引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理日常工作范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

一、身體表現(xiàn)

米歇爾?福柯認為，身體總是卷入了政治領(lǐng)域中，權(quán)力關(guān)系總是直接控制它，干預(yù)它，強迫它完成某些任務(wù)、表現(xiàn)某些儀式和發(fā)出某些信號。而檔案管理員日常工作中的高度而又低技術(shù)性的重復(fù)性和節(jié)奏性在專業(yè)技術(shù)人員中是不多見的，與此同時，其工作量化的可操作性和準確性也是相對較高的。

目前，陜西職業(yè)技術(shù)學院檔案管理員的主要日常工作可以分為兩大塊，一是常規(guī)的檔案工作，包括檔案收集、整理、歸檔等，二是將檔案中的文字、圖片輸入電腦，使檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版，即文字、圖片信息數(shù)字化，三是統(tǒng)一使用規(guī)范的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并與辦公自動化OA系統(tǒng)鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理，如辦公自動化OA系統(tǒng)內(nèi)的文書材料經(jīng)過篩選、甄別后可直接銜接歸入學院檔案管理系統(tǒng)，以便于在全校范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的全面利用。其中，后兩項工作是當前檔案工作的主要內(nèi)容，這也是高校檔案工作這一時期以來的重點。

因此，檔案管理員日常工作的身體呈現(xiàn)就以掃描、輸入為主。掃描、輸入的主要特點是就是獨立、持續(xù)時間長、反復(fù)。長期的“掃描”“輸入”等身體表達，使作為個體的檔案管理員不用時常處于他人面前，也就更不用引起他人的注意。而其他工作崗位的人員顯然比檔案管理員更多地需要互動，并在互動過程中表達出他所希望傳遞的內(nèi)容。也因此，檔案管理員不僅不需要表現(xiàn)出自己所聲稱的各種能力，也不需要在互動的過程中追求自身能力與舉止一致來迎合或反差來糾正他人對自己的主觀印象。

可以說，教授、醫(yī)生、財務(wù)等工作崗位的活動被允許有多種多樣的戲劇性的自我表現(xiàn)，以致他們當中一些模范的實踐者得以被賦予一些特殊的位置。相較之下，檔案管理員幾乎是最不需要以某些身份進行戲劇化表演的工作。

二、身份表達

目前，高職院校的檔案管理員崗位普遍設(shè)置在黨政辦公室之內(nèi)，黨政辦公室是學院的行政管理的中心，而檔案工作與中心相去甚遠，也因此，檔案管理員的身份呈現(xiàn)出一個既重要又不重要的尷尬狀態(tài)。

身份，指個人在社會中的位置，即地位。每個人都有一種身份的焦慮存在。即擔憂自身處在無法與社會設(shè)定的成功典范保持一致的危險中，從而被奪去尊嚴和尊重，這種擔憂的破壞力足以摧毀我們生活的松緊度，以及擔憂我們當下所處的社會等級過于平庸，或者會墮至更低的等級。

這種焦慮由同事間的聊天中提到的晉升、職稱評定、退休等消息引起，而承認這種焦慮的存在如同承認自己嫉妒別人一樣，由于表現(xiàn)出自己焦慮的程度在社交中是一種輕率之舉，這種對自身身份的焦慮通常會被隱藏起來。

檔案管理員同樣也有身份的焦慮，一方面，其遠離高校教學、行政管理，偏安一隅，處于與世隔絕的狀態(tài)中，其身份焦慮或者淡然、或者濃郁。淡然者，由身份帶來的影響很小，或許連物質(zhì)意義上的不如意都談不上，相反，他們主要在于他們意識到了自己身份的低下危機自尊感；濃郁者，渴望被他人注意、被他人關(guān)懷、渴望得到他人的同情、贊美和支持，而這都是檔案管理員不易得到的。

檔案及檔案工作的價值毋庸置疑，檔案管理員不必妄自菲薄。它會體現(xiàn)在每個領(lǐng)導(dǎo)、同事、學生急需的時刻，它是職工工作的查考憑據(jù)、參考依據(jù)，是教工科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護國家、集體和個人權(quán)益的有力武器。而高校檔案還具有更明顯的文化特征，是校園文化建設(shè)的重要組成部分。高校文化因檔案而有效積淀，凝聚為系統(tǒng)，并最終成為高校文化傳統(tǒng)；高校文化歷史可借助檔案而重演，使高校文化歷史活化、鮮化，成為教育教學研究資源；高校檔案還連接其歷史、現(xiàn)在與未來文化，可以為整個高校文化體系的容納與壯大提供支撐。

盡管，檔案管理員對身份的需求是毋庸置疑的，但在滿足對身份的需求時面臨著諸多選擇，其有自由認識到身份焦慮完全取決于一定的社會群體，檔案管理員應(yīng)該可以充分理解和尊重這個社會群體的判斷方法。身份的焦慮只有在一種情況下才是成問題的，那就是遵循這些導(dǎo)致焦慮的價值觀念，僅僅是因為異常膽小怕事、循規(guī)蹈矩，或僅僅因為思維已經(jīng)被完全麻痹，以至于認為這些價值觀念是天經(jīng)地義的，或因為周圍的人對此心醉神迷，或因為想象力變得局限，而想不到還有其他的選擇。

