引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理理論知識(shí)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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一、目前學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

在高考指揮棒的指引下，學(xué)校的管理主要精力放在抓教學(xué)質(zhì)量上，抓升學(xué)率上，而對(duì)于檔案的管理方面非常的不重視。隨著規(guī)范辦學(xué)的日益深入，也越來越顯示出學(xué)校檔案管理工作的重要性。目前學(xué)校檔案管理人員的基本素質(zhì)相差很大：

（一）缺少檔案專業(yè)人員。目前學(xué)校檔案工作者多數(shù)是非農(nóng)業(yè)戶口分配的或者是由普通教師轉(zhuǎn)行的。學(xué)校檔案專業(yè)管理人員非常缺乏，包括檔案專業(yè)職業(yè)高中畢業(yè)生在內(nèi)，畢業(yè)于檔案專業(yè)學(xué)校的幾乎沒有。檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生根本分配不到中學(xué)來。

信息化管理不論是從建立數(shù)據(jù)庫的過程，信息采集過程，還是后期維護(hù)，都離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。檔案管理信息數(shù)據(jù)庫需要不斷的完善，開拓新的平臺(tái)，然而不同的數(shù)據(jù)庫的側(cè)重點(diǎn)不一樣，服務(wù)對(duì)象有所差異，不僅僅是具有一定的專業(yè)技術(shù)就能解決所有問題，而是需要專業(yè)人才與管理環(huán)境進(jìn)行一定的融合，這就更加凸顯了檔案管理專業(yè)人員的缺失。

（二）缺少綜合型的檔案管理人才。

目前，學(xué)校的檔案工作人員思想觀念和管理水平跟不上快速發(fā)展的時(shí)代要求，歲數(shù)偏大、不求上進(jìn)造成了計(jì)算機(jī)及外語水平不高，這一現(xiàn)狀嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理工作，因此，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)勢在必行。

二、學(xué)校檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）學(xué)校檔案管理人員的政治素質(zhì)。身為一名學(xué)校檔案管理人員，必須做到忠誠黨的教育事業(yè)，忠于職守，愛崗敬業(yè)。履行自己應(yīng)盡的檔案工作者的義務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工提供最便捷的服務(wù)。樹立良好的為教育教學(xué)服務(wù)的精神。

（二）學(xué)校檔案管理人員的知識(shí)素質(zhì)。

學(xué)校檔案管理人員必須掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以及與檔案專業(yè)工作有關(guān)的其他知識(shí)，例如，歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)、外語知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等。只有具備了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能更好地從事檔案工作。

（三）學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

學(xué)校檔案工作人員必須各種基本的檔案管理理論編輯能力等技巧，做到能夠熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。檔案工作的目的在于保存歷史，利用歷史，因此，檔案管理人員還要具有服務(wù)意識(shí)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為學(xué)校中心工作服務(wù)，這是檔案工作向深層次發(fā)展的主導(dǎo)方向。

（四）學(xué)校檔案管理人員的信息素質(zhì)。

在20世紀(jì)50年代末，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和逐步普及，把信息對(duì)整個(gè)社會(huì)的影響逐步提高到一種絕對(duì)重要的地位.信息量，信息傳播的速度，信息處理的速度以及應(yīng)用信息的程度等都以幾何級(jí)數(shù)的方式在增長.人類進(jìn)入了信息時(shí)代。現(xiàn)代信息技術(shù)包括ERP、GPS、RFID等，可以從ERP知識(shí)與應(yīng)用、GPS知識(shí)與應(yīng)用、EDI知識(shí)與應(yīng)用中了解和學(xué)習(xí)。現(xiàn)代信息技術(shù)是一個(gè)內(nèi)容十分廣泛的技術(shù)群，它包括微電子技術(shù)、光電子技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、感測技術(shù)、控制技術(shù)、顯示技術(shù)等。檔案管理人員必須要有相關(guān)的信息技術(shù)能力，才能夠做到準(zhǔn)確和顧客溝通，確保提供給顧客完善及時(shí)的信息。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策

要提高學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)，要求學(xué)校各個(gè)部分對(duì)于檔案管理給予充分的重視。從組織上保證檔案工作的順利開展。針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員的實(shí)際情況，我認(rèn)為提高檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)抓好以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，不斷提高政治素質(zhì)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的思想覺悟、意識(shí)發(fā)生了很大變化，學(xué)校的主要精力是放在教育教學(xué)上，政治思想工作被忽視，因此，學(xué)校檔案工作者必須自覺學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策和科學(xué)理論，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，使學(xué)校的檔案工作始終保持正確的政治方向。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要從多方面提高工作人員的素質(zhì)：首先，檔案管理人員必須具備信息化工作的綜合能力，包括信息識(shí)別和信息篩選能力，人機(jī)、人際協(xié)調(diào)能力，組織、協(xié)調(diào)、管理能力等。其次，要想加快與國際接軌的步伐，必須要有良好的外語專業(yè)素質(zhì)，甚至可以開發(fā)具有特殊的小語種溝通能力的人才。

合理配置信息化管理人員“熟練技術(shù)”，主要指學(xué)習(xí)和熟練信息化工程技術(shù)，包括操作技術(shù)、傳統(tǒng)技術(shù)、情報(bào)技術(shù)、信息收集、信息處理、信息庫網(wǎng)、信息檢索、信息分析、信息研究、信息咨詢、信息系統(tǒng)、信息服務(wù)等信息化工程技術(shù)。根據(jù)實(shí)際情況，可以采取在職培訓(xùn)、在干中練、邊干邊學(xué)的方法。即每個(gè)員工在計(jì)算機(jī)上，學(xué)習(xí)和熟練操作技術(shù)和其它信息化工程技術(shù)，把每個(gè)檔案管理人員，都培訓(xùn)成信息化工程技術(shù)能手。

學(xué)校檔案人員必須注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新。根據(jù)各自學(xué)校的實(shí)際情況，我們可以通過加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，使他們不斷提高自己駕馭檔案工作的能力。繼續(xù)教育應(yīng)從以下三個(gè)方面著手：

1.要因材施教。學(xué)校檔案人員繼續(xù)教育的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案管理人員的不同情況，因人而異。可以分別參加省、市、縣檔案館組織的繼續(xù)教育。

2.要不斷提高外語水平。由于學(xué)校檔案工作者多數(shù)是非農(nóng)業(yè)戶口分配的或者是由普通教師轉(zhuǎn)行的，因此，大多數(shù)檔案工作者的外語水平尚未達(dá)到工作需求，利用各種教育方式，如送出去培訓(xùn)，或者與外語教師結(jié)對(duì)子，外語水平不提高，檔案工作的效率和質(zhì)量就上不去。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。積極開展不同種類的技能培訓(xùn)，尤其是專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)方面。同時(shí)，注重加強(qiáng)檔案工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)單位的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識(shí)，從而做到厚積而薄發(fā)。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高信息素質(zhì)。20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了文獻(xiàn)信息的加工整理和傳播刊用，使檔案管理向現(xiàn)代化、信息化方向迅速發(fā)展。我國信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也取得了較大發(fā)展，檔案館管理的信息化建設(shè)邁上了一個(gè)新臺(tái)階。

科技的發(fā)展使得現(xiàn)代知識(shí)信息呈現(xiàn)出幾何爆炸式的發(fā)展，如果管理人員沒有不斷更新理論知識(shí)和基本技能，就會(huì)被時(shí)代淘汰，從而被社會(huì)拋棄，因此對(duì)于檔案管理人員而言，定期的展開多元化的多方位的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就非常重要。主要可以從兩個(gè)方面進(jìn)行：一方面要求檔案管理人員參加專業(yè)性質(zhì)的培訓(xùn)以及技能鍛煉；另外一方面，應(yīng)該經(jīng)常舉辦講座，進(jìn)行社會(huì)化的信息普及，例如聘請(qǐng)著名的專家學(xué)者等方式，從而提高檔案管理人員的積極性和自覺性。此外，還可以從制度上進(jìn)行考核，與檔案管理人員的業(yè)績掛鉤等。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)中，最重要的一點(diǎn)是要提高管理人員的服務(wù)素質(zhì)，這是由于其工作性質(zhì)所決定的，因?yàn)樽鳛闄n案管理人員務(wù)必要開發(fā)好檔案的價(jià)值，從而為學(xué)校甚至為社會(huì)提供好氧策略上的信息條件和依據(jù)。沒有良好的服務(wù)，就談不上管理工作的價(jià)值。檔案管理人員的服務(wù)素質(zhì)具體體現(xiàn)在工作中的效率態(tài)度，以及主動(dòng)性等等，最終體現(xiàn)為是否能夠?yàn)楦鱾€(gè)服務(wù)對(duì)象提供所需要的檔案信息。

檔案管理隊(duì)伍的壯大發(fā)展離不開資金的投入，開拓籌資渠道對(duì)與檔案管理相關(guān)部門發(fā)展至關(guān)重要。因?yàn)闄n案管理本身是一項(xiàng)非盈利的服務(wù)，要加快素質(zhì)建設(shè)必然要有經(jīng)費(fèi)上的支持，通過提高公眾對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視，加大加快籌資力度和廣度，包括各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門的重視和當(dāng)?shù)貐^(qū)域的被服務(wù)對(duì)象的重視和關(guān)注。

參考文獻(xiàn)：

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3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對(duì)制度進(jìn)行改革后，當(dāng)利用人事檔案時(shí)，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動(dòng)性增強(qiáng)，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動(dòng)而轉(zhuǎn)移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實(shí)習(xí)單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時(shí)間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進(jìn)人才后，很少查看人事檔案，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也是根據(jù)個(gè)人的實(shí)際工作業(yè)績對(duì)員工進(jìn)行考核。在人才市場找工作時(shí)，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會(huì)導(dǎo)致檔案斷檔。第三類，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，尤其是在對(duì)人才進(jìn)行市場化之后，人才流動(dòng)性越來越強(qiáng)。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會(huì)流動(dòng)人才，導(dǎo)致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對(duì)檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。

