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篇1

為了使檔案工作的標準化、規范化，我認為應該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預售檔案、轉移檔案等，要實行檔案的規范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強檔案硬件的建設，檔案存放的庫房要設有專柜，做到查找方便、快捷。庫房要經常通風，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案的壽命。其次，應指定專人管理檔案，檔案管理人員應深入各科室，了解各科室業務，以便對各科業務作出統一的立卷要求。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂接亂發，防止檔案流失。

二、實施立卷歸檔原則

篇2

地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領導，建立組織，收集數據

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔案卷數據的完整、準確、系統。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網絡收集等。形成完整有效的地質數據文件。

2建立制度，編制方案，完善規則

長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則如：范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰,同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3加強培訓依法制檔

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一、醫療保險檔案管理的內容

醫療保險檔案是在醫保的征集繳納、基金管理以及相關業務運行的過程中逐步發展而來的，主要反映醫療保險的工作活動情況，具有重要的利用和參考價值。醫療保險檔案內容繁雜，主要包括三個方面：參保人、零售藥店與定點醫療機構以及醫保的經辦機構。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫保關系結轉和個人賬戶金額明細等內容。零售藥店與定點醫療機構方面涉及資格認證資料、費用清單以及服務協議、結算憑證等內容。而醫保的經辦機構方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內容。

二、當前醫療保險檔案管理的發展現狀

隨著醫保管理內容的逐步增多，醫保檔案管理逐步出現了一些弊端，這些內容的長期不解決，將會直接制約管理的標準化。文章通過總結研究，主要將問題概括為以下幾個方面。1.傳統的管理方式難以滿足現實發展的需要隨著科學技術的不斷發展，各個領域的檔案管理已經逐漸進入信息化時代，只要通過電腦將信息輸入到網上，就可以實現全網共享，自動管理。而在過去傳統的紙質檔案管理中，管理人員要想查找某個人員的信息，就必須大量的進行翻閱，兩者相比，傳統的檔案管理方法顯然不再適應當前快節奏社會發展的需要。2.醫療保險檔案管理制度不健全，標準不統一由于醫療保險涉及內容廣，并且存在內容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導，所以經常出現同一檔案分屬于不同部門的現象。另外面對復雜多樣的管理類別，醫保檔案信息在分類編碼上還存在標準不統一的問題，并沒有做到標準化的統一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質有待提高在當前的醫療保險檔案管理中，管理人員素質低下，缺乏積極性也是制約標準化管理的重要因素。由于醫保檔案管理工作本身繁瑣復雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現厭煩心理，加之很多管理人員認為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認識的不足是素質的集中體現，難以勝任本職工作。

三、醫療保險檔案標準化管理的措施

結合上文論述的當前醫保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設，推進醫保檔案管理的標準化要想實現醫療保險檔案的標準化管理，首先要加快信息化建設的步伐。相關部門要加大資金投入，逐步建立網絡化的檔案管理平臺，實現檔案信息的共建共享，同時建立統一的網絡管理標準，進行實時的網絡維護，保證信息化建設的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫保檔案管理制度為保證醫保檔案管理的標準化，各地區要加快制定相關規章制度，做好醫保檔案管理的職責分工，統一科室，逐步規范人員的管理。同時逐步完善醫保檔案管理的統一標準，制定標準化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質水平和業務能力醫療保險檔案的標準化管理與優秀的人才是分不開的，所以相關部門要加大管理人員的培訓，使其掌握一定的檔案管理學、文書學等相關專業知識，培養熱愛工作，對工作認真負責的態度，提高責任感。同時面對管理的信息化，管理人員還要加快普及計算機網絡知識，以便更好的進行檔案管理，實現管理的標準化。綜上所述，醫療保險檔案管理在醫保制度中至關重要，因此相關部門要加大研究力度，從加快信息化建設、健全管理制度、提高人員素質等多方面著手，保證醫療保險檔案的標準化管理，為醫保制度的發展貢獻力量，進而推進社會保障的不斷發展。

參考文獻

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1 財務檔案案卷質量標準化管理的意義

財務檔案能夠記錄企事業單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業單位的運營情況。財務檔案管理還能夠保障企事業單位活動的正常開展，在企事業單位中發揮著重要的作用，其具體表現如下。

（一）為企事業單位提供參考數據

企事業單位在開展任何活動時，都會產生各種財務數據，從而形成財務檔案。企事業單位中的相關管理人員需要對這些財務數據進行搜集和整理，并對其進行研究和分析，從而便于為企事業單位的日后運營提供參考[1]。現階段，所有企事業單位都向財務檔案質量標準化管理模式發展，提高了企事業單位的財務檔案管理水平。在這個發展過程中，財務檔案信息將會能夠為企事業單位提供真實的參考依據。企事業單位在做一些決策時，需要完全依靠財務檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發展。

（二）作為事件發生的事實依據

很多財務檔案都是企事業單位財務支出的憑證，有利于企事業單位的管理和運行。財務檔案管理工作與其他工作存在很大區別，其給企事業單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業單位運行過程中的很多地方都會起到至關重要的目的。財務檔案管理還能夠反應企事業單位以往在財務方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。