參考文獻：

[1]歐文?戈夫曼.日常生活中的自我呈現(xiàn)[M].北京大學出版社，2008

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在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實現(xiàn)整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現(xiàn)代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對于有效解決突出問題、構(gòu)建和諧勞動關(guān)系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優(yōu)化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態(tài)進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來的過程。其次，在和諧管理理論知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價值，實際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應(yīng)用。

(1)進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構(gòu)組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

(2)進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。

(3)在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關(guān)程序來進行，從而更好地實現(xiàn)檔案的完美交接。

(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進來。保存工作中=要根據(jù)單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢。

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一、目前機關(guān)檔案信息化建設(shè)中的不足

1.管理體制不健全

許多單位對于檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致檔案管理的體制不健全，傳統(tǒng)的管理模式往往把檔案管理束之高閣，沒有納入到日常工作的范疇中來，使得檔案管理始終不能跟上時代的要求。由于檔案管理體制嚴重滯后，相應(yīng)的也沒有形成完善的監(jiān)督和檢查機制，檔案管理必定不適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。

2.管理方式嚴重滯后

傳統(tǒng)的檔案管理工作習慣于采用紙質(zhì)記載、木箱儲存，也沒有專門的檔案管理人員對檔案進行科學、統(tǒng)一的管理，容易造成檔案的損失和破壞，管理效率也始終得不到提升。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，這種管理方式已經(jīng)嚴重的不適于現(xiàn)代檔案的管理，檔案不能跟隨單位的變化不斷的更新，必將影響單位的正常工作。

3.管理人員不專業(yè)

單位在進行檔案管理時，往往缺乏專門的檔案管理人才，一些兼職的或短期的檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)往往不熟悉，檔案收集、整理工作不規(guī)范，無法使單位檔案的管理同社會發(fā)展形勢相適應(yīng)。因此，單位檔案就無法完全發(fā)揮對各個流程的促進作用，阻礙了單位的長遠發(fā)展。

二、新形勢下單位檔案管理模式研究

新的形勢下，檔案管理模式需要不斷的創(chuàng)新與發(fā)展。在市場經(jīng)濟條件下檔案管理將呈現(xiàn)電子化、多層次、一體化、多方向的新趨勢，不斷的與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，不斷的開辟新途徑。因此，需要做到：

1.健全體制，提高檔案商品性

全新的形式下要求不斷的建立、健全檔案管理體制，使檔案管理“有法可依”，能夠為日常工作的運行提供堅實的保障。同時，新形勢下，要求轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識，使檔案能夠與商品經(jīng)濟密切結(jié)合，具備一定的商品屬性，能夠給單位創(chuàng)造更多的利潤。

2.優(yōu)化方式，促進檔案信息化

優(yōu)化檔案的管理是為了使檔案更好的服務(wù)于日常工作。在新形勢下要求采用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行管理，加強信息化進程，實現(xiàn)檔案管理一體化、電子化。建立檔案管理信息系統(tǒng)，方便檔案的調(diào)度與查閱，做到檔案資料的共享與快速傳遞，為單位進一步發(fā)展提供豐富的信息資源。

3.培養(yǎng)人才，樹立檔案管理意識

專業(yè)人才的缺乏是的檔案管理停滯不前的一個重要原因。在新形勢下要求不斷的加強檔案管理人才的培訓(xùn)，壯大單位檔案管理的專業(yè)隊伍，提高檔案管理意識，使檔案充分的發(fā)揮其應(yīng)有的價值與功用，提升單位的實際競爭力。

結(jié)束語：

隨著社會的不斷發(fā)展，單位檔案的管理只有不斷的跟隨新形勢作出調(diào)整，不斷的豐富充實加以提升，才能充分發(fā)揮單位檔案的巨大功用，更好的服務(wù)于單位的各項工作，促使各個流程順利進行，從而提高單位為的競爭力。

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2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標準、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發(fā)展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學院發(fā)展的歷史，同時也是未來學院發(fā)展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標準化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標準化建設(shè)。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應(yīng)用和實踐

1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細節(jié)，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準，從細節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學習，開展技能培訓(xùn)

學院定期召開業(yè)務(wù)學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學院領(lǐng)導(dǎo)做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學院學報，2013（3）：46-48.

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1醫(yī)院檔案信息化的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常工作過程中積累下來的文檔、圖像、聲頻以及視頻等多種資料的總稱。而所謂的醫(yī)院檔案信息化，就是將現(xiàn)代信息技術(shù)用于醫(yī)院檔案管理工作中去。換而言之，醫(yī)院檔案的信息化就是在醫(yī)院檔案管理過程中充分利用電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進科技，對醫(yī)院的檔案資源開展收集、分類、歸納、保存以及管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會價值，使其充分發(fā)揮為社會醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)的最終目的。

2醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的影響

醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的影響是非常巨大的，具體說來，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

2.1醫(yī)院信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間首先，醫(yī)院信息化建設(shè)的開展改變了傳統(tǒng)的以紙張為主要載體的檔案資料管理模式，開辟了新形式的以電子介質(zhì)為主要載體的檔案信息化管理模式，不僅使醫(yī)院檔案信息管理工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，而且還使醫(yī)院檔案信息管理工作擺脫了固定的工作場所，使檔案信息的存儲量在有限的空間內(nèi)實現(xiàn)了最大化，極大地拓展了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展空間。[2]其次，通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠使醫(yī)務(wù)人員、后勤人員以及其他信息使用者通過醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在不同的地點對各種檔案信息進行查詢、收集以及利用，使醫(yī)院檔案信息的使用空間得到了極大的拓展[3]。