4.管理質(zhì)量不高。管理質(zhì)量低，導(dǎo)致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務(wù)的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個(gè)人色彩，有相當(dāng)大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)常看到的政治面貌、受過何等獎(jiǎng)勵(lì)或處罰情況等，忽略了對(duì)人才類型的反映，管理才能的介紹，技術(shù)專長的透析。缺乏對(duì)個(gè)人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠?qū)嵱茫y于創(chuàng)新；沒有及時(shí)對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充，缺乏主動(dòng)性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時(shí)沒有充分落實(shí)到位，降低了人事檔案的可信度。除被動(dòng)記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。5.信息化程度不高。科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關(guān)于信息化管理仍有很多技術(shù)方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候還沒有大規(guī)模使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些都會(huì)導(dǎo)致管理效率的下降，并且還會(huì)浪費(fèi)一定的資源。

二、改進(jìn)檔案管理

1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實(shí)地反映一個(gè)人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務(wù)評(píng)聘、培訓(xùn)、工資待遇情況，對(duì)于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進(jìn)行綜合考察，不斷地對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)。對(duì)于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細(xì)鑒別，通過多種渠道核對(duì)，記錄進(jìn)人事檔案的信息應(yīng)該準(zhǔn)確并且真實(shí)，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時(shí)所記錄的對(duì)象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價(jià)值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對(duì)材料進(jìn)行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認(rèn)、討論后根據(jù)相應(yīng)情況進(jìn)行處理。

2.整理人事檔案。對(duì)檔案進(jìn)行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對(duì)收集的檔案和材料進(jìn)行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴(yán)格進(jìn)行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號(hào)、入柜。同時(shí)應(yīng)該對(duì)人事檔案建立科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)和登記制度，對(duì)不同類的檔案建立相應(yīng)的檔案名冊(cè)。固定時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，必須做到名冊(cè)編號(hào)與檔號(hào)一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，如果問題較嚴(yán)重，還可以制定相應(yīng)的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴(yán)格落實(shí)保密制度，確保個(gè)人檔案的安全和準(zhǔn)確，不得因個(gè)人原因泄露他人資料，危害他人權(quán)益。當(dāng)整理校驗(yàn)相關(guān)人事檔案材料時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)不需要?dú)w檔的材料，必須填寫關(guān)于檔案材料管理的清單，并向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請(qǐng)求審查和批準(zhǔn)。在銷毀時(shí)必須由專人負(fù)責(zé)銷毀，并需有專人監(jiān)督。

3.改進(jìn)人事信息管理質(zhì)量。只有將信息管理的質(zhì)量進(jìn)行提高，才能給各個(gè)高校的教職工人員提供好的服務(wù)，事實(shí)上人事檔案的管理工作是一個(gè)對(duì)專業(yè)性要求很強(qiáng)的工作，并且目前各個(gè)高校的信息技術(shù)在不斷快速的發(fā)展，及時(shí)提高人事信息管理的質(zhì)量對(duì)于整個(gè)高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個(gè)高校的人事管理部門就應(yīng)針對(duì)自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項(xiàng)重要任務(wù)。除此，還要特別重視對(duì)人事檔案進(jìn)行開拓收集，因?yàn)殚_拓性質(zhì)的收集能夠使得整個(gè)人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時(shí)在對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的保管及規(guī)范的整理的基礎(chǔ)上，還要對(duì)于人事檔案的信息資源進(jìn)行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機(jī)建立的方式，在信息和網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)上面，為人們提供更好的服務(wù)，并且為高校在教學(xué)的改革方面起著重要的作用。

4.提高整體檔案管理人員的自身素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認(rèn)可。計(jì)算機(jī)水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會(huì)進(jìn)步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)較高，最好選擇作風(fēng)優(yōu)良、有責(zé)任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應(yīng)的管理部門應(yīng)該定期或不定期對(duì)相關(guān)人員組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅僅讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責(zé)任感，讓他們?cè)谖磥淼墓ぷ髦邪l(fā)光發(fā)熱。

5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團(tuán)公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對(duì)個(gè)人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價(jià)值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時(shí)，必須經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)批準(zhǔn)，才能對(duì)人事檔案材料進(jìn)行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進(jìn)行15年保管。如果在15年后無人領(lǐng)取，可報(bào)請(qǐng)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，得到審核同意后才可進(jìn)行銷毀。對(duì)企業(yè)、對(duì)國家、省有過特殊貢獻(xiàn)及國家、省和市級(jí)模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時(shí)或銷毀工作沒有完成得當(dāng)，就會(huì)影響企業(yè)的檔案管理工作，同時(shí)還給相關(guān)人員造成很大的負(fù)擔(dān)，也會(huì)成為人事檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化的阻礙。

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引言

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對(duì)建立的檔案進(jìn)行保管；狹義主要是指對(duì)已經(jīng)入庫的檔案進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)外，還有就是對(duì)于檔案內(nèi)容信息進(jìn)行管理。對(duì)于檔案內(nèi)容的管理，其實(shí)是一種對(duì)于檔案內(nèi)部具有使用價(jià)值的知識(shí)管理。

知識(shí)管理起源于商業(yè)管理，是誰具體提出知識(shí)管理這個(gè)概念重說紛紜，知識(shí)管理主要是管理團(tuán)隊(duì)通過科學(xué)合理的管理方式，對(duì)于知識(shí)資源進(jìn)行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對(duì)于知識(shí)管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識(shí)管理定義為利用對(duì)于知識(shí)的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。

一、檔案管理和知識(shí)管理

（一）檔案管理和知識(shí)管理的相異點(diǎn)

從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對(duì)于檔案的管理，遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫龋扇∠冗M(jìn)的管理技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性和價(jià)值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現(xiàn)有制度進(jìn)行管理，一切符合檔案管理的程序。

知識(shí)管理不僅僅是對(duì)于檔案的管理，還包括對(duì)于檔案中的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進(jìn)行重組，找到具有價(jià)值的信息并加以利用，來創(chuàng)造出更大財(cái)富或找到提高生產(chǎn)力的方式方法。對(duì)于知識(shí)管理來說，更加強(qiáng)調(diào)管理人員的參與性，管理人員的主觀能動(dòng)性的參與部分非常多。

（二）檔案管理和知識(shí)管理的相同點(diǎn)

檔案管理和知識(shí)管理都是進(jìn)行檔案或知識(shí)管理，并且通過良好的管理實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)其本身的價(jià)值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個(gè)相同點(diǎn)：

（1）管理對(duì)象。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其管理的對(duì)象都具有知識(shí)的屬性。檔案管理的對(duì)象主要是由文字、圖標(biāo)記錄的信息型知識(shí)，可以讀取或運(yùn)用并找到最終利用價(jià)值；知識(shí)管理的對(duì)象是記錄型知識(shí)的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價(jià)值。

（2）管理目的。我國《檔案法》中對(duì)于檔案的管理目的進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和真實(shí)性，從而提供詳實(shí)信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實(shí)性，是滿足社會(huì)或個(gè)人對(duì)于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識(shí)管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，充分發(fā)揮出知識(shí)的自身價(jià)值來服務(wù)于社會(huì)。因此，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其最終的目的都是服務(wù)社會(huì)。

（3）管理流程。對(duì)于檔案管理的流程，基本分為以下六個(gè)步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統(tǒng)計(jì)，⑥利用。而知識(shí)管理的流程主要分為以下七個(gè)步驟：①知識(shí)產(chǎn)生，②收集，③存儲(chǔ)，④加工，⑤整理，⑥評(píng)價(jià)，⑦利用。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于管理人員來說是一項(xiàng)福音。通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，都是以計(jì)算機(jī)為主要的管理技術(shù)進(jìn)行管理。從而保證提供給客戶詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息。因此，二者的管理技術(shù)基本相同。

二、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）管理對(duì)象重疊

如今，在檔案管理中，對(duì)檔案的分類十分的細(xì)致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進(jìn)行不同程度的劃分，而且并對(duì)不同年限的的檔案進(jìn)行明細(xì)的標(biāo)記，并且排列好順序，以方便讀者在進(jìn)行閱讀時(shí)，可以詳細(xì)的對(duì)檔案進(jìn)行了解。而知識(shí)管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對(duì)知識(shí)進(jìn)行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識(shí)的知識(shí)為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是通過組織自身工作和活動(dòng)中逐步形成的非文件和收買其他各個(gè)組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫等。目前在進(jìn)行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進(jìn)行知識(shí)管理。換句話說其實(shí)知識(shí)管理其實(shí)包含著檔案管理，而且在進(jìn)行檔案管理和知識(shí)管理時(shí)，我們所面對(duì)的對(duì)象其實(shí)都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個(gè)管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發(fā)展，這兩個(gè)不同的方式，都以及相互聯(lián)系和相互包含。

（二）管理目的相近

檔案是以知識(shí)形態(tài)為世界做出服務(wù)的一種方式，是為了滿足社會(huì)各界在需要某些知識(shí)時(shí)能夠提供到相應(yīng)的檔案的一種管理模式。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應(yīng)用中的主要出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此在知識(shí)管理過程中必須通過將知識(shí)模式應(yīng)用在恰當(dāng)?shù)牡胤剑悄軌騻鬟f給需要這些知識(shí)的人們，以便于其在工作中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生良好的幫助和制定出最佳決策。

（三）管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為六個(gè)環(huán)節(jié)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)散布在各個(gè)角落的文件或知識(shí)進(jìn)行識(shí)別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值；而在利用過程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）管理技術(shù)相同

