引論：我們為您整理了13篇檔案管理信息化建設范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

一、檔案信息化管理是時展的必然趨勢

高校作為教育的最高層次，承擔著培養高素質人才的歷史使命，豐富有效的教育教學活動，是高校日常工作的重要組成部分。具體來說，高校教育檔案包括關于上級部門開展教育工作的指導性、指令性文件，當期教學計劃、各學科教學大綱，重點課程建設資料，教學質量檢查、教學觀摩、課堂教學質量分析資料，以及學員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對于高校發展有著積極的意義。通過對高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動的軌跡，從中探索高校教育的發展規律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經驗。高校教育檔案信息化建設，是指在教育檔案管理活動中，通過現代信息技術對教育檔案信息資源進行處置、管理，并提供相應的信息資源利用服務。隨著我國高等教育的進一步發展，高校教育活動愈發的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發的繁瑣復雜，通過更加便捷的工具來推動和加強高校教育檔案管理已經成為一種必然趨勢。當今社會已經進入信息時代，現代信息技術代表著科技發展的方向，其功能十分完善、強大，已經能夠滿足高校教育檔案建設的基本需求。將現代信息技術引入到高校高等教育檔案建設中來，實現檔案管理手段的轉變，是高校教育檔案發展的重大變革。

二、高校教育檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化建設是傳統檔案走向現代檔案的重要標志，也是高校教育檔案改革與發展的重要途徑。當前高校教育檔案信息化建設中，存在以下問題，阻礙了檔案信息化建設的進程。

1.高校教育檔案信息資源缺乏系統性

教育教學活動是高校最重要的工作內容之一，是由高校各個部門和高校教師、輔導員分工協作、密切配合共同完成的系統工程。在這一過程中，參與各種教育教學活動的部門中都產生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復雜的信息資源及時、準確、有效地錄入到高校檔案管理系統中，使之成為一個系統完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設中亟待解決的問題。

2.高校教育檔案信息化建設投入不足

目前，我國高等教育已經步入了發展的快車道，但在具體的發展實踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經費的地方也非常多，相對來說，對檔案信息化建設的資金投入比例相對較低，用于檔案信息化建設的經費也十分有限，無法購置好的軟件及硬件設備，使高校教育檔案管理落后于學校發展的步伐。

3.高校檔案工作人員整體素質有待提高

人是高等教育檔案信息化建設的關鍵因素。高校教育檔案信息化建設，對檔案工作人員提出了更高的要求――在具備傳統的檔案業務能力基礎上，要具有一定的檔案信息化管理意識和先進的理念，還要掌握一些現代信息技術。從現實情況來看，各高校檔案工作隊伍雖然整體素質已經有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設的重要意義，自然也就很難積極主動地參與到高校教育檔案信息化建設工程中來，影響了高校檔案信息化建設的進一步發展。

4.高校教育檔案信息資源的利用率較低

高校教育檔案是高校有效教育教學活動的記錄，是高校發展成果的凝結。從高校發展的角度來講，高校教育檔案信息資源對于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學生個人而言，這些檔案信息資源對于學生的終身發展也有著積極的意義。但從目前的實際情況來看，雖然現代信息技術為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設的進程。

三、高校教育檔案信息化建設的幾點策略

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，要加快檔案管理現代化、信息化的建設，應從以下幾方面入手：

1.制定并完善高校教育檔案信息化建設制度

“沒有規矩，不成方圓?！备咝＝逃龣n案信息化建設是一項系統工程，需要有統一標準來規范和約束建設行為。制度就是規矩，是高校檔案信息化建設的標準。高校檔案管理部門和工作人員要嚴格遵守國家檔案管理制度，并在此基礎上制定適合本校、本部門的檔案管理制度，對高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢等環節進行規定，推出相關適應信息時代的便于操作的相關制度，使高校教育檔案工作制度化、規范化、科學化。

2.加大對高校教育檔案信息化建設的投入

高校教育教學管理部門要提高檔案管理意識，要強化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設觀念，重視高校教育檔案信息化建設，從政策上和財政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設。同時，高校檔案部門也要善于運用資金，加強對資金使用的監管，并通過有效規劃提高資金使用的效率，爭取“花少錢，辦實事”，推動高校教育檔案信息化建設工作。