2 財務檔案案卷質量標準化管理存在的問題

（一）對財務檔案案卷的管理缺乏重視

財務檔案管理對于企事業的運營和發展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導致對財務檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統觀念影響，將財務信息視為機密，將財務檔案資料封存起來，不對其進行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進行詳細的分類[3]。即使有一些企事業單位已經對財務檔案案卷進行了分類管理，但是其分類較為混亂，達不到理想的效果。上述情況的出現，究其根本原因還是源于管理人員對財務檔案案卷管理的不重視，從而給財務檔案管理帶來了很多問題。

（二）缺乏完善的財務檔案案卷管理制度

我國在檔案管理上已經出臺了相關法律，但是其具體實施來看，企事業單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業單位高層管理人員甚至認為財務工作只是簡單的記賬、結算等，沒有意識到財務檔案案卷對財務工作的重要性，因此沒有按照國際的規定進行財務檔案管理工作，這在一定程度上嚴重阻礙了財務檔案管理的發展。隨著社會的進一步發展，很多企事業單位意識到了財務檔案管理的重要性，也按照我國相關法律規定進行財務檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統一的相關管理標準，導致企事業單位的財務檔案管理難以順利完成。

（三）財務檔案的安全問題

財務檔案中記錄了一個企業和單位從建立之初到今的所有財務數據，這些數據信息對于企業和單位來說具有重要的意義，所以應嚴格保密財務數據信息，避免出現財務信息外泄的情況[4]。很多企事業單位雖然設置對財務檔案的查閱權限，避免所有人都能夠查閱財務檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴格堅守相關規定，使企事業單位中的很多工作人員都能夠查閱財務信息，這將會給企事業單位帶來很嚴重的財務信息安全問題。

3 財務檔案案卷質量標準化管理措施

（一）保證財務檔案案卷質量

控制財務數據信息質量應該從以下幾個方面進行：首先，應該在財務檔案數據信息的搜集上保障數據信息的質量，既要將所有具有價值的財務信息搜集在檔案當中，還要剔除沒有任何價值的財務信息。從另一個角度而言，既要保障財務檔案信息的合理性，還要保障財務檔案的可用性，并劃分不同財務檔案的管理期限，便于區分保管。其次，對于財務檔案信息還應做好超前控制，這主要是財務檔案的質量會在其生命周期范圍內受到各種因素的影響。如果想要提高財務檔案質量，需要對所有財務檔案形成過程進行監控，確保所有具有價值的財務信息能夠完整、正確的放入財務檔案當中，也為財務檔案的日后管理工作打下良好的基礎。

（二）財務檔案案卷分類管理

財務檔案的分類管理是使規范檔案的基本措施，雖然現階段財務檔案管理已經進行了分類管理，但是隨著檔案數據的不斷增多，項目數的增加，應該對其進行更為細致的劃分，使其變得更為標準化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設置上具有一定的科學性[5]。所以，財務檔案的分類應該遵守以下幾點原則：首先，應該保持分類項目的穩定性。企事業單位需要根據其自身的實際情況，設置項目的類別，一旦項目設定完成，便不能夠輕易對其進行更改；其次，分類項目應該十分簡潔明了，不能夠太過復雜。這點原則也主要取決于企事業單位的具體情況，設置不同的級數；再次，在財務檔案的分類避免重復和交叉，使其具較強的整體性，便于工作人員的后續查找。

（三）財務檔案案卷編目明確

檔案管理人員搜集到的財務檔案案卷，不管其是否進行裝訂，都必須要在其表面標上案卷的詳細信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數，而沒有裝訂的財務案卷則需要在封面標明其總件數。當案卷所有信息全部完成以后，應該由相關工作人員進行簽字，以便當案卷出現質量問題時，能夠找到相應的責任人。如此一來，能夠切實保障財務檔案案卷的質量，使財務檔案案卷管理變得更加標準。

4 總結

雖然案卷質量標準化管理在很大程度上取決于相關工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業單位中所有相關部門的配合。因此，財務檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務檔案案卷質量的標準化管理工作。總之，只有提高企事業單位對財務檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務檔案管理工作；只有通過企事業單位內部所有人員的共同努力才能夠保障財務檔案案卷質量，使檔案管理人員能夠對其進行標準化管理。

參考文獻

[1]曹晶.規范財務檔案管理提高財務管理水平[J].吉林省經濟管理干部學院學報，2010，02（05）：86-87.

[2]孫鳳玲.關于事業單位財務檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2012，01（03）：47-48.

[3]容寧.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業務，2012，01（03）：96-97.

[4]高春雷.淺談財務檔案管理的規范與水平的提高[J].行政事業資產與財務，2011，05（12）：103.

