(yè)技能等材料，得到的獎勵和處分的材料；員工在職務(wù)提升或工作調(diào)動的時候得到的一些評價或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對企業(yè)來說，完整的人事檔案是考察和評價員工的依據(jù)。對人事部門來說，管理好人事檔案能夠為企業(yè)合理任用員工提供依據(jù)。對企業(yè)員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對企業(yè)還是對個人都有很重要的意義。

一、人事檔案管理面臨的問題

多年來我國的人事檔案由于一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)工作薄弱的局面，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

（一）企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。

（二）企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這樣的內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢發(fā)展，不能為選人、用人提供全面、詳實、可靠的依據(jù)，進而影響人員正常晉升與輪換，挫傷員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價值。另外，長期以來，人事檔案的管理和利用局面分散。人事部門主要掌握個人履歷、學(xué)歷、工資任免等方面的材料，而反映員工不同崗位工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集和體現(xiàn)，在使用中缺少員工工作能力評估等方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且影響檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

二、解決人事檔案管理面臨的問題的辦法

（一）強化人事檔案管理法規(guī)建設(shè)，完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、人事組織部門領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)強化人事檔案管理意識，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作制度化、規(guī)范化。檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，防止更新人員信息時沒有可靠的材料依據(jù)。只有維護了人事檔案的真實、嚴肅和有效性，才能更好地促進人才合理的流動、配置和使用，為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識，完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)，依托專業(yè)人才是信息化的有力保證。人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，關(guān)注企業(yè)發(fā)展的新形勢新問題，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)時，應(yīng)從重管理輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場。

由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。隨著信息時代到來，人事檔案管理人員必須由實體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，這對檔案工作者提出了更高要求。管理人員要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面，提高文字和分析能力，要加強計算機知識學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又懂得計算機管理的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

三、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點

（一）實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作水平。計算機作為高效處理復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代工具，首要特征是要求輸入的原始數(shù)據(jù)信息必須是準確科學(xué)的，否則輸入的是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行信息化管理的前提是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足管理的技術(shù)要求，這就要求檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和方法來進行。

一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事檔案多年來未做全面清查加之來源復(fù)雜、鑒別不準，存在許多重份或無查考價值的材料，所以首先要剔除無用的材料，才能避免計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)低效的情況。

二是重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷，對無頁碼、無目錄、無材料標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證案卷更加規(guī)范。這樣既可科學(xué)保管亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

三是結(jié)合實際，規(guī)范著錄工作。一般來說掌握以下重點便基本可以取得“多”、“快”、“準”兼而有之的效果。首先分清輕重緩急，循序漸進。根據(jù)內(nèi)容重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況對所有檔案進行排隊，將可開放的檔案內(nèi)容和利用率較高的檔案進行優(yōu)先整理；其次，分級著錄，省時省力。將反映問題單一或參考價值不高的檔案內(nèi)容進行目錄級著錄，對一卷內(nèi)幾個材料涉及同一主題的檔案內(nèi)容進行概覽級著錄，而對重要材料或反映問題龐雜的檔案內(nèi)容則進行文件級著錄。這樣處理就可以加快檔案管理信息化的進程和提高利用的效率。

（二）利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點。。人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)結(jié)構(gòu)顯示：企業(yè)使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成數(shù)據(jù)庫實體，通過實用、良好的操作界面，對檔案信息進行分類、提取、查詢，方便用戶對有關(guān)材料的查借閱和使用，同時可進行統(tǒng)計分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。

總之，通過該系統(tǒng)能實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統(tǒng)隨時了解文書、業(yè)務(wù)部門管理動態(tài)，掌握員工任免、技術(shù)職務(wù)變動、培訓(xùn)等人事動態(tài)，實現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理。

三 小結(jié)：總之，企業(yè)管理者應(yīng)該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進，為企業(yè)在用人方面提供準確真實的依據(jù)。我們應(yīng)該在企業(yè)中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來一定的效益。

篇11

引言 檔案是社會發(fā)展的記載器，記錄著社會發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應(yīng)社會發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對當(dāng)前發(fā)展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價值的參考意義。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

 其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴重的威脅。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應(yīng)對方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點以及環(huán)境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現(xiàn)錯誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。

2.2 擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務(wù)對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進的管理技術(shù)進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對原有檔案應(yīng)進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學(xué)報，2001，5

篇12

醫(yī)院的文書檔案客觀記錄了一個醫(yī)院各個時期的重要活動，重大事件及工程進展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項活動的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項活動和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段不斷應(yīng)用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將其進行分類及管理成為目前的重大課題。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對文書檔案管理重視程度不夠