3.提高高校教育檔案工作人員的素質

重視檔案工作人員的業務培訓工作，創設機會開展校內各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業務交流，使他們就工作中出現的新情況、新問題及新的解決方法進行積極的探討和研究，引導和幫助他們更新觀念，強化教育檔案信息化建設意識。并且要主動吸收高素質人才加入到高校教育檔案隊伍中來，為教育檔案工作隊伍注入新鮮血液。同時，還可以嘗試引入競爭機制，從客觀上營造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學習，提高業務水平，從而打造一支素質優良的檔案工作隊伍。

4.提高高校教育檔案信息資源的利用率

“以使用促發展”。近年來，對高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務對象也由在校學生擴大至歷年畢業生，服務內容也從最初的便于教育教學管理，擴大到提供選課參考、學歷認證等方面，這些都為教育檔案信息化建設帶來了新的助力。高校教育檔案信息化建設要關注這一變化，加強對資源的整合與分析，提高信息資源質量，強化檔案服務理念。以上措施都將有力地推動高校教育檔案管理信息化建設進程。

四、結語

高校教育檔案信息化建設是檔案事業發展的重要舉措，將極大地促進高校檔案工作現代化、標準化、公開化和服務化，對于學校教學、教務管理提供更多的支持。要充分認識到高校教育檔案信息化建設的重要意義，為推動檔案信息化建設做出積極貢獻。

篇2

檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。

近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

1.3 人員心態亟待轉變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設的優勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升

信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。

3.2 提高管理人員素質

檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。

加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。

3.3 加快數字化建設進程

篇3

【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。

1 醫院檔案信息化建設的重要性

醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫院檔案信息化建設的優越性

2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。

2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。

3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。

3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。

3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。

4 小結

醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。

參考文獻

[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44

篇4

二、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程

檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。

1.拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變?，F代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。

2.提高檔案信息管理水平

隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。

3.加強工程檔案信息管理

工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

篇5

 

(一)利用電子文件載體材料要比紙質檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質檔案進行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經建立OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可通過接口直接轉入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進檔案數據庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

 

用戶可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權限即可。系統會自動記錄網上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續，取走檔案實體;也可以通過網站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規則和政策，由系統自動進行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統的鑒定銷毀子系統，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領導對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉移到已銷毀數據中供列表查詢。

 

2 應用檔案管理軟件存在的主要問題

 

(一)檔案人員素質有待進一步提高

 

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術、網絡技術、信息安全技術等多面，因此對于檔案人才素質有較高的要求。網絡化利用要求管理人員掌握WEB技術，IP技術及數據庫技術等計算機專門技術，還要求掌握檔案利用技術。這種專門人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網站就沒有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對檔案信息安全不容樂觀

 

在公司檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網絡的絕對安全。

 

(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度

 

紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

 

(四)電子檔案的法律效力問題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

 

(五)信息化進程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

 

首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網絡平臺相關信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。從而增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。

 

(三)建立高素質的檔案人才隊伍

 

檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創新與創造者”。

 

篇6

1．2城建檔案信息化建設中的人才隊伍

檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設的直接執行者，其個人素質、專業技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設的關鍵。各級檔案部門在構建檔案信息化建設中，應該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設，從而為檔案信息化管理提供更好的服務。

2加強檔案管理信息化建設的幾點建議

2．1加強對檔案信息化硬件設施的建設，提高城建檔案管理信息化質量

目前我國絕大多數的城建檔案館所擁有的硬件設備嚴重落后，制約了城建檔案信息化建設的發展與落實。因此，應以硬件建設為突破口，提高城建檔案信息化質量。主要可從以下兩點入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護。其次，為檔案管理環境工程配備相應的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應配備相應的檔案消毒設備與空氣凈化設備，以達到保護檔案信息的目的。

2．2加強對檔案信息化的軟件建設，提升城建檔案管理信息化水平

為了更好地加強城建檔案信息化建設，不僅要從硬件設施入手，更應該從軟件建設著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網絡建設。檔案信息資源網