受信息技術(shù)全球化的整體趨勢影響下，科學(xué)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對(duì)于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。同時(shí)也可以保證檔案管理工作和知識(shí)管理能夠進(jìn)行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。

三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

（一）知識(shí)管理提升檔案管理

1.知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實(shí)這些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說，已經(jīng)成為過去式，并不能帶來太大的利用價(jià)值，在當(dāng)今的時(shí)代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極的搜集各種有利于企業(yè)進(jìn)步發(fā)展的信息，進(jìn)而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。

2.知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時(shí)的，不能滿足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識(shí)管理可以再分析研究知識(shí)的過程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來，知識(shí)管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進(jìn)而也提升了檔案管理的價(jià)值。。

（二）檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

1.檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識(shí)和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語言交流的過程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對(duì)于書面交流來說，費(fèi)時(shí)費(fèi)力和文化限制又成為其主要的缺點(diǎn)。

3.檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)

檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達(dá)到哪種目的而產(chǎn)生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。

四、檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

（一）提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)

檔案記錄著本單位的各種活動(dòng)，其中蘊(yùn)藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，對(duì)本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有著不可或缺的作用。同時(shí)，檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對(duì)檔案的接收工作做的不及時(shí)，就會(huì)使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對(duì)日后的使用帶來困難。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員務(wù)必要提高警惕，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使本單位的資料檔案的管理有序。

（二）檔案管理的指導(dǎo)人員要加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理人員要時(shí)刻注意自己的職責(zé)是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時(shí)要多在如何加強(qiáng)自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對(duì)鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標(biāo)管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對(duì)新到的人員進(jìn)行一個(gè)短期的培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯(cuò)誤。[1]

（三）指導(dǎo)人員要對(duì)本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)

指導(dǎo)人員在加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)還要對(duì)本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對(duì)基本工作的落實(shí)。對(duì)于工作中存在的問題要根據(jù)國家和省檔案主管部門出臺(tái)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時(shí)提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。對(duì)于因?yàn)橛捎诶斫獠煌斐傻膯栴}，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會(huì)對(duì)“一事”理解掌握不準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對(duì)這種情況，就要求指導(dǎo)人員及時(shí)利用年度立卷檢查、案卷質(zhì)量抽查等各種機(jī)會(huì)做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯(cuò)誤做法。

（四）建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。[2]

（五）指導(dǎo)人員要注意語言藝術(shù)

指導(dǎo)人員主要的交往對(duì)象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方，使對(duì)方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時(shí)要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對(duì)性，做到簡練、準(zhǔn)確，做到對(duì)下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。

（六）指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。

五 結(jié)束語

以信息技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，合理的利用知識(shí)管理的關(guān)系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理中信息的共享和數(shù)據(jù)化模式的提高奠定了理論依據(jù)。檔案管理與知識(shí)管理也在互相滲入，相互補(bǔ)充，使得人類的文明得到很好的傳承與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇4

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭發(fā)揮文件的集成管制特征。知識(shí)管理則主張將創(chuàng)新機(jī)理內(nèi)涵實(shí)施科學(xué)存儲(chǔ)與整理，對(duì)象歸屬方向上沒有精準(zhǔn)設(shè)定，強(qiáng)調(diào)集中化存儲(chǔ)，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價(jià)值，并且深度開發(fā)中仍舊會(huì)產(chǎn)生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創(chuàng)新知識(shí)延展力度的最佳手段。

（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致

透過數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計(jì)算機(jī)操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動(dòng)都不可從中脫離而獨(dú)自運(yùn)行。知識(shí)管理可說是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動(dòng)廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控?cái)?shù)據(jù)庫整編、檢索媒介、門戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識(shí)管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。

二、檔案、知識(shí)管理行為的差異效果解析

利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動(dòng)歸屬于專業(yè)技術(shù)項(xiàng)目行列；而知識(shí)管理則借助管理模式與創(chuàng)新價(jià)值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時(shí)延展更高等級(jí)管理體系以及方法論渠道。實(shí)質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識(shí)管理明確將側(cè)重點(diǎn)向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點(diǎn)梳理，并向圖書館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實(shí)效價(jià)值。綜合來講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實(shí)性和可靠價(jià)值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識(shí)管理在管理體系上一向?qū)捤商幹茫Ｍl(fā)揮內(nèi)部情報(bào)傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實(shí)用情報(bào)，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會(huì)相應(yīng)造成對(duì)傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點(diǎn)應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場規(guī)劃人員的強(qiáng)效關(guān)注。

三、檔案與知識(shí)管理銜接特征細(xì)節(jié)補(bǔ)充

（一）知識(shí)管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效

首先，知識(shí)管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強(qiáng)調(diào)與情報(bào)文件的區(qū)分，經(jīng)常會(huì)對(duì)一些圖書資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實(shí)服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價(jià)值長期受到質(zhì)疑，這對(duì)于其今后長遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢必造成重大創(chuàng)傷。知識(shí)管理需要將各類文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識(shí)細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開創(chuàng)相對(duì)完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識(shí)要素，希望企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造能效就此得到有機(jī)彰顯。長期堅(jiān)持此類策略，檔案管理也會(huì)順勢被自然納入到一個(gè)較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動(dòng)充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)。其次，知識(shí)管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價(jià)值地位。過往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價(jià)值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實(shí)施淺層服務(wù)，這對(duì)于各類用戶即時(shí)性補(bǔ)充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類生產(chǎn)、管理活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動(dòng)力自然飽受限制。由此，知識(shí)管理活動(dòng)開始主動(dòng)開辟先進(jìn)技術(shù)實(shí)用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識(shí)服務(wù)成果，爭取將企業(yè)核心競爭實(shí)力彰顯完全。這部分管理活動(dòng)可說是有效強(qiáng)化了知識(shí)開發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識(shí)規(guī)劃專家輔助意見，加快檔案開發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機(jī)構(gòu)存在地位。

（二）檔案管理進(jìn)一步為知識(shí)管理提供疏通機(jī)遇與適應(yīng)空間

第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識(shí)挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識(shí)傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識(shí)創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，但是由于內(nèi)部時(shí)間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識(shí)傳播范圍不大，并且經(jīng)過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語言交流過程中會(huì)同步滋生相對(duì)應(yīng)的書面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時(shí)開展，并且會(huì)對(duì)員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時(shí)間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應(yīng)。由此可見，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識(shí)傳輸、共享的必要媒介，相對(duì)地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識(shí)的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識(shí)的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識(shí)別原則，過往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動(dòng)機(jī)指標(biāo)過渡轉(zhuǎn)移。其實(shí)就是強(qiáng)調(diào)文件需要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價(jià)值。上述強(qiáng)調(diào)的背景知識(shí)原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識(shí)原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識(shí)應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來講，文件管理工作者可以使知識(shí)管理者對(duì)信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補(bǔ)充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。

篇5

一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線性的、動(dòng)態(tài)性的、過程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們?cè)谶@樣的背景中無法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。

1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇

“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對(duì)知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動(dòng)或者說是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。

2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系

傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對(duì)呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。

2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

三、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。

2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

知識(shí)管理對(duì)檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。

四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)

提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識(shí)倉庫，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對(duì)于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶、市場的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。

篇6

三是檔案數(shù)據(jù)制作必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，即明確規(guī)定著錄上的必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目、格式上的著錄項(xiàng)目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對(duì)著錄標(biāo)引結(jié)果審校的統(tǒng)一，做到著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性、完整性、穩(wěn)定性、可靠性和適應(yīng)性，使之不但揭示檔案的主題內(nèi)容、科學(xué)價(jià)值、載體的物質(zhì)形態(tài)，而且還揭示了檔案的保管狀態(tài)和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。

四是保障數(shù)字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項(xiàng)檔案數(shù)字化安全制度；技術(shù)上要以先進(jìn)、有效、安全的技術(shù)作保障，如對(duì)加密的檔案通過對(duì)用戶分類、數(shù)據(jù)分類、審計(jì)功能和數(shù)據(jù)加密等方法來進(jìn)行有效的保護(hù)，運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)來加強(qiáng)數(shù)字化檔案著作權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。

五是定期對(duì)檔案軟硬件平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)，使用仿真、復(fù)制、再生性保存、遷移等技術(shù)方法，持續(xù)地保存數(shù)字檔案。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴(kuò)大、利用系統(tǒng)性和時(shí)效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數(shù)字化方面已做了大量的工作，與以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工操作方法相比已進(jìn)步不少，能夠自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄，但至今使用的是單機(jī)版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享。現(xiàn)在，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務(wù)的要求，都要求檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，檔案信息的采集、核對(duì)、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網(wǎng)絡(luò)操作實(shí)現(xiàn)，滿足信息化社會(huì)對(duì)檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

