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中職學校的教學檔案管理主要是管理教學活動中的資料，包括教學類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學類檔案，主要包括教師教學課程的設計、規劃、實施方案及實施的情況；教師教學的課程標準、課程安排、教學任務、教學進度、教學培訓等；教師課件的設計、教學案例、教學模型；學生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學情況的考察、教學評估材料的收集、教師教學檔案的整理、學生課程表的安排、教師課程資料的準備、教師教學質量的檢查，教學師資力量的建設、教師進修材料的準備、學生學籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關教育部門對學校下達的教學任務、教學文件、教學計劃、教學質量的考察、學校管理制度及學校的課程設置等。

2．教學檔案管理的特點

教學檔案管理工作是中職學校教學的重要后勤保障，對中職學校教學有重要的作用，教學檔案的特點有：（1）中職學校的教學檔案專業性高，在中職學校教學中，學校會設置不同的專業，有不同的學科，由于各專業培養的人才不同，各專業的教學計劃、教學課程安排、學生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業的教學檔案也不相同，因此，中職學校的教學檔案有很高的專業性。（2）中職學校的教學檔案來源比較廣泛，在中職學校教學過程中，相關教育部門對學校教學文件的下達、學校本身的實驗室、科研室、教學管理部門、學生服務部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學校的教學檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學校的教學檔案形式具有多樣性，中職學校的教學存在多樣性，因此，中職學校的教學檔案資料也存在著多樣性。中職學校的教學檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學校教學檔案資料的多樣性，也能真實、準確地反映出教學的多樣性。

二教學檔案管理工作的重要性

1．教學檔案是學校形象的代表中職學校的教學檔案來源于學校的發展、改革等過程，真實地記錄了學校在教學、管理、運行等方面的發展情況，是學校形象的代表。通過學校的教學檔案，可以明確地了解中職學校的發展、中職學校教學工作的情況；也能幫助學校總結教學經驗，準確地定位中職學校的價值。同時，科學的教學檔案能有效地提高中職學校的形象，有利于提高學校的招生工作和學生的就業。

2．教學檔案管理能提高學校的教學質量中職學校的教學檔案記錄著許多成功的教學案例和教學經驗，教學檔案的合理運用能給教師教學指明方向，督促教師在學習成功經驗的同時，不斷地創新教學模式，有效地提高學校的教學質量。

三教學檔案管理存在的問題

1．中職學校檔案管理工作缺乏有力的監督部門

目前，在我國的中職學校教學檔案管理中，缺乏專門的中職教學學校檔案管理監督部門。中職學校的檔案管理一般都是受相關的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學校的教學工作，對學校的教學檔案管理工作檢查不嚴格，忽視了教學檔案對中職學校的重要性。

2．教學檔案收集資料不全

由于中職學校的部分教學檔案管理人員不是專業性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學檔案的不完整。

3．中職學校檔案管理工作沒有強力的制度保證

目前，在我國的學校檔案管理法中，沒有專門的中職學校檔案管理制度，中職學校的教學檔案管理使用的是高職學校的檔案管理方式，雖然中職學校的專業設置、教學安排、學生就業等方面與高職學校相似，但中職學校在教學目標、教學管理、教學模式等方面同高職學校有很大的差別，中職學校采用高職學校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學校的實際情況，導致教學檔案不能真實地反映出中職學校的實際情況。

四加強教學檔案管理的措施

1．加強中職學校的教學檔案管理監督

中職學校要加大對教學檔案管理的監督工作，確保中職學校的教學檔案管理工作能有序地進行，同時中職學校要建議相關部門，將學校的教學檔案管理工作，看作學校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學校的教學檔案管理工作進行嚴格的監督，獎勵檔案管理工作優秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規范性。

2．增強中職學校教學檔案資料收集力度

中職學校要注意教學檔案設備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節收集，積極地參加學校組織的檔案資料收集培訓，不斷地提高自身收集檔案資料的專業能力。同時，中職學校要將先進的技術有效地運用在教學檔案管理中，要嚴格注意教學檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設備要齊全，檔案管理人員要做好教學檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。

3．完善中職學校教學檔案管理制度

中職學校要完善學校的教學檔案管理制度，結合高等學校的檔案管理制度，根據實際情況，建立符合自身發展的檔案管理制度，用嚴格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學校要加大檔案管理的監督力度，嚴格檢查檔案管理人員的工作，發現問題要及時糾正，對檔案進行規范化管理，確保中職學校的教學檔案管理的嚴肅性。