絡是檔案信息資源開發與應用的基礎，也是檔案信息資源進行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實際建設中，檔案工作人員應該以互聯網建設為起點，加強檔案管理現代化軟件基礎設施建設。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術的水平。就城建檔案信息資源的種類來看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類的信息資源在存儲處理中具有很強的專業性。因此，應針對城建檔案信息資源的根本特點，提高檔案應用軟件信息處理技術水平。同時，也應該重點考慮從應用軟件的承載形式、預覽功能以及對今后電子文件的處理等多個方面進行完善。

2．3加強對檔案信息化專業人才的培養，強化城建檔案管理信息化水平

檔案工作人員個人素質、專業技術水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網絡信息技術的快速發展，要想做好檔案信息化建設，更應該引進一批專業能力強、職業道德素質高的檔案計算機人才，從而滿足檔案信息化建設的根本需求。也正因如此，從長遠角度出發，城建檔案部門在日常檔案信息化管理、建設中，更應該以培養復合型人才為重點，引進一支管理型人才隊伍。同時，加強對現有檔案工作人員信息化意識的培養，以適應檔案信息化的發展需求。

篇7

二、專注法規、標準，實現科學化、規范化的機關檔案信息化管理

開展機關檔案信息化建設就需要保持規范化的管理，能夠實現統一的規范，滿足統一的標準，讓電子文件歸檔，傳統載體檔案逐漸實現數字化，并通過數字化的傳遞、保管和利用等工作，實現規范化、標準化、有序化的要求。在檔案的信息化建設之中，各個機關都需要執行電子文件管理、檔案數字化相應的技術標準和法律法規，這樣才能保證數字檔案資源的規范性、長期可讀性、格式統一性的要求，方便后續的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發利用融入規范化、科學化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術標準的統一，監理文件管理指標體系，實現規范化的電子文件管理。在機關檔案數字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業務的指導與監督下進行操作。此外，機關還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發揮，從而提高機關檔案管理的信息化水平。

三、完善機關室藏檔案的數字化加工

篇8

醫院；檔案管理；信息化

前言

醫院檔案是醫院在開展各種醫療活動中所形成的具有保留價值意義的原始資料，在新時期，隨著信息技術的飛速進步，醫院的信息化程度越來越高，在醫院管理工作中，信息系統的作用也越來越明顯，但是對于醫院檔案管理的信息化建設，還比較落后，這就對醫院檔案資源的開發和有效利用造成一定影響，因此，在新環境下，如何加強醫院檔案信息化建設成為當前醫院思考的重要問題。

1.醫院檔案信息化建設的內涵

對于醫院檔案資源，主要由會以、文件、報表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時查詢、價值保留等功能，同時醫院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點，醫院檔案資源是保證醫院領導決策、科研、臨床試驗等工作順利進行的重要資源，此外醫院檔案信息還是體現醫院醫療服務水平、醫院管理水平的重要依據，因此，加強醫院檔案管理有十分重要的作用。在新環境下，信息化、網絡化、數字化已經成為社會各行業發展的主要方向，實現醫院檔案管理的信息化，能充分發揮醫院檔案資料的優勢，并且還能通過檔案信息系統，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫院檔案管理質量，這對實現醫院檔案管理的“無紙化”有極大的作用。

2.現階段醫院檔案信息化建設存在的問題

2.1從業人員檔案信息化觀念低

長期以來，醫院一直將醫療服務放在首要位置，對檔案管理不太重視，即便在信息化建設極其重要的今天，也有很多醫院沒有從根本上改變對檔案管理的態度，部分醫院領導錯誤的認為檔案管理并不能為醫院增加經濟效益，因此，對醫院檔案管理信息化建設投入的人力、財力、物力遠遠不足，這就導致醫院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態，由于從業人員檔案信息化觀念比較差，使得醫院檔案管理信息化建設十分緩慢。

2.2醫院檔案管理軟件系統更新慢

在經濟利益的驅使下，有很多軟件開發企業在對醫院信息管理系統進行軟件系統開發時，都集中在醫療、財務管理等方面，對于醫院檔案管理系統的相關軟件開發并不是很重視，這就導致醫院現有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴重的限制了醫院檔案管理信息化水平的提高。對于當前醫院檔案管理軟件進行分析可以發現，檔案管理軟件的發展速度要遠遠落后于計算機硬件技術水平的發展，加上現代醫院對檔案的利用率越來越高，使得現有的醫院檔案管理軟件已經無法滿足醫院發展需求。

