引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案歸納方法范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊的成員頻繁調(diào)動，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進(jìn)行更正，同時一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

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醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進(jìn)展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學(xué)合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進(jìn)行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應(yīng)用計算機軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關(guān)的材料進(jìn)行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進(jìn)行錄入工作，通過軟件進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對進(jìn)行管理。檔案人員還可運用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達(dá)到的目的是進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴(kuò)大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達(dá)到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時候只需要輸入一個關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻(xiàn)就可逐個呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進(jìn)行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護(hù)檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴(yán)重，以做到保護(hù)檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進(jìn)行信息化管理，運用計算機對原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進(jìn)行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護(hù)珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學(xué)檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學(xué)、教學(xué)和研究價值。將其進(jìn)行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進(jìn)行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項工作之中。

參考文獻(xiàn)：

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一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現(xiàn)問題時，人們就對其問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進(jìn)行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進(jìn)行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發(fā)的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，這對檔案工作有著嚴(yán)重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發(fā)人員的思維模式進(jìn)行培養(yǎng)，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發(fā)中存在的問題進(jìn)行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現(xiàn)時，工作人員不對其問題發(fā)生的原因進(jìn)行分析，而是尋找解決問題的方法，進(jìn)而及時的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉(zhuǎn)變的必要性

在檔案工作中，由于相關(guān)工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現(xiàn)問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產(chǎn)生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的構(gòu)件。而且檔案工作人員在工程的時候必須要求根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，對其工作內(nèi)容以及程序進(jìn)行嚴(yán)格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結(jié)果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當(dāng)前信息進(jìn)行接收的過程中，不是根據(jù)客觀的內(nèi)容進(jìn)行研究，而是自身的經(jīng)驗、知識背景以及判斷能力對其信息內(nèi)容進(jìn)行推動而得出結(jié)論，這就將原有信息的內(nèi)容進(jìn)行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現(xiàn)以及內(nèi)容進(jìn)行反映，沒有在其中加入檔案信息開發(fā)人員的主觀判斷。

3、強調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非常客觀的，檔案信息開發(fā)人員必須從實際出發(fā)，客觀的實事求是的對其進(jìn)行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內(nèi)容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學(xué)。所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結(jié)概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用

全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設(shè)計方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危?而且一分到底。

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開發(fā)的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖

3.1 思維導(dǎo)圖簡介。

思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級圖表現(xiàn)出來，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強大功能。

3.2 思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)中的應(yīng)用。

（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開發(fā)中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現(xiàn)出來。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。

（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關(guān)鍵詞的記憶，同時也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主體之間會有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。3）只寫關(guān)鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點內(nèi)容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結(jié)束語

總而言之，在對檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維進(jìn)行構(gòu)建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進(jìn)我國的檔案行業(yè)的發(fā)展。但是對檔案信息開發(fā)人員的科學(xué)思維進(jìn)行培養(yǎng)是一個漫長的過程，這不僅需要科學(xué)的指導(dǎo)思想，還要對檔案信息開發(fā)人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達(dá)到最大化的利用。