4．加強檔案宣傳工作

教學檔案管理在學校發展中有極其重要的作用，中職學校要充分地認識到教學檔案的特殊價值，教學檔案是一個成功的學校最寶貴的財富。因此，中職學校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴肅的心態面對教學檔案，增強學校教師及其他職工的檔案意識，讓學校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關心檔案、支持檔案工作的良好環境。

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（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數醫學院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機制。比如一些醫學院未建立規范的立卷部門，很少有固定的人員負責歸檔工作，多數是臨時抽調出的老師來負責。檔案管理中出現的問題也沒有具體的人員予以負責，其在檔案管理制度構建方面存在諸多問題。（二）教學檔案質量不高。教學檔案質量直接影響到教學檔案所產生的價值和效果，而且和教學工作的開展以及教學管理的水平都有著重要的關系。教學檔案的主要內容大部分都是來自各種教學文件材料，因此，教學文件材料質量是取決于教學檔案的質量好壞。但是，依照當前的情況來看，很多院校注重了教學質量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫學教學中所形成的檔案資料或者沒有進行及時歸檔總結，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學檔案的質量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發展的情況來看，信息化建設已經日漸成為高校建設的重要支撐。而信息化建設的輻射范圍也應當包括醫學教學檔案的管理，只有對教學檔案的管理不斷推進信息化進程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設開展不足。即使部分院校已經逐漸推進信息化建設，也僅僅停留在基礎的檔案管理之中，水平不高。（四）服務水平有待提升。醫學教學檔案管理的最終目的應當是服務教學，堅持以教學為根本。但是，在當前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務性質沒有得到體現，其在教學中的應用還有很大提升空間。

二、加強醫學教學檔案管理的策略

（一）建立健全教學檔案管理制度。在進行教學檔案管理制度構建方面必須要結合本學院教育的實際情況，制定和完善教學檔案管理相關的規章制度，細化教學檔案管理人員的相關責任。在此方面應該由分管的校長進行負責，通過相關的專業人員制定出合理、有效的規范管理機制。另一方面，必須要創建適應各個教學檔案管理的規章制度。一些醫學院起步較晚，缺少足夠的教學檔案管理經驗，在制度構建方面容易忽略，多數檔案可能沒有及時進行歸檔和收集，而且很少進行系統的分類，很難真正滿足教學管理的需要。因此，院校必須要注重經驗的總結，不斷完善學校醫學教學檔案管理的工作規范，建立適應各系教學檔案的規章制度，創建具體教學檔案管理工作職責，將責任落實到每個人身上，確保檔案管理工作穩定、有序地進行。（二）提高教學檔案質量。真正要提高教學檔案質量，就必須重視教學文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學材料在內容必須具有真實性，也就是說其檔案的內容必須真實的來自于教師教學工作的開展，是教學工作的真實記錄。這就需要教師做好教學內容的歸納總結，并對教學內容進行及時記錄，讓開展的教學工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實和保存。另一方面，各類教學文件必須具有相關的規范和標準，也就是所保存的檔案必須依照相應的規范而進行，通過具體、統一的要求保證其教學檔案的質量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達到規范標準化。此外，每一種教學文件材料必須要歸檔完整，所保存的檔案應當貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學檔案信息化進程。在教學檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計算機信息技術管理方法進行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業未來發展上的必然趨勢。一方面，在紙質載體的各種教學檔案上，必須實施案卷級、文件級的計算機錄入的保存和檢索，努力實現全文數字化，創建出比較完善的教學檔案信息數據庫，最終達到向數字化儲存利用的發展目標。另外一方面，必須注重電子載體類教學檔案進行歸檔工作，對于學校的多數教學檔案必須實行紙質與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學管理系統和檔案管理系統相互結合實行教學檔案的雙向信息輸送，努力實現文檔管理的一體化。此外，在教學檔案管理的閱讀上完成全面的計算機檢索機制，使得教學檔案信息真正的公開化，利用現今發達的網絡完成教學檔案資源上的共享以及教學檔案信息內容的遠程終端服務。（四）做好檔案服務工作。將建立的教學檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學服務工作，這才是檔案存在最大價值的體現和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學檔案信息的需求，這樣才能提升教學檔案的使用率，促使檔案價值的實現。在實際的情況下，為了提高教學檔案的利用率，相關的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實際情況，對各類的檢索工具進行及時的編制，這里特別要注重的是對教學檔案的內容上進行充分的分析和研究，教學中重大事件，現有在校學生的統計等，在這方面檔案的編寫上，可以根據實際的情況由檔案部門自行編制或者與學校其他部門聯合編制。