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2 學校檔案工作規范化、標準化的幾大特點

2.1 新型模式下的檔案管理儲藏量大并且查找方便

隨著我國社會經濟不斷發展，我國的信息技術也在飛速發展。所以，在多媒體計算機技術發達的社會背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統檔案管理模式（紙質文本方面）顯得更加方便快捷。當今社會下，學校各層工作人員都會選擇運用計算機進行工作，比如運用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對學校檔案資料進行錄入和儲藏。這樣做的根本目的是使學校檔案資料管理儲藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲藏量是極其大的，平時教育管理人員在外出參與研討會時可以使用U盤對要使用的檔案資料進行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進行檔案資料的查詢時也是特別容易的。這與傳統檔案管理模式使用紙質文檔手寫的方式相比而言明顯更加現代化，這樣對提高學校整體教學水平的發展也有至關重要的推動作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統管理模式下對檔案管理時不僅出現資料數據容易出錯的情況，而且特別耗費人力和學校財力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運用電子文檔對學校所有?Y料進行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準確并且方便的，傳統檔案管理模式下需要幾個人進行對檔案資料的整理、核對以及收藏，新型檔案管理模式下一個人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學校成本降低，還可以讓檔案資料數據更具準確性。而且在傳統檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會出現部分人員偷懶或者粗心大意的現象，這樣的情況不僅浪費了學校的金錢還讓檔案資料數據沒有準確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規范化、標準化，從而也能有效避免這一類問題的出現[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學

一所學校的檔案資料不論是從種類上還是保存時間上都是千變萬化的，由此可見，運用新型管理模式使檔案管理進行歸檔時規范化、標準化以及科學化是至關重要的。眾所周知，一所學校的檔案資料都是繁瑣無規律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進行查找閱讀，前期相關工作人員在進行檔案資料歸檔時就應該科學并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點，這明顯是傳統檔案管理模式做不到的。

3 促進學校檔案工作規范化、標準化管理的措施

3.1 夯實檔案管理的基礎工作

雖然目前我國應該實行運用電子文檔對學校檔案進行管理工作，可是在檔案管理的最基礎工作時仍然需要使用紙質文檔進行分類。這就需要相關工作人員在進行基礎工作的時候仔細檢查，避免出現此項資料已經過期或者檔案文件不符合存儲規定的情況。眾所周知，任何事物的基礎部分是必須要做好的，基礎沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進學校檔案工作規范化、標準化管理，首先就要求相關工作人員應該夯實檔案資料管理的基礎分類工作[4]。

3.2 對檔案資料進行定期檢查

為了更好地促進學校檔案工作的規范化和標準化，相關工作人員對檔案資料進行定期的檢查也是一個至關重要的中間環節。這主要是因為通過教育部門調查人員的總結報告來看，現在學校的檔案管理資料在前期準備工作做得都還不錯，可是中期后期經常出現一些已經失去價值意義或者明顯不符合儲藏規定的文件，這種情況的出現顯然是有問題的。所以在學校管理人員展開檔案管理工作的時候，應該要重視起來對檔案資料進行定期檢查的工作，從現有的檔案資料中檢查出來的已經過期的或者是失去價值意義的文件就應該單獨分類出來，最終把這些文件集合起來進行統一銷毀。這樣做的最終目的是對學校檔案資料進行嚴謹的管理，使其更加規范化以及標準化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質

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一、將檔案資料標準化管理納入到工程標準化管理體系中

將項目檔案工作納入橋梁建設項目的標準化管理工作中，建立領導責任制，配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩定性；按規定做好項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設管理程序、納入招投標體制，與工程建設同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統和安全。明確本單位有關崗位和人員文件材料收集歸檔的職責和要求，把文件材料的規范化管理納入到工程技術人員崗位責任制中，檔案人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員等都擔負著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責任，在其進行定員定崗中，必須明確其職能范圍規定有文件材料這一項，并進行嚴格的考核。通過組織檢查、評比、參觀、會議、現場指導、跟蹤、反饋等工作加強對橋梁建設過程中檔案資料的監督關聯，監督文件材料的規范化、標準化、完整性、真實性、及時性和連續性。根據有關要求，在圖紙規格、質量、字跡材料、圖紙種類、內容、圖例說明、圖表的更改等方面都做了規定。通過這樣的監督管理，確保了工程資料的真實性、完整性、系統性，提高了檔案資料的管理質量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現象。

二、建立符合橋梁建設要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標在于保證橋梁建設的安全、快速開展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責任制，把檔案整理工作的責任逐級劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時、標準、規范的完成。我國橋梁建設過程中檔案資料的管理按照國家的相關規定主要實行項目法人負責制，檔案工作接受交通運輸部門和檔案行政管理部門的監督和指導。項目法人（或受委托的建設單位）單位應建立檔案管理部門和專門的管理人員，負責做好本單位建設項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責；項目監理單位應有專人負責對勘察、設計單位、科研咨詢單位、施工單位（含監控單位、檢測單位）有關本項目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督、檢查，在交工驗收前向項目法人（或建設單位）單位提交項目檔案質量審核意見。項目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應納入工程合同管理，納入監理工作內容，按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。其次，建立項目檔案網絡管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據職責分工范圍和實際情況，做好與建設項目有關的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對檔案資料的管理情況進行檢查和總結，查漏補缺，對檔案不全不完善的地方加以補齊完善。分綜合類、工程及財務類做好檔案記錄、歸集工作，保證規范完整，裝訂成冊。再次，建立有效的獎懲機制，對項目工程檔案整理工作實行目標管理，各級逐級簽定目標管理責任狀，檔案整理工作結束后兌現獎懲，對于沒有完成整理工作或者工作質量不高的進行明確的處罰，通過這些措施增強了各工程實施單位和人員的責任感和積極性。