2.3缺乏統一的檔案管理標準

對于現代化檔案管理，其最重要的一個標志就是實現標準化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應該有明確的目標，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價值。但是從當前醫院檔案管理情況看，還沒有實現檔案管理的標準化，醫院各個部門之間的聯系比較少，同時醫院各個部門之間都有獨特的特點，檔案規格、標準都有一定的差異，使得檔案管理難以實現標準化，這就對檔案的收集、整理造成很大影響。

2.4缺乏專業性人才

對于檔案管理信息化建設，不僅要求相關管理人員能熟練的操作計算機，還需要管理人員能準確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業務。就目前而言，醫院檔案管理人員中存在老齡化發展趨勢，醫院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉過來的，缺乏專業的檔案管理知識，也無法熟練的操作計算機，從而嚴重的影響到醫院檔案管理信息化建設。

3.加強醫院檔案管理信息化建設的對策

3.1強化從業人員檔案管理意識

對于醫院檔案管理信息化建設，強化從業人員檔案管理意識是十分重要的，一般而言，領導管理者在醫院有很高的權威，因此，醫院的領導管理者要不斷提高自身對檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫療服務放在同一地位，并為檔案管理信息化建設提供有力的支撐，以此促進醫院檔案管理信息化建設的早日完成。

3.2做好檔案管理軟件開發工作

注重醫院檔案管理軟件的更新升級是提高醫院檔案管理信息化建設的重要工作，因此，醫院必須加強對檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級需要花費很多資金，所以醫院要適當的增加對檔案管理的資金投入，醫院在選擇軟件開發公司時，要盡量選擇專業性強、權威性高的軟件開發公司，并將檔案管理系統和醫院行政辦公系統聯系在一起，這樣才能更好的發揮檔案系統的作用。

3.3建立統一的醫院檔案管理標準

標準化管理對醫院檔案管理信息化建設有十分重要的作用，因此，醫院要結合自身的實際情況，從檔案管理出發，制定相應的標準化工作流程，從而促使醫院檔案管理更加規范、標準。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權限的人才能使用，醫院要逐步完善檔案管理機制，以此提高檔案管理質量。

3.4提高從業人員的綜合素質

人才對現代社會發展有十分重要的作用，對醫院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫院檔案管理信息化建設步伐，醫院要加強對從業人員的培養，不斷提高檔案管理從業人員的綜合素質，確保從業人員能以積極的態度面對檔案管理信息化建設，這樣才能為醫院檔案管理信息化建設的全面進行打下良好基礎。

4.總結

檔案管理信息化建設對醫院的全面發展有十分重要的作用，因此，在新環境下，醫院要強化從業人員檔案管理意識、做好檔案管理軟件開發工作、建立統一的醫院檔案管理標準、提高從業人員的綜合素質，以此不斷提高醫院檔案管理信息化水平。

參考文獻：

[1]王兆學.淺議醫院檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息,2010，(07):164-165.

[2]生國棟，丁八一.淺議醫院檔案管理信息化建設問題與研究進展[J]中國醫學工程,2014，(06):194-195.

篇9

一些企業基礎條件比較差，不論是在技術方面還是資金方面都達不到社會同行業企業的平均水平，外加企業內部高技術檔案管理人才缺失，導致這部分企業沒有專業化的設備及工作人員對檔案管理信息化進行支撐，影響企業檔案管理信息化建設力度，影響企業檔案信息化管理的同時，也會影響企業的正常發展。因為缺少統籌規劃，導致許多企業都在盲目建設信息化檔案管理設施。從我國整體發展情況來看，在企業的檔案信息化建設方面缺乏統一性的規劃以及組織協調措施。因為企業的檔案管理信息化建設章程及相關標準缺乏統一性規定，使企業的檔案管理信息化運行效率低，影響企業正常運行。企業檔案管理信息化建設不是孤立建設體，是需要與企業其余管理方向相互結合的，其中文書處理以及生產活動管理等，都是比較常見的管理模式。因為企業檔案管理信息化建設在機制上存在較大的問題，影響了企業檔案管理信息化建設與其余管理環節的正常溝通。