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2.1加強領導重視

不論哪一部門，領導對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領導對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關法律規定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發展計劃范圍內。要嚴格把關檔案科室人員的選拔，必須要有相關專業的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業知識，還要有領導能力和協調下屬之間關系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內的事。血站需要成立垂直式的管理網絡，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規定實施。

2.2加強人員教育培訓

在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內部的宣傳教育工作。要領會貫通《檔案法》的各項條例，自己學習的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應該開展必要的培訓班、研討會、專題講座等，大家在學習檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協同合作奠定基礎。另外，要加大力度對維護、開發、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關法律知識的培訓，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設備的人員專業知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。

2.3建立健全的檔案管理規定

檔案管理者需要認真落實檔案法的相關規定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內容，歸檔的具體流程，根據血站人員數量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環環相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現規范化的血站管理制度。

2.4實施兩套檔案方式管理

新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應用。而以往的紙質檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環境較為苛刻等眾多弊病已經漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優點。網絡條件的不穩定性，網絡黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質檔案與電子檔案并存，這樣既實現了查找檔案的快速、方便等優勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。

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2.建立專門管理機構，培養專業人才

檔案管理工作需要有較強的責任心和認識提高，在此基礎上，需要醫學院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統，該系統有利于扭轉檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統的平臺來統籌醫學院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統，優化管理系統的操作，建立檔案管理機構，該機構充分規范檔案管理工作的操作內容和步驟，加大檔案管理工作的規范性。最后，通過專業人才的加入，優化檔案管理工作，提高效率和醫學檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養需要建立在檔案管理系統之上，學校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統服務學校人才培養和科研實驗的作用價值。保證各類先進文明理念從檔案管理資料價值體現出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應嚴格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統、科學、規范，并按期向學校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應制定和及時調整適應本校檔案管理的歸檔范圍、相關制度以及歸檔質量要求，建立健全學校檔案收集工作網絡，使學校檔案收集工作形成一個網絡化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協作下，才能為學校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點收集相結合。由于高校各部門產生和形成的文件材料種類很多，為保證學校各類檔案資料收集齊全完整，應采取普遍收集與重點收集相結合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎上，還必須突出重點，進行收集。采取現場跟蹤，加強對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應歸檔的文件材料，應及時進行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫學院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設進程。檔案管理系統不僅僅包含了檔案目錄級別的開發，還需要增強檔案全文掃描的數據庫建設，通過掃描檔案使用率較高的（統計數據可實現），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優先入庫，網上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發。高校互助平臺的建立也是未來檔案信息化建設的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫學院之間的平臺對接，實現資源相互利用，有利于提高醫學檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。

3.4開展網上查詢服務。在學校的網站提供“檔案檢索查詢”和“網上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統性的檔案管理工作。

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信息時代,學校檔案工作和整個社會發生著千絲萬縷的聯系,新問題、新情況不斷出現。因此,每一個檔案管理人員都要善于學習新知識,不斷提高自己的科學文化和專業理論水平;不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質。同時，檔案人員還應積極主動地爭取學校領導的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓教育,在干中學，在學中干，不斷更新自己的知識結構。另外，新時期學校檔案工作所呈現的新特點，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果,又要敢于創新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進學校檔案管理工作的不斷向前發展。

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學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

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（一）轉變管理理念

想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分的認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果。現代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。

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2.有利于高校學生檔案管理體制的規范。《辦法》實施五年來，縱觀各高校學生檔案管理的現狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態。從表面上看，有的高校學生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學生處管理，有的由學校檔案部門管理。這種不統一性必然使學生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質問題則是由于管理體制不規范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎上，明確提出了高校學生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學生檔案的本質特征又符合檔案工作規律的。實行高校檔案館管理的體制有諸多優勢，但主要有兩個方面，一是人才優勢。學生檔案有其自身的特點，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業知識的人去管理。而學校各院（系）、學生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時事務性工作就比較多，很難有專門的時間和精力來管理學生檔案，突擊整理學生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業知識，因此常常感到力不從心，從近年來社會用人單位對學生檔案利用反饋中提出的諸多問題中可以看到這種管理形式帶來的各種負面后果，從這個角度上來講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學生檔案管理工作。二是保管優勢。檔案館以外的部門管理學生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時有發生，而高校檔案館有專門的庫房和保管設施，能夠從根本上保證學生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學生檔案的做法，導致各部門之間責任互相推諉，造成學生檔案質量差、可信度低，降低了學生檔案的利用質量，不利于學生本人和社會各方面的查閱和利用。