三、完善相關的硬件設施

按照國家規定，設立檔案室，并配備相應的硬件設施。首先，設立符合國家標準規定的檔案室。雖然橋梁建設過程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國家規定應當設立不得小于的40 m2檔案室以及數量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機等現代化辦公設備，有條件的單位應當配備經檔案管理部門認定的檔案管理軟件，對檔案實行數字化管理，應配置專用電腦和專人操作、維護并配置保護電源，并與單位辦公自動化系統聯結，為檔案數字化管理奠定良好的基礎。再次，檔案庫房和檔案辦公用地要配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、火警報警器和防盜裝置等設施設備，建立檔案庫房管理的基本制度，確保檔案資料實體和信息的安全。最后，加強對檔案管理人員能力的建設，組織各參建單位建立檔案管理領導小組，明確分管領導直接參與工程檔案工作日常事務，并納入崗位職責，各參建單位根據所承包項目規模和檔案量均配備了一定人數的專（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專家開展檔案工作心得交流活動，現場討論檔案業務問題。

參考文獻：

[1]羅廣國. 強化建設工程檔案質量管理初探[J]. 城建檔案，2014，01：24-26.

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保存高校各類檔案是學校領導及檔案工作者的責任，有必要采取包括技術手段在內的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標準化管理，可以規范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標準化管理是依法管理電子檔案的需要。依據《中華人民共和國檔案法》，各級機關、企事業單位所產生的對國家和社會有保存價值的文件（包括電子文件）必須進行收集歸檔。

3、電子文件標準化管理是加強高校信息資源建設的需要。電子文件標準化管理可將高校各單位形成的電子文件及時歸檔、管理，并及時移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發展提供服務。

4、電子文件標準化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動化系統的日益完善，通過校園網平臺為黨政決策、機關辦公、學術研究、學科建設和學生個人檔案等，提供網上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對各單位的信息資源進行整合，統一管理，統一提供利用。

二、電子文件標準化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內容出現差錯的可能性比紙質要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復或部分修復，往往也需要付出很高的代價。這些差錯有些來自系統的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產生的失誤差錯控制在最小的范圍、最佳的時期，即文件形成階段。可以有效地防止其他管理環節對電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領域中的文件體理論與前端控制理論的組合應用。在業務流程結束后，及時將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機構，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點：首先，對電子文件連續的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個連續的過程。其次，保存文件信息內容的同時保存其形成與使用的背景信息等元數據，并保持兩者間的有機聯系。再次，事前管理代替事后監督，管理的切入點提前至電子文件形成之時甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控，便于及時發現和糾正失誤，不斷調整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實電子文件管理系統中的運轉狀況，確保電子文件的管理質量。根據電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內部管理活動的集成、文件流與業務流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案管理系統整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯合的《高等學校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規定“學校應當對紙質文件同步歸檔”。因此，檔案標準化管理要嚴格實行電子文件和紙質文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉，實行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發文和內部文件進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發揮各自的優勢，下列工作不容忽視：

（1）對高校辦公室自動化系統及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息）及時收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統中完成。目前開展電子文件管理，特別是實行檔案“雙軌制”管理的高校通常實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網上查閱，調用。因此，文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留在辦公室里，轉而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的，紙質文件隨時歸檔不僅減輕了高校內各部門保管文件的壓力，也減少了個別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

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在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內的所有資料，是為生產建設提供不斷發展動力的重要基礎，因此對電力工程基建檔案進行規范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環節都要仔細、負責，以保證任何一個細節不被遺漏，從而實現科學合理的規范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。

1.2 檔案管理的穩定性

電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業的穩步發展、供電能力提供了穩定、可靠的文字資料，企業管理者可通過這些資料加強對企業的管理力度，同時也是制定科學化、規范化企業管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規范化、標準化的設計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩定性。

1.3 檔案管理的珍貴性

電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規范化、標準化的管理模式才能實現對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業的綜合管理水平。

2 規范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略

隨著我國電力事業的飛速發展，電力基礎設施的建設工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規范化、標準化管理。

2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法

在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據施工過程中產生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發現問題要及時解決、上報，從而實現對電力基建工程前期文件的規范化、標準化管理措施。

2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法

在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現簽字不規范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節的操作規范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結束之后要積極聯系相關部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。