我國在2002年提出《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容做出戰(zhàn)略規(guī)劃。2006年《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，其指導(dǎo)思想便是以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)也被列為“十一五”規(guī)劃主要任務(wù)中的重要一條。《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十一個(gè)五年規(guī)劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為未來社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容將以闡述。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)主要包含網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站等檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)，用戶服務(wù)管理等檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)建設(shè)。建立檔案網(wǎng)站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重點(diǎn)與核心。首先是需要建立檔案網(wǎng)站，使人們能夠在網(wǎng)上“看”到這個(gè)檔案部門，進(jìn)而利用所提供的各種檔案信息。要認(rèn)真考慮哪些檔案信息能夠上網(wǎng)，哪些不能上網(wǎng)；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進(jìn)行權(quán)限和費(fèi)用等方面的控制使用，并提前進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理。將準(zhǔn)備好的檔案信息分類，系統(tǒng)有機(jī)地組織起來，確定以靜態(tài)頁面還是以數(shù)據(jù)庫形式，歸入相應(yīng)的欄目。二是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)。隨著電子文件管理的逐步發(fā)展，對(duì)系統(tǒng)還會(huì)不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進(jìn)行修改、升級(jí)、擴(kuò)充。定期檢查已著錄標(biāo)引的數(shù)據(jù)質(zhì)量，不斷補(bǔ)充新的數(shù)據(jù)。三是要建立健全網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的管理體系，制定管理法規(guī)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督，從制度上保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術(shù)措施，提高在網(wǎng)絡(luò)中的自我防范能力，可將內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)在物理上加以分隔，內(nèi)部網(wǎng)還可以隔離成不同網(wǎng)段，以保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息范圍，減少各部系統(tǒng)之間被正面攻擊的機(jī)會(huì)。利用防火墻過濾通過的數(shù)據(jù)包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網(wǎng)絡(luò)邊際安全。可以通過身份證明、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名等技術(shù)阻止計(jì)算機(jī)病毒的侵入。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，必須迎接各種挑戰(zhàn)，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)便利化。

文檔信息一體化

在傳統(tǒng)檔案學(xué)中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個(gè)時(shí)期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實(shí)現(xiàn)分塊管理，文件到檔案的轉(zhuǎn)化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、順暢銜接和有效利用，數(shù)據(jù)要輾轉(zhuǎn)多次輸入，使得工作人員要進(jìn)行大量的重復(fù)勞動(dòng)，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時(shí)地實(shí)現(xiàn)交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應(yīng)該存在的聯(lián)系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現(xiàn)如收集不齊全，標(biāo)引深度不好掌握，目錄編制不科學(xué)，難以反映使用者的需求。信息化時(shí)代，由于采用了現(xiàn)代信息技術(shù)，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統(tǒng)上完成，模糊了傳統(tǒng)文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。

文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發(fā)，滿足連續(xù)性和整體性規(guī)律，通過信息技術(shù)將其有機(jī)聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組成綜合的管理系統(tǒng)，對(duì)文件和檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、控制、加工、傳輸，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統(tǒng)，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上體現(xiàn)出檔案管理現(xiàn)代化的要求，實(shí)現(xiàn)文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，使檔案收集更加完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全，源頭上提高檔案信息的質(zhì)量，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在信息化時(shí)代，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)可有效實(shí)行和實(shí)現(xiàn)文檔一體化，滿足檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息服務(wù)的需要。

實(shí)現(xiàn)文檔一體化有兩種模式。一為部門內(nèi)部文檔管理一體化，實(shí)現(xiàn)文件處理、登記、分類立卷、著錄標(biāo)引同步完成。二為部門間結(jié)構(gòu)和職能一體化，設(shè)置統(tǒng)一的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系起來的實(shí)體性機(jī)構(gòu)，配備專職人員，統(tǒng)一組織管理各機(jī)關(guān)文書、檔案工作。在實(shí)行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結(jié)構(gòu)，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯(lián)系，打下扎實(shí)的組織基礎(chǔ)，保證實(shí)現(xiàn)文檔工作的整體優(yōu)化。二是要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量建設(shè)，應(yīng)統(tǒng)一、強(qiáng)化和有效執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確立質(zhì)量第一的觀念，明確各自負(fù)責(zé)，制定和實(shí)施文檔工作制度和技術(shù)操作規(guī)范。三是檔案信息管理系統(tǒng)要與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)融合，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。四是要切實(shí)增加辦公設(shè)備的投入，不斷改善、配置和優(yōu)化基本的辦公設(shè)施。總之，各個(gè)單位可根據(jù)自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實(shí)現(xiàn)文檔部門管理工作的平滑結(jié)合。

檔案人員現(xiàn)代化

在信息化時(shí)代，檔案資源作為社會(huì)的基礎(chǔ)性原生信息源需要得到深入廣泛地開發(fā)和利用，檔案管理作為社會(huì)的基礎(chǔ)性管理工作應(yīng)該在管理模式和方式上進(jìn)行變革。需要把先進(jìn)的技術(shù)管理手段應(yīng)用到檔案工作中，用現(xiàn)代化管理理念駕馭信息技術(shù)，用信息技術(shù)提升現(xiàn)代管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理內(nèi)涵和手段的深刻變革，其內(nèi)涵不僅是實(shí)物對(duì)象，其手段不是簡單的手工操作計(jì)算機(jī)化，其目標(biāo)也不是單純的檔案知識(shí)館藏化，而是要用科學(xué)先進(jìn)的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務(wù)社會(huì)。

篇7

一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識(shí)的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識(shí)的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對(duì)面培訓(xùn)I，靠電視、廠播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過程就是知識(shí)管理過程。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題

(一)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來，并分’Iqg3l類地存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長。特別是在大型企業(yè)，這個(gè)問題特別突出。因?yàn)榇笮推髽I(yè)的檔案資料來源是多方面的，技術(shù)的、人事的、財(cái)務(wù)的、政策的、管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具的。若要收集上來，就得有專門人員催辦、審查，還要進(jìn)行編目編冊(cè)。企業(yè)規(guī)模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據(jù)空間較大。特別是大型企業(yè)，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”。面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。三是查找困難。傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場，還要在書“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)大量的時(shí)間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無法滿足其他人的需求。在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，被蟲咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。

（二）信息時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問題。

I、收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時(shí)間長。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

2、檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息。因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問題。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

3、檔案中的信息類、數(shù)據(jù)類、知識(shí)類資料區(qū)分不清。就知識(shí)類的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那么就要及時(shí)地送到其他地方去應(yīng)用、實(shí)踐、檢驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最佳工藝。這個(gè)過程決不是采用信息管理方式能做到的。

4、網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)椋谛畔⒏偁帯⒅R(shí)競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時(shí)間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求。目前就我國各級(jí)檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

三、企業(yè)檔案管理與知識(shí)資源管理的關(guān)系

企業(yè)知識(shí)管理就是通過一定手段，把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤。企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤的核心來源，知識(shí)管理也就是企業(yè)核心利潤源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有能力，又高效率地開展管理。所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

1、知識(shí)資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。

2、知識(shí)資源管理須遵從知識(shí)管理的規(guī)律。所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理具有如下特點(diǎn)：一是“產(chǎn)生者是企業(yè)各類工作崗位上的員工；二是“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；三是“規(guī)范”(優(yōu)化1是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識(shí)，并經(jīng)過專家加以確認(rèn)；四是“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；五是“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界。

3、檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))得知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。

(1)企業(yè)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，才能“生存”下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)走到盡頭。

篇8

3.對(duì)檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)：知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)里，勞動(dòng)密集型的社會(huì)結(jié)構(gòu)將被知識(shí)密集型的社會(huì)結(jié)構(gòu)所取代。要想在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代有所作為，必須具備一定的理論知識(shí)和專業(yè)技能，否則將被這個(gè)時(shí)代所淘汰。因此運(yùn)用檔案來傳播知識(shí)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使檔案中的知識(shí)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

三、面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

1.要建立適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理的新思路和新方法

首先，要樹立新的管理思想。在過去很長一段時(shí)間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對(duì)社會(huì)生活的巨大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點(diǎn)，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。其次，要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡單地理解為買計(jì)算機(jī)，編程或買一份軟件，輸入微機(jī)三部曲。檔案管理工作現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個(gè)開發(fā)過程，計(jì)算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動(dòng)等待檢索利用為主動(dòng)提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時(shí)，社會(huì)的需求與承認(rèn)也會(huì)大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)條件下充分開發(fā)檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉的現(xiàn)行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向經(jīng)濟(jì)，面向公眾和社會(huì)的需求。

最后，要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來抓。現(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是檔案工作滿足社會(huì)需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

2.要大力推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程

(1)建立“需求—開發(fā)—利用”的科學(xué)開發(fā)機(jī)制：首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。

(2)以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險(xiǎn)，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機(jī)關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時(shí)，又能抓住機(jī)遇依托電子政務(wù)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。

(3)有效整合檔案信息資源。合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價(jià)值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)新興事業(yè)，并無多少經(jīng)驗(yàn)可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實(shí)踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發(fā)時(shí)難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開發(fā)的“孤島”現(xiàn)象。

3.要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系

繼續(xù)教育是全體在職檔案管理人員不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新要求的手段。面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時(shí)間和機(jī)會(huì)到高校進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，而繼續(xù)教育采取專題講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，具有時(shí)間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活等特點(diǎn)，因而成為在職檔案管理人員及時(shí)提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。

繼續(xù)教育必須制度化、全員化。所有在職人員都要定期參加各種類型的繼續(xù)教育，并要將參加繼續(xù)教育的情況列入考績、評(píng)審的范圍。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中已明確提出，要“堅(jiān)持各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修制度”。

繼續(xù)教育必須多元化、規(guī)范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學(xué)資源，靈活開展各種形式、多個(gè)層次的檔案管理繼續(xù)教育，另一方面要嚴(yán)格審批和監(jiān)管開展檔案信息化繼續(xù)教育的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一繼續(xù)教育的內(nèi)容體系，教學(xué)材料及實(shí)驗(yàn)環(huán)境，制定規(guī)范統(tǒng)一的分級(jí)、分類考評(píng)體系，建立“學(xué)考結(jié)合”的專業(yè)考核制度。

參考文獻(xiàn)：

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文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-233-02

近年來，高職教育蓬勃發(fā)展，內(nèi)部人事檔案管理工作也需要進(jìn)一步提高，以更好的記錄教職工工作業(yè)績，為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題