3.有利于實現高校檔案館藏資源的集中統一管理。集中統一地管理黨和國家的全部檔案是我國檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國家檔案，而高校學生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國家檔案，必須由檔案部門實行集中統一管理。近年來，隨著我國高等教育的發展辦學規模不斷擴大，學生數量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實現對高校全部檔案信息資源的集中統一管理，維護高校檔案的完整與完全。《辦法》在文件材料的歸檔范圍中，對學生類檔案的范圍做出了明確規定。主要包括高等教育學校培養的學歷教育，學生的高中檔案入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。這些材料既包括了學生個人檔案中的大部分內容，也包括了教學檔案歸檔范圍中的部分內容、即學生的“入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄”等是比較完整的學生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標準，可對學生檔案形成院、系、班級進行指導，及時歸檔，保證學生檔案信息的完整，并與學校其他檔案信息共同構筑館藏檔案信息資源體系，實現高校檔案館藏資源的集中統一。

二、高校學生檔案管理規范化的途徑

高校學生檔案要真正做到“檔如其人”，真實準確地反映出大學生本人在校期間的成長歷程，其根本途徑就是實現高校學生檔案管理規范化。

1.建立并不斷完善高校學生檔案規范化的制度體系。《辦法》對“學生類”檔案的一些主要和基本的內容做了規定，這是十分必要的，有指導意義，但是，通過什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國家有關部門應制定具有較強針對性和較強操作性的高校學生檔案管理辦法、實施細則和體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，對產生學生檔案的各個環節的工作進行細化和提出基本規范要求，從而確保學生檔案的連續性、完整性和安全性。雖然我國高校的規模、所有制千差萬別，但各高校應根據本校實際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協同單位協作建立相應的檔案工作制度去明確各自的職責。建立一個相對集中統一管理學生檔案的不同模式。并建立考核評價制度，定期開展系統考核，強化過程管理和監督。

2.充實檔案內容，提高檔案質量。《辦法》頒布以來，許多高校在學生檔案的內容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內容外，結合自身的教育教學和人才培養的實際情況，沿著學生自身成長的軌跡，根據社會對人才的需求，進行豐富檔案內容的各種有益嘗試，體現高校素質教育的成果和學生自我發展的過程，從而實現“檔如其人”的目標，這樣形成的學生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業生提供了準確真實全面的信息，同時也為學生本人在日后的成長發展提供了鑒借依據。各高校現階段對學生檔案的不斷充實基本集中在以下幾個方面：一是行為表現情況，反映學生思想道德素質；二是身體健康情況，反映學生是否有一個健康的體魄。三是學生的心理素質，反映學生的心理狀態，個性傾向和職業傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會實踐活動情況及效果，記錄學生在校任職情況及評價，參加大型活動，科技活動效果等，反映學生社會活動及社交情況。六是信用情況，個人信用是人們關注的重要品德，是現代社會關心的基本要素。經過不斷充實，使學生檔案更具個性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現狀。為了保證充實工作，高校應建立學生檔案信息動態跟蹤機制，及時收錄學生各種全面信息數據，動態地記錄大學生的成長歷程，豐富學生檔案信息資源。

3.運用現代科技推進學生檔案管理信息化。當前，我國已進入信息化時代，高校招生、就業都已基本實現信息化和網絡管理，學生檔案在載體上已形成紙質檔案和電子檔案并存。高校應充分利用電子技術和網絡優勢，整合各方面信息資源，開發運用學生檔案管理系統和電子檔案庫，依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，為學生和社會提供各種學生檔案咨詢、查詢等服務，從而大大提高工作效率和優勢。

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學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

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同樣，將大學生在校期間的其他信息納入征信范圍也缺乏合法性前提。這主要是一個個人隱私的界定和使用問題。我國最高人民法院在《關于審理名譽權案件若干問題的解答》中只規定了未經權利人許可而公布、披露他人隱私的行為是侵權行為,但對什么是個人隱私、如何保護和披露沒有進一步的規定。在沒有獲得法律授權之前，高校的征信行為多少有些盲目，并可能在未來引發侵權爭議。