2.3 施工設備資料方面的管理辦法

在對電力基建工程施工設備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設備的生產商情況、設備參數數據，要編制出設備采購的臺帳，同時要將施工設備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關有關施工設備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現在施工設備采購過程中所產生文件的規范化、標準化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理辦法

施工材料是決定電力基建工程施工質量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關規定以及合同內容中有無錯誤、遺漏現象，發現問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質量，并有效節約電力企業的施工成本，為電力企業全方位綜合發展提供有效助力。

2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法

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現代信息技術快捷、高效、準確、便利的優勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰。因此，必須加快醫院檔案管理的標準化建設，使醫院檔案信息資源發揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現實意義。

1醫院檔案管理標準化的內容

醫院檔案管理標準化是醫院醫療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。

管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統一規定和規范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等[1]。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統一和穩定。

工作標準主要包括醫院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網絡建設要求等[2]。

隨著醫院檔案工作的發展，經驗的積累，標準也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發展趨勢。實踐證明，檔案標準化管理才能使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，進一步促進醫院檔案的科學管理。

2醫院檔案標準化建設中存在的問題

醫院在發展，醫院管理已基本實現了網絡化，這就要求有高效、及時、方便的現代化檔案管理與之適應，作為醫院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現代化管理納入醫院的發展戰略。目前醫院檔案標準化建設中存在的問題如下。

2.1標準化建設水平偏低，數據庫建設滯后由于我國醫院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統應用軟件功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫院檔案室大都建成了規模大小不等的檔案數據庫，但缺乏整體性，數據庫大都自建自用，規模小，標準化程度低，類型單一，數據無規范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫院檔案室雖然聯網，但只能訪問其主頁，無法實現實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協力，共同研究，盡快制定出統一的發展規劃和標準，使各館(室)的發展有一個統一的方向，減少發展的盲目性。

2.2缺乏統一的網絡化協調機構目前，由于受醫院管理體制和運行機制的影響，各醫院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多醫院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統一的組織機構來規劃協調，使各醫院檔案館網絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經費投入不足由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經費不足是制約我國醫院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現的。

2.4檔案管理隊伍人員素質較低，結構不合理在檔案標準化建設中，必須有既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型高水平的專業人才。目前，醫院檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，又缺乏學術研究、史料研究的能力，不適應高速發展的計算機工作環境，不適應檔案網絡化建設和醫院檔案事業發展的需要。

3加快醫院檔案管理標準化建設的幾點建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提，但要實現它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到沒有標準化，就沒有現代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。

3.2加快檔案信息化建設隨著醫院的快速發展和醫院規模的不斷擴大，醫教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數字化、網絡化建設，是實現這一目標的關鍵。醫院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫院改革和可持續發展提供服務。

3.3促進檔案信息利用的社會化醫院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫院內部黨政管理、醫療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。

3.4加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施目前，醫院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫院檔案管理現代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫院檔案現代化建設的基礎。因此，加大經濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫院檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫院應給予財力上的支持；在網絡和軟件方面，醫院檔案部門應發揮檔案網、醫院網的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

3.5優化醫院檔案管理隊伍檔案工作人員整體素質如何關系到醫院檔案信息的整理、利用和開發，關系到醫院檔案工作標準化、規范化、現代化的進程。要優化檔案管理隊伍，一方面充分發揮醫院設施齊全、科研水平高等優勢，培養高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優化。

總之，在我國醫院規模日益強大的今天，加強醫院檔案管理的標準化、規范化和現代化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此，各醫院要積極創造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現代化前進的步伐。

參考文獻

[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

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二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

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1農場實施檔案管理標準化的必要性

當前，我國農場的發展方向為現代新農場，除去傳統農場建設要滿足的種植與養殖需求以外，現代新農場建設還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現代農場建設中，大部分農場都會將農家樂這一休閑會所納入其中，達到完善農場功能，提高農場經濟的目的。農產的標注化管理對發展農村經濟有很大的幫助，社會各行業不斷的發展變化，在如此激烈的競爭環境下，農場管理人員要掌握好實際變化局勢，從基礎工作進行改進，促進管理體系的完善。傳統檔案管理方法只是針對紙質檔案來進行的，長時間使用很容易造成檔案內部資料損壞，對查看使用造成了影響。通過標準化管理能夠形成有效的監管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強溝通，解決農產發展所遇到的問題。這一系類優點是傳統管理理念中所不具備的，并且傳統的管理體系中，并沒有應用信息技術，資料共享會浪費大量的時間，工作任務完成情況也不理想。在現代新農場建設中，如果想要徹底解決農場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農場檔案管理制度的建立作突破口，規范化、標準化農場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農場檔案管理和建設管理的秩序。相關調查發現，現代新農場建設對農場的經營管理要求很高，只有全面提高了農場的經營管理能力，做好了農場各方面工作的管理，才能從真正意義上實現現代新農場的建設。而實施農場檔案管理標準化正好是完善農場管理工作的一種方式，所以說，在現代新農場建設中，農場檔案管理標準化的實施是極具必要性的。