（一）人員機(jī)構(gòu)配置不盡合理

當(dāng)前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨(dú)立機(jī)構(gòu)，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執(zhí)行而非決策。比如，忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前在職教職工總計(jì)540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案傳統(tǒng)意義上的管理也是疲于應(yīng)對(duì)，與科學(xué)創(chuàng)新管理的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應(yīng)人事檔案科學(xué)管理的要求。

（二）人事檔案歸檔整理滯后

多年來，高職院校人事檔案管理不夠規(guī)范，創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄，很多教職員工調(diào)動(dòng)調(diào)整工作，常常出現(xiàn)新檔案不能及時(shí)歸檔，舊檔案不能及時(shí)更新，查詢時(shí)有時(shí)還出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補(bǔ)全的現(xiàn)象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時(shí)，還存在著對(duì)人事檔案管理不嚴(yán)，在檔案借閱、轉(zhuǎn)遞的過程中發(fā)生遺失等現(xiàn)象，給人事檔案管理工作造成一定的負(fù)面影響。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力較低

近幾年我國高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校教職工人數(shù)明顯增加，人事檔案庫存量增長，個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，部分高職院校把檔案管理工作人員當(dāng)作高校富余人員的臨時(shí)安置點(diǎn)，只能忙于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有學(xué)習(xí)的時(shí)間，對(duì)檔案的管理采取以往循規(guī)蹈矩的方式，與國內(nèi)國際的高標(biāo)準(zhǔn)管理模式差距很大，嚴(yán)重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發(fā)展。我針對(duì)忻州部分規(guī)模較大高校檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能情況做了一項(xiàng)調(diào)查，反應(yīng)情況如下：

（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足

目前，高職院校的人事檔案管理大多數(shù)還是采用單一的傳統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的干部人事管理軟件系統(tǒng)。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準(zhǔn)確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理?xiàng)l件，對(duì)于個(gè)人檔案的提取十分的困難，無法形成對(duì)人事檔案資源的開發(fā)和合理利用。

大多數(shù)高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規(guī)范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長期存放會(huì)導(dǎo)致很多檔案的潮濕發(fā)霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展，不能緊跟社會(huì)發(fā)展。

（五）檔案管理模式簡單粗放

人事檔案主要內(nèi)容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況還有政審、職務(wù)任免、入黨、入團(tuán)的材料、獎(jiǎng)懲材料、工資調(diào)整等，它能充分反映個(gè)人經(jīng)歷、德才成績、工作表現(xiàn)、受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、歷史背景及重大事件的經(jīng)歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統(tǒng)守舊的模式，并沒有隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。對(duì)于一些教職工的個(gè)人成果或者是科研貢獻(xiàn)，不能及時(shí)歸檔，檔案無法及時(shí)反映教職工的當(dāng)前狀態(tài)，更不能體現(xiàn)檔案管理的個(gè)性化需求，無法保障教職工檔案信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理模式的創(chuàng)新

國家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。一些高職院校已認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機(jī)構(gòu)改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實(shí)了專職人員，人事檔案實(shí)現(xiàn)了“職能分離，集中管理”的管理運(yùn)行模式。這種模式由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統(tǒng)的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規(guī)的研究執(zhí)行，專業(yè)人員的分類管理和培訓(xùn)等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學(xué)校的發(fā)展方向和特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案工作的超越。

（二）管理理念的創(chuàng)新

人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統(tǒng)保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)。一要樹立“以人為本，服務(wù)至上”的工作理念，對(duì)人事檔案室管理水平的評(píng)價(jià)不僅要看場所、設(shè)備，更要通過對(duì)人事檔案管理水平的評(píng)價(jià)來確定。更直觀地說，主要應(yīng)看檔案室對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果，工作重心要從對(duì)檔案室設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)搪毠し?wù)。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實(shí)現(xiàn)“人”與“檔”的有機(jī)融合。二要努力營造互動(dòng)共贏的工作氛圍。學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優(yōu)秀的管理人才資金保障，否則，創(chuàng)新人事檔案管理就無從談起，難以真正實(shí)施。其次，要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)院各方面的理解和支持。

（三）管理人才的創(chuàng)新

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，直接決定了人事檔案管理創(chuàng)新的結(jié)果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn)，著力加強(qiáng)高職院校人力資源管理創(chuàng)新，努力營造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境。一是全員聘任競爭上崗，在全院范圍內(nèi)選拔政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)的專業(yè)人員，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業(yè)的本科院校畢業(yè)生充實(shí)到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強(qiáng)在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或參加國家和省織織的各類檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，保證專業(yè)知識(shí)的不斷更新和充實(shí)，防止檔案管理人員知識(shí)老化，著力提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，增強(qiáng)檔案人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案人員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。三要吸納勤工助學(xué)學(xué)生作為兼職人事檔案管理人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，挖掘?qū)W生的潛能，使得他們了解相關(guān)的知識(shí)和工作職責(zé)，不僅能在生活上對(duì)學(xué)生給予幫助，也為他們鋪設(shè)了鍛煉自我的平臺(tái)。

（四）管理內(nèi)容的創(chuàng)新

人事檔案內(nèi)容雖然是按照國家和黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績成果等內(nèi)容的原始材料收集與規(guī)范化管理，是人事檔案工作的基礎(chǔ)，沒有收集就不會(huì)有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規(guī)范化收集和管理，才能把分散在部門或個(gè)人中的材料集中統(tǒng)一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準(zhǔn)確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時(shí)機(jī)地向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料，對(duì)于不符合規(guī)范要求的資料，要及時(shí)通知形成檔案資料的部門，補(bǔ)送資料或補(bǔ)辦手續(xù)。二要?jiǎng)?chuàng)新規(guī)范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規(guī)體系，建立人事檔案管理細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔機(jī)制、健全歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，通過制定相關(guān)制度，完善人事檔案的管理。

（五）管理手段的創(chuàng)新

信息化技術(shù)的高速發(fā)展，不斷影響著各個(gè)領(lǐng)域。人事檔案管理為了適應(yīng)發(fā)展形勢，必須進(jìn)行全方位、多層次信息管理系統(tǒng)提升改造，把先進(jìn)的技術(shù)和手段應(yīng)用到檔案管理中，達(dá)到提高效率的目的，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是各類高職院校管理手段創(chuàng)新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設(shè)步伐，以信息化推動(dòng)檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數(shù)字化、利用的網(wǎng)絡(luò)化，積極推進(jìn)網(wǎng)上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統(tǒng)服務(wù)方式在時(shí)間與空間上的局限，構(gòu)建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務(wù)的水平和質(zhì)量。二要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出人事檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決人事檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)院辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動(dòng)地把人事檔案工作重點(diǎn)與學(xué)院中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、訓(xùn)練、科研等服務(wù)，使高職院校人事檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。

三、結(jié)語

全面加強(qiáng)高等職業(yè)院校人事檔案管理的建設(shè)，以創(chuàng)新的思路促進(jìn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化，使傳統(tǒng)檔案管理向創(chuàng)新管理者轉(zhuǎn)化。只有這樣，才能推動(dòng)人事檔案管理向更好的方向發(fā)展。

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[4] 王敬.高職院校檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（11）

篇10

高校檔案是高校歷史的積淀和文化的基石，是高校重要的知識(shí)資源，具有原生性和唯一性。高校檔案管理本身就是對(duì)學(xué)校歷史知識(shí)的記錄和當(dāng)前知識(shí)的管理，既包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等顯性知識(shí)的管理工作，也包涵對(duì)檔案資源隱性知識(shí)的挖掘、加工和開發(fā)利用工作。檔案知識(shí)管理范式的知識(shí)核心向度、“人本”向度、技術(shù)的傳承創(chuàng)新以及文化顯化向度，對(duì)高校檔案管理工作具有深刻的啟迪和指導(dǎo)作用。高校檔案管理工作唯有樹立知識(shí)管理理念，融會(huì)貫通顯性與隱性知識(shí)，挖掘隱藏在顯性知識(shí)背后的隱性知識(shí)，使隱性知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)集成化，知識(shí)創(chuàng)新常態(tài)化，推進(jìn)知識(shí)“螺旋式”縱深發(fā)展，擴(kuò)大知識(shí)共享，重用知識(shí)型人才，創(chuàng)建學(xué)習(xí)復(fù)合型檔案團(tuán)隊(duì)，高校檔案事業(yè)才會(huì)蓬勃發(fā)展。

3高校檔案管理的現(xiàn)狀

檔案知識(shí)管理范式是伴隨著社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展而出現(xiàn)的一種管理范式，它代表了當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然趨勢，為高校檔案管理工作指明了前進(jìn)的方向。但由于社會(huì)和高校自身因素的影響，當(dāng)前高校檔案管理中存在一些急需改進(jìn)的地方。

3．1檔案管理重傳統(tǒng)，輕創(chuàng)新

當(dāng)前，我國高校檔案以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理為主，創(chuàng)新理念比較淡薄。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，師生員工的檔案意識(shí)也較薄弱，檔案工作一直處于邊緣化的地位。檔案人員管理觀念滯后，片面?zhèn)戎赜跈n案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等傳統(tǒng)的“保管”工作，忽略了檔案的開發(fā)利用，檔案管理呈現(xiàn)封閉半封閉狀態(tài)，不利于新知識(shí)的吸取和新技術(shù)的引進(jìn)，高校檔案發(fā)展進(jìn)程比較緩慢。

3．2檔案服務(wù)重形式，輕人本

在檔案的服務(wù)利用方面，檔案人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，消極被動(dòng)地等人上門查檔，借閱手續(xù)復(fù)雜，手工查檔效率低下，無法滿足檔案用戶快速閱檔的需求;檔案的利用囿于紙質(zhì)案卷，電子文件數(shù)量較少，無法滿足檔案用戶多元化和個(gè)性化的需求;服務(wù)對(duì)象局限于校內(nèi)單位和師生員工，社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目較少，檔案開發(fā)利用的深度和廣度不足，不利于檔案資源共享和社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3．3檔案隊(duì)伍重使用，輕培養(yǎng)