篇4

圖書館本身具有多種社會文化機構(gòu)功能或圖書館是社會文化機構(gòu)集團(tuán)成員的公共文化服務(wù)觀點

從歷史發(fā)展的觀點來看，圖書館的功能應(yīng)該從簡單到綜合，從初級到高級。美國教育顧問JulieCarpenter在其撰寫的《圖書館管理項目中的博物館和檔案館與政府和社會團(tuán)體互助》一書中指出,美國圖書館在公共文化服務(wù)環(huán)境中為讀者服務(wù)的思路是廣闊和靈活的。比如10年前筆者就曾撰文介紹過美國“紐約皇后區(qū)公共圖書館豐富多彩讀者服務(wù)項目”[3]，時至今日，美國圖書館的公共文化服務(wù)的思路已經(jīng)從10年前的僅限于一個圖書館內(nèi)部機構(gòu)或者僅僅在圖書館界內(nèi)發(fā)展到今天的與社會上的其他文化機構(gòu)相互聯(lián)系共同為公共文化服務(wù)的集團(tuán)機構(gòu)的局面。JulieCarpenter撰寫的此書正符合這種思路潮流，她在該書中提到，圖書館作為一種學(xué)術(shù)機構(gòu)和文化服務(wù)的機構(gòu)，特別需要與社會上的其他文化機構(gòu)建立長期互助合作的緊密關(guān)系。特別是在公共文化服務(wù)的領(lǐng)域中，不管這種互助合作的水平如何低下和初級，形式如何簡陋和單調(diào)，都值得一試。該書采用了一些多方面的圖書館學(xué)研究方法來對她的圖書館在公共文化服務(wù)上需要與社會上的其他文化機構(gòu)建立長期互助合作的緊密關(guān)系的觀點的成立進(jìn)行了研究，比如評估風(fēng)險管理機制法、預(yù)測后果法和PRINCE2（ProjectsinControlledEnvironments）環(huán)境控制項目法來對圖書館和社會上其他社會文化機構(gòu)相互合作關(guān)系、管理方式、實施可持續(xù)發(fā)展項目、合作管理的集成項目的責(zé)任、圖書館與社會其他文化機構(gòu)合作互助過程的引導(dǎo)、效率和效力的現(xiàn)象、課題和問題進(jìn)行實用的研究。她認(rèn)為，在以公共文化服務(wù)為導(dǎo)向的圖書館界，傳統(tǒng)的思維觀念是傾向于圖書館、博物館和檔案館有重要的明顯的區(qū)別。但是，她認(rèn)為這三者可以綜合和平衡地加以管理。她舉例說，在英國的公共文化服務(wù)中，使用PRINCE2（環(huán)境控制項目法）來綜合管理圖書館、博物館和檔案館的活動由于政府和社會機構(gòu)的通力合作已經(jīng)產(chǎn)生了一些效力。但是，她又在書中指出，當(dāng)圖書館、博物館和檔案館這三種機構(gòu)合并之時的興奮心情減退之時，隱藏的問題就開始明顯的暴露出來。比如說，由于圖書館、博物館和檔案館都是人群集中和擁擠的公共文化服務(wù)機構(gòu)，所以可能產(chǎn)生管理混亂的局面。所以，堅持和努力是管理者使圖書館、博物館和檔案館三者合并管理成功的關(guān)鍵。她的具體建議是：首先要明確參與管理圖書館、博物館和檔案館合并的政府和社會機構(gòu)的各自的分工職責(zé)和義務(wù)是什么。該書的作者由于有著在國際發(fā)展基金組織、聯(lián)合國教育、科學(xué)和文化組織、聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織、世界銀行以及其他國際組織任職的豐富經(jīng)驗，所以她的觀點具有一定的可用性和實踐性。無獨有偶，圖書館、博物館和檔案館三者合一的公共文化服務(wù)的觀點和實踐在中國的民眾和圖書館界中也有一定的展示。例如，公司職員秦偉認(rèn)為，“最好把圖書館、博物館和科技館合在一起，那么我周末就可以帶上老婆孩子泡一天!”[4]軟件設(shè)計師鄭筱宇認(rèn)為，當(dāng)我“在浙江金華看到集群藝館、少兒圖書館和艾青紀(jì)念館三館合一的金華市藝術(shù)中心時，感到眼前一亮。”[5]教師柳秦認(rèn)為，圖書館、文化館、檔案館、博物館和美術(shù)館納入一個中心，“既有利于讀者吸納知識，又有利于各館加強服務(wù)動力，相互溝通借鑒。”[6]退休者唐凱認(rèn)為，“多館合一的建設(shè)模式有利于資源的整合，是一種創(chuàng)新。”[7]筆者認(rèn)為，多館合一應(yīng)該是一種有利于社會文化發(fā)展和社會公共文化服務(wù)發(fā)展的趨勢和措施。首先，從社會公共文化服務(wù)的功能上來看，圖書館、文化館、檔案館、博物館、美術(shù)館、科技館和紀(jì)念館都是社會公共文化服務(wù)的機構(gòu)，有著相同的社會活動功能和文化服務(wù)性質(zhì)，同時，這些機構(gòu)的其它的不同功能和性質(zhì)也能夠因此相互兼容、互通有無，充分產(chǎn)生和發(fā)揮出集團(tuán)式的優(yōu)勢效果。其次，從公共文化服務(wù)的經(jīng)濟(jì)角度上來看，多館規(guī)劃，統(tǒng)一調(diào)配，有利于資金的充分和合理的利用，也方便綜合資源效益的挖掘和產(chǎn)出。第三，從公共文化服務(wù)的競爭角度上來看，多館合一，有利于打破門戶獨立、信息單調(diào)、自給自足的傳統(tǒng)狹窄的公共文化服務(wù)模式，形成競爭互進(jìn)的現(xiàn)代社會的公共文化服務(wù)模式。由此看來，中美兩國對圖書館的公共文化服務(wù)的機構(gòu)合一都有濃厚的興趣。美國的公共文化服務(wù)側(cè)重于圖書館學(xué)界的理論研究，為進(jìn)一步實踐打下理論基礎(chǔ)。他們的理論觀點是側(cè)重于在圖書館、文化館、檔案館、博物館、展覽館、美術(shù)館、科技館和紀(jì)念館的集中管理方面，他們認(rèn)為多館合并和統(tǒng)一管理的重要條件是政府支持和社會機構(gòu)的參與，是一種從全國范圍的統(tǒng)一局勢下的理論思考。中國圖書館的公共文化服務(wù)取向是讀者們中的許多身份不同、職業(yè)各異的人已經(jīng)對圖書館、文化館、檔案館、博物館、展覽館、美術(shù)館、科技館和紀(jì)念館合并的現(xiàn)實基本上采取了認(rèn)可的態(tài)度，已經(jīng)從實用的角度上在讀者群眾的基礎(chǔ)上得到了支持。