2農場檔案管理標準化實施中遇到的困難與解決對策

標注化管理理念被提出后，落實階段遇到了一些問題，工作人員已經對傳統的管理體系產生喜歡，并且不具備信息化管理系統的操作能力，系統中出現問題更不能及時解決，最終造成了嚴重的質量安全隱患。因不規范操作造成的信心資料丟失也常常會發生，不利于農場標準化管理體系的建設與發展。了解現存問題后需要深入的探討引發原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會與標準化管理落實出現沖突。

2.1存在的問題。

信息化技術應用缺乏先進的基礎設備，檔案管理并不能全面實現數字化，管理效率自然得不到保障。檔案產生形式比較復雜，由于標注化管理落實程度不足，導致部分信息丟失的現象，原始資料一旦丟失是無法進行彌補的，此類問題在農場發展建設中真實存在，應當得到管理人員的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實。標準化管理應用落實時間比較短，在經驗方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發現象會造成檔案管理任務中斷，解決也會浪費大量的時間。就國內目前的農場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經提出了要實施檔案管理標準化，但并沒有全面落實到具體工作上。也就是說，農場檔案管理標準化的實踐經驗很少，正式實施時因為沒有相應的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統的農場檔案管理制度來作為標準化檔案管理的制度，從而導致檔案管理標準化實施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農場檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。

1）根據農場的實際建設情況來建立一套完整的檔案管理標準化體系。

這一措施主要針對農場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農場檔案管理標準化實施中的制度缺乏問題。檔案管理機構盡快加大對現代農場實際情況的了解、評估力度，并在了解了農場實際情況之后，依據評估所得的數據結果來建立一套行之有效的檔案管理標準化體系，并以該套體系為基礎，將體系規定貫徹落實到具體的工作中，促使并保證農場檔案管理標準化目標的實現。農場檔案管理標準化體系的建立應該以實際情況為參考，結合財務檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標準化管理內容，圍繞適用性和針對性這兩個中心，切實建立一套全面的、能夠滿足現代農場建設需求的檔案管理標準化體系，促進農場檔案標準化目標的實現。

2）加強檔案管理人才隊伍建設，提高農場檔案管理水平。

人才是農場檔案管理中不可缺少的一項資源，是決定檔案管理質量的關鍵性因素。針對現代農場建設中所出現的檔案管理人才素質偏低問題，筆者認為最好的解決措施是加大人才培養力度，盡量打造一支高素質、高能力的農場檔案管理隊伍，提高檔案管理人才的綜合素質。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進農場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進現代新農場建設中的檔案管理標準化實施。

3）以農場財務檔案標準化為中心，實現農場檔案管理標準化目標。

在現代農場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農場經濟活動的重要內容。而且，作為農場檔案管理的核心，農場財務檔案管理工作對農機檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代農場檔案管理標準化實施中應以農場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代農場檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

4）建立數字化檔案管理體系，促進農場檔案管理標準實施目標的實現。

在現代檔案管理數字化的今天，農場檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現農場數字檔案管理標準化。針對農場經營內容種植、養殖、娛樂經營等內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在農場經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代農場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現代農場建設管理工作中的一項重要內容，并且現代農場檔案管理標準化對農場經營發展有著重要的影響。針對農場檔案管理標準化現狀及存在的問題，應通過管理體系的完善、人員的培訓、現代檔案管理方法的運用以及有效的執行監督實現檔案管理標準化目標，促進農場綜合管理能力及管理水平的提高。

參考文獻

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一、實行高校檔案工作標準化、規范化的目的和意義

以實施《高校學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》為主要內容的高等學校檔案標準化、規范化的主要目的是：

（一）為了適應高等學校檔案工作發展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學校檔案工作有了很大的發展，檔案工作規范化、標準化也越來越為檔案界所認識和重視，檔案門類由單一發展到多門類，數量越來越多，檔案干部隊伍素質越來越高，工作范圍越來越大，越來越復雜。總之，無論在速度規模方面，還是在檔案工作內涵、質量、效益、方法、管理的科學程度等方面都上了新臺階。但是，由于沒有一個統一的標準和規范，在高等學校檔案工作的概念、原則、技術方法、工程、程序、操作模式、檔號編制標識等方面基本上還是各行其是，各搞一套。

（二）為了適用科學管理和檔案工作現代化的需要。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是現代化的重要手段，是科學管理的重要組成部分。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有現代化，就沒有高質量，搞速度。”

高校檔案工作的發展，組織由分散到綜合，結構由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉變，檢索由收購向計算機過渡，要實現現代辦公自動化，就必須有相應的基礎。沒有標準、規范化的實施，就不能實現現代化和自動化，也難以實現真正的科學管理。

(三)為了便于對檔案部門進行監督，提高檔案干部隊伍素質的需要。過去，高校檔案工作在培訓、指導、檢查監督方面沒有一個統一的要求，大都按照國家地方或者其他行業的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機關、企事業單位的實際出發所擬定，不完全符合高校的實際情況，而實行“高等學校檔案工作規范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個客觀的可供使用和操作性較強的統一標準規范，從而不斷提高檔案干部隊伍的素質。