2.2醫(yī)院信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案資料的開發(fā)利用創(chuàng)造了便利條件醫(yī)院檔案管理的信息化能夠方便、快捷的為醫(yī)務(wù)人員、后勤行政人員、科研工作人員等提供其所需的檔案資料，極大的節(jié)省了查找資料的時間。這樣一來，不僅使檔案資料的使用效率得到了極大的提升，而且還能夠充分調(diào)動廣大醫(yī)院工作人員開發(fā)利用檔案信息的積極性。

2.3醫(yī)院信息化建設(shè)加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程就當前社會科技發(fā)展的現(xiàn)狀來看，在醫(yī)院檔案管理工作過程中引入信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為當前醫(yī)院檔案管理工作的必然趨勢。電子病歷目前已經(jīng)在醫(yī)院檔案管理的日常工作中得以廣泛運用，由此可見，醫(yī)院信息化建設(shè)無疑加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。但是，如何將檔案管理融入醫(yī)院信息化建設(shè)的整體工作中一同規(guī)劃，一同建設(shè)卻成為當前推進醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化進程所面臨的重要課題，需要我們在日常工作中進一步探索與研究。

3加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策措施

在醫(yī)院檔案管理工作過程中，如何加強信息化建設(shè)已成為當前業(yè)界所面臨的重要課題。相關(guān)工作者也對此開展了深入的理論研究與實踐探索。筆者結(jié)合現(xiàn)有的先進經(jīng)驗以及自身的工作實踐，認為當前有效推進醫(yī)院檔案信息化工作的開展，可采取以下幾方面的對策措施：

3.1加強領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案信息化工作的順利開展醫(yī)院檔案管理信息化水平直接取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。檔案工作只有取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持，才能將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，從而得到各個科室的真正重視，確保檔案信息化工作落到實處。醫(yī)院檔案部門應(yīng)加強對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)，積極開展對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的研究，適時制定醫(yī)院電子文件、電子檔案管理的標準和實施細則，組織兄弟單位間的及時交流和推廣經(jīng)驗。

3.2加大投入，推進實行檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程一方面應(yīng)加大人、財、物的投入，配置信息化管理必要設(shè)施、沒備，如數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備，以滿足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求，進一步推進檔案數(shù)字化工作[4]。

另一方面應(yīng)盡快實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。必須堅持檔案信息化建設(shè)和醫(yī)院信息化建設(shè)同步的原則，積極依托醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)平臺，搭建以檔案室為中心的統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院信息化系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)的無縫連接，實現(xiàn)全院檔案資源互補共享，同時也體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的時效性。

3.3強化培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)水平在檔案信息化建設(shè)過程中，建立一支專業(yè)的檔案人員隊伍是關(guān)鍵。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，醫(yī)院檔案人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還必須掌握一定的運用現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能。在日常的檔案信息管理過程中，要能夠應(yīng)用好檔案信息化系統(tǒng)的各項功能，提高檔案工作效率，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行[5]。因此，要強化檔案人員的學習和培訓(xùn)，不斷提升檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作的需要。同時，實現(xiàn)多專業(yè)配合、多部門協(xié)作，保障檔案信息化管理工作的順利實施。

4結(jié)束語

通過上述幾個部分的分析與論述，我們可以看到，深入開展當前醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)已成為當前亟待解決的重要課題。我們應(yīng)當充分意識到醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的影響，并積極采取有效措施，深入推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。只有這樣，才能夠使醫(yī)院檔案管理工作真正實現(xiàn)服務(wù)社會醫(yī)療事業(yè)的重要作用，才能夠進一步實現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國病案，2009，10（4）：31-32.

[2]劉皓.醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國檔案，2007，14（11）：34-35.

篇6

2計算機技術(shù)在中小學檔案管理中的實際運用

計算機技術(shù)與中小學檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術(shù)對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術(shù)在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術(shù)在實際工作中運用的可行性。

2.1對檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革

由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學校發(fā)展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動化管理系統(tǒng)的引入

計算機技術(shù)對于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計算機技術(shù)的作用，中小學管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請專業(yè)的團隊為自己設(shè)計合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統(tǒng)的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。

2.3規(guī)范計算機技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計算機技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計算機技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規(guī)范性。

2.4定期開展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護

計算機技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進計算機技術(shù)的同時，學校應(yīng)加強對于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓(xùn)時，往往由于部分人員沒有計算機基礎(chǔ)，造成整個培訓(xùn)工作很難順利開展。因此，學校要適時調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學校也應(yīng)當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護工作至關(guān)重要。學校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對整個電子檔案管理系統(tǒng)進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。

篇7

（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統(tǒng)一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一些領(lǐng)導(dǎo)雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關(guān)注文書檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導(dǎo)致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創(chuàng)新。

二、文書檔案管理工作改進的方法

（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導(dǎo)要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關(guān)系，實現(xiàn)兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。

（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。

（三）領(lǐng)導(dǎo)要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導(dǎo)對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理部門重視起來。