圖書館公共文化服務(wù)活動的研究方法

圖書館學(xué)研究方法是圖書館的公共文化服務(wù)活動開展的前提，中美兩國在公共文化服務(wù)領(lǐng)域中都重視圖書館學(xué)研究方法的運用，但是雙方依據(jù)的圖書館學(xué)方法論有同有異，所以導(dǎo)致采用的研究方法有相同之處，也有區(qū)別之處。兩國圖書館學(xué)的公共文化服務(wù)研究的圖書館學(xué)方法論都采用了哲學(xué)中的具有辯證關(guān)系的歸納法，由認(rèn)識個別到認(rèn)識一般，從具體的案例上升到全面的認(rèn)識。由于公共文化服務(wù)的研究只涉及單線的簡單的和易于推理的因果關(guān)系，而不涉及到立體的復(fù)雜的和多線推理的因果關(guān)系，所以采用這種或然性的不可能完全包括所有歸納對象的圖書館學(xué)方法論也就足夠了。從圖書館實證主義哲學(xué)方法論縱觀來看，更重要的是，歸納法是一種創(chuàng)新的方法，它尤其適用于公共文化服務(wù)的現(xiàn)象和問題的實用研究，從眾多具體的公共文化服務(wù)現(xiàn)象和問題的萌芽中發(fā)現(xiàn)公共文化服務(wù)的新概念和新模式。圖書館的公共文化服務(wù)理論和實踐的創(chuàng)新和發(fā)展基本上不是從書齋和純理論開始起步，因而它若想從演繹法這種從大前提的理論命題開始演繹推廣到圖書館的公共文化服務(wù)的具體概念、項目和研究方法就基本上不能逃脫一種預(yù)先設(shè)定的理論框架，不利于圖書館的公共文化服務(wù)的創(chuàng)新和發(fā)展。兩國圖書館學(xué)的研究方法普遍采用的都有讀者調(diào)查的實證主義的歸納式的研究方法。美國圖書館學(xué)家LynnSilipigniConnaway和RonadeR.Powell撰寫的在2011年出版的《圖書館員的基礎(chǔ)研究方法》（BasicResearchMeth-odsforLibrarians）[8]對圖書館員提出的關(guān)于公共文化服務(wù)的調(diào)查問題是：你認(rèn)為在公共文化服務(wù)中需要對讀者進(jìn)行調(diào)查嗎？你是否曾被要求過在眾多的圖書館學(xué)的研究公共文化服務(wù)的方法中進(jìn)行綜合評價，然后找出最有效的一種研究方法？你對所在圖書館的公共文化服務(wù)的文獻(xiàn)資源收藏歷史的評價認(rèn)可嗎？該書作者認(rèn)為，圖書館員們每天都應(yīng)該思考這些現(xiàn)實的問題，而圖書館學(xué)研究方法會以工具和技巧的角色來幫助圖書館員回答這些公共文化服務(wù)的現(xiàn)實問題。筆者認(rèn)為，美國的公共文化服務(wù)的理念已經(jīng)在圖書館員這些公共文化服務(wù)的最終執(zhí)行者中得到了思考和認(rèn)識，只有這樣，圖書館的公共文化服務(wù)的活動才會更好地落實。中國圖書館的公共文化服務(wù)研究的調(diào)查方法在社會文化媒體如《圖書館報》中得到了較好的運用，運用這種調(diào)查方法，我們得到了來自社會的各個方面的對公共文化服務(wù)的觀點和認(rèn)識，比如在公共文化服務(wù)的環(huán)境下“多種文化機構(gòu)合一”的問題。通過以上的問題我們可以發(fā)現(xiàn)，美國的一線圖書館員對公共文化服務(wù)的問題思考和認(rèn)識已經(jīng)達(dá)到了相當(dāng)?shù)某潭炔⑶页种院悖袊痪€的圖書館員對此應(yīng)該有所反思。該書的作者對有史以來美國圖書館學(xué)的研究方法進(jìn)行了全面的概括和分析，討論了各種圖書館學(xué)的研究方法的利弊，探討和預(yù)計了圖書館學(xué)研究方法今后的發(fā)展方向和新的原則。該書從引導(dǎo)圖書館員公共文化服務(wù)的研究方法的計劃起步，比如如何清晰地證明公共文化服務(wù)的問題，怎樣確定公共文化服務(wù)課題的圖書館學(xué)研究方法，怎樣搜集各類有關(guān)公共文化服務(wù)的圖書館研究方法，怎樣進(jìn)行公共文化服務(wù)的樣本搜集和綜述，提出了包括中國圖書館常用的三種實證主義的研究方法：調(diào)查問卷法、社會訪談法和觀察法以及圖書館較少運用的實驗法。中國圖書館界在公共文化服務(wù)的研究中，目前雖然只限于公眾觀點調(diào)查的研究方法的運用，有關(guān)運用系統(tǒng)的理論指導(dǎo)的圖書館學(xué)研究方法研究公共文化服務(wù)的課題仍有待于改善和提高，但是研究者運用圖書館學(xué)研究方法中的歸納法已經(jīng)從眾多的在中國社會里的文化機構(gòu)集團(tuán)的新現(xiàn)象和新事物，例如前例中所談到的幾個不同性質(zhì)的文化機構(gòu)合一的現(xiàn)象中歸納出了公共文化服務(wù)未來發(fā)展的新方向、新思路。而美國圖書館學(xué)者的《圖書館員的基礎(chǔ)研究方法》這本書還探討了如何有效地利用圖書館學(xué)研究方法的工具性和技術(shù)性問題，對公共文化服務(wù)背景之下的圖書館學(xué)歷史研究方法、文獻(xiàn)搜集和跟蹤的研究方法、經(jīng)濟(jì)分析的研究方法、圖書館技術(shù)研究方法和統(tǒng)計分析研究方法加以正確使用。還探討了怎樣在具體的公共文化服務(wù)的現(xiàn)象和問題中運用研究方法的過程，如怎樣將數(shù)據(jù)分析組織成書面結(jié)論，如何避免虛假信息的產(chǎn)生和散布，如何確定和判斷研究的標(biāo)準(zhǔn)，如何撰寫研究大綱，以及圖書館員如何在已知的研究方法的基礎(chǔ)上創(chuàng)新出新的圖書館學(xué)的公共文化服務(wù)的研究方法。由美國圖書館學(xué)者BarbaraM.Wildemuth撰寫的2009年出版的《多種研究方法在圖書館和信息科學(xué)領(lǐng)域中的運用》（ApplicationofSocialResearchMethodstoQuestionsinLibraryandInformationScience）[9]中指出，在公共文化服務(wù)研究的需要下，圖書館學(xué)和信息科學(xué)的研究方法的教科書面臨著內(nèi)容的調(diào)整和結(jié)構(gòu)的變化。第一，圖書館學(xué)研究方法的教科書是否應(yīng)強調(diào)研究報告的評估和閱讀，是否把研究重點放在鑒別問題研究的種類上或是撰寫什么樣的研究提案上。第二，哲學(xué)認(rèn)識論、實證主義的假設(shè)原則、后現(xiàn)代主義和解釋主義能否在圖書館和信息科學(xué)的公共文化服務(wù)研究領(lǐng)域中占有一席之地？第三，如何從公共文化服務(wù)的流行的規(guī)則和探討中將研究方法分類和歸納。該書作者認(rèn)為，圖書館和信息科學(xué)中的公共文化服務(wù)的研究課題不能局限在傳統(tǒng)模式中，應(yīng)該更廣泛地采納和吸取各種新方法。筆者認(rèn)為，美國的圖書館學(xué)界的公共文化服務(wù)研究方法的主要特點是：第一，美國圖書館學(xué)界公共文化服務(wù)的研究深入到研究方法的探討之中，而且這種研究方法的研究方向正在向著哲學(xué)認(rèn)識論、實證主義的假設(shè)原則、后現(xiàn)代主義和解釋主義的圖書館學(xué)方法論的領(lǐng)域深入；第二，公共文化服務(wù)的研究方法不僅面向理論研究，而且更提倡一線圖書館員的圖書館學(xué)研究方法的研究，更確切的說，這不是一種純粹的圖書館學(xué)的研究方法的研究，倒像是一種圖書館工作方法的研究方法，這種現(xiàn)象反映了上世紀(jì)初期美國圖書館學(xué)家杜威提倡的實用主義至今仍為美國圖書館學(xué)界公共文化服務(wù)研究的主流趨勢。從另一個角度上看，這也反映了為什么至今在美國的圖書館學(xué)界很少有人提到公共文化服務(wù)的研究方法論的理論研究的問題———他們永遠(yuǎn)把功效主義的實用作為第一位，然后再在眾多的事實和現(xiàn)象中歸納出公共文化服務(wù)的理論。在中國的圖書館學(xué)研究中公共文化服務(wù)研究仍屬于起步階段，但可喜的是已經(jīng)引起了各方面的重視，而且還有其他國家圖書館學(xué)界的公共文化服務(wù)模式可供借鑒。因此，筆者認(rèn)為：第一，中國公共文化服務(wù)的圖書館學(xué)研究可以在圖書館學(xué)方法論和圖書館學(xué)研究方法的兩條途徑中齊頭并進(jìn)，而且互相促進(jìn)和互相提高；第二，充分利用圖書館學(xué)研究方法中的歸納法將已經(jīng)普遍存在的眾多具體事例的普遍規(guī)律歸納和總結(jié)出來，創(chuàng)造出新的公共文化服務(wù)模式，發(fā)展出新的圖書館學(xué)公共文化服務(wù)理論。比如，筆者在一線為讀者服務(wù)的過程中遇到的很多中青年把圖書館當(dāng)作書店來買書的具體案例也從圖書館學(xué)研究的歸納法中得出“將來的圖書館和書店合一”的公共文化服務(wù)模式的可行性，實際上一些好的圖書館如山東省圖書館已經(jīng)有了這種有益的嘗試。但如用演繹法的圖書館學(xué)研究方法可能永遠(yuǎn)得不出這種公共文化服務(wù)的機構(gòu)合一的模式。所以，在公共文化服務(wù)的問題上，盡量少用已有的理論做演繹方法研究，因為演繹方法在公共文化服務(wù)這個新問題上能夠起到局限思維的作用，使圖書館公共文化服務(wù)的研究的萌芽只能受制于演繹方法的已有框架中，產(chǎn)生預(yù)期的主觀模式。少用演繹方法不是不用演繹方法。比如說，在公共文化服務(wù)中，可以用歸納出的新理論來演繹出一個個具體成型的新模式，也可以用這些新理論演繹出更新的公共文化服務(wù)的理論體系，為最終達(dá)到“覆蓋全社會的公共文化體系基本建立，努力實現(xiàn)基本公共文化服務(wù)均等化”的目標(biāo)服務(wù)。