二、標準化、規范化是實現檔案工作現代化的前提

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據學校的現狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質量。

在標準化與規范化的管理過程中，檔案管理要有目標、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實，檔案工作現代化就必須建立在先進技術、嚴密分工和廣泛協作的基礎上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環節組成。如果檢索工具各搞一套，符號、代碼混亂，標引著錄方法格式不一，內容平行重復，使用計算機聯網是無法實現的，那么計算機也好，縮微設備也好，其優越性就難以發揮出來，所以，現代化必須以標準化、規范化為基礎。現代化程度越高，越要標準化、規范化，反過來又會促進檔案管理的現代化。

（一）標準化和規范化是提高高校檔案工作科學管理水平的重要手段。科學管理包括檔案機構的高效化、管理工作計劃性、管理方法科學化、管理技術現代化，而這些都是以標準化、規范化為基礎的。為使學校檔案工作在共同語言、衡量準則、比較的基礎、評估依據等方面有一個統一的要求，避免無規可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，從而結束了長期以來高校在檔案實體分類和業務建設諸環節不規范、不標準、各行其是的局面。《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學、科研、財會、基建、設備、產品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時間沒有一個適合高校工作特點的科學分類標準和業務建設規范的問題，促進了高校檔案工作特點的科學分類標準和業務建設規范，促進了高校檔案工作的科學管理，加強了整體業務建設的深化。

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中圖分類號：G726 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

隨著電力企業改革，對人才培養、人才培訓的重視程度與日俱增，供電企業下大力氣加強企業內部員工培訓，伴隨培訓種類、培訓班次的增多，如何科學有效地做好培訓檔案的管理，為拓寬培訓成果的應用以及為企業的發展提供決策支持，成為了當前供電企業亟需解決的問題。

二、新形勢下供電業企業培訓檔案管理

1.供電企業培訓檔案管理概述

新形勢下供電企業不斷開拓員工培訓，努力提升員工的知識、技能、業績、素質。如何歸集種類繁多的培訓檔案，提升培訓成果應用，這對培訓檔案的管理提出了新的要求。因此科學合理地劃分培訓檔案的類別，建立標準一致的培訓檔案模板以及規范培訓檔案管理流程是做好培訓檔案管理的關鍵。

2.供電企業培訓檔案管理應用范圍

供電企業培訓檔案管理主要適用于企業內部員工參加各類崗位培訓、合作培訓、在職學歷教育以及各種以推進人才隊伍建設的各類競賽、調考、技能比武。培訓檔案主要對各類培訓項目的實施過程、培訓成果、存在問題及改進意見進行記錄，使培訓的各環節信息記錄在案，培訓項目的質量及效果有據可查，以達到培訓質量管理、持續改進、擴大培訓成果應用的目的。

3.培訓檔案管理實施

培訓檔案的管理工作是企業員工隊伍素質建設的重要組成部分，培訓檔案對于員工上崗、任用、評先、晉級、晉升是重要的憑證和依據。科學規范地做好培訓檔案管理工作具有重要的現實意義，而隨著計算機技術的迅猛發展，員工培訓檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓檔案的管理工作應該從檔案類別的劃分、標準統一的檔案管理、規范化管理流程三個方面加強管理。

（1）科學合理地劃分培訓檔案的類別。培訓檔案的管理應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統計及查詢。基于這一目標并結合供電企業當前開展的培訓，將其劃分培訓類、競賽類、合作培訓、學歷教育四大類別的檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統計和分析。

1）培訓類檔案：根據職工教育培訓項目的類別，建立培訓項目類檔案。主要指種類培訓班，包括持證上崗（復審）培訓班、轉崗培訓班、非持證培訓班。其具體細分為經營管理培訓、專業管理培訓、技術管理培訓、生產技能培訓、服務人員培訓以及新員工培訓等六類培訓檔案。

2）競賽類檔案：將職工崗位業務競賽、專業調考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。

3）合作培訓類檔案：是指職工參加國家電網管理學院合作培訓、國家電網技術學院合作培訓、國內相關院校合作培訓、參加國家電網公司系統內上級單位培訓、參加國家電網公司系統外單位培訓等五類培訓的檔案。

4）在職學歷教育培訓檔案：在職學歷教育培訓檔案主要指員工經審批參加學歷教育以及組織推薦參加的學歷教育的培訓檔案。

（2）建立標準一致培訓檔案。培訓檔案的規范統一對于培訓檔案歸檔、后繼查詢及成果應用有著極為重要的作用。建立標準一致的系統化培訓檔案模板以及培訓檔案裝訂順序對于了解培訓進度、培訓師資、培訓課時、參加人員、培訓效果及培訓評估、改進意見都具有直觀性及針對性。培訓檔案根據培訓類別分別制訂各類標準化、系統化的檔案。

1）培訓班標準檔案包括：培訓辦班通知、培訓課程表、培訓班學員簽到表、學員成績表、培訓班教師授課測評表、培訓效果評估表及改進意見書、其他資料（培訓照片、課件、報道等等）、兼職教師授課臺賬、津貼申請表等等。