由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，醫(yī)院對其管理意識薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟效益。同時，有人認為對醫(yī)院文書管理的工作簡單，不需要技術(shù)含量，對醫(yī)院的發(fā)展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書檔案管理的與時俱進，造成了醫(yī)院文書檔案資料缺失或分類不當(dāng)，降低其的利用率。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關(guān)注引進高端醫(yī)療技術(shù)人員，忽略了管理方面的人才引進；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識的教育培訓(xùn)，卻忽略了對醫(yī)院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業(yè)的學(xué)生，來自計算機、護理等專業(yè)的人員通過自學(xué)相關(guān)知識，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業(yè)背景，難以投入到文書檔案管理復(fù)雜的工作當(dāng)中。此外，醫(yī)院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動，為醫(yī)院的文書檔案管理也加大了難度。

（三）文書檔案管理制度存在缺陷

由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟體制相適應(yīng)的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒有對文書檔案建立完善的管理制度，使得相關(guān)的資料收集、整理、儲存不當(dāng)；各部門對醫(yī)院文書檔案適應(yīng)分散管理，對其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進程的加快，除了紙質(zhì)版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復(fù)保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）文書檔案管理硬件設(shè)備投入不夠

醫(yī)院對于先進的治療設(shè)備投入加大，但在文書檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備上投入較少，一些醫(yī)院對于單獨文書檔案室的設(shè)立，管理管理設(shè)備及消防設(shè)備達不到相關(guān)標準；此外一些醫(yī)院并沒有將計算機設(shè)備及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)引進文書檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動化管理程度小；且在自動化檔案管理中，工作人員無法很好的應(yīng)對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機病毒、修復(fù)技術(shù)等，知識計算機技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他管理領(lǐng)域存在很大差距[2]。

三、提高醫(yī)院文書管理檔案的對策

（一）加強醫(yī)院管理人員對文書檔案管理工作的重視程度

通過對醫(yī)院各層人員培訓(xùn)，提高其對檔案管理工作的認識程度，尤其要增強管理人員的重視意R。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視意識提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟基礎(chǔ)。文書檔案管理工作不是分散的，而應(yīng)作為統(tǒng)一管理的，因此要加強各部門的交流與溝通，推進檔案管理工作的順利開展。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書管理檔案高端管理人才的引進投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗的工作人員；定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，讓其接受更專業(yè)、更系統(tǒng)、更先進的知識體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強工作人員對計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用能力；此外減少檔案管理崗位的流動性也有助于推進醫(yī)院檔案管理的進程。

（三）完善檔案管理的各項相關(guān)制度

建立健全文書檔案管理制度，對文書檔案的范圍準確定義，并明確檔案管理人員職責(zé)，對整個醫(yī)院不同部門的檔案實行統(tǒng)一管理；建立關(guān)于文書檔案管理的考核制度，定期對檔案管理人員進行考核，確保其業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利進行。對于業(yè)務(wù)能力較差的檔案管理人員，對其進行二次培訓(xùn)，實行考核上崗等。此外還應(yīng)對文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。

（四）推進文書檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢，單純通過手工完成對其記錄、分類及儲存以不能滿足人們的需求，因此必須引進先進的現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)將計算機技術(shù)、云技術(shù)等運用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設(shè)備的投入，完善資料室的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對檔案中重復(fù)的內(nèi)容進行整理，缺失的內(nèi)容予以標記，并對已有文書檔案進行分類，便于之后的檔案統(tǒng)計，有利于提高工作的自動化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，將各類檔案信息納入其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作復(fù)雜，需要長期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標之一。因此醫(yī)院各層必須對該工作予以重視，加大投資人才和設(shè)備，解決好目前存在的問題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學(xué)科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1]紅.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.

篇13

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）不穩(wěn)定的機體特征導(dǎo)致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)在較前的歷史時期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風(fēng)險。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學(xué)腐蝕。

還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內(nèi)容的識別、確認與精讀。

（二）繁浩的文書數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難。縱然圖書館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個方面的問題。

第一，在按照非自動化索引法進行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時間、找到自己書目所在的索引區(qū)需要一段時間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費一定的時間，如此通過經(jīng)驗對照，該論點不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時，發(fā)現(xiàn)書目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類型書籍時，發(fā)現(xiàn)上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會陷入無序狀態(tài)。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理機制的構(gòu)建

（一）引入數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行自動化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現(xiàn)自動化檢索。