檔案隊(duì)伍的素質(zhì)是檔案管理工作能否順利開展的關(guān)鍵因素。目前，我國高校檔案人員整體素質(zhì)偏低，理論水平有待提升。檔案人員外出調(diào)研學(xué)習(xí)，參加業(yè)務(wù)和理論知識(shí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，對(duì)檔案最前沿的發(fā)展動(dòng)態(tài)和檔案發(fā)展方向了解不多，檔案隊(duì)伍創(chuàng)新能力較弱，急需補(bǔ)充創(chuàng)新能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高，理論知識(shí)豐富的檔案人才，以及能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段從事網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、資源共享平臺(tái)建設(shè)的高技術(shù)人才。

4高校檔案知識(shí)管理范式的研究與實(shí)踐

檔案知識(shí)管理范式是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，與社會(huì)變遷息息相關(guān)，并隨著生產(chǎn)力的發(fā)展而調(diào)適變化。它“既是一種實(shí)踐活動(dòng)，又是一個(gè)理論學(xué)派”，指引人們?cè)跈n案管理實(shí)踐中逐步揭示和確認(rèn)檔案領(lǐng)域潛在價(jià)值信念和行為準(zhǔn)則，并通過檔案學(xué)者和檔案管理主體之間的互動(dòng)，探求檔案發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律和必然聯(lián)系，塑造檔案共同體的主體意識(shí)，增強(qiáng)檔案理論整合度，提高檔案管理的現(xiàn)實(shí)功能和服務(wù)利用功能，確保檔案事業(yè)健康和諧發(fā)展。

4．1摒棄滯后的管理理念，樹立知識(shí)管理理念

高校檔案管理應(yīng)摒棄“重管輕用”的傳統(tǒng)管理理念，樹立知識(shí)管理理念，不僅注重豐富館藏資源，積累顯性知識(shí)，而且重視挖掘潛藏的隱性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)集成化，知識(shí)服務(wù)核心化。野中郁次郎精辟地指出，正是由于暗默知識(shí)和形式知識(shí)之間的相互轉(zhuǎn)換，或者形象地說形成了一種“知識(shí)螺旋”運(yùn)動(dòng)，新的知識(shí)被源源不斷地創(chuàng)造出來，企業(yè)才會(huì)獲得持續(xù)不斷的創(chuàng)新理念和實(shí)踐智慧。高校檔案要贏得發(fā)展的空間，就必須注重知識(shí)創(chuàng)新，激發(fā)檔案人員所蘊(yùn)藏的暗默知識(shí)，重視由暗默知識(shí)所引發(fā)的知識(shí)創(chuàng)造，鼓勵(lì)個(gè)體親身體驗(yàn)、切身領(lǐng)悟和共享知識(shí)活動(dòng)，通過檔案編研、課題研討、項(xiàng)目合作、會(huì)議交流等形式交流工作經(jīng)驗(yàn)，分享個(gè)體技術(shù)訣竅，提升團(tuán)隊(duì)理論水平，增強(qiáng)創(chuàng)新實(shí)踐能力，科學(xué)整合顯性與隱性知識(shí)，開發(fā)檔案知識(shí)產(chǎn)品，高校檔案工作才會(huì)持續(xù)健康發(fā)展，檔案知識(shí)服務(wù)的最終目的也才能實(shí)現(xiàn)。

4．2繼承優(yōu)秀服務(wù)傳統(tǒng)，創(chuàng)新現(xiàn)代服務(wù)機(jī)制

我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授說過:“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)，并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等各方面緊密地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。”高校檔案是高校最寶貴的資源，只有通過服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，才能發(fā)揮它的價(jià)值。在知識(shí)管理范式“人本”向度的指引下，高校檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，樹立“以檔案用戶為中心”的服務(wù)理念，在傳承手工服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，拓展服務(wù)利用方式，提供電話、傳真、郵寄、網(wǎng)絡(luò)、預(yù)約等多項(xiàng)服務(wù)，滿足檔案用戶多形式的利用需求;豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，增加電子查檔、信息審核、出國材料翻譯，網(wǎng)上案卷瀏覽、復(fù)印、利用等服務(wù)內(nèi)容;建立網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案人員與用戶直接的互動(dòng)交流，及時(shí)收集案卷利用反饋信息，調(diào)整完善檔案服務(wù)機(jī)制，為檔案用戶提供多元化和個(gè)性化的服務(wù);擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，秉承“走出去，請(qǐng)進(jìn)來”的原則，開展與校內(nèi)單位、校外企業(yè)、國內(nèi)外兄弟院校之間的交流合作，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的服務(wù)理念，把握最前沿的檔案發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒現(xiàn)代檔案開發(fā)利用方式，提升整體服務(wù)水平，把檔案推向社會(huì)，發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

4．3注重技術(shù)傳承創(chuàng)新，創(chuàng)建學(xué)習(xí)創(chuàng)新型團(tuán)隊(duì)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，知識(shí)和人才的重要性進(jìn)一步凸顯，創(chuàng)新成為時(shí)代的主旋律。高校檔案工作要獲得長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須尊重知識(shí)和人才，重用人才，建立人才激勵(lì)機(jī)制，為人才創(chuàng)造施展才華的舞臺(tái)和空間，激發(fā)人才的創(chuàng)造力，吸引人才參與檔案管理工作，并學(xué)習(xí)前瞻的管理理念，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)和創(chuàng)新意識(shí)，注重知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧的傳遞分享，加快技術(shù)創(chuàng)新。注重團(tuán)隊(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫操作技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提升檔案隊(duì)伍的整體技術(shù)水平，創(chuàng)建業(yè)務(wù)精、技術(shù)高、能力強(qiáng)的學(xué)習(xí)創(chuàng)新型團(tuán)隊(duì)，確保高校檔案事業(yè)蒸蒸日上。

篇11

所謂素質(zhì)是指人們通過學(xué)習(xí)、訓(xùn)練和內(nèi)化過程而形成的相對(duì)穩(wěn)定的、內(nèi)在的、人的整體質(zhì)量水平。從某種意義上說，素質(zhì)就是具有復(fù)雜結(jié)構(gòu)的身心各方面的能力及品質(zhì)特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)而又極其平凡的服務(wù)性工作，但就其深遠(yuǎn)意義來說它又是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案人員只有不斷提高自身的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)，才能適應(yīng)信息社會(huì)的需求。那么，信息時(shí)代的檔案人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的素質(zhì)呢?筆者認(rèn)為有以下幾個(gè)方面。

1．檔案人員的信息素質(zhì)

在信息時(shí)代，檔案人員首先應(yīng)具有信息素質(zhì)。信息素質(zhì)作為人的整體素質(zhì)的重要組成部分，它是人們?cè)谛畔⑸鐣?huì)生存的基本條件之一，也是人們?cè)谛畔r(shí)代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席波爾(PaulZurkouski)在1974年向全美圖書館學(xué)與信息學(xué)委員會(huì)提交的一份報(bào)告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術(shù)和技能。”此后，這一概念不斷得到發(fā)展。1997年，紐約州立大學(xué)圖書館館長將信息素質(zhì)定義為：“能清楚地認(rèn)識(shí)到何時(shí)需要信息，并能確定、評(píng)價(jià)、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認(rèn)為，信息素質(zhì)是人們對(duì)信息與信息活動(dòng)的認(rèn)知能力和對(duì)信息綜合利用能力的一種體現(xiàn)。它是信息社會(huì)的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統(tǒng)檔案館員也需要具有很好的信息素質(zhì)，但是在信息時(shí)代，數(shù)字檔案館人員與傳統(tǒng)相比，其所具有的信息素質(zhì)在內(nèi)容上和程度上都有很大的不同。從內(nèi)涵上講，現(xiàn)代檔案人員的信息素質(zhì)應(yīng)包括三個(gè)方面：信息意識(shí)、信息道德和信息能力。

(1)信息意識(shí)

良好的信息意識(shí)是具有較高的信息素質(zhì)的前提，同時(shí)也是信息資源開發(fā)和利用的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案館是各類文獻(xiàn)信息的集中保管基地，檔案人員擔(dān)負(fù)著準(zhǔn)確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責(zé)，因此要求檔案人員必須具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)。檔案人員的信息意識(shí)應(yīng)包括兩層涵義：Bp一般意義上的信息意識(shí)和特殊的檔案信息意識(shí)。一般意義的信息意識(shí)是指人對(duì)信息的敏感程度，是人們對(duì)自然界和社會(huì)各種現(xiàn)象、行為、理論觀點(diǎn)等從信息角度的理解、感受和評(píng)介。它是特殊的檔案信息意識(shí)的基礎(chǔ)。檔案人員的檔案信息意識(shí)是指其對(duì)檔案的信息屬性、對(duì)檔案信息組織、開發(fā)、傳播、利用的一種內(nèi)在的、專注的心理傾向。這種信息意識(shí)具體表現(xiàn)在：

a．充分認(rèn)識(shí)到信息的重要性，認(rèn)識(shí)到有價(jià)值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有時(shí)甚至是決定性的作用。檔案信息是社會(huì)的寶貴資源和財(cái)富，應(yīng)當(dāng)并且能夠在社會(huì)上流通，而且應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案工作者在信息社會(huì)發(fā)揮著重要的作用．肩負(fù)著傳播檔案信息為大眾服務(wù)的重任。

b．對(duì)信息具有分析鑒別能力。一是對(duì)所接觸的信息，能判斷出屬于哪種類型，產(chǎn)生于哪個(gè)領(lǐng)域，主要服務(wù)對(duì)象是誰。二是能判斷出此信息是否有價(jià)值，并能估測出價(jià)值大小。

c．充分認(rèn)識(shí)到信息社會(huì)信息量的膨脹程度以及信息流動(dòng)速度和更新速度的快捷性。

(2)信息道德

信息道德習(xí)慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個(gè)信息化活動(dòng)中調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內(nèi)涵，它與職業(yè)道德密切相連，可以說是職業(yè)道德在信息社會(huì)的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發(fā)、傳遞和利用服務(wù)等活動(dòng)中，其思想與行為所應(yīng)遵循的信息規(guī)范和倫理準(zhǔn)則。檔案人員在工作中，應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)地為用戶服務(wù)。及時(shí)、全面地向用戶提供信息。這里除了一般的職業(yè)道德問題外，還需特別指出的是關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題，由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，往往缺乏社會(huì)有關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和管理，而且數(shù)字檔案館本身也要進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化工作，所以這個(gè)問題在信息時(shí)代就顯得重要、復(fù)雜和敏感。