篇8

結(jié)核病；檔案管理；機制；計劃；管理制度；開發(fā)利用

為了能夠更好的做好結(jié)核病的防治、督導(dǎo)和宣傳工作，需要建立建全結(jié)核病檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案進行管理，可以為各級部門制定結(jié)核病防治規(guī)劃提供重要的參考依據(jù)，而且對觀察病情、疫情也具有非常重要的意義。各級結(jié)核病防控部門需要通過建立健全結(jié)核病檔案管理，及時發(fā)現(xiàn)和治愈結(jié)核病人，實現(xiàn)對傳染源的有效控制，降低死亡率。

1建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機制

檔案管理水平的提升，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，這不僅是做好檔案工作的前提條件，也是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性和經(jīng)常性工作，因此需要領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作能夠支持和重視。同時醫(yī)護人員也需要加強對《檔案法》和相關(guān)檔案工作規(guī)范的學習，強化對檔案工作的認識，使其在日常工作中增強自覺性。各級結(jié)核病防治機構(gòu)需要建立結(jié)核病人檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由單位領(lǐng)導(dǎo)負責，結(jié)核病防治機構(gòu)及相關(guān)檔案管理人員作為組成成員，以此來進一步強化各級結(jié)核病防治檔案工作的組織管理，確保檔案工作的規(guī)范化，進一步對結(jié)核病防治檔案管理體系進行完善。

2組織實施檔案管理計劃

我中心作為省級結(jié)核病防控機構(gòu)，要做好全省結(jié)核病防治檔案工作規(guī)劃，制定切實可行的實施方案，加強對全省結(jié)核病防治檔案工作的技術(shù)指導(dǎo)，在對結(jié)核病檔案資料進行收集和登記過程中做好結(jié)核病防控的監(jiān)測和督導(dǎo)工作，有效的實現(xiàn)對傳染源的控制，提高病人治愈率。同時，還要加大對結(jié)核病防治檔案管理工作的投入力度，提升結(jié)核病檔案管理的水平，從而為結(jié)核病防控工作提供重要的檔案信息支持。在結(jié)核病防治檔案管理工作中，為了能夠正確合理對文檔資料進行收集管理，改進日常工作中形成的資料分散的狀態(tài)，可以采取分級管理的方法。推行一事一檔制度，對資料收集管理進行創(chuàng)新，這與檔案工作的基本原則相符，而且又與結(jié)核病防治業(yè)務(wù)工作的特點相符合。這不僅能夠更好的對檔案工作的水平進行反映，而且領(lǐng)導(dǎo)還能夠?qū)θ诌M行把握，并做好正確的決策。根據(jù)結(jié)核病防治工作具有延續(xù)性的特點，特別是在疫情監(jiān)測工作中需要將幾年之間形成的監(jiān)測資料進行分析對比，需要不斷對資料進行補充和完善，因此通過分級管理能夠更好的滿足結(jié)核病防治的日常工作需要。

3加強隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)

目前檔案管理工作對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。不僅需要結(jié)核病檔案管理人員要強化自身的專業(yè)理論學習，加快知識結(jié)構(gòu)的更新，而且還要樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和愛崗敬業(yè)的精神。我省結(jié)核病防控檔案管理隊伍很大一部分人員在結(jié)核病防治檔案工作中缺乏工作經(jīng)驗，自身檔案知識更是缺乏，這就需要加強結(jié)核病防治檔案隊伍的建設(shè)工作。通過定期開展培訓(xùn)，努力提高結(jié)核病防治檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)，加強結(jié)核病檔案管理工作水平，從而為結(jié)核病防治工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

4建立健全檔案管理制度

在結(jié)核病檔案管理工作中，需要進一步對結(jié)核病檔案管理制度進行完善。首先，建立健全結(jié)核病檔案管理制度。需要按照上級檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定和要求，同時要結(jié)合本部門及本單位的實際情況，針對結(jié)核病檔案工作自身的特點來制定系統(tǒng)、規(guī)范的結(jié)核病檔案管理制度，明確各部門及各級的職責，對結(jié)核病檔案的形成、登記、收集、整理、保存、上報、利用及實施的過程等要進行細化，確保各項工作能夠全部做到位。其次，檔案人員在工作中需要嚴格遵循相關(guān)制度，做好制度的落實工作，使各項任務(wù)更加具體規(guī)范，具有可操作性。最后，要建立結(jié)核病檔案管理激勵機制，加大檢查力度，指導(dǎo)各級、各地區(qū)的結(jié)核病檔案管理情況，每年進行認真總結(jié)和表彰，使各地結(jié)核病檔案管理有序、健康的發(fā)展，充分調(diào)動了結(jié)核病檔案管理人員的積極性。

5加快推動結(jié)核病檔案的開發(fā)和利用

通過結(jié)核病檔案的開發(fā)和利用，制定有效的防治措施，探索出一系列行之有效的結(jié)核病控制策略，為人民的健康提供服務(wù)。因此，結(jié)核病的檔案收集、整理和開發(fā)、利用，不僅有利于提高結(jié)核病的防控水平，而且也能夠為提高全民的健康奠定良好的基礎(chǔ)。

6結(jié)語

加強結(jié)核病檔案管理工作，實現(xiàn)結(jié)核病檔案集中、統(tǒng)一管理，這不僅與結(jié)核病防治工作的特點相符合，而且能夠為結(jié)核病防治工作的順利開展提供重要的信息支持。結(jié)核病檔案管理水平的高低與結(jié)核病檔案管理人員自身素質(zhì)息息相關(guān)，在加強結(jié)核病檔案管理工作中，也對檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。結(jié)核病檔案管理人員作為防控工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，需要提高自身的專業(yè)理論水平，與業(yè)務(wù)科室作好溝通和交流工作，及時完成檔案的收集和整理，在檔案管理實踐工作中不斷進行完善，從而更好的推動結(jié)核病檔案管理工作的順利開展。