本文作者：周世江工作單位：山東省煙臺圖書館

篇5

職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時，會造成教學(xué)資料丟失，從而在實際教學(xué)過程中，無法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強檔案管理，有利于了解學(xué)生對專業(yè)知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對學(xué)校發(fā)展有利的項目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。

（二）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)校可以通過教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對專業(yè)知識的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。

（三）學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時的基本情況、學(xué)生在校期間的成績以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法。基建檔案是指學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強職業(yè)教育中檔案管理的實踐性

（一）增強檔案管理的意識

職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責(zé)任感，有時會導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

（四）實現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無價值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。

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篇6

關(guān)鍵詞 計算機；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀(jì)科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計算機的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個行業(yè)。在促進(jìn)我國社會發(fā)展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個方面出發(fā)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1. 數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時，還在一定程度上促進(jìn)了社會的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念。 隨著計算機的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計學(xué)技術(shù)，高度自動化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認(rèn)為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)KDD的一個環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘”比“數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴(yán)格區(qū)分，而認(rèn)為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)。 在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運用方法。除此之外，在整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運用的過程中，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護(hù)等多個方面。與此同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機器學(xué)習(xí)、可視化、并行計算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2. 數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時，還能確保計算機整個系統(tǒng)的順利運行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術(shù)運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分?jǐn)?shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對其進(jìn)行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進(jìn)行最終檢測，在達(dá)到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標(biāo)屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等10個步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則。 在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個技術(shù)中既簡單又實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的描述出來，同時還能針對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行仔細(xì)的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運行。