(3)信息能力

這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發(fā)檔案信息的能力。

a．對(duì)檔案信息的獲取能力。在信息社會(huì)，由于數(shù)字信息產(chǎn)生和傳播的特點(diǎn)，信息的密集程度，信息分布的復(fù)雜程度以及更新程度都是工業(yè)社會(huì)不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個(gè)數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式、各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時(shí)收集各類檔案信息，以豐富館藏。

b、鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項(xiàng)基本信息素質(zhì)。對(duì)檔案信息的鑒別包括對(duì)其原始性、真實(shí)性的判別和檔案價(jià)值的評(píng)估。確定檔案信息的真?zhèn)危且豁?xiàng)十分重要的工作，特別是在信息社會(huì)．產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)字檔案，其真實(shí)性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業(yè)的信息鑒別能力。對(duì)檔案信息價(jià)值的評(píng)估和鑒定，區(qū)分其價(jià)值的大小，是在確定了真實(shí)性后的又一個(gè)重要工作，是檔案信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)。

c．檔案信息的組織開發(fā)能力。檔案信息組織開發(fā)己成為信息時(shí)代檔案工作的核心內(nèi)容，各類檔案信息必須按照一定的方式進(jìn)行組織整理，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，并能根據(jù)用戶需求對(duì)信息進(jìn)行深層次的開發(fā)，形成二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等。而檔案信息開發(fā)的深度和廣度，以及檔案信息開發(fā)的時(shí)效性，則依賴于檔案人員的信息開發(fā)能力。組織開發(fā)能力決定著檔案服務(wù)的質(zhì)量和社會(huì)用戶的檔案信息利用程度，影響著檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。要求檔案人員有一種對(duì)檔案信息的職業(yè)敏感性，能及時(shí)了解用戶的需求熱點(diǎn)，有效地組織檔案信息并向社會(huì)傳播。因此．檔案信息組織開發(fā)能力是檔案人員信息能力中最主要、最核心的內(nèi)容，居于信息能力的最高層次，是具有創(chuàng)新性質(zhì)的能力。

2、其他各項(xiàng)基本素質(zhì)

這些基本素質(zhì)是對(duì)傳統(tǒng)檔案人員素質(zhì)的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質(zhì)的基礎(chǔ)，涉及的范圍較廣，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等等，這與傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強(qiáng)調(diào)一下在信息社會(huì)必需的幾項(xiàng)基本素質(zhì)。

(1)掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論與方法

作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學(xué)理論與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。

(2)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)

21世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)上有很大的不同，需要既懂檔案學(xué)又掌握了先進(jìn)的信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才方可勝任。這里的“現(xiàn)代信息技術(shù)”主要是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存取技術(shù)、人工智能技術(shù)等。信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為用戶提供了在更大范圍內(nèi)查閱信息的機(jī)會(huì)，但同時(shí)也把用戶帶入了一個(gè)陌生的數(shù)字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應(yīng)信息環(huán)境，能根據(jù)用戶需求及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員。

(3)較好的外語能力

隨著國際交往的加強(qiáng)，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因?yàn)闄n案館是對(duì)外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強(qiáng)，這不僅是因?yàn)橥馕男畔⒃陴^藏中占有重要比例，而且隨著網(wǎng)絡(luò)化程度的加強(qiáng)、聯(lián)機(jī)檢索的需要、資源共享的擴(kuò)大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識(shí)才能更好地為用戶服務(wù)。

(4)具有豐富的科學(xué)知識(shí)和科學(xué)管理能力

檔案專業(yè)人員，除具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具有比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好地勝任自己的工作。

檔案信息管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關(guān)系等都是檔案工作中值得研究學(xué)習(xí)和實(shí)踐的問題。一個(gè)好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識(shí)、運(yùn)行規(guī)律，還要了解各業(yè)務(wù)部門之間的內(nèi)在聯(lián)系。

二、目前檔案人員的素質(zhì)現(xiàn)狀及培養(yǎng)途徑

在信息社會(huì)，檔案作為一種“原生信息”或“信息資源”，其重要意義不言而喻。無論是發(fā)達(dá)國家還是發(fā)展中國家，都在積極地發(fā)展其檔案事業(yè)。而是否擁有充足的、高素質(zhì)的人才資源已成為檔案事業(yè)能否持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，人才資源的開發(fā)必然涉及到檔案專業(yè)的教育培訓(xùn)問題。

1、檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)狀況

近二十年來，隨著檔案學(xué)教育的發(fā)展，檔案專業(yè)人員的素質(zhì)有了明顯的提高。接受檔案專業(yè)教育的人占總檔案人員的60％以上，而且教育程度也呈上升趨勢。大中專教育已不再是培訓(xùn)的主體，而是轉(zhuǎn)向本科生教育，國家也加大了檔案專業(yè)教育的投人力度。但問題在于，一是檔案專業(yè)人員的總體教育程度不高。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從業(yè)人員中，大部分只接受過專科或在職短期培訓(xùn)，具有本科學(xué)歷的約占5％，有研究生學(xué)歷的更是寥寥無幾，僅占0．5％左右。仍有不足4o％的檔案人員未接受過任何專業(yè)訓(xùn)練，并且年齡大都在35歲至5O歲之間，這些人很難勝任信息時(shí)代的檔案工作。這是一個(gè)十分嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)，解決這個(gè)問題是中國檔案教育最迫切的任務(wù)。二是檔案專業(yè)教育尚未走出傳統(tǒng)的桎梏。首先是專業(yè)設(shè)置過窄，培養(yǎng)目標(biāo)過專，為檔案館(室)機(jī)構(gòu)外殼所束縛；再者，課程設(shè)置不合理，未能反映出信息社會(huì)發(fā)展的趨勢，學(xué)生知識(shí)面狹窄，且缺乏必要的實(shí)踐技能；三是在職教育以“針對(duì)性教育”為模式，培訓(xùn)不系統(tǒng)，檔案人員信息素質(zhì)問題未能從根本上解決。

2、提高檔案人員自身素質(zhì)的途徑

以學(xué)校專業(yè)教育為主體，大力發(fā)展在職繼續(xù)教育，以全面提高檔案人員的素質(zhì)，具體地說應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

(1)完善檔案專業(yè)的教育體制，發(fā)展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅(jiān)持“大檔案學(xué)”的觀念，既把檔案學(xué)放到信息學(xué)和管理學(xué)的大系統(tǒng)中，而不要只局限于檔案學(xué)。在課程設(shè)置上要增加現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)容，從而擴(kuò)大學(xué)生的知識(shí)面和綜合能力，其中著重培養(yǎng)其信息素質(zhì)。使未來的檔案工作者成為具備良好的信息能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。

(2)對(duì)在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續(xù)教育模式。可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，檔案館可以在經(jīng)費(fèi)允許的惰況下有計(jì)劃地組織培訓(xùn)，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識(shí)、新技能，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，可聘請(qǐng)信息專業(yè)教授、專家有針對(duì)性地舉辦一些專題講座。為促使檔案館員自覺地學(xué)習(xí)新的技能，還可將計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技能的考核與館員的提拔、使用、晉級(jí)、聘任等掛鉤，并使其制度化，以此調(diào)動(dòng)檔案人員參加繼續(xù)教育的積極性。

篇12

根據(jù)目前來看，我國當(dāng)代檔案管理工作主要分為以下兩個(gè)方面，首先，對(duì)檔案進(jìn)行保存與管理。檔案的保護(hù)工作是保障其完整性與安全性的活動(dòng)，從而為后期應(yīng)用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)，并且為公眾提供檔案信息服務(wù)工作，從而更好的為國內(nèi)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供服務(wù)；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應(yīng)用。通過當(dāng)前檔案管理部門與相關(guān)部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對(duì)檔案信息進(jìn)行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應(yīng)用提供有力相應(yīng)服務(wù)，從而體現(xiàn)出檔案管理工作人員在檔案管理活動(dòng)中的價(jià)值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)對(duì)檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動(dòng)具有著十分重要的作用，因此，其服務(wù)意識(shí)水平?jīng)Q定著檔案管理工作水平，同時(shí)，對(duì)檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當(dāng)前檔案管理工作人員的服務(wù)管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價(jià)值，因此，筆者認(rèn)為需要通過提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)水平，即可實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關(guān)管理工作人員需要結(jié)合當(dāng)今科學(xué)檔案管理方式對(duì)檔案信息進(jìn)行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進(jìn)而保障國內(nèi)檔案管理工作得到可持續(xù)發(fā)展。