二、完善企業檔案管理信息化的措施

（一）制定標準規范。想要提升企業檔案管理信息化建設質量，首先要保證其基礎建設（標準規范與章程）落到實處，并且這也是企業檔案管理信息化建設的必要制度保證，只有在明確的標準規范監督下，才能全面提升企業檔案管理信息化建設質量。企業可以構建檔案管理綜合性信息管理機構，提升工作人員的責任意識，不斷強化企業檔案管理信息化建設機構管理職能的重要性，提升員工工作積極性，進而保證檔案管理質量。不斷完善企業檔案管理信息化建設相關制度及管理體系，在基層管理體系的基礎之上來強化體系的綜合執行能力，讓企業檔案管理工作有法可依，在遇到各種問題時有相應的規章制度管理，提升企業檔案管理信息化建設的科學性。

（二）建設原則。企業檔案管理信息化建設必須要遵循相關規定，才能保證建設速度及質量。首先應當遵循實用性原則，因為企業開展檔案管理信息化建設的目的就是要讓企業檔案管理信息共享，進而提升企業管理質量與經濟利益，促使企業走向科學化發展。其次要秉承有效化與逐步推進原則，因為企業的檔案管理信息化建設不是可以在段時間內完成的工作，需要企業投入大量的資金與人力，所以企業必須要抓住機會，實現企業管理和檔案管理工作的同步運行。最后要秉承全面發展與經濟效益原則。企業的經營目標就是盈利，所以檔案信息化管理的最終目的也必然是為企業贏取更大的利潤，如果進行檔案管理信息化建設，則企業必須要將檔案管理工作和長期效益目標相互結合，保證企業的長遠發展。因為企業檔案管理信息化建設工作并不是獨立運行的，所以其余部門必須全力配合該系統的建設，和企業其余建設項目、建設目標相互協調，保證信息與需求同步運轉及相互協調發展，為企業未來更好更快的發展保駕護航。

篇10

（二）信息化建設體系不夠規范和完善

無規矩不成方圓，檔案信息化管理需要有標準的規范，目前，雖然出臺了一些標準規范，但仍難以滿足檔案信息化良好有序、快速的發展。檔案管理所采用的相關技術沒有統一的標準，這也無疑加大了檔案管理信息化建設的難度。

（三）基礎設施不完善

由于歷史的和現實的原因，我國信息化發展的相關基礎設施建設不完善，難以滿足檔案管理信息化建設的要求。信息化建設對高性能的軟硬件基礎設施的要求很高，現有的寬帶通信很難滿足網上流量的需求，因此，網上傳輸的速度相對較慢。而且，由于區域性的經濟差異，我國某些地方計算機和網絡的普及力度不夠，部分地區仍未實現辦公自動化與局域網的建設，真正的數字化管理要實現還有很長的路要走。

二、新時期檔案管理信息化建設工作策略研究

（一）更新管理者的觀念，增強其信息化管理的意識

檔案管理現代化的靈魂石管理觀念的現代化。只有思想上重視起來，一切問題就解決了一半。即便有很好的檔案保護設施，而管理人員沒有現代化的觀念，那也不能稱之為檔案管理的現代化、信息化。因此，為加快推進檔案管理信息化建設，相關工作人員需樹立依靠科學管理和科技進步的思想觀念，建立符合時代潮流的檔案意識，變檔案管理的被動式服務為主動式服務、開放式服務，從而更好地適應經濟發展的需要。

（二）強化檔案資源的建設

相關部門積極介入電子文件管理工作，大力應用信息技術，加強檔案數據的科學管理，完善充實檔案數據庫，將檔案管理工作逐步數字化，探索規范化的管理方式。

（三）完善基礎設施建設，制定統一的管理標準

借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯網、辦公自動化等系統連通，完善計算機網絡和數據庫系統，擴大現代信息設施覆蓋面，積極推廣相關管理軟件。制定統一的標準規范體系，使檔案信息化建設有章可循。加強對相關從業人員的業務培訓，提高其業務能力，從而加快推動我國的檔案管理信息化建設。