作者：張碧波 單位：黑龍江省結(jié)核病預(yù)防控制中心

參考文獻：

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信息需求量不斷增多，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式正面臨著多重的

困難和機遇。所以，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與電子信息相結(jié)合

的研究是必不可少的。以醫(yī)院檔案管理工作的性質(zhì)特征為基準，

研究新時期醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出具體的、針對性的

措施，從而積極地改進和完善醫(yī)院檔案管理模式，使得醫(yī)院檔案

管理的信息化發(fā)展道路具體明確、切實可行。

一、醫(yī)院檔案管理責任工作重大

醫(yī)院檔案包含醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、教學、科研、財會檔案、

基本建設(shè)、黨政管理共七類，是行政、科研、后勤、資產(chǎn)管理及

其他各項工作中直接形成的。因此，醫(yī)院檔案是具有保存價值的

歷史記錄，記載了醫(yī)院一直以來進行醫(yī)療、科研及教學等各職能

活動的全過程。

醫(yī)院檔案管理工作是一項機密性、專業(yè)性較強的工作，是醫(yī)

院管理的一個重要組成部分。首先，醫(yī)院的檔案管理要以檔案的

完整性為基礎(chǔ)。不僅要確保醫(yī)院檔案能夠統(tǒng)一完整的保存，也要

明確的進行規(guī)劃分類，維護好檔案之間的關(guān)聯(lián)。然后，醫(yī)院檔案

管理必須具有安全性。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院非常珍貴的歷史進

程，不能受到外界因素的威脅，甚至損壞。要保證醫(yī)院檔案安全

統(tǒng)一，防止內(nèi)容泄露。另外，醫(yī)院檔案管理要遵循經(jīng)濟性。醫(yī)院

檔案的管理不管采取什么模式，也要遵循這個亙古不變原則——

經(jīng)濟效益最大化，即以最小的投入獲取最大的利益。最后，是醫(yī)

院檔案管理的規(guī)范性、科學性。想實現(xiàn)共同分享龐大的檔案的信

息資源，便要做到能夠?qū)⑨t(yī)院檔案管理整體規(guī)范化，制定出科學

的管理模式。醫(yī)院檔案管理將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)應(yīng)用

于檔案管理中，已成為一種現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。

醫(yī)院檔案管理是新時期醫(yī)院為做到全面準確的掌握和了解

醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療、財務(wù)、人事情況的重要基礎(chǔ)，與醫(yī)院的日常活動

緊密結(jié)合，在日常的運作工作過程中，離不開檔案里記載的重要

信息。醫(yī)院以此為基墊，開展學術(shù)研討活動，提高醫(yī)療水平。從

而更好的進行醫(yī)療工作，服務(wù)社會。所以，醫(yī)院檔案管理工作的

責任重大，是醫(yī)院新時期信息化發(fā)展尤為重要的基石。

二、醫(yī)院檔案管理正逐步實現(xiàn)信息化發(fā)展需求

現(xiàn)今，電子信息化逐漸深入，人們已開始使用電子查閱信息，

而替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)翻閱。有效節(jié)省了時間和精力，也增加了信息

資源的使用率。為切合醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的政策，新時期醫(yī)院發(fā)展

的管理模式已逐漸向信息規(guī)范化靠攏。因此，醫(yī)院檔案管理不僅面

臨著機遇，也將受到專業(yè)技能與管理模式改革創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。

新時期醫(yī)院檔案管理與電子信息化的融合，具體依附在圖像

和影像文件、文體和多媒體文件上。這些電子文件通過光盤等材

料儲存，是醫(yī)院日常工作、學術(shù)研究和教研成果，及各項活動情

況的依據(jù)，有著重大的意義和珍貴的收藏價值。信息化檔案管理

就是要圍繞醫(yī)院核心，能夠使電子檔案發(fā)揮出其優(yōu)勢，讓醫(yī)院在

整體發(fā)展建設(shè)的過程中受益。

現(xiàn)今醫(yī)院的信息化檔案管理仍面臨著些許問題：檔案管理人

員缺乏對新技術(shù)的認識；部分電子信息檔案還依托于紙質(zhì)檔案；

電子檔案盲目儲存或重復(fù)利用等。這些醫(yī)院檔案管理的問題阻礙

了醫(yī)院適應(yīng)電子化發(fā)展的前進步伐，主要有以下幾個方面：

（一）檔案利用率低下

在一些醫(yī)院管理工作中，忽略了檔案管理的重要性。這種薄

弱的認識，使得檔案管理工作變得微不足道。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了醫(yī)

院對檔案信息資源的開發(fā)力度不夠，以及檔案的使用和利用率低

下的問題。

（二）管理人員技能相對薄弱

醫(yī)院部分檔案管理人員自身的專業(yè)技能匱乏、知識薄弱，對

檔案管理工作的重視程度不夠，且沒有主動進取、提升自身專業(yè)