三、不斷提升創(chuàng)新能力以及樹立創(chuàng)新意識(shí)以提高檔案管理水平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，人們對(duì)提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升，則相關(guān)檔案管理工作人員不僅需要具備與時(shí)俱進(jìn)的管理工作思想，而且還需要具備有創(chuàng)新能力，從而有效推動(dòng)當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展，因此，對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作而言，創(chuàng)新能力是相關(guān)檔案管理工作人員必須具備的素質(zhì)，這不僅是當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展需求，而且也是檔案管理工作未來發(fā)展形勢所決定的。另外，隨著科學(xué)技術(shù)廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，使得傳統(tǒng)檔案管理工作與高新技術(shù)之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力發(fā)揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創(chuàng)新能力或者創(chuàng)新思想，則不僅不適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發(fā)展，因此，作為新時(shí)期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業(yè)知識(shí)水平以及相應(yīng)業(yè)務(wù)能力，從而更進(jìn)當(dāng)前管理模式，將低水平的管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，進(jìn)而有效提高檔案管理工作水平，同時(shí)，相關(guān)檔案管理工作人員需要不斷地發(fā)揮自身創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進(jìn)而提升國內(nèi)檔案管理實(shí)效性與利用效率等。

四、檔案管理工作人員需要提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平以提高其工作效率

相關(guān)檔案管理工作人員需要具備一定的職業(yè)道德素質(zhì)以外，還需要具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學(xué)習(xí)相關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)，熟練掌握檔案管理科學(xué)技術(shù)的操作應(yīng)用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關(guān)檔案管理工作人員通過提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)中所存在的問題進(jìn)行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，無論對(duì)檔案管理工作效率而言，還是對(duì)檔案管理現(xiàn)狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當(dāng)代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質(zhì)水平，而且還需要具備有創(chuàng)新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進(jìn)而有效推動(dòng)我國檔案管理工作走向可持續(xù)發(fā)展，繼而為檔案信息資料的歷史價(jià)值以及現(xiàn)實(shí)價(jià)值提供有力保障。

篇13

1.2檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段落后

近年來，隨著國家對(duì)高等教育投入資金的增加，高校教學(xué)設(shè)施配備、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等取得了長足的進(jìn)步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導(dǎo)致檔案管理工作需要的一些現(xiàn)代化設(shè)備難以及時(shí)兌現(xiàn)，檔案管理部門也往往被設(shè)置在高校不起眼的位置，檔案庫房面積和各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會(huì)打擊檔案工作人員工作的積極性和主動(dòng)性。與此同時(shí)，部分高校依然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理方法。計(jì)算機(jī)是高校現(xiàn)代化檔案管理工作必備的設(shè)施，盡管計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)成為高校日常管理的常態(tài)，高校的財(cái)務(wù)部門、教學(xué)部門等早就配備了各種高性能的計(jì)算機(jī)設(shè)備，甚至一個(gè)辦公室配備多臺(tái)。但檔案室的計(jì)算機(jī)通常使用其他部門淘汰下來的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備都十分短缺，導(dǎo)致高校檔案工作的效率大打折扣。

1.3檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業(yè)的檔案專業(yè)人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，往往是從其他部門抽調(diào)部分行政人員，或者由其他工作人員進(jìn)行兼職，盡管在數(shù)量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數(shù)工作人員都不是檔案管理專業(yè)出身，缺乏基本的檔案管理技能學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，有的檔案管理人員不知道應(yīng)該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標(biāo)題，有的不知道如何利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案資料的查詢和搜索等，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的質(zhì)量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但由于工作人員知識(shí)老化、素質(zhì)不高，不懂得如何使用，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)成為單純打字的工具，不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的高效率的優(yōu)勢。特別是隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作的國內(nèi)、國際交流日益頻繁，高校嚴(yán)重缺乏既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)，又會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)、懂得外語的復(fù)合型人才。

1.4檔案信息開發(fā)利用工作相對(duì)落后

高校檔案是高校師生在多年的發(fā)展過程中所形成的寶貴的知識(shí)和智慧資源，具有無可比擬的價(jià)值。如果高校檔案沒有被充分的加以利用，再有價(jià)值的資源也會(huì)成為無用之物，對(duì)于高校檔案工作者而言，不僅要加強(qiáng)高校檔案的收集、整理和歸納，更重要的是充分發(fā)揮高校檔案的價(jià)值，提高其利用效率。目前高校檔案信息資源大多屬于被動(dòng)式服務(wù)狀態(tài)，檔案管理者缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，依然是傳統(tǒng)的"等客上門"的服務(wù)模式，師生有需要時(shí)才來檔案室查詢相關(guān)的資料，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮高校檔案工作的優(yōu)勢。同時(shí)檔案工作人員忙于日常的檔案裝訂工作，沒有時(shí)間和精力來編研和開發(fā)檔案資源，即便開發(fā)出一些編研產(chǎn)品，也往往深度不夠或者缺乏應(yīng)用性而流于形式，檔案管理工作為高校科研、教學(xué)的服務(wù)效果差，社會(huì)效率和經(jīng)濟(jì)效率差強(qiáng)人意。

2知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提高高校檔案管理工作的建議

2.1樹立新的檔案管理意識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，提高檔案管理意識(shí)、更新檔案管理觀念，是提高檔案管理工作效率的前提和基礎(chǔ)。首先，樹立檔案的開放意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案已經(jīng)從部分群體的特權(quán)向全體公民開放，縱觀世界各國的高校，都有意識(shí)的將檔案資源開放給師生和社會(huì)公眾使用，只有少數(shù)涉及機(jī)密的檔案資源才進(jìn)行封存保管。我國高校的檔案管理者和工作人員也應(yīng)該樹立開放的檔案管理意識(shí)，根據(jù)服務(wù)者的實(shí)際需求，提高檔案工作的開放性和服務(wù)性。其次，樹立檔案實(shí)效意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)發(fā)展日新月異，生活工作節(jié)奏加快，高校檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要，提高檔案工作的時(shí)效性，及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和整理，搶時(shí)間、爭效益，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的要求，第一時(shí)間將開發(fā)出來的檔案信息傳播出去，提高檔案服務(wù)的價(jià)值。第三，樹立檔案服務(wù)的競爭意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校之間的競爭主要是科研實(shí)力和教學(xué)質(zhì)量的競爭。作為高校科研和教學(xué)的重要服務(wù)部門，高校檔案管理部門也要樹立競爭意識(shí)，通過優(yōu)勝劣汰，引入競爭機(jī)制，給予檔案管理人員以壓力和動(dòng)力，提高其工作積極性和主動(dòng)性。

2.2推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化

隨著高校在校生人數(shù)的不斷增多，以及高校服務(wù)社會(huì)能力的提高，現(xiàn)代高校在發(fā)展中形成了大量的文件、視頻等資料，傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不僅效率低下，而且很容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者殘缺等問題。因此，高校要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，從檔案資源的產(chǎn)生到歸檔都進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實(shí)現(xiàn)一次輸入、反復(fù)利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進(jìn)行更深度的檔案產(chǎn)品開發(fā)，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要。同時(shí)，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，以機(jī)讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將有價(jià)值的檔案信息公布在網(wǎng)上，提高檔案服務(wù)的廣泛性，同時(shí)也是帶動(dòng)檔案收集、整理等工作的有效方法。

2.3大力開發(fā)檔案信息資源

提高高校檔案的利用價(jià)值是高校檔案管理的主要目的。高校檔案管理部門要加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)高校工作的應(yīng)有價(jià)值。為了真正了解用戶的檔案需求，高校檔案部門必須加強(qiáng)市場調(diào)研，更多地與師生進(jìn)行交流和溝通，及時(shí)了解學(xué)校教學(xué)和科研工作的重點(diǎn)，只有這樣，高校檔案部門才能合理地確定檔案信息資源的開發(fā)主題和入編內(nèi)容，有的放矢地開展編研工作，最終向各種不同用戶提供與之需求相吻合的、高質(zhì)量的檔案信息編研成品，以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源開發(fā)利用的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。此外，為了提高編研質(zhì)量，高校檔案部門也可走聯(lián)合編研，共同開發(fā)信息資源的路子。為了彌補(bǔ)高校檔案部門人手少，編研力量不足，專業(yè)水平有限的不足，高校檔案部門可以采取"走出去，請(qǐng)進(jìn)來"的方式，開發(fā)檔案信息產(chǎn)品。高校檔案部門既可以采取檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行縱向聯(lián)合的方式，又可采取檔案部門與校內(nèi)外科研部門、經(jīng)濟(jì)部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來共同進(jìn)行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來的產(chǎn)品更具針對(duì)性、時(shí)效性。

2.4檔案部門要做好宣傳工作

高校檔案部門除了要千方百計(jì)地做好推廣服務(wù)工作，直接服務(wù)于本校教學(xué)和科研等工作以外，還應(yīng)通過多種途徑強(qiáng)化宣傳工作，不斷增強(qiáng)人們的檔案利用意識(shí)。高校檔案部門要做好宣傳工作，一方面可采取舉辦陳列展覽或利用校報(bào)、校內(nèi)閉路電視、校園廣播、校園網(wǎng)向本校人員進(jìn)行檔案宣傳，又可以利用報(bào)紙、廣播、電視和互聯(lián)網(wǎng)等社會(huì)上的大眾傳播媒介，大力開展對(duì)檔案和檔案工作的宣傳，在普及檔案知識(shí)和加強(qiáng)公眾檔案意識(shí)方面多作努力，逐漸改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的神秘感和陌生感，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，增加檔案部門的透明度，培養(yǎng)人們自覺利用檔案信息的意識(shí)，教會(huì)人們?cè)鯓永脵n案，交給人們打開檔案信息寶庫的鑰匙。另一方面要加強(qiáng)對(duì)館(室)藏內(nèi)容的揭示和報(bào)道，讓全社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和對(duì)自身的價(jià)值。