（四）加強檔案管理信息化的安全性模式

眾所周知，檔案管理工作自身具有的服務直接決定了現代檔案管理部門需要快速地深入挖掘檔案信息，從而能夠實現了檔案信息內容的資源共享。我們需要保障檔案管理內容的安全性，管理人員必須要在日常不斷強化了自身的安全觀念，對自身的檔案內容有著一定客觀判斷，增強保密程度，維護部門檔案信息的安全。

篇11

一、高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄

檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應時代的發展，就需要實行檔案管理信息化建設，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領導沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。由于領導的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創新意識不強，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設。

（二）管理機制的不協調

檔案管理信息化建設需要對高校所有檔案管理工作進行統一管理，制定完善的管理機制，對檔案管理進行合理規劃，從而為信息化建設奠定良好的基礎。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協調和統一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現條塊的運行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設的進程。出現這種現象的原因主要是因為高校沒有將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，在政策、資金以及技術等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎設施建設落后

檔案管理信息化建設需要充分的資金作為后盾，在人員與技術方面給予大力的支持。但是有些高校由于領導不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設備，并且在技術以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎的信息化設備，但是還沒有形成網絡化，缺乏必要的技術支持，無法形成完整的信息網絡。

（四）管理人員綜合素質不高

檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎，一切工作的運行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設需要檔案管理人員要具有專業知識，同時還能夠熟練操作計算機，會利用網絡技術對檔案資源進行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質不高，不僅專業知識欠缺，并且計算機操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設。

二、高校檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強制度建設

根據現行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉變為由各行文單位分別歸檔立卷，然后按規定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實可行的檔案管理規章制度，在制度中要明確規范各部門需要歸檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學校的檔案管理部門定期開展業務培訓。在檔案管理系統中給每個部門授以相應的權限，各部門只能在規定的權限內完成本部門歸檔文件材料的網上著錄、查詢等。

（二）增加經費投入，完善檔案信息化的基礎設施建設

學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力等。如果說，僅僅是校園網與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應的檔案信息管理系統軟件作支持。學校沒有相應的檔案管理系統的軟、硬件設備的投入，那么校園網對于檔案信息化管理來說就形同虛設了。

（三）建立檔案網站，開展館藏檔案數字化工作

館藏檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是信息化條件下有效利用館藏紙質檔案信息的關鍵環節。館藏紙質檔案數字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數字化的任務十分重大，工作量大，技術要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數字化，形成電子檔案數據存入數據庫，加強各類數據庫建設。通過檔案網站建設，館藏檔案的數字化工作，提高檔案的利用率并實現檔案館信息化建設的目標。

（四）提高檔案管理人員的業務綜合素質

檔案信息化建設，管理者的業務素質是關鍵，對管理者的知識和能力、專業技能提出了新要求，要求管理人員要對計算機的操作技能掌握熟練，對檔案專業知識要精通，對檔案人員業務培訓要加強，提高綜合業務素質，使他們成為既具備檔案管理專業知識，又熟練掌握現代化信息操作技術的復合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護機制

一方面，高校要制定合理嚴格的檔案信息安全保密制度，不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應采取成熟的檔案管理系統和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監控機制，引入科學實用的網絡安全應對策略。根據電子化檔案信息數據安全性的要求，在數據管理和使用上，設置相應的權限；在數據管理中，要對數據采集、編輯、審核等進行權限規定；在數據查詢利用上，要考慮查閱者所應具備的資格、訪問權限和查詢范圍。

三、結束語

高校檔案管理信息化建設是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設的進程，需要強化高校領導對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機制，提高管理人員的綜合素質，為實現檔案管理信息化建設創造有利的條件。