2.3粗糙集。 在整個計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數(shù)學(xué)工具，在整個系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進(jìn)行解決。

3. 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性。

3.1.1增強了檔案實體與內(nèi)容的安全保護(hù)。 檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動成果，同時還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴(yán)之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對異常借閱行為的分析統(tǒng)計，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護(hù)檔案實體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實現(xiàn)真正意義上的主動提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實程度，同時還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗來實現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。 數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并將其中的重點進(jìn)行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴(yán)重的影響。除此之外，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的管理以及維護(hù)，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進(jìn)行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進(jìn)行整理，以便能及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4. 總結(jié)

綜上所述，隨著社會的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進(jìn)了計算機行業(yè)的發(fā)展，同時還在很大程度上推動了社會的進(jìn)步。檔案信息管理中計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準(zhǔn)確的使用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

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在當(dāng)前社會發(fā)展中，工作人員素質(zhì)是決定檔案管理工作高低的關(guān)鍵。提高檔案管理人員的素質(zhì)，是當(dāng)前社會發(fā)展過程中的必然趨勢，其表現(xiàn)在不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，更要在注重當(dāng)前的實際情況和發(fā)展的需要，提高其政治素質(zhì)和實際操作水平，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為一名檔案工作人員，其在工作的過程中首先要樹立良好嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，加強政治學(xué)習(xí)，增強黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，從大局上結(jié)合實際情況，服從安排，要對當(dāng)前工作進(jìn)行全方位的思考和管理過程，結(jié)合當(dāng)前社會發(fā)展中的各種管理手段和管理措施進(jìn)行控制和改變，提高適應(yīng)崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要從根本上進(jìn)入其調(diào)查和研究的過程中，結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)手段進(jìn)行分析和提高其管理手段。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，在采用當(dāng)前檔案管理過程中檔案的潛在價值進(jìn)行分析和處理的過程，是利用相關(guān)的情況進(jìn)行處理的。檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下，才會強化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先是加大對殯葬檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。比如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁，發(fā)到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到殯葬材料形成檔案的整個過程中，向殯葬人員講解殯葬文件收集整理歸檔的每個步驟，力求不斷擴(kuò)大全體殯葬人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認(rèn)識到：殯葬項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔殯葬科技資料，那該項殯葬活動就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，殯葬工作才算是有始有終。做好殯葬檔案歸檔工作是殯葬職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入我館崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建工檔案傳遞、登記制度、實行動態(tài)管理，一是遺失及時查找補損，確保材料完整。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為館內(nèi)決策服務(wù)，為喪屬提供服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案利用率。

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。

新時期現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2. 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。

六、加強檔案人員計算機知識和技能的培訓(xùn)

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第二，我國早已經(jīng)設(shè)立了一個完善的個人信用數(shù)據(jù)庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數(shù)據(jù)庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎(chǔ)。[1]

第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式

信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質(zhì)：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內(nèi)容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時間性質(zhì)的，一般來說，信息來源人的負(fù)面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質(zhì)疑信息的真實性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護(hù)的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]

2 人事檔案信息信用化管理的具體策略

2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會的發(fā)展

人事檔案收錄進(jìn)信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標(biāo)準(zhǔn)，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進(jìn)，信用記錄中擁有個人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產(chǎn)生的負(fù)面評價有了詳實的記錄，維護(hù)了人才市場的公正。[3]

2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管

政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實性的權(quán)利。四：檔案里的負(fù)面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時間里刪除，不能永遠(yuǎn)跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護(hù)，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事檔案管理社會化

檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會服務(wù)的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標(biāo)準(zhǔn)，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對記錄人進(jìn)行工作能力、職業(yè)道德方面的評價。當(dāng)記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機構(gòu)管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。

2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護(hù)檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]

2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化

篇9

[

關(guān)鍵詞 ]檔案利用；現(xiàn)象；歸納分析

我國檔案利用現(xiàn)正處于改革時期，這種改革不僅包括設(shè)備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。早期人們認(rèn)為，檔案利用的次數(shù)越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎(chǔ)性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經(jīng)被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠(yuǎn)角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現(xiàn)在就能夠被應(yīng)用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現(xiàn)象需要進(jìn)行歸納以及整理。現(xiàn)如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數(shù)量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發(fā)揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進(jìn)行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當(dāng)下的利用情況，這對檔案管理的后續(xù)發(fā)展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當(dāng)前的同時，考慮長遠(yuǎn)效益。