的精神，忽視了其重要性。因此，逐漸形成了低效率，高標準的

差距現(xiàn)象。

（三）檔案管理制度相對落后

新時期醫(yī)療手段和設(shè)備隨著醫(yī)療研究成果的不斷發(fā)展而陸

續(xù)更新。但是，部分醫(yī)院的檔案管理制度使用的仍舊是傳統(tǒng)的管

理模式，跟不上新時期醫(yī)院電子信息化的發(fā)展步伐，不能做到及

時補充和修訂檔案內(nèi)容。因此，科研成果的部分價值得不到體現(xiàn)，

內(nèi)容歸檔不及時或圖表資料與文字不符等。

新時期醫(yī)院檔案管理正逐步實現(xiàn)信息化需求，要重視檔案管

理，合理利用其價值，更好地發(fā)展醫(yī)院現(xiàn)代化信息化建設(shè)。

三、醫(yī)院檔案管理問題解決刻不容緩

隨著醫(yī)院服務(wù)模式的不斷改善，新時期醫(yī)院面臨的問題便是

醫(yī)院檔案管理工作如何能運用其優(yōu)勢，變低效率為高收益，使其

服務(wù)于醫(yī)院日常工作，保證醫(yī)院科研活動的順利進行。醫(yī)院檔案

管理存在的問題影響了醫(yī)院信息化的發(fā)展，因此當務(wù)之急是要完

善檔案管理工作，順利地推進新時期醫(yī)院信息化的建設(shè)和發(fā)展。

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)意識

醫(yī)院檔案的管理需要工作人員的指導(dǎo)和監(jiān)督。醫(yī)院要注重培

養(yǎng)檔案管理工作人員，提升其專業(yè)素養(yǎng)和技能。在檔案管理工作

上，運用科學的管理方式，積極主動地為醫(yī)院各項工作和活動提

供服務(wù)，努力學習檔案管理工作的新知識，新技術(shù)，不斷提高業(yè)

務(wù)技能，更好地勝任本職工作。

（二）建立完善醫(yī)院檔案管理制度

管理工作的核心是制度，為了能夠切合新時期醫(yī)院信息化發(fā)展

的需求，醫(yī)院檔案管理制度要及時完善，進行系統(tǒng)修改補充，向著

規(guī)范化和條理化發(fā)展，使其行之有效。醫(yī)院檔案管理制度要以《檔

案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎(chǔ)并結(jié)合醫(yī)院實際情況制

定，保證檔案從歸檔到庫房管理能夠做到標準完整，步步清晰明確。

（三）建立醫(yī)院檔案管理信息化方式

改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，樹立檔案管理創(chuàng)新意識。要建立能

夠提高檔案利用率的檔案信息管理系統(tǒng)，維護檔案完整和安全

性。制定嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對

策略，加強監(jiān)控。

醫(yī)院檔案管理經(jīng)歷了載體的轉(zhuǎn)變，管理模式的提升，檔案管理

工作愈加重要。重視醫(yī)院檔案管理建設(shè)，合理利用檔案信息資源優(yōu)

勢，主動地為醫(yī)學工作和社會活動服務(wù)，對新時期醫(yī)院信息化發(fā)展

非常關(guān)鍵。而在現(xiàn)代化發(fā)展的進程中，檔案管理也面臨著多重機遇

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東莞市防雷設(shè)施檢測所是東莞市氣象局重要的對外服務(wù)單位，日常主體業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來規(guī)范業(yè)務(wù)工作，以體現(xiàn)公開、公平、公正的服務(wù)原則。

1 現(xiàn)行東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設(shè)施檢測所主體業(yè)務(wù)資料

防雷所日常工作所產(chǎn)生的資料繁多，主體業(yè)務(wù)資料包括建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，風險評估資料，雷災(zāi)調(diào)查資料，內(nèi)部評審，外部評審，現(xiàn)行規(guī)范，內(nèi)部文件，實驗室資質(zhì)資料，各項工作細則等。

1.2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理機構(gòu)

現(xiàn)行防雷所內(nèi)的檔案管理機構(gòu)主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，報建審核資料，風險評估資料進行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理存在的問題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內(nèi)僅對日常主體業(yè)務(wù)資料進行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒有進行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報廢維修，會議記錄，技術(shù)討論結(jié)果等等。

2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強防雷設(shè)施檢測所檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。

（2）防雷設(shè)施檢測所檔案是防雷所在各項活動中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測檔案為主體，包括：新建防雷設(shè)施資料，定期年檢資料，化學危險品場所防雷資料，報建資料等等。

（3）檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護防雷所經(jīng)濟利益、合法權(quán)利和歷史真實面貌的一項工作。

（4）檔案工作要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

（6）結(jié)案后及時交專職人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理組織架構(gòu)

建立四級的管理體制。所長統(tǒng)領(lǐng)整個所內(nèi)的檔案管理工作；歸檔審核員對各項資料結(jié)案確認、編號入室；專職資料收集歸檔員對各項資料進行收集歸檔提交歸檔審核員；報建窗口收集新建、擴建報建資料和發(fā)票，審核組收集報建審核資料，檢測組收集年度檢測資料、竣工驗收資料和分段驗收資料，風評組收集雷擊風險評估資料和雷災(zāi)資料，辦公室收集上級單位的文件、人事資料、各項工作細則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測所各項工作細則