我國現在于上海、深圳、石家莊新華區等地建立了信用檔案，事實證明，沒有法律作為堅強的后盾，這些地方的信用檔案無法顯示出其應有的價值和威力，而且備受人們的懷疑。如，2002年6月14日的《中國青年報》以《將公民的不良行為上網對不對？》為題，對石家莊新華區的“社區信用檔案系統”提出了質疑，原定推出的上海大學首份大學生信用檔案也面臨“難產”的尷尬。

地方立法中，上海已出臺《上海市個人信用征信管理試行辦法》。央行也有意將征信體系的建設盡快向全國范圍推廣，目前正抓緊制定有關征信法規，以規范社會征信機構業務經營和征信市場管理。反觀美國，在它發達的信用體系背后是以《公平信用報告法》為核心的45項法律，對個人信用檔案的收集和共享都有明確的法律條文，鼓勵誠實守信，對違反信用者也規定了具體的懲罰條款，同時也注意維護公民的個人隱私等正當權益。特別是《公平信用報告法》和《格雷姆—里奇—比利雷法》這兩項法律對個人信用檔案的收集和共享及個人信息的使用做出了明確規定，是規范信用報告行業的基本法。①高校在無法可依的情況下貿然建檔，有些把自己放在火上烤的意味。

二、高校尚不具備建檔所需的物質支撐

大學生信用檔案的建設要以一定的經濟、技術條件為基礎，從信息采集到最終形成信用評估報告的整個過程花費不菲，并要有一定的通訊、計算機技術作為支持。僅就這一點而言，目前我國國內許多高校尚不具備建設大學生信用檔案的客觀條件。事實上，國內也只有少數經濟、技術條件允許的高校開展了這項工作。

高校建檔的資金從哪里來？易家言在他的《中國教育的尖銳問題：學校、市場和政府的重新定位》中說：“中國的學校實際是一級教育中的黨政社團組織，它在辦社會，它在發揮政府的職能，而不是完全意義上的學校。高等學校除教育之外，其他的如政府和社會功能越多，內部結構就越復雜。組成結構本身和結構的運行需要支付成本，于是這些與孩子的教育根本無關的費用都要由越來越高的學費來承擔。”

已建立的高校誠信檔案相互之間并未實現完全聯網，這種分散式的信用檔案管理模式會產生的結果是，在建設初期，信用數據的采集任務浩繁、前期投入大、周期長，各個分散的信用檔案管理機構很可能會不堪重負，重復投資嚴重。而建成后因為學生畢業后流動性大，留在當地的信用檔案是否轉出？如不轉出，信用檔案受到地域、時間限制，其功能被大大削弱。如轉出，誰來承接？建檔后實現動態管理還要耗費大量人力、物力，高額的運行成本也是個難題。

大量的投入必定尋求回報，即征信數據的有償使用可以鼓勵高校建檔，現狀卻是由于社會普遍缺乏使用信用產品的意識，我國對個人征信服務的社會需求嚴重不足，尤其是銀行等在開展消費信貸業務和實施風險管理時并不要求由公正的第三方信用評估機構進行評分，個人信用評估公司也就沒有市場，無法商業化運作。投入了卻沒有產出，高校的建檔熱情能持續多久？

三、具體實施和監督環節存在的問題

1、征信數據的來源

以往由于信息長期被各行政機關封閉管理和分割使用，社會公眾難以通過公開渠道獲取個人信息，信用機構也無法以合法身份采集、加工和出售這些信息。近年來，上海市以地方立法的形式頒布《上海市個人信用征信管理試行辦法》、《上海市企業信用征信管理試行辦法》、《上海市政府信息公開規定》等，授予信用服務行業協會信息采集權，打破征信領域中的條塊分割，使上海成為全國最早啟動個人信用征信的城市。在《上海市信用服務指南》中，征信信息的來源包括直接來源和間接來源。其中，直接來源是被征信對象，間接來源包括行政和司法部門（工商、稅務、統計、海關、技監、勞動人事、公安、法院等機關）、社團組織（行業協會、商會、貿促會等）、媒體傳播機構、與被征信對象存在業務關系的合作企業、金融機構、其他征信機構及被征信對象股東和附屬機構等。《中華人民共和國政府信息公開條例》的實施解決了在全國范圍內信息采集公開合法的問題。根據該法的精神，高校僅能選擇從行政機關主動公開政府信息中收集所需信息，而這些信息中又有多少與大學生誠信檔案內容實際相關？即使相關，所載信息又往往與其他征信機構提供的信息重復。明確不重復的只剩學生在校成績、獎懲情況了，這又與學生檔案記載重復。那么，高校還有必要建立誠信檔案嗎？