2、多用檔案與少用檔案

現(xiàn)階段，檔案管理工作者都認(rèn)為檔案應(yīng)用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現(xiàn)代檔案管理工作者心理上產(chǎn)生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進(jìn)行撥亂反正，必定需要檔案，而現(xiàn)代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數(shù)越多，利用率也就越高，所發(fā)揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數(shù)量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應(yīng)用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，很多人都習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當(dāng)然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學(xué)性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關(guān)，檔案用得多，但是應(yīng)用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當(dāng)?shù)睦镁碗S便的利用應(yīng)用檔案，或者是檔案應(yīng)用結(jié)束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應(yīng)用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進(jìn)行優(yōu)化控制，以保證利用的質(zhì)量。首先，要對檔案需求狀態(tài)實行優(yōu)化控制。檔案需求是引發(fā)檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態(tài)的優(yōu)化控制是檔案利用優(yōu)化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規(guī)律；二是對檔案需求認(rèn)識狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于通過引導(dǎo)使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認(rèn)識狀態(tài)；三是對檔案需求表達(dá)的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于規(guī)范利用者的需求表達(dá)，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優(yōu)化控制。這是檔案利用優(yōu)化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準(zhǔn)率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業(yè)界曾有人提出要滿足利用者的需求，現(xiàn)在又倡導(dǎo)“以人為本”，好像人人都應(yīng)同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務(wù)雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現(xiàn)在才可以用；也許現(xiàn)在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規(guī)定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區(qū)別對待。當(dāng)然，從長遠(yuǎn)來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區(qū)別只是在一個相對的時間段上的區(qū)別。在一定的時間內(nèi)，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權(quán)的干預(yù)，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現(xiàn)象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調(diào)節(jié)，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權(quán)力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務(wù)；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權(quán)利，同時也有遵守保密法律和規(guī)定的義務(wù)。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現(xiàn)的是局部利益服從整體利益這樣一種關(guān)系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內(nèi)容。

5、結(jié)語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現(xiàn)象并沒有進(jìn)行深入的分析，也未進(jìn)行歸納總結(jié)，這使得我國這方面的研究文獻(xiàn)比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現(xiàn)象進(jìn)行了歸納與總結(jié)，同時還研究了現(xiàn)如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現(xiàn)象研究經(jīng)驗的總結(jié)，僅供參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]閆曉青.試論企業(yè)檔案寄存[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2010(10)

[2]闞秀芬,黃東華.淺談企業(yè)檔案綜合管理中的統(tǒng)一分類[J].一重技術(shù),2006(04)

篇10

（二）我國環(huán)保工作起步較晚

很多環(huán)境保護(hù)機構(gòu)都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，導(dǎo)致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。

（三）我國的環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)

而且對檔案數(shù)據(jù)的處理缺乏有效性，不能系統(tǒng)地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴(yán)格和規(guī)范的管理，導(dǎo)致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關(guān)附屬材料附上，再加上層層上報，導(dǎo)致信息的大量分散，不能形成配套的系統(tǒng)，也無法建立起有效的分析方法，不能實現(xiàn)信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發(fā)揮。

二、研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理

（一）思想上重視檔案的數(shù)字化管理

重視環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，要從領(lǐng)導(dǎo)開始，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的重要性，才能為管理好環(huán)保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設(shè)備和配置資金的投入，使檔案數(shù)字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認(rèn)識，努力擺脫傳統(tǒng)環(huán)保檔案工作的束縛，確定環(huán)保檔案數(shù)字化信心。

（二）數(shù)字化管理歸檔基礎(chǔ)工作

對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關(guān)的收集與歸納制度，確定責(zé)任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執(zhí)行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關(guān)的技術(shù)鑒定，還要處理好和建庫成本間關(guān)系，把不合格、不應(yīng)該歸納的電子信息進(jìn)行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應(yīng)的標(biāo)記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產(chǎn)生到最后結(jié)束全程的控制工作，只有實現(xiàn)著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統(tǒng)計與應(yīng)用。在文件歸檔過程中要做好數(shù)據(jù)的保護(hù)，避免數(shù)據(jù)的丟失，還要做好數(shù)據(jù)的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應(yīng)的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術(shù)與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復(fù)制區(qū)別開來，實現(xiàn)原始電子檔案的安全。例如：要加強數(shù)字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負(fù)責(zé)人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現(xiàn)以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發(fā)生，保證文件不會被橫傳與抽走，的環(huán)保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進(jìn)行管理。

（三）以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為核心

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數(shù)據(jù)庫缺少深入的研究。例如：全文數(shù)據(jù)庫，既包括數(shù)字化電子文件，也包括紙質(zhì)檔案，所以，必須要確定數(shù)字化范圍，優(yōu)先確定重要程度建立數(shù)據(jù)庫。而全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環(huán)保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環(huán)保工作中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，都要認(rèn)真做好數(shù)據(jù)采集，采用數(shù)字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數(shù)據(jù)導(dǎo)入與原文掃描等方法來實現(xiàn)，所以建庫要利用好已有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，防止出現(xiàn)重復(fù)性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，并且定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗，防止系統(tǒng)癱瘓或硬件損壞造成數(shù)據(jù)庫被損毀。要注意標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的兼容性，而且數(shù)據(jù)庫建設(shè)要符合國家與行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。

三、以軟件平臺保證數(shù)字化管理

環(huán)境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環(huán)保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環(huán)保電子信息的出現(xiàn)，急需一個良好電子軟件平臺來管理環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始調(diào)查材料等檔案資料，才能使環(huán)境信息真正實現(xiàn)橫向與縱向資源共享。據(jù)統(tǒng)計，我國環(huán)保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發(fā)，也可以選擇國家環(huán)保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應(yīng)用的是國家統(tǒng)一通用軟件和系統(tǒng)，可以防止重復(fù)性的開發(fā)與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與自動化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，更好地克服兼容性，使系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)與信息資源更好地共享。選擇系統(tǒng)時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標(biāo)準(zhǔn)化和安全性，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持和技術(shù)的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產(chǎn)出間關(guān)系，充分考慮到效率的問題，按照自身發(fā)展的特點，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，以綠色理念打造環(huán)保檔案信息管理平臺，制定環(huán)保檔案信息目錄，建立健全制度。