（1）防雷裝置報建審核工作細則；（2）防雷裝置年度檢測工作細則；（3）防雷裝置竣工驗收工作細則；（4）雷電風險評估業(yè)務(wù)操作細則；（5）計費、收費和發(fā)票管理工作細則；（6）防雷合格證、副證、報告書發(fā)放、更改和銷毀工作細則；（7）檔案管理工作細則；（8）印章使用操作細則；（9）技術(shù)規(guī)范使用操作細則；（10）圖紙使用操作細則；（11）儀器、設(shè)備、辦公用品購買使用操作細則；（12）內(nèi)部管理評審工作細則；（13）實驗室資質(zhì)認定操作細則；（14）文件收發(fā)操作細則；（15）保密工作細則；（16）公眾網(wǎng)信息操作細則；（17）以上細則修改、作廢操作細則。

2.3.2 防雷裝置報建材料

（1）防雷裝置報建登記表；（2）防雷工程專業(yè)資質(zhì)；（3）焊工證書；（4）相關(guān)圖紙；（5）建設(shè)工程規(guī)劃許可證；（6）防雷裝置報建受理回執(zhí) 。

2.3.3 防雷裝置設(shè)計審核材料

（1）防雷裝置設(shè)計審核申報表；（2）防雷裝置設(shè)計審核資料補正通知；（3）防雷裝置初步設(shè)計核準意見書；（4）防雷裝置設(shè)計核準意見書；（5）防雷裝置設(shè)計審核受理回執(zhí)；（6）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（7）防雷裝置檢測協(xié)議書；（8）繳費發(fā)票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測材料

（1）防雷裝置竣工驗收申請書；（2）防雷裝置檢測報告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調(diào)查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測材料

（1）防雷裝置檢測協(xié)議書；（2）交費發(fā)票；（3）防雷裝置檢測報告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測原始記錄表。

2.3.6 雷電災(zāi)害風險評估材料

（1）建設(shè)工程立項批文；（2）雷電災(zāi)害風險評估協(xié)議書；（3）雷電災(zāi)害風險評估報告；（4）雷電災(zāi)害風險評估原始記錄單；（5）交費發(fā)票。

2.3.7 雷電災(zāi)害調(diào)查材料

（1）雷電災(zāi)害調(diào)查原始記錄；（2）雷電災(zāi)害調(diào)查報告。

2.3.8 學習、會議記錄資料

（1）學習、會議紀要；（2）技術(shù)討論結(jié)論記錄。

2.3.9 防雷設(shè)施檢測所人事檔案資料

（1）勞動合同；（2）學歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓(xùn)資料；（5）上崗證資料；（6）獎勵證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設(shè)備、辦公用品資料

（1）儀器、設(shè)備、辦公用品購買申請、發(fā)票；（2）儀器、設(shè)備使用說明書；（3）儀器、設(shè)備檢定證明；（4）儀器、設(shè)備使用登記表；（5）儀器、設(shè)備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內(nèi)部評審資料，外部評審資料，實驗室資質(zhì)認定資料，現(xiàn)行使用規(guī)范，上級部門發(fā)放文件，培訓(xùn)學習資料等。

3總結(jié)

通過分析東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理現(xiàn)在的缺陷，針對防雷所的主體業(yè)務(wù)和對外服務(wù)的特性，依據(jù)中國氣象局第20號令《防雷減災(zāi)管理辦法》、中國氣象局第21號令《防雷裝置設(shè)計審核和竣工驗收規(guī)定》和《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測等服務(wù)項目和收費標準的復(fù)函》粵價函[2004]409號等文件精神建立防雷設(shè)施檢測所檔案管理制度，架設(shè)管理機構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范所內(nèi)的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進行有效歸檔管理，為實驗室資質(zhì)認定和風險效能防控提供全面真實的資料。

參考文獻：

[1]中國氣象局第20號令《防雷減災(zāi)管理辦法》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國氣象局第21號令《防雷裝置設(shè)計審核和竣工驗收規(guī)定》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測等服務(wù)項目和收費標準的復(fù)函》粵價函[2004]409號，廣東省物價局文件，2004年8月1日

作者簡介：

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領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度直接影響了醫(yī)院檔案管理工作是否能夠順利的進行，所以說首先應(yīng)當增強領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，這就需要我們從日常出發(fā)，將檔案的管理工作融入到日常的工作，使其作為日常工作中不可缺少的內(nèi)容，作為醫(yī)院發(fā)展的重要依據(jù)，這樣就能夠引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

同時，要加強對檔案管理工作的宣傳，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和普通職工都能夠充分認識到檔案管理的重要性，并且在日常工作中自覺養(yǎng)成重視檔案的意識，為檔案管理工作提供強有力的支持。長期以來，醫(yī)院都以提供醫(yī)療服務(wù)為根本，但是卻忽略了醫(yī)院檔案的管理，在實際工作中對于檔案管理也存在著一些模糊認識，因此，必須要在人員、設(shè)備以及經(jīng)費等多方面同時采取有效措施，促進檔案管理工作的順利開展。