2）競賽和調考比武類標準檔案包括：正式通知文件、具體實施方案、評分標準、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結果通報等。

3）合作培訓類標準檔案包括：培訓班正式通知文件、培訓參加人員、學習情況反饋表（合作單位反饋）、成績及持證情況明細表。

4）在職學歷教育類標準檔案包括：學歷教育報名通知、組織推薦人員公示、參加在職學歷教育人員名單的報告、培養服務協議書（組織推薦）、學歷證書復印件留存。

（3）規范培訓檔案管理流程。由于傳統的培訓檔案隨意不規范歸檔的模式已經不能適應當前現代企業的培訓管理機制，也不能適應信息化形式下電子檔案查詢的要求，因此供電企業要根據企業文化及企業特點在傳統的培訓檔案歸檔的基礎上引入現代檔案管理理念和標準化管理方式，使培訓檔案管理更加貼合供電企業，為供電企業各類經營、管理、技能、技術人才的培養提供堅強的信息基礎。

在供電企業內部，建立標準化的流程及歸檔時限來實現整個培訓資料歸檔的規范化管理，通過創建紙質及電子檔案兩種方式真實有效地記載員工在企業內培訓的歷史，通過信息手段推動培訓成果的擴大應用，為企業經營管理決策提供有效信息。以下從五個步驟來介紹培訓檔案管理流程。

培訓檔案流程是在培訓流程結束時啟動。培訓流程從培訓計劃—開班—培訓實施—結班后，轉入培訓檔案的管理流程。具體見培訓及培訓檔案流程圖（圖1）。以下按培訓班類檔案流程進行講解。

1）紙質檔案制作。由培訓項目部歸集培訓辦班通知、培訓課程表、培訓班學員簽到表、學員成績表；組織學員進行培訓班教師授課測評形成任課教師測評表，由培訓項目人填寫兼職教師授課臺帳、津貼申請表、培訓效果評估表及改進意見書，并收集與本次培訓相關的培訓資料，包括培訓照片、課件、報道等等。收集完成后按培訓統一模板進行培訓檔案目錄的制作。制作結束后按目錄順序裝訂成冊。

2）紙質檔案審核。培訓項目部門在培訓結束四天內向培訓中心提交完整紙質檔案，培訓中心對紙質培訓檔案的完整性、規范性及真實性進行審核，如有錯漏或不符合規范則將檔案退回項目部門重新補充完善。

3）電子檔案制作。在紙質檔案完整規范的基礎上，由培訓中心在紙質檔案提交后三天內統一進行電子檔案制作。培訓電子檔案的制作主要基于供電企業系統內部的職工教育培訓管理信息系統，將培訓班的名稱、培訓班項目編號、培訓班類型、培訓時間、授課教師名單、課程、各課程學時、參加學員、學員出勤情況、學員考試考核結果進行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統計各類型培訓班開班情況、學員年度總學時、各學員參加培訓情況、各兼職教師年度授課課時數等等，極大方便了數據的統計與查詢。

4）培訓檔案歸檔。電子檔案制作完成后，將紙質檔案按年度培訓計劃的項目編號進行排序，按照培訓類別分別裝入檔案盒，并對檔案盒進行編號后放入檔案室進行存檔。

5）培訓檔案查閱。培訓項目部門在需要時可通過辦理培訓檔案查閱手續向培訓中心查閱培訓檔案。

培訓檔案在培訓班結束后的七日內完成所有培訓檔案紙質資料及電子檔案的歸檔，確保培訓檔案的及時真實有效，確保培訓檔案的信息化建設與其他工作同步發展。

4.培訓檔案管理的激勵與約束機制

在企業內部通過職工培訓檔案的管理辦法實現了“鼓勵先進，鞭策落后”，進而促進培訓檔案的管理。開展培訓檔案的評先評優，通過“五個方面”進行評比，如培訓檔案的送達培訓中心的時限、培訓檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優秀培訓進行表彰，同時作為培訓檔案范例進行公開展覽，并組織學習，促使各培訓負責部門按照培訓檔案管理規范的要求按時保量完成培訓檔案工作。同時對于未按標準、未按要求時限辦結培訓檔案的將列入全局績效考核指標，對培訓項目負責人進行考核。

三、培訓檔案管理對供電企業的意義

培訓檔案的精細化管理是供電企業不斷加強培訓過程精益化管理的一個重要環節，通過培訓檔案及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用，促進各培訓項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現實意義。

檔案是企業的無形資產，是企業在各項培訓工作中真實的歷史記錄，培訓檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個個培訓案例及一份份培訓評估表及改進意見書則可以為今后的培訓提供借鑒，從而提升培訓的效率和效果。

培訓檔案記載著供電企業發展過程中各類人員的培訓情況，對管理人員研究、了解企業整體員工隊伍素質及培訓情況，為經營決策提供支持性證據數據，同時有利于確認企業取得的經營成果。