四、數(shù)字化管理對人員的要求

環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員要了解環(huán)保檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)方面的專業(yè)技術(shù)，可以解決各種相關(guān)的技術(shù)問題，還要有良好職業(yè)道德、保密意識與責(zé)任感。數(shù)字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責(zé)與任務(wù)。可以說，環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現(xiàn)檔案信息的重要導(dǎo)航。由此可見，加強對數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)是保證環(huán)保檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)，需要復(fù)合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復(fù)合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數(shù)字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數(shù)字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)、政治等方面的素質(zhì)，確立考試的制度，實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化。

篇11

1 醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關(guān)鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。其次，是標(biāo)準(zhǔn)性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調(diào)過來，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產(chǎn)生和過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時分發(fā)，在上情下達(dá)的實現(xiàn)上做一個好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達(dá)成文件內(nèi)容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開發(fā)使用

促進(jìn)整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示于整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻(xiàn)資料，包含：等級醫(yī)院評審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)出來。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內(nèi)容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享2醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯的表達(dá)。中國的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]王家壽.淺談醫(yī)院文書檔案管理的特點及幾點體會 [J]. 東京文學(xué) ，2011（8）： 115-118.

[3]高菲.醫(yī)院文書檔案管理納入績效考評的具體實踐與探討 [J]. 北京檔案 ， 2013（4）： 89-92.

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[8]劉彤芳.對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考 [J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，4（10）：43.

篇12

(二)檔案統(tǒng)計的涵義及意義 

國務(wù)院在關(guān)于加強統(tǒng)計工作的決定中指出，“統(tǒng)計是社會主義建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計，這是最基本的統(tǒng)計。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實存數(shù)量等項目；檔案工作的統(tǒng)計，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計；檔案工作基本情況的統(tǒng)計；檔案利用的統(tǒng)計及分析。 

 

二、檔案統(tǒng)計的方法及作用 

 

(一)檔案統(tǒng)計的方法 

檔案統(tǒng)計所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計基本上可以分為： 

1檔案統(tǒng)計指標(biāo)選定 

統(tǒng)計指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。 

2檔案統(tǒng)計調(diào)查 

檔案統(tǒng)計調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準(zhǔn)確。 

3檔案統(tǒng)計整理 

檔案統(tǒng)計整理主要是對檔案統(tǒng)計調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分組、歸納 

4檔案統(tǒng)計分析 

檔案統(tǒng)計分析主要是對檔案統(tǒng)計的結(jié)果進(jìn)行分析研究。 

 

(二)檔案統(tǒng)計的作用 

檔案工作內(nèi)容通常有六個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用，在這六個環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計是其中一個重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。 

檔案統(tǒng)計是學(xué)校檔案事業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。檔案統(tǒng)計是了解和掌握學(xué)校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。通過檔案統(tǒng)計資料，可以進(jìn)一步認(rèn)識和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律。提高檔案的管理、服務(wù)水平。檔案統(tǒng)計是學(xué)校檔案工作發(fā)展的依據(jù)。通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)。可以準(zhǔn)確地反映學(xué)校館(室)藏檔案的數(shù)量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在領(lǐng)導(dǎo)制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時作參考和依據(jù)。檔案統(tǒng)計是上級部門對學(xué)校檔案事業(yè)監(jiān)督的工具。檔案統(tǒng)計工作，可以客觀地反映學(xué)校檔案工作的發(fā)展水平，便于上級部門檢查督促。

(一)檔案工作的重要性 

檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。中央、國務(wù)院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)。”檔案作為真實記錄歷史內(nèi)容的重要工作決定了檔案價值的長遠(yuǎn)性。 

 

(二)檔案統(tǒng)計的涵義及意義 

國務(wù)院在關(guān)于加強統(tǒng)計工作的決定中指出，“統(tǒng)計是社會主義建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計，這是最基本的統(tǒng)計。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實存數(shù)量等項目；檔案工作的統(tǒng)計，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計；檔案工作基本情況的統(tǒng)計；檔案利用的統(tǒng)計及分析。 

 

二、檔案統(tǒng)計的方法及作用 

 

(一)檔案統(tǒng)計的方法 

檔案統(tǒng)計所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計基本上可以分為： 

1檔案統(tǒng)計指標(biāo)選定 

統(tǒng)計指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。 

2檔案統(tǒng)計調(diào)查 

檔案統(tǒng)計調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準(zhǔn)確。 

3檔案統(tǒng)計整理 

檔案統(tǒng)計整理主要是對檔案統(tǒng)計調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分組、歸納 

4檔案統(tǒng)計分析 

檔案統(tǒng)計分析主要是對檔案統(tǒng)計的結(jié)果進(jìn)行分析研究。 

 

篇13

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是從許多的、不完全的、相對模糊的、存在噪聲的、任意的實際數(shù)據(jù)當(dāng)中，找出其中隱藏的、人們原先不了解的、但又是實際存在的、有用的信息和知識的過程［1］。數(shù)據(jù)挖掘所得信息具有先前未知、有效和實用三個特征。決策者對挖掘所得信息進(jìn)行分析，從中提取出隱藏的關(guān)系和模式，來對未來發(fā)生的行為進(jìn)行預(yù)測。