參考文獻

篇12

一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障

各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。

二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理

傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。

三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力

從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。

四、加強檔案網站建設，落實檔案信息公開

檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。

六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確

電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。

七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面

數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

作者:孫冬玉 單位:黑龍江省雙鴨山市寶清縣八五二農場辦公室

參考文獻：

篇13

二、當代企業檔案管理信息化普及過程存在

的障礙和問題

1.檔案管理信息化建設的阻礙

企業檔案管理信息化建設的投入較高、過程復雜、效益轉化慢，造成一部分企業在思想上覺得檔案管理不能轉化為企業的經濟效益。致使企業只注重生產設備更新、產品銷售推廣， 而對于企業發展的檔案管理事業則置之不理更不要說信息化了。這些企業對檔案信息化建設必需的設備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。

2. 信息儲存工具的多樣化

在數字化的大環境下， 企業檔案的存貯正在逐步由紙質的圖文檔案的模式轉化為以數字化為主的模式。數字化技術的出現，以及輔助技術的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲存工具都發生了質的變化。然而信息儲存工具也會出現各種不可預料的情況，從而形成了企業檔案信息內容的損失， 過多的信息損失，會導致系統出現運行失效的狀態。

3.信息標準化

企業檔案管理信息化進程必不可少的一步就是將現有的各個文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統一起來。檔案管理的信息化是建立一個嚴謹的信息處理系統，因此數據的準確性、可靠性十分關鍵，這就要求工作人員對數據錄入要完整無誤。隨著時代的發展企業管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對企業檔案的數據的準確性、完整性也會不斷提高， 包括平時管理部門收集的各個項目的數據都有待于進一步完善。

三、檔案管理信息化的建議

1.提高管理工作人員水平

通過企業培訓和參觀學習其他企業工作模式等多種渠道、多種形式來開拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經驗，加快企業管理的改進速度以便更好地完成檔案管理工作。企業檔案管理部門收集了大量的企業各個部門的信息，是企業不可或缺的，將為提升企業的整體經濟效益，促進企業發展建設，作出不可估量的貢獻。

2.加強電子文檔管理

企業要根據需求去制定管理工作各個環節的細則，對不同模式的儲存媒介的信息進行統一的處理和歸納;還要注意對企業電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業有價值的文件，而且要不斷加強文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強管理細則，預防損失企業文件。

3.建立信息網絡平臺

隨著數字時代的到來，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經大大的脫離現代企業的發展，信息化管理模式建立企業檔案信息網絡平臺，讓檔案信息進入網絡實現共享化，提升效率實現辦公自動化，形成企業信息的共享新模式。企業檔案管理信息化系統要有相對統一的標準，減少企業信息共享和服務的不順暢，達到企業信息化檔案管理的應有高度。

四、加強檢驗檢疫口岸信息化建設

加強京唐港、曹妃甸綜合保稅區、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺建設，爭取地方主管部門支持，早日與地方電子口岸實現數據交換。落實《冀晉蒙遼豫陜檢驗檢疫快速通關合作備忘錄》，充分發揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數據交換平臺，實現六省區進出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區監管服務平臺” 和“口岸鑒定業務信息平臺”兩個信息系統的建設和應用作用。

1.加強信息系統開發利用

促進信息化與檢驗檢疫工作深度融合。繼續組織開展信息化項目需求申報和論證工作，提出開發計劃。重點支持與檢驗檢疫業務緊密結合、與強化監管密切相關的開發項目立項。積極配合我局“兩類示范區”建設工作，大力采用地理信息、互聯網、二維碼、大數據、移動互聯網等先進技術，做好“出口食品農產品質量安全示范區管理系統”的研究開發工作，推動示范區建設的良性發展。加快信息系統推廣作用。加快在研信息化項目的研究開發和推廣應用。積極做好總局統一開發的各應用系統以及我局自主開發的應用系統的推廣工作。同時結合實際，引進我局業務工作急需的應用系統。加快信息資源整合與共享。積極配合質檢總局做好E-CIQ主干系統建設工作;配合做好我局“進出口商品質量安全信息平臺”、“風險監測和預警平臺”業務建設工作;拓展“檢企信息服務平臺”功能，為我局實施“無紙化報檢、智能放行”的通關模式提供技術支持。

2.加強網絡與信息安全保障

加強信息安全基礎設施建設，實施全局系統內外網物理隔離改造，實行分級管理、重點保障。積極跟進保定內陸港、京唐港辦事處等新建辦公場所的網絡規劃與建設，為順利搬遷和開業奠定基礎。