二、建立健全檔案管理制度

有效的對醫(yī)院的檔案進行管理就需要完善的檔案管理體系來幫助完成，隨著科學技術(shù)的不斷進步，管理的手段以及方法都得到了不斷地提高，以前的管理體制已經(jīng)不再適應(yīng)目前日益進步的醫(yī)療體系，那么就需要不斷的對管理體系進行創(chuàng)新完善才能適應(yīng)技術(shù)的進步。在當前的醫(yī)院檔案管理制度完善過程中，應(yīng)當通過對檔案部門的職能進行明確，將醫(yī)院內(nèi)部不同的門類和載體進行統(tǒng)一的管理和考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)的進步實現(xiàn)同步發(fā)展。其次，醫(yī)院檔案管理的范圍應(yīng)給予確認以及不斷的擴展，對于醫(yī)院針對醫(yī)療市場體制的改變所做的改革以及采購招標等活動資料都應(yīng)由專人進行收集，并進行詳細的記載。

三、加強檔案管理信息化建設(shè)

檔案的管理效率對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著重要的作用，其作為醫(yī)院日常管理工作中的一部分，就需要得到充分有效的管理，而目前以人為本的概念作為重要的管理理念引導(dǎo)了管理工作的發(fā)展，這就需要醫(yī)院的檔案管理工作也隨之更新。信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會已經(jīng)得到了充分的發(fā)展以及廣泛的應(yīng)用，檔案的管理工作也需要在此基礎(chǔ)上發(fā)展創(chuàng)新，檔案管理的信息化必然能夠提高檔案的利用率，現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)會促進醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)能夠更加順利的進行。

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長期以來機關(guān)文書檔案都是采用紙質(zhì)材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樘搼B(tài)，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態(tài)處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進行辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時

在社會快速發(fā)展過程中，部分業(yè)務(wù)性較強的機關(guān)部門檔案數(shù)量越來越多，這就導(dǎo)致在行政機關(guān)管理工作中檔案收集、整理、數(shù)字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機關(guān)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)人員相分享，專職檔案人員不參與機關(guān)文書的日常流轉(zhuǎn)，這種情況下，各個業(yè)務(wù)科室在對文書檔案進行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業(yè)務(wù)、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發(fā)現(xiàn)個別公文丟失的問題。

（三）辦文人員檔案管理意識不強

首先，文書部門工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時辦公室負責公文收發(fā)流轉(zhuǎn)的工作人員自身對于檔案法律法規(guī)及檔案專業(yè)知識也十分缺乏，這就導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程中無法及時對需要存檔的文件材料進行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發(fā)利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領(lǐng)導(dǎo)者對于公文存檔的重要性缺乏認識，在對文件行文進行簽發(fā)及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內(nèi)容行為不規(guī)及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。

二、加強機關(guān)文書檔案管理的有效途徑

（一）提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)

首先，文書檔案人員要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠熟悉運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

其次，作為機關(guān)文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質(zhì)，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻、勤奮敬業(yè)。

最后，機關(guān)文書檔案是一項非常嚴肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，端正服務(wù)意識，努力提高檔案服務(wù)質(zhì)量，進一步促進文書檔案的有效利用。

（二）健全機關(guān)檔案管理制度

加強相關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關(guān)綜合辦文部門的聯(lián)絡(luò)，在業(yè)務(wù)檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監(jiān)管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監(jiān)督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）構(gòu)建機關(guān)檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)

健全機關(guān)文書檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，就應(yīng)該不斷地創(chuàng)新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務(wù)機關(guān)內(nèi)部工作。在文書檔案之中，工作組織網(wǎng)絡(luò)健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應(yīng)的“網(wǎng)絡(luò)”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發(fā)揮。面對這樣的情況，就需要健全機關(guān)檔案工作的組織網(wǎng)絡(luò)，并在“網(wǎng)絡(luò)”內(nèi)部做到層層落實，切實執(zhí)行，就能夠提升管理質(zhì)量。健全“網(wǎng)絡(luò)”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網(wǎng)絡(luò)來挖掘其內(nèi)在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關(guān)各項工作的切入點與結(jié)合點，最終實現(xiàn)信息化文書檔案管理。

（四）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

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一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

在新時代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構(gòu)，但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要充分利用先進的辦公設(shè)備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設(shè)備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設(shè)備，辦公設(shè)備落后，已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價值。

二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略

1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。

在新時代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務(wù)建設(shè)的重中之重，需要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，使相關(guān)的政務(wù)信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務(wù)流程，和電子政務(wù)建設(shè)相融合，不斷促進事業(yè)單位辦公的自動化、信息化。

2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。

在日常工作中，事業(yè)單位要對檔案管理信息進行數(shù)字化設(shè)計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導(dǎo)工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎(chǔ)上，需要和對應(yīng)的政務(wù)中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關(guān)文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務(wù)范圍，充分利用電子政務(wù)優(yōu)勢，對事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，向社會大眾提供各方面的政務(wù)信息，滿足社會不同領(lǐng)域在政務(wù)信息方面的客觀需求。

3.逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。

從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護作用。在實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關(guān)的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務(wù)管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標準。

4.構(gòu)建有效平臺，實現(xiàn)資源有效整合。

事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺基礎(chǔ)上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統(tǒng)一的關(guān)系，需要嚴格按照檔案管理流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容等進行，并遵循相關(guān)的原則，比如，動態(tài)原則、拓展原則，對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應(yīng)用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個發(fā)展平臺具有的作用，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。

5.重組檔案管理組織架構(gòu)。

在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構(gòu)體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才納入到對應(yīng)的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業(yè)單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)語

總而言之，在新時代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務(wù)是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經(jīng)濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長遠的發(fā)展道路。

參考文獻：

[1]韓英.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,21:93.