(二)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用

在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，數(shù)學(xué)方法經(jīng)常被用到，但在一些特殊的時候，也會用到非數(shù)學(xué)的方法。另外，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數(shù)據(jù)。在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，利用對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、收集和分析得出相應(yīng)的結(jié)果，并且這個結(jié)果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優(yōu)化查詢、過程控制、決策支持及數(shù)據(jù)維護(hù)等方面［2］。然而，由于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，其在使用的過程中，涉及學(xué)科比較廣，并且還涉及數(shù)據(jù)庫、數(shù)理統(tǒng)計、人工智能、并行計算、機器學(xué)習(xí)、可視化等許多領(lǐng)域。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，常用到的有規(guī)則歸納、決策數(shù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、遺傳算法，以及可視化等技術(shù)。

二、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式

數(shù)據(jù)挖掘分為描述型與預(yù)測型兩種形式。描述型是對數(shù)據(jù)中存在的規(guī)則進(jìn)行描述，并且依據(jù)數(shù)據(jù)具有微觀性的特點找出其表征的、普遍性強的、概念層次較高的、比較宏觀的知識，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行概括總結(jié)和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預(yù)測型是分析和處理現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，來獲得某類事物中某些屬性的內(nèi)容，或者是預(yù)測出某類事物將來形成的規(guī)律等。在使用這兩種挖掘技術(shù)時，經(jīng)常用到的方法有分類方法、關(guān)聯(lián)方法和粗糙集方法。

(一)分類

在運用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，分類是挖掘技術(shù)里的重點部分。數(shù)據(jù)收集的好壞，以及收集的數(shù)據(jù)的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運用挖掘技術(shù)的過程中具有非常重要的作用。分類是對數(shù)據(jù)庫屬性進(jìn)行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據(jù)數(shù)據(jù)形成的訓(xùn)練集，來集中對部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行處理劃分。然后，再對余下的部分?jǐn)?shù)據(jù)做測試，在測試滿足要求以后，遵守對應(yīng)的規(guī)則對其分類。在實際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標(biāo)屬性、組成訓(xùn)練集、研究屬性、算法選取、分類計算、結(jié)果顯示、選出測試集、分類規(guī)則驗證、輸出分類規(guī)則等［2］。

(二)相關(guān)規(guī)則

相關(guān)規(guī)則是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，比較簡單實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則。它可以準(zhǔn)確地將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，并且能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格分析。在相關(guān)規(guī)則使用過程中，主要是對具體事物進(jìn)行描寫，并按照相同屬性進(jìn)行結(jié)合，然后對其進(jìn)行總結(jié)概括，找出其共同屬性和模式。一般會將關(guān)聯(lián)規(guī)則直接應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)一地記錄下每個事物得出的數(shù)據(jù)，不但可以正確地記錄數(shù)據(jù)，同時消減了數(shù)據(jù)的搜索空間，使得整個運行系統(tǒng)得到改善和提高。

(三)粗糙集

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的粗糙集是被用作對不精確和不確定性知識進(jìn)行研究的一種數(shù)學(xué)工具，在系統(tǒng)整個使用中占的優(yōu)勢比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時，相應(yīng)的信息不需要了解，并且在運算的時候，算法比較簡單且容易控制，得到大量的計算機用戶的喜愛。其次，在運行粗糙集的過程中，能從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)異常，排除知識發(fā)現(xiàn)過程中的噪聲干擾，同時還能將這類數(shù)據(jù)的規(guī)律在最短時間內(nèi)找出，并利用表格對其進(jìn)行歸納總結(jié)，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應(yīng)用有些規(guī)則的過程中也會出現(xiàn)不確定性。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的時候會產(chǎn)生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對其進(jìn)行處理，這樣就使得數(shù)據(jù)挖掘的效率得到大大提高。

三、挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的意義

記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，在管理檔案信息的實際應(yīng)用中，引入挖掘技術(shù)可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。

(一)提高檔案信息管理的安全性

檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價值的表現(xiàn)就是檔案信息的實體。對檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時間應(yīng)越長越好。保存得越長遠(yuǎn)，越體現(xiàn)了檔案信息的價值。其使用價值相對應(yīng)地增大了，被使用的頻率也相應(yīng)地增加，使保管工作非常困難，使用次數(shù)越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時，保密性是檔案信息管理的另一項重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關(guān)人員的隱私權(quán)受到侵犯，還有可能對其以后生活造成消極負(fù)面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發(fā)生，從而保護(hù)檔案信息實體和內(nèi)容的安全。

(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本

檔案管理工作中引用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠有效改變以往傳統(tǒng)的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，工作人員的管理時間被大量節(jié)省，處理檔案信息的速度得到提高。同時，還可以加快檔案鑒定工作的發(fā)展。檔案管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)就是檔案的鑒定，傳統(tǒng)的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經(jīng)驗來實現(xiàn)的，具有主觀性。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據(jù)可依。

四、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的運用

隨著計算機信息化的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也需要進(jìn)一步的完善。過去的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)代社會的需要，很多數(shù)據(jù)信息無法有效地使用。要想有效地利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，使其價值得到充分發(fā)揮，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)把那些隱含的信息挖掘出來，對其總結(jié)和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能讓挖掘出的知識信息得到發(fā)揮，并且能使檔案數(shù)據(jù)信息價值被充分地利用。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有以下幾種:

(一)檔案分類法

檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進(jìn)行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當(dāng)中。在檔案進(jìn)行分類的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠詳細(xì)地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進(jìn)行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。

(二)檔案收集法

檔案收集法是先分析數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，并通過對這些數(shù)據(jù)做詳細(xì)的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測試樣本進(jìn)行對比，一旦經(jīng)測試后有一個模型與樣本相符合，就可以依據(jù)這個模型對管理對象進(jìn)行分類。