2、采集內容的界定

哪些信息應納入誠信檔案，各高校不盡相同。一般包含個人基本信息、經濟信息、操行信息、信用信息、大學生去向記錄。但對這一界定存在爭議。如，個人基本信息、經濟信息中的家庭住址、父母姓名、父母身份證號碼、家庭經濟收入情況、在校期間的消費表現等，究竟是征信必需的可公示材料，還是純粹個人私生活內容或個人隱私？還有一種意見認為，學生的信用表現主要體現在學生是否誠實守信等方面，與此無關的情況如學生的思想政治表現、道德表現、學業成績、專業素質等應排除在外，否則，就是學生的普通檔案了。這也意味著信用和道德并不一致。對于道德和信用的關系，先期建立社區信用檔案的石家莊市新華區堅持“一個人的總信用，應該包括他生活在社區中的方方面面，而在社區的日常生活中，信用的體現面之廣，幾乎可以包括道德的所有內容，道德就是對社會的承諾。”這樣看來，信用檔案幾乎就等同于“道德檔案”。

那么，究竟什么才是應當記入信用檔案的呢？在這個問題沒有水落石出之前所有的建檔行為都具有相當的盲目性。

3、市場需求不足

最有可能青睞誠信檔案的用人單位實際上對大學生信用檔案的作用持保留態度。在招聘中，雖然企業對于員工的誠信問題相當重視，但不少企業認為，中國現有信用體系還不完善，僅憑一紙證書無法說明大學生的誠信問題。市場對大學生誠信檔案的漠然戳中了誠信檔案的軟肋：公平性。

4、如何實現公平

首先，誠信標準的公平。大學生誠信檔案的評價標準是什么？這一標準由誰制訂？制訂者的權威性由誰授予？雖然通行的做法是誠信得分由學生個人自評、經由班委和學院雙重審核并打分。一個大學生，誠信如何，到底誰最有發言權？是代表“管”方的班委和學院，還是他的普通同學？不解決這些問題，大學生誠信檔案本身的客觀性、中立性就令人懷疑。而一項充滿懸疑制度，我們還能指望它推進社會誠信嗎？

其次，在大學生誠信度測評中誰來監督信用的監督者（高校）？沒有監督和競爭，誰能保證高校不產生尋租沖動？有人質疑，在中國這個人情社會，“誠信檔案”很難不被形式化、庸俗化。

參考文獻：

[1]《誠信檔案可解大學生“誠信危機”？》，《新華每日電訊》2007-年4月11日。

[2]劉勇強：《美國的個人人信用檔案管理》，《檔案時空》2005年第四期。

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學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻的重要程度高

規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文獻資料使用頻繁易破損

學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4檔案與文獻查閱不便

由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2檔案與文獻信息化管理系統概述

國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：

2.1檔案及檔案信息數字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2檔案文獻管理的自動化

主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。

3當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策

3.1管理制度落后

當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。

3.2管理人員計算機技術水平較低

利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。

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2、出現了嚴重的人檔分離問題

由于缺乏健全完善的制度與科學有效的管理，使得流動大學生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學生經過若干年的打拼出現了離職、跳槽等現象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學歷等的泛濫。

3、流動檔案管理不規范

當前社會上的流動大學生數量較多、范圍較廣，所以，其檔案數量、類型也是五花八門，不同流動大學生有不同的檔案內容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態，檔案沒有得到真正的管理，后期出現查找不利、轉遞不及時等問題，甚至出現了檔案丟失、遺漏等現象，嚴重違反了人事檔案管理紀律。

二、流動大學生人事檔案管理的有效對策

1、建立健全流動人員檔案管理規章制度

針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現狀，國家應該先從規章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規，實現流動檔案的制度化、規范化管理。當前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規系統，也正是因為缺乏完善的法律法規約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現了不負責任、勉強應付的局面，所以，我國必須重點針對流動人員檔案的管理制定嚴格的法規制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。

2、加強流動檔案的規范化管理

流動檔案的管理必須依照統一的規范和規定，流動檔案必須收集齊全、內容要確保真實準確，實行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達到這些標準，要從以下方面做起：（1）要規定只有縣級以上的國家行政性人事機構才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機構都無權依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機構都必須本著“集中統一、歸口管理”的原則進行流動檔案管理，要嚴禁分散管理的現象出現。（3）對于數量巨大、結構復雜的流動性檔案要進行逐層分類、分檔規范化管理。

3、積極采用現代化技術和方法

檔案管理必須迎合現代化的發展形勢，積極采用現代化的技術、設備、手段和方法，流動檔案管理機構要引進現代化的計算機設備，創建流動人員人事檔案信息數據庫，實現流動人事檔案的信息化管理，并選擇現代化的信息檢索系統，加大信息管理軟件的開發力度，加快實現流動檔案的現代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網絡服務式管理模式，為流動人事檔案的開發和利用創造機會。

4、重視人事檔案的開發和利用

流動大學生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發和利用。所謂人事檔案管理服務，其服務對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機構等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責和義務，在保管好流動大學生檔案的基礎上，也要重視這些流動檔案的開發和利用工作，例如：可以采用網絡鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機構等建立聯系，同時，也要同存檔的流動大學生建立聯系，為流動大學生實時提供求職、就業方面的相關信息，使流動性大學生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機遇，迎接挑戰。

5、全面提高檔案工作人員的素質與水平

必須提高流動檔案管理人員的素質與水平，首先他們應具備合格的思想素質、道德素質以及職業精神，能夠帶著一份責任心、責任感投入到流動大學生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強對她們的檔案管理法律法規方面的教育，使他們掌握流動大學生人事檔案管理的相關方法、規定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規范性。

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1.3硬件設施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設不標準、不規范，基礎設施差，防火、防水、防蟲、防霉等設備不配套，防盜設施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。

1.4人事檔案的現代化管理明顯滯后如今的社會已進入信息化時期，一些發達國家和地區，早已用電子檔案取代了紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享。同發達國家、先進地區的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統管理模式，沒有把一些先進的現代化管理技術應用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學化、標準化管理。

2做好人事檔案管理的對策和思考

2.1加強隊伍建設，提高人事檔案工作者的素質要提高人事檔案的管理水平，一是應依照《人事檔案工作條例》的規定，按規定配備政治可靠、作風正派、責任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質。二是嚴把隊伍的進口關，實行執業資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經過考核，合格的發給檔案執業資格證書，“準入”上崗；三是加強培訓。從政治思想、業務能力等方面對檔案人員進行綜合培訓，同時鼓勵檔案人員學習計算機、網絡應用、信息管理等現代化管理知識，使之能夠適應人事檔案工作的素質要求。四是增強檔案工作者的事業心、責任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調、艱苦細致的服務性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學習，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創業績，實現自己的職業價值。

2.2加強信息化建設，提高人事檔案的現代化管理水平檔案信息化建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。隨著我國科學技術水平的不斷發展，為提高檔案現代化管理提供了有力的技術支持。因此，在人事檔案管理中，應建立人事檔案信息數據庫系統，實施人事檔案的動態化管理。可以利用計算機、掃描儀、數據庫管理軟件等現代化設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓等動態信息轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容，同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準確的人事信息和數據。

2.3推行人事檔案科學化管理人事檔案的科學化管理，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學化管理，是人事檔案服務于人事制度改革和發展的需要，是推動人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學化管理：首先，檔案管理人員應全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關法規條例，提高業務水平和規范管理能力；其次，要強化規范管理意識，加強各項制度建設，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規范、檔案內容規范、科學分類規范。其次，要嚴格執行檔案管理規章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯系制度，及時全面地收集新的人事管理數據，不斷充實檔案材料內容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓情況等，一旦發生變化，及時的補充到檔案和信息數據庫中，為信息利用增添新鮮內容，這是住處化管理的基礎工作。

2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發人事檔案管理工作的順利進行，離不開領導層面的重視，在新時期，要充分開發人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學合理的歸類、組合，并根據員工的日常工作表現，建立相應的培訓督導機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎上落實員工的管理考核政策，實現檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學習優秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內涵，把人事管理同檔案管理相互有機結合，促進內部員工組織關系的和諧順暢發展。